Si vous avez déjà géré un projet, vous savez probablement à quel point ce travail peut être stressant. En tant que chef de projet, vous êtes toujours confronté à des problèmes à fort enjeu et à des tâches de prise de décision.
Imaginez maintenant que vous le fassiez pour un programme entier, qui n'est rien d'autre qu'un vaste ensemble de projets actifs. Les complexités sont amplifiées, les parties prenantes multipliées et le processus de prise de décision est beaucoup plus critique et exigeant sur le plan cognitif.
C'est là qu'un programme cadre de gouvernance vient à la rescousse. 🥰
C'est un ensemble de mécanismes de gouvernance qui guident les dirigeants et les cadres supérieurs la gestion de projets multiples **L'objectif est de minimiser les risques liés au programme et de s'assurer que tous les projets sont menés à bien livrables du projet sont alignés.
Dans cet article, nous aborderons les différents concepts relatifs aux structures de gouvernance de programme afin de renforcer l'efficacité organisationnelle, de minimiser les conflits et de réduire les risques liés aux processus. Nous aborderons les points suivants :
- Les modèles de gouvernance des programmes
- Les rôles spécifiques des programmes au sein de la gouvernance organisationnelle
- Les étapes pour établir une structure de gouvernance de programme solide
Qu'est-ce que la gouvernance des programmes ?
Un programme désigne un groupe de projets qui tentent collectivement d'atteindre un objectif commun. Le programme en lui-même est traité comme une entité individuelle au sein d'une organisation, et il a donc besoin d'une vision pour fonctionner dans le cadre des objectifs généraux de l'entreprise.
C'est là qu'intervient la gouvernance du programme. Il s'agit de la formulation, de la mise en œuvre et du suivi des meilleures pratiques et structures communes à tous les projets d'un programme
De la portée et des résultats escomptés de chaque projet aux risques et aux contraintes du programme, la gouvernance du programme vous offre un cadre fondamental pour traiter les questions quotidiennes et aider les principales parties prenantes à savoir ce à quoi elles s'engagent. 🤝
En règle générale, un modèle de gouvernance de programme englobe cinq aspects :
- Champ d'application: La nature et le champ d'application des projets couverts par le modèle de gouvernance
- Critères de réussite: Les conditions qui doivent être remplies pour qu'un projet soit considéré comme réussi
- Plan d'exécution ou feuille de route: Les processus et les politiques à suivre lors de l'exécution des projets
- Rôles et chaîne de commandement: Rôles et fonctions de chaque membre du conseil de gouvernance et processus de nomination des nouveaux membres
- Mécanisme d'escalade: Quand et comment les problèmes liés au projet doivent-ils être portés à l'attention du conseil de gouvernance pour être résolus ?
Modèle de gouvernance du programme : Avantages principaux
Un modèle de gouvernance de programme apporte de la cohérence, la normalisation des processus et la prévisibilité des résultats, des communications et de la prise de décision. Cela minimise le risque d'échec du programme tout en augmentant l'efficacité de chaque projet et de l'équipe de projet.
Parmi les autres avantages fondamentaux de la gouvernance des programmes, citons
- Optimisation de l'allocation des ressources: Permet de s'assurer que chaque projet est géré efficacement et reçoit une part équitable des ressources nécessaires à son achèvement
- Amélioration de l'engagement des parties prenantes: Fournit un cadre pour un engagement plus approfondi et plus rationnel entre toutes les parties prenantes
- Meilleur suivi de la responsabilité du projet: Dans le cadre de la gestion de projet, le système de gestion de projet permet d'améliorer l'efficacité du projettermes de gestion de projetil crée un mécanisme permettant de tenir chaque membre de l'équipe responsable de sa part de travail
Composantes et rôles du programme
Tout comme un gouvernement élabore les politiques d'une nation, un modèle de gouvernance de programme est mis en place par le conseil de gouvernance de programme de l'entreprise ou le comité de pilotage. Ce conseil peut être composé, entre autres, du sponsor du programme, du sponsor du projet individuel, des cadres supérieurs de l'organisation et des représentants des clients.
