De nombreuses entreprises modernes prônent une hiérarchie horizontale. Et même si cela donne l'impression qu'il n'y en a pas, les organisations et les projets ont toujours une certaine forme de hiérarchie.
En déployant les différents styles et méthodes de structuration des projets, vous évitez qu'ils ne se transforment en un véritable chaos. Avec une structure de gestion de projet adaptée, tous les membres de votre équipe, ainsi que les équipes qui vous entourent, sauront exactement qui fait quoi.
Il sera ainsi beaucoup plus facile de contrôler le travail et de prendre les meilleures décisions pour le projet et, en fin de compte, pour l'entreprise.
Dans cet article, vous apprendrez ce qui définit une structure de gestion de projet et comment en choisir une. Mais surtout, nous vous donnerons des instructions pour créer facilement ces structures dans ClickUp!
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À quoi servent les structures de gestion de projet ?
Une structure de gestion de projet sert à clarifier la hiérarchie et, par conséquent, les lignes hiérarchiques au sein d'un projet. La structure décrit la fonction et l'autorité de chaque intervenant du projet en matière de supervision et de prise de décision.
Ces structures organisationnelles prennent la forme de diagrammes. Leur valeur réside dans le fait qu'elles constituent une référence à laquelle les membres de l'équipe peuvent se référer pendant l'exécution du projet.
Après tout, avec l'attrition et le roulement du personnel, les structures de gestion de projet changent. Et il en va de même pendant les vacances et lorsque vous embauchez de nombreux nouveaux employés.
Mais le projet vient peut-être de démarrer, ce qui nécessite de définir sa structure organisationnelle. Ou bien il est peut-être si ancien que sa structure organisationnelle a changé au fil du temps.
Il est plus rapide et plus pratique de consulter un diagramme dans un référentiel accessible que de déranger (parfois plusieurs) collègues pour savoir à qui s'adresser afin de résoudre un problème urgent.
GESTION DE PROJET OU STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE PROJET ? Certains appellent ces structures « structures organisationnelles de projet » plutôt que « structures de gestion de projet ». En effet, elles représentent l'organisation des personnes autour d'un projet. Et selon la structure, le style de coordination et de gestion du travail et de la communication de l'équipe de projet change.
Néanmoins, toute structure de gestion de projet sert de base pour :
- Communication claire : avant et pendant le projet, mettez tous les membres de l'équipe d'accord sur le type de contribution attendu de chacun afin de minimiser les conflits.
- Collaboration efficace au sein de l'équipe: rôles, responsabilités et connexions entre eux clairement définis.
- Optimisation des flux de travail : le personnel, les systèmes technologiques et les matériaux au sein des projets et entre eux sont définis.
- Élimination des obstacles potentiels : ceux-ci peuvent être dus à une allocation excessive ou insuffisante des ressources et à une charge de travail trop importante.
Et toutes les caractéristiques ci-dessus sont en quelque sorte des principes de gestion de projet.
Différents types de structures organisationnelles de projet
Examinons les trois principaux types de structures de gestion de projet. Chacune d'entre elles présente une configuration différente des rôles des membres de l'équipe au sein des projets et de l'entreprise.
Cela permet de déterminer les responsabilités et les pouvoirs de chaque individu dans le cadre d'un projet ou de l'entreprise. Attention, nous vous présenterons des modèles que vous devrez peut-être personnaliser selon votre réalité.
Mais en attendant, vérifiez les différences entre les types de structures à ces niveaux :
- Le rôle du chef de projet en gestion de projet
- La coordination du travail et des personnes, qui peut être verticale ou horizontale
- Les postes hiérarchiques par rapport aux postes administratifs, étant donné qu'un poste hiérarchique représente un membre de l'équipe directement impliqué dans le produit. Un poste administratif représente une personne qui soutient le travail des personnes occupant des postes hiérarchiques sans être directement impliquée dans le produit.
- Une position hiérarchique représente un membre de l'équipe directement impliqué dans le produit.
- Une position administrative désigne une personne qui soutient le travail des personnes occupant des postes opérationnels sans être directement impliquée dans le produit.
