Cadre de gouvernance PMO : Un guide pour la réussite des projets

Selon la Institut de gestion de projet (PMI) la performance globale des bureaux de gestion de projet est l'un des 10 facteurs clés de la réussite d'un projet. Sans cela, vous êtes plus susceptible d'avoir des problèmes d'alignement des objectifs, d'utilisation des ressources et de compte rendu.

Heureusement, vous pouvez créer un cadre de gouvernance PMO sur mesure grâce à ce guide pratique. Nous vous présenterons la gouvernance PMO, les raisons pour lesquelles vous devez la mettre en œuvre et les avantages que vous pouvez attendre d'un cadre efficace. 👀

Vous découvrirez les différentes composantes d'un forfait de gouvernance et le rôle du PMO au sein d'une organisation. En outre, nous vous proposerons un forfait personnalisable en cinq étapes pour la mise en place d'une structure de gouvernance de projet efficace pour votre entreprise.

Qu'est-ce que la gouvernance du PMO ?

La gouvernance d'un bureau de gestion de projet (PMO) est le cadre des processus et des pratiques qui définissent la manière dont les décisions sont prises, guident la manière dont les projets sont gérés et évaluent la réussite d'un projet. Ce cadre permet de s'assurer que tous les projets, politiques et procédures répondent aux objectifs, à l'éthique et à la déontologie de l'organisation principes de gestion de projet . 🙌

La gouvernance de projet pose les bases de :

• Les processus de prise de décision
• L'affectation des ressources
• La gestion des risques
• La structuration des comptes

En fonction de la structure de l'entreprise, la gestion de projet peut être dirigée par le chef de projet, les membres du conseil d'administration ou plusieurs cadres supérieurs. Dans les grandes organisations, la structure de gouvernance peut impliquer de multiples contrôles et équilibres de la part des cadres supérieurs des différents départements.

Stocker les politiques, les procédures et les évaluations des risques dans la vue Document de ClickUp Gouvernance du projet est un élément essentiel de la gestion de projet. Elle établit des politiques et des procédures claires qui garantissent le compte rendu des décideurs. Elle favorise également la transparence, réduit la probabilité d'erreurs susceptibles de faire dérailler un projet et met en œuvre la normalisation des bonnes pratiques de vos gestionnaires de projet.

Compréhension PMO et son rôle au sein d'une organisation

Un PMO est un service qui crée et contrôle des normes pour tous les projets entrepris par l'entreprise. Il est différent du gestion de projet qui supervise les tâches quotidiennes contribuant à la réalisation d'un produit spécifique. La gouvernance du PMO est un cadre plus large de règles et de règlements conçus pour régir tous les aspects des projets.

Le rôle d'un PMO est de normaliser les processus liés aux projets afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux valeurs et aux objets de l'entreprise, ainsi qu'à la réglementation. Un PMO dispose généralement d'une proposition de valeur qui résume la valeur que l'entreprise offre à ses clients.

Voici quelques exemples de propositions de valeur d'un PMO :

• Airbnb: "Airbnb existe pour créer un monde où tout le monde peut appartenir à n'importe quel endroit, en fournissant des voyages sains qui sont locaux, authentiques, diversifiés, inclusifs et durables."
• Slack: "Slack permet de gagner du temps en détruisant les silos de communication et de systèmes"
• ClickUp: "Une application pour les remplacer toutes"

Alors que les processus de gestion PMO traditionnels se concentraient uniquement sur le respect des normes en vigueur, le PMO moderne est plus stratégique - appelé PMO stratégique ou PMO d'entreprise (EPMO). Le PMO stratégique ne se limite pas au respect des normes, il s'agit de créer un alignement, de favoriser l'agilité et d'utiliser la technologie pour favoriser l'innovation. 💡

Au lieu de se limiter à l'exécution des projets et de régir uniquement des forfaits, le PMO stratégique aligne la gouvernance sur les attentes des parties prenantes et sur les objets plus larges de l'entreprise en gardant à l'esprit la proposition de valeur.

