Un guide de la gestion de programme avec des exemples détaillés

Vous est-il déjà arrivé de regarder votre liste de choses à faire et de vous dire : "Pourrions-nous accélérer la planification du programme et passer directement à la partie où nous célébrons ?

Nous vous entendons et comprenons pourquoi la gestion de programme semble prendre plus de votre journée de travail qu'elle n'en donne. Si vous dépensez votre temps, votre argent et vos ressources de la mauvaise manière, c'est une possibilité qui se profile à l'horizon. Mais nous ne laisserons pas cela se produire.

Au contraire, nous vous montrerons comment recadrer votre approche de la mise à l'échelle et de la gestion de vos programmes.

Souvent confondu avec gestion de projet la gestion de programme a une distinction stratégique et mérite son heure de gloire ! Alors, comment faire la différence entre un programme et un projet ? Quels sont les programmes qu'il est judicieux de mettre en œuvre ? Quelle est la valeur des programmes pour une organisation, son personnel et ses clients ?

Vous avez des questions, et nous avons les réponses ! Voyons en quoi les programmes diffèrent des projets, quel est le rôle d'un gestionnaire de programme et quels sont les éléments essentiels de la pile technologique pour une gestion de projet réussie !

Qu'est-ce que la gestion de programme ?

La gestion de programme consiste à élaborer des stratégies et à coordonner des programmes afin de réaliser des initiatives et d'apporter des changements à une organisation. Un programme est un ensemble de projets, de processus et d'activités connexes gérés en tant que groupe pour atteindre un objet commun.

Vous vous demandez : "Si je remplace le mot programme par projet dans votre définition, cela signifie la même chose... à vous de jouer"

Si nous traitons les programmes de la même manière que les projets, nous avons déjà créé notre premier obstacle. Voici pourquoi :

Vous (le gestionnaire de projet) êtes le capitaine d'un bateau (le projet) qui supervise les opérations et arrive à destination dans les délais. Autour de vous, il y a d'autres bateaux (projets) avec leurs capitaines (chefs de projet). Serait-il possible pour vous de gérer tous les bateaux et leurs opérations et leurs horaires ? C'est peu probable.

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Gestion de programme vs. gestion de projet

Quelle est donc la différence entre la gestion de programme et la gestion de projet ? Un projet se préoccupe de son itinéraire et de ses ressources jusqu'à sa destination. Un programme va au-delà des responsabilités traditionnelles d'un projet et se concentre sur ce qui se passe après que les projets aient atteint leur destination. Les avantages, la transformation et le changement pour l'organisation. ✨

Le cycle de vie d'un programme

À la lumière de ce qui précède, à quoi ressemble le cycle de vie d'un programme ? Pour commencer, trois phases principales sont à prendre en compte, à savoir :

1. La phase de conceptualisation du programme.Parties prenantes et dirigeants se réunissent pour produire un document d'information sur le programme couvrant la vision, la portée et les objectifs minimaux,l'estimation du budget,gestion des ressourceset les avantages. Le dossier est transmis au gestionnaire du programme pour qu'il identifie les collaborateurs du programme, les dépendances du projet, les facteurs de risque, le calendrier et les exigences techniques
2. Phase de livraison du programme. le terme "livraison" a une double signification. Le premier sens est celui des résultats de la livraison effectués par les équipes de projet. La deuxième signification est la période de transition, au cours de laquelle l'intégration et le changement se produisent dans l'organisation
3. Phase de clôture du programme. Les programmes durent aussi longtemps qu'une organisation bénéficie de leur valeur. Mais avant de partir sans ses pièces jointes, il doit passer par de multiples contrôles et instructions pour se maintenir. Les équipes de projet sont dissoutes, les économies réalisées sont évaluées et les informations relatives au programme sont conservées en tant qu'actifs de l'organisation en vue d'améliorations futures (ou d'autres programmes)

Examinons quelques exemples de programmes pertinents pour tout secteur d'activité :

• Programme de passerelle de processus pour l'assistance au complexel'ingénierie logicielle problèmes
• Programme de talent et de culture pour élever les carrières des employés au niveau supérieur
• Programme d'accueil des clients pour former les équipes commerciales
• programme d'accessibilité pour guider les clients */%href/le système de conception des produits *Programme de croissance pour constituer et former des équipes internationales

Il n'est pas extensible pour ces initiatives des entreprises d'exister dans un seul et même projet. Vous vous souvenez de notre analogie avec un bateau ?

