À mesure que les équipes adoptent davantage d'outils pour optimiser leur productivité, les organisations se retrouvent souvent avec un enchevêtrement d'applications SaaS qui se chevauchent, sont sous-utilisées ou n'ont pas été vérifiées.
Mais gérer votre prolifération SaaS ne signifie pas étouffer l'innovation ; cela permet de remédier au manque de visibilité sur ce qui est utilisé, ce qui apporte de la valeur et ce qui grève discrètement votre budget.
Cela signifie savoir ce qui est utilisé, ce qui apporte de la valeur et ce qui grève discrètement votre budget.
Dans cet article, vous découvrirez ce que la prolifération des SaaS signifie pour votre organisation : ses causes, pourquoi elle pose problème et comment la détecter rapidement.
Qu'est-ce que la prolifération des SaaS ?
L'expansion du SaaS désigne la croissance rapide des applications cloud au sein d'une organisation, qui dépasse sa capacité à les suivre, les gérer ou les sécuriser efficacement.
Cela se produit lorsque les équipes ajoutent sans cesse de nouveaux outils, souvent avec de bonnes intentions. Mais sans supervision, ces outils se multiplient, se chevauchent et deviennent difficiles à gérer.
Comment cela se produit-il ? Même les meilleures décisions technologiques peuvent mener au chaos si elles ne sont pas coordonnées. La prolifération des SaaS se produit ou commence lorsqu'une équipe s'inscrit à un outil pour résoudre un problème rapide. Puis une autre équipe fait de même. En peu de temps, personne n'a une vue d'ensemble de ce qui est utilisé, ni pourquoi.
Voici quelques-unes des principales causes de la prolifération des SaaS :
- L'absence de visibilité centralisée signifie que les outils expirés, dupliqués ou inutilisés passent inaperçus
- Les services achètent des outils de manière indépendante, souvent sans passer par le service informatique ou financier
- Il est trop facile de s'inscrire, et encore plus facile d'oublier les renouvellements automatiques
- Plusieurs outils de productivité font le même travail, créant des silos de données et gaspillant de l'argent
- Le Shadow IT s'installe lorsque les employés utilisent des outils non approuvés pour travailler plus rapidement
Et c'est ainsi que votre pile SaaS se transforme en un enchevêtrement coûteux, risqué et inefficace.
⭐ Modèle présenté
Vous recherchez un moyen plus rapide de gérer votre pile technologique SaaS afin de la maintenir légère et conforme ? Le modèle de gestion des changements d'applications SaaS de ClickUp vous offre un processus structuré et reproductible pour organiser la gestion des actifs, contrôler les coûts, éviter la prolifération des SaaS et le shadow IT, et répondre à vos préoccupations en matière de sécurité des données.
👀 Le saviez-vous ? 56 % des applications SaaS ne sont pas gérées par le service informatique dans les entreprises à forte croissance. Cela signifie que les équipes ou les individus achètent la plupart des outils directement. Ce nombre grimpe à 68 % dans les petites entreprises à croissance rapide, faisant de la prolifération des SaaS une norme plutôt qu'une exception.
Pourquoi la prolifération des SaaS est-elle un problème ?
La prolifération des SaaS n'est pas seulement un casse-tête informatique ; elle peut entraîner de graves violations de données qui ont un impact sur les budgets, la sécurité, la productivité et l'expérience des employés. Il s'agit d'un problème commercial grave qui a des répercussions sur les budgets, la sécurité, la productivité et l'expérience des employés.
Selon un rapport, une entreprise dépense en moyenne 49 millions de dollars par an en applications SaaS, soit une augmentation de 9,3 % par rapport aux années précédentes. Et pourtant, une grande partie de ces dépenses est gaspillée.
Analysons les conséquences concrètes d'une utilisation non gérée du SaaS :
1. Augmentation des coûts
De nombreuses entreprises ne réalisent pas combien elles perdent en logiciels avant qu'il ne soit trop tard. Le rapport révèle qu'une entreprise moyenne gaspille environ 21 millions de dollars par an en licences SaaS inutilisées.