- La concentration du pouvoir décisionnel, qui est soit détenu par quelques membres de l'équipe, soit soumis à une distribution dans toute l'entreprise.
- Un poste hiérarchique représente un membre de l'équipe directement impliqué dans le produit.
- Un poste administratif désigne une personne qui fournit l’assistance au travail des personnes occupant des postes opérationnels sans être directement impliquée dans le produit.
Structure organisationnelle fonctionnelle
La structure organisationnelle fonctionnelle de gestion de projet organise les membres du personnel en départements. Chacun de ces départements représente un domaine fonctionnel au sein de l'entreprise, tel que les ressources humaines, les finances ou le marketing.
Un responsable fonctionnel est chargé de chacun des départements. Et un cadre supérieur supervise leur travail.
Les responsables fonctionnels sont les décideurs et coordonnent les projets de manière horizontale. Pour chaque projet, ils sélectionnent les membres de l'équipe parmi le personnel du service concerné. Ces membres de l'équipe cumulent leurs responsabilités au sein du service (par exemple, le traitement des salaires) avec le travail lié au projet.
Recommandé pour : les projets interfonctionnels que le personnel peut accumuler en plus de ses responsabilités départementales.
Structure organisationnelle par projet
Dans la structure organisationnelle de gestion de projet (ou basée sur les projets), les plus grandes divisions au sein de l'entreprise sont les projets (et non les départements). De même, la coordination du travail est axée sur les projets, donc verticale.
De plus, le pouvoir de superviser le travail appartient aux chefs de projet, à raison d'un par projet. Ceux-ci affectent les membres du personnel aux projets, ce qui signifie que ces derniers se consacrent aux projets (plutôt qu'aux services).
Recommandé pour : les petites agences et les jeunes start-ups
Structure organisationnelle en matrice
Une structure matricielle est une grille dans laquelle les membres de l'équipe de projet ont deux lignes de rapports. Il existe plusieurs variantes de cette structure, notamment :
Structure faible
À première vue, cette structure matricielle de gestion de projet ressemble à la structure organisationnelle fonctionnelle. Mais il y a une différence : dans cette structure matricielle, ce sont les membres du personnel qui coordonnent le travail du projet entre les différents services (au lieu d'un responsable fonctionnel).
Structure équilibrée
Les structures matricielles équilibrées ne disposent pas de chefs de projet à temps plein. Au lieu de cela, le chef de projet est également un membre du personnel et cumule le travail du département avec les responsabilités de gestion de projet à temps partiel. De plus, c'est toujours le responsable fonctionnel qui prend les décisions concernant les budgets des projets, l'allocation des ressources et d'autres aspects.
Une structure solide
La structure matricielle forte comprend un service spécial exclusivement dédié à la gestion de projet. Les membres de ce service sont tous des chefs de projet à temps plein et polyvalents (supervisés par un responsable fonctionnel).
Un responsable de tous les chefs de projet dirige le département de gestion de projet. Et chaque chef de projet a autorité sur ses propres projets.
Comment choisir la meilleure structure organisationnelle pour votre équipe
Vous ne savez pas quelle structure organisationnelle de gestion de projet vous convient le mieux ? Pas de problème ! Voici quelques réflexions et conseils pour vous aider à y voir plus clair :
Analysez vos contraintes en matière d'allocation des ressources
Lorsque vous examinez vos contraintes en matière de ressources, pensez au personnel et à la main-d'œuvre, mais évaluez également les ressources telles que les logiciels, les outils et les autres dépenses de l'équipe.
Votre budget de recrutement influe sur l'affectation des ressources humaines. Il détermine également les fonctions assumées par chaque employé. De plus, le budget influence le temps dont dispose chaque membre de l'équipe pour travailler sur les projets.
- Une structure organisationnelle fonctionnelle convient au personnel qui doit cumuler le travail lié aux projets avec les responsabilités départementales.
- Dans les structures à matrice faible, les membres de l'équipe coordonnent le projet parallèlement au travail du département.
