Les organisations sont confrontées à de nombreux défis. L'un d'entre eux est de savoir comment gérer efficacement différents projets avec des ressources limitées.
Le défi devient plus difficile à relever lorsque vous réalisez que chacun de vos projets est unique et nécessite une attention particulière.
La portée des projets comprendra une croissance stratégique avec de nombreux facteurs de risque et une maintenance de routine avec des tâches simples, ce qui fait de la gestion de projet un exercice d'équilibriste. Vous devrez constamment déterminer dans quels projets investir et orienter les ressources tout en alignant les projets sur vos objectifs à long terme.
En l'absence d'un processus clair de gestion du portefeuille de projets, il pourrait s'avérer nécessaire de hâter les décisions, de gaspiller des ressources et de manquer des occasions.
Plongeons dans les processus essentiels d'une gestion de portefeuille de projets efficace. Explorez les principes fondamentaux, les stratégies et les outils qui vous permettront d'améliorer vos compétences en matière de gestion de portefeuille de projets et d'optimiser le portefeuille de projets de votre organisation.
Qu'est-ce que la gestion de portfolio de projet?
La gestion de portfolio de projet (PPM) est un processus de approche descendante pour aligner les objectifs de chaque projet sur ceux de l'organisation. L'accent est mis sur la sélection, la hiérarchisation et la gestion stratégiques d'un ensemble de projets, ainsi que sur l'affectation des ressources en conséquence.
Son principal objet est de maximiser la valeur de l'ensemble du portefeuille de projets, en veillant à ce que les ressources soient optimales l'allocation des ressources et l'alignement sur les objectifs stratégiques . Un bureau de gestion de projet (PMO) comprend généralement des gestionnaires de portefeuille de projets, des gestionnaires de projets et des gestionnaires de programmes.
En quoi la gestion de portfolio de projet diffère-t-elle de la gestion de projet?
La gestion de portefeuille de projets supervise l'ensemble du portefeuille de projets, ce qui implique des ajustements pour s'aligner sur les priorités de l'organisation qui évoluent et changent au fil des ans.
D'autre part, gestion de projet implique le forfait, l'exécution et le contrôle de projets individuels, en se concentrant sur leur achevé dans le respect du budget, des délais et des résultats souhaités.
Elle traite des détails relatifs aux tâches, notamment l'affectation des ressources, la programmation, la gestion des risques et l'exécution des tâches, le tout dans le cadre du calendrier limité du projet.
Importance de la gestion de portfolio de projet
La gestion de portefeuille de projets (PPM) vous permet de vous concentrer sur la situation dans son ensemble et de relever les défis posés par les multiples projets qui se chevauchent.
Examinons les avantages de la gestion de portefeuille de projets :
Alignement stratégique
La GPP vous aide à choisir les projets et les programmes qui correspondent à la stratégie et aux objectifs de votre entreprise et qui contribuent le plus à la réalisation de ces objets.
Meilleure prise de décision :
La GPP fournit un cadre pour la prise de décisions relatives aux projets, ce qui vous aide à choisir les bons projets à poursuivre.
Il peut s'agir d'interrompre ou de redéfinir les priorités des projets qui ne correspondent plus aux objectifs stratégiques.
Optimisation des ressources :
Le PPM vous aide à répartir plus efficacement votre temps et vos ressources entre les finances, les ressources humaines et d'autres investissements stratégiques.
Il empêche la surextension des ressources et garantit que vos ressources sont distribuées là où elles créent le plus d'impact.
Gestion des risques :
En évaluant et en gérant les risques au niveau du portfolio, le PPM vous aide à prendre des décisions éclairées.
Il s'agit de diversifier les risques à travers plusieurs projets ou de réduire les risques en tenant compte des dépendances et des contraintes en matière de ressources.
Communication et transparence:
La GPP favorise une meilleure communication et une plus grande transparence grâce à la visibilité du processus de sélection et d'exécution des projets, ce qui permet d'obtenir l'adhésion des parties prenantes.
