Comment automatiser les tâches répétitives : Votre guide en 5 étapes pour l'automagie

Vous est-il déjà arrivé de vous rendre compte que vous passiez beaucoup trop de temps à copier des données entre des systèmes et à mettre en forme des cellules dans des feuilles de calcul plutôt qu'à élaborer des stratégies et à innover ? Vous n'êtes pas le seul.

Environ 60 % des entreprises déclarent que leur équipe perd du temps à cause de l'absence d'un système de gestion des ressources humaines cinq heures par semaine sur des tâches manuelles et des processus répétitifs, soit environ 1,5 mois par an ! Et beaucoup d'entre eux sont des travailleurs du savoir qui ont les moyens d'automatiser les tâches ; imaginez l'hémorragie que ces tâches répétitives représenteraient pour d'autres équipes.

La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez récupérer ce temps précieux en automatisant les tâches routinières et répétitives. Cela vous libère pour vous consacrer aux aspects plus stimulants de votre travail et accroître votre efficacité.

Pour vous aider dans cette tâche, voici notre guide rapide et facile en 5 étapes sur l'automatisation des tâches répétitives.

Comprendre l'automatisation des tâches

mettre en place des recettes d'automatisation sur ClickUp pour automatiser des tâches_

L'automatisation des tâches s'appuie sur la technologie pour rationaliser et achever les tâches avec une intervention humaine minimale ou nulle. Cela implique l'utilisation de logiciels, de plateformes et d'outils pour :

• Reproduire des actions humaines qui pourraient être aussi simples que la copie de données à aussi complexes que l'exécution d'actions basées sur une logique conditionnelle
• Exécuter une tâche en suivant un ensemble prédéfini d'étapes et d'instructions
• Réagir à des situations ou à des évènements spécifiques et déclencher une action ultérieure

L'objet est de déléguer des tâches à des solutions numériques appropriées pour plus de précision, de productivité et d'efficacité. Les sections suivantes analysent les avantages en détail.

**Pourquoi automatiser les tâches répétitives ? Automatisation du flux de travail est bénéfique pour les individus et les entreprises de la manière suivante :

• Économie de temps et d'efforts en s'attaquant aux processus banals. Ce temps peut être utilisé pour des activités plus créatives, innovantes ou stratégiques
• Achevé le travail répétitif ou redondant et rationalisé les flux de travail, ce qui permet aux individus d'être plus productifs, d'achever les tâches plus rapidement et d'obtenir de meilleurs résultats
• Réduit l'erreur humaine en suivant des règles prédéfinies pour des processus d'entreprise précis
• Automatisation d'une marque basée sur la cohérence et la fiabilité puisque les processus automatisés produisent des résultats uniformes
• Stimule le moral des employés et leur satisfaction au travail, car ils ne sont plus occupés à des tâches banales ou fastidieuses
• Réduit les coûts en diminuant les coûts de main-d'œuvre associés aux tâches manuelles. Il permet également de réaliser des économies en réduisant les erreurs coûteuses susceptibles d'entraîner une hausse des coûts opérationnels
• Maintient l'évolutivité, permettant aux entreprises d'augmenter les charges de travail ou la capacité sans augmenter de manière significative les ressources humaines. Les entreprises peuvent ainsi faire face à des demandes fluctuantes et à des taux de croissance variables
• Permet aux équipes de compiler, de maintenir et d'actualiser les données en temps réel, ce qui favorise une prise de décision éclairée et de meilleurs résultats
• Favorise la satisfaction des clients en leur offrant une expérience fluide
• Débloque le véritable potentiel en libérant les ressources humaines pour des tâches plus exigeantes ou plus complexes, telles que l'établissement de relations avec les clients et l'innovation en matière de produits
• Assure la sécurité et l'intégrité des données, car il ne fait pas appel à des efforts manuels pour l'entrée et le traitement des données

Comment automatiser les tâches répétitives : Guide en 5 étapes

Comme promis, voici notre guide étape par étape sur la façon d'automatiser les tâches répétitives :

Étape 1 : Identifier la tâche répétitive

Avant toute chose, vous devez identifier les tâches répétitives qui engloutissent du temps et des efforts.

