Comment en arrivez-vous à dépendre d'innombrables outils logiciels ?
Tout commence modestement : une application pour l'analyse, une autre pour la collaboration, une autre encore pour le suivi des projets. Avant même de vous en rendre compte, vous jonglez avec des dizaines d'outils SaaS, vous passez constamment d'un onglet à l'autre et vous payez pour des fonctionnalités qui se chevauchent et que vous utilisez à peine.
Votre équipe passe plus de temps à naviguer dans les logiciels qu'à effectuer du travail, le service informatique est confronté à des risques de sécurité et les coûts ne cessent d'augmenter.
C'est ce qu'on appelle la prolifération des SaaS. Si rien n'est fait, cela peut nuire à la productivité, ralentir la prise de décision et grever votre budget.
La solution : la consolidation SaaS, une approche plus intelligente et rationalisée qui regroupe vos outils essentiels sous un même toit, réduit les coûts inutiles et aide votre équipe à travailler plus rapidement et plus efficacement.
Voyons pourquoi la consolidation est l'avenir et comment votre entreprise peut opérer cette transition.
⏰ Résumé en 60 secondes
- La consolidation SaaS consiste à réduire le nombre d'outils logiciels autonomes en les intégrant ou en les remplaçant par des plateformes moins nombreuses et plus complètes.
- Il aide les entreprises à réduire leurs coûts, à améliorer leur efficacité, à renforcer leur sécurité, à rationaliser la collaboration et à réduire les changements de contexte entre les équipes.
- Si vous cherchez à consolider vos outils SaaS et à améliorer l'efficacité organisationnelle, commencez par auditer vos outils actuels, évaluer une solution tout-en-un, migrer et intégrer sans interruption, automatiser les flux de travail et optimiser à l'échelle.
- ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail (une solution idéale pour remplacer plusieurs entreprises et outils SaaS), qui combine la gestion de projet, les documents, les objectifs, l'automatisation et le chat dans une seule plateforme alimentée par l'IA.
Qu'est-ce que la consolidation SaaS ?
La consolidation SaaS consiste à réduire le nombre d'applications SaaS (Software-as-a-Service) autonomes utilisées par une entreprise en les intégrant ou en les remplaçant par des plateformes moins nombreuses et plus complètes.
Au lieu de gérer des dizaines d'outils spécialisés, chacun avec son propre abonnement, son identifiant et sa courbe d'apprentissage, vous consolidez votre infrastructure technologique en solutions centralisées qui couvrent plusieurs fonctions.
Au sein d'une organisation, la consolidation SaaS signifie :
- Pour les propriétaires d'entreprises : réduisez les coûts, limitez les outils redondants et améliorez la prise de décision grâce à la centralisation des données.
- Pour les responsables informatiques : sécurité renforcée, conformité améliorée et gestion rationalisée des fournisseurs.
- Pour les équipes : moins de fatigue liée aux applications, moins de changements de contexte et des flux de travail plus fluides et plus productifs.
🔍 Le saviez-vous ?
Selon la Harvard Business Review, un travailleur du savoir active/désactive en moyenne 1 200 fois par jour une application ou un site web, ce qui représente une perte de productivité hebdomadaire stupéfiante de quatre heures.
Chaque année, un mois de travail est perdu simplement à passer d'un onglet à l'autre, ce qui entraîne :
- Fatigue mentale : les changements de contexte inutiles sapent la concentration et l'énergie.
- Prise de décision plus lente : les données critiques sont dispersées entre différents outils, ce qui rend plus difficile d'agir rapidement.
- Taux d'erreur plus élevés : le fait de passer constamment d'une application à l'autre entraîne des erreurs et des malentendus.
Pourquoi les entreprises se tournent-elles vers la consolidation SaaS ?
- Réduction des coûts : personne ne veut payer pour une multitude d'outils qu'il utilise à peine. Les entreprises se débarrassent des applications redondantes et des fournisseurs SaaS afin d'économiser de l'argent et de tirer davantage de valeur de leurs logiciels.
