10 Migliori software di gestione progetti per eventi nel 2024

Oh no, non ci sono abbastanza opzioni di cibo per gli ospiti! Sono arrivati più ospiti di quelli che hanno risposto all'invito. Quindi ora non c'è abbastanza spazio per tutti i partecipanti alla sede! Inoltre, siamo a corto di personale. 🤦

In qualità di organizzatore di eventi, questi intoppi devono far parte della vostra routine.

È comprensibile che, tra il piano e l'esecuzione dell'evento, stare al passo con tutto tenda a diventare opprimente.

E se vi dicessimo che esiste un modo più semplice per garantire che tutto fili liscio senza sorprese? Un software di project management per eventi fa tutto il lavoro pesante per voi. 🏋️

Che si tratti di gestire i programmi degli eventi, di coordinarsi con più team e fornitori, di gestire i budget e tutto il resto.

Che siate dipendenti che pianificano un evento come parte del proprio lavoro o manager di eventi, vi aiuteremo a capire cosa cercare in un software per la gestione degli eventi software di gestione eventi le opzioni disponibili e, soprattutto, il miglior software di gestione degli eventi software per il piano degli eventi che si adatta alle vostre esigenze.

Che cos'è un software di gestione eventi?

Un software di project management per eventi permette agli organizzatori di pianificare, eseguire e gestire tutti gli eventi in un unico luogo. Gli eventi possono spaziare da conferenze, fiere, feste, eventi sportivi e altro ancora.

La maggior parte dei software di gestione degli eventi rientra in due categorie:

1. Piattaforma di project management end-to-end per i team che si occupano della pianificazione degli eventi
2. Una piattaforma che gestisce singoli elementi della lista di controllo del piano (ad esempio, registrazione, organizzazione dell'evento, budgeting e analisi post-evento)

La scelta del software dipende dalle vostre esigenze. Soprattutto dopo la pandemia, la tecnologia è diventata personalizzata per i diversi eventi. Ad esempio, alcuni software sono più adatti a ospitare eventi virtuali, mentre altri hanno un intervallo più ampio di funzionalità/funzione per eventi fisici e ibridi.

Pianifica e organizza eventi indimenticabili eventi con il miglior strumento di gestione degli eventi

Supponiamo che per la vostra conferenza di più giorni su "Il futuro della vendita al dettaglio nel 2024", si svolgano contemporaneamente più eventi, fisici e online. In questo caso, è meglio utilizzare un sistema di gestione degli eventi end-to-end.

Ecco alcune funzionalità/funzione che dovreste valutare per pianificare eventi senza soluzione di continuità in un sistema di gestione eventi. 🧐

Cosa cercare in un software per la pianificazione di eventi?

Cosa cercare in uno strumento di gestione degli eventi? Semplifichiamo le scelte.

• Funzionalità/funzione: Da fare: lo strumento ha le funzionalità/funzione necessarie per pianificare, promuovere ed eseguire i vostri eventi?
  • Biglietteria e registrazione personalizzate degli eventi con liste d'attesa, registrazioni di gruppo e biglietti early bird
  • Elaborazione integrata dei pagamenti in modo che i partecipanti possano acquistare i biglietti online attraverso il vostro sito web
  • Accesso mobile per i pianificatori di eventi e i team che sono in movimento
  • Automazioni per il monitoraggio delle spese in modo da tenere sotto controllo il budget
• Reputazione: Chiedete ai vostri amici organizzatori di eventi quali sono i loro strumenti e controllate le recensioni su Google, sull'app store e su siti di terze parti.
• Sicurezza: È fondamentale mantenere la privacy dei dati dei partecipanti. Cercate strumenti conformi alle normative del vostro Paese, come il GDPR.
• Robustezza: Il software di gestione per organizzatori di eventi è stabile anche in caso di utilizzo intensivo?
• Funzionalità/funzione personalizzabili: Ogni evento è unico, quindi assicuratevi che il vostro eventostrumento di piano risponda alle vostre esigenze. Ad esempio, lo strumento offre una visualizzazione del calendario per le scadenze imminenti o diverse visualizzazioni per vedere le attività imminenti?
• Assistenza e aggiornamenti: Il vostrostrumento di project management deve offrire un supporto clienti affidabile e deve essere regolarmente aggiornato.
• **Lo strumento deve essere in grado di integrarsi con altri sistemi utilizzati per l'evento. Ad esempio, se il fornitore aggiorna il budget su un altro strumento, questo deve riflettersi nel vostro strumento. O se il relatore aggiorna le note in Google Documenti, deve esserci un'integrazione con Google Apps in modo che le modifiche siano sempre sincronizzate.
• Modelli: Il software per il piano degli eventi fornisce punti di partenza per vari eventi conmodelli invece di dover creare tutto da zero?