Voici comment procéder :

1. Créez une liste de tâches. Elle doit faire le point sur toutes vos tâches, avec leur priorité, leur fréquence et leur objectif respectifs
2. Déployez un outil de suivi du temps pour quantifier le temps nécessaire pour achever chaque tâche
3. Consultez des experts ou collaborez avec votre équipe pour recueillir tous les détails liés aux tâches répétitives

Les tâches répétitives sont celles qui se produisent fréquemment, qui prennent beaucoup de temps et qui peuvent donner lieu à des erreurs. Cependant, vous pouvez également découvrir d'autres tâches adaptées à l'automatisation. Il peut s'agir de

• Tâches basées sur des règles qui suivent des règles ou une logique bien abonnées. Par exemple : Tâches basées sur des règles qui suivent des règles ou une logique bien définies,automatisation de l'e-mail pour envoyer des autorépondeurs aux e-mails entrants
• Tâches logicielles qui peuvent être automatisées en utilisant un logiciel existant avec ses fonctionnalités d'automatisation intégrées. Par exemple, vous pouvezautomatiser l'automatisation d'Excel pour effectuer des calculs
• Tâches chronophages qui nécessitent une supervision humaine minimale mais prennent beaucoup de temps. Par exemple,Automatisation DevOps pour surveiller les systèmes à la recherche de journaux d'erreurs et signaler les incidents
• Tâches d'entrée et de manipulation de données où vous devez collecter, gérer, organiser, mettre à jour et exploiter des données pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Par instance, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des données de l'entrepriseoutil d'automatisation des ventes en conjonction avec un CRM pour personnaliser l'expérience commerciale

Identifiez systématiquement ces tâches lors de la préparation de la phase suivante - en donnant la priorité aux cibles qui produiront les plus grands bénéfices en termes d'automatisation.

Etape 2 : Mesurer le potentiel d'automatisation

Bien que vous disposiez d'une longue liste de tâches se prêtant à l'automatisation, concentrons-nous sur les tâches répétitives.

Dans cette étape, vous mesurez le potentiel d'automatisation des tâches répétitives. Pour le calculer, vous devrez analyser les paramètres suivants :

Comment évaluer l'aptitude des tâches à l'automatisation Tâches typiquement adaptées à l'automatisation en fonction des paramètres | | | | | | | | | Tâches typiquement adaptées à l'automatisation en fonction des paramètres | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Temps nécessaire pour achever la tâche | Tâches de longue durée | | La périodicité de l'occurrence de ladite tâche | Tâches à occurrence fréquente | Les tâches prévisibles et basées sur des règles sont moins complexes que les autres | Les tâches prévisibles et basées sur des règles sont moins complexes que les autres | Taux d'erreur moyen, en particulier dans le cadre du travail manuel | Tâches plus sujettes aux erreurs | | Tâches plus sujettes aux erreurs Impact sur le flux de travail | Tâches à haute priorité et à fort impact |

Une telle analyse suit une approche stratégique tout en automatisant les tâches répétitives. Vous pouvez utiliser une formule pondérée pour préparer une liste basée sur les priorités pour vos efforts d'automatisation des tâches.

Etape 3 : Explorer les solutions d'automatisation

Maintenant que vous avez votre liste de tâches routinières, il est temps de sélectionner le bon outil d'automatisation des tâches.

Pour ce faire, vous devez rechercher les logiciel d'automatisation du flux de travail pour identifier des solutions permettant d'automatiser les tâches répétitives.

Voici comment procéder :

