Comment en arrive-t-on à dépendre d'innombrables outils logiciels ?
Cela commence petit : une application pour l'analyse, une autre pour la collaboration, quelque chose pour le suivi des projets. Avant de vous en rendre compte, vous jonglez avec des dizaines d'outils SaaS, vous changez constamment d'onglet et vous payez pour des fonctionnalités qui se chevauchent et que vous utilisez à peine.
Votre équipe passe plus de temps à naviguer dans les logiciels qu'à travailler, le service informatique est confronté à des risques de sécurité et les coûts ne cessent d'augmenter.
C'est ce qu'on appelle l'expansion du SaaS. Si elle n'est pas maîtrisée, elle peut nuire à la productivité, ralentir la prise de décision et grever votre budget.
La solution : la consolidation SaaS, une approche plus intelligente et rationalisée qui regroupe vos outils essentiels sous un même toit, réduit les coûts inutiles et aide votre équipe à travailler plus rapidement et plus efficacement.
Voyons pourquoi la consolidation est l'avenir et comment votre entreprise peut opérer le changement.
⏰ Résumé en 60 secondes
- La consolidation SaaS consiste à réduire le nombre d'outils logiciels autonomes en les intégrant ou en les remplaçant par des plateformes moins nombreuses et plus complètes
- Il aide les entreprises à réduire leurs coûts, à améliorer leur efficacité, à renforcer la sécurité, à rationaliser la collaboration et à réduire les changements de contexte entre les équipes
- Si vous cherchez à consolider vos outils SaaS et à améliorer l'efficacité de votre organisation, commencez par auditer vos outils actuels, évaluer une solution tout-en-un, migrer et intégrer sans interruption, automatiser les flux de travail et optimiser l'évolutivité
- ClickUp est l'application qui fait tout pour le travail (un changement parfait pour éviter de jongler entre plusieurs entreprises et outils SaaS), combinant la gestion de projet, les documents, les objectifs, l'automatisation et le chat dans une seule plateforme basée sur l'IA
Qu'est-ce que la consolidation SaaS ?
La consolidation SaaS consiste à réduire le nombre d'applications SaaS (Software-as-a-Service) autonomes utilisées par une entreprise en les intégrant ou en les remplaçant par des plateformes moins nombreuses et plus complètes.
Au lieu de gérer des dizaines d'outils spécialisés, chacun avec son propre abonnement, son propre identifiant et sa propre courbe d'apprentissage, vous consolidez l'ensemble des technologies en solutions centralisées qui couvrent plusieurs fonctions.
Au sein d'une entreprise, la consolidation SaaS signifie :
- Pour les propriétaires d'entreprise : réduction des coûts, diminution du nombre d'outils redondants et amélioration de la prise de décision grâce à la centralisation des données
- *pour les responsables informatiques : sécurité renforcée, conformité améliorée et gestion rationalisée des fournisseurs
- Pour les équipes : Moins de fatigue liée aux applications, moins de changements de contexte et des flux de travail plus fluides et plus productifs
🔍 Le saviez-vous ?
Selon la Harvard Business Review, le travailleur du savoir moyen active/désactive 1 200 fois par jour différentes applications et différents sites Web, accumulant ainsi quatre heures de perte de productivité par semaine, ce qui est choquant.
Chaque année, un mois de travail est perdu rien qu'à cliquer entre les onglets, ce qui entraîne :
- Fatigue mentale : les changements de contexte inutiles épuisent la concentration et l'énergie
- Ralentissement de la prise de décision : les données critiques sont dispersées entre les outils, ce qui rend plus difficile une action rapide
- Taux d'erreur plus élevé : le fait de passer constamment d'une application à l'autre entraîne des erreurs et des problèmes de communication
Pourquoi les entreprises se tournent-elles vers la consolidation SaaS ?
