Vous connaissez ce sentiment lorsque votre liste à faire est longue comme le bras, mais que rien ne semble être terminé ? Souvent, le problème ne réside pas dans la charge de travail, mais dans la manière dont celle-ci est structurée. Les tâches importantes peuvent être intimidantes, rendant difficile de savoir par où commencer ou comment avancer.
Les décomposer en étapes plus petites et réalisables vous aide à rester sur la bonne voie et à faire de réels progrès.
Dans cet article, nous allons explorer comment utiliser les tâches et les sous-tâches pour organiser votre travail et rendre l'ensemble de votre processus plus efficace et transparent.
Transformons cette liste à faire désordonnée en un flux de travail organisé ! 📜
Que sont les tâches et les sous-tâches ?
⭐ Fonctionnalité du modèle
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une tâche représente une unité de travail unique et réalisable*. Il s'agit généralement de l'objectif principal à achever dans le cadre d'un projet.
À l'inverse, une sous-tâche est une action plus petite et plus spécifique qui contribue à achever une tâche plus importante. La division des tâches en sous-tâches rend le travail global plus facile à gérer et définit clairement les étapes à suivre pour atteindre l'objectif final.
Dans la gestion de projet, les tâches et sous-tâches sont des éléments fondamentaux qui permettent d'organiser, de déléguer et de suivre l'avancement du travail. Il est essentiel de comprendre la relation entre les tâches et les sous-tâches pour gérer efficacement des projets complexes.
De plus, diviser une tâche parente en sous-tâches permet d'éviter de se sentir dépassé et d'améliorer la concentration. Cela est particulièrement utile dans le cadre de projets de grande envergure impliquant plusieurs collaborateurs. Enfin, les sous-tâches permettent une approche granulaire, garantissant qu'aucun détail n'est négligé.
🧠 Anecdote amusante : La grande pyramide de Gizeh est l'un des plus anciens exemples de « projet » comportant des tâches et des sous-tâches. On pense qu'elle a nécessité une planification méticuleuse, une allocation des ressources et un travail d'équipe.
Importance des tâches et des sous-tâches
Les tâches et sous-tâches constituent la colonne vertébrale de la gestion de projet, en décomposant des objectifs complexes en étapes structurées et réalisables. Leur rôle va au-delà des simples listes à faire, influençant l'efficacité, la responsabilité et l'optimisation des flux de travail dans divers secteurs.
Voici pourquoi les tâches et les sous-tâches sont importantes dans la gestion de projet :
- créez une feuille de route claire pour vos projets : *Ayez une vue d'ensemble tout en comprenant les étapes détaillées nécessaires à l'achevement d'un projet. Cela permet à chacun de savoir ce qu'il doit faire et dans quel ordre
- Réduit la charge cognitive : Évitez le surmenage en divisant les grands projets en parties plus petites et plus faciles à gérer, ce qui permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur des tâches gérables plutôt que de se perdre dans une multitude de responsabilités
- Empêche le glissement de périmètre : fixez des limites claires avec des tâches et des sous-tâches bien définies, afin d'éviter les ajouts inutiles qui peuvent compromettre l'échéancier et le budget du projet
Cas d'utilisation des tâches et sous-tâches dans différents scénarios de projet :
développement logiciel : *L'organisation des sprints en phases de développement, de test et de déploiement garantit l'efficacité et des versions sans bug
📌 Campagnes marketing : Structurer une campagne en plusieurs étapes (recherche, création de contenu, conception, validations et distribution) permet une exécution fluide
📌 Planification d'évènements : La gestion des tâches telles que la réservation des lieux et la finalisation des listes d'invités garantit qu'aucun détail n'est négligé
📌 Projets de construction : La planification des achats, des permis et de l'exécution en phases claires permet d'éviter les retards
Différencier les tâches et les sous-tâches
Les tâches et les sous-tâches permettent de diviser le travail en unités gérables, mais elles ont des objectifs différents. Voici un tableau qui met en évidence les principales différences entre les tâches et les sous-tâches :
| Fonctionnalité | Tâches | Sous-tâches |
| Définition | Travail autonome avec des objectifs clairs | Des étapes plus petites au sein d'une tâche plus grande |
| Portée | Couvre un large éventail de livrables | Se concentre sur une action spécifique au sein de la tâche |
| Assignés | Attribué à des individus ou à des équipes | Peut être attribué à n'importe qui, quel que soit l'assigné de la tâche parente (sauf si elle est privée) |
| Dépendances | Peut dépendre d'autres tâches | Peuvent avoir leurs propres dépendances et sont souvent liés à la tâche parente |
| Suivi | Suivi séparé des progrès | Les progrès contribuent à achever les tâches |
Comprendre quand utiliser chaque composant garantit une meilleure organisation et une plus grande efficacité dans la gestion de projet.