Cette approche dispersée entraîne des abonnements en double, des renouvellements manqués et des chevauchements coûteux dans les fonctionnalités logicielles.
🌻 Exemple concret : De nombreuses organisations utilisent plusieurs outils d'IA au quotidien, par exemple Claude pour la rédaction, Gemini via Google Workspace pour le brainstorming et d'autres pour la recherche ou l'automatisation. Il est facile de se retrouver avec un patchwork d'abonnements et d'outils, chacun avec son propre coût et sa propre courbe d'apprentissage.
Si cela vous semble familier, vous n'êtes pas seul ! De nombreuses équipes cherchent aujourd'hui des moyens de regrouper ces capacités en un seul endroit, afin de simplifier le travail et de réduire les coûts supplémentaires. Explorer des plateformes qui combinent plusieurs fonctionnalités d'IA peut vous aider à rationaliser votre flux de travail et à faciliter la collaboration.
Brain MAX de ClickUp met fin à la prolifération des SaaS en regroupant tous vos outils de travail essentiels (IA, recherche et automatisation) dans une seule application de bureau unifiée. Au lieu de jongler entre plusieurs applications et plateformes déconnectées, il se connecte à vos logiciels existants et centralise tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit.
Cela signifie :
- Commandes vocales pour une productivité mains libres
- Une seule interface pour rechercher dans toutes vos applications et tous vos fichiers
- Une assistance IA unifiée qui fonctionne de manière contextuelle, quel que soit l'outil que vous utilisez
- Flux de travail automatisés qui s'étendent sur plusieurs plateformes sans avoir à changer d'onglet
2. Risques liés à la sécurité et à la conformité
Avec 33,6 % des outils SaaS entrant dans les entreprises via le shadow IT, souvent en raison d'un approvisionnement décentralisé, il y a peu de visibilité ou de contrôle sur les flux de données transitant par les nouvelles applications SaaS. Cette approche décentralisée de l'approvisionnement SaaS augmente les défis en matière de sécurité, met les données sensibles en danger et accroît la non-conformité.
3. Productivité réduite
Lorsque les outils s'accumulent sans forfait, le travail se complique. Le rapport révèle également que les entreprises ajoutent en moyenne près de 92 nouvelles applications SaaS chaque année.
Les changements de contexte importants entre des systèmes déconnectés, sans gouvernance proactive, réduisent la concentration des employés, qui adoptent alors de nouvelles solutions SaaS.
4. Mauvaise expérience utilisateur
Une pile SaaS encombrée signifie que les utilisateurs perdent du temps à se connecter, à rechercher des fichiers ou à naviguer dans des interfaces inconnues.
À mesure que la frustration s'accumule, les employés se tournent vers des outils SaaS non autorisés qui répondent mieux à leurs besoins. En fait, les dépenses informatiques parallèles générées par les employés ont augmenté de 11,1 %, ce qui indique clairement que votre écosystème SaaS actuel ne leur convient peut-être pas.
📖 À lire également : Modèles gratuits de plan de communication de projet : Excel, Word et ClickUp
👀 Le saviez-vous ? Alors que 68 % des entreprises investissent dans la formation à la sécurité SaaS, seules 51 % d'entre elles alignent la communication entre les équipes chargées de la sécurité et celles propriétaires des applications. Plus inquiétant encore, seulement 33 % surveillent activement la moitié de leur pile SaaS. En bref, la plupart des équipes sécurisent ce qu'elles peuvent voir, mais elles ne voient pas grand-chose.