- Perte d'efficacité : lorsque chaque tâche nécessite une application différente, le travail prend plus de temps, les décisions sont retardées et les données se perdent dans la confusion.
- Les équipes informatiques sont débordées : la gestion de multiples contrats logiciels, des risques de sécurité et des problèmes de conformité est un travail à plein temps (et pas très agréable).
- La productivité est en chute libre : vous passez constamment d'une application à l'autre ? Ce « coût d'activation/désactivation » s'accumule, vous fait perdre votre concentration et vous fait perdre des heures chaque semaine.
- Les opérations SaaS sont plus difficiles à gérer : les équipes informatiques et opérationnelles ont du mal au suivi de l'utilisation des applications, à l'automatisation des flux de travail et à savoir qui a accès à quoi (voici à quoi ressemblent de meilleures opérations SaaS).
- La collaboration a besoin d'une mise à niveau : des outils dispersés entraînent des discussions dispersées. Regrouper tout sur une seule plateforme permet aux équipes de rester alignées et de faire avancer le travail.
- Sécurité améliorée : la consolidation SaaS renforce votre posture de sécurité en réduisant la surface d'attaque, rendant plus difficile l'accès non autorisé et les violations de données.
📮ClickUp Insight : Les changements de contexte nuisent silencieusement à la productivité de votre équipe. Nos recherches montrent que 42 % des perturbations au travail proviennent du jonglage entre les plateformes, de la gestion des e-mails et des allers-retours entre les réunions. Et si vous pouviez éliminer ces interruptions coûteuses ?
ClickUp regroupe vos flux de travail (et vos discussions) sur une seule plateforme rationalisée. Lancez et gérez vos tâches à partir de discussions, de documents, de Tableaux blancs et plus encore, tandis que les fonctionnalités basées sur l'IA permettent de garder le contexte connecté, consultable et gérable !
Stratégies efficaces de consolidation SaaS
Un trop grand nombre d'outils peut ralentir les équipes au lieu de les rendre plus efficaces. Pour éviter cela, voici quelques stratégies pour consolider le SaaS sans perturber les flux de travail :
- Découvrez les outils cachés : effectuez un audit SaaS complet pour identifier les outils redondants, sous-utilisés ou oubliés. Vous trouverez probablement plusieurs applications qui résolvent le même problème ou des abonnements dont personne ne se souvient avoir souscrit.
- Associez chaque outil à un objectif d'entreprise : déterminez si une plateforme contribue au chiffre d'affaires, à l'efficacité ou à la sécurité. Si ce n'est pas le cas, elle doit être supprimée.
- Optimisez vos investissements existants : évaluez si votre pile actuelle répond à vos besoins avant d'introduire un nouvel outil. Le marché SaaS regorge de plateformes multifonctionnelles qui remplacent souvent les applications autonomes (comme ClickUp).
- Éliminez les licences inutilisées : réduisez vos besoins si un outil dispose de 50 licences mais que seuls 15 utilisateurs sont actifs. De nombreux fournisseurs dans le domaine du SaaS poussent à la conclusion de contrats plus importants, mais ce sont les données d'utilisation qui doivent dicter votre décision.
- Rationalisez les achats : mettez en place un processus d'approbation clair pour les nouveaux services SaaS. Lorsque chaque équipe choisit ses propres outils, cela entraîne des doublons, des problèmes d'intégration et un gaspillage budgétaire.
- Réduisez les chevauchements entre fournisseurs : regroupez les fournisseurs de logiciels lorsque cela est possible. Un fournisseur unique proposant plusieurs solutions permet souvent d'obtenir de meilleurs prix, de réduire les risques de sécurité et de faciliter l'intégration.
- Investissez dans des plateformes interfonctionnelles : privilégiez autant que possible les outils qui servent à plusieurs équipes et services. Les plateformes centralisées réduisent la fragmentation, améliorent la collaboration et simplifient la gestion informatique.
