Tous les chefs de projet savent que la clé de la gestion d'un projet commence par votre.. plan de projet -mais cela ne s'arrête pas là.
Lorsque vous gérez un projet, il est essentiel de garder le pouls de ce qui se passe. Si un seul élément ne se déroule pas comme prévu, il peut entraîner une réaction en chaîne massive. La question qui se pose est la suivante : quel est le meilleur moyen de surveiller l'état de santé de votre projet afin de toujours savoir exactement ce qui se passe ?
L'outil rapport sur l'état d'avancement du projet modèle.
Qu'est-ce qu'un modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet ?
Un modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet vous donne une vue d'ensemble de toutes les étapes et de l'avancement du projet par rapport au plan initial. Il vous permet de gérer les risques du projet en temps réel - plutôt que d'être pris au dépourvu après coup - et vous aide à optimiser la gestion de votre projet la gestion des ressources afin d'améliorer la productivité et de minimiser les coûts.
Bien entendu, si vous préférez utiliser une technologie moins sophistiquée et que votre projet est de petite taille, vous pouvez toujours créer une Structure de répartition du travail dans Excel . Dès que vous commencez à vous occuper de projets plus importants ou d'éléments supplémentaires tels que équipes interfonctionnelles cependant, vos mesures et vos documentation du projet deviennent beaucoup plus complexes.
Lorsque c'est le cas, des outils comme logiciel de gestion de projet et les modèles de rapports sur l'état d'avancement des projets peuvent vous aider gagner du temps et de l'énergie, tout en garantissant que vos contrôle du projet -le calendrier et le budget du projet- sont sur la bonne voie. 🙌
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet ?
Un modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet offre généralement une combinaison de plusieurs caractéristiques clés. Pour choisir le bon modèle de gestion de projet, il est important de comprendre les fonctionnalités dont vous avez besoin et votre budget.
En fonction de vos cas d'utilisation et du type de rapport que vous devez produire, un bon modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet peut combiner les éléments suivants :
- Afficher des informations clés sur le projet, telles que le nom du projet et les noms des membres de l'équipe de projetparties prenantes du projet au sein du projetla structure de gestion du projet* Rationaliser votre vision de l'avancement de votre projetétapes du projet et des éléments livrables
- Donner au chef de projet une image claire de l'état d'avancement du projet et des retards pris par rapport aux délais prévus
- Suivre les coûts par rapport au budget pour vous aider à gérer la santé de votre projet
- Vous aider à surveiller et à suivrela portée du projet avec les principales parties prenantes
- Vous aider à enregistrer et à gérer les demandes de changement au fur et à mesure de l'avancement du projet
- Permettre aux chefs de projet de mettre en évidence les principales réalisations au cours de la période considérée
- Aide les chefs de projet à repérer facilement les risques et les obstacles éventuels qui pourraient faire dérailler le projet
- Permettre à toutes les parties prenantes, telles que les clients et les promoteurs du projet, de continuer à superviser le projet
- Tenir les membres de l'équipe, les chefs de projet et vous-même au courant de l'avancement du projetles actions menées à bien et des tâches à venirgestion de l'équipe d'autant plus facile
- Facilitez la présentation des mises à jour de l'état général à vos parties prenantes, en vous donnant (et en leur donnant) les informations dont elles ont besoin dans un format structuré et facile à digérer
En résumé, un bon rapport sur l'état d'avancement du projet vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur votre travail actuel : la gestion de votre projet. 🛠️
10 modèles de rapport sur l'état d'avancement d'un projet à utiliser en 2024
Si vous disposez d'un budget suffisant, n'hésitez pas à investir dans un logiciel de gestion de projet payant doté d'une fonctionnalité de reporting intégrée.
Mais il existe de nombreux modèles de rapports d'état de projet gratuits disponibles en ligne. Il s'agit simplement d'identifier lequel modèle de rapport d'avancement répondra le mieux à vos besoins.