Quand utiliser les tâches
Les tâches doivent être utilisées pour gérer des livrables distincts ou des objets plus importants. Elles sont particulièrement efficaces dans les cas suivants :
- L'élément de travail est indépendant et ne nécessite pas d'être décomposé davantage
- Plusieurs personnes ou équipes doivent collaborer sur différents aspects
- Des délais et des priorités doivent être définis en tant que paramètres pour les objectifs de haut niveau
- La tâche représente une phase d'un projet
Quand utiliser les sous-tâches
Les sous-tâches sont idéales pour décomposer une tâche complexe en étapes réalisables. Elles doivent être utilisées dans les cas suivants :
- Une tâche comporte plusieurs étapes qui nécessitent un suivi individuel
- Les différents aspects d'une tâche nécessitent des assignés distincts
- Une étape dans une tâche a une échéance ou une dépendance spécifique
- Exécuter la tâche à accomplir en une seule étape est trop complexe
📌 exemple : si la tâche existante est « Développer le prototype », les sous-tâches peuvent inclure « Créer des maquettes fonctionnelles », « Construire un modèle initial », « Effectuer des tests » et « Recueillir des commentaires »
💡 Conseil de pro : Organisez des compétitions saines et ludiques entre les membres de l'équipe en utilisant la gamification pour les motiver, et attribuez des points ou des badges lorsque les tâches sont achevées.
Avantages de l'utilisation des sous-tâches
Alors que les tâches définissent ce qui doit être fait, les sous-tâches apportent structure et efficacité à l'exécution. La mise en œuvre de sous-tâches dans vos projets et vos objectifs généraux offre plusieurs avantages, rendant les flux de travail plus fluides et les résultats plus prévisibles.
Organisation et clarté améliorées
Les sous-tâches offrent un moyen structuré de diviser les tâches volumineuses en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Cette division facilite le suivi des progrès, réduit la confusion et évite que les tâches ne semblent trop vagues ou trop lourdes.
Meilleure gestion et hiérarchisation des tâches
Les sous-tâches aident les équipes à établir efficacement leurs priorités en distinguant les actions à fort impact des détails mineurs.
Les sous-tâches éliminent la charge de travail liée à la gestion d'un projet dans son ensemble. Elles permettent une approche étape par étape où les actions urgentes ou dépendantes sont prioritaires. Cela garantit que les équipes se concentrent sur ce qui compte le plus et allouent efficacement les ressources.
Amélioration de la collaboration et de la communication au sein de l'équipe
Lorsque les tâches sont divisées en sous-tâches, il devient plus facile de répartir les responsabilités entre les membres de l'équipe. Les sous-tâches définissent des rôles spécifiques, ce qui évite toute confusion et tout chevauchement des efforts.
Elles améliorent également la communication en offrant des mises à jour claires sur les contributions individuelles, ce qui rend les vérifications plus productives et réduit la microgestion.
🧠 Anecdote amusante : il existe une journée dédiée aux chefs de projet ! La Journée internationale de la gestion de projet est célébrée dans le monde entier le premier jeudi de novembre de chaque année.
comment utiliser efficacement les tâches et les sous-tâches*
L'optimisation des tâches parent et de toutes les sous-tâches garantit que le travail reste sur la bonne voie et que les délais sont respectés. Voici comment structurer efficacement les tâches afin de maximiser la productivité et la responsabilité.
