Vous êtes donc passé au numérique. Très bien.
Vous avez abandonné les piles de papier et tout transféré en ligne, peut-être vers Google Docs, des disques partagés ou Notion, afin de créer des flux de travail plus rationalisés.
Cela semble moderne, n'est-ce pas ?
Sans compter que votre équipe passe encore plus de 30 minutes par jour à rechercher les bonnes informations.
Vous trouvez cinq versions du même fichier, chacune ayant fait l'objet d'une modification en cours effectuée par une personne différente.
Le dossier client dont vous avez besoin est enfoui dans un dossier aléatoire dont vous ne vous souvenez plus.
La moitié des notes de la dernière réunion d'équipe se trouvent dans le cahier de quelqu'un. L'autre moitié ? Personne ne sait où elle se trouve.
Qu'elles soient numériques ou non, si vos connaissances sont dispersées, votre productivité n'ira nulle part. Chaque minute perdue à rechercher des informations épuise silencieusement le temps et l'énergie précieux de votre équipe.
Voyons ensemble ce que sont les coûts cachés d'une documentation éparpillée et ce que vous pouvez faire pour y remédier.
⭐ Modèle présenté
Vous recherchez un moyen plus simple de suivre et de gérer les demandes de projet ? Utilisez le modèle gratuit de demande et d'approbation de projet de ClickUp pour examiner les nouvelles demandes, créer des projets pour les demandes approuvées, attribuer des tâches et suivre les progrès en temps réel !
Les coûts cachés d'une documentation dispersée
Une documentation dispersée signifie que les informations de votre équipe sont réparties dans trop d'endroits, tels que des disques partagés, des fils de discussion par e-mail, des chats, des notes personnelles, des documents papier, etc. Il en résulte une absence de structure et de source unique de vérité.
Voici ce que la documentation éparpillée coûte à votre équipe ou à votre entreprise :
Réduction de l'efficacité de l'équipe
La productivité et l'efficacité des employés sont directement affectées lorsque vos documents sont éparpillés un peu partout. Votre équipe passe plus de temps à activer/désactiver des plateformes pour trouver les informations qu'à les utiliser.
Chaque minute perdue à changer de contexte réduit à néant la concentration et l'élan de votre équipe.
✅ Vérification des faits : IDC estime que les travailleurs du savoir consacrent environ 16 % de leur temps à la recherche de fichiers. Pire encore, même après tous ces efforts inutiles, ils n’ont pas l’emplacement de ce dont ils ont besoin 56 % du temps.
Mais que se passe-t-il lorsque quelqu'un ne trouve toujours pas ce qu'il cherche ? Il contacte un collègue. Bien que cela puisse sembler être un travail d'équipe idéal, c'est en réalité un véritable frein à la productivité :
- La personne qui pose la question doit s'arrêter et attendre. Sa tâche est complètement suspendue.
- La personne qui répond est immédiatement arrachée à son travail de réflexion.
Mais ce n'est rien comparé au départ d'une personne clé de l'équipe.
Toutes les connaissances institutionnelles non documentées qu'ils détiennent (les petits conseils sur le fonctionnement réel d'un processus, l'emplacement de la version la plus récente ou la personne à contacter pour obtenir des informations spécifiques) disparaissent avec eux.
📮 ClickUp Insight : Vous ne trouvez pas la réponse ? Demandez simplement à un collègue, mais à quel prix ? Près de la moitié des employés interrompent régulièrement leurs collègues pour obtenir des informations. Et à chaque fois qu'ils le font, il leur faut jusqu'à 23 minutes pour se reconcentrer. Cela représente des heures de productivité perdues chaque semaine.
C'est là que vous avez besoin d'un cerveau centralisé pour votre organisation. Un collègue alimenté par l'IA, alias ClickUp Brain, peut vous apporter tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit : réponses, informations, fichiers, contexte, etc.
Augmentation des erreurs et des malentendus
L'absence de documentation partagée et centralisée peut pousser votre équipe à travailler avec des informations erronées ou incomplètes.
Quel est le coût réel de ces erreurs ? Les gens cessent de considérer la documentation comme une source fiable et essaient d'éviter de l'utiliser.
Imaginez ceci :
📌 Exemple 1 : Un commercial dispose de deux versions du même modèle de tarification sur son bureau. Bien que les deux semblent identiques, l'une comporte une réduction mise à jour et l'autre non. Le commercial envoie le mauvais modèle de tarification au client. Lorsque quelqu'un finit par remarquer l'erreur, le devis a déjà été envoyé et il n'y a plus grand-chose à faire.
