Diriger une entreprise ou un projet peut être une véritable aventure. Ce n'est pas de la plongée sous-marine ou du parapente, mais vous êtes souvent contraint d'agir rapidement face à de nouveaux défis et de nouvelles opportunités. Alors, que faire ? Prendre une décision irréfléchie ou un risque calculé ? 😅
N'importe quel gestionnaire de projet vous dira à quel point les décisions fondées sur une mauvaise estimation des risques peuvent être coûteuses. Vous vous exposez à des opérations bâclées, à une rentabilité réduite, à une réputation compromise, voire à l'achèvement du projet.
Heureusement, il est facile de suivre les menaces et les opportunités potentielles pour tout projet grâce à un processus d'identification des risques bien établi. C'est pourquoi de nombreuses entreprises qui connaissent la réussite intègrent des pratiques d'identification détaillées dans leur exercice de gestion des risques, indépendamment de leur taille, de leur échelle ou de leur secteur d'activité.
Dans ce blog, nous apprendrons ce que le processus d'identification des risques implique pour une équipe de projet, en explorant :
- Les concepts de base du cycle de vie de l'identification des risques
- Les erreurs courantes lors de l'identification des risques
- Stratégies et exemples utiles d'identification des risques
L'identification des risques et son rôle dans la gestion des risques
La plupart d'entre nous tentent intuitivement d'identifier de nouveaux risques, tant dans les entreprises que dans la vie de tous les jours. Par exemple, les parapentistes évaluent des facteurs tels que les conditions météorologiques et l'état du matériel de sécurité pour mieux forfaiter et éviter les accidents. Le terme identification des risques vise simplement à formaliser ce processus dans la gestion de projet.
L'identification des risques permet aux gestionnaires de projet de prévoir toutes les incertitudes potentielles et Les évènements Black Swan **L'impact peut se faire sentir en termes de faisabilité opérationnelle, de rentabilité et de réputation, et l'exercice consiste donc à identifier les risques encourus sous tous ces angles.
L'identification des risques est une processus standard qui initie la gestion des risques d'une entreprise ou d'un projet. Voici les quatre étapes d'un forfait régulier de gestion des risques :
- Identifier les risques potentiels
- Effectuer une évaluation quantitative ou qualitative des risques identifiés
- Traiter le risque en fonction de sa gravitéaccepter, atténuer, transférer ou éviter4. Contrôler les stratégies de traitement et en rendre compte
Quel est le cycle de vie standard de l'identification des risques ?
Selon le Project Management Institute, le cycle de vie de l'identification des risques doit comprendre les étapes suivantes :
- Spécification d'un Template ou d'une Déclaration de risque pour définir ce que recouvre un "risque"
- Identification de base des risques selon le modèle
- Identification détaillée de chaque risque en termes de dommages attendus
- Validation des risques par rapport à la portée du projet et aux facteurs externes
- Présentation finale du risque global au moyen d'organigrammes, de matrices ou d'autres diagrammes
Sur la base des conclusions finales, les stratégies de gestion des risques comme les forfaits d'urgence et les opérations de couverture sont mises en œuvre pour minimiser l'impact des risques importants.
Bien qu'il appartienne au gestionnaire de projet de déterminer à quoi doit ressembler son énoncé des risques ou son exercice d'identification, il en existe plusieurs modèles d'évaluation des risques disponibles pour accélérer le processus.
Par exemple, le modèle Modèle de Tableau blanc pour l'analyse des risques ClickUp peut offrir la visibilité nécessaire à l'ensemble de votre cycle de vie d'identification des risques. Il est accompagné d'un plan personnalisable avec un code couleur sur lequel vous et votre équipe de projet pouvez identifier les risques potentiels et documenter leur probabilité et leur ampleur, le tout en un seul endroit.