Comment identifier la prolifération des SaaS dans votre organisation
Il est essentiel d'identifier et de lutter contre la prolifération des SaaS dès le début pour reprendre le contrôle. Utilisez cette checklist pour opérationnaliser vos audits SaaS et surmonter les défis liés à l'environnement de travail numérique. Trouvez une plateforme de gestion SaaS pour rester informé des multiples applications SaaS utilisées par votre organisation.
| Catégorie | Tâche | Étapes concrètes | Pourquoi est-ce important ? |
| 🔍 Audit : opérationnel | Suivez toutes les dépenses liées au SaaS | Consultez les journaux des cartes et des remboursements de l'entreprise Vérifiez les budgets des services pour détecter les éléments vagues | Le service financier est souvent le premier à acheter des solutions SaaS avant le service informatique. Cette étape révèle les abonnements cachés et les dépenses non comptabilisées |
| Identifiez les outils achetés en dehors du processus d'approvisionnement | Analysez les dépenses signalées comme abonnements ou frais récurrents | Capturez les outils non autorisés ou fantômes acquis sans approbation centralisée ni visibilité | |
| 🔍 Audit : technique | Utilisez les journaux d'identité pour trouver les outils actifs | Extrayez les données d'utilisation du SSO | Présente les outils utilisés dans toute l'organisation |
| Repérez les intégrations non autorisées | Auditez les applications connectées via les API des outils internes | Auditez les applications connectées via OAuth ou les API d'outils internes | |
| Vérifiez les données de connexion et d'activité | Identifiez les utilisateurs inactifs et les lacunes en matière de licences | Mettez en évidence les inefficacités et les risques pour la sécurité liés aux comptes inutilisés ou orphelins | |
| 🔍 Audit : opérationnel | Interrogez les équipes sur leur utilisation des outils | Demandez aux chefs d'équipe quels outils ils utilisent et pourquoi | Les équipes adoptent souvent des outils par nécessité, ce qui permet de comprendre les besoins légitimes et les points faibles |
| Documentez tous les outils utilisés par l'équipe | Créez un inventaire avec : nom de l'outil, propriétaire, cas d'utilisation, utilisateurs, facturation, date de renouvellement | Créez une base de données centralisée et évolutive de tous les outils pour une stratégie de gouvernance SaaS à long terme | |
| 🔍 Outils de découverte | Déployez des outils de découverte | Utilisez des CASB, des plugins de navigateur ou des intégrations de dépenses | Comble les lacunes des audits, en particulier pour les essais gratuits, les outils basés sur un navigateur ou les applications en dehors du SSO |
| Configurez des alertes pour l'adoption de nouveaux outils | Activez les alertes par e-mail ou Slack pour les inscriptions, les activations d'essai ou les autorisations de partage de données | Restez informé lorsque de nouveaux outils font leur apparition dans l'environnement avant qu'ils ne se multiplient de manière incontrôlable | |
| 🔍 Vérification des redondances | Comparez les outils par fonction | Regroupez les applications par cas d'utilisation (gestion de projet, messagerie, partage de fichiers, analyse) | Aide à identifier les doublons entre les outils qui remplissent la même fonction, permettant ainsi une consolidation |
| Identifiez les outils qui ne correspondent plus aux besoins de votre entreprise | Passez en revue les renouvellements à venir et annulez les outils de faible valeur | Évitez de payer pour des outils qui ne répondent plus aux priorités actuelles | |
| 🔍 Examen du Shadow IT | Segmentez les outils en fonction des risques pour l'entreprise | Catégorisez : Risque élevé / Valeur élevée / Valeur faible | Toutes les technologies informatiques parallèles ne présentent pas le même niveau de risque ; cette étape vous aide à hiérarchiser les réponses en fonction de leur impact potentiel |
| Entrez en contact avec les propriétaires d'outils parallèles à forte valeur ajoutée | Invitez vos collaborateurs à formaliser leur utilisation et évaluez-la en vue d'un déploiement officiel | Au lieu de bloquer, co-créez des solutions avec les équipes qui tirent déjà valeur des outils non autorisés |
Une fois que vous avez identifié les applications redondantes, l'étape suivante consiste à réduire la prolifération des SaaS.
Découvrez quatre stratégies éprouvées qui vont au-delà des audits SaaS classiques et élaborez un forfait de gestion SaaS à long terme.
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Stratégies pour réduire la prolifération des SaaS
Réduire la prolifération des SaaS ne consiste pas seulement à réduire le nombre d'outils, mais aussi à s'attaquer aux causes profondes : achats dispersés, données cloisonnées et prise de décision déconnectée.
