L'automatisation nous décharge discrètement d'un grand nombre de tâches, qu'il s'agisse de nous aider à régler nos courses hebdomadaires au supermarché ou de demander un remboursement à Amazon pour un élément défectueux.
Il est tellement omniprésent que nous avons commencé à le considérer comme acquis. Nous nous souvenons à peine de l'époque des longues files d'attente, des temps d'attente interminables lorsque nous appelions le service client, et du nombre de transactions et de processus d'entreprise qui étaient autrefois entachés de retards et d'erreurs.
Puis, telle une super-héroïne, l'automatisation des tâches est venue à la rescousse des particuliers et des entreprises. Elle a pris en charge les tâches fastidieuses et répétitives, nous permettant ainsi de nous concentrer sur des tâches plus importantes, souvent créatives ou stratégiques. Certes, le service client n'est pas parfait, mais nous sommes mieux lotis grâce à l'automatisation.
La plupart de nos outils de productivité sont équipés de fonctions d'automatisation. Cela vaut même pour les outils hérités tels que Microsoft Excel. Si vous souhaitez améliorer et accélérer votre travail dans Excel, restez avec nous et découvrez comment automatiser Microsoft Excel.
Nous vous présenterons également un outil beaucoup plus avancé pour créer des automatisations personnalisées : ClickUp.
C'est parti !
Comprendre l'automatisation des tâches : contexte
L'automatisation des tâches consiste à utiliser des outils et des technologies modernes pour effectuer certaines tâches sans avoir besoin de les réaliser manuellement. Elle permet de faciliter les activités répétitives et chronophages et de les rendre exemptes d'erreurs.
Cela permet également aux utilisateurs de se concentrer davantage sur les aspects complexes et créatifs de leur travail. Par exemple, vous pouvez réaliser l’automatisation de la collecte de données via des formulaires, la saisie de données et la création de rapports.
L'automatisation des tâches est également omniprésente dans notre vie quotidienne. Pensez aux bornes d'enregistrement dans les aéroports, aux distributeurs automatiques de billets ou au renouvellement automatique de vos abonnements. L'automatisation élimine le travail manuel et les tâches fastidieuses d'au moins une étape de ces processus.
Historique et évolution de l'automatisation des tâches
L'automatisation des tâches a beaucoup évolué. Voyons comment elle s'est développée au cours du siècle dernier.
- Milieu du XXe siècle : avant l'arrivée des ordinateurs, les inventeurs ne pouvaient automatiser que des systèmes mécaniques basiques. Lorsque les ordinateurs ont finalement fait leur apparition, les premiers mainframes et systèmes à cartes perforées permettaient d'automatiser les tâches de traitement des données, mais ils étaient complexes et inaccessibles.
- Années 1960-1980 : les macros et les scripts font leur apparition pour automatiser les tâches de manipulation de données et de génération de rapports. Dans les années 1980, avec l'arrivée des tableurs tels que Microsoft Excel, les utilisateurs commencent à utiliser les macros pour automatiser les calculs et la manipulation de données.
- Années 1990-2000 : les systèmes de gestion des flux de travail et les outils d'automatisation des processus métier se sont popularisés, permettant aux organisations d'automatiser des séquences complexes de tâches et d'approbations.
- Les années 2010-2020 : Au cours de la dernière décennie, nous avons assisté à l'essor de l'automatisation robotisée des processus (RPA) : des robots logiciels ou « bots » effectuent des tâches basées sur des règles dans différentes applications, rendant les processus plus efficaces et évolutifs.
- Présent : nous sommes aujourd'hui à l'ère de l'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans l'automatisation. Des algorithmes avancés permettent aux systèmes d'apprendre et de s'adapter, rendant l'automatisation plus intelligente et plus sensible au contexte. L'automatisation cognitive, le traitement du langage naturel et l'analyse prédictive sont désormais essentiels aux flux de travail automatisés.
Automatisation des tâches dans Excel
Même avec l'essor de l'IA, du big data et du cloud computing, beaucoup ont encore une dépendance envers Microsoft Excel pour l'analyse et la gestion des données.