Dans le passé, un responsable de PMO évaluait si les activités du projet étaient conformes à la règle de gouvernance. Dans le PMO moderne, le leader choisit désormais des projets et des objets stratégiques qui répondent aux objectifs plus larges de l'entreprise.

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Le PMO moderne est également moins rigide en termes de structure qu'il ne l'était autrefois. Les cadres adoptent de plus en plus les méthodologies agiles pour s'assurer que les projets et les chefs d'équipe peuvent s'ajuster et s'adapter plus facilement, sans perturber les protocoles de gouvernance. ⚖️

Le résultat est que les cadres sont davantage axés sur la transversalité, la collaboration et les structures décisionnelles flexibles.

5 composantes de la gouvernance de projet

La gouvernance de projet comporte plusieurs composantes - et il ne s'agit pas seulement d'une liste de règles à suivre. Plongeons dans les différentes composantes de la gouvernance de projet, notamment les modèles, la gestion des risques et les processus de contrôle. 🏊

1. Modèles de gouvernance

Le modèle ou cadre de gouvernance doit tenir compte des personnes, de la structure et des informations de votre entreprise. Il constituera le fondement des règles du projet, de sorte que l'approche doit être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise et de votre projet.

Commencez par rechercher et analyser vos projets afin de déterminer le degré de rigueur nécessaire à votre modèle de gouvernance. Pour une entreprise travaillant sur des projets hautement sécurisés, votre modèle de gouvernance devrait être plus strict. Pour une startup travaillant sur des produits innovants qui nécessitent des changements rapides, votre modèle de gouvernance peut avoir besoin d'être plus flexible ou adaptable.

Au minimum, votre modèle de gouvernance doit :

• Prendre en compte la portée des projets
• Établir des lignes directrices pour les échéanciers des projets
• Tenir compte de la complexité des différents projets et de leurs cycles de vie
• Évaluer les risques et créer des structures pour les réduire
• Impliquer les parties prenantes

N'oubliez pas que les modèles de gouvernance doivent également s'aligner sur les objectifs et les valeurs de votre entreprise. Par instance, le cadre de gouvernance utilisé par un parc d'attractions sera très différent de celui d'un cabinet fiscal.

Pourquoi ? Parce que la mission et les valeurs de ces organismes varient. Alors qu'un parc à thème peut se concentrer sur la sécurité des visiteurs, un cabinet fiscal se concentrera sur la conformité réglementaire. 🎡

Il existe différents modèles de gouvernance de projet que vous pouvez envisager, notamment :

• Modèle de conseil consultatif: Un cadre dans lequel un groupe d'experts de l'industrie sert de conseil consultatif pour aider le PDG ou d'autres dirigeants à prendre des décisions à différentes étapes du projet. Les exemples courants de secteurs qui utilisent ce modèle sont les services d'incendie, les districts scolaires et les organisations à but non lucratif
• Objectifs de contrôle pour les technologies de l'information et les technologies connexes (COBIT): Développé parISACAcOBIT est un modèle de gouvernance axé sur les technologies de l'information, qui met l'accent sur la réglementation, la conformité et la protection des données
• Modèle de l'équipe de direction: Fréquent dans les petites et moyennes entreprises, ce modèle met en place des comités de département ou de direction avec des dirigeants qui posent en collaboration les bases de la gouvernance. Il est conçu pour utiliser l'expertise de chacun afin d'accélérer la prise de décision et d'assurer la responsabilité conjointe de la gouvernance dans tous les départements

2. Comptes et responsabilités

La gouvernance du PMO établit les rôles et les responsabilités de tous les membres de l'équipe du projet. Cela permet d'assurer un meilleur compte rendu et de définir clairement qui est responsable de la prise de décision à chaque étape du projet cycle de vie de la gestion de projet . ✅

En définissant des paramètres de gouvernance dès le départ, les gestionnaires de projet peuvent mettre en place de meilleurs flux de travail et éviter les goulets d'étranglement. Cela permet d'éliminer la confusion sur qui s'occupe de quoi dans un projet. Parallèlement, l'établissement de niveaux d'autorité crée une hiérarchie claire des responsabilités et facilite l'octroi d'accès et de permissions aux ressources au cours du projet.