Un mauvais contrôle des versions dans la gestion de projet n'est pas le seul facteur à l'origine des incohérences. Lorsque des détails importants sont enfermés dans des espaces privés (ou des silos), cela est tout aussi néfaste, car cela ajoute des frictions à vos processus.
Voici comment :
📌 Exemple 2 : Imaginez que votre équipe produit discute et finalise une mise à jour mineure des fonctionnalités dans son canal Slack privé. Elle a oublié de mettre à jour le document officiel des spécifications techniques.
L'équipe de développement continue à développer la fonctionnalité en se basant sur les anciennes exigences. Vous devez effectuer des retouches inutiles qui auraient pu être évitées grâce à une gestion adéquate des documents.
Difficulté à intégrer de nouveaux membres dans l'équipe
Si vos nouvelles recrues sont obligées de passer d'un document Word aléatoire à un autre, de liens vers d'anciennes conversations de chat ou d'anciens fils de discussion par e-mail, vous les empêchez de donner leur pleine capacité.
La seule façon pour un nouvel employé d'apprendre les ficelles du métier est de poser constamment des questions à ses collègues. Cela signifie que les membres expérimentés de l'équipe doivent consacrer beaucoup de temps au transfert manuel et individuel de connaissances.
✅ Vérification des faits : 42 % des nouveaux employés déclarent que les informations dont ils ont besoin au travail sont trop dispersées sur différentes plateformes. Cela signifie que près de la moitié des nouveaux membres de votre équipe passent leurs premières semaines à chercher où se trouvent les informations nécessaires au lieu de les mettre à profit.
Responsabilité et traçabilité réduites
Il est impossible de se souvenir et de suivre qui est responsable de la maintenance de la documentation lorsqu'elle est répartie sur de nombreux outils. Tout le monde suppose que quelqu'un d'autre se chargera des mises à jour, ce qui signifie inévitablement que personne ne le fait.
Considérez ce scénario classique :
📌 Exemple : Quelqu'un crée une documentation de processus pour un projet. Trois mois plus tard, un autre membre de l'équipe la télécharge, y apporte quelques modifications rapides et télécharge la « dernière » version dans un dossier ou sur une plateforme complètement différente.
Il existe désormais deux versions contradictoires, et personne ne sait laquelle l'équipe suit officiellement.
Ce qui aggrave encore ce désordre, c'est le manque de contexte.
Même si l'historique d'un document indique qui a effectué une modification, le document lui-même est souvent déconnecté des discussions internes. Vous ne pouvez pas retracer qui a suggéré la modification, quand elle a été suggérée ni pourquoi. Cela crée un énorme déficit de connaissances.
🧠 Anecdote amusante : le terme « changement de contexte » vient en fait du monde de l'informatique. À l'origine, il était utilisé pour décrire la façon dont un système d'exploitation jongle avec plusieurs programmes à la fois. Des décennies plus tard, nous avons emprunté cette expression pour décrire la façon dont les humains passent d'une tâche à l'autre et d'un document à l'autre. L'ironie ? Contrairement aux processeurs, notre cerveau n'est pas conçu pour gérer cette charge sans que cela ait un impact direct sur notre productivité.
Opportunités manquées et décisions retardées
Comme vous passez votre temps à rechercher des informations au lieu de les utiliser, vous agissez trop tard ou vous n'agissez pas du tout.
Ajoutez ce problème à un environnement d’entreprise en constante évolution où la marge de manœuvre est déjà très réduite. Pensez à ces moments critiques où la pression est forte :
- Un système majeur tombe soudainement en panne
- Un concurrent clé a lancé de manière inattendue une nouvelle fonctionnalité pour son produit.
- Un client a proposé une transaction importante et urgente.
Si les informations nécessaires pour résoudre un bug, réagir à un changement du marché ou évaluer rapidement une transaction sont dispersées, votre entreprise perd de sa vitesse et de son avantage concurrentiel.
Lorsque votre équipe aura enfin une vue d'ensemble ou aura déterminé l'emplacement du document manquant, il sera trop tard pour atténuer le risque.