Pour vous aider à prendre votre décision, réfléchissez à la période que vous souhaitez mesurer et à la quantité de détails que vous souhaitez présenter pour cette période. Cela dépendra de l'attention que vous portez à chaque aspect de l'avancement du projet et des informations dont vous avez besoin pour identifier les éventuels signaux d'alarme.
En règle générale, plus vous identifiez tôt les problèmes et les risques potentiels, plus il est facile d'y faire face. Pensez également à votre public au sens large.
Qui d'autre lira ce rapport sur l'état d'avancement du projet et qu'est-ce qui pourrait l'intéresser ? Par exemple, un public de cadres ne cherchera qu'une vue d'ensemble, très probablement axée sur la question de savoir si votre projet respecte les délais et le budget.
En revanche, les membres de l'équipe qui travaillent directement sur le projet s'intéressent à ce qui a été réalisé et à ce qui se passera ensuite, afin de savoir sur quoi se concentrer au cours de la semaine ou du mois à venir. En gardant tout cela à l'esprit, explorons quelques-unes des caractéristiques des meilleurs modèles gratuits qui existent, afin que vous puissiez choisir celui qui vous convient. 🤩
1. Modèle de rapport d'état de projet ClickUp
Suivez l'avancement du projet et décidez des prochaines étapes avec ce modèle de rapport d'état de projet ClickUp
Le Modèle de rapport sur l'état d'avancement du projet ClickUp résume l'état d'avancement de votre projet par rapport au plan initial. C'est aussi un forum pour discuter des problèmes et identifier les prochaines étapes.
Le modèle pratique de rapport sur l'état d'avancement du projet vous aide à repérer les problèmes pendant qu'ils sont encore faciles à résoudre, gérer le calendrier de votre projet et tenez les parties prenantes informées grâce à un rapport d'avancement facile à lire.
Cet outil de gestion de projet utilise un code couleur pour vous aider à identifier rapidement les différents éléments du projet, afin que vous puissiez voir d'un coup d'œil l'avancement de chacun d'entre eux. Vous pouvez également ajouter des notes autocollantes au tableau blanc pour mettre en évidence des détails ou faciliter une discussion. Télécharger ce modèle
2. ClickUp Modèle de rapport mensuel sur l'état d'avancement d'un projet d'entreprise
Utilisez ce modèle ClickUp pour examiner le flux de travail et les performances de chaque membre de l'équipe afin de gérer votre équipe le plus efficacement possible
Parfois, plutôt que d'examiner un résumé de l'état actuel de l'ensemble du projet, vous souhaitez effectuer une analyse approfondie d'un membre spécifique de l'équipe du projet. C'est très utile lorsqu'il s'agit d'examiner le flux de travail ou les performances d'un membre de l'équipe de projet avant qu'il ne quitte son poste examen annuel .
Les Modèle de rapport mensuel sur la situation de l'entreprise par ClickUp est un document d'une page qui met en évidence le travail accompli par une personne chaque mois, ainsi que le travail à venir et les défis potentiels auxquels elle pourrait être confrontée dans l'accomplissement de ces prochaines tâches. Il fournit également des mises à jour rapides sur des questions urgentes telles que les changements d'étendue, les projets, etc les livrables et tout problème de capacité de charge de travail susceptible d'affecter la santé du projet. Télécharger ce modèle
3. ClickUp Modèle de rapport hebdomadaire sur l'état d'avancement d'un projet
Informez vos parties prenantes de l'état général du projet, ainsi que de l'avancement hebdomadaire des tâches grâce à ce modèle ClickUp
Le modèle ClickUp Modèle de rapport hebdomadaire sur l'état d'avancement d'un projet commence par un marqueur d'état pour montrer l'état général de votre projet. Vous pouvez ensuite obtenir un aperçu rapide des progrès réalisés au cours d'une semaine donnée, y compris les tâches achevées, en cours et à venir au cours de la semaine suivante.
