Vous voulez savoir comment terminer quelque chose ? Il faut demander à la seule personne qui s'en souvient. 🫠
Il s'agit là du savoir collectif : toutes les informations importantes qui se trouvent dans les têtes, et non dans des documents. Cela travaille... jusqu'à ce que cela ne travaille plus. Les gens partent. Les gens oublient. Les projets sont bloqués.
Les équipes hautement performantes ne laissent pas les connaissances au hasard, elles les organisent.
Grâce à un registre vivant et partagé des décisions, des flux de travail et des idées, tout le monde avance plus vite, reste sur la même longueur d'onde et évite de résoudre deux fois les mêmes problèmes.
La réalité est souvent tout autre. Les recherches menées par ClickUp montrent qu'un professionnel sur cinq passe trois heures ou plus par jour à rechercher des fichiers, des messages ou du contexte. C'est ce qu'on appelle la fragmentation des connaissances.
Les modèles de base de connaissances aident les équipes à transformer les connaissances tribales en systèmes réutilisables, où les processus, les FAQ, les actifs de marque et les détails des fournisseurs cohabitent dans un environnement de travail évolutif.
Découvrons les meilleurs modèles de base de connaissances Notion que vos équipes peuvent utiliser pour centraliser le contexte.
Top 10 des modèles de base de connaissances
Voici un tableau de résumé des meilleurs modèles de bases de connaissances Notion et ClickUp :
| Nom du modèle | Télécharger le modèle | Meilleures fonctionnalités | Idéal pour | mettre en forme visuel |
| Modèle wiki (Notion) | Télécharger ce modèle | Encadrés, propriétaires/balises de page, section d'intégration, barre de recherche | Équipes, enseignants ayant besoin d'un hub de connaissances clair, axé sur les pages | Page Notion |
| Modèle wiki produit (Notion) | Télécharger ce modèle | Sections recherche/analyse, planification interfonctionnelle, alignement de l'équipe | Startups, équipes axées sur les produits | Page Notion |
| Modèle wiki produit de base (Notion) | Télécharger ce modèle | Guides/processus, banque d'entretiens, tableau OKR | Petites équipes, start-ups, wikis adaptés aux débutants | Page Notion |
| Modèle de police de caractère (Notion) | Télécharger ce modèle | Base de données de polices de caractère consultable, liens pour télécharger, étiquettes | Designers, freelancers, éducateurs | Base de données Notion |
| Modèle wiki de l'équipe commerciale (Notion) | Télécharger ce modèle | Suivi visuel des transactions, mises à jour OKR, étiquettes de propriétaire | Équipes commerciales, start-ups | Page Notion, tableau |
| Modèle de système de conception (Notion) | Télécharger ce modèle | Modèles de conception, règles de marque, affichages multiples | Équipes de conception/branding | Page Notion, Galerie |
| Modèle de base de connaissances (Notion) | Télécharger ce modèle | Organisation par catégorie, options thématiques, révision rapide | Petites entreprises, enseignants, équipes | Page Notion |
| Modèle de page Q&A (Notion) | Télécharger ce modèle | Hub FAQ, mises à jour faciles, réponses organisées | Startups, éducateurs, équipes confrontées à des questions fréquentes | Page Notion |
| Modèle de stratégie de marque (Notion) | Télécharger ce modèle | Palettes de couleur, variations de design, hub partageable | Entrepreneurs, équipes marketing | Page Notion |
| Modèle de directives de marque (Notion) | Télécharger ce modèle | Règles typographiques, intégrations Figma, guide d'intégration | Équipes de conception/marketing | Page Notion |
| Modèle de base de connaissances ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Recherchable, conception d'un centre d'aide, contrôles des permission | RH, informatique, équipes d'assistance ayant besoin d'un hub central | ClickUp document, liste |
| Modèle de base de connaissances RH ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Suivi du statut, champs personnalisés, rappels, vues liste/Gantt | Équipes RH, intégration, gestion des politiques | Liste ClickUp, diagramme de Gantt |
| Modèle Wiki ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Mises à jour automatisées, catégories/sous-pages, intégration de médias | Teams centralisant les procédures opératoires normalisées, l'intégration et les politiques | ClickUp document, liste |
| Modèle de base de données pour la page d'accueil ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Pipeline de contenu, champs de performance, attribution des tâches | Équipes marketing, agences gérant des pages d'accueil | Liste ClickUp, tableau |
| Modèle ClickUp Book Of Record Entreprise | Obtenir un modèle gratuit | Rapports automatisés, documents intégrés, champs personnalisés | Entreprises gérant des grands livres, la conformité, les audits | Liste ClickUp, tableau, diagramme de Gantt |
| Modèle de forfait ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Cartographie des dépendances, historique des décisions, tableaux de bord | Équipes interfonctionnelles, chefs de projet, direction | Liste ClickUp, tableau, tableau de bord |
| Modèle de répertoire ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Dossiers des employés, regroupement des rôles, pièces jointes | RH, opérations, répertoire consultable des employés/fournisseurs | Liste ClickUp, document |
| Modèle de processus et procédures ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Kanban, notifications, organigramme des processus, conformité | Opérations, RH, responsables ayant besoin de flux de travail reproductibles | Liste ClickUp, tableau, tableau blanc |
| Modèle de document sur les processus de l'entreprise ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Échéanciers de Gantt, propriétaires de processus, bibliothèque d'intégration | Entreprises en croissance, équipes en expansion | Liste ClickUp, diagramme de Gantt, document |
| Modèle de guide de style de marque ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Typographie, palettes de couleur, validations, collaboration en temps réel | Marketing, design, agences | ClickUp document |
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de base de connaissances Notion ?
⚡ Réalité : 73 % des responsables marketing jonglent entre 5 et 15 sources différentes pour accéder à des informations à jour.
Sans source unique de vérité, les campagnes ralentissent, les informations sont retardées et les décisions perdent en précision. Une base de connaissances centralisée est essentielle pour les équipes marketing modernes.