Les autres composantes et rôles importants du programme sont les suivants:
- L'équipe de gestion du programme : comprend les principaux dirigeants et les gestionnaires de portefeuille qui fournissent des informations en temps voulu au conseil et assurent la coordination si nécessaire
- Le bureau de gestion du programme: Il peut s'agir d'un service spécifique au sein de l'organisation qui s'occupe des tâches administratives liées au programme et qui effectue des contrôles périodiques de l'état d'avancement des projets
- Documentation clé: Fait référence à la charte du projet, aux règles du programme et à d'autres informations documentées qui facilitent les activités du programme
Relation entre la gouvernance et la gestion de programme
La voie vers une meilleure gestion de programme passe par une solide gouvernance du programme. La relation entre ces deux concepts s'apparente davantage à une carte et à un voyage.
Tout comme une carte indique l'itinéraire à suivre pour atteindre une certaine destination, ainsi que le temps prévu et les itinéraires de secours alternatifs, la gouvernance du programme trace la voie à suivre pour gérer un programme et gérer les risques tout en cochant ses objectifs. ✅
**Vous cherchez un moyen simple de superviser tous vos programmes ? Vous pouvez utiliser le Modèle de gestion de programme ClickUp pour suivre et gérer l'avancement de votre programme à travers les différentes étapes dans sa vue Gantt intégrée. Et c'est totalement gratuit !
Utilisez le modèle de gestion de programme de ClickUp pour obtenir une vue d'ensemble de tous vos projets et de leur état d'avancement
Différents types de modèles de gouvernance de programme
Il existe trois principaux types de modèles ou cadres de gouvernance de programme, chacun essayant d'organiser vos ressources et vos équipes différemment.
1. Cadre de gouvernance fonctionnel
Dans ce type de modèle de gouvernance, les ressources et les personnes sont organisées autour des fonctions de leurs départements. Il y a un responsable de fonction désigné pour gérer les opérations au sein de chaque département qui a un rôle définitif dans le programme.
Dans ce type de modèle de gouvernance, le chef de projet n'a qu'une autorité limitée sur les ressources et les personnes, car la plupart des tâches décisionnelles incombent aux responsables fonctionnels. Si le gestionnaire a besoin de ressources supplémentaires pour une certaine fonction, il doit en faire la demande au responsable concerné. 🏬
Le principal avantage de la gouvernance fonctionnelle est qu'elle permet la spécialisation. Les responsables fonctionnels jouissent d'un contrôle total sur les processus et l'information intra-départementale, ce qui les aide à établir une responsabilité directe pour les tâches dans le cadre de la gouvernance.
Plus haut dans la hiérarchie, le chef de service est en mesure de répondre aux questions et de proposer des plans de ressources avec une plus grande confiance.
2. Cadre de gouvernance de projet
Ce modèle de gouvernance organise les ressources et les personnes autour de projets plutôt que de fonctions. L'autorité de prendre les décisions appartient au chef de projet, qui attribue les tâches aux différents membres de l'équipe, y compris aux responsables des fonctions (si ces rôles existent).
Si un projet est sur le point d'être retardé, le chef de projet peut être appelé à prendre des décisions chef de projet peut utiliser sa sagesse pour affecter des ressources supplémentaires provenant de n'importe quel département, grâce à une configuration de collaboration croisée.
**Le modèle de gouvernance de projet permet une plus grande autonomie au niveau du projet et accélère l'exécution des flux de travail du projet
Cependant, il peut rendre la spécialisation difficile, car les responsables de fonction n'ont pas toujours une idée du moment où un projet va nécessiter des ressources supplémentaires. Un cadre mal organisé peut conduire à un manque d'investissement des chefs de service qui n'ont pas une vision claire des besoins futurs en ressources, ce qui augmente le risque de goulots d'étranglement.
3. Cadre de gouvernance matriciel
Le modèle de gouvernance matricielle exploite les capacités de la gouvernance fonctionnelle et de la gouvernance par projet et est souvent préféré par les gestionnaires prévoyants des grandes équipes interfonctionnelles.