- réduction des coûts* : personne ne veut payer pour une pile d'outils qu'il utilise à peine. Les entreprises se débarrassent des applications redondantes et des fournisseurs SaaS pour économiser de l'argent et obtenir plus de valeur de leurs logiciels
- L'efficacité en pâtit : lorsque chaque tâche nécessite une application différente, le travail prend plus de temps, les décisions sont retardées et les données se perdent dans la confusion
- *les équipes informatiques sont débordées : gérer plusieurs contrats logiciels, les risques de sécurité et les casse-têtes liés à la conformité est un travail à temps plein (et pas très amusant)
- la productivité est en chute libre* : vous passez constamment d'une application à l'autre ? Cette « taxe d'activation/désactivation » finit par vous coûter cher, vous faisant perdre votre concentration et des heures chaque semaine
- Les opérations SaaS sont plus difficiles à gérer : les équipes informatiques et opérationnelles ont du mal à suivre l'utilisation des applications, à automatiser les flux de travail et à savoir qui a accès à quoi (voici à quoi ressemblent de meilleures opérations SaaS)
- La collaboration a besoin d'une mise à niveau : Des outils dispersés signifient des discussions dispersées. Tout rassembler sur une seule plateforme permet aux équipes de rester alignées et de faire avancer le travail
- Sécurité renforcée : La consolidation SaaS renforce votre sécurité en réduisant la surface d'attaque, ce qui rend plus difficile l'accès non autorisé et les violations de données
📮ClickUp Insight : Le changement de contexte ronge silencieusement la productivité de votre équipe. Nos recherches montrent que 42 % des perturbations au travail sont dues à la jonglerie entre les plateformes, la gestion des e-mails et les allers-retours entre les réunions. Et si vous pouviez éliminer ces interruptions coûteuses ?
ClickUp réunit vos flux de travail (et vos discussions) sur une plateforme unique et rationalisée. Lancez et gérez vos tâches à partir de discussions, de documents, de tableaux blancs et plus encore, tandis que les fonctionnalités basées sur l'IA permettent de garder le contexte connecté, consultable et gérable !
Stratégies efficaces de consolidation SaaS
Trop d'outils peuvent ralentir les équipes au lieu de les rendre plus efficaces. Pour éviter cela, voici quelques stratégies pour consolider le SaaS sans perturber les flux de travail :
- Découvrez les outils cachés : Effectuez un audit SaaS complet pour identifier les outils redondants, sous-utilisés ou oubliés. Vous trouverez probablement plusieurs applications qui résolvent le même problème ou des abonnements dont personne ne se souvient avoir souscrit
- Liez chaque outil à un objectif de l'entreprise : Déterminez si une plateforme contribue au chiffre d'affaires, à l'efficacité ou à la sécurité. Si ce n'est pas le cas, elle doit être supprimée
- Maximisez les investissements existants : évaluez si votre pile actuelle peut répondre au besoin avant d'introduire un nouvel outil. Le marché du SaaS regorge de plateformes multifonctionnelles qui remplacent souvent le besoin d'applications autonomes (comme ClickUp)
- éliminez les licences inutilisées* : réduisez la taille d'un outil si celui-ci dispose de 50 places mais que seuls 15 utilisateurs y sont actifs. De nombreux fournisseurs de SaaS font pression pour obtenir des contrats plus importants, mais les données d'utilisation devraient dicter votre décision
- Rationaliser les achats : Mettre en place un processus d'approbation clair pour les nouveaux services SaaS. Lorsque chaque équipe choisit ses outils, cela entraîne des doublons, des problèmes d'intégration et un gaspillage de budget
- *réduire le chevauchement des fournisseurs : regrouper les fournisseurs de logiciels lorsque cela est possible. Un fournisseur unique proposant plusieurs solutions a souvent pour résultat de meilleurs prix, moins de risques pour la sécurité et une intégration plus fluide
- investir dans des plateformes transversales* : privilégier les outils qui servent plusieurs équipes et départements chaque fois que cela est possible. Les plateformes centralisées réduisent la fragmentation, améliorent la collaboration et simplifient la gestion informatique
💡 Conseil de pro : créez une matrice « Score de valeur SaaS » avant de prendre des décisions de consolidation. Pour chaque outil, calculez un score simple : (% de l'équipe qui l'utilise chaque semaine × évaluation de l'impact sur l'entreprise [1-5]) ÷ coût mensuel. Cet indicateur permet d'identifier les outils qui offrent le plus de valeur par rapport au coût.