💡 Conseil de pro : créez une matrice « SaaS Value Score » avant de prendre des décisions de consolidation. Pour chaque outil, calculez un score simple : (% de l'équipe qui l'utilise chaque semaine × évaluation d'impact commercial [1-5]) ÷ coût mensuel. Cet indicateur permet d'identifier les outils qui offrent le meilleur rapport qualité-prix.
Étapes pour consolider votre pile SaaS
La consolidation de votre pile SaaS vise à réduire la redondance et à améliorer l'efficacité.
Voici un guide étape par étape pour vous aider 👇
1. Auditez vos outils actuels
Avant d'apporter des changements, vous devez avoir une vision claire de votre infrastructure technologique. Vous ne voulez surtout pas accumuler sans le savoir des applications SaaS redondantes ou sous-utilisées, ce qui entraînerait des coûts inutiles et des investissements technologiques inefficaces.
Actions clés :
✅ Créez un inventaire complet : cela concerne tous les outils SaaS utilisés dans tous les services (informatique, équipe commerciale, marketing, ressources humaines, finances, etc.). (La plupart des équipes ne se rendent pas compte du nombre d'outils dont elles disposent réellement).
✅ Analysez les données d'utilisation : à quelle fréquence ces outils sont-ils utilisés ? Qui les utilise ? Les fonctionnalités clés sont-elles réellement exploitées ou les équipes les utilisent-elles pour des fonctions de base déjà couvertes par un autre outil ?
✅ Examinez les risques liés à la sécurité, à la conformité et à la gouvernance : tous les outils répondent-ils aux exigences réglementaires et de sécurité ? Les achats informatiques parallèles créent-ils des failles de sécurité ? Les fournisseurs SaaS doivent s'aligner sur vos normes de conformité afin d'éviter tout risque.
📌 Exemple : si votre équipe marketing utilise Slack pour la communication, Google Drive pour le stockage de documents et Notion pour la planification de campagnes, la consolidation sur une seule plateforme (comme ClickUp ) avec chat, documents et gestion de projet intégrés peut rationaliser la collaboration, réduire les changements d'outils et diminuer les dépenses SaaS.
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2. Évaluez une solution tout-en-un
Les produits SaaS trop lourds ralentissent considérablement les équipes. Au lieu de combiner plusieurs outils, les entreprises se tournent vers des logiciels tout-en-un qui consolident les flux de travail sans sacrifier les fonctionnalités.
Questions à se poser avant de franchir le pas :
✅ Peut-il remplacer plusieurs outils sans perdre de fonctionnalités essentielles ? Une véritable plateforme tout-en-un doit gérer la gestion de projet, la collaboration sur les documents, l'automatisation et la création de rapports, sans avoir besoin de modules complémentaires.
✅ S'intègre-t-il facilement à vos systèmes existants ? Le changement d'outils ne doit pas perturber l'efficacité opérationnelle. Une plateforme performante doit assurer une connexion transparente avec vos outils CRM, ERP et de communication afin de maintenir la continuité des flux de travail.
✅ Cela améliore-t-il la sécurité et la gouvernance ? La gestion des accès à travers des solutions SaaS fragmentées augmente les risques. Les permissions basées sur les rôles, les pistes d'audit et la sécurité de niveau entreprise devraient devenir la norme pour une meilleure sécurité des données.
✅ Sera-t-il évolutif à mesure que votre entreprise se développe ? Si la plateforme ne peut pas prendre en charge l'augmentation du nombre d'utilisateurs, des flux de travail et des besoins en automatisation, une solution à court terme devient un problème à long terme. En préparant votre infrastructure pour l'avenir, vous évitez des migrations coûteuses par la suite.
Le suivi des discussions et la gestion de données déconnectées constituent depuis longtemps un problème dans le secteur du SaaS.
Le concept de regroupement est né de ce besoin. Cependant, le regroupement est avant tout une stratégie de tarification qui consiste à regrouper plusieurs produits ou services et à les vendre à un prix combiné. L'accent est mis sur la valeur monétaire plutôt que sur la création d'une expérience utilisateur unifiée. Le regroupement ne signifie pas nécessairement que les produits sont profondément intégrés ou conçus pour fonctionner ensemble comme un système cohérent.
