Nous savons que toutes les organisations sont composées de plusieurs éléments mobiles. ♻️
Mais pour que votre organisation soit performante et productive, ces différentes parties doivent fonctionner en synchronisation les unes avec les autres.
À l'instar d'une Honda CRV 2008 qui fonctionne toujours comme une voiture neuve, les contrôles de routine, les mises au point, les tests et les soins quotidiens sont impératifs pour que les équipes fonctionnent au mieux de leurs capacités.
Mais comment faire en sorte que tous les membres d'une équipe soient toujours sur la même longueur d'onde ?
il s'agit de vos procédures opérationnelles standard (POS)
Disposer d'un mode opératoire normalisé complet, accessible et digeste est plus qu'une simple question de temps un manuel de l'employé ou un long document définissant les "règles" de l'entreprise
Il s'agit d'une ressource permettant d'aligner et d'informer les membres de l'équipe sur les attentes de base et sur la manière de déployer leurs efforts de la manière la plus productive possible.
La création d'un POS détaillé dans lequel les employés peuvent facilement naviguer n'est pas une mince affaire, mais heureusement, il existe des moyens de vérifier que tous vos canards du POS sont dans une rangée. 🦆
les modèles de procédures opératoires normalisées
Lisez ce qui suit pour accéder à 10 modèles de procédures opérationnelles standard gratuits pour ClickUp, Google Docs et Microsoft Word. En outre, vous trouverez des FAQ, des avantages et des conseils essentiels sur les procédures opérationnelles standard.
Qu'est-ce qu'une procédure opérationnelle standard (POS) ?
A procédure opérationnelle standard (POS) est un ensemble d'instructions de niveau moyen à élevé qui décrivent la manière dont une organisation ou une équipe doit accomplir des tâches spécifiques.
Considérez votre SOP comme un guide étape par étape qui définit un processus spécifique, un peu comme le manuel d'instruction fourni avec votre commode Ikea. 🔨
L'objectif principal d'une procédure opérationnelle standard est de renforcer l'efficacité et la coordination de l'équipe en réduisant les erreurs de communication et les ambiguïtés dans les processus quotidiens.
Je veux dire, vous ne vous attendriez pas à ce que les nouveaux membres de l'équipe réussissent et restent en tête de leur charge de travail sans aucune forme d'instruction pour les guider, n'est-ce pas ? ils doivent d'abord apprendre les ficelles du métier. Mais les procédures opérationnelles standard ne sont pas réservées aux nouveaux membres de l'équipe, elles s'adressent à tout le monde. 🤝
Avantages de la création d'un SOP
La création d'un mode opératoire normalisé clair est la première étape d'un processus efficace de gestion des ressources humaines gestion du flux de travail car il définit les attentes de l'équipe et des instructions claires auxquelles les membres peuvent se référer à tout moment. En rédigeant des modes opératoires normalisés pour chaque processus au sein d'un flux de travail, vous pouvez aider votre équipe à fournir des résultats de qualité, plus rapidement.
Voici un aperçu d'autres avantages significatifs des modes opératoires normalisés :
Amélioration de la conformité dans tous les domaines
Considérez vos procédures opérationnelles standard comme une source de vérité pour renforcer les meilleures pratiques que les membres de l'équipe doivent suivre à tout moment.
Cela permet non seulement d'éliminer les étapes supplémentaires ou inutiles d'un processus, mais aussi de vérifier que votre entreprise est en conformité avec les directives et les règles essentielles.
Amélioration des processus d'intégration
Les procédures opérationnelles standard sont particulièrement utiles lors de l'intégration de nouveaux membres de l'équipe. Les employés qui comprennent ce que l'on attend d'eux sont finalement plus heureux, plus à l'aise et plus productifs grâce à ce niveau de transparence.
**Faciliter le contrôle de la qualité
Si vos procédures opérationnelles standard sont bien rédigées et faciles à suivre, peu importe qui travaille chaque jour. Digeste instructions sur les détails du processus aident les membres à se tenir responsables du travail qu'ils accomplissent chaque jour et à maintenir les objectifs à long terme de l'équipe au premier plan de chaque projet.