Ce simple Doc est un moyen rapide et efficace de mettre à jour vos parties prenantes, en les gardant heureuses sans avoir à passer des heures à préparer un rapport pour eux. 🙌 Télécharger ce modèle
4. ClickUp Modèle de rapport hebdomadaire sur l'état d'avancement du projet
Mettez en évidence les succès de votre projet et gérez les listes de tâches avec ce modèle hebdomadaire de ClickUp
Plutôt que de réinventer la roue à chaque fois, l'équipe de ClickUp Modèle de rapport hebdomadaire ClickUp aide les parties prenantes à suivre l'avancement du projet grâce à un modèle standardisé de rapport sur l'état d'avancement du projet.
Le rapport présente les détails généraux du projet, tels que le nom du projet, le chef de projet et le sponsor principal, et vous donne un espace pour vous vanter de toute réalisation majeure. Il met ensuite l'accent sur les activités en cours et sur celles à venir, y compris les tâches suivantes le niveau de priorité et la date d'échéance. Télécharger ce modèle
5. Modèle de rapport exécutif sur l'état d'avancement d'un projet ClickUp
Personnalisez ce modèle pour fournir une vue d'ensemble de votre portefeuille de projets
Lorsque les cadres occupés et les autres parties prenantes à qui vous rendez compte veulent simplement voir un résumé exécutif des divers projets que vous gérez, le modèle de rapport d'état de projet pour cadres de ClickUpdate peut être utilisé Modèle de rapport exécutif sur l'état d'avancement d'un projet ClickUp est votre réponse.
Vous pouvez choisir votre format préféré parmi 7 types d'affichage pour fournir, par exemple, une mise à jour de l'état général du projet avec un code couleur rouge, jaune et vert, en mettant l'accent sur le budget, le calendrier et la qualité. Vous pouvez également trier vos données pour montrer l'avancement de chaque sous-tâche ou de chaque département sur son aspect du projet.
Le format liste vous permet également de jouer avec 11 champs personnalisés, tels que la portée, la santé budgétaire et la notation du projet, afin d'afficher les données les plus importantes pour vous et l'équipe de direction. Télécharger ce modèle
6. ClickUp Modèle de rapport mensuel sur l'état d'avancement du projet
Utilisez ce modèle à code couleur pour suivre l'avancement mensuel du projet par rapport à votre plan de projet afin de savoir exactement où en sont les choses
Pour une vue d'ensemble de l'avancement de votre projet au cours d'un mois, le meilleur choix est le modèle de rapport d'avancement mensuel de ClickUp Modèle de rapport mensuel ClickUp sur l'état d'avancement du projet . Ce modèle de mise à jour compare l'état actuel du projet avec le plan du projet pour montrer où votre projet est sur la bonne voie et où il ne l'est pas, en mettant l'accent sur le mois précédent et le mois en cours. Il vous permet de ne pas perdre de vue votre objectif et d'informer facilement vos parties prenantes chaque mois.
Ce document facile à utiliser utilise un code couleur pour indiquer l'état de chaque élément du projet, par exemple, si les délais, les budgets, la qualité et la portée sont respectés, et si les risques sont bien gérés. Et si la responsabilité est particulièrement importante pour vous, il y a même un espace où les réviseurs du rapport et les parties prenantes peuvent reconnaître qu'ils ont lu le rapport et ajouter d'éventuelles remarques. 👀 Télécharger ce modèle
7. ClickUp Modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet multiple
Utilisez ce modèle ClickUp pour obtenir un aperçu visuel de l'état de tous vos projets
Lorsque vous avez plusieurs projets en cours, le rapport d'état de projet de ClickUp est très utile Modèle de rapport sur l'état d'avancement de plusieurs projets ClickUp vous donne un aperçu visuel pratique de l'ensemble de votre portefeuille.