Les étapes de la consolidation de votre pile SaaS
Consolider votre pile SaaS consiste à réduire la redondance et à améliorer l'efficacité.
Voici un guide étape par étape pour vous aider 👇
1. Auditez vos outils actuels
Avant d'apporter des modifications, vous devez avoir une vision claire de votre infrastructure technologique. La dernière chose que vous souhaitez, c'est d'accumuler sans le savoir des applications SaaS redondantes ou sous-utilisées, ce qui entraînerait des coûts inutiles et des investissements technologiques inefficaces.
Actions clés :
✅ Créer un inventaire complet : Il s'agit de tous les outils SaaS utilisés dans chaque service (informatique, équipe commerciale, marketing, RH, finance, etc.). (La plupart des équipes ne se rendent pas compte du nombre d'outils dont elles disposent réellement)
✅ Analyser les données d'utilisation : À quelle fréquence ces outils sont-ils utilisés ? Qui les utilise ? Les fonctionnalités clés sont-elles réellement exploitées ou les équipes les utilisent-elles pour des fonctions de base déjà couvertes par un autre outil ?
✅ Examiner les risques liés à la sécurité, à la conformité et à la gouvernance : tous les outils réunis répondent-ils aux exigences réglementaires et de sécurité ? Les achats d'informatique de l'ombre créent-ils des failles de sécurité ? Les fournisseurs de SaaS doivent s'aligner sur vos normes de conformité pour éviter les risques
📌 Exemple : si votre équipe marketing utilise Slack pour la communication, Google Drive pour le stockage de documents et Notion pour la planification de campagnes, le regroupement sur une seule plateforme (comme ClickUp ) avec des fonctions intégrées de discussion, de gestion de documents et de gestion de projets peut rationaliser la collaboration, réduire le changement d'outils et diminuer les dépenses en SaaS.
En savoir plus : Modèles gratuits de gestion de projet pour tous types de projets
2. Évaluer une solution tout-en-un
Les produits SaaS surchargés suffisent à ralentir les équipes. Au lieu de rassembler plusieurs outils, les entreprises se tournent vers des logiciels tout-en-un qui consolident les flux de travail sans sacrifier les fonctionnalités.
Questions à se poser avant de faire le changement :
✅ Peut-elle remplacer plusieurs outils sans perdre de fonctionnalités essentielles ? Une véritable plateforme tout-en-un doit gérer la gestion de projet, la collaboration documentaire, l'automatisation et les rapports, sans avoir besoin de modules complémentaires
✅ S'intègre-t-il facilement à vos systèmes existants ? Le remplacement d'outils ne doit pas perturber l'efficacité opérationnelle. Une plateforme solide doit se connecter de manière transparente à vos outils CRM, ERP et de communication afin de maintenir la continuité du flux de travail
✅ Est-ce que cela améliore la sécurité et la gouvernance ? La gestion des accès entre des solutions SaaS fragmentées augmente les risques. Les permissions basées sur les rôles, les pistes d'audit et la sécurité de niveau entreprise devraient devenir la norme pour une meilleure sécurité des données
✅ Sera-t-elle évolutive à mesure que votre entreprise se développe ? Si la plateforme ne peut pas assister l'augmentation du nombre d'utilisateurs, des flux de travail et des besoins en automatisation, une solution à court terme devient un problème à long terme. La pérennité de votre pile évite des migrations coûteuses ultérieures
La difficulté à assurer le suivi des discussions et à gérer les données déconnectées est un problème qui existe depuis longtemps dans le secteur du SaaS.