- Les structures matricielles équilibrées permettent à certains membres du personnel d'accumuler la coordination de projets avec le travail départemental.
- Les structures par projet exigent que vous prévoyiez un chef de projet dédié exclusivement à la supervision du travail lié au projet.
- Les structures matricielles fortes nécessitent un budget suffisant pour un chef de projet à temps plein et un service de gestion de projet avec un responsable dédié.
Déterminez les pouvoirs dont vos chefs de gestion de projet ont besoin.
Il s'agit de leur autonomie décisionnelle, qui dépend en grande partie de la structure de gestion de projet que vous sélectionnez. Mais le pouvoir décisionnel dépend également de l'existence de responsables fonctionnels en plus du chef de projet.
En outre, la structure organisationnelle du projet a un impact sur la communication entre le personnel et les chefs de projet en gestion de projet. En d'autres termes, elle définit les lignes de rapports au sein des projets.
- Dans une structure de matrice équilibrée, le chef de projet ne prend pas de décisions concernant le budget ou le recrutement du personnel.
- Dans les structures par projet, le chef de projet ne partage pas son autorité dans les projets.
- Dans les structures de type matriciel, les membres de l'équipe de projet rendent compte à la fois à un chef de projet et à un responsable fonctionnel.
Évaluez la taille et la complexité de vos projets
Lorsqu'un projet est moins complexe ou de moindre envergure, le chef de projet peut assumer d'autres fonctions que la coordination du travail. Il peut cumuler la coordination du projet avec le travail lié au projet et/ou au service.
Les projets de petite envergure fonctionnent mieux avec des structures fonctionnelles, à matrice faible et à matrice équilibrée.
D'autre part, les projets plus importants ou plus complexes s'adaptent mieux à des structures organisationnelles dans lesquelles les chefs de projet ne font pas le travail du service ou du projet. Une structure organisationnelle qui fonctionne bien dans ce cas comprend des structures par projet et des structures de matrice fortes.
Évaluez la maturité de votre entreprise
Si une organisation n'est pas encore mature, elle peut ne pas avoir de départements. Cela signifie que les tâches départementales sont résiduelles, de sorte que le personnel se consacre presque entièrement au travail sur les projets. Cela fonctionne mieux pour les jeunes start-ups.
5 exemples et modèles de structures de gestion de projet pour différentes équipes
Une fois que vous avez choisi une structure organisationnelle de gestion de projet, vous devrez peut-être la personnaliser pour votre équipe. Mais nous avons une longueur d'avance et vous proposons quelques exemples pour vous faire gagner du temps. Découvrez cinq exemples de structures de gestion de projet que vous pourriez rencontrer :
1. Structure de gestion de projet de l'équipe marketing
Cet exemple simple de structure organisationnelle s'applique aux équipes de marketing de contenu. Dans cet exemple, le responsable du blog est un chef de projet. Les blogs sont des tâches du projet, et les membres de l'équipe sont les stratèges de contenu, les rédacteurs de blog et les illustrateurs impliqués dans la création des articles.
Les illustrateurs font des rapports non seulement au responsable du blog, mais aussi au directeur créatif. Ce dernier décide du budget et de la répartition des illustrateurs et autres postes créatifs entre le projet du blog et d'autres projets, tels que les campagnes sur les réseaux sociaux.
En général, le responsable du blog et parfois le responsable créatif font des rapports au directeur du contenu (ou directeur de la création). Et ce directeur fait des rapports au vice-président du marketing ou au directeur marketing.
2. Structure de gestion de projet de l'équipe de conception
Une structure organisationnelle peut mieux convenir à une équipe qu'à une autre, c'est pourquoi une structure organisationnelle fonctionnelle est importante pour les équipes de conception. Mais nous venons de vous présenter l'une des possibilités, qui comprend un responsable de la conception parmi les membres de l'équipe de projet.
Dans cet exemple de structure, chaque chef de projet supervise une équipe de projet. Le coordinateur des chefs de projet est le chef de produit, qui définit la feuille de route régissant tous les projets liés à un produit.