Un bon modèle de base de connaissances Notion permet à l'utilisateur de trouver facilement des informations et au propriétaire de les maintenir à jour.
Lorsque vous évaluez les différentes options, recherchez les fonctionnalités suivantes :
- Structure et navigation claires : choisissez un modèle qui comporte des sections bien définies pour les guides, les FAQ, les politiques et les ressources. Privilégiez ceux qui comportent des menus simples, des catégories ou des bases de données liées
- fonctionnalité de recherche : *Assurez-vous que le modèle dispose d'une fonctionnalité de recherche intégrée ou d'étiquettes pour localiser instantanément le bon document ou les bonnes procédures opératoires normalisées sans perdre de temps
- Extensible : Vous ne voulez pas vous encombrer de bases de connaissances statiques, car elles sont difficiles à gérer. Choisissez un système de gestion des connaissances personnelles qui vous permet d'ajouter facilement du contenu ou de mettre à jour les entrées existantes
- Fonctionnalités de collaboration : Choisissez un modèle qui offre l'assistance de plusieurs collaborateurs. Les commentaires, les mentions ou les espaces de modification en cours partagés permettent à tout le monde de travailler ensemble sans confusion au niveau du contrôle des versions
- Liens croisés : le modèle doit prendre en charge les liens croisés internes vers d'autres pages et modèles Notion afin de permettre au lecteur de mieux comprendre le sujet
- Intégration : Le modèle Notion doit s'intégrer facilement à votre infrastructure technologique, notamment aux outils de suivi de projet, aux logiciels de base de connaissances, aux calendriers, aux logiciels wiki internes à l'entreprise, etc., afin d'éviter les erreurs de transfert de données
- Clarté visuelle : choisissez un modèle épuré et minimaliste avec des en-têtes, des encadrés et un style cohérent afin de faciliter la lecture et de réduire la charge mentale
- Évolutivité : Assurez-vous que le modèle permet d'ajouter des catégories, des pages ou des bases de données liées à mesure que votre documentation s'étoffe
Découvrez comment le système de gestion des connaissances de ClickUp rassemble tout cela pour vous. 👇🏼
Modèles gratuits de base de connaissances Notion
Pour être honnête, tous les modèles listés ci-dessous ne sont pas basés sur les connaissances par défaut.
Certaines sont spécifiques à des tâches, telles que les wikis d'équipe, les hubs de l'équipe commerciale ou les directives de marque. Mais elles peuvent toutes être réutilisées dans un système de documentation centralisé, et nous allons vous montrer exactement comment :
1. Modèle wiki
Le modèle wiki de Notion est un centre de connaissances simple, basé sur des pages, où vous pouvez classer toutes les informations de votre entreprise en sections telles que les actualités de l'entreprise, les directives ou politiques de l'équipe, les ressources d'intégration et les articles de connaissances. Son mise en forme facile à lire le rend moins intimidant pour les équipes qui souhaitent une documentation simple.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Mettez en évidence les ressources essentielles à l'aide de cadres de texte qui permettent de faire ressortir les informations importantes
- Attribuez des propriétaires de pages et des étiquettes afin que le suivi des mises à jour et du contenu soit assuré, et que le contenu reste fiable
- Guidez les nouveaux membres grâce à une section « Pour commencer » prête à l'emploi qui accélère leur intégration
- Accédez rapidement aux informations grâce à une barre de recherche claire qui vous aide à trouver instantanément la bonne page
✅ Idéal pour : les équipes ou les enseignants qui préfèrent une approche claire et axée sur les pages plutôt que de passer au crible de grandes bases de données
👀 Le saviez-vous ? Les silos de connaissances sont un frein majeur à la productivité. Selon Stack Overflow Teams, les développeurs sont confrontés à des silos de connaissances près de deux fois par jour, et 30 % d'entre eux rapportent que cela affecte leur productivité 10 fois par semaine.
Cela représente des heures perdues à chercher des réponses au lieu de créer. Une base de connaissances ou un système de documentation bien entretenu peut aider à réduire ce temps perdu et à permettre aux équipes d'avancer plus rapidement.
2. Modèle wiki produit
Contrairement à un wiki général, le modèle Wiki produit permet d'adapter toutes sortes de documents au cycle de vie du produit.
Ils couvrent tout, de l'intégration et du lancement de fonctionnalités à l'analyse et à la planification d'équipe. Ce qui les rend différents, c'est qu'ils mapper les connaissances directement aux étapes du développement du produit. Au lieu que chaque équipe travaille en vase clos ou stocke des informations à des endroits aléatoires, tout le monde se réfère aux mêmes sections qui correspondent à son domaine d'intérêt actuel.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Organisez toutes vos données de recherche en documentant les outils d'analyse que vous utilisez, en enregistrant les résultats des sondages clients et en stockant les informations issues des sessions de test utilisateur dans des sections dédiées
- Forfait efficacement en regroupant les informations sur les effectifs, les notes d'entretien sur les produits et les documents stratégiques
- Fournissez l'assistance aux équipes interfonctionnelles en permettant aux chefs de produit, aux développeurs et aux spécialistes du marketing de rester sur la même page
✅ Idéal pour : les start-ups et les équipes axées sur les produits qui souhaitent tout gérer, de la recherche initiale au lancement et à l'analyse post-lancement
👀 Le saviez-vous ? Un sondage sur l'état de la gestion des produits en 2024 a révélé que 56 % des grandes entreprises consolident leurs outils de gestion des produits afin de lutter contre le cloisonnement des données et d'améliorer la visibilité, tandis que 37 % ont déjà mis en place une équipe chargée des opérations produits (Product Ops).
Un wiki produit structuré s'inscrit parfaitement dans cette tendance, en aidant les équipes à réduire la prolifération des outils, à unifier les connaissances et à maintenir la transparence tout au long du développement du produit, du début à la fin.
3. Modèle wiki produit de base
Le modèle wiki produit de base est une version simplifiée du wiki produit.