1. Identifiez clairement vos besoins et planifiez les exigences correspondantes à partir des outils d'automatisation. Séparer vos exigences en besoins, désirs et forfaits futurs pour vous concentrer sur les tâches récurrentes de haute priorité
2. Définissez les objectifs de l'outil d'automatisation. Dans l'idéal, spécifiez ces objectifs selon les paramètres SMART afin d'exprimer et de quantifier l'impact des processus automatisés sur les résultats de l'entreprise
3. Une fois que vous avez une idée de base, effectuez une recherche en ligne sur les outils d'automatisation populaires qui correspondent à vos besoins. Explorez vos options en visitant les sites web officiels, les forums spécifiques à l'industrie, les tableaux de discussion, etc.
4. Établissez une liste restreinte des solutions possibles et comparez et évaluez les fonctionnalités de leurs outils. Prenez en compte des facteurs tels que le coût, l'évolutivité, les capacités d'intégration, la facilité d'utilisation, la compatibilité avec la pile technologique existante, etc.
5. Maintenant que vous disposez d'un plus petit nombre d'options, examinez attentivement les avis des utilisateurs, les témoignages des clients et les études de cas pour vous faire une idée réaliste de ce que vous pouvez attendre de l'outil d'automatisation des tâches. Prenez note des lacunes ou des déficiences pour comprendre comment elles influent sur vos objectifs d'automatisation des tâches
6. À ce stade, vous disposez d'environ deux ou trois options. Contactez les fournisseurs et inscrivez-vous à des démonstrations de produits, des essais gratuits et des présentations de produits pour vous faire une première idée des capacités de chaque outil d'automatisation
7. Après la phase d'essai, sélectionnez l'outil d'automatisation de votre choix qui correspond aux besoins de votre organisation, à votre budget et aux capacités de votre équipe. Vous souhaitez une solution évolutive pour répondre à des objectifs à long terme, même si cela implique un léger surcoût. Pour cette raison, un outil offrantL'automatisation des flux de travail alimentée par l'IA serait plus performant qu'un outil dépourvu de cette fonctionnalité

Etape 4 : Automatisation des tâches

Maintenant que logiciel d'automatisation des tâches fait partie de la pile technologique, il est temps d'automatiser les tâches.

Voici comment automatiser les tâches à la perfection :

• Commencez par préparer une feuille de route détaillée du plan de mise en œuvre. Échéanciez les multiples tâches que vous allez automatiser et attribuez-leur un échéancier approprié. Vous pouvez même commencer l'automatisation des tâches à petite échelle pour ensuite l'étendre
• Ensuite, définissez des objectifs clairs pour l'automatisation des tâches. Identifiez les KPI et les indicateurs que vous utiliserez pour évaluer la performance des tâches automatisées et introduisez-les dans l'outil d'automatisation
• Lancez votre projet pilote d'automatisation du flux de travail, idéalement, un projet simple qui offre des avantages notables. C'est un excellent moyen de tester l'automatisation du flux de travail dans un environnement contrôlé avant de passer à des flux de travail plus complexes
• Évaluez les performances et l'impact de cette première étape d'automatisation des tâches. Affiner les processus automatisés en fonction du retour d'information, des résultats initiaux et des indicateurs de performance. Affiner les flux de travail, optimiser les paramètres et corriger les bugs afin d'orchestrer un fonctionnement sans heurts
• Une fois les étapes d'itération et d'amélioration de l'automatisation des tâches routinières collées, passez au déploiement complet en élargissant progressivement à d'autres tâches, flux de travail et départements. En le faisant par étapes, vous assurerez la continuité de l'entreprise et minimiserez les perturbations

Une formation et une assistance continues doivent accompagner l'étape de mise en œuvre de l'automatisation. Vous devez également sensibiliser votre personnel aux avantages et aux bonnes pratiques de l'automatisation des tâches.

Etape 5 : Mesurer l'impact de l'automatisation

La dernière étape consiste à mesurer l'impact de vos efforts d'automatisation. Vous vous souvenez que vous avez dû définir des indicateurs de performance clés et des indicateurs pour y parvenir ? Vos KPI pourraient mesurer le temps gagné, les gains de productivité, les économies de coûts ou la réduction des erreurs. Quoi qu'il en soit, c'est ici que vous les suivez pour évaluer l'efficacité, les performances et les avantages globaux.

Pour faire cela, vous :

1. Capturer des données dans l'étape de pré-automatisation. Mesurez des valeurs telles que le temps nécessaire pour achever une tâche, le taux d'erreur moyen, etc
2. Utilisez le logiciel d'automatisation pour obtenir des informations sur les processus et les opérations de l'entreprise après l'automatisation des processus. Recueillir les données comparables
3. Mesurez la variance pour quantifier l'amélioration et l'impact sur les flux de travail. Définir ces données comme références pour les mesures futures

En outre, consultez toutes les parties prenantes et recueillez leurs commentaires. Leur point de vue peut mettre en lumière certains aspects non tangibles de l'automatisation des tâches que les données risquent de ne pas révéler, comme l'amélioration du moral ou de la collaboration au sein de l'équipe.

Planifiez des examens périodiques et surveillez les performances pour une optimisation continue.