Les utilisateurs apprécient Excel car il permet d'organiser les données, d'effectuer des calculs avancés et d'obtenir des informations utiles. Cependant, personne n'aime passer du temps à copier, coller ou corriger la mise en forme dans un classeur Excel. C'est là qu'intervient l'automatisation Excel.
Il facilite l'utilisation d'Excel en exécutant automatiquement des macros et en prenant en charge les tâches fastidieuses telles que le formatage des cellules et la mise à jour répétitive des valeurs.
Utilisation d'Excel pour l'automatisation des tâches
Il existe plusieurs façons d'automatiser les tâches Excel. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que les macros, les fonctions, les formules, les tableaux croisés dynamiques et les diagrammes pour créer des solutions intelligentes qui vous font gagner du temps, réduisent les erreurs et vous aident à tirer le meilleur parti de vos données Excel.
1. Automatisez vos tâches avec les macros dans Excel
Une macro est un ensemble d'actions que vous pouvez demander à Excel d'effectuer. Elle fonctionne comme un enregistreur intelligent, capturant vos actions afin d'automatiser les tâches répétitives, qu'il s'agisse de mettre en forme des cellules, de saisir des données spécifiques ou d'effectuer des calculs complets.
Au lieu de répéter manuellement les mêmes étapes dans Excel pour plusieurs feuilles de calcul, enregistrez ces actions dans une macro. Désormais, chaque fois que vous devez faire la même tâche, il vous suffit d'exécuter la macro et Excel s'en chargera automatiquement.
Excel dispose également d'un éditeur Visual Basic qui vous permet de créer, modifier et gérer vos macros à l'aide d'un langage de programmation appelé Visual Basic Applications ou VBA.
Vous pouvez enregistrer une macro en vous rendant dans l'onglet « Développeur » de votre feuille Excel et en sélectionnant « Enregistrer une macro ».
Effectuez vos actions et enregistrez la macro. Exécutez-la selon vos besoins.
2. Onglet Automatisation d'Excel (alias Scripts Office)
VBA n'est pas seulement utile pour créer des macros personnalisées. Vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez faire avec.
Imaginez que vous receviez des rapports de ventes mensuels qui nécessitent beaucoup de traitement. Avec VBA, vous pouvez créer une macro plus avancée appelée script. Ce script importe les données dans une feuille Excel, les nettoie, les met en forme parfaitement, puis crée un rapport principal contenant toutes les informations importantes et un formulaire de sondage pour recueillir les commentaires des équipes.
Vous pouvez créer un nouveau script ou modifier ceux qui existent déjà de la manière suivante :
- Ouvrez un classeur et accédez à l'onglet « Automatisation ».
- Si vous souhaitez créer un nouveau script, sélectionnez le bouton « Nouveau script ».
- Si vous souhaitez modifier un script existant, sélectionnez-le dans la galerie ou dans le volet « Tous les scripts ».
- Une fois votre script prêt, cliquez sur « Exécuter ».
3. Utilisation des tableaux croisés dynamiques et des diagrammes pour l'automatisation dans Excel
Les tableaux croisés dynamiques et les diagrammes Excel simplifient la résumation, l'analyse et la visualisation de grands ensembles de données. Par exemple, avec les commandes des clients, un tableau croisé dynamique révèle rapidement les ventes par catégorie de produits, tandis que les diagrammes croisés dynamiques améliorent la visualisation.
Ces outils sont particulièrement utiles pour créer des rapports organisés dans Excel.
Les tableaux croisés dynamiques permettent aux équipes de regrouper des données provenant de différentes sources dans une vue claire, ce qui facilite le regroupement des informations, l'identification des tendances et la prise de décisions plus éclairées. Excel vous propose également des styles prêts à l'emploi (plus de 30 !) pour rendre vos tableaux plus attrayants sans travail supplémentaire.
Et les graphiques croisés dynamiques, me direz-vous ? Excel propose des diagrammes circulaires et des diagrammes à barres pour visualiser vos données comme vous le souhaitez. Vous pouvez même les agrémenter de couleurs, de libellés et bien plus encore pour une personnalisation accrue.