Dans ce cadre de gouvernance de programme, les ressources et les personnes appartiennent à leurs départements respectifs, et un responsable de fonction les gère. **La différence ici est qu'il y a également un chef de projet ou de programme qui assure la coordination entre les différents chefs de fonction et les parties prenantes
L'étendue de l'autorité du coordinateur dans un modèle matriciel est subjective. Dans les modèles matriciels plus faibles, le pouvoir de décision est dévolu aux chefs de service, tandis que dans les modèles plus forts, c'est le chef de projet qui a le plus de poids dans les décisions.
Il est préférable de viser un modèle de gouvernance matricielle équilibré, dans lequel les chefs de projet et les responsables de fonction partagent le même pouvoir et la même responsabilité en matière de décisions. Et en cas de défis en matière de gestion de projet en cas de conflit, un mécanisme d'escalade est mis en place : le chef de projet ou le responsable de la fonction saisit le conseil de gouvernance du projet et du programme. Le conseil entend les deux parties avant de prendre la décision finale.
Comment établir une structure de gouvernance de programme : 7 étapes
Pour la plupart des organisations, la mise en place d'une structure de gouvernance de programme est un processus en sept étapes. Mais pour la mettre en œuvre correctement, vous avez besoin du soutien d'un conseil d'administration de qualité logiciel de gestion de projet tool like ClickUp .
Les outils de gestion de projet servent à centraliser toutes les informations et tous les processus relatifs au projet, ce qui permet à tout gestionnaire de programme de tout contrôler facilement. En outre, le logiciel joue un rôle crucial en testant au préalable l'efficacité de tout cadre de gouvernance de projet ou de programme.
Explorons toutes les étapes de la mise en œuvre du cadre - nous avons également démontré quelques fonctionnalités pratiques au sein de ClickUp pour simplifier le processus. 🌝
Étape 1 : Identifier les principales parties prenantes
La première étape consiste à identifier toutes les parties prenantes d'un programme. Toute personne concernée par le programme est une partie prenante, et il est important de l'identifier ainsi que son niveau d'influence ou d'intérêt. Parmi les principales parties prenantes, on peut citer le commanditaire et le gestionnaire du programme, ainsi que les utilisateurs finaux, les propriétaires d'entreprise, les gestionnaires de projet, les régulateurs et les partenaires externes. Regroupement des parties prenantes d'un projet vous aidera à planifier vos priorités et votre communication de communication. Les Modèle d'analyse des parties prenantes ClickUp est un bon point de départ pour identifier, regrouper et analyser les parties prenantes du programme et leur influence sur les projets au sein du programme, ainsi que pour documenter les avantages attendus. 📒
Utilisez ce modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp pour analyser l'influence de divers groupes et individus sur votre programme ou projet
Étape 2 : Mettre en place votre conseil de gouvernance et définir les rôles et responsabilités de chacun
Une fois que vous avez défini toutes les parties prenantes, vous devez mettre en place le conseil principal du programme. Le nombre de membres et les rôles et responsabilités de chacun dépendent de la complexité de votre portefeuille.
Il se peut que vous souhaitiez créer différents niveaux d'organes de gouvernance, comme un comité de pilotage pour travailler sur la stratégie du programme, un conseil de gouvernance pour superviser la mise en œuvre des meilleures pratiques, et une équipe de programme dédiée pour les tâches exécutives.
L'essentiel est de veiller à ce que les membres ne soient pas submergés par les tâches suivantes leurs responsabilités , ce qui affecterait les leur style de travail et leur capacité à s'acquitter correctement de leurs tâches.
Astuce: Vous pouvez utiliser la fonction Modèle de planification RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) ClickUp pour définir les rôles au sein de votre comité de programme.
Étape 3 : Définir les normes du programme
Les programmes adhèrent à des normes spécifiques tout au long de leur cycle de vie. Ces normes sont souvent définies par les commanditaires ou les clients du programme. Toutefois, dans de nombreux cas, elles peuvent également être imposées par des réglementations gouvernementales ou sectorielles. Lors de l'élaboration d'un modèle de gouvernance de programme, il est nécessaire que l'organe de gouvernance les définisse et les documente.