Obtenez une représentation visuelle des risques potentiels de votre projet avec le modèle de tableau blanc d'analyse des risques de ClickUp afin que votre équipe puisse collaborer à l'atténuation des risques
Gardez à l'esprit que votre énoncé des risques doit être super inclusif, offrant idéalement une vue à 360॰ des facteurs internes et externes influençant l'entreprise, tels que :
- Opérations internes, flux de travail et processus
- Tendances du marché
- Innovations perturbatrices des concurrents
- Risques liés à la cybersécurité
La plupart des risques identifiés sont des risques négatifs, c'est-à-dire des risques (comme la pénurie de ressources) qui peuvent nuire à votre entreprise. Toutefois, certains gestionnaires de projet utilisent également le terme risques positifs pour identifier les opportunités, c'est-à-dire les risques (comme la livraison anticipée d'un projet) que vous pouvez exploiter à votre avantage.
Pourquoi l'identification des risques du projet est-elle importante ? Avantages clés
Outre l'identification en temps utile des vulnérabilités de l'entreprise, l'identification des risques présente les avantages clés suivants :
- Une prise de décision plus rapide: L'action découle de l'information. Le fait d'être conscient des risques liés à un projet permet de mieux peser sur les décisions stratégiques
- **L'identification des risques du projet permettant de mesurer chaque évènement, il est plus facile de hiérarchiser les menaces potentielles en fonction de leur probabilité ou de leur gravité
- Amélioration de la gestion des coûts: La connaissance des risques liés aux différents éléments du projet vous permet d'allouer les ressources et les budgets de manière stratégique. Par exemple, vous ne vous engagez pas trop dans des initiatives risquées et vous minimisez les coûtsles risques liés aux coûts du projet et les pertes
- Conformité aux exigences légales: Dans des secteurs comme la finance et la santé, l'identification des risques fait souvent partie de la conformité aux exigences légales
9 Stratégies d'identification des risques pour la réussite des entreprises et des projets
Il existe de nombreuses stratégies et techniques que vous pouvez utiliser pour identifier les risques tout au long du cycle de vie du projet. Nous allons explorer neuf méthodes d'identification des risques largement utilisées et efficaces dans les sections suivantes.
Bonus: L'identification et la gestion des risques sont plus faciles lorsque l'on dispose d'informations fiables sur l'état d'avancement d'un projet logiciel de gestion de projet pour vous aider. C'est pourquoi nous allons vous présenter quelques modèles et fonctions au sein de ClickUp un outil de gestion de projet de premier ordre, pour vous aider à mettre en œuvre des stratégies de détection des risques avec une précision accrue.
1. Révisions régulières de la documentation
Les risques liés aux projets sont souvent dus à une documentation incohérente ou incomplète qui bloque vos équipes en cours de route. La meilleure pratique consiste à passer vos documents au crible afin de détecter les références non concordantes, les plans de processus incomplets, les exigences imprécises ou obsolètes, les erreurs de planification et les estimations inexactes.
Les documents que vous pourriez vouloir inspecter sont les suivants :
- Le forfait du projet
- Document sur les exigences du produit
- Objectifs, portée et valeurs du projet
- Estimation des coûts
- Structure de répartition du travail (SRT)
Vous pouvez désormais conserver les données de votre projet et les déclarations de risque en un seul endroit - Documents ClickUp . Créez un réseau connecté de documents de projet, d'échéanciers et de procédures opératoires normalisées. Liez vos éléments de ressources ou créez des étiquettes pour que tout soit facilement accessible. Vous pouvez même utiliser ClickUp AI pour générer des documents de projet exempts d'erreurs humaines.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\_PMO-Project-Brief.gif Utilisation de ClickUp IA pour rédiger un résumé de projet /$$$img/
ClickUp AI peut générer une infinité de types de documents tels que des mémoires de projet, des plans de cours et d'autres documents pour accélérer votre flux de travail
La meilleure partie est que ClickUp Docs est propice à la collaboration. Utilisez les fonctions intégrées de ClickUp AI pour créer des documents Discuter , Commentaires , Mentions et Révision au cours de votre exercice d'identification des risques afin de signaler les incohérences au chef de projet ou au propriétaire du risque.