Le concept de regroupement est né de ce besoin. Cependant, le regroupement est avant tout une stratégie de tarification qui consiste à regrouper plusieurs produits ou services et à les vendre à un prix combiné. L'accent est mis sur la valeur monétaire plutôt que sur la création d'une expérience utilisateur unifiée. Le regroupement ne signifie pas nécessairement que les produits sont profondément intégrés ou conçus pour fonctionner ensemble comme un système cohérent.
📌 Exemple : Microsoft Office propose Word, Excel et PowerPoint sous forme de suite, mais chaque outil fonctionne indépendamment.
Les produits groupés sont souvent présentés à tort comme des solutions « tout-en-un » car ils ne bénéficient pas de l'intégration poussée et de l'expérience transparente qui définissent la véritable convergence.
C'est là qu'une super application peut changer la donne. Il ne s'agit pas seulement d'un ensemble d'outils ; il s'agit de conception de produits et c'est le résultat d'une convergence. Elle combine plusieurs fonctionnalités en une seule plateforme intégrée.
📌 Exemple : ClickUp (qui combine les tâches, les documents, les discussions, les objectifs, etc. sur une seule plateforme).
*bonus : Comment mettre en œuvre efficacement le contrôle des coûts dans la gestion de projet
3. Migrer et intégrer
Choisir la bonne plateforme n'est que la moitié du chemin. Une migration en douceur détermine si la transition améliore l'efficacité ou perturbe les opérations.
Pour garantir cela :
✅ Donnez la priorité aux outils à fort impact : Commencez par les applications les plus fréquemment utilisées, généralement la gestion de projet, la communication et le stockage de documents, car ce sont elles qui ont le plus d'impact sur les flux de travail quotidiens
✅ Mapper les dépendances des données avant la migration : identifier les outils qui dépendent de sources de données partagées (par exemple, les CRM, les plateformes d'analyse) et s'assurer que ces connexions sont préservées ou améliorées après la migration
✅ Exportez, nettoyez et importez les données de manière stratégique : Supprimez les fichiers obsolètes, les enregistrements en double et les flux de travail inutilisés. Effectuez une transition progressive service par service au lieu de tout changer en même temps
✅ Configurer les intégrations avec les systèmes existants : Identifier les intégrations indispensables et les configurer correctement pour maintenir la continuité du flux de travail
📌 Exemple : En 2008, Netflix a rencontré un obstacle majeur: une panne de base de données qui a mis son service hors ligne pendant trois jours. Au lieu de réparer les choses et d'espérer que tout s'arrange, ils ont pris une décision audacieuse : migrer vers le cloud. Mais ils ne se sont pas précipités.
Ils ont tout planifié, ont évolué progressivement et, en 2015, ils géraient 1 000 fois plus d'heures de streaming et avaient 8 fois plus d'abonnés.
💡 La leçon à en tirer ? Les migrations peuvent soit briser votre entreprise, soit vous préparer à une croissance massive.
En savoir plus : Meilleur logiciel gratuit de gestion de projet
4. Optimiser et faire évoluer
L'adoption n'est pas automatique et les inefficacités ne se corrigent pas toutes seules. Le vrai travail commence maintenant.
Éléments à suivre :
✅ Les équipes l'utilisent-elles réellement ? Suivi des taux d'adoption. Si les gens s'accrochent à de vieux outils, essayez de comprendre pourquoi : manque de formation, absence de fonctionnalités ou simplement habitude ?
✅ Écoutez votre équipe. Demandez-lui ce qui fonctionne et ce qui est frustrant. De petits ajustements, comme une nouvelle intégration ou une meilleure automatisation, peuvent rendre l'adoption transparente
✅ Assurez-vous qu'elle évolue avec vous. Ce qui fonctionne pour une équipe de 50 personnes peut s'effondrer à 500. Vérifiez si votre plateforme peut gérer la croissance, qu'il s'agisse d'un plus grand nombre d'utilisateurs, de flux de travail ou d'intégrations plus poussées
📌 Exemple : si votre nouveau système inclut des fonctionnalités d'automatisation des flux de travail, optimisez les processus tels que l'attribution des tâches, les approbations et les rapports afin d'éliminer les tâches manuelles répétitives.