Que vous créiez un wiki éducatif ou un hub interne à votre entreprise, ce modèle vous permet de suivre le travail en cours avec un minimum de complexité.
De plus, ils font également office d'outil de planification léger. Utilisez ce modèle pour stocker vos guides et vos bonnes pratiques (telles que les étapes d'intégration ou les documents de processus) ainsi que des outils de suivi de projet en temps réel tels que les OKR et les bases de données.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Documentez les processus clés tels que le cycle de vie des produits, les lancements de fonctionnalités et les notes d'entretien dans la section « Guides et processus »
- Créez une banque de questions d'entretien avec des étiquettes indiquant le niveau de difficulté et les compétences requises
- Suivez vos objectifs de manière visuelle grâce à un « tableau OKR », où les objectifs peuvent être marqués comme à venir, en cours ou achevés
✅ Idéal pour : les petites équipes ou les start-ups qui recherchent un wiki convivial pour les débutants, combinant documentation produit et planification simplifiée.
💡 Conseil de pro : ClickUp Brain transforme votre système de gestion des connaissances personnelles en un assistant intelligent et toujours disponible pour votre équipe. Ce que cela signifie pour vous :
- Mises à jour faciles : mettez rapidement à jour ou développez votre wiki en demandant à Brain de rédiger de nouvelles sections, de traiter des documents ou de créer des FAQ en fonction des besoins de votre équipe.
- Réponses instantanées : les membres de l'équipe peuvent poser des questions à ClickUp Brain en langage naturel et obtenir des réponses directes à partir de votre wiki, de vos documents et de vos tâches.
- Résumés intelligents : utilisez Brain pour résumer de longs guides, des notes de réunion ou des documents de processus en conclusions rapides et exploitables.
- Suggestions contextuelles : lorsque vous travaillez sur une tâche ou un projet, Brain peut automatiquement afficher des articles wiki, des bonnes pratiques ou des étapes d'intégration pertinentes.
4. Modèle de police de caractère
Le modèle Fonts est plus spécialisé que les wikis. Il s'agit d'une base de données consultable qui vous permet d'organiser et de filtrer les polices en fonction de différentes propriétés.
Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous souhaitez assurer la cohérence visuelle de votre marque sur tous les points de contact, ce modèle vous sera utile. Vous pouvez stocker les familles de polices de caractère, les graisses et les notes d'utilisation dans une vue organisée. Que vous conceviez des publications pour les réseaux sociaux, mettiez à jour votre site web ou briefiez un freelance, vos directives typographiques sont toujours faciles à trouver et à suivre.
Grâce au format de base de données, vos ressources d'identité de marque restent consultables, modifiables et réutilisables. Vous n'avez plus besoin de fouiller dans vos dossiers pour trouver la bonne police ou la bonne version.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Filtrez les polices de caractère par type, prix, casse ou variations pour trouver rapidement le style dont vous avez besoin.
- Enregistrez les liens pour télécharger et les notes avec chaque police de caractère afin de ne pas perdre de temps à les rechercher plus tard.
- Attribuez des étiquettes aux polices de caractère avec des catégories telles que « luxe » ou « élégance » afin d'accélérer les décisions relatives à la marque et au design.
✅ Idéal pour : les designers, les freelances et les enseignants qui souhaitent accéder rapidement à un catalogue de polices de caractère organisé qu'ils peuvent facilement consulter dans le cadre de leurs projets en cours.
💡 Conseil de pro : si les modèles tels que Fonts vous aident à mieux concevoir, n'oubliez pas le moteur créatif derrière chaque grand projet, à savoir vos pensées. Les applications de journalisation numérique peuvent compléter votre flux de travail en vous permettant de :
- Réfléchissez aux entrées passées pour débloquer de nouvelles idées pour vos futurs projets.
- Notez vos pensées créatives, vos citations ou vos idées de conception avant qu'elles ne s'estompent.
- Découvrez comment votre production créative établit une connexion avec votre état d'esprit.
5. Modèle wiki équipe commerciale
Les équipes commerciales doivent composer avec des stratégies dispersées, des documents obsolètes et des données commerciales réparties entre différents outils. Cela ralentit l'intégration et rend l'alignement plus difficile pour tout le monde.
Le modèle Sales Wiki résout ces problèmes. Les processus, les guides stratégiques et les guides d'intégration de votre entreprise sont stockés dans un espace structuré. Le suivi des transactions en cours peut être effectué côte à côte.
Comme ils comblent le fossé entre la documentation et le suivi des ventes en temps réel, votre équipe commerciale peut apprendre et agir dans le même environnement de travail.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Suivez visuellement les transactions en cours grâce à une vue Tableau, qui donne à l'équipe un aperçu instantané de ce qui est en cours.
- Mettez à jour les OKR et les objectifs parallèlement à vos processus, afin que l'équipe sache toujours vers quelles cibles elle travaille.
- Conservez les propriétaires et les balises sur chaque page pour garantir la responsabilité et la mise à jour des informations.
✅ Idéal pour : les équipes commerciales et les start-ups qui ont besoin d'un espace unifié pour gérer à la fois les ressources de formation et les transactions en cours.
📮 ClickUp Insight : les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins.
Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme pour tout ?
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp rassemble vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp fonctionne pour toutes les équipes, rend le travail visible et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste. Découvrez comment. 👇🏼
6. Modèle de système de conception
Si votre équipe ne cesse de vous demander « Quel fichier logo dois-je utiliser ? » ou « Quelle est la bonne couleur pour la marque ? », le modèle Design System est la solution qu'il vous faut.
Plutôt que de conserver les couleurs de la marque dans un fichier, les logos dans un autre et les règles de conception cachées dans une présentation, ils sont tous regroupés dans un espace de conception unifié. Le modèle garantit également que ces fichiers sont téléchargeables directement à partir du modèle, afin que vos collègues n'aient pas à les demander à un concepteur ou à les rechercher dans des disques partagés.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Documentez les modèles de conception tels que la typographie, les éléments d'interface utilisateur et les dispositions afin de garantir la cohérence entre les projets.