Étape n° 1 : identifiez l'objectif principal
Avant de diviser une nouvelle tâche en sous-tâches, définissez l'objet global. Une tâche vague ou mal définie entraîne confusion et inefficacité.
Par exemple, une tâche plus claire que « Améliorer les performances du site web » serait « Optimiser la vitesse de chargement du site web pour qu'elle soit inférieure à deux secondes »
Objectifs ClickUp
ClickUp Objectifs facilite la définition d'objectifs en vous permettant de créer des objectifs structurés et mesurables qui correspondent à votre travail. Il vous permet de relier directement les tâches et les listes à vos objectifs, de sorte que la progression est automatiquement mise à jour à mesure que les tâches sont achevées.
💡 Conseil de pro : Utilisez des notifications sonores, exemple un ding joyeux, pour ajouter un sentiment d'accomplissement lorsqu'une tâche est terminée.
Étape n° 2 : décomposez la tâche en sous-tâches
Une fois la tâche principale définie, décomposez-la en sous-tâches gérables. Une tâche bien structurée évite les goulots d'étranglement et garantit que toutes les étapes nécessaires sont comptées.
Par exemple, si la tâche est « Lancer une nouvelle campagne de marketing par e-mail », les sous-tâches pourraient inclure :
- Créer une stratégie de campagne
- Concevez des modèles d'e-mail
- Rédigez des lignes d'objet et le corps du texte
- Configurez des flux de travail d'automatisation
- Réalisez des tests A/B
- Planifiez et surveillez les performances des e-mail
Tâches ClickUp
ClickUp tâches offre une interface intuitive qui vous aide à créer des sous-tâches au sein de chaque tâche. Vous pouvez organiser les actions à mener sous forme de checklist mise en forme ou d'éléments distincts avec des dates d'échéance et des assignés.
Les sous-tâches se chevauchent souvent entre différentes équipes. Pour résoudre ce petit obstacle, ClickUp vous permet d'ajouter des sous-tâches à plusieurs listes, garantissant ainsi qu'une sous-tâche de conception, exemple, apparaisse à la fois dans le flux de travail de l'équipe marketing et dans celui de l'équipe créative sans duplication des efforts.
🧠 Anecdote : La Station spatiale internationale (ISS) est considérée comme l'un des projets les plus ambitieux et les plus complexes jamais entrepris, impliquant la collaboration entre les agences de cinq pays : les États-Unis, la Russie, le Canada, le Japon et l'Europe.
Étape n° 3 : attribuer les responsabilités
Une propriété claire est essentielle pour garantir la transparence. Chaque tâche et sous-tâche doit être attribuée à un propriétaire et assortie d'une échéance afin de garantir le bon déroulement des opérations.
Par exemple, si la tâche principale consiste à développer une nouvelle fonctionnalité pour une application, vous pouvez attribuer des sous-tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur expertise :
- Concepteur UX pour créer des maquettes fonctionnelles
- Développeur pour mettre en œuvre les modifications frontales
- testeur QA *pour effectuer des tests et fournir des rapports sur les bugs
- chef de projet du projet *pour examiner et approuver les modifications
*clickUp : plusieurs assignés et commentaires d'assignation
La fonction « Assignés multiples » permet d'attribuer une même tâche à plusieurs membres de l'équipe, garantissant ainsi que toutes les parties responsables restent impliquées.
De plus, ClickUp Assign Comments transforme les discussions en éléments exploitables. Au lieu de passer au crible de longs fils de commentaires, les membres de l'équipe peuvent suivre, résoudre ou réattribuer directement les commentaires, ce qui permet de maintenir une communication claire et des flux de travail efficaces.
étape n° 4 : Ajouter des dépendances*
Les tâches sont souvent interdépendantes, et la définition de dépendances garantit qu'elles sont achevées dans le bon ordre. Sans dépendances, les équipes peuvent perdre du temps à attendre que du travail qui n'a pas encore commencé soit achevé.