En plus, ils ne sont pas seulement esthétiques, ils sont aussi intelligents ! Vous pouvez cliquer, filtrer et obtenir toutes les informations nécessaires à partir de vos données. Ils se mettent à jour automatiquement lorsque vous ajoutez des données à votre feuille de calcul, ce qui vous fait gagner un temps considérable par rapport à ce que vous devez faire pour effectuer une mise à jour manuelle.
Limites de l'utilisation d'Excel pour l'automatisation des tâches
Même si Excel est doté d'un ensemble d'outils puissants pour l'automatisation des tâches, il présente encore quelques lacunes.
- Complexité des tâches : parfois, l'automatisation Excel peine à traiter des tâches très complexes impliquant plusieurs variables, des statistiques avancées ou des algorithmes d'apprentissage automatique.
- Problèmes d'évolutivité : lorsque vous avez une grande quantité de données dans Excel, le logiciel peut ralentir. Les volumes de données importants peuvent ralentir les calculs, retarder les temps de rafraîchissement et même provoquer des plantages plus fréquents. Cela peut poser problème lorsque vous essayez de prendre des décisions rapides ou de collaborer avec votre équipe sur des fichiers Excel lourds.
- Problèmes de sécurité des données : même si Excel propose des options telles que la protection par mot de passe, l'utilisation de macros et l'automatisation peuvent exposer certaines faiblesses, ce qui représente un risque de violation des données ou d'accès non autorisé.
- Défis liés à la maintenance et au dépannage : corriger et effectuer le suivi des automatisations complexes dans Excel peut s'avérer fastidieux. Si les macros ou les formules contiennent des erreurs, il faut du temps pour comprendre ce qui ne va pas. De plus, les versions d'Excel, la compatibilité avec différents systèmes informatiques et les mises à jour peuvent nuire au bon fonctionnement des solutions automatisées.
- Absence de contrôle et de surveillance centralisés : contrairement aux outils d'automatisation dédiés, Excel ne dispose pas de fonctionnalités puissantes pour gérer et surveiller les tâches automatisées à partir d'un emplacement central.
Découvrez ClickUp : un outil puissant pour l'automatisation des tâches
Si vous recherchez une alternative à Excel capable de surmonter ces limites et de gérer le traitement de données volumineuses sans problème, essayez ClickUp.
ClickUp est un logiciel d'automatisation des tâches et un outil de gestion de projet très bien évalué. Il vous permet de configurer des rappels de réunion réguliers, d'attribuer automatiquement des tâches, de modifier des statuts, de laisser des commentaires et de faire bien plus encore avec vos projets, y compris les projets de gestion de données.
Il combine les capacités analytiques des tableurs avec les fonctionnalités des logiciels de gestion de projet pour vous aider à réaliser l'automatisation de vos processus.
Examinons de plus près ClickUp Automatisation.
Comprendre les fonctionnalités d'automatisation uniques de ClickUp
L'automatisation intelligente de ClickUp réduit votre charge de travail manuelle et vous permet d'automatiser des tâches, libérant ainsi de précieuses ressources humaines pour des tâches plus créatives.
Gagnez du temps et augmentez la productivité de votre équipe en configurant l'automatisation avec des actions et des déclencheurs personnalisés, tels que l'ajustement des dates d'échéance lorsqu'une tâche passe du statut « en cours » à « bloquée ». Vous pouvez également déclencher des actions et des mesures correctives (telles que l'envoi d'une mise à jour par e-mail) lorsque des données spécifiques (telles que les estimations de coûts pour un projet en cours) dépassent les limites fixées.
Choisissez parmi les nombreux modèles prêts à l'emploi de la bibliothèque d'automatisation de ClickUp ou créez des automatisations personnalisées pour accélérer vos processus manuels. De plus, vous pouvez facilement intégrer ClickUp à d'autres applications pour gagner en efficacité.
Et si l'interface tabulaire d'Excel vous manque, vous pouvez utiliser la vue Tableur de ClickUp pour afficher toutes vos tâches et tous vos projets dans une seule vue, exactement comme dans un tableur.