- Définissez les règles de la marque en matière d'utilisation de la couleur, des polices de caractère et du ton visuel afin de vous assurer que tout le monde respecte les mêmes normes.
- Passez d'un affichage à l'autre, comme la liste, le statut ou la galerie, pour une organisation flexible
✅ Idéal pour : Les équipes de conception et de branding qui souhaitent éliminer les incohérences et s'assurer que tout le monde travaille avec les mêmes outils visuels
📊 Alerte statistique : La communication visuelle devient plus importante que jamais. En effet, 82 % des équipes ont utilisé des outils d'IA pour créer des visuels l'année dernière, et 77 % ont rapporté que la communication visuelle plus forte avait amélioré leurs performances globales.
Un système de conception structuré garantit la cohérence visuelle, la conformité à l'image de marque et l'accessibilité pour tous, que les visuels soient générés par l'IA ou créés par votre équipe de conception.
7. Modèle de base de connaissances
L'un des principaux problèmes des bases de connaissances est le désordre. Il y a trop de notes, les idées sont dans une distribution et il n'existe aucun moyen clair de les consulter ultérieurement.
Ce modèle de base de connaissances répond à ce besoin en fournissant un système tout-en-un qui permet de regrouper, classer par thème et accéder facilement aux idées, notes et ressources lorsque vous en avez besoin. Le modèle sert de système de gestion des connaissances personnelles.
D'une part, vous pouvez l'utiliser pour documenter vos apprentissages personnels tirés d'un projet, et d'autre part, vous pouvez également l'utiliser pour créer une bibliothèque de ressources pour votre équipe. Vous pouvez même l'utiliser pour le suivi des supports pédagogiques en tant qu'éducateur.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Organisez vos connaissances par catégories ou par thèmes
- Revisitez rapidement les anciennes entrées afin que les connaissances et les enseignements passés restent utiles pour votre travail actuel
- Personnalisez la disposition en choisissant un thème (minimal, gris, bleu, rouge, etc.) et en supprimant les autres
✅ Idéal pour : les petites entreprises, les enseignants ou les équipes qui recherchent un système clair et flexible pour collecter, organiser et réutiliser les connaissances au fil du temps
⭐ Bonus : Les idées viennent rarement lorsque vous êtes assis devant un document vierge, et c'est exactement là que la fonctionnalité de reconnaissance vocale de ClickUp Brain MAX prend tout son sens.
Au lieu de taper manuellement vos notes ou vos rappels, vous pouvez simplement exprimer vos pensées à voix haute, et Brain MAX les convertira en entrées organisées et consultables dans votre espace de travail. Les conclusions des réunions, les idées issues de brainstormings ou les réflexions post-projet peuvent toutes être saisies en temps réel, puis automatiquement liées aux documents ou tâches pertinents.
8. Modèle de page Q&R
Si vous vous retrouvez souvent à répondre aux mêmes questions de la part des membres de votre équipe, de vos clients ou de vos étudiants, le modèle de page Q&A vous offre un moyen simple de stocker toutes ces réponses au même endroit.
Ils fonctionnent comme un hub de FAQ en libre-service, vous permettant de trouver rapidement des solutions sans avoir à demander de l'aide. Au fil du temps, ils servent également d'archive des questions déjà posées. Cela aide les nouveaux membres à s'intégrer rapidement et fournit aux responsables des informations sur les domaines qui suscitent le plus de confusion.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Mettez facilement à jour les réponses à mesure que les politiques, les processus ou les détails des produits changent
- Organisez les questions dans une mise en forme cohérente, afin de faciliter la consultation et l'utilisation de la page
- Réduisez les requêtes répétitives en redirigeant les utilisateurs vers la page plutôt que de répondre sans cesse aux mêmes questions
✅ Idéal pour : les start-ups, les enseignants ou les équipes qui reçoivent fréquemment des questions sur les processus, les outils ou les détails des produits et qui souhaitent disposer d'une banque de réponses centralisée et réutilisable
💡 Conseil de pro : Créez plus rapidement et affinez plus intelligemment grâce à l'IA.
Utilisez l'IA pour créer la première ébauche de votre base de connaissances, y compris la structure, les résumés et les liens. Ensuite, laissez votre équipe affiner le contexte et le ton. Vous lancerez la documentation en quelques heures, et non en plusieurs semaines, sans perdre en précision ni en authenticité.
Regardez cette vidéo avant de configurer votre base de connaissances IA.
9. Modèle de stratégie de marque
Le modèle Branding vous permet de regrouper tous les éléments de votre identité de marque dans une base de connaissances organisée. Les logos, les palettes de couleur, le style et les directives marketing sont tous regroupés, ce qui facilite la maintenance de la cohérence et le partage avec votre équipe.
La principale différence entre ce modèle et le modèle Design System réside dans son objectif.
Le modèle Branding Template capture l'essence de votre marque, y compris son identité visuelle, son message et sa présentation générale. Le modèle Design System Template, en revanche, est plus technique et se concentre sur les composants de l'interface utilisateur, les modèles de conception et les ressources réutilisables qui garantissent la cohérence des produits numériques.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Organisez vos palettes de couleur et vos variations de design pour pouvoir facilement vous y référer lors de vos campagnes
- Partagez le hub avec les designers, les spécialistes du marketing ou les collaborateurs afin que tout le monde travaille avec le même kit d'identité
- Visualisez l'identité de votre marque dans une disposition claire, ce qui facilite sa présentation aux clients ou aux parties prenantes
✅ Idéal pour : Les entrepreneurs et les équipes marketing qui souhaitent disposer d'un hub d'identité de marque professionnel qui leur fait gagner du temps et permet de conserver tous leurs actifs accessibles et cohérents
10. Modèle de directives de marque
Si le modèle de branding définit ce qu'est votre marque, le modèle de directives de marque explique comment votre marque doit être appliquée. Il sert de règlement détaillé pour garantir la cohérence de chaque conception.
