Notre sondage sur l'efficacité des réunions montre que près de 40 % des personnes interrogées participent à quatre à huit réunions par semaine, chacune pouvant durer jusqu'à une heure.
Lorsque les réunions se déroulent bien, elles permettent de clarifier les choses, de prendre des décisions et de créer une dynamique. Dans le cas contraire, vous organisez en fait une réunion hebdomadaire où tout le monde vient, fait le point et repart sans que rien ne change.
Le problème, c'est tout ce qui se passe autour de la réunion.
Vous passez sans cesse de votre calendrier à un document sur lequel trois personnes effectuent des modifications en cours, puis à un outil de gestion des tâches qui ignore totalement qu'une réunion a eu lieu. Le temps que vous rassembliez toutes ces informations, vous avez oublié pourquoi vous aviez convoqué tout le monde.
Ce guide vous explique comment organiser des réunions dans ClickUp, de la définition de l'agenda au suivi des actions réellement menées à bien par la suite. C'est parti ! 🎯
Que signifie « organiser des réunions dans ClickUp » ?
Organiser des réunions dans ClickUp signifie créer l'agenda, prendre des notes pendant l'appel, attribuer des tâches à partir des discussions et garder tout ce qui est lié aux projets concernés par ces décisions.
La différence pratique se manifeste de deux manières :
- Le contexte reste intact : les notes de réunion sont directement liées aux tâches, projets ou documents discutés, ce qui évite à tout le monde d'avoir à fouiller dans les outils de télétravail.
- La responsabilité devient visible : les tâches liées aux réunions apparaissent dans les mêmes vues que celles déjà surveillées par votre équipe, ce qui signifie que leur suivi s'inscrit dans le cadre des cycles de travail normaux.
En regroupant vos réunions et vos tâches dans le même système, vous pouvez facilement éliminer la fragmentation du travail, c'est-à-dire la dispersion des activités professionnelles entre plusieurs outils, plateformes et systèmes distincts qui ne communiquent pas entre eux.
🔍 Le saviez-vous ? Il existe un véritable phénomène appelé « gueule de bois post-réunion ». Il s'agit d'une période de baisse de concentration et de motivation après une réunion frustrante ou improductive.
Pourquoi les équipes organisent-elles leurs réunions dans ClickUp plutôt que dans leur calendrier habituel ?
Les équipes transfèrent leurs réunions vers ClickUp, le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, afin d'éliminer la fragmentation. Cela est important pour plusieurs raisons spécifiques :
- Amélioration de la recherche : retrouvez les décisions prises lors des réunions en effectuant une recherche directe dans le projet auquel elles se rapportent.
- L'intégration devient plus facile : reliez l'historique des réunions au travail en cours afin que les nouveaux membres comprennent pourquoi les choses sont organisées de cette manière.
- Le suivi des actions est automatisé : utilisez ClickUp AI pour créer des tâches ClickUp à partir des discussions de réunion.
En intégrant vos réunions dans ClickUp, vous réduisez le nombre d'outils de gestion de réunions à gérer et le nombre d'endroits où les décisions peuvent se perdre.
📮ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour suivre les éléments à prendre en charge, mais 36 % continuent de recourir à d'autres méthodes fragmentées.
Sans un système unifié pour consigner les décisions, les informations clés dont vous avez besoin risquent de se perdre dans les discussions, les e-mails ou les feuilles de calcul. Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer les discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, discussions et documents, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Étape par étape : comment organiser des réunions dans ClickUp
Si vous vous êtes déjà demandé comment organiser des réunions efficaces sans perdre de vue l'essentiel, vous êtes au bon endroit. Vous trouverez ci-dessous un guide simple, étape par étape, pour vous aider à planifier, organiser et assurer le suivi de vos réunions dans ClickUp. 📝
Étape n° 1 : configurez un hub de réunions dans votre environnement de travail
Créez un hub de réunions qui servira de source unique d'informations pour toutes les activités liées aux réunions, ce qui vous permettra de trouver facilement les agendas, les notes et les suivis.
Pour créer un hub de réunions dans votre environnement de travail ClickUp :
- Créez une nouvelle liste dans ClickUp intitulée « Hub des réunions » afin que toutes les réunions soient centralisées.