Comment ClickUp aide à la consolidation SaaS
Votre pile SaaS ressemble probablement à un placard en désordre. Vous avez commencé avec un outil, puis vous en avez ajouté un autre parce qu'il manquait une fonctionnalité, puis un autre pour la collaboration, et avant même de vous en rendre compte, vous aviez cinq outils juste pour gérer un projet.
C'est compliqué. C'est cher. Et pire encore, cela vous ralentit.
Mais il existe une solution à ces problèmes gigantesques. Découvrez ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail. Au lieu de jongler entre plusieurs projets et outils, imaginez une plateforme unique combinant la gestion des tâches et des connaissances, le chat, les documents, les objectifs et l'automatisation dans un espace de travail fluide, le tout optimisé par l'IA.
ClickUp vous aide à :
1. Centralisez votre travail en un seul endroit
Une bonne gestion de projet commence lorsque vous disposez de tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit. La solution de gestion de projet ClickUp est conçue pour les équipes qui souhaitent une visibilité totale, une collaboration transparente et une source unique de vérité pour l'ensemble de leur travail.
Vous obtenez :
- *gestion des tâches : Utilisez des tâches personnalisables avec des sous-tâches imbriquées et des checklists pour décomposer les projets complexes, en assurant clarté et organisation
- Vues multiples : Choisissez parmi plus de 15 vues personnalisées, y compris Liste, Tableau, Calendrier et Diagrammes de Gantt, pour visualiser les projets d'une manière qui convient au flux de travail de votre équipe
- Tableaux de bord et rapports : créez des tableaux de bord personnalisables avec plus de 50 widgets pour surveiller les indicateurs clés de performance, les jalons et la capacité de l'équipe
- Suivi du temps : surveillez la productivité et gérez efficacement les budgets grâce au suivi du temps ClickUp, qui permet un enregistrement précis des heures et une évaluation du temps facturable
- Gestion des ressources : optimisez la charge de travail de l'équipe grâce à des vues en temps réel des capacités, permettant une distribution équilibrée des tâches
Vous souhaitez rationaliser la gestion de projet à l'aide de l'IA ? Utilisez ClickUp Brain :
Maintenant que la solution d'équipe est en place, vous souhaitez passer à la définition de la réussite. Quel est notre objectif ? Comment mesurer la progression ?
Nous nous tournons vers ClickUp Objectifs.
✅ Définissez des objectifs de haut niveau et décomposez-les en cibles mesurables. Au lieu d'ambitions vagues telles que « améliorer l'expérience client », créez des cibles spécifiques, par exemple « augmenter le score NPS de 40 à 60 en 6 mois ». ClickUp vous permet de définir des cibles basées sur le nombre, la devise, le vrai/faux et les tâches, ce qui permet de rendre la progression exploitable
✅ Connectez le travail quotidien directement aux objectifs. Objectifs vous permet d'associer des tâches à des objectifs spécifiques, en mettant automatiquement à jour la progression au fur et à mesure que le travail est effectué. Cela signifie que les membres de l'équipe savent toujours pourquoi leur travail est important et comment leurs contributions contribuent aux objectifs de l'entreprise
✅ Organisez les objectifs dans des dossiers structurés pour les différentes équipes et initiatives. Classez soigneusement les objectifs marketing, commerciaux, produits et opérationnels, afin que chaque département sache ce que la réussite signifie pour lui
Mais sans un endroit central pour la documentation, les équipes perdent du temps à chercher des détails, à répéter des questions et à passer à côté d'informations essentielles.
ClickUp Docs résout ce problème en gardant une trace des lieux où le travail est effectué.