👀 Le saviez-vous ? 74 % des entreprises ont vu leurs décisions quotidiennes multipliées par 10 au cours des trois dernières années. Bombardées par une telle quantité de données, 85 % des personnes interrogées déclarent que cela a un impact négatif sur leur prise de décision, sous forme d'opportunités manquées et d'anxiété décisionnelle.
Risques liés à la conformité
Une mauvaise gestion des documents peut rendre extrêmement difficile la maintenance des réglementations.
Réfléchissez-y. Si vos politiques de gestion des données clients ou de contrôle d'accès sont dispersées entre plusieurs outils, comment votre équipe peut-elle garantir que chaque système reste conforme aux dernières normes ?
La réponse courte est : ils ne le peuvent pas.
✅ Vérification des faits : Même la meilleure infrastructure de conformité repose sur un élément essentiel : des données organisées. Cependant, des études montrent que 63 % des entreprises trouvent leurs informations trop désordonnées, complexes et dispersées pour être utilisées efficacement, ce qui augmente les risques de non-conformité.
📚 En savoir plus : Comment tirer parti de la recherche en tant que service pour obtenir de meilleurs résultats
Comment atténuer les coûts cachés liés à la dispersion des documents
Pour remédier à la dispersion de la documentation, il faut commencer par changer de mentalité : vos documents sont un atout essentiel pour l’entreprise.
Vous n'avez pas besoin d'une refonte d'un an pour obtenir des résultats visibles. Quelques étapes réfléchies peuvent apporter de la clarté et restaurer la confiance de votre équipe dans votre système de documentation :
Étape 1 : Auditez la documentation existante
Commencez par répertorier tous les emplacements où se trouvent actuellement vos documents. Il peut s'agir de Google Drive, SharePoint, Confluence, GitHub, Slack, des disques durs locaux de l'équipe, des bureaux individuels des employés, des chaînes d'e-mails, etc.
📝 Note : n'essayez pas de déplacer ou de corriger des fichiers pour l'instant. Faites l'inventaire de tous les emplacements utilisés pour stocker ou partager des documents.
Pour chaque emplacement, identifiez les documents les plus essentiels, c'est-à-dire les fichiers qui sont absolument indispensables pour les opérations quotidiennes, la sécurité ou la conformité. Il s'agit notamment de vos guides de processus fondamentaux, de la documentation relative aux projets, des fichiers de politique, etc.
Évaluez maintenant l'état de chaque document clé en posant les questions suivantes :
- Quand a-t-elle été mise à jour pour la dernière fois ?
- Qui l'a rédigée ou effectuée la modification en cours ?
- Est-ce toujours d'actualité ?
- Existe-t-il des copies ou différentes versions de ce document ?
À la fin de cet audit, vous aurez une idée claire de ce qui doit être corrigé immédiatement et comment.
🚀 Avantage ClickUp : Vous vous rendez à une réunion d'équipe pour discuter des lacunes dans la documentation et planifier les prochaines étapes ? Utilisez le preneur de notes ClickUp AI.
L'IA écoute et prend des notes complètes pour toute l'équipe, ce qui vous permet de vous concentrer pleinement sur la discussion et de vous assurer que les bonnes décisions sont prises en matière de documentation.
Une fois l'appel terminé, l'IA fournit instantanément une transcription complète et génère des résumés intelligents, indiquant qui a dit quoi et dressant une liste des éléments à prendre en compte. Plus besoin de passer une heure à déchiffrer des notes griffonnées à la hâte. Mais c'est là que cela devient vraiment intéressant : vous pouvez sélectionner n'importe quel élément dans le résumé généré par l'IA et le convertir instantanément en une tâche ClickUp entièrement suivie !
Étape 2 : Standardiser la structure de la documentation
Créez un processus standard pour documenter les informations afin que chaque membre de votre entreprise crée des documents exactement de la même manière, qu'il s'agisse des politiques de l'entreprise ou du processus de production de contenu.
Voici ce qu'il faut sécuriser :
- Définissez des critères non négociables pour chaque document : chaque document doit comporter des éléments clés en haut de la page, tels qu'une introduction/un résumé clair, la date de la dernière mise à jour, le propriétaire (pas de partage des responsabilités !) et un libellé indiquant son statut actuel.
- Définissez une convention de nommage des fichiers cohérente : imposez un format obligatoire pour les noms de documents (par exemple, utilisez des tirets au lieu d'espaces ; commencez toujours par le code du projet et la date).
- Rendez le contrôle des versions obligatoire : pour éliminer les cauchemars liés au contrôle des versions, imposez une politique stricte selon laquelle les équipes doivent travailler sur les documents au sein du système central.