Par exemple, si la tâche est « Publier un article de blog », les dépendances pourraient être les suivantes :
- Rédiger le contenu (à achevé avant) ➡️ Éditer et relire
- Modifier et relire (à achever avant) ➡️ Concevoir l'image fonctionnelle
- Concevoir l'image fonctionnalité (doit être achevé avant) ➡️ Publier l'article
Dépendances ClickUp
ClickUp Dependances vous permet de définir des dépendances « Blocking » (Blocage) et « Waiting on » (En attente), garantissant ainsi que les membres de l'équipe travaillent dans le bon ordre. Cela évite les retards inutiles et assure la fluidité des flux de travail.
*étape n° 5 : Suivre et mettre à jour la progression
Le suivi en temps réel de la progression des tâches permet d'identifier les retards et les obstacles potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Sans mises à jour régulières, les tâches peuvent facilement prendre du retard sans que personne ne s'en aperçoive.
Tableaux de bord ClickUp
L es tableaux de bord ClickUp offrent un moyen entièrement personnalisable de visualiser le travail, de suivre la progression et de gérer les équipes, le tout en un seul endroit. Grâce à des informations en temps réel, vous pouvez suivre l'avancement des tâches, les risques et les obstacles dans tous les projets.
De plus, vous obtenez une vue claire qui affiche qui travaille sur quoi, vous pouvez suivre les tâches en retard et repérer les goulots d'étranglement avant qu'ils ne ralentissent la progression.
Par exemple, si un concepteur est surchargé de travail alors que les développeurs sont disponibles, vous pouvez redistribuer le travail afin d'équilibrer la charge.
📖 À lire également : Comment créer un tableau de bord pour gérer les tâches
Étude de cas et scénarios
Tag Expert, une agence d'analyse Web, a rationalisé sa gestion de projet en tirant parti des fonctionnalités de tâches et de sous-tâches de ClickUp. L'agence avait besoin d'un moyen d'automatiser la création de tâches et de gérer efficacement les flux de travail répétitifs.
Voici ce qu'ils ont fait :
- Décomposition des tâches : Les tâches ont été divisées en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer. Chaque sous-tâche s'est vu attribuer des détails spécifiques, tels que des checklist pour les champs obligatoires
- Tirez parti des automatisations : grâce à l'automatisation des flux de travail offerte par ClickUp, les tâches ont été créées automatiquement en fonction de déclencheurs liés aux produits ou aux évènements, générant ainsi des sous-tâches connexes sans intervention manuelle
Cette approche a considérablement amélioré l'efficacité, car les sous-tâches ont permis de couvrir toutes les étapes, ce qui a permis de gagner du temps. De plus, l'automatisation a réduit les erreurs humaines et l'équipe s'est davantage concentrée sur l'exécution.
🔍 Le saviez-vous ? 65 % des chefs de projet sont susceptibles d'utiliser l'IA pendant les phases de déploiement et d'exécution d'un projet.
Analyse de scénario : transformer une tâche en sous-tâches pour plus de clarté et d'efficacité
L'équipe marketing d'une agence numérique doit lancer une nouvelle campagne client. Le projet comprend la création de contenu, la validation et la planification. Au départ, le projet était géré comme une tâche unique, mais sa complexité et les multiples étapes impliquées ont entraîné une certaine confusion et des retards.
🔗 Avant :
L'équipe marketing avait une seule tâche, « Lancer la campagne », mais ne savait pas clairement qui était responsable de quoi. Des étapes clés, telles que la finalisation du périmètre, la révision du contenu et la validation, ont été négligées ou retardées en raison d'un manque de clarté quant à la propriété.