Une approche plus intelligente, soutenue par un système d'approvisionnement centralisé, apporte structure, visibilité et intentionnalité à la manière dont vous adoptez et gérez les applications SaaS. Voici comment procéder efficacement :
1. Consolidez votre pile
Commencez par auditer votre utilisation actuelle du SaaS.
Mappez chaque outil de votre pile par catégorie ( gestion de projet, stockage de fichiers et communication) et identifiez les chevauchements de fonctions.
Ces domaines sont les candidats idéaux pour la consolidation SaaS. Au lieu de forcer les équipes à abandonner les outils auxquels elles ont recours, créez des directives claires pour l'adoption du SaaS qui respectent leurs besoins tout en réduisant les applications redondantes.
En consolidant notre ensemble d'outils avec ClickUp, nous avons supprimé Jira, Confluence, les outils PMO, Salesforce et Trello. Cela nous a considérablement simplifié la vie !
En consolidant notre ensemble d'outils avec ClickUp, nous avons supprimé Jira, Confluence, les outils PMO, Salesforce et Trello. Cela nous a considérablement simplifié la vie !
2. Mettez en place une gouvernance
Sans règles claires, la prolifération des SaaS continuera de croître. Créez un cadre transparent et cohérent pour demander, approuver et renouveler les nouveaux outils. Par exemple :
- Utilisez un flux de travail d'approvisionnement centralisé qui évalue chaque application en termes de sécurité, de coût, de conformité et de potentiel d'intégration
- Créez des formulaires standardisés tels que « Demande de nouvel outil » ou « Checklist de renouvellement » pour guider la prise de décision
La gouvernance doit être considérée comme un catalyseur et non comme un obstacle à une utilisation responsable du SaaS.
3. Améliorez la visibilité et les rapports
Un audit annuel ne suffit pas. Les applications SaaS changent constamment, vous devez donc bénéficier d'une visibilité continue. Mettez en œuvre des outils de suivi en temps réel qui indiquent l'utilisation des licences, les échéanciers de renouvellement et la propriété par service.
- Configurez des tableaux de bord pour visualiser les coûts et les modèles d'utilisation
- Planifiez des rapports automatisés pour les parties prenantes afin de suivre les dépenses SaaS et l'activité des contrats
- Configurez des alertes en cas de faible utilisation, de renouvellements surprise ou d'inscriptions non approuvées
Cela permet à votre équipe d'exercer un contrôle proactif et d'empêcher la prolifération avant qu'elle ne commence.
⚡️Archive des modèles : Le modèle de formulaire de commande de logiciels par ClickUp est une solution complète pour gérer l'achat de logiciels dans n'importe quelle organisation. *
Utilisez ce modèle pour créer un tableau de bord avec des widgets personnalisés afin de suivre le nombre d'envois, les taux d'approbation, l'utilisation du budget et les analyses des fournisseurs, ce qui vous donnera un aperçu général de l'ensemble de votre processus d'achat de logiciels.
4. Former les équipes
Gérer la prolifération des SaaS, c'est aussi gérer les mentalités. Changez la perception « plus d'outils = mieux » pour « les bons outils = mieux »
Former vos équipes leur permettra de comprendre la valeur des systèmes centralisés et les risques liés à l'adoption incontrôlée d'applications. Cela renforce également la confiance entre les services informatiques, financiers et les équipes individuelles. Pour gérer la prolifération des logiciels, vous pouvez :
- Proposez un catalogue interne d'outils SaaS approuvés avec des cas d'utilisation clairs et des détails sur les licences
- Organisez régulièrement des ateliers où les différents services peuvent passer en revue leur pile technologique, identifier les doublons et rationaliser ensemble l'utilisation des outils
📮 ClickUp Insight : Les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ?
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, discussions et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp fonctionne pour toutes les équipes, rend le travail visible et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
Comment ClickUp aide à lutter contre la prolifération des SaaS
La prolifération des SaaS commence par la multiplication incontrôlée de multiples outils tels que les résumeurs d'IA pour les documents, les outils de gestion de projet, les robots de rédaction, les tableaux de bord de rapports et d'analyses. En peu de temps, vous vous retrouvez à activer/désactiver une demi-douzaine d'applications sans gestion centralisée.