- Établissez un guide de style et des directives de mise en forme : il inclura la manière d'utiliser correctement les titres, les styles de police de caractère à appliquer et quand utiliser des puces.
Créer manuellement des modèles pour chaque type de document (résumés de projet, procédures opératoires normalisées, notes de réunion) prend énormément de temps. Pour accélérer les choses, ClickUp propose des modèles prédéfinis faciles à personnaliser et à partager.
Jetons rapidement un œil à quelques modèles proposés par ClickUp :
1. Modèle de documentation de projet
Pour uniformiser la manière dont vous documentez les détails de vos projets entre les différentes équipes et régions, le modèle de documentation de projet de ClickUp vient à votre secours.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Regroupez tous les documents liés à votre projet en un seul endroit.
- Fournissez à l'équipe un aperçu du projet, qui comprend la portée, les objectifs et l'échéancier du projet.
- Définissez des jalons et des objectifs mesurables pour votre projet.
- Décomposez le projet en tâches plus petites et attribuez-les aux membres de l'équipe concernés.
- Suivez en temps réel la progression de votre projet et documentez les résultats.
C'est un moyen simple de mettre de l'ordre et de la visibilité dans la documentation de vos projets.
2. Modèle de document sur les processus de l'entreprise
Lorsque chaque membre de l'équipe suit sa propre méthode pour documenter les processus de l'entreprise, il devient difficile de garantir la cohérence.
Le modèle de document de processus d'entreprise de ClickUp offre un moyen unique et efficace de créer, d'organiser et de mettre à jour les processus de votre entreprise.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Dressez la liste de tous les processus que vous devez documenter.
- Organisez et classez tous les documents liés à chaque processus que vous documentez. Par exemple, les manuels de formation, les guides de procédure, etc.
- Documentez chaque processus en détail en remplissant simplement les champs vides ou en personnalisant notre modèle comme vous le souhaitez.
- Réviser le document à mesure que vos processus évoluent
💡 Conseil de pro : utilisez le modèle de processus et de procédures de ClickUp pour documenter et suivre en détail les procédures de chaque processus d’entreprise. Il propose des attributs et des vues personnalisés pour vous aider à organiser tous les détails procéduraux de la manière la plus claire possible.
Étape 3 : Centralisez et liez tous les documents
Centraliser votre documentation ne signifie pas tout regrouper dans un seul dossier géant.
Vous devriez plutôt créer un système de gestion du cycle de vie des documents permettant aux membres de l'équipe disposant des permissions nécessaires de suivre et d'accéder aux documents.
Comment y parvenir ?
- Choisissez un environnement de travail centralisé : décidez où votre équipe stockera et gérera la documentation. Cet environnement de travail doit être facilement accessible à tous et étroitement lié à vos outils, projets et processus clés existants.
- Migrez les documents : déplacez les fichiers hors des e-mails, chats, disques durs, etc. éparpillés, et organisez-les soigneusement dans votre nouvel espace central. Au cours de la migration, veillez à supprimer les doublons ou à archiver les feuilles de calcul/documents obsolètes.
- Utilisez des structures de dossiers hiérarchiques : regroupez les documents de manière logique. La structure doit être si intuitive qu'un membre du service marketing puisse trouver rapidement la documentation sur les produits en quelques secondes, sans avoir à fouiller dans tout l'environnement de travail.
- Reliez les documents entre eux : par exemple, reliez votre plan de campagne marketing à votre calendrier de contenu, puis reliez les deux au rapport de performance.
- Reliez les documents à votre flux de travail quotidien : par exemple, si votre plan de projet décrit les principaux livrables, ajoutez un lien vers la tâche exacte ou l'ensemble du suivi des tâches où ces livrables sont exécutés. Cela permet à tout le monde de passer directement du plan à la progression sans perdre de temps.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, offre un environnement de travail unifié où tous vos documents, tâches et communications peuvent coexister. Grâce à notre plateforme, vous pouvez centraliser vos connaissances dans un hub accessible et réduire la dispersion du travail.
Voici comment ClickUp résout les inefficacités cachées liées à la dispersion des documents :
Créez votre hub de connaissances avec ClickUp Docs.
La centralisation des documents n'est qu'un début ; vous devez également les intégrer à votre travail quotidien. Sinon, vous finirez par perdre du temps à rechercher des informations qui auraient dû être à portée de main.
