Notion vs. Google Docs: Quale strumento per prendere appunti è il migliore?

Il mondo ama i confronti diretti: niente batte il dramma di due titani che si affrontano per conquistare il primo posto. E quando si tratta di app per prendere appunti, Notion vs. Documenti Google è come Joe Frasier vs. Muhammad Ali. Entrambi questi pesi massimi hanno le loro mosse, ma quale dei due sferrerà il colpo decisivo? 🥊

Lo scopriremo in questo confronto tra Notion e Documenti Google.

Metteremo a confronto queste app, esamineremo i pro e i contro di ciascuna piattaforma e determineremo una volta per tutte quale sia la migliore app per prendere appunti.

Questo è il confronto dell'anno. È il Thrilla from Manila Folders (o almeno l'equivalente digitale delle cartelle di Manila) e tu hai una postazione in prima fila. Quindi scommetti sulla migliore app per prendere appunti e preparati a dare il via alle danze.

Cos'è Notion?

Notion è una piattaforma web che puoi utilizzare per attività semplici come prendere appunti o complesse come creare un wiki aziendale. Il layout è meno simile a un elaboratore di testi vecchio stile (come Microsoft Word) e più simile a uno spazio di lavoro digitale.

Le pagine di Notion assomigliano più allo scorrimento infinito di una pagina web che a un foglio di carta. Puoi comunque esportare i tuoi documenti Notion in PDF e stamparli, perché ci sarà sicuramente qualcuno che ancora stampa, ma non vedrai le interruzioni di pagina fino a quando non li esporterai. 🖨️

Il vantaggio è che l'app sembra un'esperienza web digitale. Lo svantaggio: è proprio un'esperienza web. Se non hai accesso a Internet, non potrai accedere ai tuoi file Notion né utilizzare l'app per prendere appunti.

Funzionalità di Notion

Queste sono le funzionalità di base della piattaforma Notion. Ora analizziamo le sue funzionalità/funzioni nel dettaglio.

1. Wiki

I wiki di Notion sono ideali per documentare i processi e creare una base di conoscenze a livello aziendale.

La barra laterale sempre presente ti consente di navigare tra le pagine con un solo clic, quindi non è necessario tornare all'indice. I contenuti nidificati ti aiutano a rimanere organizzato mentre suddividi la condivisione delle conoscenze per reparto o argomento. Inoltre, i blocchi di sincronizzazione condividono lo stesso contenuto in più punti, con un unico luogo per gli aggiornamenti.

È facile configurare il tuo wiki utilizzando un modello di knowledge base. Notion ne offre diversi nella sua libreria di modelli.

2. Documenti

I documenti sono facili da formattare grazie ai blocchi che consentono di organizzare e riorganizzare i contenuti utilizzando la funzionalità drag-and-drop. Sono disponibili più di 50 tipi di blocchi di contenuto, tra cui pulsanti per attivare/disattivare, video, immagini, equazioni matematiche, frammenti di codice, segnalibri web, @ menzioni e altro ancora.

Sono disponibili anche modelli di documenti per decine di casi d'uso, tra cui ordini del giorno di riunioni, piani di progetto e proposte. Aggiungi un sommario per rendere il tuo documento più facile da consultare ed evitare confusione al tuo team.

3. Strumenti di collaborazione

I membri del tuo team possono effettuare modifiche ai documenti contemporaneamente o taggarsi a vicenda nei commenti per porre domande, chiedere chiarimenti o assegnare una sezione del documento a qualcun altro affinché la scriva.

Grazie alle diverse impostazioni di autorizzazione, puoi concedere l'accesso a diversi documenti a singoli individui o interi team. E per ogni documento, puoi scegliere chi può effettuare la modifica, chi può solo commentarlo e chi può solo visualizzarlo.

4. IA

Ora puoi aggiungere Notion AI, uno strumento di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale integrato direttamente nell'app Notion. Può aiutarti a riscrivere, riassumere e individuare contenuti all'interno della tua knowledge base Notion. Questa funzionalità potrebbe essere la chiave per sostituire i Documenti Google.

Ma ha un costo aggiuntivo. Puoi aggiungere Notion IA ai piani a pagamento con un supplemento di 8 $ al mese per membro o aggiungerlo al piano Free con un supplemento di 10 $ al mese.

