Il n'y a rien de tel que l'effervescence qui accompagne la mise en place d'une nouvelle campagne. Les designers peaufinent les visuels, les rédacteurs trouvent le ton parfait et le client est vraiment enthousiasmé par ce qui prend forme.
Et puis... tout s'arrête net parce que quelqu'un n'a toujours pas approuvé le titre ou que les commentaires sur le design se sont perdus dans une longue chaîne d'e-mails.
Pour les agences, ce cycle nuit aux délais, à l'énergie de l'équipe et à la confiance des clients.
C'est pourquoi, dans cet article, nous allons voir comment les agences peuvent optimiser leurs flux de travail d'approbation afin d'accélérer les révisions, clarifier les commentaires et permettre à chacun de savoir ce qu'il doit faire ensuite.
Vous découvrirez également comment ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, contribue à rendre ce processus fluide. 🤩
⭐ Fonctionnalité présentée
Le modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp vous offre un processus d'approbation bien défini pour les agences. Grâce à des champs consacrés au coût, à l'impact et au type d'élément, chaque envoi contient d'emblée les informations pertinentes, ce qui réduit les retards. De plus, vous pouvez utiliser des statuts tels que En cours d'examen, Approuvé ou Rejeté pour permettre à chacun de voir facilement où en est une demande.
Défis courants liés aux flux de travail d'approbation pour les agences
Vos flux de travail d'approbation vous coûtent cher, et cela se produit d'une manière que vous ne remarquez peut-être même pas. Voici quelques défis courants que vous pourriez rencontrer. 🚧
La multiplicité des parties prenantes entraîne des retards
Le directeur de votre client donne son feu vert à la stratégie de campagne marketing, puis son équipe juridique surgit soudainement avec des préoccupations dont personne n'avait fait mention auparavant. À présent, son PDG souhaite un message qui achevait complètement le brief approuvé.
Mais ce n'est pas tout :
- La troisième semaine est consacrée aux formulaires de conformité exigés par les fournisseurs dans le cadre des marchés publics
- Les RH ont soudainement besoin d'un « examen de la sensibilité culturelle »
- Un directeur régional décide qu'il faut un message qui acheve être complètement différent pour son marché
- Le service informatique bloque votre lancement parce que la page d'accueil contient des « pixels de suivi non autorisés »
Chaque partie prenante pense apporter son aide, mais comme elles ne se coordonnent jamais entre elles, votre équipe se retrouve tiraillée dans différentes directions.
🧠 Anecdote : Les premiers systèmes de « flux de travail d'approbation » remontent aux civilisations anciennes. En Mésopotamie, les scribes inscrivaient les accords commerciaux sur des tablettes d'argile, qui devaient être scellées (comme des signatures) par plusieurs parties.
Manque de visibilité sur les approbations en attente
Les ressources de campagne disparaissent dans les organisations client, et vous ne savez plus où elles en sont dans la chaîne d'approbation.
Vous ne pouvez pas savoir si le retard est dû au fait que quelqu'un est en vacances, que les révisions internes prennent plus de temps que prévu ou que votre e-mail s'est perdu dans la boîte de réception de quelqu'un. Ce manque de visibilité rend impossible une planification efficace des ressources.
La plupart du temps, vous ne savez pas si vous devez garder votre équipe en attente pour des révisions immédiates ou la transférer vers d'autres projets.
📖 À lire également : Comment gérer plusieurs projets marketing comme un pro
Malentendus et responsabilités floues
La propriété de l'approbation peut devenir compliquée. Votre responsable de compte suppose que le client coordonnera ses parties prenantes internes, tandis que le client attend de votre équipe qu'elle gère l'ensemble du flux de travail d'approbation.
Puis, de nouveaux décideurs apparaissent en cours de projet sans niveaux d'autorité clairs, et soudain, tout le monde attend que quelqu'autre prenne les choses en main. Ces lacunes épuisent les budgets des projets alors que rien n'avance.