Avec ClickUp Docs, vous pouvez créer un nombre illimité de plans de projet, wikis, bases de connaissances, procédures opératoires normalisées, feuilles de route, etc., et les lier à des tâches dans ClickUp Tasks pour une gestion de projet plus intelligente et contextuelle.
Grâce à des pages et sous-pages imbriquées et à une mise en forme riche avec des titres, des tableaux, des bannières, des colonnes et des éléments multimédias intégrés, vous pouvez créer une architecture de documentation à plusieurs niveaux.
Plusieurs utilisateurs peuvent effectuer des modifications en cours sur un document simultanément, mais vous pouvez également contrôler qui peut l'afficher, le commenter ou le modifier. Chaque modification en cours est enregistrée instantanément et vous pouvez consulter l'historique détaillé des versions pour savoir qui a apporté quelles modifications et à quel moment.
Hub Documents vous offre une plateforme centralisée où vous pouvez rechercher, trier, filtrer et organiser vos documents dans des dossiers/listes.
Trouvez tout instantanément grâce à la recherche Enterprise de ClickUp.
La plus grande frustration liée à une documentation médiocre est de devoir rechercher des fichiers en dehors de votre plateforme principale.
Découvrez : la recherche d'entreprise de ClickUp.
Il vous permet d'accéder instantanément à l'ensemble de votre travail sur tous les outils et applications (oui, même en dehors de ClickUp). Saisissez votre requête dans ClickUp Search et accédez à tous vos fichiers en quelques secondes.
Voici ce que vous pouvez faire :
- Récupérez les informations pertinentes, quel que soit leur emplacement dans vos systèmes, grâce à la barre de recherche universelle et interne.
- Filtrez les résultats par attributs tels que le projet, l'assigné, le statut, la priorité, etc. afin d'obtenir les résultats les plus pertinents. Notre moteur de recherche cognitif utilise l'IA contextuelle pour comprendre le sens de votre requête.
- Utilisez un accès basé sur les permissions et des pistes d'audit pour vous assurer que les informations sensibles ne sont visibles que par les utilisateurs autorisés.
⭐ Bonus : vous avez besoin d'une réponse rapide à une question, mais vous êtes en plein milieu d'une tâche qui demande beaucoup de concentration ? Avec la fonction Talk-to-Text de ClickUp Brain MAX, vous n'avez plus besoin de taper une requête détaillée dans le moteur de recherche ! Posez votre question ou donnez votre commande à voix haute et trouvez l'information sans interrompre votre flux de travail.
Créez et gérez vos documents de manière intelligente avec ClickUp Brain.
ClickUp Brain (l'assistant IA intégré) facilite la découverte de connaissances grâce à l'IA en connexion.
Intégrez-le dans une tâche ou un document, et il pourra résumer un projet, rédiger une première ébauche ou transformer vos notes de réunion en plan d'action. L'IA dispose de tout le contexte de votre travail et répond à vos questions en extrayant des informations des documents de votre entreprise, tels que les politiques de télétravail, etc. Idéal pour intégrer les nouvelles recrues et les familiariser avec votre environnement de travail !
Étape 4 : Formez votre équipe et imposez l'adoption
Vous devez former votre équipe à la nouvelle norme en matière de documentation. C'est là que vous leur montrez comment l'utiliser et leur expliquez pourquoi elle est importante pour l'entreprise.
À faire :
- Utilisez des supports d'intégration tels que des vidéos courtes, des guides internes ou des sessions de présentation pour expliquer le nouveau flux de travail de gestion des documents.
- Proposez des formations ciblées à différentes équipes afin que l'équipe financière sache exactement comment créer des notes de frais, tandis que l'équipe marketing apprend à créer et à stocker de nouveaux éléments de campagne pour les réutiliser.
- Encouragez votre équipe à vérifier la documentation avant d'interrompre un collègue. Cela permet de changer immédiatement la culture d'entreprise qui repose sur les connaissances individuelles.
- Vérifiez régulièrement auprès de votre équipe si le nouveau système fonctionne bien. Les employés l'utilisent-ils correctement ? Leur permet-il de trouver plus rapidement les informations dont ils ont besoin ? Si oui, célébrez cette réussite ! Reconnaissez les efforts des membres de l'équipe qui respectent systématiquement les nouvelles normes. Une petite reconnaissance contribue grandement à renforcer les comportements positifs.