ClickUp résout ce problème en étant l'application qui fait tout pour le travail. Elle aide les organisations à reprendre le contrôle des applications SaaS fragmentées en consolidant les outils essentiels sur une seule plateforme. Elle remplace plusieurs outils non autorisés, rationalise les flux de travail et permet une supervision centralisée de l'ensemble de votre environnement SaaS.
La gestion de projet ClickUp centralise les fonctions essentielles de l'entreprise (tâches, documents, objectifs, tableaux de bord, suivi du temps et discussion) au sein d'une plateforme unique, le tout alimenté par une intelligence artificielle avancée.
Les équipes peuvent gérer des projets, collaborer sur des documents, définir et suivre des objectifs, visualiser des données, communiquer avec d'autres équipes et poser des questions à l'IA sur n'importe quel sujet, le tout sans changer d'application.
Utilisez l'IA pour connecter les maillons manquants de votre prolifération SaaS et automatiser les tâches fastidieuses
Ensuite, ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, peut résumer instantanément les longues discussions, garantissant ainsi que les parties prenantes restent alignées sans avoir à lire l'intégralité des historiques de discussion.
Imaginons que vos équipes informatiques et financières discutent d'un rapport sur le shadow IT. Elles peuvent lier le chat à la tâche d'audit correspondante ou résumer la discussion avec ClickUp Brain.
Brain est le premier réseau neuronal natif à l'environnement de travail qui comprend le contexte, les tâches, les outils et les documents de votre organisation. Alors que d'autres outils nécessitent des invites manuelles et des copier-coller, ClickUp Brain est directement intégré à vos flux de travail.
Il répond à vos questions comme un moteur d'IA profondément intégré et sensible au contexte pour la gestion de projet.
Vous pouvez utiliser ClickUp Brain pour :
- Dites « Résumez nos récents renouvellements SaaS par service » et obtenez un résumé prêt à être présenté à la direction, à partir des tâches, des documents et des mises à jour
- Demandez « Quels sont les outils les plus utilisés par l'équipe marketing ? » et obtenez une liste classée en fonction des données d'activité
- Créez des messages fournisseurs (« Bonjour, nous évaluons votre utilisation et souhaitons obtenir un devis d'annulation »)
Pour générer du contenu, vous pouvez également basculer entre Claude, ChatGPT et d'autres LLMS dans ClickUp Brain.
Outre la génération de contenu, vous pouvez automatiser les outils existants à l'aide de ClickUp Automations.
Il supprime entièrement le travail manuel en vous permettant de créer des règles qui déclenchent des actions dans votre environnement de travail sans avoir à coder. Si vous ne savez pas comment le configurer, dites à ClickUp Brain ce que vous souhaitez automatiser. Il créera le flux de travail pour vous.
Vous pouvez utiliser les automatisations ClickUp pour :
- Attribuez automatiquement les évaluations des outils aux responsables des achats 30 jours avant leur renouvellement
- Modifiez le statut des tâches lorsque leur utilisation passe en dessous d'un certain seuil
- Déclenchez des notifications lorsque de nouvelles demandes SaaS arrivent via les formulaires ClickUp
- Exécutez des checklists de réconciliation des licences tous les trimestres grâce à des flux de travail récurrents
Suivez les demandes et les approbations de logiciels via des tâches dédiées
Avec les tâches ClickUp, vous pouvez décomposer vos projets en tâches concrètes. Ces tâches peuvent être personnalisées à l'aide de champs personnalisés, de catégories, de priorités et d'étiquettes afin de s'adapter à n'importe quel flux de travail. Vous pouvez automatiser les attributions, les mises à jour de statut et les notifications, garantissant ainsi l'efficacité du travail.
Les tâches vous permettent de planifier, d'attribuer et de suivre le travail en un seul endroit, éliminant ainsi le besoin d'applications de gestion des tâches distinctes.