3. L'engagement des parties prenantes

Un bon modèle de gouvernance implique toutes les parties prenantes parties prenantes du projet au cours du processus. Lorsqu'il s'agit de gérer des projets, les parties prenantes courantes sont les personnes qui travaillent sur le projet et les sponsors du projet ou investisseurs. En matière de gouvernance, les parties prenantes constituent un groupe plus large d'individus - y compris toute personne impactée par le projet et ses objets.

Lors de la création d'un modèle de gouvernance, commencez par identifier toutes les parties prenantes potentielles. Ensuite, votre cadre doit créer des forfaits de communication pour informer toutes les parties prenantes, des protocoles pour gérer les attentes et des lignes directrices pour déterminer qui a le pouvoir de décision.

4. Gestion des risques et des problèmes

Tous les projets comportent des risques inhérents et votre cadre de gouvernance doit tenter de les atténuer avant qu'ils ne fassent dérailler le projet. Lors de l'élaboration du cadre de gouvernance de votre PMO, créez un système permettant d'identifier, de classer et de hiérarchiser les risques ou les problèmes. La structure doit être suffisamment souple pour permettre de traiter différents types de problèmes, mais suffisamment claire pour guider tous les participants au projet dans le cadre du forfait de gestion des risques.

5. Gestion de projet Processus de contrôle

On ne peut pas construire un cadre de gouvernance et s'en tenir là. Un forfait efficace doit être contrôlé et révisé régulièrement. Vous devez régulièrement comparer les résultats et les efforts à votre modèle de gouvernance de base. Évaluez les domaines dans lesquels les protocoles ne sont pas abonnés et déterminez si cela est dû à des instructions peu claires ou à la nécessité d'un changement structurel. 👨🏽‍💻

Au cours de votre examen, veillez à obtenir un retour d'information de la part des décideurs et des parties prenantes qui suivent le forfait de gouvernance. Un examen régulier vous permettra d'identifier les points à améliorer et d'adapter votre modèle de gouvernance aux besoins de votre entreprise.

Comment utiliser un Cadre de gouvernance du PMO

Voici comment créer et utiliser efficacement un cadre de gouvernance de projet. En seulement cinq étapes, vous pouvez créer un modèle qui fonctionne pour répondre aux besoins et aux valeurs spécifiques de votre entreprise. 🏆

1. Identifier les parties prenantes : Créez une liste de toutes les personnes qui seront concernées par le projet, y compris les membres de l'équipe et les acteurs externes tels que les vendeurs et les fournisseurs
2. Fixer des objectifs: Identifier et hiérarchiser les objectifs de l'entreprise, la mission de l'entreprise, la charte du projet et les valeurs du projet
3. Concevoir et mettre en œuvre la structure de gouvernance : Créer une structure transparente définissant les rôles, les attentes et les comptes de toutes les parties prenantes. Pour les grandes organisations, cette structure sera complexe et pourra être divisée en différents tableaux, filiales ou départements. Expliquez clairement comment les décisions seront prises, qui en sera le compte et comment ces processus de gouvernance seront supervisés
4. Définir et suivre la progression: Expliquer à quoi ressemble le respect du cadre de gouvernance du PMO et suivre régulièrement la progression à partir de la base de données du PMOl'initiation du projet jusqu'à l'achevé
5. **La gouvernance est un projet permanent. Mettez en place un système d'examen et revoyez-le régulièrement pour garantir la conformité et mettre à jour les pratiques afin de combler les éventuelles lacunes du cadre de gestion existant

Ces étapes doivent être affichées comme des lignes directrices et non comme un guide rigide. Les entreprises dotées d'un système complexe de PMO complexes auront besoin de plus d'étapes et devront peut-être diviser ces étapes en segments plus faciles à gérer.