À la base, un programme implique davantage de fonctions qui sortent du cadre d'un projet unique et terminé, ce qui nécessite des personnes spécialisées pour prendre en charge le développement et la gouvernance continue d'un programme.

les gestionnaires de programmes sont entrés dans la discussion

À quoi fait un gestionnaire de programme ?

Le cœur de chaque écosystème de programme est le gestionnaire de programme. Ses priorités quotidiennes sont les suivantes :

• Poser des questions de clarification pour délimiter les problèmes de l'entreprise et définir ce qu'est la réussite
• Fournir une navigation de haut niveau pour aider les équipes de projet à prendre des décisions éclairées
• Gérer le rythme du programme, de sorte que des résultats mesurables soient fournis régulièrement
• Se concentrer sur la santé globale d'un programme

Souvent, un gestionnaire de projet n'a pas d'autorité directe sur les chefs de projet et les collaborateurs du programme. Si vous y réfléchissez bien, un programme comprend tous les différents types d'équipes : Marketing, Ventes, Recrutement, Customer Enablement, Informatique, Ressources humaines, etc. Ces équipes sont spécialisées dans leur champ, et le manager d'un programme fournit la stratégie à long terme pour garder toutes les équipes alignées sur les objets et les livrables du programme.

Le fait est qu'un gestionnaire de programme n'a pas forcément toutes les réponses immédiatement. Si vous vous attaquez à quelque chose qui n'a jamais été Terminé dans votre secteur ou votre organisation, il y a des niveaux extraordinaires d'ambiguïté. Et les programmes sont avant tout vagues au début. Voici un exemple réel de programme :

Le programme SparkShorts est conçu pour découvrir de nouveaux conteurs, explorer de nouvelles techniques de narration et expérimenter de nouveaux flux de travail de production. Ces films ne ressemblent à rien de ce que nous avons jamais fait chez Pixar, offrant l'opportunité de débloquer le potentiel d'artistes individuels et leurs approches cinématographiques inventives à une échelle plus petite que celle de notre programme normal.

Jim Morris, président de Pixar Animation Studios

La première phrase est à elle seule remplie de questions. Non, toutes les questions : À faire pour découvrir les conteurs ? Quels sont nos critères pour un conteur ? Quel est le champ d'application ? de ces expériences ? Ces nouveaux flux de travail nécessiteront-ils l'aide de notre équipe de base ?

Les gestionnaires de programme commencent par ce qu'ils connaissent et se forment un formulaire pour le reste au fur et à mesure. Comme ils ne sont pas dans le feu de l'action pour chaque projet (pensons à nouveau à notre analogie avec un bateau), ils s'appuient sur les chefs de projet pour fournir une assistance tactique. À un niveau élevé, les gestionnaires de programme :

• Pratiqueles méthodologies agiles au sein de l'écosystème du programme pour atteindre les objectifs de l'entreprise
• Appliquer les principes, les processus et l'expertise en la matière pour obtenir des résultats
• Être un leader d'opinion pour résoudre des requêtes complexes et..atténuer les risques* Créer le budget, le champ d'application et les normes de qualité du programme
• Aligner ou réalignerles produits livrables du projet aux résultats du programme
• Utiliser les indicateurs pour informer et impliquer régulièrement les parties prenantes
• Gérer les interdépendances entre les projets
• Éliminer les efforts redondants ou inutiles
• Examiner les propositions de programme entrantes
• Maintenir la documentation du programme

Que diriez-vous de quelques autres exemples de programmes ? ⬇️

Conseils pour une gestion de programme réussie

Qu'il s'agisse d'une jeune entreprise ou d'une entreprise plus expérimentée, les étapes à franchir pour transformer des idées en résultats organisationnels réels peuvent sembler insurmontables. Combien, quand et comment faire fonctionner un programme ? Voici trois conseils à appliquer dès aujourd'hui pour des programmes réussis et percutants.

Conseil 1 : Encourager les équipes à s'exprimer rapidement et souvent

La qualité de nos compétences humaines nous permet d'être plus performants et de mieux diriger.

Relisez cette phrase.

Nous avons établi précédemment que certains managers d'équipe n'ont pas d'autorité directe sur les équipes. À vrai dire, ils font partie des responsables de la progression et des résultats du programme. Le fait d'encourager les équipes à s'exprimer tôt et souvent est très bénéfique :

• Les goulets d'étranglement imminents sont portés à l'attention et résolus efficacement
• La diversité des points de vue permet de trouver des solutions créatives à des problèmes complexes
• Les membres reçoivent un retour d'information exploitable pour s'améliorer
• La confiance s'installe organiquement

La réussite d'un programme dépend du travail d'équipe. Il est essentiel de le faire savoir dès le premier jour du cycle de vie du programme, mais il n'est jamais trop tard pour commencer. Si vous êtes à la recherche d'informations pratiques sur le travail d'équipe, nous vous invitons à consulter les pages suivantes conseils pratiques pour créer un travail d'équipe efficace nous avons tout ce qu'il vous faut !