2. Analyse SWOT Analyse SWOT est la technique d'identification et de mappage des risques la plus utilisée par les entreprises du monde entier. Elle vise à dresser la liste des forces, faiblesses, opportunités et menaces de votre entreprise
Les faiblesses et les menaces mettent en évidence les risques négatifs qui rendent votre entreprise vulnérable ; les opportunités dénotent les risques positifs, tandis que les forces comprennent les capacités que votre entreprise peut utiliser pour lutter contre les risques et tirer parti des opportunités.
Vous pouvez facilement réaliser cet exercice en utilisant les différents Modèles d'analyse SWOT sur ClickUp. Ils sont adaptés aux besoins des entreprises, aux projets individuels et à d'autres cas d'utilisation. Nos meilleurs choix incluent :
- Modèle ClickUp d'analyse SWOT personnelle
- ClickUp Gestion des opérations Modèle d'analyse SWOT
- ClickUp Analyse SWOT Modèle de résumé
Si vous êtes un(e) aficionado de la visualisation vous pouvez utiliser Tableaux blancs ClickUp pour identifier les risques potentiels au cours de votre processus d'analyse SWOT.
Les Tableaux blancs permettent de une collaboration en temps réel entre les équipes. Il suffit de faire monter à bord votre équipe de gestion des risques pour qu'elle puisse utiliser des outils tels que des notes autocollantes, des connecteurs, des surligneurs et des formes pour discuter des composantes du projet de manière contextuelle. 🧐
Identifiez les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces du projet sur un Tableau blanc collaboratif avec ClickUp
3. Remue-méninges
Le brainstorming avec votre équipe est un autre moyen d'identifier les risques dans n'importe quelle entreprise. Il permet à des collègues de différents services de se réunir, d'examiner le projet sous l'angle de leur spécialité et de découvrir des risques jusqu'alors inconnus. 🧠
Il existe de multiples techniques de brainstorming qui permettent d'identifier les risques potentiels. Toutefois, c'est la carte mentale qui répond le mieux à cet objectif, car elle permet non seulement d'identifier les risques communs, mais aussi de visualiser les relations qui existent entre eux.
Vous pouvez commencer à créer une carte mentale avec ClickUp en quelques secondes. Il suffit de naviguer vers Cartes mentales avec les cartes mentales, faites participer les membres de votre équipe et utilisez les connaissances collectives pour cartographier les flux de processus continus. Ajoutez des nœuds pour les évènements à risque potentiel et ajustez la carte par simple glisser-déposer.
Le réseau visuel vous aide à prévoir si un facteur de risque peut faire boule de neige et devenir un obstacle majeur. Une fois que votre session de brainstorming est achevée, enregistrez la carte mentale dans l'environnement de travail de votre projet et réutilisez-la pour d'autres analyses de traitement des risques.
Regroupez, filtrez ou masquez les tâches dans les diagrammes de Gantt de ClickUp 3.0 pour suivre et connecter les flux de travail sur l'ensemble de votre travail
7. Analyse des hypothèses
Chaque projet repose sur certaines hypothèses qui, par nature, ajoutent du risque et de l'incertitude au résultat. Les exemples les plus courants sont l'estimation de la durée du projet, la disponibilité des membres de l'équipe et les délais de livraison des matières premières. La probabilité qu'une de ces hypothèses se révèle erronée constitue un risque. 🫠
Maintenant, pour l'analyse des hypothèses, essayez d'identifier toutes les hypothèses de votre forfait de projet et l'étendue de l'écart tolérable. Par exemple, vous supposez que vos approvisionnements en matières premières arriveront le 10 de chaque mois. Mais si les livraisons ne sont pas effectuées en temps voulu, votre stock de réserve ne durera que trois jours. Votre processus de fabrication sera bloqué si les approvisionnements sont retardés de plus de trois jours, ce qui nécessite des dispositions alternatives.
