Vous avez créé les documents, envoyé les mises à jour et élaboré les guides pratiques.
Mais quand quelqu'un a besoin de ces information, que se passe-t-il ? 💭
La barre de recherche est l'une des fonctionnalités les plus utilisées dans tout environnement de travail numérique, mais lorsqu'elle ne répond pas aux attentes, cela ne passe pas inaperçu.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu'est la recherche interne, pourquoi elle est souvent insuffisante et comment vous pouvez la rendre plus efficace pour votre équipe. Nous verrons également comment ClickUp y parvient. 🌐
Qu'est-ce que la recherche interne ?
La recherche interne est une technologie spécialisée qui permet aux utilisateurs de trouver des informations au sein de l'écosystème numérique de leur organisation. Cette fonction connecte les employés aux documents, fichiers et ressources stockés sur les plateformes de l'entreprise sans avoir à accéder à l'internet public.
Il fonctionne exclusivement sur les données privées de votre organisation, créant ainsi un système de recherche d'informations sécurisé et adapté au contenu spécifique de votre entreprise.
Les moteurs de recherche internes modernes indexent les informations provenant des bases de connaissances, des moteurs de recherche intranet, des disques partagés, des canaux de communication et des outils de gestion de projet. La fonction de recherche traite les requêtes afin de trouver le contenu pertinent dans l'ensemble de ces référentiels intégrés.
Ainsi, les membres de votre équipe pourront accéder aux informations, quel que soit leur emplacement dans votre environnement de travail numérique
🧠 Anecdote amusante : Le premier véritable moteur de recherche interne était un catalogue sur cartes. Les bibliothèques les ont utilisés pendant des siècles pour aider les gens à trouver des livres en fonction de sujets, d'auteurs ou même de mots-clés obscurs.
Pourquoi la recherche interne est-elle cruciale ?
Plus de 60 % du temps d'une équipe est consacré à la recherche de contexte : parcourir les onglets, fouiller dans les outils et demander des liens autour de soi. Cela représente une perte énorme de productivité qui passe souvent inaperçue.
Voici ce qu'un meilleur moteur de recherche interne vous permet de faire :
- accès plus rapide à l'information : *les équipes perdent moins de temps au suivi des documents, des messages ou des décisions
- Moins de questions répétitives : les utilisateurs peuvent trouver eux-mêmes les réponses au lieu de solliciter les autres
- Utilisation plus intelligente du travail existant : les campagnes, spécifications et ressources passées sont plus faciles à réutiliser
- Intégration plus fluide : les nouveaux employés sont plus rapidement opérationnels lorsqu'ils peuvent rechercher et trouver eux-mêmes le contexte nécessaire
- Meilleure coordination entre les équipes : tout le monde travaille à partir des mêmes informations actualisées
- meilleure visibilité pour les dirigeants : *les lacunes dans les workflows ou les ressources de gestion de la documentation deviennent plus faciles à repérer
⭐ Fonctionnalité présentée
Facilitez la recherche interne grâce au modèle de base de connaissances de ClickUp. Organisez l'information de l'équipe, liez les ressources clés et structurez le contenu dans des wikis afin que les réponses soient toujours à portée de main.
Fonctionnalités d'un outil de recherche interne efficace
Qu'est-ce qui rend un moteur de recherche interne vraiment puissant ? Ces fonctionnalités clés transforment la manière dont votre équipe trouve les informations :
🔑 Tout en un seul endroit
Une fonctionnalité de recherche performante permet de regrouper toutes les connaissances de votre entreprise en un seul endroit. Il vous suffit de saisir une requête pour obtenir des résultats provenant de toutes les sources : documents, discussions, tickets et projets apparaissent tous ensemble.
📌 Exemple : une recherche sur « politique de remboursement » affiche les directives officielles de votre base de connaissances, ainsi que les discussions pertinentes du service client et les mises à jour de la direction concernant les changements de politique.
🔑 Comprend les vraies questions
La recherche intelligente comprend ce que vous voulez dire, pas seulement ce que vous tapez. Le système interprète les questions en langage naturel et les requêtes conversationnelles sans exiger de correspondance exacte avec les mots-clés.