Conseil 2 : Évaluer pleinement l'idée du programme

Ne prenez pas les quelques mots échangés pour une idée de programme pour un feu vert ! La définition du programme est l'étape la plus critique du cycle de vie du programme, car l'énergie, l'argent et les ressources de votre organisation seront consacrés à cette vaste entreprise. Ainsi, avant de rédiger un e-mail avec votre équipe de rêve en copie conforme, prenez le temps de réfléchir à ce qui résultera de ce programme.

• Quels sont les domaines d'activité qui seront concernés par le programme ? (Ressources humaines,Excellence en matière de qualité,Marketingetc.)
• Quelles sont les menaces et les conséquences potentielles ? (Perturbation des services de l'organisation,élargissement du champ d'applicationdésinformation, etc.)
• Quel sera l'impact sur nos systèmes, services, outils et technologies ?
• Quelle est la cible visée ?

Conseil 3 : Utiliser les meilleures solutions de leur catégorie logiciel de gestion de programme À quoi ressemble un logiciel de premier ordre ? Des forfaits compétitifs et la fiabilité de la plateforme ? Absolument, mais pour une gestion de programme réussie, vous voudrez également :

1. Un logiciel puissantintégration avec d'autres outils pour rassembler les données sous un même capot
2. Solide fonction de dépendance des tâches et des projets
3. affichage à 360° de tout le travail effectué dans l'entreprise

Affichons le numéro 3 : une vue à 360° de tout le travail effectué dans l'entreprise. Faites-vous le nombre d'heures que nous perdons par semaine ? à changer de contexte et à passer d'un outil à l'autre ? Qatalog et les chercheurs du Ellis Idea Lab de l'Université de Cornell ont fait le calcul et voici ce qu'ils ont trouvé sur le lieu de travail moderne :

5

Le nombre d'heures que nous perdons par semaine à essayer de trouver des informations piégées dans des applications.

7 sur 10

C'est la proportion de personnes qui déclarent trouver le temps long pour trouver les informations nécessaires pour faire leur travail.

⅔

Le nombre de personnes qui déclarent ne pas être certaines que tous les services utilisent les mêmes applications en ligne.

Vous vous reconnaissez ?

Si vos épaules se sentent un peu lourdes, renversons la vapeur !

Je comprends que vous soyez fatigué par les logiciels après avoir essayé Monday, Asana, Jira et autres . Les premières semaines sont excellentes ; puis soudainement, les équipes se heurtent à des priorités contradictoires et les projets s'enlisent.

3 fonctionnalités de ClickUp dont vous avez besoin pour la gestion de programme

ClickUp est le logiciel de gestion de programme que vos équipes voudront utiliser tous les jours. Avec ClickUp, elles contrôlent l'optimisation de leur productivité tout en travaillant en collaboration pour réaliser les initiatives du programme. Voici trois fonctionnalités ClickUp indispensables pour gérer votre programme :

1. ClickUp Objectifs pour lier chaque tâche aux résultats attendus du programme

" Objectifs ClickUp aident à maintenir l'attention de chaque membre du département sur ce qui est vraiment important, ce qui est crucial lorsque le nouveau produit est lancé ." Darya

HYPERVSN

Restez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression

2. Tableaux de bord ClickUp pour montrer l'histoire des données

Gérez tout dans votre programme avec un centre de contrôle personnalisable

" L'utilisation de ClickUp nous a le plus aidés, notamment en ce qui concerne le gain de temps. Nous avions l'habitude d'utiliser un système où, à la fin de la semaine, chaque membre de l'équipe envoyait des rapports hebdomadaires par e-mail, qui étaient analysés pendant le week-end. Mais avec ClickUp, nous éliminons progressivement les rapports redondants, ce qui nous permet de gagner du temps, qui est désormais canalisé vers des activités plus productives." étude de cas eHealth4Everyone

3. 15+ affichages personnalisables pour visualiser les tâches et les flux de travail