La question est de savoir comment faire le suivi de toutes les hypothèses dans votre entreprise
Heureusement, avec Automatisations ClickUp avec ClickUp Automations, vous pouvez mettre en place sans effort un système de suivi de toutes vos hypothèses. Utilisez-le pour mettre en place des paramètres de travail entièrement automatisés sans aucune connaissance en matière de code - il suffit de définir un évènement déclencheur et l'action à entreprendre.
Par exemple, pour mettre en place un flux de travail permettant de contrôler les paramètres liés à la disponibilité de l'équipe, vous pouvez :
- Définir un nombre d'indisponibilités comme évènement déclencheur. Supposons que vous définissiez le paramètre de déclenchement lorsque trois membres de votre équipe sont indisponibles en même temps
- Spécifier l'action, qui, dans ce cas, peut être de faire clignoter une notification dans votre environnement de travail ClickUp - l'alerte vous aidera à prendre des mesures opportunes pour éviter les retards
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-12.gif Image du tableau de bord de l'automatisation ClickUp /$$$img/
Paramétrer des automatisations personnalisées dans ClickUp pour les tâches répétitives
8. Analyse Monte Carlo
L'analyse Monte Carlo consiste à quantifier la possibilité d'un évènement à risque par le biais d'une simulation. Vous avez besoin d'un programme généré par ordinateur et construit sur la base d'un modèle mathématique -Il effectue diverses simulations basées sur des variables d'entrée et de sortie afin de prédire la possibilité de chaque risque.
La manière la plus simple d'effectuer cette analyse est d'utiliser les outils suivants un logiciel d'analyse prédictive ou d'autres outils similaires d'identification des risques. Une fois les risques détectés, vous pouvez importer les données dans ClickUp et visualiser les rapports sur un site Web tableau de bord personnalisable grâce à des options telles que des cartes et des graphiques.
Créez des tableaux de bord détaillés et ajoutez facilement des cartes pour visualiser la progression des points sprint, les tâches par statut et les bugs par affichage
9. Identifier les risques avec un registre des risques
Un registre des risques est l'un des meilleurs outils pour organiser les données relatives aux risques de manière systématique. Il vous permet d'enregistrer tous les évènements à risque potentiels, leur impact, leur probabilité et d'autres informations cruciales telles que le propriétaire, la source et l'évaluation du risque. Ces informations rationalisent le processus de mappage des risques et servent de source unique de vérité pour tout plan d'action futur.
ClickUp offre des solutions simples ou sophistiquées pour la gestion des risques modèles de registre des risques pour l'assistance à tous les types de projets. Si vous avez besoin de documenter les risques dans une forme facile à comprendre, l'outil Modèle de registre des risques ClickUp est votre meilleur atout.
Si vous avez besoin d'un modèle plus étendu couvrant l'ensemble de votre forfait de gestion des risques, vous adorerez le modèle Modèle d'analyse des risques pour la gestion de projet ClickUp . La section "registre des risques" comprend des codes couleur pour enregistrer l'impact, la probabilité et l'évaluation de chaque risque, et même des colonnes pour enregistrer l'impact financier estimé.
Optimisez le suivi des bugs et des problèmes grâce à la solution collaborative de ClickUp
2. Exemple de processus de fabrication d'un produit
Un fabricant d'électronique grand public vient de conclure l'un de ses trimestres les plus rentables. Si l'entreprise se fait bien, elle a aussi connu quelques turbulences dans ses opérations de fabrication, si bien que ses gestionnaires de risques se mettent au travail.