Ce rapport simple comporte une page pour chaque projet, avec un tableau de bord du portefeuille sur la première page. Le tableau de bord résume la priorité, la phase et l'état de santé général de chaque projet, puis les décompose en fonction du coût, de la qualité et des délais. Des marqueurs d'état indiquent si les différents facteurs sont en bonne santé, à risque ou en retard. Télécharger ce modèle
8. Modèle de rapport d'état du programme ClickUp
Ce modèle ClickUp à code couleur vous indique l'état de votre budget, de votre calendrier et de la qualité de votre projet
Le modèle Modèle de rapport d'étape du programme ClickUp vous permet de visualiser en un coup d'œil tous les détails importants de votre programme ainsi que l'état d'avancement de votre projet. Des cellules codées en couleur indiquent si le calendrier, le budget et la qualité sont respectés et s'il y a des risques à prendre en compte. Vous pouvez également joindre des images telles que le diagramme de Gantt, l'affectation des ressources et le budget du programme pour vous donner une idée précise de ce qui se passe. Télécharger ce modèle
9. Google Docs Modèle de rapport sur l'état d'avancement d'un projet par Project Management Docs
Suivez vos étapes et vos produits livrables avec les dates prévues et planifiées pour que toute l'équipe soit sur la même longueur d'onde
Ce modèle gratuit de rapport sur l'état d'avancement d'un projet fournit une bonne vue d'ensemble de vos projets, avec suffisamment de détails pour vous aider à garder le contrôle et à satisfaire vos responsables.
Il présente d'emblée un résumé de l'état d'avancement du projet, avec un code couleur, et laisse de la place pour expliquer les problèmes éventuels. Il indique également l'état des principaux produits livrables et jalons, et dresse la liste des problèmes en suspens, des risques et des demandes de modification, ainsi que des écarts de coûts et de délais.
Pour vous aider à gérer votre équipe, il met en évidence le flux de travail, en mettant l'accent sur les tâches planifiées au cours du dernier mois et de la dernière semaine, puis sur les prochaines étapes de la semaine à venir. Et pour les responsables qui recherchent des indicateurs spécifiques, il permet de suivre les indicateurs clés de performance (ICP) .
Bonus: Modèles de journaux RAIDTélécharger ce modèle
10. Modèle de rapport d'état hebdomadaire Google Docs par Template.Net
Définissez votre objectif hebdomadaire à l'aide de ce modèle professionnel et ciblé
Ce rapport de situation hebdomadaire est idéal si vous gérez votre équipe de près. Il fournit également un modèle très détaillé qui le rend facile à remplir et à transmettre à vos parties prenantes.
Le modèle de rapport d'état comprend une lettre d'accompagnement, un résumé et une introduction au projet. Il se concentre ensuite sur les étapes en cours de réalisation et leur pourcentage d'avancement, et s'attarde sur les employés individuels et leur niveau de productivité. Vous saurez toujours exactement qui travaille sur quoi et comment il s'en sort. 👀 Télécharger ce modèle
Diriger de meilleurs projets avec des modèles de rapport d'état de projet
La mise en place de votre plan de projet n'est que la première étape d'une gestion de projet efficace. Ensuite, il s'agit de suivre les progrès, de gérer votre équipe, vos délais et votre budget, et de garder un œil sur les signaux d'alerte, afin de gérer efficacement les risques. Et tout cela avant d'informer les parties prenantes, comme le client ou le commanditaire du projet, car les tenir au courant est une autre partie essentielle du travail.
Pour faire tout cela efficacement, vous devez avoir les bonnes données à portée de main, dans un format qui vous aide à faire votre travail, plutôt que de vous créer une charge de travail supplémentaire.
Quelles que soient vos priorités, prenez le temps de trouver le modèle de rapport d'état de gestion de projet gratuit qui vous convient. Vous trouverez sur ClickUp tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet et collaborer avec votre équipe et les parties prenantes - et c'est gratuit.
Avec Modèles ClickUp vous vous sentirez plus maître de la situation, vous gérerez votre projet plus efficacement et vous économiserez du temps et de l'argent. Tout le monde y gagne. 🙌