🔍 Le saviez-vous ? Le biais d'autorité joue un rôle dans les approbations. Les gens sont plus enclins à accepter les décisions lorsqu'elles proviennent d'une personne en position d'autorité, même si le raisonnement n'est pas clair, ce qui souligne l'importance de la transparence des processus.
Problèmes de version et commentaires incohérents
Le chaos dans les fichiers s'amplifie lorsque les commentaires arrivent par plusieurs canaux sans coordination.
Votre designer travaille peut-être sur la version 12, tandis que les parties prenantes envoient des commentaires basés sur la version 8. Les commentaires envoyés par e-mail contredisent ce qui a été dit lors des réunions, et personne ne sait quelles suggestions ont la priorité.
Ce problème de contrôle de version oblige votre équipe à passer des heures facturables à déterminer ce qui est pertinent au lieu d'apporter des modifications.
Goulots d'étranglement dans les projets urgents ou de haute priorité
Les campagnes urgentes révèlent toutes les faiblesses de votre flux de travail d'approbation, pourtant supposé efficace. Les processus standard qui fonctionnent bien pour les échéanciers normaux s'effondrent souvent lorsque les clients exigent des délais d'exécution rapides.
Examinons les goulots d'étranglement les plus courants dans les projets urgents :
- Les validations du week-end sont retardées car personne ne consulte son e-mail de travail avant le Monday.
- Les clients internationaux créent des fuseaux horaires qui entraînent des retards de plus de 12 heures dans les approbations.
- Les approbateurs de sauvegarde manquent de contexte et d'autorité pour prendre des décisions rapides.
- Les changements urgents déclenchent des contrôles de conformité qui prennent plus de temps que l'échéancier initial.
Ces goulots d'étranglement ont un impact sur l'efficacité de la gestion de projet. Ils entraînent des retards qui affectent d'autres clients et nuisent à la réputation de votre agence en matière de fiabilité.
🧠 Anecdote : les guildes médiévales fonctionnaient selon un système d'approbation. Les artisans ne pouvaient vendre leurs produits sans l'accord des maîtres de guilde, qui vérifiaient leur qualité et leur conformité aux règles commerciales. Ce système n'est pas très différent des contrôles qualité effectués aujourd'hui dans les agences.
Guide étape par étape pour optimiser les flux de travail d'approbation
Les agences ont besoin de flux de travail d'approbation qui réduisent les frictions et maintiennent la qualité. Suivez ces étapes et mappez-les dans le logiciel de gestion de projet pour agences créatives ClickUp afin de rester aligné.
Voyons comment le logiciel de flux de travail d'approbation peut vous aider ! 🧰
Étape n° 1 : rassembler les demandes en un seul endroit
Lorsque plusieurs clients envoient des demandes par e-mail, discuter ou même WhatsApp, certains détails peuvent facilement être perdus. Vous avez besoin d'un moyen de canaliser toutes les demandes vers une source fiable.
Par exemple, créez un formulaire de demande dans votre logiciel de flux de travail, en demandant le budget, le public cible, les principaux livrables et les délais souhaités.
Avec ClickUp Forms, les commentaires des clients peuvent être automatiquement convertis en tâches ClickUp. Si un client remplit votre formulaire de refonte de site web, une tâche est instantanément créée, attribuée au gestionnaire de compte et liée à tous les éléments téléchargés, tels que les directives de marque ou les logos.
Voici ce qui rend les formulaires particulièrement efficaces pour les agences :
- Ajoutez des champs obligatoires pour les objectifs, les budgets marketing et les délais.
- Utilisez des menus déroulants pour les échéanciers des projets afin d'éviter les attentes vagues.
- Intégrez le téléchargement de fichiers afin que les clients puissent fournir à l'avance leurs logos, polices de caractère ou créations antérieures.
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Étape n° 2 : divisez les projets en tâches structurées
Après avoir recueilli une demande claire, l'étape suivante consiste à la diviser en éléments exploitables.