Au-delà des documents statiques, ClickUp Docs est conçu pour l'action. Vous pouvez les lier directement aux tâches afin que tout, des forfaits de projets et documents stratégiques aux directives de processus, reste connecté à l'exécution.
Ce hub de documentation central, comme tout ce qui se trouve dans ClickUp, est alimenté par ClickUp Brain. Il simplifie le travail en créant, organisant, résumant et mettant à jour les informations en un rien de temps. Vous pouvez demander à Brain de générer un brief de projet, de résumer une réunion, de créer des sous-tâches, d'attribuer des tâches ou d'affiner un document stratégique.
ClickUp Brain vous permet également de choisir parmi plusieurs LLM tels que ChatGPT et Claude pour terminer votre travail. En quelques instants, vous aurez un document prêt à être expédié et directement lié au tableau de bord de votre projet afin que les informations clés restent visibles et exploitables.
À lire également : Modèles gratuits de plans de communication de projet : Excel, Word et ClickUp
2. Migrer et intégrer sans interruption
Maintenant que vos projets et objectifs sont structurés dans ClickUp, l'étape suivante consiste à transférer votre travail existant sans interrompre les flux de travail.
ClickUp facilite la transition depuis d'autres outils sans perdre de données essentielles sur les clients ni perdre l'élan acquis.
Grâce aux importations natives, vous pouvez importer des projets, des tâches et des flux de travail à partir de plateformes telles qu'Asana, Trello, Monday. com, Jira et bien d'autres en quelques clics seulement.
Vous pouvez également importer des données à partir de documents dans l'environnement de travail Google et l'écosystème Microsoft.
De plus, les plus de 1 000 intégrations de ClickUp garantissent un flux d'informations transparent entre les plateformes.
3. Automatisation des flux de travail
Une fois vos projets, objectifs et intégrations en place, la dernière étape consiste à éliminer le travail manuel et à supprimer les outils supplémentaires dont vous n'avez plus besoin.
Avec ClickUp Automatisations, vous pouvez :
- Attribution automatique des tâches en fonction du statut du projet, de la priorité ou de la charge de travail (plus de délégation manuelle)
- *déclenchez des notifications et des mises à jour de statut dès que la progression est effectuée afin que personne n'ait à effectuer de suivi
- déplacez automatiquement les tâches dans les flux de travail*, des approbations aux transferts, le travail continue de circuler sans goulot d'étranglement
- Suivi de chaque automatisation dans un journal d'audit pour que vous sachiez toujours ce qui se passe en arrière-plan
4. Améliorer la collaboration en temps réel entre les équipes
Même avec tout consolidé, la plupart des équipes continuent à utiliser des applications de discussion distinctes pour discuter de leur travail. C'est une application de plus à utiliser, un autre endroit où les informations se perdent, et une autre facture SaaS qui s'accumule.
ClickUp a résolu ce problème avec ClickUp Chat.
Désormais, au lieu de passer d'un outil à l'autre, vous pouvez :
- Discutez des détails clés du projet en temps réel, là où le travail se fait
- Transformez les messages en tâches ClickUp afin que les éléments d'action ne se perdent jamais dans des fils interminables
- Utilisez ClickUp Brain pour discuter et obtenir des réponses instantanées, attribuer des tâches, générer des résumés ou même rédiger des réponses sans quitter la discussion
- Tout reste en contexte puisque les fils de discussion, les liens vers les tâches et la documentation se trouvent tous dans le même environnement de travail
Simplifier, rationaliser et faire évoluer avec la Super Application
La consolidation SaaS consiste à créer une méthode de travail plus intelligente et plus efficace.
Avec ClickUp, vous pouvez réduire les coûts, éliminer la fatigue liée aux applications et tout regrouper (tâches, documents, objectifs, automatisation et IA) sur une seule et même plateforme puissante. Plus besoin de passer d'une application à l'autre ou de jongler entre plusieurs flux de travail déconnectés : vous disposez d'un environnement de travail tout-en-un, fluide et conçu pour la rapidité et l'efficacité.
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