- Pour chaque réunion, ajoutez une nouvelle tâche ClickUp à cette liste afin que chaque réunion dispose de son propre espace dédié.
- Joignez un document ClickUp à chaque tâche de réunion pour créer des agendas et des notes collaboratifs afin que plusieurs personnes puissent contribuer avant, pendant et après la réunion.
- Ajoutez des champs personnalisés ClickUp pour suivre le propriétaire de la réunion, le type ou le statut de suivi afin de pouvoir filtrer et générer facilement des rapports sur les réunions.
- Utilisez les @mentions dans les tâches ou les documents pour informer les participants et veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes et les résultats.
🔍 Le saviez-vous ? À la fin du XXe siècle, le nombre de réunions auxquelles assistait un employé moyen a doublé. Dans les années 1990, les cadres passaient près de 23 heures par semaine en réunion, soit plus d'une journée de travail complète à discuter avec d'autres personnes plutôt qu'à faire leur travail.
Étape n° 2 : planifiez l'agenda de manière collaborative dans ClickUp Docs
Les agendas collaboratifs permettent à chacun d'arriver préparé et aligné, ce qui permet de gagner du temps et d'aborder rapidement les sujets clés. ClickUp Docs permet à tous les participants de contribuer facilement avant le début de la réunion.
Pour planifier votre agenda :
- Rédigez les éléments de l'ordre du jour à l'aide de titres, de tableaux ou de bannières pour obtenir une structure claire.
- @mentionnez les participants dans le document pour les inviter à ajouter des sujets ou des questions.
- Encouragez les membres de l'équipe à commenter ou à suggérer des modifications directement dans le document, afin que les commentaires soient regroupés au même endroit.
- Utilisez un modèle de notes de réunion disponible dans le centre de modèles pour garantir la cohérence et ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois.
🔍 Le saviez-vous ? Certaines des premières organisations formelles en psychologie ont littéralement vu le jour lors de réunions. Par exemple, la Psychonomic Society a été fondée à Chicago en 1959, lorsqu'un petit groupe de psychologues expérimentaux s'est réuni pour partager ses recherches.
Étape n° 3 : organisez des réunions en direct dans ClickUp avec SyncUps
ClickUp SyncUps permet à votre équipe de se réunir en temps réel, directement dans le logiciel de gestion des tâches, afin que le contexte et la collaboration restent cohérents. C'est l'outil idéal pour les réunions debout, les séances de brainstorming ou toute autre réunion où les discussions en direct sont importantes.
Pour organiser une réunion en direct :
- Ouvrez n'importe quel canal de discussion ClickUp, message direct ou liste ClickUp pour démarrer une synchronisation.
- Cliquez sur l'option pour démarrer une synchronisation SyncUp afin de collaborer instantanément par voix ou vidéo, afin que tout le monde puisse se joindre rapidement.
- Attendez que les participants se connectent ; le système affiche un message afin que les retardataires puissent se joindre à la réunion sans perdre le fil.
- Partagez votre écran pour que tout le monde reste impliqué et concentré sur la discussion.
- Enregistrez la synchronisation si vous souhaitez la consulter ultérieurement, afin que rien ne soit perdu, et accédez-y depuis le Hub Clips de ClickUp.
💡 Conseil de pro : si vous organisez une réunion dans un outil de conférence externe tel que Zoom ou Google Meet, la fonctionnalité AI Notetaker de ClickUp vous garantit de ne manquer aucun détail. Elle vous permet de participer pleinement à la réunion en créant automatiquement un compte rendu complet de celle-ci.
Pour utiliser l'assistant de prise de notes IA :
- Assurez-vous que votre calendrier ClickUp est en connexion avec les évènements Outlook ou Google Agenda.
- Activez l'IA Notetaker pour votre réunion en l'activant/désactivant dans le Planner, afin qu'il participe en tant que participant.
- Laissez l'outil d'IA enregistrer et prendre des notes pendant la réunion afin que vous puissiez vous concentrer sur la discussion.
🤩 Bonus : utilisez ClickUp Brain pour poser des questions sur vos notes de réunion ou obtenir des résumés afin d'en tirer rapidement des conclusions !