N'oubliez pas d'adapter votre cadre de gouvernance aux besoins spécifiques de votre entreprise et de revoir le modèle, surtout au début, pour apporter des changements en cours de route.

Avantages de Gouvernance du PMO & Tendances futures

Il est évident que la mise en place d'une gouvernance PMO aide votre organisation à respecter les règles de conformité, mais elle apporte également une valeur que vous n'attendez peut-être pas. En effet, prendre le temps de mettre en place ces règles et ces paramètres se révèle payant en termes d'adaptabilité, de sélection des projets et de prise de décision. ⚒️

Voici quelques avantages d'un cadre de gouvernance efficace :

• Mieux cibler les projets: Avec des processus plus clairs, une proposition de valeur et des organes de gouvernance, il est plus facile pour les dirigeants de sélectionner les projets qui contribuent le plus aux résultats de l'entreprise
• Des attentes et des comptes plus clairs: Avec des règles guidant les attentes et les auteurs, tous les membres de l'équipe savent qui est responsable de quoi. Cela signifie une plus grande propriété sur leurs propres rôles et moins d'erreurs de communication
• **La gouvernance du PMO crée une structure de prise de décision qui permet aux chefs d'équipe d'évaluer et de prévenir plus facilement les risques. Le fait de savoir qui est responsable des décisions facilite également la remontée des informations : les membres de l'équipe savent à qui s'adresser pour prendre des mesures rapides
• Adaptabilité plus rapide: Grâce à des lignes directrices innovantes, les dirigeants peuvent adapter et modifier les projets plus facilement et mettre à jour les structures de gouvernance pour refléter ces changements

Grâce à la transformation numérique, les processus traditionnels des entreprises évoluent à une vitesse fulgurante - et la gouvernance des PMO ne fait pas exception. Avec l'avènement du travail à distance, de l'intelligence artificielle et de l'automatisation, les PMO doivent s'adapter et construire des structures qui tiennent compte de ces changements.

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Voici quelques-unes des tendances futures de la gouvernance PMO :

• Embrasser la transformation numérique et l'automatisation: L'IA et les algorithmes d'apprentissage automatique fournissent une analyse prédictive des risques potentiels et des retards de projet. En accélérant cette analyse, les membres des PMO peuvent mettre en place une gestion plus complète des risques et des retardsdes forfaits de projet plus complets et rationaliserla gestion du portfolio des projets en deux fois moins de temps
• **Les données sont reines et constituent la force motrice des décisions dans la plupart des paramètres quotidiens des entreprises. C'est aussi de plus en plus un élément clé des cadres PMO. Au lieu de désigner un décideur, les modèles PMO plongent plus profondément dans la façon dont les décisions doivent être prises, quels indicateurs doivent influencer les décisions et quels processus de suivi doivent être abonnés pour assurer la performance du projet 🎯
• L'accent mis sur l'innovation et l'amélioration continue: Traditionnellement, la gouvernance du PMO était un processus ponctuel. Aujourd'hui, elle est en constante évolution, les responsables de PMO tirant les leçons des réussites - et des échecs. Les mises à jour évolutives favorisent l'innovation et améliorent les pratiques standard
• Adoption de méthodologies agiles de gestion de projet : Le changement étant une force constante, les responsables de PMO adoptent des méthodologies agiles pour permettre aux projets de pivoter et d'adapter leur orientation lorsque l'environnement change - sans faire dérailler la progression du projet

paramètres d'un cadre de gouvernance efficace PMO : ## Mise en place d'un cadre de gouvernance efficace PMO : ## Mise en place d'un cadre de gouvernance efficace **PMO

Prêt à mettre en place un cadre de gouvernance PMO ? Vous trouverez ici des étapes pratiques pour créer un forfait de gouvernance PMO efficace. Chacune d'entre elles est étayée par des principes de base et des bonnes pratiques à suivre afin que vous puissiez adapter chaque étape aux besoins de votre entreprise.