Étape par étape : comment automatiser des tâches dans ClickUp
Chaque automatisation comprend trois parties : un déclencheur, une condition et une action. S'il y a un déclencheur et qu'il remplit la condition, ClickUp lancera une action.
Prenons l'exemple de Wall-E, l'adorable robot de Disney.
La tâche de Wall-E consiste à identifier les déchets sur Terre et à les collecter. Donc, pour lui :
- Déclencheur : un déchet
- Condition : c'est sur Terre.
- Action : collecter et compacter les déchets
Vous pouvez désormais automatiser la tâche de Wall-E dans ClickUp comme suit :
- Déclencheur : identification d'un élément indésirable
- Condition : à l'emplacement de Terre
- Action : lancer la collecte et le compactage des déchets
Au quotidien, vous pouvez configurer l'automatisation pour attribuer automatiquement un type de tâche spécifique (par exemple, la création d'un rapport d'évènement) à un responsable particulier dès que le statut de l'évènement dans ClickUp passe de « en cours » à « achevé ». Vous pouvez également lancer une révision SEO (action) pour toutes vos tâches liées aux articles de blog (condition) dans ClickUp lorsque les blogs sont marqués comme publiés (déclencheur).
Le plus intéressant ? Vous pouvez créer autant d'automatisations que vous le souhaitez sans écrire une seule ligne de code !
Pour créer une automatisation :
- Accédez à l'espace, au dossier ou à la liste où vous souhaitez utiliser l'automatisation.
- Cliquez sur « Automatisation » dans le coin supérieur droit. Dans ClickUp 2. 0, cette fonction s'appelait « Automatiser. »
- Choisissez le type d'automatisation (modèles, personnalisations, intégrations, assignation et automatisation des observateurs) que vous souhaitez, ou laissez ClickUp en créer un pour vous.
Avantages de l'utilisation de ClickUp pour l'automatisation des tâches
L'utilisation des tâches d'automatisation dans ClickUp offre des avantages incroyables. En voici quelques-uns :
- Il prend en charge les tâches quotidiennes afin que vous puissiez vous concentrer sur des décisions plus importantes et stratégiques.
- Augmentez votre productivité et maintenez une qualité de production élevée.
- Fonctionne facilement avec d'autres outils
- Facilite la communication
- Identifiez et résolvez les goulots d'étranglement et les ralentissements
- Génère automatiquement des rapports, fournissant des informations utiles
- S'adapte parfaitement à la méthodologie agile.
Quel que soit votre rôle, ClickUp Automatisation vous aidera à exceller dans votre travail en vous permettant de récupérer votre temps, votre concentration et votre énergie.
Questions fréquentes sur l'automatisation des tâches dans ClickUp
- Pourquoi mon automatisation prend-elle autant de temps ? Les automatisations sont conçues pour être rapides, mais elles peuvent parfois prendre plus de temps que d'habitude. Si vous constatez des retards, veuillez contacter le service client de ClickUp via l'application ClickUp.
- Je ne vois pas le bouton Automatiser dans mon environnement de travail. Que dois-je faire ?Le bouton Automatiser devient visible une fois que le propriétaire de l'environnement de travail ou l'administrateur a activé l'application ClickApp dans les paramètres de l'environnement de travail. N'oubliez pas que les invités ne peuvent pas configurer l'automatisation.
- Les actions d'automatisation s'exécutent-elles dans un ordre spécifique ?Oui, les actions d'automatisation s'exécutent dans l'ordre dans lequel vous les avez organisées.
Si vous avez d'autres questions, consultez le centre d'aide ClickUp.
Projections futures : la voie à suivre pour l'automatisation des tâches
L'avenir de l'automatisation des tâches semble déjà être là, avec sa capacité à éliminer de nombreux processus manuels. Mais les cas d'utilisation et les applications de l'automatisation ne feront que s'améliorer et se diversifier.