💡 Conseil de pro : Utilisez les relations ClickUp pour connecter des tâches entre différentes équipes. Par exemple, liez une tâche d'évaluation des fournisseurs à la revue de sécurité, à la checklist juridique et à la décision de renouvellement qui s'y rapportent afin que les parties prenantes aient toujours le contexte.
Documentez les directives et les bonnes pratiques à l'aide d'une documentation centralisée
En matière de documentation, toutes vos données écrites sont triées et stockées sur ClickUp Docs.
Docs permet aux équipes de créer, d'organiser et de collaborer sur du contenu directement dans la plateforme. Il prend en charge la mise en forme avancée, les checklists, les bannières et même la génération de texte alimentée par l'IA. Vous pouvez afficher l'historique des documents, ajouter des images de couverture, protéger les documents sensibles et utiliser des modèles pour garantir la cohérence.
Les documents peuvent être liés à des tâches, classés par fonction ou par service, référencés dans d'autres documents et exportés pour être partagés. Cette intégration garantit que les connaissances sont facilement accessibles et exploitables, ce qui améliore la productivité et la collaboration.
Définissez vos objectifs en matière d'expansion SaaS et suivez leur progression de bout en bout
Votre stratégie peut être renforcée grâce à ClickUp Objectifs, qui permet de diviser les objectifs généraux en cibles mesurables, qu'il s'agisse du suivi de l'adoption des outils SaaS, de leur mise hors service ou des jalons en matière de conformité.
Les objectifs sont mis à jour en temps réel à mesure que les tâches connectées progressent et peuvent être affichés sur des tableaux de bord pour une visibilité totale.
À ce propos, ClickUp Dashboards propose des cartes personnalisables qui fournissent des visualisations en temps réel des indicateurs de projet, de l'utilisation des outils SaaS, des dates de renouvellement et des informations sur les coûts. Les équipes opérationnelles et d'approvisionnement peuvent utiliser ces visualisations pour surveiller l'efficacité des outils et le coût moyen par utilisateur, et ajouter ou supprimer des candidats en un clin d'œil.
Par exemple, lors d'une revue trimestrielle, vous pouvez utiliser un tableau de bord ClickUp affichant le portfolio SaaS des 10 principaux outils de l'équipe marketing, leurs dates de renouvellement et les données de dernière connexion, en fonction de leurs journaux d'utilisation.
Pour renforcer encore davantage la responsabilisation et la gestion budgétaire, ClickUp Time Tracking, disponible en natif, permet aux équipes d'enregistrer leurs heures, de gérer le temps facturable et de générer des rapports sur l'efficacité opérationnelle, le tout sans quitter l'environnement de travail ClickUp.
Facilitez la collaboration grâce à la fonctionnalité de discussion intégrée
Saviez-vous que vous pouvez réduire la prolifération des SaaS en vous débarrassant également de vos applications de messagerie et d'IA ? ClickUp vous offre les deux simultanément.
Tout d'abord, ClickUp Chat est spécialement conçu pour aider les organisations à éliminer les outils de messagerie déconnectés. La communication est entièrement intégrée à la plateforme, ce qui permet aux équipes de collaborer là où le travail se fait.
Grâce au chat en temps réel, vous pouvez organiser des comptes rendus, enregistrer les éléments à traiter et organiser les discussions par projet ou par thème, sans changer d'application.
La collaboration contextuelle est également disponible via les commentaires et les @mentions sur les tâches, les documents et les tableaux de bord, tandis que les commentaires assignés permettent de convertir les commentaires en tâches concrètes. Les équipes peuvent même gérer les fils de discussion par e-mail directement dans ClickUp, ce qui permet de centraliser et de tracer toutes les communications. Chaque fil de discussion peut également être transformé en tâche en un seul clic.
📮 ClickUp Insight : 21 % des personnes interrogées déclarent consacrer plus de 80 % de leur journée de travail à des tâches répétitives. Et 20 % d'entre elles affirment que les tâches répétitives occupent au moins 40 % de leur journée.