📌 Exemple : posez la question « Comment demander un congé ? » et le système trouvera les formulaires et politiques RH appropriés sans exiger de correspondance exacte avec les mots-clés. Le moteur de recherche interne comprend l'intention, que quelqu'un pose une question sur les vacances, les congés payés ou les jours de congé.
📮 ClickUp Insight : 30 % de nos répondants s'appuient sur des outils d'IA pour leurs recherches et la collecte d'informations. Mais existe-t-il une IA qui vous aide à retrouver ce fichier perdu au travail ou ce fil de discussion Slack important que vous avez oublié d'enregistrer ?
Oui ! La recherche connectée alimentée par l'IA de ClickUp peut rechercher instantanément dans tout le contenu de votre espace de travail, y compris les applications tierces intégrées, pour trouver des informations, des ressources et des réponses. Gagnez jusqu'à 5 heures par semaine grâce à la recherche avancée de ClickUp !
🔑 Affiche ce qui vous intéresse
Votre rôle doit former vos résultats.
L'expérience de recherche s'adapte en fonction de votre service, de vos projets et de vos habitudes de recherche précédentes afin de donner la priorité à ce qui vous intéresse le plus.
📌 Exemple : lorsque les ingénieurs recherchent le terme « authentification », ils voient d'abord la documentation technique, tandis que l'équipe commerciale voit en priorité dans leurs résultats des explications destinées aux clients sur cette même fonctionnalité.
Par exemple, Brain MAX, l'application de bureau autonome de ClickUp, fournit des réponses très pertinentes adaptées à votre rôle spécifique. Que vous soyez chef de projet, développeur ou créatif, elle vous aide en s'intégrant profondément à l'ensemble de votre espace de travail. Grâce à la fonction de reconnaissance vocale, il vous suffit d'exprimer vos idées, vos questions ou vos tâches à voix haute, et Brain MAX les comprend instantanément et les traite. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils ou de rechercher des informations : tout ce dont vous avez besoin est regroupé en un seul endroit, ce qui rend votre flux de travail plus intelligent, plus rapide et plus personnalisé que jamais.
🔑 Affinez facilement vos recherches
Des filtres simples vous aident à trouver exactement ce dont vous avez besoin sans avoir à apprendre des opérateurs de recherche complexes ou un langage de requête technique.
📌 Exemple : Vous recherchez des ressources de conception récentes ? Filtrez rapidement vos requêtes de recherche par type de fichier, date de création et service pour trouver instantanément les documents dont vous avez besoin pour votre présentation.
🔑 Relie les idées connexes
Un moteur de recherche basé sur l'IA comprend les relations entre les concepts, reconnaît les synonymes et les connexions entre les sujets sans exiger de correspondance exacte des termes. Cela améliore ce que l'on appelle l'optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) en rendant les informations plus faciles à trouver, même lorsque les utilisateurs effectuent des recherches avec des termes variés.
📌 Exemple : La recherche du terme « onboarding » renvoie des résultats sur l'orientation des nouveaux employés, l'installation des employés et les procédures du premier jour, même si ces expressions spécifiques ne figuraient pas dans votre recherche dans la base de connaissances.
Défis courants liés à la recherche interne
Même lorsqu'un moteur de recherche interne existe, il est souvent loin de répondre aux besoins réels des équipes. Avant de le corriger, vous devez comprendre ce qui ne va pas.
Voici les difficultés les plus courantes auxquelles sont confrontées les équipes. ⚠️
- Pertinence des résultats : la recherche interne sur le site affiche trop d'éléments non pertinents, obligeant les utilisateurs à faire défiler la page ou à deviner ce qui pourrait les aider
- couverture du contenu : *Les éléments clés tels que les descriptions de tâches, les commentaires ou les pièces jointes sont souvent omis lors de l'indexation
- Expérience de filtrage : les filtres semblent peu pratiques, confus ou trop limite pour aider à affiner les résultats de recherche
- Actualité du contenu : les pages obsolètes ou les anciens documents apparaissent en premier, tandis que les mises à jour récentes et pertinentes sont reléguées au second plan
- informations sur les recherches : *Les équipes ne peuvent pas voir ce que les gens recherchent sans succès, de sorte que les lacunes en matière de contenu restent cachées
🔍 Le saviez-vous ? Paul Otlet, un visionnaire belge du début des années 1900, a tenté de cataloguer toutes les connaissances humaines dans le cadre d'un projet appelé Mundaneum. Il imaginait des cartes consultables alimentées par télégraphe, comme un Google papier pour les institutions.