**Formation standardisée
Les modes opératoires normalisés (SOP) fixent la barre : ils définissent les étapes et les responsabilités d'un processus afin qu'il puisse être exécuté de la même manière à chaque fois. Si elles sont utiles pour les personnes chargées d'une tâche particulière, elles constituent également un atout pour les personnes chargées de former les nouveaux membres de l'équipe.
En particulier pour les actions de routine, il est facile d'oublier les mises à jour récentes ou les petits détails. Les modes opératoires normalisés deviennent alors un guide pratique lorsqu'il s'agit d'expliquer à un nouveau membre de l'équipe une tâche que vous effectuez depuis des années.
Types de formats de SOP
Les modes opératoires normalisés établissent la norme pour processus d'entreprise mais ils ne sont pas limités à un format unique. Il existe plusieurs types de modes opératoires normalisés et, en fonction de votre objectif, de votre style de travail, de la taille de votre équipe et de votre public, votre mode opératoire normalisé peut prendre de nombreuses formes.
Liste de contrôle
Les modes opératoires normalisés de type liste de contrôle sont faciles à rédiger, à comprendre et à compléter.
l'un des principaux avantages de ce style de SOP..
Les listes de contrôle n'ont pas besoin d'être suivies dans un ordre précis. Ce qui compte le plus, c'est que tous les éléments de la liste soient cochés et vérifiés avant de passer à autre chose.
Ce format de SOP est particulièrement utile pour les processus commerciaux simples ou comme dernier passage avant d'envoyer un projet pour approbation finale. ✅
Créez des listes de contrôle dans ClickUp en utilisant les commandes Slash dans n'importe quel commentaire ou document, ou ajoutez-les à la fin de n'importe quelle tâche
Liste des étapes
Une liste étape par étape est similaire à une liste de contrôle, mais elle exige que le processus suive un ordre spécifique.
La procédure est décrite du début à la fin en utilisant des étapes courtes et faciles à suivre.
Les équipes qui exécutent des processus simples mais urgents bénéficient grandement de ce format de POS. ⏱
Liste hiérarchique
Si les deux premiers formats conviennent le mieux aux processus simples, le format hiérarchique est idéal pour les procédures complexes en plusieurs étapes qui nécessitent des informations supplémentaires ou des tâches complexes.
Par exemple, la première étape d'une procédure d'intégration peut demander à un nouvel employé de créer un compte d'utilisateur. Dans la structure hiérarchique de la liste, cette étape détaillera toutes les tâches qu'elle implique, y compris des éléments tels que :
- Saisir un nom d'utilisateur
- Créer un mot de passe
- Compléter un profil
Si vos processus impliquent souvent des sous-tâches, des approbations multiples ou des dépendances de tâches, ce format peut vous convenir !
Organigramme
Les organigrammes sont des représentations très visuelles de votre flux de travail et, en tant que format de POS, ils aident l'équipe à comprendre comment chaque étape d'un processus est liée à une autre.
Un organigramme permet non seulement aux employés de mieux comprendre le fonctionnement de l'ensemble du processus, mais aussi de comprendre comment leur partie du processus contribue à la vue d'ensemble.
Les tableaux blancs ClickUp offrent toutes les fonctions de création et de collaboration dont vous avez besoin pour élaborer l'organigramme parfait
10 modèles de SOP pour ClickUp, Microsoft Word et Google Docs
Commencer une procédure d'exploitation standard à partir de zéro peut être décourageant, mais ce n'est pas devoir l'être.
Même si vous rédigez des modes opératoires normalisés depuis des années, les modèles de modes opératoires normalisés sont un excellent moyen de faire avancer l'équipe plus rapidement, de vous aider à acquérir une nouvelle perspective sur le processus et de vous assurer que vos bases sont couvertes.
De plus, beaucoup d'entre eux sont gratuits 💸
Voici 10 de nos modèles de procédures opérationnelles standard préférés pour ClickUp, Microsoft Word et Google Docs. Ces modèles prennent en charge une variété de cas d'utilisation et sont équipés des fonctionnalités indispensables pour tous vos besoins en matière de procédures opérationnelles standard.