10 Migliori software di gestione eventi da utilizzare nel 2024

1. ClickUp

Pianificate e gestite più eventi con stati personalizzati dettagliati e una visualizzazione a volo d'uccello di tutti i vostri stati Lo strumento gratuito per il project management di ClickUp si rivolge a eventi di qualsiasi dimensione e permette di gestire tutto il piano dell'evento, dall'ideazione al giorno dell'esecuzione.

La piattaforma di ClickUp è "event-agnostic", cioè è possibile personalizzare la potenza della piattaforma per eventi di qualsiasi dimensione. Che si tratti di una cena a sorpresa per la persona amata o di un matrimonio con un migliaio di partecipanti, la piattaforma è scalabile in base alle vostre preferenze.

È possibile creare piani dettagliati per ogni fase dell'evento, organizzare i dettagli chiave in un unico luogo e monitorare gli obiettivi per un evento di esito positivo, grazie a Il modello di piano strategico di ClickUp per gli eventi .

Le migliori funzionalità/funzione di ClickUp

• Aggiungete stati personalizzati (come aperto, in corso e completato), categorizzate e aggiungete attributi (budget, budget rimanente, budget speso e stato dei pagamenti) e visualizzate tutte le informazioni in un unico posto
• Sia che stiate organizzando un evento di lavoro, una conferenza aziendale o un matrimonio,modelli di grafici per le postazioni permettono di pianificare e progettare un piano di postazioni per evitare il sovraffollamento
• Se state ospitando una conferenza importante, la pianificazione comprende la prenotazione di hotel e auto a noleggio, il piano dei voli e degli orari di viaggio, il trasporto e l'alloggio, assicurandovi che tutto ciò rientri nel vostro budget. Modelli di itinerari documentano i dettagli dell'evento e sono modelli pronti all'uso che possono essere utilizzati per ogni tipo di evento
• Uno degli assistenti IA per gli organizzatori di eventi,ClickUp AI risolve anche le parti più difficili del processo di pianificazione degli eventi, tra cui la stesura di piani per eventi, la creazione di contenuti e il brainstorming di idee per eventi aziendali
• Oltre 100automazioni snellire i flussi di lavoro per la pianificazione degli eventi e automatizzare le attività ripetitive, in modo da potersi concentrare sugli aspetti critici del processo di pianificazione

• Create obiettivi tracciabili, monitorateli, misurate i traguardi e automatizzate il monitoraggio dello stato conObiettivi ClickUp

  Limiti di ClickUp

• Curva di apprendimento iniziale
• ClickUp AI è disponibile solo per utenti a pagamento

Prezzi di ClickUp

• free Forever: Gratuito
• Unlimitato: $7/mese per utente
• Business: $12/mese per utente
• Azienda: Prezzo personalizzato

ClickUp Brain: Disponibile su tutti i piani a pagamento per $5/Area di lavoro di ClickUp/mese

Valutazioni e recensioni di ClickUp

• G2: 4.7/5 (8900+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (3800+ recensioni)

2. Asana

Via Asana Che si tratti di una grande organizzazione o di un piccolo team di pianificazione di eventi, lo strumento di project management Asana consente di tenere traccia di ogni dettaglio relativo all'evento in un unico luogo. 🗓️

Asana consente agli utenti di fare brainstorming sulle idee per gli eventi, di assegnare attività ai soggetti interessati, come i coordinatori della sede, i coordinatori del programma, i coordinatori del marketing e il team del merchandising, di personalizzare i progetti e le attività modelli per il project management e monitorare le attività cardine degli eventi.

