Comment créer un flux de travail pour la documentation des produits ?

Vous êtes en plein lancement d'un produit et tout se passe bien, jusqu'à ce que les questions affluent.

Vos rédacteurs techniques ont besoin de plus de clarté sur les flux de travail des fonctionnalités, votre équipe commerciale souhaite un document d'habilitation pour expliquer les avantages du produit aux clients, et votre équipe marketing passe le plus clair de son temps à essayer de comprendre les offres uniques et les facteurs de différenciation du produit.

à faire ?

Faute d'une documentation adéquate sur le produit !

La documentation produit n'est pas seulement un manuel ou un guide pratique ; c'est une carte conviviale qui guide tous les membres de l'équipe à travers votre produit - des équipes commerciales et marketing à l'assistance client et au développement.

Ce guide explique comment créer une documentation produit qui inspire confiance aux parties prenantes et vous donne la maîtrise de votre processus de gestion de produit.

Qu'est-ce que la documentation produit ?

La documentation produit fait référence aux documents écrits et visuels qui décrivent les fonctionnalités et l'utilisation d'un produit.

Il s'agit d'une base de connaissances interne contenant des guides étape par étape, des procédures opératoires normalisées, des conseils de productivité, des guides d'installation, des manuels d'API, des stratégies de produit, des cas d'utilisation et des manuels d'utilisateur.

Types de documentation produit

Voici un aperçu simple des types de documentation produit qui permettent à vos équipes de rester informées :

1. Documentation utilisateur

Conçu pour les utilisateurs finaux du produit, ce document propose des instructions étape par étape pour l'utilisation de toutes les fonctionnalités. Il comprend des étapes détaillées sur l'exécution des tâches, la navigation dans le produit et la résolution des problèmes courants, avec des captures d'écran, des vidéos et des FAQ pour simplifier les opérations complexes.

2. Base de connaissances

Cette bibliothèque en ligne d'informations en libre-service comprend des articles, des FAQ et des guides de dépannage. Elle fournit des réponses consultables aux problèmes courants, aide les utilisateurs à résoudre les problèmes de manière autonome et allège la charge de travail des équipes d'assistance.

3. Kit de développement logiciel (SDK)

Un kit de développement logiciel (SDK) offre aux développeurs des ressources - telles que des outils, des bibliothèques, des API et des échantillons de code - pour créer ou améliorer des applications pour un produit ou une plateforme spécifique. Il comprend des instructions d'intégration et des environnements de développement, permettant aux développeurs de travailler efficacement sans partir de zéro.

En savoir plus: 10 meilleurs logiciels de documentation technique

4. Fonctionnalité de la documentation

Elle explique en profondeur les fonctionnalités d'un produit, en détaillant leur travail, la manière de les utiliser et les cas d'utilisation spécifiques. Courant dans les entreprises B2B, ce document technique met également en évidence les capacités avancées et les options de configuration qui ne sont pas immédiatement visibles pour l'utilisateur moyen.

5. Guides de dépannage

Cette documentation technique liste les erreurs courantes, leurs causes et leurs solutions, ce qui permet aux équipes d'assistance et aux clients de résoudre rapidement les problèmes sans passer à un niveau d'assistance supérieur.

Par exemple, si les utilisateurs d'un service de stockage cloud ne parviennent pas à télécharger des fichiers en raison de problèmes de permission, la documentation technique doit afficher le message d'erreur, en expliquer la cause et fournir des étapes pour ajuster les permissions.

6. Documentation marketing

La documentation marketing met en évidence les fonctionnalités, les avantages et les avantages concurrentiels/différenciateurs d'un produit. Elle comprend des brochures, des études de cas, des analyses de la concurrence et des présentations de produits destinées aux clients potentiels et aux équipes commerciales.

7. Manuel d'instruction

Ces guides détaillés et complets couvrent l'assemblage, la configuration ou l'utilisation d'un produit. Ils fournissent des informations complètes, de l'installation aux opérations avancées, et sont essentiels pour les produits complexes, tels que les dispositifs matériels, les appareils ou les logiciels complexes.

8. Notes de version

Les notes de mise à jour d'un logiciel résument les nouvelles fonctionnalités, les corrections de bug, les améliorations et les mises à jour d'un produit. Les notes de mise à jour ont pour but d'aider les clients, les administrateurs et les développeurs existants à utiliser les nouvelles fonctionnalités et à prendre connaissance des problèmes résolus.