1. Analyser l'organisation existante

Avant d'élaborer un cadre de gouvernance PMO efficace, vous devez examiner la manière dont les projets sont actuellement menés au sein de votre entreprise. Réfléchissez aux types de projets sur lesquels vous vous concentrez et si ceux-ci disposent de cadres existants. Demandez-vous si vous avez des forfaits pour la gestion des ressources du projet et s'il existe des lignes directrices pour l'allocation des ressources. 💰

D'autres éléments à prendre en compte sont :

• À faire face aux changements de projet ?
• Comment faites-vous pour choisir les projets et les classer par ordre de priorité ?
• Les projets sont-ils généralement livrés à temps et que se passe-t-il si ce n'est pas le cas ?
• À font les membres de l'équipe et les chefs de projet ?des indicateurs de performance clés (KPI) ou d'autres indicateurs pour évaluer la performance du projet ?

Une fois que vous avez déterminé les processus déjà en place, vous pouvez les restructurer ou en créer de nouveaux pour servir de base à votre forfait de gouvernance.

2. Définir l'objectif et la structure de votre PMO

Votre PMO doit avoir un objectif, qu'il s'agisse de créer des informations consultatives pour répondre aux exigences réglementaires ou de mettre en place des processus pour livrer les projets dans les délais et le budget impartis. Définissez clairement l'objectif de votre PMO, puis construisez une structure de base pour atteindre ces objectifs.

Si vous avez besoin d'un PMO à des fins stratégiques, vous aurez besoin d'une structure décrivant les flux de travail et les étapes de prise de décision qui mènent à un objet spécifique. Si vous avez besoin d'un PMO consultatif, votre structure peut inclure un Tableau ou un comité consultatif. Gardez à l'esprit que vous pouvez avoir plusieurs forfaits PMO pour différents objets ou à différents niveaux si votre organisation est grande ou complexe.

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Utilisez un outil tel que Objectifs ClickUp pour définir clairement vos objets, établir des flux de travail et mettre en évidence les jalons qui vous permettront d'atteindre les résultats souhaités. Grâce à la fonction outils de brainstorming intégrés et des cibles mesurables, il est facile de définir et de suivre la progression de votre cadre PMO.

3. Recrutez les bonnes personnes

L'efficacité d'un cadre de gouvernance PMO dépend de son personnel. Vous pouvez choisir d'utiliser des personnes déjà présentes dans votre entreprise ou de faire appel à des personnes extérieures à l'organisation pour diriger des positions clés au sein du PMO. 🤝

Quelle que soit la manière dont vous décidez de le structurer, tenez compte des compétences nécessaires à la réussite de votre cadre. Il peut s'agir de compétences non techniques, comme la diplomatie ou la prise de décision, ou de compétences techniques, comme les certifications des organismes de réglementation.

4. Exposer clairement les bonnes pratiques

La gouvernance du PMO est un processus de gestion du changement. Une communication et des attentes claires sont donc la clé de la réussite. Définissez les méthodologies et les bonnes pratiques que vous attendez de tous les participants. Ces bonnes pratiques doivent couvrir tout, de la budgétisation et de l'utilisation des ressources à la gestion des risques et aux procédures d'assurance qualité.

Faites en sorte qu'il soit facile pour toutes les équipes et tous les individus de trouver ces bonnes pratiques et de les mettre en œuvre à chaque étape du projet. Plus vous serez clair et plus il sera facile pour les participants de suivre ces lignes directrices, plus vous aurez de chances que votre projet soit une réussite.

5. Mettre en œuvre et contrôler la gouvernance du PMO le forfait

Une fois toutes les bases posées, il est temps de mettre en œuvre et de contrôler le cadre de gouvernance de votre PMO. Utilisez un outil tel que Le logiciel de gestion de projet ClickUp pour surveiller les flux de travail, suivre la progression et afficher des vues détaillées tout au long du cycle de vie du projet. 📈

Créez une système de gestion de projet personnalisé pour définir les processus, les responsabilités et les procédures. Ajoutez des champs personnalisés, des dépendances et des priorités et utilisez des affichages filtrés pour vous plonger dans les informations les plus importantes. Utilisez-le pour gérer tous les éléments de la gouvernance du PMO, depuis le paramètre des objectifs jusqu'à la création et au partage d'informations par l'intermédiaire du système de gestion de projet ClickUp Documents .