Une campagne telle que « Lancer une nouvelle publicité mode » nécessite des étapes plus petites et mieux maîtrisées, telles que la rédaction du script, le casting, la modification en cours et les validations par le client.
ClickUp pour les agences facilite cette gestion.
Chaque livrable devient une tâche, attribuée au bon membre de l'équipe, avec des sous-tâches pour les micro-étapes. La tâche de tournage vidéo pourrait comporter les sous-tâches suivantes :
- Réservation du studio
- Recruter une équipe de tournage
- Organisation des accessoires
Les statuts de tâches personnalisés de ClickUp indiquent ensuite exactement où en est chaque tâche. Au lieu de statuts génériques tels que « en cours », une agence peut définir des statuts tels que « Conceptualisation », « Première ébauche prête » et « Commentaires du client reçus ». Tout le monde peut voir l'avancement du travail sans avoir à envoyer d'e-mails de mise à jour.
Voici ce que Tyler Guthrie, directeur des opérations commerciales chez Home Care Pulse, avait à dire sur l'utilisation de ClickUp pour gérer les approbations :
Les formulaires et les processus d'approbation sont très faciles à mettre en œuvre et simplifient considérablement le traitement des demandes interdépartementales, ce qui permet de gagner du temps. *
Les formulaires et les processus d'approbation sont très faciles à mettre en œuvre et simplifient considérablement le traitement des demandes interdépartementales, ce qui permet de gagner du temps. *
Étape n° 3 : séquencer les approbations dans la bonne commande
Le travail créatif passe souvent par plusieurs étapes de révision : responsable créatif interne, gestionnaire de compte, puis validation par le client. Si ces étapes ne sont pas respectées dans l'ordre, les délais ne peuvent être tenus.
Les dépendances de tâches ClickUp vous permettent de contrôler ce flux. Par exemple, la tâche de modification en cours ne peut pas commencer tant que le directeur créatif n'a pas approuvé le storyboard. Les dépendances verrouillent la séquence afin que personne ne puisse passer devant.
Imaginons que votre agence fournisse un ensemble de bannières publicitaires. La tâche de conception reste bloquée jusqu'à ce que la rédaction soit finalisée. Une fois la tâche de rédaction marquée comme achevée, la tâche de conception s'ouvre automatiquement.
📮 ClickUp Insight : 24 % des travailleurs affirment que les tâches répétitives les empêchent de faire un travail plus significatif, et 24 % supplémentaires estiment que leurs compétences sont sous-utilisées. Cela signifie que près de la moitié des employés se sentent bloqués sur le plan créatif et sous-estimés. 💔
ClickUp vous aide à vous recentrer sur les tâches à fort impact grâce à des agents IA faciles à configurer, qui automatisent les tâches récurrentes en fonction de déclencheurs. En exemple, lorsqu'une tâche est marquée comme achevée, l'agent IA de ClickUp peut automatiquement attribuer l'étape suivante, envoyer des rappels ou mettre à jour le statut du projet, vous libérant ainsi des suivis manuels.
💫 Résultats concrets : STANLEY Security a réduit de 50 % ou plus le temps consacré à la création de rapports grâce aux outils de reporting personnalisables de ClickUp—gratuit, ce qui a permis à ses équipes de se concentrer moins sur la mise en forme et davantage sur la prévision.
Étape n° 4 : attribuer les commentaires à qui de droit
Les commentaires des agences se perdent souvent dans de longs fils de discussion. Un message vague tel que « Changez cette couleur » peut laisser les équipes dans l'incertitude quant à la personne qui doit prendre les mesures nécessaires. Les commentaires nécessitent une propriété.
ClickUp Assign Comments résout ce problème directement. Par instance, lorsqu'un client note que le bouton CTA d'une page d'accueil semble peu convaincant, le gestionnaire de compte ajoute un commentaire attribué avec l'étiquette du concepteur. Ce commentaire reste ouvert jusqu'à ce que le concepteur y réponde.