Comment ClickUp résout les problèmes liés à la recherche interne
Le travail tel qu'il est pratiqué aujourd'hui est inefficace.
Nos projets, nos connaissances et nos communications sont dispersés dans des outils déconnectés qui nous ralentissent.
ClickUp résout ce problème grâce à l'application tout-en-un pour le travail qui combine projets, connaissances et chat en un seul endroit, le tout alimenté par de l'IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Voici comment il gère la recherche interne. 👀
🕵️ Vous pouvez effectuer des recherches parmi les tâches, les documents, les commentaires et bien plus encore
La recherche d'entreprise alimentée par l'IA de ClickUp va au-delà de la simple correspondance superficielle. Elle analyse les descriptions de tâches, les champs personnalisés, les sous-tâches, les documents, les commentaires, les pièces jointes, tout, y compris les données structurées et non structurées.
Vous obtenez des résultats achevés et riches en contexte qui reflètent le travail réel dans tous les espaces et dossiers.
Imaginons qu'un responsable des opérations commerciales cherche à retrouver les règles de routage des prospects mises à jour au cours du dernier trimestre. Il recherche « mise à jour du scoring des prospects » et Connected Search affiche immédiatement le document créé dans le dossier RevOps, la tâche d'origine issue de la liste des OKR du deuxième trimestre et le fil de discussion dans lequel les équipes commerciales et marketing ont finalisé les nouveaux critères.
📖 À lire également : Les meilleurs exemples de génération augmentée par la récupération en action
🧰 Vous pouvez affiner vos résultats instantanément
Les filtres de ClickUp vous aident à faire le tri.
Affinez vos résultats grâce aux filtres avancés de ClickUp Enterprise Search
Vous pouvez obtenir des résultats de recherche pertinents en fonction du type de tâche, de l'emplacement, de l'assigné, de la date d'échéance, de l'étiquette ou même de champs personnalisés spécifiques tels que « Équipe » ou « Nom du client ».
En exemple, un directeur créatif travaillant sur le renouvellement de la marque d'un client souhaite uniquement voir les tâches de conception ouvertes attribuées à l'équipe visuelle, étiquetées sous « Acme Rebrand » et dont la date d'échéance est fixée à ce mois-ci.
Ils appliquent des filtres pour le statut des tâches, l'équipe et la date d'échéance, puis obtiennent une liste exacte prête à être consultée en un seul clic.
🧠 Anecdote amusante : Avant l'apparition des moteurs de recherche numériques ou externes, les moines médiévaux créaient des florilegia, des recueils de citations manuscrits. Ils regroupaient les citations tirées de textes de textes religieux par thème afin de faciliter leur recherche pendant les sermons.
🪄 Vous obtenez des suggestions intelligentes lorsque vous en avez besoin
ClickUp Brain, l'assistant IA intégré, comprend le contexte derrière votre question et ne se limite pas aux seuls termes de recherche.
Vous pouvez saisir des invites en langage naturel telles que « Où se trouve la version finale du site web ? » et obtenir une réponse provenant des tâches, commentaires, documents et échéanciers.
Supposons qu'un stratège de contenu souhaite voir ce qui a changé lors du dernier lancement du blog. Il demande « Qu'est-ce qui a changé dans le lancement des mises à jour d'avril ? » et l'IA de connexion répond avec un résumé du fil des tâches, les modifications en cours pertinentes des documents et les mises à jour de la checklist liée.