Bonnes pratiques en matière de documentation produit

Une mauvaise documentation peut nuire à votre produit. Voici comment la rendre claire, percutante et conviviale :

1. Utiliser des modèles et des mises en forme standard

Les chefs de produit s'accordent à dire que la création de documents de produit à partir de zéro prend beaucoup de temps.

Les mises en formes et les modèles de documentation technique offrent une structure claire, rationalisant la création et la maintenance et rendant la documentation plus facile à suivre pour les utilisateurs.

Les avantages sont évidents :

• Consistance: L'utilisation d'une même forme deles notes de mise à jour des logicielsles guides de dépannage et les manuels d'utilisation permet aux utilisateurs de trouver rapidement les informations importantes
• Efficacité: Disposer d'un modèle standard pour les fichiersla rédaction de la documentation technique augmente l'efficacité en fournissant une structure prestataire pour différents types de documents
• Évolutivité: Au fur et à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées, la documentation peut être facilement mise à jour en utilisant la même structure

Par exemple, la structure Modèle de documentation du projet ClickUp vous permet de conserver tous les détails de votre projet dans un endroit centralisé et facile d'accès.

Télécharger ce modèle

Documentation du projet ClickUp

Par instance, si votre logiciel comprend un processus d'approbation unique en plusieurs étapes :

• Décrivez la portée du projet, les objets et les échéanciers d'achèvement - l'aperçu du projet à l'aide de ClickUp Docs
• Ajoutez une section dédiée au "flux de travail d'approbation" à votre modèle de documentation
• Contrôler la progression du projet à l'aide de la fonctionVue diagramme Gantt et ajuster les échéanciers si nécessaire

Adaptez le modèle à vos besoins, en personnalisant les titres, les sections et les styles pour refléter les fonctionnalités uniques de votre produit, tout en gardant les éléments de base uniformes dans tous les documents.

Read more: 10 modèles d'ingénierie pour les ingénieurs logiciel et produit

2. Rédiger des instructions claires et concises

Une documentation produit efficace repose sur la clarté. Sans elle, les utilisateurs peuvent avoir du mal à comprendre comment utiliser le produit, ce qui entraîne des confusions, des erreurs et une diminution de la facilité d'utilisation.

Des instructions claires et concises réduisent le besoin d'assistance supplémentaire en permettant aux utilisateurs de résoudre les problèmes de manière autonome.

Voici comment faire en sorte que votre documentation se démarque :

Utiliser un langage simple: Évitez le jargon technique à moins que cela ne soit nécessaire. Si vous devez l'utiliser, fournissez des définitions claires.

Exemple:

avant:_Authentification via le protocole OAuth2

après:_Se connecter en toute sécurité à l'aide du protocole OAuth2

Soyez direct : Concentrez-vous sur des étapes exploitables et éliminez les mots ou explications inutiles.

Exemple:

il est recommandé de cliquer sur le bouton "Enregistrer"

après:_Cliquez sur le bouton "Enregistrer"

Utilisez la voix active : Les instructions sont ainsi plus directes et plus faciles à suivre.

Exemple :

Avant : Les paramètres doivent être configurés par l'utilisateur

après:_Configurer les paramètres

Évitez les suppositions: Ne supposez jamais que les utilisateurs connaissent déjà certains termes ou certaines étapes. Expliquez les conditions préalables.

Exemple:

avant:_Installer le plugin et continuer

après:_Télécharger le plugin à partir de [link], puis cliquer sur "Installer"

En outre, divisez vos instructions en petites étapes de la taille d'une bouchée. Utilisez des listes numérotées pour les instructions séquentielles et des puces pour les détails ou les conseils supplémentaires. Privilégiez les phrases et les paragraphes courts, chacun se concentrant sur une seule idée principale, afin d'améliorer la lisibilité et la compréhension.

Pour les conditions d'ordre technique, incluez un glossaire au début ou à la fin du document ou utilisez des infobulles pour les définitions. Illustrez les instructions par des exemples ou des scénarios pour aider les utilisateurs à comprendre comment appliquer les étapes.

💡Pro Tip:Pour simplifier votre travail, utilisez des ClickUp Brain , un rédacteur IA, pour reformuler des phrases complexes dans un langage plus simple et convivial. Le correcteur orthographique intégré fournit également des corrections en temps réel pour les mots mal orthographiés, ce qui rend vos instructions exemptes d'erreurs et faciles à comprendre tout en maintenant un contenu de haute qualité.

3. Exploiter les aides visuelles

Incluez des éléments multimédias pour décomposer les processus complexes ou les détails techniques en parties plus digestes, ce qui les rend plus faciles à comprendre.