Vous pouvez les utiliser pour définir la manière dont un logo est placé, la typographie utilisée dans les présentations ou les combinaisons de couleur dans les campagnes. En regroupant toutes ces normes dans un espace accessible, le modèle permet de garantir que votre marque conserve toujours la même apparence et la même identité, quelle que soit la personne qui travaille dessus.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Définissez des règles typographiques pour les en-têtes, les sous-titres et le corps du texte afin de garantir la cohérence
- Intégrez des fichiers Figma ou des ressources externes pour que les mises à jour se synchronisent automatiquement
- Clarifiez les choses à faire et à ne pas faire grâce à des règles de marque qui serviront de référence rapide pour toute l'équipe
- Offrez une assistance à l'intégration des nouveaux designers et spécialistes du marketing en leur fournissant un guide prêt à l'emploi
✅ Idéal pour : Les équipes de conception et de marketing qui doivent appliquer les normes de la marque à plusieurs projets
Limites de Notion
Bien que les environnements de travail Notion soient largement utilisés, de nombreux utilisateurs rencontrent des difficultés lorsqu'ils souhaitent évoluer, collaborer ou bénéficier de fonctionnalités avancées.
Voici quelques critiques récurrentes formulées par de vrais utilisateurs :
- La courbe d'apprentissage abrupte et la structure imbriquée confuse des pages rendent difficile l'intégration des nouveaux utilisateurs
- Les problèmes de performances liés aux pages volumineuses ou aux bases de données lourdes peuvent entraîner des ralentissements, des temps de chargement longs ou des blocages
- Limites de Notion AI, notamment une intégration insuffisante des bases de données et une précision pour résumer médiocre
- Risque de perte de données et absence de mécanisme natif robuste de sauvegarde/restauration
- Un trop grand nombre d'options de configuration entraîne des installations fragmentées et des frais de maintenance supplémentaires
- Expérience mobile incohérente et capacités hors ligne limitées dans les applications mobiles
📣 Témoignage d'un utilisateur de Notion sur la complexité de ses modèles:
Pour les débutants, cela peut être déroutant. J'aimerais que Notion propose dès le départ des projets ou des modèles prêts à l'emploi adaptés au domaine d'activité de l'utilisateur. Il serait très utile qu'ils vous demandent comment vous comptez l'utiliser et qu'ils configurent ensuite le tout pour vous. Quand j'ai commencé, je me suis retrouvé bloqué et je ne savais pas comment l'adapter à mes besoins.
Pour les débutants, cela peut être déroutant. J'aimerais que Notion propose dès le départ des projets ou des modèles prêts à l'emploi adaptés au domaine d'activité de l'utilisateur. Il serait très utile qu'ils vous demandent comment vous comptez l'utiliser et qu'ils configurent ensuite le tout pour vous. Quand j'ai commencé, je me suis retrouvé bloqué et je ne savais pas comment l'adapter à mes besoins.
Un utilisateur de Reddit note :
Cependant, les modèles que j'ai achetés sont trop compliqués pour moi et j'ai l'impression que même si je parviens à mettre toutes mes idées et réflexions dans un forfait, tout finira par se perdre dans la confusion. Les modèles comportent tellement d'éléments mobiles que je ne comprends tout simplement pas comment ils pourraient m'aider.
Cependant, les modèles que j'ai achetés sont trop compliqués pour moi et j'ai l'impression que même si je parviens à mettre toutes mes idées et réflexions dans un forfait, tout finira par se perdre dans la confusion. Les modèles comportent tellement d'éléments mobiles que je ne comprends tout simplement pas comment ils pourraient m'aider.
Modèles Notion alternatifs
Bien que Notion travaille bien pour organiser les connaissances, ce n'est pas toujours l'option la plus évolutive, en particulier pour les équipes qui souhaitent que la documentation soit directement liée aux tâches et à leur exécution.
C'est là que ClickUp fait du travail au-delà d'un simple outil de gestion de projet.
Il s'agit de l'une des meilleures alternatives à Notion, qui offre un large intervalle de modèles pouvant également servir de bases de connaissances puissantes. Ils permettent la connexion des informations stockées à des flux de travail qui rendent la documentation plus exploitable et plus facile à maintenir à mesure que votre équipe s'agrandit.
Au cœur du logiciel de base de connaissances de ClickUp se trouve ClickUp Docs. Vous pouvez télécharger des documents existants ou en créer de nouveaux directement dans la plateforme. D'un point de vue opérationnel, cela fonctionne parfaitement, car vous pouvez :
- Créer ou importer des documents : créez de nouveaux documents directement dans ClickUp ou importez des fichiers existants (Google Docs, Word, Notion, etc.) pour centraliser votre base de connaissances
- Transformez vos documents en tâches exploitables : décomposez le travail de documentation en tâches, attribuez-les aux membres de l'équipe et liez les documents aux tâches ClickUp pour une collaboration fluide
- Suivez la progression et le flux de travail : utilisez les statuts des tâches (tels que « Brouillon », « Révision », « Achevé ») et le suivi du temps pour surveiller la progression de la rédaction et de la révision
- *mettez en forme et organisez le contenu : utilisez des outils de mise en forme riches (images de couverture, tableaux, signets, titres, sous-titres, etc.) pour rendre vos documents structurés, faciles à lire et visuellement attrayants
Voyons maintenant les meilleurs modèles de base de connaissances ClickUp :
1. Modèle de base de connaissances ClickUp
Le modèle de base de connaissances ClickUp sert de source centrale de vérité où vos équipes peuvent stocker, organiser et partager toutes les connaissances essentielles. Il est pré-structuré avec des sections pour les FAQ, les guides pratiques, les tutoriels et même les liens vers la communauté, afin que vous ne partiez pas d'une page blanche.