Les managers travaillent avec une équipe de consultants en gestion afin d'identifier les risques d'entreprise abonnés susceptibles d'affecter les résultats de l'entreprise :
- Retard dans l'approvisionnement en matières premières
- Augmentation du prix des composants clés
- Les machines dépréciées augmentent le risque d'accidents dans l'usine
- Vol potentiel de la propriété intellectuelle
Les gestionnaires de risques prennent contact avec le responsable des opérations pour identifier les sources de risque réelles. La gestion des risques potentiels peut consister à
- Négociations avec les fournisseurs
- Remplacement des machines
- Renforcement des mesures de sécurité sur site et de cybersécurité
3. Exemple de projet de construction
Une entreprise a remporté un contrat pour la construction d'un complexe résidentiel de plus de 100 appartements. Comme il s'agit d'un projet de construction à grande échelle, les gestionnaires utilisent diverses méthodes d'identification des risques pour identifier de manière proactive tous les risques avant de commencer le travail sur le site. Les risques potentiels sont les suivants
- Retard dans l'obtention des autorisations réglementaires
- Dépassement de budget en raison d'une grève
- Défaut d'un entrepreneur ou d'un sous-traitant
- Risque de sécurité dû au mauvais fonctionnement d'une trancheuse
Le chef de projet prévoit des orientations alternatives pour réduire les niveaux de risque pour chaque élément. L'équipe peut éliminer les risques pertinents sur le champ et respecter le budget au fur et à mesure de la progression du projet, grâce au forfait affiné et centré sur les solutions.
Problèmes courants lors de l'identification des risques et comment les surmonter
Pour que le processus d'identification des risques atteigne son objectif, vous devez être attentif à certains problèmes :
S'appuyer sur des risques obsolètes
De nombreux projets échouent parce que les gestionnaires s'appuient uniquement sur le risque global évalué au début de l'initiative. En réalité, les paramètres de risque ont tendance à évoluer en fonction de la dynamique du marché et de l'environnement. Selon les normes mondiales de gestion des risques telles que ISO 31000 vous devez réexaminer régulièrement les risques identifiés et adapter votre stratégie de traitement en conséquence.
Mauvais suivi de la gravité des risques
Les résultats de l'identification des risques sont utilisés pour établir le profil de chaque risque en fonction de son impact potentiel, et c'est là que de nombreux gestionnaires de projet s'égarent. Ils sont incapables d'évaluer avec précision la gravité d'un risque, ce qui entraîne une altération du jugement.
La solution consiste à identifier chaque facteur de risque avec au moins un indicateur détectable et mesurable qui peut être utilisé pour quantifier sa gravité. Par exemple :
- Pour les risques liés à une technologie disruptive, la métrique mesurable peut être sa part de marché ou son taux d'adoption
- Pour les risques liés aux processus internes susceptibles d'affecter la production, l'indicateur peut être le niveau de productivité suivi par les feuilles de temps des équipes de projet
Erreurs humaines au cours du processus d'identification des risques du projet
Enfin, des erreurs humaines peuvent être commises lors de l'analyse des menaces internes et externes. Les membres de l'équipe peuvent passer à côté d'un facteur de risque, enregistrer un indicateur de manière inexacte, surestimer ou sous-estimer les risques, surtout s'ils sont occupés à d'autres tâches.
Pour éviter ce problème, engagez des experts du domaine ou affectez une équipe dédiée pour traiter le processus d'identification des risques avec plus de soin.
Renforcez votre processus de gestion des risques avec ClickUp
L'identification des risques est le fondement de tout processus de gestion des risques et, comme vous pouvez le constater, il s'agit d'un exercice assez complexe. Elle nécessite des heures de planification minutieuse et de réflexion, ainsi que les bons outils et modèles pour achever le processus sans erreurs.
Heureusement, ClickUp réunit en un seul endroit les outils et modèles nécessaires pour vous permettre d'identifier les risques et de les traiter systématiquement. Du suivi des pénuries de ressources à la cartographie visuelle des risques potentiels, il peut vous soutenir comme aucun autre outil. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et commencez tout de suite vos exercices d'identification des risques du projet ! 💗