Les images, les captures d'écran, les vidéos et les GIF garantissent la clarté, la compréhension et une meilleure rétention.

La raison clé pour laquelle vous ajoutez de la documentation produit est de résoudre les problèmes des membres de votre équipe ou des utilisateurs finaux et de les aider à tirer le meilleur parti du logiciel, et c'est ce que font les aides visuelles.

Lors de la création de la documentation produit, voici quelques aides visuelles destinées aux équipes techniques afin d'améliorer la clarté.

cas d'utilisation de différents éléments visuels

N'oubliez pas d'inclure un texte alt ou une explication de texte aux côtés des éléments visuels à des fins d'accessibilité.

💡Pro Tip: Use Tableaux blancs ClickUp pour rassembler et organiser les spécifications techniques avec votre équipe pendant le processus de développement du produit. Rédigez et concevez des dispositions pour les interfaces utilisateur ou les sections de documentation directement sur le Tableau blanc et collaborez avec les membres de l'équipe en temps réel, ce qui permet à chacun d'apporter des idées, de faire des modifications et de fournir un retour d'information instantanément.

Lancer des idées et visualiser des flux de travail à l'aide du Tableau blanc ClickUp

Les ClickUp Clips changent également la donne. Mais nous y reviendrons plus tard.

Maintenant que vous maîtrisez les bonnes pratiques, il est temps de donner vie à votre documentation produit à l'aide de ClickUp.

Comment créer un flux de travail pour la documentation produit à l'aide de ClickUp Le logiciel de gestion de produits de ClickUp est conçu pour rationaliser la manière dont une équipe produit crée, gère et met à jour la documentation dans le cadre du processus de développement du produit.

Voici comment vous pouvez utiliser ClickUp pour créer un bon flux de travail pour la documentation produit :

1. Comprendre l'utilisateur final

Vous voulez créer une documentation produit qui aide réellement l'utilisateur. Commencez par comprendre qui utilisera le document, ses compétences techniques et les appareils sur lesquels il consommera ce contenu.

En outre, tirez des enseignements des interactions avec les clients, des analyses de l'utilisation des produits et des formulaires de retour d'information pour vous assurer que votre documentation produit s'aligne sur les exigences du public et y répond.

Créez ensuite des aperçus détaillés directement dans Documents ClickUp pour planifier le contenu et la structure de chaque type de document. Utilisez des en-têtes pour organiser les sections, des tableaux pour structurer les informations complexes et des checklists pour les guides étape par étape.

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Créez une documentation produit complète en utilisant les fonctionnalités de modification en cours de ClickUp Docs

ClickUp Docs vous permet de :

• Collaborer facilement grâce aux commentaires en ligne, permettant des discussions d'équipe directement dans le document
• Garder une trace des modifications et revenir aux versions précédentes si nécessaire
• Lier les documents liés pour améliorer la navigation et le contexte dans la documentation de votre produit

Vous pouvez également utiliser un fichier modèle de document d'exigences du produit (PRD) pour définir les exigences du produit. Ce format structuré donne aux rédacteurs techniques et aux développeurs un guide clair pour créer une documentation précise.

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2. Attribuer des rôles et des responsabilités

Attribuez des rôles clairs pour la rédaction, la révision et la mise à jour de chaque document afin d'éviter les goulets d'étranglement et de promouvoir la responsabilité.

Utiliser Tâches ClickUp pour créer des tâches pour chaque section de la documentation et les assigner à des membres spécifiques de l'équipe.

Vous pouvez également utiliser Champs personnalisés ClickUp pour remplir des rôles tels que "Rédacteur", "Réviseur" et "Approbateur" au sein de chaque tâche et obtenir un aperçu de leur progression.

Gérer les attributions de tâches pour la rédaction, la révision et l'approbation des documents dans ClickUp Tasks

3. Rédiger et réviser

Une fois que votre rédacteur technique partage la version préliminaire du document produit dans ClickUp Teams, toutes les parties prenantes concernées, telles que le manager d'équipe produit, le responsable marketing, etc., peuvent la modifier, ajouter des commentaires et s'assurer que la feuille de route du produit contient tout ce dont un membre de l'équipe produit ou un utilisateur pourrait avoir besoin.

À cette étape, vous pouvez utiliser ClickUp Clips pour enregistrer des instructions et expliquer visuellement des fonctionnalités. Cette fonction est particulièrement utile pour documenter des fonctions complexes, car Clips vous permet d'enregistrer votre écran tout en fournissant des commentaires.