⭐ Bonus : transformez votre documentation en un système autonome grâce à ClickUp Agents.
Ils surveillent votre environnement de travail, détectent les lacunes et prennent automatiquement des mesures, sans qu'aucune intervention manuelle ne soit nécessaire. Voici comment vous pouvez les utiliser :
- Maintenez la documentation à jour : les agents peuvent vous alerter lorsqu'un document n'a pas été mis à jour depuis des mois ou lorsque les tâches liées ne sont plus synchronisées avec le plan.
- Appliquez des normes de processus : déclenchez des rappels si quelqu'un crée un document sans propriétaire, sans libellé de statut ou sans convention de nommage appropriée.
- Automatisation de la mise à jour des connaissances : les agents peuvent résumer les nouvelles informations, mettre à jour les documents de référence et assurer la maintenance de la cohérence à mesure que le travail évolue.
- Assistance à l'intégration : lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise, les agents peuvent automatiquement partager les documents, politiques et procédures opératoires normalisées (SOP) essentiels.
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Exemples concrets de documentation centralisée générant des résultats
Vous trouverez ci-dessous deux exemples d'entreprises qui ont réalisé une réussite en réduisant le coût d'une documentation médiocre et en réalisant d'énormes gains d'efficacité :
1. Finastra
Finastra, un géant de la fintech, a été confronté à un chaos interne au sein de son équipe marketing mondiale composée de plus de 120 employés. Les plans critiques de mise sur le marché (GTM) étaient dispersés entre MS Teams, SharePoint et les disques durs locaux des ordinateurs portables.
Résultat ? Les campagnes marketing lancées manquaient de cohérence et l'équipe a perdu un temps considérable en réunions pour informer manuellement la direction de ses plans de commercialisation.
Solution : Grâce à ClickUp, Finastra a tout regroupé dans un seul environnement de travail connecté :
- Chaque entreprise (par exemple, prêts, paiements) suit désormais une structure de dossiers cohérente pour organiser les informations.
- Ils utilisent des modèles standardisés pour une saisie cohérente des données dans toutes les entreprises et toutes les régions.
- Avec ClickUp Views, l'équipe peut filtrer les plans GTM par zone géographique ou par secteur d'activité en quelques secondes. Elle peut également générer des vues spécifiques aux parties prenantes au lieu de créer manuellement des diapositives de présentation.
- Les notifications push automatisées permettent à toutes les équipes de rester synchronisées avec les dernières modifications.
Résultat : le passage d'un contrôle médiocre des documents à un environnement de travail unifié et structuré a donné d'excellents résultats pour Finastra. L'entreprise a enregistré une augmentation de 30 % de l'efficacité de la collaboration et de 40 % de l'efficacité GTM !
⚒️ Astuce rapide : transformez votre documentation en informations exploitables grâce aux tableaux de bord ClickUp.
La centralisation de la documentation n'est qu'une partie du travail. Votre équipe a également besoin d'un moyen rapide d'interpréter ces informations, et les tableaux de bord ClickUp vous aident à le faire.
Créez un tableau de bord qui extrait automatiquement les données de vos documents, tâches et projets. Vous pouvez :
- Suivez le statut de la documentation (mise à jour, obsolète, propriétaires manquants)
- Visualisez les plans GTM, les échéanciers des campagnes et les risques liés aux projets en temps réel.
- Surveillez la charge de travail, les obstacles et les activités inter-équipes en un coup d'œil.
- Créez des vues spécifiques à chaque rôle pour le marketing, l'équipe commerciale, les produits ou l'assistance.
2. Tapestry
Tapestry, la société mère de marques de luxe telles que Coach et Kate Spade, gère plus de 1 400 magasins et 18 000 employés à travers le monde. Sa structure tentaculaire, répartie sur plusieurs continents, rendait impossible le partage efficace d'informations entre les marques et les régions.
Solution : Grâce à l'IA générative, Tapestry a mis au point une solution centralisée de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise. Cette solution, un chatbot, a été développée et déployée en seulement quatre mois et a été immédiatement adoptée.
Résultat : une réduction significative du temps passé par les employés à rechercher des réponses. La solution a également permis de libérer le personnel expert de la tâche de répondre à des questions répétitives et a donné aux nouveaux arrivants les moyens d'agir en leur offrant un accès rapide et fiable aux connaissances dont ils avaient besoin.