🔗 Transformation :
Le projet a été divisé en sous-tâches spécifiques :
- création de contenu : *Rédacteurs assignés et délais clairs fixés
- processus d'approbation : *Définition d'un échéancier pour les révisions des clients
- Planification : Affectation des membres de l'équipe chargés de planifier la publication du contenu
🔗 Résultats :
- Clarté : rôles et responsabilités clairement définis
- Efficacité : les tâches étaient gérables grâce à des délais précis
- Suivi : les progrès ont été facilement contrôlés
- Collaboration : L'équipe s'est synchronisée sur chaque sous-tâche
Ainsi, la transformation d'une tâche unique en sous-tâches détaillées a aidé l'équipe à gagner en clarté, à améliorer la communication et à renforcer l'efficacité du projet. Les sous-tâches ont permis de s'assurer que chaque étape était comptée, réduisant ainsi les erreurs et les retards, et conduisant à un lancement de campagne plus fluide et plus réussi.
🔍 Le saviez-vous ? La taille du marché mondial des logiciels de gestion de projet devrait passer de 7,36 milliards de dollars en 2023 à 15,06 milliards de dollars en 2032.
Outils de gestion de projet pour les tâches et sous-tâches
Une gestion de projet efficace repose sur la capacité à organiser efficacement les tâches et les sous-tâches. Plusieurs outils de gestion de tâches rationalisent ce processus, chacun offrant des fonctionnalités uniques pour améliorer la productivité. Voici un aperçu rapide des meilleurs outils :
- *réputée pour son interface conviviale, Asana permet aux équipes de créer des tâches, de les attribuer à des membres et de fixer des délais. Les sous-tâches permettent de décomposer les tâches plus importantes, mais les capacités limitées de la plateforme en matière de suivi du temps peuvent nécessiter des outils supplémentaires pour un suivi complet des projets
- *smartsheet : combinant des feuilles de calcul et des fonctionnalités de gestion de projet, Smartsheet prend en charge la création, l'attribution et le suivi des tâches. Bien qu'il inclue des dépendances, il vous limite à une seule grille, ce qui rend difficile la gestion de grands projets sur plusieurs onglets
🔍 Le saviez-vous ? Le tout premier logiciel de gestion de projet s'appelait « PERT » (Program Evaluation Review Technique). Il a été développé par la marine américaine dans les années 1950 pour le projet de missile Polaris.
ClickUp se distingue comme une application tout-en-un pour le travail, offrant une solution unifiée pour gérer plusieurs projets, suivre les tâches et collaborer avec des équipes de manière . Ce qui rend ClickUp unique, c'est sa capacité à s'adapter à divers flux de travail et secteurs d'activité.
Voici quelques fonctionnalités qui aident les équipes à gérer les tâches et les sous-tâches avec précision. 👇
Personnalisez les listes de tâches, les statuts et les priorités en fonction de votre flux de travail
Afficher sous forme de liste ClickUp
ClickUp vous permet de personnaliser les listes de tâches, les statuts et les priorités en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. En exemple, vous pouvez utiliser la vue Liste d' ClickUp pour créer des listes distinctes pour les différentes étapes du projet, les différents services ou les livrables des clients, afin de tout organiser à mesure que votre projet évolue.
Pour aider votre équipe à rester concentrée, vous pouvez tirer parti des priorités des tâches ClickUp afin d'attribuer des niveaux de priorité aux tâches, tels que « Urgent », « Normal » ou « Faible », garantissant ainsi que les tâches les plus critiques soient traitées en premier.
De plus, vous pouvez définir des statuts de tâches personnalisés ClickUp tels que « À faire », « En cours » et « Achevé » ou les adapter pour mieux répondre aux besoins spécifiques de votre projet. Ainsi, chaque tâche reste organisée et avance sans encombre.
*gérez des projets complexes grâce à une hiérarchie de tâches flexible
La hiérarchie des projets ClickUp simplifie l'organisation des tâches et des équipes pour les projets complexes comportant de multiples éléments mobiles. Elle vous permet de contrôler chaque niveau, de l'environnement de travail global à la plus petite checklist.
Vous pouvez commencer par créer un environnement de travail pour l'ensemble de votre organisation, puis diviser les tâches en espaces, dossiers, listes et même en tâches individuelles avec des sous-tâches et des checklist. Cette flexibilité vous permet de gagner du temps et de maîtriser chaque détail, aidant ainsi votre équipe à rester productive et efficace.