Ou supposons que votre agence organise une séance photo. Le responsable créatif peut laisser un commentaire attribué à la tâche « Finaliser les modifications » : @Jamie, remplacez l'image 3 par la photo alternative. Jamie est immédiatement averti et la mise à jour reste liée à la tâche.
🧠 Anecdote amusante : les approbations administratives ont inspiré l'humour au bureau pendant des décennies. Des bandes dessinées Dilbert aux « rapports TPS » dans Office Space, les goulots d'étranglement liés aux approbations ont toujours été un sujet de frustration universel dans les entreprises.
Voici un exemple hilarant :
Étape n° 5 : automatiser les étapes d'approbation répétitives
Même après avoir créé un nouveau flux de travail, les agences passent des heures à définir des rappels pour les commentaires des clients, à transférer les tâches vers les étapes de révision ou à informer les équipes des changements.
Les automatisations ClickUp vous libèrent de ces tâches répétitives. Elles fonctionnent selon une règle simple « si ceci, alors cela », vous permettant de définir des déclencheurs et des actions personnalisés au sein de la plateforme centralisée.
Imaginons que vous livriez un package de rebranding. Dès que l'équipe de conception a terminé les concepts de logo, Automatisation déclenche un e-mail au client pour l'informer que les ébauches sont disponibles dans le logiciel de gestion de projet créatif. Le processus se poursuit sans que personne n'ait à se souvenir d'envoyer des rappels.
Voici comment l'automatisation des flux de travail fournit l'assistance aux validations :
- Attribuez automatiquement des tâches lorsqu'un statut change
- Déclenchez des notifications clients dès que les livrables atteignent les étapes de révision.
- Déplacez les tâches vers de nouvelles listes une fois l'approbation interne achevée.
📖 À lire également : Exemple et cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail
Étape n° 6 : centralisez les discussions là où le travail est effectué
Les validations des clients sont souvent compromises lorsque la communication s'étale sur plusieurs canaux. Les équipes ont besoin d'un emplacement unique où toutes les discussions sont reliées aux livrables.
ClickUp Chat permet aux agences de conserver ces discussions au sein de l'environnement de travail du projet.
Par exemple, lorsqu'un client souhaite apporter des modifications à une vidéo de campagne, le responsable de compte peut ajouter ces notes directement dans le canal lié à cette campagne. Les concepteurs et les éditeurs voient ce qui se passe sans aucun contexte ni dispersion du travail.
Pour les discussions en direct, les SyncUps dans ClickUp Discuter ajoutent une couche supplémentaire. Vous pouvez démarrer un appel audio ou une visio-conférence dans n'importe quel canal ou DM.
Supposons que votre directeur créatif souhaite traiter les modifications du client en temps réel. L'équipe lance une synchronisation dans le canal dédié au projet, examine ensemble les commentaires et met à jour les tâches pendant l'appel. Pendant l'appel, vous pouvez travailler ensemble pour modifier des documents ou ajuster des tableaux blancs.
Étape n° 7 : utilisez l'IA pour simplifier les révisions créatives
Lorsque les campagnes atteignent l'étape de révision par le client, les équipes perdent souvent des heures à passer au crible des briefs volumineux, des fils d'e-mail chaotiques ou des questions répétitives des clients. Les agences peuvent gagner du temps en utilisant l'IA pour filtrer le bruit et mettre en évidence ce qui importe vraiment.
ClickUp Brain agit comme l'assistant à la demande de votre équipe créative pendant les révisions.
Par exemple, si un client envoie un document de 15 pages sur le rebranding, vous pouvez demander à la gestion de projet par l'IA de générer un résumé en deux paragraphes des directives les plus importantes concernant le ton, les visuels et le public. De cette façon, l'équipe de conception obtient des informations claires sans avoir à lire chaque ligne.
L'outil AI Writer for Work de ClickUp Brain peut rédiger des légendes alternatives en accord avec l'image de marque du client, offrant ainsi aux rédacteurs une base rapide à peaufiner.
Vous pouvez également :
- Résumer les longs briefs clients en points clés exploitables pour les designers et les rédacteurs.