Prezzi di Notion

Notion è gratis per gli utenti individuali e offre una struttura di prezzi a più livelli per i team aziendali.

Cos'è Documenti Google?

Documenti Google sono familiari, e ciò che è familiare è rassicurante, come rannicchiarsi sotto quella coperta lavorata a maglia dalla nonna. 🧶

Familiar è anche facile da usare. Con l'aspetto di un normale software di elaborazione testi, Docs sarà intuitivo per chiunque abbia mai utilizzato Microsoft Word.

Ma non lasciare che la nostalgia ti faccia pensare che ciò che offre Documenti Google sia obsoleto. La piattaforma offre funzionalità web-first come la collaborazione in tempo reale e la possibilità di incorporare file multimediali. E sebbene Documenti Google sia un'applicazione basata sul web, dispone di una modalità offline che ti consente di continuare a lavorare sui documenti anche se non disponi di una connessione Internet.

Funzionalità dei Documenti Google

Per darti un'idea più chiara delle differenze tra le funzionalità/funzioni dei Documenti Google e Notion, le esamineremo una alla volta.

1. Drive

Google Drive è come una base centrale per tutti i tuoi documenti, fogli di lavoro, presentazioni e cartelle. In sostanza, tutto ciò che crei nel tuo Google Workspace verrà archiviato nel tuo Google Drive.

Sebbene Drive non sia stato progettato specificatamente per fungere da wiki, puoi utilizzare le cartelle per organizzarlo in una base di conoscenze. Tuttavia, quando gli utenti desiderano passare da un documento a qualcos'altro nel tuo Drive, dovranno prima tornare al tuo Drive.

Dato che Google è un motore di ricerca, non sorprende che la ricercabilità sia uno dei punti di forza di Google Drive. Puoi inserire qualsiasi cosa nella barra di ricerca del tuo drive e ti verranno mostrati tutti gli elementi che contengono quella frase, così non perderai mai traccia dei tuoi documenti.

2. Documenti

Documenti Google è stato originariamente progettato come elaboratore di testi e dispone di tutte le funzionalità/funzioni che ci si aspetta da un programma di questo tipo. Sono disponibili numerose opzioni di formattazione, tra cui decine di font, intestazioni, elenchi puntati, interruzioni di pagina, interruzioni di sezione e altro ancora.

Inoltre, puoi inserire contenuti multimediali, come immagini e video (che puoi estrarre dal tuo disco rigido o trovare e incorporare da una ricerca su Internet), tabelle, disegni, grafici, emoji, smart chip, elenchi a discesa e note a piè di pagina.

Il programma ha sempre incluso una vasta gamma di modelli, come curriculum, lettere, ricette, proposte di progetto, appunti di riunioni, brochure e altro ancora. C'è anche una vista struttura nei documenti, che genera automaticamente un sommario nella barra laterale in base ai titoli del documento.

Inoltre, Google ha recentemente rilasciato una serie di nuove funzionalità/funzioni:

3. Strumenti di collaborazione

Documenti Google è considerato il precursore dei documenti collaborativi. Consente a più membri del team di lavorare contemporaneamente su un unico documento. Inoltre, offre funzionalità di commento e una serie di autorizzazioni, tra cui solo commento, sola visualizzazione e autorizzazione alla modifica completa.

La cronologia delle versioni ti consente di vedere tutte le modifiche apportate al tuo documento e chi le ha apportate. Ti consente anche di tornare a una versione precedente se qualcosa va storto. E una nuova funzionalità di chat live ti permette di discutere un documento in tempo reale senza lasciare commenti.

4. Integrazioni

Documenti Google offre integrazioni che si adattano perfettamente al tuo intero spazio di lavoro. Puoi facilmente aggiungere documenti alle riunioni di Google Calendar, collegarli dai fogli di calcolo, includerli nelle cartelle condivise e molto altro ancora grazie all'interfaccia intuitiva. Con Google Workspace Labs, puoi utilizzare gli strumenti sperimentali di IA di Google in Documenti Google per scrivere più velocemente, effettuare modifiche, riscrivere o riepilogare.

Oltre a Google Workspace, Google non offre altre integrazioni. Tuttavia, quasi tutti gli strumenti software disponibili, da Slack a Figma a Salesforce, hanno creato le proprie integrazioni con Google Workspace. Sarebbe forse più facile creare un elenco dei programmi che non possono effettuare la connessione ai Documenti Google.