Enregistrez des commentaires audio et vidéo pour l'équipe produit à l'aide de ClickUp Clips

Utiliser Formulaires ClickUp pour créer des formulaires permettant de recueillir les commentaires des membres de l'équipe, des utilisateurs ou des parties prenantes. Le manager d'un produit peut convertir les réponses en Tâches, les assigner aux équipes concernées et suivre la progression directement depuis ClickUp.

Recueillir des informations dans une forme structurée avec les formulaires ClickUp

4. Publier et distribuer

Une fois la documentation révisée et finalisée, publiez-la et distribuez-la à toutes les parties prenantes, telles que les utilisateurs, les équipes internes ou les développeurs. ClickUp se double d'un logiciel de base de connaissances qui peut héberger la documentation produit et la rendre facilement accessible à vos clients/équipes.

Utilisation Affichage du Calendrier de ClickUp pour suivre les délais et fixer des échéanciers précis pour la publication des documents. Cela garantit une finalisation et une distribution en temps voulu pour que tout le monde soit informé.

Échangez des idées et discutez rapidement des besoins de révision par le biais de canaux dédiés dans le ClickUp Chat

En utilisant L'e-mail dans ClickUp avec ClickUp, vous pouvez également envoyer des e-mails automatisés en fonction des champs personnalisés, des envois de formulaires ou des évènements liés aux tâches.

Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail lorsqu'une tâche est marquée "En cours de révision" ou lorsqu'un envoi de formulaire met en évidence un problème de haute priorité. Cela permet à votre équipe d'être informée des changements importants.

Informer les parties prenantes des mises à jour urgentes de la documentation grâce à l'e-mail dans ClickUp

6. Intégrez ClickUp à votre pile technologique Intégrations ClickUp vous permettent de connecter votre compte ClickUp à vos outils de gestion de projet existants. Cela permet de synchroniser les mises à jour de la documentation avec la progression du développement.

Par exemple :

• L'intégration GitHub et Jira vous permet de suivre la documentation liée à des modifications de code spécifiques ou à des mises à jour de produits
• Avec l'intégration Slack, vous pouvez partager des mises à jour ou poser des questions au sein de votre équipe, favorisant une communication plus rapide sur les tâches de documentation

7. Automatisation des tâches répétitives

Ne laissez pas les tâches de routine enliser votre processus de documentation. Utilisez Automatisations ClickUp pour que tout se passe bien en automatisant les tâches répétitives, cohérentes et organisées.

Voici comment les équipes de production utilisent ClickUp Automatisations :

• Attribuer automatiquement des tâches de révision aux membres de l'équipe lorsqu'un document atteint le statut " brouillon achevé "
• Envoyer des rappels de date d'échéance pour les échéances à venir afin d'éviter les retards
• Mettre à jour automatiquement le statut des tâches, par exemple en faisant passer un document au statut "Révision finale" une fois que tous les commentaires ont été intégrés
• Notifiez votre équipe sur les publications ou les mises à jour de documents, pour que tout le monde soit au courant sans avoir à effectuer de suivi manuel

Assurer la cohérence des processus de documentation produit à l'aide des Automatisations ClickUp

Nos ingénieurs et nos chefs de produit s'enlisaient dans des mises à jour de statut manuelles entre Jira et d'autres outils. Grâce à ClickUp, nous avons regagné des heures de temps perdues sur des tâches redondantes. Mieux encore, nous avons accéléré la sortie des produits en améliorant le transfert du travail entre l'assurance qualité, la rédaction technique et le marketing.

Nick Foster, directeur de la gestion des produits chez Lulu Press

Maintenance et mise à jour de la documentation produit

La création de la documentation produit ne représente que la moitié du travail. Voici comment la maintenir à jour et pertinente grâce à une maintenance continue :

1. Établir un calendrier de mise à jour de la documentation

Planifiez des révisions régulières de la documentation en fonction des sorties de produits, des mises à jour majeures ou des vérifications trimestrielles. Impliquer les équipes de développement et d'assistance pour s'assurer que le contenu est techniquement exact et convivial.

2. Assurer l'exactitude et la cohérence au fil du temps

Utilisez des guides de style et des modèles pour maintenir un ton et une forme cohérents. Révisez et mettez à jour régulièrement vos documents pour refléter tout changement dans les normes du produit ou de l'entreprise.

3. Impliquer les équipes interfonctionnelles

La collaboration entre les chefs de produit, les développeurs et le service client est essentielle. Leurs points de vue sur les mises à jour, les commentaires et les problèmes permettent à la documentation de rester précise et à jour.