- Générez du contenu de première passe, tel que des textes publicitaires ou des objets d'e-mails, pour examen interne.
- Répondez rapidement à des questions contextuelles, telles que « Quelles couleurs le client a-t-il approuvées pour la campagne de printemps ? »
Essayez cette invite, instructions : Résumer ce fil de commentaires du client en trois révisions clés que nous devons mettre en œuvre avant la deuxième ébauche.
💡 Conseil de pro : pour réduire encore davantage le temps de révision, demandez à ClickUp Brain de résumer les longs fils de discuter en points d'action concis.
Étape n° 8 : adaptez les approbations grâce à une IA avancée
Chaque client a des exigences uniques, et chaque campagne suit son propre modèle de flux de travail.
ClickUp Brain MAX, un assistant IA de bureau, offre une connexion à plusieurs modèles d'IA, notamment ChatGPT, Gemini, Claude et DeepSeek, à votre environnement de travail. Il établit également des liens entre vos applications, ce qui facilite l'intégration du contexte de Google Drive ou Figma dans votre processus d'approbation.
Par exemple, si trois clients différents programment tous des tournages vidéo au cours de la même semaine, Brain MAX effectue une prévision d'une potentielle saturation des ressources. Il peut alors suggérer de réaffecter des éditeurs ou de prolonger un délai afin d'éviter tout retard de livraison.
✅ Essayez cette invite : Analysez les cinq derniers cycles d'approbation de campagne pour le client A et mettez en évidence les retards qui se sont produits, puis recommandez des ajustements à mettre en œuvre lors du prochain lancement, afin d'assurer une amélioration continue.
🚀 Avantage ClickUp : le modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp offre une installation de dossiers structurée dans laquelle chaque demande de projet ou brief client est soumis via un formulaire standardisé.
Grâce aux champs personnalisés ClickUp tels que Description, Impact, Coût de l'impact, Type d'élément et Probabilité, vous disposez dès le départ d'informations contextuelles essentielles et d'indicateurs quantifiables.
Bonnes pratiques pour les flux de travail d'approbation des agences
Voici quelques bonnes pratiques pour garantir une gestion fluide, prévisible et sans stress du flux de travail d'approbation, tant pour votre équipe que pour vos clients.
Créez des mapper d'approbation avant le début des projets
Les projets ralentissent lorsque vous ne savez pas qui approuve quoi.
Au lancement, dressez la liste de tous les décideurs, incluez les contacts de sauvegarde et définissez exactement ce que chaque personne peut approuver.
En exemple, le responsable des opérations créatives peut approuver les ébauches de conception, le responsable marketing peut approuver les textes et l'équipe juridique peut vérifier la conformité. Ajoutez également des contacts de sauvegarde pour éviter les retards lorsqu'une personne n'est pas disponible.
⚡ Archive de modèles : Utilisez le modèle de réunion de lancement de projet ClickUp pour répertorier tous les rôles d'approbation, communiquer les objectifs et définir des objectifs et des délais réalistes. Ajoutez des attributs tels que Chef de projet, Lieu, Participants, etc. pour vous assurer que tout est bien documenté.
Intégrez les délais d'approbation dans les échéanciers des projets
Lorsque vous planifiez votre projet, prévoyez des blocs de temps spécifiques pour les révisions des clients. Si un design doit être approuvé par le client avant vendredi, l'équipe sait qu'elle doit terminer le projet avant mercredi afin de disposer d'un délai supplémentaire.
Communiquez clairement ces échéances, associez-les à des jalons et identifiez les goulots d'étranglement à l'aide de la vue Gantt de ClickUp dans votre logiciel de workflow d'approbation.
📖 À lire également : Créer un diagramme et un diagramme de flux de travail : guide étape par étape
Utilisez des cycles d'approbation plutôt que des commentaires continus
Recevoir des commentaires en continu peut donner l'impression de tourner en rond. Structurez les commentaires en cycles avec des objectifs et des délais clairs.