🎥 Regardez cette vidéo pour découvrir comment l'IA fournit de l'assistance pour la prise de notes lors des réunions :
Étape n° 4 : transformez les résultats des réunions en travaux personnalisés et suivables
Les réunions ne font progresser les choses que lorsque les résultats se traduisent en actions. ClickUp facilite l'attribution et le suivi de chaque décision.
Pour transformer les résultats en actions :
- Passez en revue les éléments à prendre en compte répertoriés dans vos notes de réunion, vos documents ou vos tâches.
- Attribuez des tâches directement au membre de l'équipe responsable.
- Utilisez les commentaires sur les tâches ClickUp pour clarifier les responsabilités ou fournir des informations supplémentaires.
- Ajoutez des étiquettes de tâches dans ClickUp pour regrouper les éléments à mener ou suivre le statut des tâches.
Pour les réunions récurrentes, passez en revue les éléments précédents au début de chaque session afin de maintenir une progression continue.
🔍 Le saviez-vous ? Les foires commerciales médiévales ne servaient pas uniquement à acheter et vendre des marchandises. Il s'agissait de grands rassemblements où les marchands échangeaient des informations, créaient des réseaux et coordonnaient le commerce entre les régions, préfigurant ainsi les conférences commerciales et les environnements collaboratifs modernes.
Étape n° 5 : organisez des réunions asynchrones
Toutes les discussions ne nécessitent pas un appel en direct. Les réunions asynchrones permettent de faire avancer le travail sans encombrer le Calendrier, et permettent à chacun de contribuer selon son propre emploi du temps.
Pour organiser une réunion asynchrone dans ClickUp :
- Créez un document ou lancez un canal de discussion pour la réunion afin que chacun puisse apporter sa contribution.
- Partagez les mises à jour, les propositions ou les questions dans le document ou le canal afin de recueillir les commentaires en un seul endroit.
- Invitez les membres de l'équipe à ajouter des commentaires, des suggestions ou des approbations à leur convenance afin de garantir une participation flexible.
- Résumez les points clés et les décisions dans le document au fur et à mesure que la discussion progresse.
- Si vous souhaitez partager des instructions détaillées, enregistrez-les sous forme de mises à jour vidéo asynchrones via ClickUp Clips.
Étape n° 6 : utilisez l'IA contextuelle pour optimiser vos réunions et réaliser l'automatisation de vos processus
ClickUp Brain vous aide à tirer instantanément parti du contenu de vos réunions en résumant les discussions, en mettant en évidence les décisions et en faisant ressortir les éléments à prendre. Vous passez ainsi moins de temps à récapituler et plus de temps à faire avancer le travail.
Par exemple, après un appel de lancement de projet, vous ouvrez ClickUp Brain et partagez le document contenant les notes de la réunion. Vous demandez à ClickUp Brain de résumer la discussion et d'extraire toutes les décisions prises.
En quelques secondes, vous obtenez un résumé concis et une liste des prochaines étapes, que vous pouvez partager avec votre équipe ou convertir en tâches. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que rien n'est oublié, même si certains membres de l'équipe n'ont pas pu assister à la réunion.
📌 Exemples d’invites :
- Résumez cette réunion et mettez en évidence les principaux objectifs et défis abordés.
- Extrayez toutes les décisions prises au cours de cette réunion.
- Répertoriez tous les éléments mentionnés et suggérez des propriétaires de tâches lorsque cela est possible.
- Convertissez ces éléments à mener en tâches ClickUp avec des titres et des descriptions clairs.
- Créez une mise à jour concise que je peux partager avec les parties prenantes qui ont manqué la réunion.
Tirez parti d'une assistance contextuelle approfondie pour vos réunions
ClickUp BrainGPT, l'application de bureau autonome basée sur l'IA, vous offre une IA conversationnelle avancée capable d'analyser le contenu complexe des réunions, de répondre à des questions nuancées et de relier les informations entre votre environnement de travail ClickUp et le web. Cela vous permet de débloquer une compréhension approfondie et d'accélérer la prise de décision.
Lors d'une revue trimestrielle, vous devez comprendre comment les réunions récentes sont liées aux OKR de votre équipe. Vous lancez ClickUp BrainGPT et demandez : « Quels éléments issus des réunions du mois dernier sont encore en cours et ont un impact sur nos objectifs du premier trimestre ? »
BrainGPT effectue des recherches dans vos documents, vos tâches et vos applications connectées, puis fournit une liste ciblée. Cela vous aide à hiérarchiser les suivis et permet à votre équipe de rester concentrée sur ce qui compte le plus.