Le migliori funzionalità/funzione di Asana

• Organizza il lavoro in tavole Kanban per le riunioni con i fornitori, visualizza le attività in un elenco verticale di cose da fare e le tempistiche in formati Gantt chart
• Gruppi diversi possono lavorare insieme suprogetti e attività utilizzando le aree di lavoro di Asana
• Aggiungere campi personalizzati per specificare la fase, la priorità e il costo relativi al flusso di lavoro dell'evento

Limiti di Asana

• È un lavoro richiesto per collegare gerarchicamente le attività, i progetti e le loro dipendenze
• Asana non dispone di fogli di calcolo incorporati, il che significa che non possono essere visualizzati o modificati direttamente da Asana

Prezzi di Asana

• Basic: Free Forever per sempre
• Premium: $10,99 per utente al mese
• Business: $24,99 per utente al mese

Valutazioni e recensioni su Asana

• G2: 4.3/5 (9400+ recensioni)
• Capterra: 4.5/5 (oltre 12.100 recensioni)

3. Monday.com

via Monday.com Gli organizzatori di eventi utilizzano Monday per pianificare conferenze su larga scala ed eventi online e ibridi, oltre ad altri tipi di eventi come feste per bambini ed eventi privati.

Il software si concentra su flussi di lavoro centralizzati per la registrazione degli eventi, la collaborazione tra team, la gestione del marketing degli eventi e il monitoraggio in tempo reale durante lo svolgimento dell'evento. 💫

Le migliori funzionalità/funzione di Monday.com:

• Modelli di Sequenza del progetto consentono ai team che si occupano di eventi di includere dettagli specifici per le attività, come il numero di risorse disponibili per un evento, insieme alle sequenze temporali stimate per ogni attività
• Raccogliere i dati relativi agli eventi per ottenere informazioni sulle sequenze temporali, sul carico di lavoro e sullo stato di avanzamento e visualizzarli su dashboard
• Le bacheche di alto livello mostrano tutti gli eventi su una piattaforma centralizzata, che può essere ulteriormente suddivisa in gruppi come le categorie di eventi

Limiti di Monday.com

• I dashboard non sono disponibili per gli utenti free
• L'integrazione con il calendario potrebbe essere migliore per consentire previsioni

Prezzi di Monday.com

• Gratis: Free Forever
• Basic: $8 per postazione al mese
• Standard: $10 per postazione al mese
• Pro: $19 per postazione al mese
• Azienda: Prezzi personalizzati

Monday.com valutazioni e recensioni

• G2: 4.7/5 (8600+ recensioni)
• Capterra: 4.6/5 (4200+ recensioni)

4. Trello

Via Trello Trello è uno strumento più semplice di altri software di project management per eventi.

Nato come strumento di collaborazione tra team, molti team utilizzano Trello per le attività di pianificazione degli eventi e per la gestione dei progetti project management di un evento .

Ad esempio, se state pianificando una festa di compleanno per bambini, le bacheche di Trello aiutano a gestire i flussi di lavoro, a condividere le idee, a stabilire le scadenze, ad assegnare progetti e a monitorare lo stato. In questo modo, l'esperienza diventa divertente.