1. Modèle de SOP standard par ClickUp
Créez et mettez en œuvre facilement de nouvelles procédures opérationnelles standard dans votre entreprise grâce à ce modèle SOP de ClickUp
Ce modèle convivial Modèle de POS par ClickUp est parfait pour faire avancer les choses rapidement. 💨
Que vous cherchiez à mettre en œuvre une nouvelle procédure au sein d'une équipe soudée ou d'une entreprise entière, ce modèle de POS est fait pour vous. Avec un plan de haut niveau qui couvre tous les angles possibles, ce dossier ClickUp vous aidera à organiser vos procédures d'exploitation standard d'une manière simple et gérable.
Dans ce modèle de SOP, vous trouverez quatre sections désignées par Vue d'ensemble, Qui, Où et Quand, de sorte que toute personne accédant à ce SOP saura exactement comment le parcourir, même au premier coup d'œil. Télécharger le modèle de POS standard
2. Modèle de POS RH par ClickUp
Modèle de POS RH par ClickUp
Si vous avez prêté attention à la dernière édition du Tendances en matière d'automatisation des RH (coupable), vous savez que Ressources humaines (RH) sont confrontées à des changements cruciaux et passionnants. Un département qui a longtemps été dominé par des processus manuels commence à adopter de nouvelles méthodes de travail l'automatisation des tâches répétitives . 🙌🏼
Disposer d'une Modèle de RH comme ceci Modèle de POS HP par ClickUp est un excellent moyen de définir rapidement des processus nouvellement automatisés pour les nouveaux embauchés et de distribuer l'information à l'ensemble du département.
Ce modèle de procédures opérationnelles normalisées organise toutes les tâches des RH, du recrutement à l'intégration, à l'aide de Tableaux blancs numériques de ClickUp . Télécharger le modèle de POS RH
3. Modèle de POS Marketing par ClickUp
Modèle de POS marketing par ClickUp
Tous les succès campagne de marketing est le fruit d'innombrables efforts. Sérieusement, il faut beaucoup de temps, d'efforts et de réflexion pour mettre en place une stratégie de marketing complète et attrayante. Avec autant d'éléments, un POS est essentiel.
Il s'agit d'un Modèle de POS marketing par ClickUp est parfait pour simplifier les procédures de campagne complexes en procédures structurées Docs ClickUp que chaque membre de l'équipe peut facilement consulter à tout moment.
Ce modèle de SOP vous donne les bases d'un SOP clair et détaillé pour la gestion de projets de marketing les documents ClickUp Docs sont des documents de qualité, présentés dans l'éditeur de documents collaboratif et attrayant de ClickUp. Les documents ClickUp sont riches en fonctionnalités de style, de personnalisation et de formatage pour apporter à votre équipe toutes les informations et les ressources dont elle a besoin pour fournir une qualité cohérente dans tout projet de marketing. Télécharger le modèle de POS marketing
4. Modèle de POS pour les organisations à but non lucratif par ClickUp
Modèle de POS pour les organisations à but non lucratif par ClickUp
Quel meilleur moyen de donner vie à votre SOP que d'utiliser un modèle standardisé aussi élaboré que visuellement impressionnant ?
Le Modèle de POS pour les organisations à but non lucratif par ClickUp est ce modèle.
Ce document ClickUp, facile à utiliser pour les débutants, vous aide à établir un plan complet pour les organisations à but non lucratif un projet à but non lucratif ayant un impact l'exécution. Il est temps que vous et votre équipe disiez adieu à ces questions "Que faisons-nous maintenant ?" une fois pour toutes. Télécharger le modèle de POS pour les organisations à but non lucratif
5. Modèle de POS pour les restaurants par ClickUp
Modèle de POS pour les restaurants par ClickUp
Il n'y a pas de meilleure façon d'organiser et de visualiser les modes opératoires normalisés d'un restaurant qu'avec ce modèle Modèle de POS de restaurant par ClickUp .