Les normes doivent concerner tous les aspects d'un programme, de la communication et du reporting au contrôle des résultats. Voici quelques normes de programme que vous pouvez documenter
- Le champ d'application du programme
- Les budgets des différents projets du programme
- Les stratégies d'atténuation des risques
- Outils de gestion de programme
- Critères d'approbation
- Mesures de la performance du programme
Une fois que l'organe de gouvernance de votre programme a finalisé ces normes, documentez-les en un seul endroit à l'aide des outils suivants ClickUp Docs . Il s'agit d'une fonction de documentation robuste intégrée au logiciel ClickUp de productivité ClickUp pour vous aider, vous et les membres de votre équipe de projet, à créer des documents en collaboration. Tous les documents sont stockés dans des espaces dédiés au projet afin d'être facilement retrouvés.
Stocker les politiques, les procédures et les évaluations des risques dans la vue Docs de ClickUp
Vous cherchez un format standardisé pour documenter le lancement d'un programme ? La vue Modèle de proposition de programme ClickUp est l'outil qu'il vous faut. Il comprend tous les champs et visualisations nécessaires pour vous aider à noter les objectifs clés de votre programme, les priorités des tâches et les objectifs de votre projet l'affectation des ressources à l'aide d'un langage standard dans l'industrie.
Étape 4 : Établir des processus de gouvernance et des procédures opérationnelles normalisées (POS)
Une fois que votre organe de gouvernance a défini les normes, commencez à élaborer des processus de gouvernance pour garantir leur mise en œuvre au niveau opérationnel. Les processus élaborés doivent couvrir la planification, l'exécution, le suivi et l'établissement de rapports. Voici quelques-uns des domaines de processus que vous souhaiterez peut-être aborder à ce stade:
- Audit
- Examen
- Flux d'approbation
- Prise de décision
Cette étape peut s'avérer la plus délicate, car vous devez tenir compte des flux de processus dans l'ensemble de votre organisation pour élaborer des procédures opérationnelles normalisées équilibrées. C'est pourquoi les grandes équipes utilisent souvent des Tableaux blancs ClickUp pour visualiser cartes de processus à l'aide d'organigrammes, de cartes d'activités et d'autres visualisations. Chaque tableau blanc est partageable et facilite la collaboration : vos coéquipiers peuvent partager leurs données et travailler ensemble sur la cartographie des processus en temps réel.
Utilisez les tableaux blancs ClickUp pour gérer vos flux de travail de conception
En outre, il existe de nombreux de gestion de programme impressionnants dans la bibliothèque ClickUp qui aident à la modélisation de la gouvernance des programmes. Par exemple, le modèle Modèle de journal de décision ClickUp peut être utilisé pour tenir un journal de toutes les décisions prises par les membres de l'équipe et le conseil de gouvernance. Il permet de stocker toutes les informations telles que les catégories de décisions, les questions et d'autres détails pouvant faire l'objet d'un suivi.
Utilisez le modèle ClickUp Decision Log pour enregistrer toutes les décisions prises par les membres de votre équipe dans le cadre d'un programme et les analyser ultérieurement
Une fois que vous avez formulé vos processus, Automatisations ClickUp peut vous aider à automatiser les parties répétitives de votre flux de travail. Vous pouvez automatiser les tâches administratives telles que la configuration ou la mise à jour des statuts de projet, les transferts de tâches, les notifications et les rappels. Votre équipe de direction vous en remerciera. 😀
Étape 5 : Aligner le cadre sur la gouvernance et la stratégie de l'organisation
Les processus de gouvernance de votre programme doivent s'aligner sur les politiques de gouvernance et les stratégies de votre organisation. Sans cet alignement, votre programme risque d'être continuellement confronté à des problèmes dus à des conflits internes.
Par exemple, si la structure de gouvernance de votre organisation place une grande partie de l'autorité entre les mains des responsables de fonction, la mise en œuvre d'un modèle de gouvernance matricielle risque de ne pas fonctionner pour l'entreprise. Les équipes, en particulier le chef de projet et les responsables de fonction, seront constamment en désaccord, ce qui nuira à la productivité, à l'avancement du programme et même à la culture d'entreprise.