4. Utiliser le contrôle de version pour la documentation

Utiliser contrôle de la version du document pour vous aider à surveiller les mises à jour, à revenir aux versions précédentes et à maintenir un historique clair des modifications, en particulier dans les environnements collaboratifs.

Relever les défis de la documentation produit

La documentation de votre système est peut-être paramétrée, mais des problèmes peuvent encore survenir. Voici comment les relever et faire en sorte que tout reste sur les rails :

1. Maintenir la documentation à jour

L'évolution des produits s'accompagne de celle de la documentation. Négliger les mises à jour conduit à des informations erronées, à une diminution de l'efficacité et à des erreurs dans l'utilisation ou le développement du produit.

**Pour maintenir la documentation de votre produit à jour

✅ Fixez des paramètres réguliers pour la révision et la mise à jour de la documentation, par exemple après chaque nouvelle version du produit ou tous les trimestres

suivre les modifications et les mises à jour pour s'assurer que la documentation reflète la version la plus récente du produit

mettre en place des rappels automatiques ou des paramètres de tâches pour alerter les membres de l'équipe lorsque la documentation doit être mise à jour

2. Garantir l'exactitude

Les informations incorrectes ou obsolètes, telles que les spécifications techniques, entraînent un volume élevé de tickets d'assistance, une diminution de la confiance et une augmentation des coûts d'assistance.

Pour garantir l'exactitude de votre documentation produit

faites régulièrement réviser la documentation par des experts en la matière et des relecteurs afin de détecter les erreurs et de maintenir l'exactitude des informations

✅ Utiliser IA pour la documentation pour des tâches telles que la rédaction de manuels d'utilisation, de procédures opératoires normalisées, de comptes rendus de réunions, de rapports d'entreprise, de propositions commerciales et de documents marketing

✅ Conserver un journal des modifications et des mises à jour pour suivre l'exactitude des informations au fil de la durée enregistrée

3. Gérer d'importants volumes de documentation

La gestion de gros volumes de documentation peut perturber la cohérence, retarder le suivi des mises à jour et désorganiser l'organisation des documents.

Pour gérer de gros volumes de documentation produit:

✅ Utiliser des formes structurées et une catégorisation effacée pour faciliter la navigation dans les grands volumes de documentation

✅ Mettre en place un système de gestion des documents pour stocker et organiser toute la documentation en un seul endroit

✅ Utiliser des étiquettes et des catégories pour trier et retrouver facilement les documents

4. Faire face à des besoins et à des niveaux d'expertise variés des utilisateurs

La base d'utilisateurs d'un produit comprend des personnes ayant différents niveaux d'expérience - des débutants qui ont besoin d'être guidés étape par étape aux utilisateurs avancés qui recherchent des informations techniques détaillées. De plus, certains utilisateurs ont des préférences différentes pour les instructions visuelles ou textuelles.

**Pour répondre aux besoins d'une base d'utilisateurs diversifiée

✅ Créez une documentation sur mesure pour différents types d'utilisateurs, tels que les débutants, les utilisateurs avancés et les administrateurs

✅ Utiliser un langage accessible et minimiser le jargon technique pour rendre le document compréhensible pour des utilisateurs ayant des niveaux d'expertise variés

✅ Proposer la documentation sous différentes formes (texte, vidéos, infographies) pour répondre aux différentes préférences d'apprentissage

Améliorez votre jeu de documentation produit avec ClickUp

La documentation produit n'est pas seulement un atout - elle est essentielle.

Grâce aux modèles, aux fonctionnalités de gestion des tâches, à l'outil d'écriture IA intégré et aux outils d'automatisation de ClickUp, vous pouvez créer et maintenir efficacement des documents structurés, percutants et conviviaux.

De l'organisation de guides utilisateurs détaillés et de kits de développement logiciel à la rationalisation des révisions collaboratives et à l'intégration des commentaires, le logiciel de gestion de produits de ClickUp garantit que chaque élément de votre documentation est clair, à jour et utile.

En outre, ClickUp offre une collaboration et une intégration en temps réel avec d'autres outils, ce qui facilite l'alignement de la documentation sur les mises à jour du produit et les besoins des utilisateurs.

Cela permet à vos équipes d'assistance et commerciales de se libérer et à vos utilisateurs d'acquérir les connaissances dont ils ont besoin pour tirer le meilleur parti de votre produit.

Vous souhaitez faire passer votre documentation produit au niveau supérieur ? Inscrivez-vous à ClickUp aujourd'hui.