💡 Conseil de pro : Capturez vos idées et vos actions à la volée grâce à la fonction ClickUp Talk to Text dans BrainGPT. Elle vous permet de dicter les éléments à mener et les messages de suivi, ce qui facilite la capture d'informations précieuses sans interrompre le flux de la discussion.
Automatisez et adaptez le suivi des réunions
Les super agents ClickUp AI sont des coéquipiers alimentés par l'IA qui peuvent automatiser les flux de travail répétitifs liés aux réunions, tels que l'envoi d'e-mails de suivi, la création de tâches à partir de décisions ou la remontée de problèmes.
Après une réunion sur le statut d'un projet client, votre super agent peut :
- Consultez la transcription de l'IA Notetaker.
- Identifiez tous les éléments à prendre en compte.
- Créez automatiquement des tâches attribuées aux bons membres de l'équipe.
- Rédigez un e-mail résumé à l'intention du client, incluant les décisions clés et les prochaines étapes.
Grâce à cette automatisation simplifiée des flux de travail, votre équipe passe moins de temps sur les tâches administratives et peut se consacrer davantage à la création de valeur pour vos clients.
🔍 Le saviez-vous ? L'idée des réunions comme force commerciale a vu le jour à Detroit en 1896, lorsque les chefs d'entreprise locaux ont pris conscience que les congrès et les rassemblements organisés généraient un impact économique significatif grâce aux voyages, aux séjours à l'hôtel, aux repas au restaurant et au commerce local. Cette prise de conscience a contribué à la naissance du secteur professionnel MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions, ou réunions, incentives, conférences et expositions).
Bonnes pratiques pour organiser des réunions dans ClickUp
Pour organiser des réunions efficaces dans ClickUp, il faut adopter une approche stratégique en matière de planification, d'exécution et de suivi. Voici quelques bonnes pratiques à essayer. 💁
Définissez des objectifs clairs avant de cliquer sur « Démarrer »
Avant de planifier quoi que ce soit, posez-vous les questions suivantes : Quelle décision doit être prise ou quel problème doit être résolu ?
Inscrivez cet objectif en haut de votre document ClickUp afin que tout le monde sache pourquoi il est là. Lorsque les gens comprennent d'emblée l'objectif, ils viennent préparés et la discussion reste ciblée.
Les réunions vagues font perdre du temps à tout le monde. Au lieu de « Discuter des mises à jour du projet », essayez « Décider de la date de lancement du premier trimestre et attribuer les tâches préalables au lancement ». Cette dernière formulation a un objectif clair.
Utilisez la fonctionnalité de planification du Calendrier ClickUp pour respecter l'emploi du temps de chacun
Si votre compte rendu hebdomadaire est prévu pour durer 30 minutes, mais qu'il dure systématiquement 45 minutes, vous avez un problème. Peut-être abordez-vous trop de sujets, ou peut-être certains sujets nécessitent-ils des réunions distinctes.
Respectez le temps de votre équipe en commençant et en terminant ponctuellement, et utilisez les rappels ClickUp pour maintenir les discussions sur la bonne voie tout au long de la réunion.
Suivi dans les 24 heures
La réunion est terminée, mais votre travail n'est pas encore terminé.
En une journée, relisez le document de votre réunion, mettez de l'ordre dans vos notes et assurez-vous que toutes les tâches sont correctement attribuées avec des descriptions claires. Envoyez un message rapide dans ClickUp Chat ou ajoutez des commentaires en taguant toutes les personnes qui ont des actions à mener, avec un simple « Voici ce sur quoi nous travaillons tous depuis la réunion d'hier ».
C'est également là qu'un super agent peut intervenir pour gérer le flux de travail de suivi de bout en bout.
Cela permet de maintenir la dynamique et d'éviter la dangereuse hypothèse selon laquelle « quelqu'un d'autre s'en chargera ». Un suivi rapide fait la différence entre des réunions productives et des réunions qui n'aboutissent à absolument rien.