📮 ClickUp Insight : 43 % des gens gardent des onglets ouverts parce qu'ils ont peur de perdre quelque chose d'important, et 30 % d'entre eux paniqueraient carrément si tous leurs onglets disparaissaient.
Cela révèle l'illusion du contrôle : nous comptons sur les onglets comme filet de sécurité, ce qui nous donne un faux sentiment de sécurité. ⚖️
ClickUp Enterprise Search vous permet de prendre le contrôle de votre environnement de travail en rendant chaque fichier, note et intégration consultable à partir d'un hub central. Vous pouvez désormais fermer les onglets en toute confiance, sachant que ce qui compte est toujours à portée de main.
📚 En savoir plus : Comment utiliser l'IA pour la documentation
Simplifiez la documentation et la recherche avec ClickUp
Le véritable coût d'une documentation médiocre ne se limite pas à une perte de temps ; il freine activement la dynamique de votre entreprise.
La bonne nouvelle : ClickUp vous aide à créer un puissant système de gestion des documents qui établit une connexion directe entre les connaissances et l'action. Comme le partage un critique de G2,
ClickUp centralise tout notre travail (tâches, documents, chats et objectifs) en un seul endroit. Sa flexibilité est inégalée : les vues personnalisées, les automatisations et les intégrations permettent d'adapter facilement les flux de travail aux besoins de chaque équipe. J'apprécie particulièrement la façon dont ClickUp équilibre la profondeur (fonctionnalités puissantes telles que les dépendances et les tableaux de bord) et la facilité d'utilisation. Il a rendu le suivi des projets, la collaboration entre les équipes et la communication plus fluides et beaucoup plus transparents.
ClickUp centralise tout notre travail (tâches, documents, chats et objectifs) en un seul endroit. Sa flexibilité est inégalée : les vues personnalisées, les automatisations et les intégrations permettent d'adapter facilement les flux de travail aux besoins de chaque équipe. J'apprécie particulièrement la façon dont ClickUp équilibre la profondeur (fonctionnalités puissantes telles que les dépendances et les tableaux de bord) et la facilité d'utilisation. Il a rendu le suivi des projets, la collaboration entre les équipes et la communication plus fluides et beaucoup plus transparents.
Avec ClickUp Docs, ClickUp Brain et Enterprise Search, vous créez un environnement de travail où les équipes n'ont plus besoin de se battre pour obtenir des documents ou des réponses : il leur suffit de s'adresser à l'IA.
Le meilleur dans tout ça ? La configuration de cet environnement de travail ne prend pas beaucoup de temps ! Il est très intuitif et convivial. Nos clients nous disent régulièrement à quel point il est facile de centraliser leurs documents, d'effectuer l'automatisation de flux de travail complexes et de regrouper toutes leurs informations sous un même toit.
Alors, qu'attendez-vous ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp!
Foire aux questions (FAQ)
Lorsque les documents sont dispersés entre plusieurs outils, les employés passent plus de temps à rechercher des informations. Ils passent constamment d'un onglet ou d'une application à l'autre, ce qui perturbe leur concentration et rend plus difficile le retour à la tâche. En centralisant la documentation, vous réduisez ces changements de contexte et évitez la confusion causée par des informations obsolètes ou contradictoires. Cela stimule directement le moral et la productivité de votre équipe.
ClickUp rassemble tous les documents dans un espace de travail connecté. Avec ClickUp Docs, les équipes peuvent créer et conserver des documents essentiels tout en poursuivant leur travail quotidien. Une fonction de recherche puissante et une découverte des connaissances assistée par l'IA permettent de synchroniser l'ensemble de cet espace de travail pour un accès facile et instantané. Votre espace de travail devient un système organisé et consultable auquel toute votre équipe peut se fier.
Une documentation éparpillée peut facilement entraîner une duplication du travail, des informations incohérentes ou obsolètes, une baisse de la productivité de l'équipe et une diminution de la responsabilité. Travailler avec une documentation éparpillée peut même vous exposer à des amendes réglementaires en cas d'échec des audits.
Les modèles standardisés apportent ordre et prévisibilité à la manière dont votre équipe utilise les documents. Comme tout le monde suit la même structure de document, les informations restent cohérentes et faciles à utiliser. Grâce à des tableaux de bord prêts à l'emploi, vous pouvez éviter de créer des présentations PowerPoint fastidieuses et communiquer directement les informations essentielles aux parties prenantes en temps réel.