Ainsi, les nouveaux employés peuvent trouver les étapes de leur intégration sans avoir à solliciter leur responsable, votre équipe d'assistance peut partager instantanément des guides de dépannage, et les équipes marketing ou projet peuvent stocker des cas d'utilisation dans un document centralisé.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Recherchez et mettez à jour rapidement du contenu sans avoir à faire défiler de longs documents ou fils de discussion Slack
- Documentez les processus récurrents à l'aide d'instructions étape par étape qui garantissent la cohérence de l'intégration et de la formation
- Contrôlez qui peut effectuer une modification en cours ou afficher la base de connaissances afin d'en garantir l'exactitude et la cohérence
- Améliorez l'expérience utilisateur en adoptant un design de type centre d'aide qui simplifie la recherche d'informations
idéal pour : *les équipes RH, informatiques et d'assistance qui ont besoin d'un hub de ressources centralisé pour l'intégration, la formation ou le service client sans être submergées de questions répétitives
💡 Conseil de pro : ne laissez pas passer les mises à jour importantes. Associez votre modèle de base de connaissances à ClickUp Rappel pour rester au courant de tout.
- Définissez des rappels pour mettre à jour régulièrement les FAQ ou les guides d'intégration
- Recevez une notification avant que les documents clés (tels que les documents de formation ou de conformité) ne deviennent obsolètes
- Attribuez des rappels à vos collègues afin que chacun partage la responsabilité de maintenir les connaissances à jour
Vous pourrez ainsi créer une base de connaissances solide, précise, à jour et réellement utile au quotidien.
2. Modèle de base de connaissances RH ClickUp
Si votre équipe RH passe son temps à répondre aux mêmes questions sur les politiques de congés, les étapes d'intégration ou les mises à jour en matière de conformité, le modèle de base de connaissances RH ClickUp vous aidera à briser ce cycle. Au lieu de compter sur des échanges d'e-mail incessants, il regroupe tous vos documents liés aux ressources humaines afin que les employés puissent trouver rapidement les réponses dont ils ont besoin par eux-mêmes.
Mais ce modèle est bien plus qu'un simple espace de stockage. Grâce au suivi de statut intégré, vous pouvez voir instantanément si une politique est encore à l'état de projet, en cours d'examen ou entièrement approuvée. Et les champs personnalisés ClickUp , tels que Département, Type de politique, Date d'entrée en vigueur ou Priorité, facilitent l'organisation des politiques, afin que vous ne perdiez rien dans la confusion.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Automatisez les rappels pour les révisions de politiques (par exemple, tous les 6 mois pour la politique en matière de congés)
- Divisez les grandes initiatives telles que le « Guide d'intégration » en sous-tâches (installation informatique, formation à la conformité, orientation)
- Utilisez la vue Liste pour organiser vos documents de manière claire dans des checklist très simples et la vue Gantt pour mapper vos échéances
- Partagez une version unique et toujours à jour afin que vos employés ne se retrouvent pas avec des fichiers obsolètes
✅ Idéal pour : les services RH qui souhaitent réduire les requêtes répétitives, rationaliser l'intégration des nouveaux employés et maintenir une documentation précise et à jour sur les politiques relatives aux employés
📮 ClickUp Insight : Le travail ne devrait pas être un jeu de devinettes, mais c'est trop souvent le cas. Notre sondage sur la gestion des connaissances a révélé que les employés perdent souvent du temps à rechercher des documents internes (31 %), des bases de connaissances de l'entreprise (26 %) ou même des notes personnelles et des captures d'écran (17 %) simplement pour trouver ce dont ils ont besoin. Grâce à la recherche connectée de ClickUp, tous les fichiers, documents et discussions sont instantanément accessibles depuis votre page d'accueil, ce qui vous permet de trouver des réponses en quelques secondes, et non en quelques minutes.
💫 Résultats concrets : les équipes peuvent gagner plus de 5 heures par semaine grâce à ClickUp, soit plus de 250 heures par an et par personne, en éliminant les processus de gestion des connaissances obsolètes. Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec une semaine supplémentaire de productivité chaque trimestre !
📚 En savoir plus : Les meilleurs outils logiciels de partage des connaissances pour les équipes
3. Modèle Wiki ClickUp
Avez-vous déjà eu l'impression que les connaissances de votre équipe étaient dispersées entre Google Docs, Slack et des feuilles de calcul aléatoires dont personne ne se souvient ? Le modèle Wiki ClickUp rassemble tout cela sous un même toit. Il s'agit en quelque sorte de la bibliothèque numérique de votre équipe pour les procédures opératoires normalisées, les guides d'intégration et les documents de politique ; organisée, consultable et toujours à jour.
De plus, grâce aux fonctionnalités de gestion des tâches intégrées, votre wiki reste connecté au travail réel. Vous pouvez lier les pages wiki aux tâches, afin que les connaissances et les actions coexistent. Des dispositions flexibles vous permettent de façonner le wiki à la forme du flux de travail de votre équipe, ce qui en fait un hub de connaissances que votre équipe utilisera réellement.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Automatisez les mises à jour grâce à des rappels et au suivi des progrès afin que les documents ne deviennent jamais obsolètes
- Structurez les informations en catégories, sous-pages et listes de ressources pour une navigation rapide
- Intégrez des médias, des images et des documents pour créer une base de connaissances plus riche et interconnectée
✅ Idéal pour : Les équipes qui souhaitent regrouper leurs notes et processus dispersés dans un wiki vivant et centralisé qui évolue avec elles
4. Modèle de base de données pour la page d'accueil ClickUp
Le modèle de base de données de pages d'accueil ClickUp aide votre équipe à planifier, créer et suivre chaque page d'accueil. Il vous indique précisément quelles pages d'accueil sont en ligne, lesquelles doivent être mises à jour et lesquelles sont encore en cours de création.