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Utilisez plusieurs Affichages ClickUp pour visualiser les projets et les tâches sous forme de listes, de tableaux ou de bord. Avec ClickUp, il est facile d'adapter les processus grâce aux fonctions intégrées de Outils d'IA et des automatisations qui simplifient les flux de travail. De plus, le haut degré de personnalisation signifie que vous pouvez pivoter en cas de besoin sans avoir un impact significatif sur l'échéancier de livraison du projet. ⏳

ClickUp propose également plus de 1 000 modèles, ce qui facilite la création de directives PMO et de procédures opératoires normalisées (SOP). Utilisez l'outil modèles de gestion de projet pour établir des objets et des processus liés au forfait de gouvernance de votre PMO.

6. Revoir et mettre à jour si nécessaire

La gouvernance du PMO n'est pas un projet ponctuel. Créez et planifiez régulièrement une étape de révision de vos processus et procédures. Créez un système pour signaler les problèmes et les transmettre à la bonne personne afin que des changements puissent être apportés rapidement. 🚨

Gardez à l'esprit que vos exigences en matière de PMO peuvent évoluer au fur et à mesure que votre organisation se développe ou s'oriente vers de nouveaux secteurs d'activité. Faites preuve d'adaptabilité et de proactivité lorsqu'il s'agit de restructurer ou de créer de nouveaux PMO si le besoin s'en fait sentir.

Foire aux questions courantes

Vous souhaitez en savoir plus sur les cadres de gouvernance des PMO ? Voici les questions les plus courantes que nous recevons et leurs réponses.

1. Qu'est-ce qu'un cadre de gouvernance PMO ?

Un cadre PMO est un ensemble de règles et de règlements qui dictent la manière dont les équipes de gestion et les individus doivent gérer tous les paramètres du processus de projet. Le cadre comprend généralement l'alignement des règles de gouvernance sur les missions et les valeurs plus larges de l'entreprise. Le cadre exact varie d'une entreprise à l'autre et est adapté à la complexité et aux besoins de l'entreprise.

2. Comment faire pour mettre en place la gouvernance du PMO? ?

Pour mettre en place une gouvernance PMO, vous devez analyser votre organisation existante, définir les objectifs et les paramètres, et identifier le champ d'application du modèle de gouvernance. Grâce à ces informations, vous sélectionnerez les bonnes personnes, construirez des processus de prise de décision et établirez les bonnes pratiques et méthodologies de gouvernance. Une fois la gouvernance du PMO mise en place, vous devrez la revoir régulièrement et la mettre à jour si nécessaire.

**3. Quels sont les trois piliers de la gouvernance de projet ?

Les trois piliers de la gouvernance de projet sont la structure, les personnes et l'information. La structure comprend tous les processus de prise de décision, les flux de travail et les dépendances, ainsi que des explications claires sur toutes les procédures que les membres de l'équipe doivent suivre. Le pilier "personnel" représente le recrutement par la direction des personnes adéquates pour chaque tâche. Le pilier de l'information comprend des forfaits de communication qui facilitent les mises à jour et des attentes claires en matière de discussions lorsque des problèmes surviennent dans le cadre du projet.

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Un cadre PMO efficace peut favoriser la réussite de vos projets. De meilleurs flux de travail aux conseils de personnes hautement qualifiées, un PMO est un moyen de s'assurer que tous vos projets apportent une plus grande valeur à votre entreprise. S'inscrire à ClickUp et commencez à gérer votre cadre PMO. Utilisez-le pour poser les bases de votre cadre avec des objectifs clairement définis. De plus, rationalisez les processus de prise de décision avec des tâches qui attribuent des comptes et des responsabilités au sein de votre organisation. Du partage de la documentation à la planification de processus plus fluides, ClickUp fait de la gouvernance PMO un jeu d'enfant.✨