📌 Exemple : Microsoft Office propose Word, Excel et PowerPoint sous forme de suite, mais chaque outil fonctionne de manière indépendante.
Les affirmations selon lesquelles ces produits sont « tout-en-un » sont souvent inexactes, car ils ne bénéficient pas de l'intégration approfondie et de l'expérience fluide qui définissent une véritable convergence.
C'est là qu'une super application peut changer la donne. Il ne s'agit pas seulement d'un ensemble d'outils, mais d'une conception de produit et du résultat d'une convergence. Elle combine plusieurs fonctions en une seule plateforme intégrée.
📌 Exemple : ClickUp (qui combine tâches, documents, chat, objectifs et plus encore sur une seule plateforme).
3. Migrer et intégrer
Choisir la bonne plateforme n'est que la moitié du chemin. Une migration fluide détermine si la transition améliore l'efficacité ou perturbe les opérations.
Pour vous en assurer :
✅ Donnez la priorité aux outils à fort impact : commencez par les applications les plus fréquemment utilisées, généralement la gestion de projet, la communication et le stockage de documents, car elles ont le plus grand impact sur les flux de travail quotidiens.
✅ Cartographiez les dépendances des données avant la migration : identifiez les outils qui dépendent de sources de données partagées (par exemple, les CRM, les plateformes d'analyse) et assurez-vous que ces connexions sont préservées ou améliorées après la migration.
✅ Exportez, nettoyez et importez les données de manière stratégique : supprimez les fichiers obsolètes, les enregistrements en double et les flux de travail inutilisés. Effectuez une transition progressive, département par département, plutôt que de tout changer d'un seul coup.
✅ Configurez les intégrations avec les systèmes existants : identifiez les intégrations indispensables et configurez-les correctement pour maintenir la continuité des flux de travail.
📌 Exemple : En 2008, Netflix a rencontré un obstacle majeur: une panne de base de données qui a rendu son service indisponible pendant trois jours. Au lieu de rafistoler les choses et d'espérer que tout s'arrange, l'entreprise a pris une décision audacieuse : migrer vers le cloud. Mais elle ne s'est pas précipitée.
Ils ont planifié leur projet, se sont développés progressivement, et en 2015, ils géraient 1 000 fois plus d'heures de streaming et comptaient 8 fois plus d'abonnés.
💡 La conclusion ? Les migrations peuvent soit nuire à votre entreprise, soit vous ouvrir la voie à une croissance massive.
En savoir plus : Meilleurs logiciels gratuits de gestion de projet
4. Optimisez et adaptez
L'adoption n'est pas automatique, et les inefficacités ne se corrigent pas d'elles-mêmes. Le vrai travail commence maintenant.
Éléments à suivre :
✅ Les équipes l'utilisent-elles réellement ? Suivez les taux d'adoption. Si les utilisateurs s'accrochent à leurs anciens outils, cherchez à comprendre pourquoi : manque de formation, fonctionnalités manquantes ou simple habitude ?
✅ Écoutez votre équipe. Demandez-lui ce qui fonctionne et ce qui est frustrant. De petites modifications, comme une nouvelle intégration ou une meilleure automatisation, peuvent faciliter l'adoption.
✅ Assurez-vous qu'elle évolue avec vous. Ce qui fonctionne pour une équipe de 50 personnes peut ne plus fonctionner pour une équipe de 500 personnes. Vérifiez si votre plateforme est capable de gérer la croissance, qu'il s'agisse d'un nombre d'utilisateurs plus important, de flux de travail plus nombreux ou d'intégrations plus approfondies.
📌 Exemple : si votre nouveau système comprend des fonctionnalités d'automatisation des flux de travail, optimisez les processus tels que l'attribution des tâches, les validations et les rapports afin d'éliminer les tâches manuelles répétitives.