"Même si ces fonctionnalités semblent très infimes en surface, elles jouent un rôle énorme pour combler l'écart pour nous, compte tenu du fait que nos équipes travaillent à distance. Avec trois Affichages dans ClickUp nos clients et nos gestionnaires affichent une vue à 360 degrés de ce qui se passe au niveau du terrain, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur la stratégie et la pensée créative que sur l'embourbement de l'activité de l'entreprise la gestion des tâches et de l'équipe ." Joshua Rozario

Mindshare Digital

Exemples de gestion de programme chez ClickUp

On nous demande souvent si ClickUp est utilisé pour gérer nos programmes. Franchement, c'est une des questions les plus favorites car elle nous rappelle à quel point la plateforme gère efficacement les tâches ordinaires et les complexités afin que nous soyons en position de changer d'échelle.

Tout notre travail est interconnecté. Nous travaillons à partir de la même liste de projets et prenons des décisions éclairées en tant qu'équipe. Chacun a accès à des informations centralisées pour faire son travail terminé.

Voici un aperçu de quelques programmes ClickUp lancés qui ont nécessité de nombreux responsables de programme et toute l'infusion disponible pour en assurer la réussite. l'équipe, pouvez-vous m'aider ?

ClickUp agrandit l'équipe senior EMEA avec une demande européenne en hausse de 233%

Nous avons rapidement mis en place notre équipe de direction pour la région EMEA, en faisant appel à des talents exceptionnels qui obtiennent des résultats tout en maintenant l'accent sur notre valeur fondamentale, à savoir "s'amuser, trouver de la joie et être soi-même"

> Nous disposons déjà d'une solide base d'employés dans la région, avec des membres de l'équipe répartis dans toute l'Europe. Nous employons les meilleures personnes pour le travail et tirons parti de ClickUp pour nous assurer que nos équipes sont hyper-productives lorsqu'elles ne sont pas situées au même endroit. Nous sommes profondément validés à construire l'entreprise avec la collaboration, la culture et la communauté au cœur de celle-ci."

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Amber Coster, Vice-présidente des opérations EMEA de ClickUp

ClickUp University, une plateforme d'apprentissage en ligne gratuite

ClickUp University > Notre objectif avec ClickUp University (CUU) est simple : Aider notre communauté à atteindre leurs objectifs plus rapidement, à gagner du temps, à continuer à croître de 1% dans leur champ chaque jour, et à éliminer les frustrations inutiles causées par l'inefficacité du travail. > > Que vous soyez nouveau chez ClickUp ou que vous nous suiviez depuis des années, la CUU vous aidera à acquérir les connaissances et l'expérience pratique dont vous aurez besoin pour créer votre flux de travail idéal et stimuler votre productivité. > > Vous apprendrez à utiliser ClickUp, à le personnaliser en fonction des besoins de votre projet et de vos préférences en matière de flux de travail, et vous deviendrez un gourou de ClickUp, capable de gagner du temps et d'être extrêmement productif.

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Leila Cruz, coordinatrice éditoriale de ClickUp

LevelUp par ClickUp (modification en cours)

Pour LevelUp, alors que tout était Terminé en interne, nous devions intégrer le processus de recours à des tiers externes comme les sociétés de production et les services de streaming en direct. Nous avons donc créé des Listes dédiées - la clé de toute l'organisation de cet évènement.

Nous avons créé une liste principale et rendu certaines tâches publiques pour nos partenaires. Nous avons invité des personnes et permis à nos partenaires de coordonner les tâches. Cela nous a permis d'aller plus vite qu'en utilisant plusieurs outils, dont l'e-mail. Pouvez-vous imaginer passer en revue des milliers d'e-mails ? ClickUp a résolu tout cela pour nous.

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Melissa Rosenthal, directrice de la création de ClickUp

La réussite de nos programmes n'aurait pas été possible sans la diversité des managers d'équipe et des équipes pour communiquer les demandes et partager les retours d'information rapidement et efficacement. Et nous voulons qu'il en soit de même pour vous. 🤝

Atteignez vos plus grands objectifs organisationnels avec ClickUp

ClickUp est un logiciel tout puissant pour coordonner vos grandes idées, voir la progression en temps réel et gérer vos projets avec une visibilité totale. Avec ClickUp et la gestion de programme en place, vous nourrirez une équipe saine et performante dès le premier jour !

Notre équipe est là pour vous aider si vous avez un cas d'utilisation spécifique et que vous avez besoin d'assistance à travers celui-ci. Honnêtement, nous pouvons parler de programmes _toute la journée et nous aimons rencontrer d'autres personnes qui le font aussi ! 👋 Commencer