Exemples concrets d'automatisation de tâches répétitives

En voici quelques-uns exemples d'automatisation des processus d'entreprise sur la base des cinq étapes décrites ci-dessus :

Marketing : Simplifier les calendriers des médias sociaux

1. Identifier les tâches : La planification des posts sur les médias sociaux sur différentes plateformes prend beaucoup de temps
2. Évaluer le potentiel : La tâche est fréquente, implique de suivre des calendriers et des processus de publication prédéfinis et nécessite une supervision minimale
3. Explorer les solutions : Des outils comme Hootsuite ou Buffer pourraient aider à automatiser la programmation des médias sociaux
4. Automatiser : Préparer un calendrier de contenu, concevoir des supports marketing, créer des posts et utiliser l'outil pour automatiser la publication selon le calendrier
5. Mesurer l'impact : Suivre l'augmentation de l'efficacité, la cohérence des suivis et la croissance de l'engagement à l'aide d'analyses

Finances : Améliorer l'exactitude des factures

1. Identifier les tâches : La saisie manuelle des données des factures demande du temps et des efforts et est sujette aux erreurs
2. Évaluer le potentiel : la tâche est fréquente, basée sur des règles et vulnérable à l'erreur humaine
3. Explorer les solutions : L'OCR permet d'extraire les données des factures et d'alimenter automatiquement les systèmes comptables
4. Automatisation : Intégrer le logiciel d'OCR dans la pile comptable et mettre en place des paramètres pour l'extraction et la validation des données
5. Mesurer l'impact : Suivre la réduction du temps de suivi, la diminution des erreurs et l'amélioration de la précision des documents financiers

Mesurer l'impact* : Suivre la réduction du temps de traitement, la diminution des erreurs et l'amélioration de la précision des dossiers financiers : Faire plus avec les mêmes ressources

1. Identifier les tâches : Répondre aux questions fréquemment posées (FAQ) prend trop de temps à un agent du service client
2. À évaluer le potentiel : répondre aux FAQ est répétitif, suit un schéma abonné et ne fait pas appel à la résolution de problèmes complexes
3. Explorer les solutions : Les chatbots peuvent être formés pour répondre aux FAQ et faire remonter les problèmes complexes vers des agents en chair et en os
4. Automatisation : Concevoir un chatbot avec des flux de décision et des arbres de réponse pour aborder les demandes personnalisées et intégrer le chatbot dans la plateforme de service client
5. Mesurer l'impact : Suivez les indicateurs tels que le NPS (Net Promoter Score), le CSAT (Customer Satisfaction Score), le FRT (First Response Time), les requêtes répétées, etc.

Lire aussi: **Exemples d'automatisation

Raisons d'utiliser ClickUp pour l'automatisation des tâches

Que vous soyez à la recherche d'une automatisation de tâches ou d'une solution complète d'automatisation de tâches, ClickUp est la solution idéale gestion de projet automatisée à part entière clickUp est une excellente option dans les deux cas.

Pour vraiment apprécier la façon dont vous pouvez utiliser ClickUp pour automatiser les tâches, considérez les fonctionnalités suivantes :

ClickUp Automatisations

créer une liste d'automatisation et les gérer efficacement avec ClickUp_ Automatisations ClickUp permet aux utilisateurs de créer des règles personnalisées ou de choisir parmi une bibliothèque de recettes d'automatisation pré-construites pour automatiser les tâches récurrentes. Par instance, vous pouvez paramétrer l'automatisation pour assigner automatiquement des tâches à un membre qualifié de l'équipe dès qu'une tâche est créée.

De même, vous pouvez paramétrer l'automatisation pour mettre à jour les priorités des tâches en fonction de critères prédéfinis ou envoyer des notifications une fois la tâche achevée. Ce type d'automatisation basée sur des déclencheurs agit comme un assistant numérique tout en vous assurant que vous êtes au courant de toutes les activités.

ClickUp Brain

automatisez les tâches telles que la génération de documents liés au projet à l'aide de ClickUp Brain_ ClickUp Brain est un outil puissant qui réduit les obstacles techniques à l'exploitation d'une technologie comme l'IA. Cet assistant IA accepte les commandes en langage naturel et les traduit en règles d'automatisation personnalisées ! Cela signifie que vous pouvez automatiser n'importe quelle tâche ou flux de travail en décrivant simplement le flux de travail souhaité dans un langage simple et clair, tandis que ClickUp Brain fait tout le travail pour vous.