Comment ClickUp facilite la consolidation SaaS
Votre pile SaaS ressemble probablement à un placard en désordre. Vous avez commencé avec un outil, puis vous en avez ajouté un autre parce qu'il manquait une fonctionnalité, puis un autre pour la collaboration, et avant même de vous en rendre compte, vous aviez cinq outils juste pour gérer un seul projet.
C'est compliqué. C'est coûteux. Et pire encore, cela vous ralentit.
Mais il existe une solution à ces problèmes gigantesques. Découvrez ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail. Au lieu de jongler entre plusieurs projets et outils, imaginez disposer d'une plateforme unique combinant la gestion des tâches et des connaissances, le chat, les documents, les objectifs et l'automatisation dans un environnement de travail fluide, le tout alimenté par l'IA.
ClickUp vous aide à :
1. Centralisez votre travail en un seul endroit
Une bonne gestion de projet commence lorsque tout ce dont vous avez besoin est regroupé au même endroit. La solution de gestion de projet ClickUp est conçue pour les équipes qui souhaitent bénéficier d'une visibilité totale, d'une collaboration fluide et d'une source unique d'informations pour l'ensemble de leur travail.
Vous bénéficiez des avantages suivants :
- Gestion des tâches : utilisez des tâches personnalisables avec des sous-tâches imbriquées et des checklists pour décomposer les projets complexes, garantissant ainsi clarté et organisation.
- Plusieurs vues : choisissez parmi plus de 15 vues personnalisées, notamment des listes, des tableaux, des calendriers et des diagrammes de Gantt, pour visualiser les projets d'une manière qui convient au flux de travail de votre équipe.
- Tableaux de bord et rapports : créez des tableaux de bord personnalisables avec plus de 50 widgets pour surveiller les indicateurs clés de performance, les jalons et la capacité de l'équipe.
- Suivi du temps : surveillez la productivité et gérez efficacement les budgets grâce au suivi du temps ClickUp, qui permet un enregistrement précis des heures et une évaluation du temps facturable.
- Gestion des ressources : optimisez la charge de travail de votre équipe grâce à des vues en temps réel sur les capacités, permettant une distribution équilibrée des tâches.
Vous souhaitez rationaliser la gestion de projet à l'aide de l'IA ? Utilisez ClickUp Brain :
Maintenant que la solution d'équipe est en place, vous souhaitez passer à la définition de la réussite. Vers quoi travaillons-nous ? Comment mesurons-nous la progression ?
Nous nous tournons vers ClickUp Objectifs.
✅ Définissez des objectifs généraux et décomposez-les en cibles mesurables. Au lieu d'ambitions vagues telles que « améliorer l'expérience client », créez des cibles spécifiques, par exemple « augmenter le score NPS de 40 à 60 en 6 mois ». ClickUp vous permet de définir des cibles basées sur des nombres, des devises, des valeurs vraies/fausses et des tâches, rendant ainsi la progression réalisable.
✅ Reliez directement votre travail quotidien à vos objectifs. Les objectifs vous permettent d'associer des tâches à des objectifs spécifiques et de mettre à jour automatiquement la progression au fur et à mesure que le travail avance. Ainsi, les membres de l'équipe savent toujours pourquoi leur travail est important et comment leurs contributions contribuent aux objectifs de l'entreprise.
✅ Organisez vos objectifs dans des dossiers structurés pour différentes équipes et initiatives. Classez soigneusement les objectifs marketing, commerciaux, produits et opérationnels, afin que chaque service sache ce que signifie la réussite pour lui.
Mais sans un emplacement centralisé pour la documentation, les équipes perdent du temps à rechercher des informations, à poser les mêmes questions et à passer à côté d'informations essentielles.
ClickUp Docs résout ce problème en conservant les informations sur le lieu où le travail est effectué.
Allant bien au-delà des documents statiques, ClickUp Docs est conçu pour l'action. Vous pouvez les lier directement à des tâches afin que tout, des plans de projet et des documents stratégiques aux directives de processus, reste connecté à l'exécution.