🦾 Vous pouvez obtenir des réponses instantanées grâce aux agents autopilotés par IA
Les agents IA Autopilot de ClickUp aident votre équipe à trouver rapidement des réponses. Configurez des agents dans les canaux de discussion ou les listes pour répondre automatiquement aux questions à l'aide des tâches, des documents et des commentaires de votre environnement de travail ClickUp.
Par exemple, lorsqu'une personne demande « Où se trouve la dernière checklist pour l'intégration ? », l'agent répond instantanément en fournissant le document ou la tâche approprié(e), sans avoir à effectuer de recherche. Vous contrôlez les sources de connaissances utilisées par l'agent, afin que les réponses soient toujours précises et à jour.
📚 Vous pouvez transformer rapidement les résultats de recherche en connaissances
Organisez les connaissances réutilisables dans ClickUp Document
ClickUp Docs permet à votre équipe d'organiser les informations, les procédures opératoires normalisées et les documents de processus en un seul endroit. Vous pouvez associer des documents à des tâches connexes, les intégrer dans des wikis et les faire apparaître grâce à la recherche et à l'IA.
Il est également facile d'appliquer un modèle de base de connaissances afin que vous puissiez commencer à documenter immédiatement.
Imaginons qu'un chef de projet junior trouve une ancienne checklist issue du lancement réussi d'une fonctionnalité qui est toujours d'actualité.
Ils le convertissent en un document ClickUp, le lient à la tâche de planification du sprint en cours et l'ajoutent au wiki de l'équipe produit sous « bonnes pratiques de lancement ». Désormais, tout le monde peut le réutiliser sans dupliquer le travail ni demander autour de soi.
Comme l'a partagé Victoria Berryman, responsable des opérations marketing chez Seequent:
Le fait de regrouper la documentation des processus et la gestion des tâches de notre équipe en un seul endroit nous permet de gagner du temps dans nos recherches. Cela nous fournit également une source unique et fiable d'informations.
Le fait de regrouper la documentation des processus et la gestion des tâches de notre équipe en un seul endroit nous permet de gagner du temps dans nos recherches. Cela nous fournit également une source unique et fiable d'informations.
🔗 Vous pouvez extraire les résultats de vos outils placés dans les favoris
Effectuez des recherches dans tous vos outils grâce aux intégrations ClickUp
Les intégrations ClickUp établissent la connexion entre votre espace de travail et des applications telles que Google Drive, Slack, GitHub, Figma et bien d'autres, élargissant ainsi votre recherche à tous vos outils.
Par exemple, un responsable assurance qualité souhaite consulter les derniers rapports de bugs enregistrés dans GitHub. Au lieu de changer de plateforme, il recherche « bugs critiques – application mobile » dans ClickUp et affiche les problèmes GitHub synchronisés ainsi que les tâches internes et les notes de test associées.
Une seule recherche, un contexte complet.
🔍 Le saviez-vous ? Une étude IDC montre que dans les grandes entreprises de 500 salariés ou plus, seuls 45 % des employés utilisent activement les systèmes de gestion des connaissances. Cela signifie que la plupart des employés n'utilisent pas ces outils.
Bonnes pratiques pour améliorer la recherche interne
Un bon moteur de recherche interne nécessite que tous les membres de votre équipe adoptent des habitudes cohérentes afin que les informations restent consultables, structurées et à jour.
Voici les points sur lesquels vous devez vous concentrer. 👇
📂 Nettoyez la structure de votre contenu
Organisez les informations de manière logique avant d'attendre que la recherche fasse du travail. Supprimez les documents en double, normalisez les conventions de nommage et établissez une hiérarchie de dossiers claire.
📌 Exemple : Conservez une seule version officielle de chaque document de politique dans un emplacement désigné, avec une propriété claire. Cela permet d'éviter toute confusion lorsque plusieurs services créent leurs propres variantes.
🧠 Anecdote amusante : Vannevar Bush avait prédit l'apparition des liens hypertextes dès 1945. Dans son essai As We May Think, il décrivait le Memex, un bureau qui permettrait aux utilisateurs de naviguer dans les connaissances à travers des chemins, une idée qui a inspiré la recherche PDF moderne et le web.