Prezzi dei Documenti Google

Documenti Google è gratuito per gli utenti privati, ma se hai un team numeroso, prevedi di archiviare molti file e desideri utilizzarlo insieme ad altre app Google, ti consigliamo di sottoscrivere un piano Business Google Workspace.

Notion vs Documenti Google: confronto delle funzionalità

È ora del confronto diretto. Lasceremo che queste app si sfidino per quattro round e dichiareremo un vincitore per ogni round. 🤼

Usabilità

Sebbene Notion non richieda alcuna competenza tecnica, la sua interfaccia, sebbene intuitiva, risulterà meno familiare alla maggior parte dei nuovi utenti rispetto a quella dei Documenti Google. A differenza dei Documenti Google, la curva di apprendimento è piuttosto ripida e potrebbe essere necessario dedicare del tempo ai tutorial di Notion quando si introduce questo programma.

Sia Notion che Documenti Google hanno app per iOS e Android, che rendono facile l'accesso dal tuo telefono, iPad o tablet. Notion offre anche app desktop per Mac e Windows, mentre l'utilizzo di Documenti Google su desktop è possibile solo tramite il browser.

Ma anche se Notion ha app desktop, non è disponibile offline, mentre Documenti Google sì. Nel complesso, dobbiamo dare a Documenti Google un vantaggio in termini di facilità d'uso.

Formattazione

Prima che Documenti Google introducessero le loro nuove funzionalità all'inizio dell'anno, Notion avrebbe vinto il premio per la formattazione. Ma con l'ampia gamma di nuove opzioni di formattazione di Documenti Google, la possibilità di passare dalla visualizzazione pagina allo scorrimento infinito e l'introduzione dei blocchi di costruzione, dobbiamo dire che Documenti Google hanno raggiunto, se non superato, Notion.

Notion offre una formattazione migliore per organizzare un wiki aziendale, ma questo è tutto. Quando si tratta di formattare i documenti veri e propri, Google è migliore.

Collaborazione

Sia Notion che Documenti Google offrono strumenti di collaborazione e produttività in tempo reale con la possibilità di concedere diversi livelli di accesso a diversi utenti, tra cui accesso completo alla modifica, accesso solo ai commenti e accesso solo alla sola visualizzazione.

Ci piace il fatto che Notion ti consenta di creare team e stabilire autorizzazioni a livello di team. Tuttavia, Notion non dispone della funzionalità di chat live che Documenti Google ha appena aggiunto. Consideriamo questo round un pareggio.

Prezzo

Sia Notion che Documenti Google offrono piani gratuiti per utenti individuali e piani tariffari a più livelli per utenti aziendali. Tuttavia, Google Workspace offre un paio di opzioni tariffarie in più e il piano a pagamento più economico costa un paio di dollari in meno al mese. Se a questo aggiungiamo che con la stessa cifra si ottengono più app, Google Docs vince questo round.

Notion vs Documenti Google su Reddit

Se fossero gli utenti di Reddit a giudicare questa sfida, molti di loro la definirebbero un pareggio e ti consiglierebbero di utilizzare entrambe le piattaforme. 👯

Molti dei commenti su Reddit che mettono a confronto Notion e Documenti Google sottolineano che Notion consente di incorporare Documenti Google e Fogli Google. Pertanto, consigliano di mantenere entrambe le app per diversi casi d'uso: Google Workspace per la documentazione approfondita e Notion per il wiki aziendale.

Tuttavia, diversi utenti di Reddit si sono espressi a favore dei Documenti Google rispetto a Notion. 🏆

Molti di questi utenti hanno apprezzato la possibilità di accedere offline ai propri documenti (gestione delle conoscenze). Altri hanno ritenuto che, sebbene Notion offra più funzioni, nessuna di esse sia particolarmente efficace.

Ad esempio, sia Documenti Google che Notion dispongono di fogli di calcolo e tabelle che puoi aggiungere ai tuoi documenti. Tuttavia, con gli strumenti di produttività di Notion non è possibile eseguire calcoli complessi come quelli che si possono fare in Excel e Fogli Google.