Près de la moitié de la semaine de travail (41 %) est consacrée à des tâches qui ne nécessitent pas beaucoup de réflexion stratégique ou de créativité (comme les e-mails de suivi 👀).
Les agents ClickUp AI vous aident à éliminer cette corvée. Pensez à la création de tâches, aux rappels, aux mises à jour, aux notes de réunion, à la rédaction d'e-mails et même à la création de flux de travail de bout en bout ! Tout cela (et bien plus encore) peut être automatisé en un clin d'œil avec ClickUp, votre application tout-en-un pour le travail.
💫 Résultats concrets : Lulu Press gagne 1 heure par jour et par employé grâce aux automatisations ClickUp, ce qui se traduit par une augmentation de 12 % de l'efficacité au travail.
Consolidez les flux de travail fragmentés à l'aide d'une super application
Les intégrations ClickUp vous aident à lutter contre la prolifération des SaaS en connectant plus de 1 000 applications SaaS, telles que Salesforce, HubSpot et Jira, dans un flux de travail centralisé. Synchronisez les données, déclenchez des automatisations et supprimez les applications redondantes sans perturber votre environnement SaaS existant.
Une nouvelle opportunité Salesforce, par exemple, peut automatiquement créer une tâche avec les détails CRM préremplis. Grâce à des structures d'équipe flexibles, des contrôles d'accès granulaires et des tableaux de bord en temps réel, le service informatique peut surveiller l'utilisation du SaaS, réduire les risques de conformité et de sécurité, et gérer plus efficacement la pile SaaS sur une seule plateforme.
Exemple concret de prévention de la prolifération des SaaS avec ClickUp
RevPartners, une société de services professionnels en pleine croissance avec une équipe entièrement à distance, disposait de trop d'outils, mais manquait de cohésion.
Leur équipe jonglait entre différentes plateformes de gestion de projet, outils de documentation et applications de communication, chacune résolvant un problème mais en créant de nouveaux.
Ils sont passés à ClickUp et voici ce qui a changé :
- Remplacez plusieurs outils par le logiciel tout-en-un ClickUp, qui combine gestion de projet, documentation et communication
- Gérez plusieurs projets et l'intégration de clients en connectant les tâches, les documents, les objectifs et les tableaux blancs en un seul endroit
- Création d'une automatisation des flux de travail pour les processus internes, réduisant ainsi le besoin constant de changer de contexte
- Bénéficiez d'une visibilité en temps réel grâce à un tableau de bord de projet, qui rend les réunions de communication et de statut plus efficaces
Voici ce qu'ils ont accompli :
- livraison des projets clients 64 % plus rapide
- réduction de 83 % du temps de planification des projets
- 50 % d'économies grâce à l'élimination des fonctionnalités et des outils redondants
- réunions de statut 36 % plus efficaces
Matt Bolian, cofondateur de RevPartner, déclare
Avec ClickUp, nous avons accès à toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin en un seul endroit, ce qui est énorme pour nous. Nous misons tout sur l'adoption, et sans une plateforme vraiment facile à utiliser qui la facilite, il serait impossible de la faire adopter par toutes les équipes et tous les clients.
Avec ClickUp, nous avons accès à toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin en un seul endroit, ce qui est énorme pour nous. Nous misons tout sur l'adoption, et sans une plateforme vraiment facile à utiliser qui le permette, il serait impossible de la faire adopter par toutes les équipes et tous les clients.
Limitez la surcharge SaaS avec ClickUp
La prolifération des SaaS n'est pas due au fait que les équipes veulent plus de logiciels. Elle est due au fait qu'elles ont besoin de plus de fonctionnalités et ne les trouvent pas sur une plateforme tout-en-un.
Avec ClickUp, vous bénéficiez à la fois de la gestion de projet, de documents, d'une messagerie instantanée, de tableaux de bord, de l'automatisation et de l'IA. Cela signifie moins d'applications, aucun flux de travail déconnecté et un environnement SaaS plus propre.
Si vous êtes prêt à réduire vos coûts, à faire gagner du temps à votre équipe et à contrôler la prolifération des SaaS, c'est ici que ça commence.