Ce modèle de SOP personnalisable constitue la source d'information ultime pour l'exploitation efficace et réussie d'un restaurant. Télécharger le modèle de POS pour les restaurants
6. Modèle de SOP pour technicien médical par Microsoft Word
Modèle de SOP pour technicien médical par Microsoft Word Si vous dirigez actuellement une équipe de techniciens médicaux, un modèle comme ce modèle de POS pour les techniciens médicaux de Microsoft Word vous aidera à établir vos processus internes complexes d'une manière facile à suivre. Télécharger le modèle de POS pour les techniciens médicaux
7. Modèle de procédure opératoire standard par Microsoft Word
Modèle de POS standard par Microsoft Word Le modèle de procédure opératoire standard de Microsoft Word couvre tous les domaines que vous devrez inclure lorsque vous communiquerez des procédures à votre équipe. Il vous suffit de modifier l'exemple fourni dans le document Word pour adapter le modèle de procédure opérationnelle standard à votre cas d'utilisation spécifique. Télécharger le modèle Word de POS standard
8. Modèle de POS de l'entreprise par Microsoft Word
Modèle de POS de l'entreprise par Microsoft Word Le modèle de POS d'entreprise de Microsoft Word a été conçu pour répondre à de multiples cas d'utilisation. Que vous souhaitiez établir les règles de base pour l'examen de tout ce qui va de l'équipement médical aux opérations de marketing, ce modèle de POS peut vous aider à y parvenir.
Cette ressource sert à la fois de modèle de rédaction et de guide de l'utilisateur, avec du texte surligné dans chaque section qui explique comment aborder chaque tâche. Très belle touche, Microsoft Word. Télécharger le modèle de POS de l'entreprise
9. Modèle de POS standard par Google Docs
Modèle de POS standard par Google Docs Et pour toutes nos équipes G Suite..
Ce modèle de POS Google Docs est simple et direct. 🙌🏼
...Il s'agit également d'un concurrent à part entière du modèle de POS Microsoft Word présenté ci-dessus.
Il est accompagné d'un tableau attrayant et intuitif avec des sous-sections bien structurées pour Détails de la procédure, Objectif, Champ d'application et Historique des révisions - idéal pour les rôles qui nécessitent une supervision étape par étape. Télécharger le modèle de POS standard de Google Docs
10. Modèle de POS simple dans Google Docs
Modèle de POS simple par Google Docs Ce modèle de POS Google Docs est divisé en sept sections et comporte des instructions claires sur la manière de les remplir.
Les sections comprennent Objet (nom du processus), Champ d'application (à qui il est destiné) et Responsabilités (membres du personnel chargés de gérer les aspects les plus importants du POS), pour n'en citer que quelques-uns. Télécharger le modèle de POS simple de Google Docs
Comment rédiger un SOP
Les modèles de modes opératoires normalisés (MON) sont un excellent moyen de commencer à rédiger rapidement des modes opératoires. Ils fournissent une structure de base que vous pouvez compléter et personnaliser selon vos besoins - mais que doit contenir votre procédure opératoire standard (POS) ?
Si vous n'en avez jamais créé une à partir de zéro ou si vous ne disposez pas de modèles de procédures opératoires normalisées, c'est la question du moment. ⏰
Heureusement, nous avons déjà fait nos devoirs dans ce domaine également. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à élaborer votre POS axé sur l'utilisateur :
Connaissez votre objectif : Demandez-vous ce qu'il apportera à l'équipe, comment il améliorera l'expérience de l'équipe et s'il sera conforme aux normes de l'entreprise. Le fait de savoir ce que vous voulez réaliser avec votre POS vous aidera à identifier un point de départ pratique.
Définir l'utilisateur final : Connaissez votre public. À qui s'adresse cette procédure d'exploitation standard ?
Faites-en un processus collaboratif : les meilleures procédures opérationnelles standard sont rédigées en équipe. Le retour d'information ne fera que renforcer votre SOP et le rendre plus détaillé. De plus, vous finirez probablement par avoir de meilleures idées sur la manière d'accomplir les tâches plus efficacement.