Par exemple, l'instance :
- Le premier tour porte sur la stratégie et la communication
- Deuxième partie : exploration de l'exécution visuelle
- Troisième tour pour confirmer les dernières modifications
Les commentaires communiqués après la clôture d'un cycle seront pris en compte pour les phases futures du projet ou pourront avoir une incidence sur les dates de livraison. Cette méthode évite les révisions sans fin tout en permettant aux clients de fournir une contribution de manière significative.
🔍 Le saviez-vous ? Même les emojis doivent être approuvés. Chaque nouveau design d'emoji doit passer par le processus d'approbation du Consortium Unicode avant d'apparaître sur votre clavier.
Encouragez la responsabilisation en matière d'approbation grâce à des tableaux de bord et des agents IA
Les retards dans les approbations restent souvent invisibles jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour visualiser les indicateurs de performance clés, notamment chaque approbation en attente et le temps d'attente.
Vous pouvez voir combien de tâches se trouvent dans chaque statut, comme « En attente d'approbation », « Approuvé » ou « À réviser », et identifier rapidement où les approbations s'accumulent.
Les cartes peuvent afficher le délai moyen de traitement des approbations et même les trier par membre de l'équipe ou par client. Cela facilite le suivi des responsabilités et permet de respecter le calendrier des projets.
De plus, ClickUp vous permet de programmer des rapports à partir de ces tableaux de bord. Vous pouvez envoyer automatiquement des mises à jour aux clients ou aux parties prenantes internes quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
💡Conseil de pro : configurez un agent ClickUp AI personnalisé pour surveiller l'état d'avancement des tâches et les dates d'échéance, envoyer des rappels, escalader les problèmes ou mettre à jour les statuts si nécessaire, afin de faire avancer les choses.
Feu vert pour les ressources créatives avec ClickUp
Pour les chefs de projet des agences, chaque jour ressemble à une succession de rafistolages plutôt qu'à une avancée dans le travail. Grâce à un processus d'approbation efficace, votre équipe peut faire avancer les projets sans retards inutiles.
ClickUp est un espace de travail convergent basé sur l'IA qui vous permet de tout voir en un seul endroit, sans avoir à jongler entre une douzaine d'outils. Planifiez et gérez chaque livrable avec Tasks, centralisez toutes les discussions avec Chat et faites d'un tableau de bord personnalisé le centre de contrôle de votre agence. Ajoutez à cela l'automatisation et l'accélération grâce à ClickUp Brain et Brain MAX.
Inscrivez-vous à ClickUp gratuitement dès aujourd'hui ! ✅
Foire aux questions (FAQ)
Les agences peuvent créer des flux de travail clairs pour chaque client, définir les décideurs, établir les dépendances entre les tâches et centraliser tous les commentaires dans un seul environnement de travail. Ainsi, chaque approbation reste visible, organisée et facile à suivre.
Oui. ClickUp vous permet de définir des automatisations qui informent les membres de l'équipe lorsque des approbations sont en attente, en retard ou achevées. Cela réduit le besoin de suivis manuels et permet aux tâches administratives de se dérouler sans encombre.
Définissez le rôle de chaque approbateur, créez des maps d'approbation avant le début des projets, fixez des délais et utilisez des outils pour centraliser les commentaires. Des vérifications régulières et des processus documentés permettent également d'éviter les goulots d'étranglement et de garantir l'efficacité du flux de travail.
Les agences peuvent suivre les approbations à l'aide des statuts de tâches personnalisés dans ClickUp. Les tableaux de bord, la vue Liste et la vue diagramme de Gantt affichent le statut actuel de chaque tâche, la partie responsable et les échéances. Vous pouvez également utiliser les dépendances de tâches pour voir quelles approbations bloquent le travail suivant.
Les outils d'IA tels que ClickUp Brain et Brain MAX peuvent résumer de longs fils de commentaires, mettre en évidence les éléments clés, signaler les retards potentiels et même suggérer des échéanciers plus intelligents. Cela aide les équipes à agir plus rapidement et à réduire les erreurs.