Vous pouvez nommer un réviseur à ce stade pour vérifier la faisabilité de votre politique de gouvernance. Si vous utilisez ClickUp, le réviseur peut utiliser Commentaires ou Vérification pour mettre en évidence les incohérences de votre modèle.
Étape 6 : Fournir un mécanisme d'escalade
Un mécanisme d'escalade consiste à mettre en place les canaux hiérarchiques nécessaires, avec des responsables dotés de l'autorité nécessaire pour prendre les décisions essentielles. L'idée est de disposer d'une chaîne de commandement pour traiter les questions et les risques qui créent des problèmes en aval de la hiérarchie.
Ce mécanisme d'escalade doit être systématique, permettre la soumission des informations et des dossiers nécessaires et fournir un moyen de communiquer rapidement des solutions.
ClickUp peut vous aider à intégrer un mécanisme d'escalade robuste dans le modèle de gouvernance de votre programme. Vous pouvez créer un formulaire d'escalade en utilisant Formulaires ClickUp que les membres de l'équipe peuvent soumettre pour faire remonter un problème avec des détails pertinents tels que les parties prenantes impliquées, les divergences d'opinion, l'impact potentiel de chaque approche, etc. Chaque soumission devient une tâche assignée au membre du conseil du programme qui peut résoudre le problème.
Les membres du conseil d'administration peuvent également utiliser Les plus de 15 vues de ClickUp y compris les vues Liste, Tableau et Chronologie, pour analyser le problème remonté. Par exemple, ils peuvent utiliser la vue Vue Liste pour trier l'escalade les tâches en fonction de leur priorité et de décider rapidement quelle question doit être résolue en premier.
ClickUp offre également un service de Chat ClickUp clickUp Chat vous permet de communiquer instantanément sur les problèmes de votre programme ou sur toute autre discussion urgente. Vous pouvez parler à une personne ou à une équipe entière sans avoir à rédiger des courriels formels. Vous pouvez même organiser une réunion Zoom à partir de l'espace de travail ClickUp, grâce à une fonction dédiée de Intégration de Zoom .
Réunir la communication d'équipe sur une seule plateforme avec ClickUp Chat
De même, la vue chronologique peut aider le gestionnaire de programme à voir les projets qui sont en retard et à prendre des mesures correctives pour les remettre sur la bonne voie. Les chefs de projet peuvent utiliser cette vue pour surveiller l'ensemble du projet cycle de vie de la gestion de projet pour la prise de décision stratégique.
Analyser les tâches et les projets qui risquent d'être retardés dans la vue chronologique de ClickUp
Étape 7 : Partager la structure avec toutes les parties prenantes
Une fois que vous avez mis en place la structure de gouvernance de votre programme, partagez-la avec toutes les parties prenantes afin qu'elles puissent comprendre les nouvelles politiques et les meilleures pratiques.
Cette étape est l'une des plus cruciales, car la manière dont vous communiquez et partagez les informations relatives à la structure de gouvernance de votre programme joue un rôle majeur dans l'absence d'erreurs dans la mise en œuvre des politiques et des bonnes pratiques l'exécution sans erreur des projets en cours de route. Il ouvre également un canal de retour d'informations de la part des parties prenantes concernées par les changements.
Assurer la gouvernance du programme avec ClickUp : La solution ultime pour les chefs de projet
Des processus de gouvernance de programme efficaces sont nécessaires pour mener à bien vos projets actifs et obtenir un retour sur investissement stable. En l'absence d'un cadre approprié, vos équipes de projet se retrouveront en conflit au sujet des ressources et des ordres de résolution des problèmes, et les choses peuvent rapidement prendre des directions inattendues.
Heureusement, grâce aux étapes que nous recommandons, vous pouvez facilement mettre en place un conseil de gouvernance de programme ainsi que les principes de gouvernance qui mèneront vos projets à la réussite. Et ClickUp peut rendre l'ensemble du processus beaucoup plus fluide grâce à des modèles et des fonctionnalités adaptés aux équipes de programme. Inscrivez-vous ici pour commencer . 💖