Un utilisateur réel de ClickUp partage son avis sur Reddit :
J'utilise ClickUp Clips presque tous les jours désormais. Il est plus facile de montrer à quelqu'un ce que je veux dire à l'aide d'un enregistrement d'écran rapide plutôt que d'essayer de l'expliquer par du texte. Et comme tout est transcrit, je peux retrouver ce dont j'ai besoin plus tard sans avoir à fouiller dans des dossiers.
Leur système Docs a discrètement remplacé la plupart de notre travail Google Docs. Tout fonctionne mieux lorsque notre documentation se trouve au même endroit que nos projets. L'équipe s'y est adaptée plus rapidement que je ne l'aurais pensé.
Au début, j'étais sceptique à propos de ClickUp Brain, qui me semblait être un gadget IA comme les autres. Mais cet outil m'a épargné certaines tâches rédactionnelles fastidieuses, notamment lorsque je dois résumer de longs e-mails de clients ou rédiger un premier jet...
La fonctionnalité de prise de notes par IA a été une véritable surprise. Avant, nous perdions beaucoup d'éléments à prendre après les réunions, mais désormais, tout est enregistré et les tâches sont attribuées automatiquement. Le suivi s'est nettement amélioré.
J'utilise ClickUp Clips presque tous les jours maintenant. Il est plus facile de montrer à quelqu'un ce que je veux dire avec un enregistrement d'écran rapide qu'en essayant de l'expliquer par du texte. Et comme tout est transcrit, je peux retrouver ce dont j'ai besoin plus tard sans avoir à fouiller dans des dossiers.
Leur système Docs a discrètement remplacé la plupart de nos travaux sur Google Docs. Tout fonctionne mieux lorsque notre documentation se trouve au même endroit que nos projets. L'équipe s'y est adaptée plus rapidement que je ne l'aurais pensé.
Au début, j'étais sceptique à propos de ClickUp Brain, qui me semblait être un gadget IA comme les autres. Mais cet outil m'a épargné certaines tâches fastidieuses, notamment lorsque je dois résumer de longs e-mails de clients ou rédiger un brouillon...
La fonctionnalité de prise de notes par IA a été une véritable surprise. Avant, nous perdions beaucoup d'éléments à prendre après les réunions, mais désormais, tout est enregistré et les tâches sont attribuées automatiquement. Le suivi s'est nettement amélioré.
Erreurs courantes à éviter
Voici quelques pièges courants dans lesquels tombent les équipes productives lorsqu'elles gèrent des réunions dans ClickUp, et ce qu'il faut faire à la place.
| Erreur courante | Problème | ClickUp devient encombré et les utilisateurs commencent à ignorer les notifications. |
| Considérez les notes de réunion comme des documents « définitifs » plutôt que comme des documents évolutifs. | Les informations importantes, les liens et les décisions ne sont jamais mis à jour après la fin de la réunion. | Revisitez le même document ou la même tâche ClickUp à chaque réunion et mettez-le à jour afin qu'il devienne un registre permanent. |
| Créer des tâches de réunion sans les lier à un travail réel | Les éléments à mener sont isolés et ne font jamais l'objet d'une connexion avec des projets ou des sprints. | Associez les tâches de réunion à des listes, des épopées ou des documents connexes afin de garantir la traçabilité du travail. |
| Transformez tous les points de discussion en plusieurs tâches | ClickUp devient encombré et les gens commencent à ignorer les notifications. | Créez des tâches pour les résultats, les décisions et les éléments les plus importants. Continuez à réfléchir dans les commentaires des tâches ou dans les documents. |
| Utilisation excessive des @mentions pendant les réunions | Les gens deviennent insensibles aux notifications et commencent à désactiver ClickUp. | Réservez les @mentions aux propriétaires et aux décideurs au sein de l'outil de gestion de projet. |
| Considérez le temps consacré aux réunions et les mises à jour asynchrones de la même manière | Les discussions qui pourraient être asynchrones finissent par faire perdre du temps lors des réunions. | Utilisez les commentaires et les Clips ClickUp pour les mises à jour asynchrones, réservez les réunions pour les décisions et les obstacles. |
| ClickUp n'est pas intégré aux outils de calendrier | Les réunions et les tâches ClickUp évoluent dans deux mondes distincts. | Synchronisez Google Agenda ou Outlook pour que les évènements s'affichent dans votre agenda, vos résultats de recherche et votre Calendrier. |
Outils et modèles pour organiser des réunions dans ClickUp
Il est beaucoup plus facile d'organiser des réunions lorsque vous ne partez pas de zéro à chaque fois. Essayez ces modèles de productivité prêts à l'emploi de ClickUp pour gérer la structure, afin de pouvoir vous concentrer sur la discussion elle-même. 🗓️
1. Modèle de réunion ClickUp
Le modèle ClickUp Meetings est conçu pour rationaliser la planification, l'exécution et le suivi de tous types de réunions, rendant la collaboration d'équipe plus productive et mieux organisée. Il fournit un système centralisé où les équipes peuvent préparer des agendas, suivre les actions à mener et surveiller la progression, garantissant ainsi que chaque réunion est utile et alignée sur les objectifs de l'organisation.