Ce centre de documentation centralisé, comme tout ce qui se trouve dans ClickUp, est alimenté par ClickUp Brain. Il simplifie le travail en créant, organisant, résumant et mettant à jour les informations en un clin d'œil. Vous pouvez demander à Brain de générer un brief de projet, de résumer une réunion, de créer des sous-tâches, d'attribuer des tâches ou d'affiner un document stratégique.
ClickUp Brain vous permet également de choisir parmi plusieurs modèles d'apprentissage automatique (LLM) tels que ChatGPT et Claude pour terminer votre travail. En quelques instants, vous disposerez d'un document prêt à être envoyé, que vous pourrez lier directement au tableau de bord de votre projet afin que les informations clés restent visibles et exploitables.
2. Migrez et intégrez sans interruption
Maintenant que vos projets et vos objectifs sont structurés dans ClickUp, l'étape suivante consiste à transférer votre travail existant sans interrompre les flux de travail.
ClickUp facilite la transition depuis d'autres outils sans perte de données clients essentielles ni de dynamisme.
Grâce aux importations natives, vous pouvez importer des projets, des tâches et des flux de travail depuis des plateformes telles qu'Asana, Trello, Monday.com, Jira et bien d'autres en quelques clics seulement.
Vous pouvez également importer des données à partir de documents dans l'environnement de travail de Google et l'écosystème Microsoft.
De plus, les plus de 1 000 intégrations de ClickUp garantissent un flux fluide des informations entre les différentes plateformes.
3. Automatisez les flux de travail
Une fois vos projets, vos objectifs et vos intégrations en place, la dernière étape consiste à éliminer le travail manuel et à supprimer les outils supplémentaires dont vous n'avez plus besoin.
Avec ClickUp Automatisations, vous pouvez :
- Attribuez automatiquement des tâches en fonction du statut du projet, de la priorité ou de la charge de travail (plus besoin de déléguer manuellement).
- Déclenchez des notifications et des mises à jour de statut dès que de la progression est réalisée afin que personne n'ait à effectuer de suivi.
- Déplacez automatiquement les tâches dans les flux de travail : des approbations aux transferts, le travail continue de progresser sans blocages.
- Suivez chaque automatisation dans un journal d'audit afin de toujours savoir ce qui se passe en coulisses.
4. Améliorez la collaboration en temps réel entre les équipes
Même avec tout consolidé, la plupart des équipes continuent de s'appuyer sur des applications de chat distinctes pour discuter du travail. Cela représente une application supplémentaire à utiliser, un autre endroit où les informations peuvent se perdre et une facture SaaS supplémentaire à payer.
ClickUp a résolu ce problème grâce à ClickUp Chat.
Désormais, au lieu de passer d'un outil à l'autre, vous pouvez :
- Discutez des détails clés du projet en temps réel, là où le travail est effectué.
- Transformez vos messages en tâches ClickUp afin que les éléments à entreprendre ne se perdent jamais dans des fils de discussion interminables.
- Utilisez ClickUp Brain dans Chat pour obtenir des réponses instantanées, attribuer des tâches, générer des résumés ou même rédiger des réponses sans quitter la discussion.
- Gardez tout dans son contexte puisque les fils de discussion, les liens vers les tâches et la documentation se trouvent tous dans le même environnement de travail.
Simplifiez, rationalisez et évoluez grâce à la super application.
La consolidation SaaS consiste à créer une méthode de travail plus intelligente et plus efficace.
Avec ClickUp, vous pouvez réduire vos coûts, éliminer la fatigue liée aux applications et regrouper tout (tâches, documents, objectifs, automatisation et IA) sur une seule plateforme puissante. Finis les changements d'applications et les flux de travail déconnectés : vous disposez désormais d'un espace de travail tout-en-un, fluide, conçu pour la rapidité et l'efficacité.
Pourquoi gérer une pile SaaS surchargée alors que ClickUp s'occupe de tout ?
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