Déterminer la portée et le format du POS : La complexité de la procédure que vous définissez dans le POS dictera son format. La meilleure façon de procéder est de penser à la base : comment pouvez-vous décomposer votre processus de la manière la plus simple possible ?
Commencez par un schéma : Un plan vous aidera à définir les points clés de votre POS avant de commencer à le rédiger. Il vous aidera également à rester sur la bonne voie et vous évitera peut-être quelques révisions avant l'approbation de votre POS !
Ces conseils vous aideront à vous mettre dans le bon état d'esprit pour créer un POS complet, même avec l'aide d'un modèle, mais si les modèles de POS ne sont pas votre tasse de thé, il y a aussi quelques éléments nécessaires à garder à l'esprit.
Bonus: Logiciel du manuel de l'employé_
Exemple d'éléments d'une SOP
En particulier si vous créez la première version ou si vous décrivez un processus plutôt simple, le respect de ces neuf éléments du document SOP vous permettra d'obtenir de bons résultats.
Si vous êtes prêt, ouvrez un document ClickUp et suivez-le !
ClickUp Docs permet aux commandes de formatage riche et de barre oblique de fonctionner plus efficacement
- En-tête: Il doit inclure le titre, le numéro du document et la version. L'en-tête doit identifier clairement et succinctement l'activité en question
- Objectif: Définir l'objectif du document. Essayez de ne pas dépasser deux phrases
- Champ d'application: Définir à qui ou à quoi s'applique le processus
- Références et documents connexes: Inclure tous les documents ou références nécessaires à la compréhension et à l'exécution efficace du processus
- Définitions: Décomposer toute terminologie qui pourrait ne pas être familière à votre public et préciser les abréviations ou les acronymes
- Rôles et responsabilités: Définir les rôles responsables de l'exécution du processus
- Procédure: N'incluez que les étapes nécessaires à la réalisation de l'objectif de la procédure. N'oubliez pas que c'est la qualité qui compte, pas la quantité
- Historique des révisions: Cette section permet d'enregistrer les modifications apportées à une procédure ainsi que leur justification
- Signature d'approbation: Cette section se trouve généralement sur la dernière page ou à la fin d'un document, mais toutes les procédures opératoires normalisées n'en requièrent pas. Les signatures d'approbation peuvent être celles de l'auteur, du réviseur ou du responsable concerné
Qui bénéficie de l'utilisation d'une SOP ?
Les équipes de service à la clientèle: Les procédures opérationnelles standard (POS) sont importantes pour les équipes de service à la clientèle, car elles garantissent que toutes les interactions avec les clients sont professionnelles et cohérentes. Ce document décrit le processus de traitement des demandes des clients, telles que les remboursements ou les retours, afin que les membres de l'équipe puissent fournir le meilleur service possible.
- POS pour la gestion des relations avec les clients
- Traitement des réclamations des clients SOP
- Système de billetterie SOP
- CRM SOP
- SOP pour les opérations du centre d'appel
Entreprises: Le fait de disposer d'une procédure opérationnelle standard (POS) permet aux entreprises de rester organisées et de s'assurer que toutes les tâches sont accomplies dans les délais. Ce document les aide à suivre les progrès réalisés et à s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées de tout changement ou mise à jour nécessaire au projet.
- Petites entreprises
- Système d'information sur les entreprises
- Franchise
- Plan de continuité des activités
- Entreprise de commerce électronique
La réponse est dans les modèles de SOP
L'élaboration d'un mode opératoire normalisé complet peut être un processus long, mais un modèle de mode opératoire normalisé flexible est un excellent moyen de maximiser votre temps tout en développant cette ressource de premier ordre.
Quel que soit votre style de travail, il existe un modèle de PON pour vous. Mais si vous recherchez une option aussi puissante que rentable, vous voudrez peut-être commencer par ClickUp .
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Les modèles de procédures opératoires normalisées présentés dans cette liste ne font qu'effleurer la surface des procédures opératoires normalisées La vaste bibliothèque de modèles de ClickUp pour chaque cas d'utilisation -sans parler de son riche ensemble de de productivité et des fonctions personnalisables outils de gestion de projet disponibles dans tous les plans tarifaires.
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