📂 Créez des métadonnées pertinentes
Enrichissez votre contenu avec des étiquettes descriptives, des catégories et des attributs qui aident les moteurs de recherche à comprendre ce que chaque élément contient. De cette façon, l'organisation des fichiers et des dossiers devient intentionnelle.
📌 Exemple : Étiquetez la documentation produit avec les noms de produits, les fonctionnalités et les cas d'utilisation pertinents afin que les recherches telles que « comment exporter des données » établissent la connexion entre les utilisateurs et le bon tutoriel.
📂 Surveillez les analyses de recherche
Soyez attentif à ce que les gens recherchent et aux requêtes qui donnent de mauvais résultats. Ces tendances révèlent des lacunes dans les informations et des incohérences terminologiques.
📌 Exemple : Si vos données de recherche montrent que les recherches fréquentes pour « politique de télétravail » ne donnent aucun résultat parce que vos documents officiels utilisent l'expression « directives de télétravail », vous pouvez ajouter des synonymes ou mettre à jour la terminologie.
📂 Recueillez les commentaires des utilisateurs
Demandez régulièrement à votre équipe de vous faire part de son expérience en matière de recherche interne et des informations qu'elle a du mal à trouver dans le logiciel de recherche d'entreprise. Utilisez leurs commentaires pour identifier les lacunes, optimiser les algorithmes de recherche et améliorer la pertinence des résultats.
📌 Exemple : un rapide sondage trimestriel demandant « Qu'est-ce que vous n'avez pas pu trouver le mois dernier ? » permet d'identifier les contenus à forte valeur ajoutée qui nécessitent une meilleure indexation ou création.
🔍 Le saviez-vous ? Le système de classification décimale Dewey, créé en 1876, a été l'un des premiers systèmes de recherche standardisés. Il regroupait les connaissances humaines en catégories afin que les bibliothèques du monde entier puissent « parler le même langage de recherche »
Où est Charlie ? Pas dans ClickUp
Le travail ne s'arrête pas simplement parce que vous ne trouvez pas ce que vous cherchez. Mais plus vous perdez de temps à fouiller dans des documents éparpillés, des tâches enfouies et des outils déconnectés, plus votre progression est ralentie.
Vous ne devriez pas avoir besoin de talents de détective pour répondre à une question simple telle que « Où se trouve ce fichier ? » ou « Quel est son statut ? »
ClickUp regroupe tout au même endroit et facilite la recherche. Tâches, commentaires, documents, notes de réunion : tout est consultable, connecté et à l'emplacement où vous en avez besoin. Vous pouvez utiliser des filtres pour affiner les résultats et compter sur de puissantes fonctionnalités de recherche pour trouver rapidement des informations spécifiques.
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Foire aux questions
1. Qu'est-ce qu'une recherche interne ?
Une recherche interne désigne la recherche d'informations au sein d'un site web, d'une organisation ou d'un système spécifique. Par exemple, en utilisant la barre de recherche d'un site web pour trouver des articles ou des documents stockés sur ce site, on considère cela comme une recherche interne.
2. Qu'est-ce que la recherche interne et externe ?
La recherche interne consiste à rechercher des informations au sein d'un système, d'une organisation ou d'un site web particulier. La recherche externe, en revanche, consiste à rechercher des informations provenant de sources extérieures à l'organisation ou au système, telles que des moteurs de recherche, d'autres sites web ou des bases de données externes.
3. Qu'est-ce qu'un exemple d'exemple de recherche interne ?
Un exemple de recherche interne consiste à utiliser la fonction de recherche d'un site web de commerce électronique pour trouver un produit spécifique, ou à rechercher un document de politique sur l'intranet de votre entreprise.
4. Quelle est la différence entre les informations internes et externes ?
Les informations internes sont des données ou des connaissances générées et stockées au sein d'une organisation, telles que les rapports internes, les dossiers des employés ou les politiques de l'entreprise. Les informations externes proviennent de sources extérieures, telles que les rapports d'études de marché, les articles de presse ou les informations provenant de concurrents.