Assurez la cohésion de vos équipes grâce à la collaboration en temps réel
Une communication efficace est la clé de la confiance, et ClickUp facilite cela grâce à ses outils de collaboration en temps réel.
Discuter ClickUp
Des fonctionnalités telles que ClickUp Chat et Assign Comments garantissent que les discussions ont lieu là où se déroule le travail, que ce soit par le biais de commentaires directs sur les tâches, de discussions de groupe ou d'appels audio et de visioconférence. Ainsi, les commentaires sont toujours clairs, opportuns et faciles à mettre en œuvre, ce qui permet à tout le monde de rester synchronisé.
Rendez la gestion des tâches plus intelligente avec ClickUp Brain
ClickUp Brain va encore plus loin dans la collaboration en fournissant une assistance alimentée par l'IA qui permet d'aligner facilement les équipes. Il peut résumer instantanément les mises à jour des tâches, générer des actions à partir des discussions et suggérer les étapes suivantes en fonction de l'avancement du projet.
Boostez votre productivité avec ClickUp Brain Max
🧠 ClickUp Brain Max intègre la fonctionnalité de reconnaissance vocale directement sur le bureau, ce qui permet de saisir facilement des idées, des tâches et des mises à jour sans perdre de temps. Au lieu de taper chaque détail, il suffit de parler et de regarder Brain Max transformer vos mots en tâches ou en notes structurées. Pour les équipes qui gèrent des projets complexes, cela élimine les changements de contexte et garantit que chaque détail est saisi en temps réel.
Automatisez les flux de travail avec les agents ClickUp AI
🤖 Les agents IA ClickUp AI vous déchargent des tâches répétitives en s'exécutant en arrière-plan et en agissant selon les déclencheurs que vous définissez. Qu'il s'agisse d'attribuer des sous-tâches, d'envoyer des rappels ou de signaler des risques, les agents IA assurent le bon déroulement de vos flux de travail sans supervision manuelle. Résultat : votre équipe peut se concentrer davantage et perd moins de temps en travail administratif.
Affinez vos flux de travail grâce aux intégrations
ClickUp s'intègre parfaitement à divers outils, notamment Slack, Google Drive et Zoom, ce qui améliore la productivité en consolidant les flux de travail. Cette intégration permet à vos équipes de travailler au sein d'une plateforme unifiée, réduisant ainsi le besoin de passer d'une application à l'autre.
Optimisez l'organisation des tâches grâce à des modèles
Une gestion efficace des tâches est essentielle pour toute équipe hautement performante.
Le modèle de gestion des tâches ClickUp d' est conçu pour prendre en charge tous les types d'équipes, de projets et de flux de travail. Voyez instantanément qui est affecté à quelle tâche, quand les tâches doivent être terminées et combien de temps elles prendront, ou ajoutez de nouveaux champs personnalisés tels que les budgets, les URL ou les pièces jointes.
Ce modèle de gestion des tâches d' s vous aide à :
- Visualisez et organisez les tâches par statut, priorité ou service
- suivez et optimisez* les flux de travail en fonction de la bande passante et de l'avancement des tâches
- Collaborez entre les équipes pour planifier, attribuer et achever efficacement les tâches
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Terminez vos tâches à la manière de ClickUp
Les tâches et sous-tâches constituent la colonne vertébrale d'un projet bien organisé. Décomposer des objectifs importants en étapes plus petites et plus faciles à gérer vous apporte de la clarté, garantit la responsabilité et permet à votre équipe de rester sur la bonne voie.
Avec ClickUp, créer des tâches, ajouter des sous-tâches et attribuer la propriété n'a jamais été aussi simple. De la configuration des dépendances au suivi en temps réel de la progression à l'aide de tableaux de bord, tout ce dont vous avez besoin pour faire avancer les choses efficacement est à portée de main.
Si vous êtes prêt à prendre le contrôle de vos projets et à voir votre vision globale se concrétiser, ClickUp dispose des outils dont vous avez besoin.
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