L'équipe du projet 1 développe le site web. L'équipe 2 crée les éléments de conception qui apparaissent sur le site web. Et l'équipe 3 développe les composants logiciels utilisés par le programmeur informatique de l'équipe 1.
Cela signifie que les équipes peuvent être multidisciplinaires tout en ayant leur propre concepteur visuel. Mais ensuite, un responsable de la conception coordonne le travail de ces concepteurs afin qu'il soit conforme aux mêmes directives de conception.
3. Structure de gestion de projet de l'équipe commerciale
Il est courant d'organiser les équipes commerciales et les projets de manière géographique, car un directeur commercial supervise souvent plusieurs responsables commerciaux régionaux, qui supervisent eux-mêmes les responsables commerciaux de district.
En fonction de la taille du district, chaque directeur commercial régional coordonne le travail d'une ou plusieurs équipes commerciales. L'objectif de chaque équipe est d'élargir la clientèle et d'augmenter le chiffre d'affaires dans le district correspondant.
4. Structure de gestion de projet de l'équipe RH
Pour les équipes des ressources humaines, un projet consiste en un travail RH important ou complexe qui nécessite la supervision d'un chef de projet. Les exemples de ces projets peuvent être la création d'une expérience d'intégration des employés, la rédaction d'un manuel ou l'élaboration d'un programme de départs volontaires.
Une configuration du service RH avec un directeur RH supervisant un responsable RH pourrait être une structure organisationnelle fonctionnelle pour une entreprise. Parfois, les responsables RH sont responsables de leurs propres équipes, organisées en fonction de la nature de leur travail : recrutement, rémunération, avantages sociaux, formation et développement (L&D).
Par exemple, pour concevoir une formation d'intégration, le concepteur pédagogique pourrait jouer le rôle de chef de projet en plus de développer la formation elle-même. Il compterait alors sur la contribution des membres des deux autres équipes pour créer la formation, à condition que ces derniers continuent d'assumer leurs tâches habituelles, telles que les entretiens ou le traitement des salaires.
Bonus : logiciel de manuel de l'employé!
5. Structure de gestion de projet de l'équipe de construction
Les équipes de construction peuvent mettre en place des structures de projet assez élaborées. Et pour créer une structure, vous devez comprendre ce que signifie chaque rôle au sein d'un projet de construction :
- Un chef de projet senior supervise le travail des chefs de projet et des superviseurs.
- Les chefs de projet restent au bureau, planifient les objectifs du projet avec le directeur général et veillent à ce que l'équipe atteigne ces objectifs. Ils supervisent à la fois les superviseurs (au moins un par projet) et les administrateurs de projet (généralement un par projet si celui-ci est suffisamment important).
- Les chefs de chantier sont des gestionnaires sur le terrain chargés de définir les calendriers et de superviser le contremaître général.
- Le chef de chantier général, au nombre d'un par chantier, supervise les chefs d'équipe et l'exécution du travail par tous les autres ouvriers sur le terrain, tels que les charpentiers, les peintres, les plaquistes, les électriciens et les plombiers.
- Les administrateurs de projet s'occupent de toutes les tâches administratives nécessaires au bon déroulement d'un projet. Il peut s'agir, par exemple, de demander et de suivre les paiements aux fournisseurs et sous-traitants.
Comment créer une structure organisationnelle dans ClickUp
Les deux moyens les plus simples de créer une structure de gestion de projet dans ClickUp sont nos fonctionnalités ClickUp Carte mentale et ClickUp Tableau blanc.
Utiliser les cartes mentales ClickUp pour définir les structures de projet
Tout d'abord, qu'est-ce qu'une carte mentale? Dans le contexte de cet article, une carte mentale est une représentation visuelle de la structure interne de votre organisation.
Il s'agit d'un diagramme illustrant les relations hiérarchiques et les rapports hiérarchiques entre les membres de l'équipe de projet, les responsables et les autres cadres. Vous pouvez l'utiliser pour planifier et mettre en place votre projet et communiquer la structure de gestion de projet aux parties prenantes.