Le modèle facilite également l'optimisation des pages d'accueil grâce à des champs de données de performance. Vous pouvez enregistrer des URL, suivre les taux de conversion et même noter les sources de trafic pour chaque page. Cela vous aide non seulement à mesurer ce qui fonctionne, mais aussi à mettre en évidence les pages peu performantes qui nécessitent une attention immédiate.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Collaborez facilement grâce à des documents intégrés afin que les rédacteurs, les concepteurs et les spécialistes du marketing puissent travailler dans le même espace
- Enregistrez les notes de suivi des bogues directement dans les tâches afin de recenser les problèmes et de vous assurer qu'ils sont résolus avant la mise en ligne d'une page
- Attribuez des tâches aux membres de votre équipe afin que chacun connaisse son rôle dans la création, la révision ou l'optimisation d'une page d'accueil.
✅ Idéal pour : les équipes marketing ou les agences qui gèrent plusieurs pages d'accueil et qui recherchent la cohérence, une itération plus rapide et des résultats mesurables.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Chat pour transformer les commentaires sur la page d'accueil en actions immédiates.
Par exemple, si un designer remarque un bouton CTA défectueux sur une page, il peut envoyer un message dans le chat, mentionner le développeur et lui assigner la correction. Les rédacteurs, les spécialistes du marketing et les développeurs peuvent alors afficher le contexte complet en un coup d'œil, répondre en temps réel et marquer le problème comme résolu une fois la mise à jour effectuée.
Ainsi, chaque discussion reste liée au projet de la page d'accueil, ce qui garantit qu'aucun commentaire n'est oublié et que les optimisations sont effectuées plus rapidement.
5. Modèle commercial ClickUp Book Of Record
La tenue de registres précis est essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise, à la conformité et à la prise de décision.
Le modèle ClickUp Book of Record Business Template vous permet de conserver vos documents financiers et d'entreprise dans un seul hub facilement accessible, afin que vous ne perdiez jamais de vue les documents importants tels que les registres de ventes, les livres d'achats ou les notes de frais.
La véritable puissance de ce modèle réside dans les fonctionnalités de suivi de ClickUp. Vous pouvez attribuer des tâches pour la mise à jour des documents, utiliser la vue Tableau de ClickUp pour classer les documents par type et visualiser les enregistrements dans un échéancier avec la vue Gantt.
Transformez votre système d'archivage en un système actif qui vous aide à surveiller, réviser et améliorer la précision en temps réel.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Générez des rapports automatisés sur les revenus, les dépenses et les projections afin d'identifier rapidement les tendances financières.
- Intégrez les documents d'assistance (factures, reçus ou contrats, par exemple) directement dans chaque enregistrement pour plus de contexte.
- Filtrez et effectuez des recherches instantanées dans les registres, les livres et les résumés à l'aide de champs personnalisés tels que le service, la catégorie ou l'exercice fiscal.
- Simplifiez les audits et la conformité en réduisant les erreurs manuelles et en améliorant l'accessibilité des données.
✅ Idéal pour : les entreprises qui ont besoin d'un système fiable et conforme pour gérer leurs documents et dossiers financiers.
👉 Pour en savoir plus : consultez « Meilleurs logiciels de gestion de documents » pour trouver des idées d'outils et des comparaisons.
6. Modèle de forfait ClickUp
Chaque projet, petit ou grand, nécessite un plan de travail qui rassemble tous les éléments, notamment les objectifs, les détails, les indicateurs de réussite et les échéanciers. Le modèle de plan de travail ClickUp résout ce problème en servant de base commune pour l'ensemble de votre projet ou initiative commerciale.
L'un des principaux avantages de ce modèle est l'alignement de l'équipe. Il garantit que tous les membres de vos équipes marketing, commerciales et produit ont les mêmes objectifs, les mêmes mises à jour et les mêmes échéanciers de projet.
Et comme chaque entreprise a des besoins uniques, vous pouvez personnaliser les champs et les sections, qu'il s'agisse d'objectifs de chiffre d'affaires trimestriels, d'indicateurs clés de performance (KPI) de campagne, d'objectifs de lancement de produit ou d'initiatives stratégiques.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Mapper visuellement les dépendances afin de voir comment chaque jalon influe sur la suivante et d'éviter les problèmes potentiels.
- Consignez l'historique des décisions parallèlement à vos objectifs, afin de pouvoir faciliter le suivi des raisons qui ont motivé certains choix et des personnes qui les ont approuvés.
- Mettez en évidence les indicateurs clés tels que l'utilisation du budget, l'adoption par les clients ou l'état de préparation des lancements grâce à des champs personnalisés qui vont au-delà des indicateurs de performance clés de base.
- Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour générer des aperçus instantanés de la progression des travaux pour les réunions de direction sans avoir à créer de rapports de projet séparés.
✅ Idéal pour : les équipes interfonctionnelles, la gestion de projet et les groupes de direction qui souhaitent rester alignés sur les objectifs généraux tout en maintenant le cap sur l'exécution.
7. Modèle de répertoire ClickUp
Le modèle ClickUp Directory est la base de données vivante et consultable de votre entreprise pour les personnes et les dossiers.
Grâce à eux, vous pouvez enregistrer les rôles professionnels, les liens hiérarchiques, les dates d'embauche et les documents d'assistance. Plutôt que de demander des détails aux RH, les employés et les responsables peuvent simplement filtrer par champs tels que Département, Statut professionnel ou même Étape du cycle de vie (par exemple, Période d'essai, Actif, Retraité) pour trouver exactement ce dont ils ont besoin.