Pour paramétrer l'automatisation, il suffit de dire à Brain : "Lorsqu'une tâche est marquée comme hautement prioritaire, attribuez-la à Jane et fixez une date d'échéance pour le jour abonné." ClickUp Brain se chargera alors de mettre en place l'automatisation. De la même manière, il peut automatiser des tâches telles que la préparation des exigences du produit, la rédaction d'e-mails, le fait de résumer des notes de réunion, et bien plus encore ! Les fonctionnalités d'automatisation sont ainsi accessibles à tous les membres de l'équipe, quelle que soit leur expertise technique.

ClickUp Formulaires

définir une logique conditionnelle dans les formulaires ClickUp pour automatiser la collecte de données_ Affichage du formulaire ClickUp élimine le travail fastidieux d'enregistrement manuel des données. Utilisez-le pour créer des formulaires en ligne personnalisés et détaillés qui capturent les données et les convertissent directement en tâches. Il présente un double avantage.

Tout d'abord, vous n'avez pas besoin de réserver une ressource dédiée à l'entrée des données.

D'autre part, il garantit l'exactitude des données, sans point de chute ni intervention manuelle. Les formulaires conviviaux, précis et exploitables qui en résultent sont particulièrement utiles pour les activités business telles que la capture de prospects, l'accueil des clients et les demandes de service.

ClickUp Tâches récurrentes

définissez la périodicité des tâches récurrentes grâce à la fonction Tâches récurrentes_

Utiliser Tâches récurrentes ClickUp pour automatiser les tâches récurrentes - c'est aussi simple que cela. Planifiez des tâches qui se répètent tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans. Qu'il s'agisse de la génération de rapports, de la facturation ou du suivi, personnalisez les modèles de périodicité avec des options telles que "une semaine sur deux" ou "le dernier jour du mois" pour aligner votre flux de travail sur une tâche périodique. Associée à ClickUp Automatisations, cette fonctionnalité garantit que rien n'est oublié afin que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur des activités de plus haut niveau.

Modèles ClickUp

Grâce à une riche bibliothèque de modèles d'automatisation personnalisés, vous pouvez optimiser les flux de travail, augmenter la productivité et gagner du temps. Ces solutions prêtes à l'emploi constituent un excellent point de départ pour automatiser les flux de travail courants

En voici quelques-uns que vous pouvez utiliser pour commencer :

Télécharger ce modèle

Automatisez les e-mails sortants avec le modèle d'automatisation des e-mails de ClickUp

Modèle ClickUp pour l'automatisation des propositions de projets Rationalisez le processus d'élaboration des propositions de projet. Ce modèle vous permet d'automatiser des tâches telles que l'attribution d'activités de création de propositions aux membres de l'équipe, l'envoi de rappels et de notifications pour les échéances, et la consultation des parties prenantes lorsque la proposition est achevée. L'affichage Projet de proposition vous offre un aperçu complet de toutes les propositions

Télécharger ce modèle

Gardez un œil sur tous les KPI d'automatisation avec le modèle de suivi des KPI d'automatisation de ClickUp

Modèle de suivi des KPI de l'Automatisation ClickUp Ne vous contentez pas d'automatiser les tâches répétitives, mesurez l'impact de cette action. Utilisez ce modèle pour tester l'efficacité de votre automatisation. Il fournit un cadre de mesure des KPI cruciaux que vous pouvez suivre pour juger si les flux de travail automatisés sont à la hauteur de leur potentiel. Il inclut des champs personnalisés comme le département, la valeur cible, l'écart, etc. Visualisez l'échéancier et les jalons de vos initiatives d'automatisation avec la vue Échéancier et suivez la progression des tâches individuelles avec la vue Progression

Ne répétez pas, automatisez avec ClickUp

Tout ce que nous avons abordé jusqu'à présent montre que l'automatisation n'est plus un luxe ou une fonctionnalité " agréable à avoir ". Vous devez automatiser les tâches répétitives au maximum pour atteindre un nouveau niveau d'efficacité, de productivité et d'utilisation des ressources. Nous espérons que notre guide simple en 5 étapes constitue une feuille de route claire pour la mise en œuvre de l'automatisation.

Une solution de gestion de projet par IA comme ClickUp peut transformer vos processus quotidiens grâce au pouvoir de l'automatisation intelligente. Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour maximiser le potentiel de votre entreprise !