Désormais, dans ClickUp, vous pouvez créer une carte mentale libre, soit dans une vue Carte mentale, soit sur des Tableaux blancs. Dans le premier cas, ajoutez une vue Carte mentale à votre environnement de travail ClickUp. Dans le second cas, ajoutez une carte mentale à un Tableau blanc.
Remarque : vous pouvez convertir les éléments d'une carte mentale en tâches ClickUp. Mais si vous travaillez pour la première fois dans une vue de carte mentale, nous vous recommandons de choisir le mode vierge (plutôt que le mode tâche).
Passons en revue les étapes à suivre pour créer une carte mentale, que ce soit dans une vue carte mentale ou sur un Tableau blanc.
Étape 1 : Déterminez l'autorité suprême
Les cartes mentales étant des structures hiérarchiques, commencez par représenter la position d'autorité la plus élevée dans votre projet. Cette position correspond au nœud racine du diagramme.
Étape 2 : Représenter le premier niveau de nœuds enfants
En fonction du type de structure organisationnelle du projet que vous avez sélectionné, dessinez les nœuds enfants du nœud racine. Il peut s'agir de responsables fonctionnels, de chefs de projet ou de responsables de chefs de projet. Si cela vous semble utile, nommez chaque position en indiquant le nom de la personne.
Étape 3 : Créer des nœuds enfants
À ce stade, en fonction de votre structure de gestion de projet, faites l'une des choses suivantes :
- Ajoutez des membres du personnel et des chefs de projet aux départements fonctionnels en les séparant des responsables fonctionnels.
- Ajoutez des membres au personnel des équipes de projet en les rattachant aux chefs de projet.
Et si vous disposez d'un service de gestion de projet, ajoutez des chefs de projet à ce service en les séparant du responsable des chefs de projet.
Étape 4 : Mettre en avant les équipes de projet
Délimitez chaque équipe de projet. Vous pouvez le faire, par exemple, en utilisant des couleurs différentes pour chaque équipe de projet. Il existe d'autres moyens sur les Tableaux blancs pour les distinguer par des formes ou des couleurs.
Étape 5 : Désigner les chefs de projet en gestion de projet
Signalez les chefs de gestion de projet à temps plein et à temps partiel. Par exemple, apposez des étiquettes sur les nœuds pour faire cette distinction.
Vous souhaitez démarrer plus rapidement ? Utilisez le modèle Simple Mind Map de ClickUp pour mettre en place votre structure de gestion de projet.
Et si vous n'êtes pas sûr que ClickUp soit l'outil idéal pour concevoir des cartes mentales, consultez notre article sur les meilleurs logiciels de cartographie mentale disponibles sur le marché !
Utilisation des tableaux blancs ClickUp pour définir les structures de projet
Les tableaux blancs sont particulièrement adaptés à la collaboration à distance et en temps réel avec les responsables et autres cadres lors de la définition d'une structure de gestion de projet.
Les étapes de création de cartes mentales s'appliquent également à la conception de structures organisationnelles sur des Tableaux blancs. Cependant, au lieu de créer une carte mentale sur un Tableau blanc, vous pouvez agrémenter vos structures d'autres éléments visuels et restrictions de diagrammes.
Dans ClickUp Tableaux blancs, vous pouvez dessiner des formes et les lier à l'aide de connecteurs. Vous pouvez également ajouter des notes autocollantes et du texte à vos structures de gestion de projet et télécharger des fichiers image, tels que des portraits ou des symboles, afin de distinguer les différentes positions.
Conseil de pro : utilisez le modèle « Introduction aux Tableaux blancs » de ClickUp pour vous lancer.
Points à garder à l'esprit
En choisissant la structure organisationnelle la mieux adaptée à votre projet, vous optimisez les talents et les ressources. Vous posez ainsi les bases d'une gestion efficace des flux de travail et de la mise en place d'équipes hautement performantes.
Car sans ces deux ingrédients, des objectifs de projet clairs et une vision, il est impossible d'obtenir les résultats et la qualité souhaités.
Contactez-nous! Nous vous aiderons à mettre en place une structure de gestion de projet qui aura le meilleur impact sur vos projets.