Le modèle comprend également plus de 17 champs personnalisables tels que Supérieur hiérarchique direct, Photo et Date de naissance. Enrichissez vos enregistrements avec les métadonnées les plus importantes pour votre organisation. De plus, cela améliore la transparence et la conformité. Chaque modification est consignée, ce qui permet d'obtenir un historique complet des mises à jour pour faciliter les audits.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Regroupez les personnes par rôle ou statut professionnel afin de localiser rapidement les dossiers pertinents
- Joignez les pièces jointes d'assistance (contrats, accords, identifiants) directement aux profils
- Collaborez en temps réel avec vos équipes internes ou vos fournisseurs externes, en vous assurant qu'il n'y ait aucune lacune dans les informations
idéal pour : *les équipes RH, les responsables des opérations ou les entreprises qui ont besoin d'un répertoire consultable pour leurs employés, fournisseurs ou collaborateurs
8. Modèle de processus et procédures ClickUp
Des processus clairs sont la clé de voûte de l'efficacité des équipes. Cependant, dans la plupart des entreprises, les documents relatifs aux processus sont souvent enfouis dans des fils de discussion par e-mail, des dossiers aléatoires ou, pire encore, ne sont jamais correctement documentés. Le modèle de processus et de procédures ClickUp permet de documenter, de gérer et d'affiner chaque étape du flux de travail.
Ce qui rend ce modèle si puissant, ce sont ses outils intégrés. La Liste de documentation est un catalogue consultable de tous les processus, achevés avec des détails tels que le propriétaire, le service, la date d'échéance et la priorité. Le Tableau blanc des processus vous permet de visualiser comment les tâches se connectent entre elles au sein des différents services grâce à un mapper des processus en temps réel.
Par exemple, vous pouvez mapper l'intégration des employés, des ressources humaines à l'informatique, et même transformer les nœuds d'un organigramme en tâches réelles à exécuter.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Suivez chaque étape du processus grâce à une vue Tableau accessible par glisser-déposer
- Assurez la responsabilisation de tous grâce à des notifications automatisées, des mises à jour de statut et le marquage des parties prenantes
- Mesurez les performances et la conformité en liant les processus à des objectifs clairs et mesurables
✅ Idéal pour : *les équipes opérationnelles, les services RH et les responsables qui souhaitent disposer de flux de travail reproductibles et évolutifs sans perte de clarté
9. Modèle de document sur les processus de l'entreprise ClickUp
Contrairement au modèle de documentation des processus, qui approfondit les procédures opératoires normalisées, les rôles et les procédures étape par étape, ce modèle de document sur les processus de l'entreprise ClickUp offre une vue d'ensemble plus large et plus générale. Il sert de guide principal à votre organisation, en regroupant les processus, les directives et les flux de travail récurrents de chaque service dans un système unique et centralisé.
Ici, vous ne vous contentez pas de saisir les détails du travail d'un processus, vous mappez le fonctionnement de services entiers, leur alignement sur les objectifs du projet et leurs interactions.
Dans ClickUp, vous pouvez lier chaque document de processus à des tâches et des tableaux de bord connexes afin que votre équipe puisse suivre les instructions en temps réel.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Affichez un échéancier clair des processus à l'échelle de l'entreprise, tels que les lancements de produits et les audits de conformité, grâce aux diagrammes de Gantt
- Assurez le bon déroulement des processus en marquant chaque étape, en désignant les propriétaires et en laissant ClickUp envoyer des rappels automatiques pour des mises à jour en temps opportun
- Facilitez l'intégration des nouveaux employés en leur fournissant une bibliothèque de processus prête à l'emploi
✅ Idéal pour : Les entreprises en pleine croissance et les équipes en expansion qui souhaitent éliminer le chaos des processus, maintenir les connaissances à jour et s'assurer que tous les employés travaillent à partir du même guide fiable
⚡ Archive des modèles : Consigner les processus par écrit est une chose. Les rendre reproductibles et évolutifs en est une autre. C'est là que les modèles de documentation des processus s'avèrent utiles. Ils vous aident à :
- Transformez des flux de travail désordonnés en guides d'étapes faciles à suivre
- Standardisez les procédures afin que les tâches ne soient pas réinventées à chaque fois
- Attribuez clairement les rôles et les responsabilités à l'aide des diagrammes RACI
- Suivez la conformité, les approbations et l'achevé dans un hub structuré unique
10. Modèle de guide de style de marque ClickUp
Une marque consiste à créer une image, un style et une identité cohérents à chaque point de contact. Le modèle de guide de style de marque ClickUp vous aide à regrouper toutes les règles et tous les éléments de marque en un seul endroit organisé, afin que votre équipe n'ait jamais à se poser de questions sur les polices de caractère, les couleurs, le ton ou les éléments de conception.
Ce modèle facilite considérablement la création et la mise à jour d'un guide de style. Vous pouvez décomposer l'identité de votre marque en plusieurs sections, telles que la mission, les valeurs, le style, l'utilisation du logo et les directives relatives à la palette de couleurs.
Pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- Documenter les règles relatives à la typographie, à l'utilisation des logos, à l'iconographie et aux normes d'accessibilité
- Créez et partagez des palettes de couleurs avec des codes HEX, RGB ou CMYK pour plus de précision
- Suivez les approbations et les mises à jour grâce aux statuts, aux assignés et aux rappels afin d'éviter toute incohérence
- Collaborez en temps réel avec vos équipes afin que les mises à jour soient instantanément répercutées dans les flux de travail de votre marque
✅ Idéal pour : les équipes marketing, les départements de conception, les agences ou toute entreprise qui souhaite maintenir une identité de marque cohérente sur les canaux numériques et imprimés
Synthétisez vos flux de travail avec ClickUp
Les modèles Notion fonctionnent bien pour les petits projets et l'usage personnel. Mais à mesure que votre équipe s'agrandit, ces modèles peuvent sembler limite.
Les modèles ClickUp vont encore plus loin en assurant la connexion des documents, des tâches et des objectifs afin que votre équipe puisse planifier, suivre et collaborer ensemble. Des échéanciers de projet aux procédures opératoires normalisées en passant par les guides de style, il existe un modèle pour chaque flux de travail.
Si vous êtes prêt à aller au-delà des notes statiques, ClickUp vous offre les outils et la flexibilité nécessaires pour travailler plus intelligemment et plus rapidement.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et découvrez comment les modèles peuvent dynamiser vos projets.