Le migliori funzionalità/funzione di Trello

• L'area di lavoro di Trello ha schede di attività in cui è possibile aggiungere allegati, documenti, immagini e altri dati per collaborare con altri team e fornitori esterni
• L'automazione senza codice per i flussi di lavoro lo rende facile da usare anche per i non addetti ai lavori
• Trello's Butler consente di creare comandi per automatizzare le attività di gestione degli eventi come la gestione delle scadenze

Limiti di Trello

• Da fare: Trello non offre la possibilità di chattare in tempo reale
• Considerando che manca di funzionalità/funzione come l'email incorporata, la possibilità di assegnare commenti e un supporto 24/7, non è adatto per eventi su larga scala

Prezzi di Trello

• **Gratuito
• Standard: $5 per utente al mese
• Premium: $10 per utente al mese
• Azienda: $17,50 per utente al mese

Valutazioni e recensioni di Trello

• G2: 4.4/5 (13390+ recensioni)
• Capterra: 4.6/5 (22800+ recensioni)

5. Basecamp

via Basecamp Supponiamo che stiate pianificando una conferenza virtuale con summit di più giorni. Sarebbe utile disporre di uno strumento di project management come Basecampa per raccogliere dati come i tassi di coinvolgimento dei partecipanti, i numeri di registrazione e le percentuali di partecipazione.

Basecamp è uno strumento di gestione delle attività il software permette a più team di collaborare, come i pianificatori di eventi, i responsabili marketing, i dirigenti e i fornitori.

L'integrazione del grafico Gantt di Basecamp lo rende un ottimo software per la pianificazione degli eventi. Gli utenti possono semplicemente trascinare e rilasciare i loro impegni e i gestori del team possono visualizzare i lavori di ogni membro del team.

In questa fase, potete valutare se avrete bisogno di più personale all'avvicinarsi dell'evento.

Le migliori funzionalità/funzioni di Basecamp

• Dashboard in un'unica pagina per tutti i progetti, le assegnazioni e gli orari
• Chat di gruppo in tempo reale per comunicare con i diversi team
• Area di lavoro organizzata per archiviare documenti e file

Limiti di Basecamp

• Non esistono piani Free, a meno che non siate studenti
• Basecamp non dispone di registrazione video in app

Prezzi di Basecamp

• Personale: $15 al mese
• Aziendale: $299 al mese

Valutazioni e recensioni su Basecamp

• G2: 4.1/5 (5200+ recensioni)
• Capterra: 4.6/5 (14200+ recensioni)

6. Wrike

via Wrike Se avete in programma di organizzare eventi online, come i webinar, su scala ridotta, vi consigliamo il software di project management Wrike.

Ha modelli per il piano degli eventi per gestire le date di scadenza, organizzare calendari condivisi, monitorare lo stato su Bacheca e controllare il budget.

Le migliori funzionalità/funzioni di Wrike

• Modelli predefiniti per semplificare il piano di eventi ricorrenti
• Schede Kanban con dashboard personalizzati, grafici Gantt interattivi e viste Gantt dinamiche
• Flussi di lavoro personalizzati per monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale

Limiti di Wrike

• Curva di apprendimento per gli utenti alle prime armi
• La vista Gantt è disponibile solo per gli utenti a pagamento

Prezzi di Wrike

• **Gratuito
• Team: $9,80 per utente al mese
• Business: $24,80 per utente al mese
• Azienda: Prezzo personalizzato
• Pinnacle: Prezzo personalizzato

Valutazioni e recensioni su Wrike

• G2: 4.2/5 (3400+ recensioni)
• Capterra: 4.3/5 (2400+ recensioni)

7. Notion

via Notion Se state cercando di organizzare una festa di compleanno a sorpresa per il vostro partner, la piattaforma di project management di Notion può aiutarvi a rimanere organizzati. È possibile creare schemi di progetto con modelli incorporati, registrare le note e centralizzare costi e attività in un unico hub.

Le migliori funzionalità/funzioni di Notion

• Notion IA è un partner di scrittura creativa per il brainstorming di idee e la creazione di contenuti per gli eventi
• Modelli personalizzabili per organizzare il processo di pianificazione

Limiti di Notion

• Alcuni utenti affermano che manca uno strumento di reportistica integrato

Prezzi di Notion

• **Gratis
• Plus: $8 per utente al mese
• Business: $15 per utente al mese
• Azienda: Prezzi personalizzati

Valutazioni e recensioni di Notion

• G2: 4.7/5 (4800+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (1800+ recensioni)

8. Cvent

Via Cvent Se state organizzando una fiera, la tecnologia per eventi di Cvent vi permette di creare un'esperienza memorabile per i vostri partecipanti.