De plus, le modèle est fourni avec une structure de dossiers prête à l'emploi pour organiser dès le départ tous vos documents et processus de réunion.
🧠 Anecdote : La toute première conférence téléphonique a eu lieu en 1915, lorsque AT&T a établi des connexions entre des personnes à New York, San Francisco et Washington, D. C. Les conférences audio ont rapidement connu un grand succès, car elles s'appuyaient sur les réseaux téléphoniques existants.
2. Modèle de compte rendu de réunion ClickUp
Le modèle de compte rendu de réunion ClickUp permet de documenter de manière efficace et simple les discussions, les décisions et les éléments à prendre lors des réunions. Son objectif principal est de fournir un cadre structuré pour organiser les participants, les agendas et les tâches de suivi, en veillant à ce que tous les points clés et les résultats soient clairement consignés et facilement accessibles pour les parties prenantes.
Ce modèle est configuré comme un document ClickUp collaboratif qui fournit un aperçu complet pour résumer les réunions. Il comprend des pages pré-construites pour organiser les équipes, saisir les notes de réunion individuelles et fournir des instructions pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti du modèle.
3. Modèle de notes de réunion récurrentes ClickUp
Le modèle de notes de réunion récurrentes ClickUp aide les équipes à documenter et à organiser efficacement leurs réunions régulières. Il permet de suivre les discussions en cours, les décisions et les éléments à prendre afin de consigner les informations importantes et de les conserver pour référence future. Ce modèle est structuré de manière à faciliter la documentation complète des réunions et des processus.
Il comprend des sections avec un libellé clair pour :
- Date et objectif de la réunion : un espace pour noter la date et le motif de la réunion.
- Participants : une invite avec des instructions vous invite à étiqueter les participants à l'aide de mentions.
- Absents : un endroit où noter les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion.
- Quorum : un simple oui/non pour indiquer si le nombre de personnes présentes est suffisant pour prendre des décisions.
🔍 Le saviez-vous ? Si le Picturephone d'AT&T a impressionné le public dans les années 1960, il était coûteux, gourmand en bande passante et peu pratique pour la plupart des entreprises. Ce n'est qu'à la fin des années 1980 et dans les années 1990, lorsque la compression vidéo s'est améliorée et que les coûts pour les entreprises ont baissé, que les réunions vidéo sont devenues commercialement viables.
4. Modèle de réunion ClickUp niveau 10
Le modèle de réunion ClickUp niveau 10 facilite l'organisation de réunions de direction hautement structurées et productives. Son objectif principal est d'assurer la cohésion des équipes autour des objectifs hebdomadaires, mensuels et trimestriels, de maintenir la transparence et de veiller à ce que chacun soit informé et responsable en temps réel.
La page principale est centrée sur un grand titre Agenda. Sous celui-ci, la réunion est organisée en sections clairement définies :
- Mesures à prendre précédentes : une zone de checklist pour passer en revue ce qui a été assigné lors de la dernière réunion et confirmer ce qui est terminé ou ce qui reste à faire.
- Tableaux de bord : espace permettant le suivi des indicateurs clés ou des KPI, généralement sous forme de liste à puces.
- Rocks : un endroit où passer en revue les principaux objectifs trimestriels ou les grandes priorités et noter leur statut.