Sebbene Notion offra funzionalità di base per la gestione delle attività, come la possibilità di creare una bacheca Kanban, non dispone di automazioni integrate, attività secondarie o trigger di eventi. Queste funzionalità/funzioni sono invece standard in altri strumenti di gestione delle attività disponibili sul mercato, tra cui Trello, Jira, Asana e ClickUp.

Scopri ClickUp: la migliore alternativa a Notion e Documenti Google

Sappiamo che è insolito, ma sembra che un altro concorrente stia entrando in campo. ClickUp ha funzionalità che rivaleggiano con le migliori qualità sia di Notion che dei Documenti Google. E questa app è pronta a mostrarti perché è la nuova campionessa dei appunti. 💪

ClickUp Documenti

ClickUp Docs offre documenti estremamente personalizzabili, grazie all'enorme libreria di opzioni di formattazione fornita da ClickUp, tra cui:

Inoltre, le attività collegano istantaneamente i documenti ai tuoi strumenti di project management ClickUp. Aggiungi questi elementi con i comandi slash per una formattazione rapidissima.

Potrai visualizzare le tue pagine in un layout a scorrimento infinito, ma avrai anche la possibilità di aggiungere interruzioni di pagina e visualizzare le pagine e le sottopagine del tuo documento in una barra laterale. La navigazione nella barra laterale semplifica anche la creazione e l'organizzazione di un wiki aziendale. Inoltre, con ClickUp Modelli, potrai iniziare a formattare i documenti in un istante.

ClickUp Docs promuove anche la collaborazione in tempo reale con la modifica simultanea, i commenti, i tag @ e la possibilità di convertire qualsiasi testo di documento in un'attività e assegnarla a uno dei membri del tuo team.

Le impostazioni avanzate delle autorizzazioni ti consentono di rendere un documento pubblico, privato o protetto e di condividerlo con i tuoi collaboratori tramite invito o link.

Scopri altre funzionalità in questo video tutorial di ClickUp Docs.

Blocco note ClickUp

Per prendere appunti veloci, invece di creare documenti formali, ClickUp Notepad ti permette di annotare i tuoi pensieri, creare liste di controllo, prendere appunti durante le riunioni e trasformare gli elementi in attività tracciabili con un solo clic. È uno strumento di produttività facile da usare che ti aiuterà a trasformare i tuoi elenchi di cose da fare in cose terminate.

Inoltre, puoi accedere alle tue note da un'estensione Chrome nel tuo browser o dall'app ClickUp per iOS o Android.

ClickUp AI

ClickUp AI non è un normale strumento di IA. Certo, può semplificare la scrittura di documenti grazie alle funzionalità di IA generativa, riassunto, riscrittura e modifica. Ma può anche svolgere centinaia di altre attività.

ClickUp AI è preprogrammato con suggerimenti specifici per le mansioni dei membri del tuo team, in modo che possano capire immediatamente come iniziare a utilizzarlo. Che tu voglia utilizzare questo strumento di intelligenza artificiale per riunioni, documentazione dei requisiti di prodotto, creazione di piani di progetto, rapporti sullo stato di avanzamento o guide di stile del marchio, ne apprezzerai immediatamente il valore.

Prezzi di ClickUp

ClickUp offre anche un piano Free per iniziare o prezzi differenziati per team di tutte le dimensioni.

Bonus: Notion Vs Todoist!

Inizia a prendere note con ClickUp

Nel confronto tra Documenti Google e Notion, dobbiamo dichiarare Google vincitore. Ha un leggero vantaggio grazie al suo design familiare e intuitivo e al numero più ampio di opzioni di prezzo.

Ma c'è un nuovo concorrente nel campo della presa di appunti. ClickUp Docs ti consente di documentare tutti i tuoi processi, riunioni e altro ancora. Incorpora contenuti multimediali, crea un wiki aziendale e naviga facilmente tra tutte le tue informazioni con contenuti nidificati e funzionalità di ricerca.

ClickUp riunisce anche il tuo team grazie alla collaborazione in tempo reale e alla possibilità di collegare i documenti alle attività nelle tue bacheche di project management ClickUp. Ci sono centinaia di modelli tra cui scegliere e l'IA integrata può aiutarti a documentare più velocemente e a fare di più.

Iscriviti gratis e scopri perché ClickUp è il nuovo campione nella creazione di note. 💪