Les trois principales tendances qui devraient occuper le devant de la scène en 2024 sont les suivantes :
- Une nouvelle vague d'IA générative et de traitement du langage naturel (NLP) : l'IA monte en puissance, utilisant l'IA générative et le NLP pour créer automatiquement une grande partie de l'automatisation et des tests. Par exemple, vous pouvez créer des automatisations en langage naturel à l'aide de ClickUp Brain. D'ici la fin de l'année, les analystes s'attendent à voir apparaître des robots logiciels auto-réparateurs.
- Plateformes polyvalentes : de plus en plus d'entreprises optent pour des plateformes tout-en-un plutôt que pour la seule RPA. Ces plateformes regroupent la gestion des processus métier, l'IA générative, le traitement intelligent des documents (IDP), le cloud et bien plus encore, leur offrant ainsi une stratégie d'automatisation solide et évolutive.
- Systèmes low-code ou no-code : les entreprises délaissent les codages complexes au profit de systèmes low-code ou no-code afin de pouvoir facilement former des personnes non techniciennes grâce à des interfaces de type glisser-déposer, en accord avec les méthodologies agiles.
Cependant, il ne suffit pas de connaître les tendances. Nous devons également réfléchir à des moyens d'éliminer les défis fréquents et répétitifs. Voici quelques moyens de surmonter les limites de l'automatisation des tâches :
- Prenez une longueur d'avance sur les défis de l'automatisation en améliorant vos compétences et en suivant des formations : de nombreuses entreprises qui souhaitent réussir l'intégration d'automatisations recrutent des personnes désireuses d'améliorer leurs compétences. Donnez donc la priorité à votre formation afin de maîtriser efficacement les technologies d'automatisation.
- En cas de doute, envisagez l'externalisation : bien que l'automatisation apporte une valeur ajoutée, il est essentiel d'impliquer des partenaires, des collègues et des experts du secteur. Dissiper les doutes permet de trouver les meilleures solutions pour votre entreprise.
- Commencez modestement avec des étapes interactives et pratiques étayées par des recherches : introduisez l'automatisation dans votre organisation en automatisant les tâches manuelles simples afin de gagner du temps et de l'énergie, puis passez progressivement à des flux de travail plus importants et plus complexes à mesure que vos employés se familiarisent avec la technologie.
Comment ClickUp change la donne grâce à une automatisation innovante des tâches
Microsoft Excel est excellent pour les feuilles de calcul et, grâce à ses outils d'automatisation, il est idéal pour traiter des ensembles de données.
Cependant, l'automatisation d'Excel peut s'avérer compliquée si vos données sont volumineuses. Dans ce cas, pensez à ClickUp.
Cet outil de gestion de projet basé sur l'IA peut non seulement automatiser vos tâches, mais aussi vous donner accès à plus de 15 vues personnalisables (dont la vue Tableur, qui ressemble exactement à une feuille de calcul), à une bibliothèque remplie de modèles et à plus de 1 000 intégrations pour vous permettre de regrouper toutes vos applications professionnelles sous un même toit.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et laissez-le réaliser l'automatisation de vos processus d'entreprise sans effort !
FAQ courantes
1. Comment réaliser l'automatisation d'une feuille de calcul Excel ?
Vous pouvez automatiser une feuille de calcul Excel à l'aide de divers outils tels que les macros, les formules et les fonctions, Power Query, les tableaux croisés dynamiques et les diagrammes, les scripts VBA, le formatage conditionnel, etc.
2. Comment activer l'automatisation dans Excel ?
Activez l'automatisation dans Excel en ajoutant l'onglet « Développeur » à votre feuille de calcul. Allez dans Préférences > Ruban et barre d'outils. Sélectionnez l'option « Développeur » et enregistrez-la. Une fois que l'onglet « Développeur » apparaît dans le panneau ci-dessus, utilisez les macros ou d'autres fonctionnalités d'automatisation.
3. Comment réaliser l'automatisation de la saisie de données dans Excel ?
Automatisez la saisie d'entrées dans Excel en enregistrant une macro ou en utilisant d'autres outils d'automatisation. Enregistrez les étapes, sauvegardez l'automatisation et exécutez-la pour rationaliser les tâches de saisie d'entrées.