- Commentaires des clients/employés/fournisseurs : une section dédiée aux commentaires importants recueillis depuis la dernière réunion.
🎥 Apprenez à organiser une réunion efficace de niveau 10:
5. Modèle ClickUp 1-on-1s
Le modèle ClickUp 1-on-1s permet d'organiser et de rendre plus efficaces les réunions individuelles entre les responsables et les membres de l'équipe. Son objectif principal est de faciliter une communication claire, d'harmoniser les objectifs et les priorités, et de garantir que les commentaires exploitables sont pris en compte et font l'objet d'un suivi.
La section Attentes relatives aux réunions divise le processus en trois étapes simples :
- Avant le face-à-face, les deux personnes ajoutent à l'avance les sujets de l'agenda ou les mises à jour.
- Pendant les entretiens individuels, ils prennent ensemble des notes directement dans le document.
- Après l'entretien individuel, les éléments à prendre en compte sont officiellement attribués.
Dans chaque page de réunion datée, des sections guident la discussion : comment se sent l'employé, projets et priorités actuels, sujets liés à la croissance et au développement, et commentaires bidirectionnels.
6. Modèle de suivi des réunions ClickUp
Le modèle ClickUp Meeting Tracker centralise efficacement les agendas, les notes, les mesures à prendre et les tâches de suivi. Il garantit que toutes les informations relatives aux réunions sont organisées et facilement accessibles en un seul endroit.
Le modèle est structuré sous forme de liste et comprend des statuts de tâches personnalisés ClickUp pour suivre la progression de chaque réunion : Ouverte, En cours et Fermée. Il comporte également des champs personnalisés pour saisir les détails essentiels de la réunion, tels que le Type de réunion, le Lieu de la réunion, le Chronométreur, le Prise de notes et le Responsable.
Découvrez la solution idéale : ClickUp
La plupart des réunions se terminent par de bonnes intentions, mais sans aucune suite. Quelqu'un se porte volontaire pour s'occuper d'une tâche, une autre personne accepte de vérifier une autre tâche, et tout le monde repart avec le sentiment d'avoir été productif. Deux semaines plus tard, rien n'a été fait, car ces engagements sont restés dans le carnet de notes de quelqu'un.
ClickUp résout ce problème en transformant les discussions en travaux suivables sans étapes supplémentaires.
SyncUps vous permet de partager vos idées sans quitter votre environnement de travail, tandis que l'assistant de prise de notes IA capture automatiquement chaque détail lorsque vous vous concentrez sur la discussion. ClickUp Brain extrait instantanément les éléments à prendre et les décisions. Les tâches sont attribuées, liées à des projets et à des dates d'échéance, puis surveillées en même temps que tout ce que votre équipe suit déjà.
Ne laissez plus les bonnes discussions s'évaporer dans les airs. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp! ✅
Foire aux questions (FAQ)
Créez une liste ou un dossier dédié aux réunions, utilisez des tâches pour chaque réunion et ajoutez des agendas, des participants et des actions à chaque tâche ou à un document ClickUp joint. Conservez toutes les réunions dans la même structure afin de les retrouver facilement par la suite.
Oui. Vous pouvez collaborer directement avec les membres de votre équipe dans ClickUp via des SyncUps vocaux/vidéo. De plus, vous pouvez utiliser les intégrations ClickUp avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams pour rejoindre/planifier des réunions vidéo depuis votre environnement de travail ClickUp.
Il vous suffit d'ajouter le ClickUp AI Notetaker à votre réunion et toutes les notes seront enregistrées dans un document ClickUp Doc.
Oui. ClickUp Brain peut scanner des notes, suggérer des actions à mener, les prochaines étapes et des résumés, ainsi que créer des tâches de suivi.
Utilisez un modèle d'ordre du jour de réunion ou de réunion d'équipe récurrent dans ClickUp Docs ou Tasks. Définissez une tâche récurrente hebdomadaire ou mensuelle afin de réutiliser le même format à chaque fois.
Utilisez les réunions asynchrones lorsque les mises à jour ne nécessitent pas de discussion, que les participants se trouvent dans des fuseaux horaires différents ou que les décisions sont mineures. Utilisez les réunions en direct lorsque des décisions, des séances de brainstorming ou des sujets sensibles sont à l'ordre du jour.