La piattaforma di gestione degli eventi riduce le attività amministrative pre-evento in modo da poter catturare, qualificare e seguire i contatti.

Le migliori funzionalità/funzione di Cvent

• Semplifica il processo di ricerca della sede dell'evento con la gestione della sede stessa
• La gestione degli espositori semplifica le attività e le comunicazioni con gli espositori, riducendo il coordinamento tra i vari eventi
• La piattaforma webinar permette di creare webinar coinvolgenti per eventi virtuali

Limiti di Cvent

• La piattaforma è costosa rispetto ad altri strumenti presenti in questo elenco
• Le funzionalità/funzione possono essere sovraccariche per gli utenti non esperti di tecnologia o alle prime armi

Prezzi di Cvent

• Prezzi personalizzati

Valutazioni e recensioni di Cvent

• G2: 4.3/5 (oltre 1700 recensioni)
• Capterra: 4.4/5 (900+ recensioni)

9. Chiva

via Chi era Piuttosto che utilizzare software diversi per gestire la biglietteria, la comunicazione con i partecipanti e la logistica, il software di pianificazione eventi Whova funge da soluzione end-to-end per gli organizzatori di eventi.

La piattaforma ibrida unificata di Whova per gli eventi e la software di gestione delle sedi hanno stand digitali per eventi come fiere di carriera, esposizioni e fiere commerciali.

Le migliori funzionalità/funzioni di Whova

• Creazione di brochure di sfogo pronte per i dispositivi mobili con il marchio della vostra azienda
• Invio di notifiche push con annunci a traguardo
• Gestione dei biglietti per i partecipanti e per gli eventi dalla stessa piattaforma

Limiti di Whova

• Integrazioni limitate con piattaforme di terze parti

Prezzi di Whova

• Prezzi personalizzati

Valutazioni e recensioni di Whova

• G2: 4.8/5 (1200+ recensioni)
• Capterra: 4.8/5 (1700+ recensioni)

10. Scoro

via Scoro Creare bilanci del progetto assegnare lavori non fatturabili e fatturabili e gestire riunioni, attività e fatture con gli strumenti di gestione degli eventi di Scoro.

Il Planner di Scoro offre una panoramica dei carichi di lavoro individuali, degli slot disponibili, dei potenziali overbooking e delle scadenze.

Monitorate le ore fatturabili e quelle effettivamente lavorate per ogni progetto o client e trasferitele in fatture con valutazioni personalizzate in più valute. È anche possibile inviare automaticamente promemoria per i saldi non pagati e semplificare la gestione dei pagamenti.

Le migliori funzionalità/funzioni di Scoro

• Estese funzionalità di reportistica per analizzare e misurare le prestazioni dell'evento
• Creazione di proposte e stima dei costi di consegna con modelli predefiniti
• Il piano delle risorse assicura che le attività siano assegnate in base alle capacità dei pianificatori dell'evento

Limiti di Scoro

• Non c'è un piano Free
• Alcuni utenti segnalano la mancanza di reattività da parte del supporto clienti

Prezzi di Scoro

• Essenziale: $26 per utente al mese
• Standard: $37 per utente al mese
• Pro: $63 per utente al mese
• Ultimo: Prezzo personalizzato

Valutazioni e recensioni su Scoro

• G2: 4.5/5 (380+ recensioni)
• Capterra: 3.7/5 (1700+ recensioni)

Pianifica con un software per eventi complesso e personalizzabile

Con uno strumento di project management per eventi, potete essere certi che i vostri eventi siano memorabili per i partecipanti e che tutto vada come pianificato. 🎭

Funzionalità fondamentali come i modelli di pianificazione degli eventi, ClickUp AI, integrazioni, obiettivi e project management consentono di lanciare eventi di successo che i partecipanti ricorderanno a lungo. 🏆

Se siete in procinto di organizzare il vostro prossimo evento, provate ClickUp gratis .