Amélioration de la réussite des projets:
Une GPP efficace vous aide à trouver et à investir dans des projets bien planifiés, bien exécutés et étroitement contrôlés, ce qui augmente les chances de réussite du projet et maximise votre retour sur investissement.
La GPP contribue à votre réussite à long terme:
La GPP va au-delà des projets individuels et se concentre sur la réussite à long terme de votre organisation.
Elle vous aide à vous adapter aux circonstances changeantes et garantit que le portefeuille de projets reste aligné sur l'évolution des priorités stratégiques.
Qui bénéficie d'une gestion de portfolio de projet efficace?
Les avantages de la gestion de portefeuille de projets (PPM) s'appliquent aux organisations qui gèrent plusieurs projets simultanément. Voici quelques exemples pratiques :
Secteur financier:
Les banques, les sociétés d'investissement et les compagnies d'assurance lancent régulièrement de nouveaux produits, services et programmes pour leurs clients. La productivité aide à lancer et à développer ces produits, à gérer les bases de données des clients, à traiter les paiements et à se tenir au courant des tendances du marché.
Il aide également les organisations financières à identifier, atténuer et diversifier les risques financiers et réglementaires importants auxquels elles sont confrontées.
Entreprises de technologie de l'information:
Les entreprises du secteur des technologies de l'information utilisent la gestion de portefeuille de projets pour choisir et hiérarchiser les projets de leur portefeuille. La gestion de portefeuille de projets aide à contrôler divers projets, du développement de logiciels à la cybersécurité en passant par la gestion de l'infrastructure.
La gestion de portefeuille de projets permet de surveiller et de contrôler les dépenses liées aux projets, d'éviter les dépassements de budget et de garantir la rentabilité.
Entreprises de construction :
Les entreprises de construction gèrent de grands projets à long terme pour lesquels l'équipe peut s'écarter du chemin en raison de conditions changeantes. Elles utilisent la gestion des projets pour suivre ces projets, contrôler les coûts et respecter les délais.
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La gestion des projets de construction aide également les entreprises de construction à établir des priorités entre plusieurs projets de tailles et de complexités différentes. PPM permet de s'assurer que les projets cruciaux reçoivent l'attention et les ressources nécessaires.
Industrie manufacturière :
Les industries manufacturières utilisent la gestion de portfolio de projet (PPM) pour gérer divers projets.
Il s'agit notamment de développer des produits, de rendre les processus plus efficaces, d'améliorer la chaîne d'approvisionnement et de veiller à ce que les produits soient livrés à temps.
La gestion de portefeuille de projets les aide à jongler efficacement avec ces différents projets, ce qui leur permet de rester compétitifs et d'atteindre leurs objectifs.
Gestion Teams de projet:
Les équipes de gestion de projet sont essentielles dans toute organisation ; elles supervisent les projets, gèrent les ressources et travaillent en étroite collaboration avec les managers d'équipe.
Pour faciliter leur travail et le rendre plus efficace, elles utilisent la gestion du portefeuille de projets (PPM) pour rester organisées et s'assurer que les projets s'alignent sur les objectifs de l'entreprise.
Secteur public:
Les organismes publics utilisent la gestion de portefeuille de projets pour s'assurer que tout fonctionne correctement. Cela inclut la gestion des bases de données publiques et des projets d'infrastructure, la mise en œuvre des politiques et l'amélioration des services.
La GPP les aide à allouer judicieusement les ressources et à assurer la transparence afin de servir efficacement le public.
Secteurs de la santé et de l'industrie pharmaceutique:
Les organismes de soins de santé et les entreprises pharmaceutiques utilisent la gestion des projets pour améliorer leurs performances.
Elle les aide dans leurs projets d'amélioration de la qualité, dans le développement de nouveaux médicaments, dans l'agrandissement de leurs installations et pour s'assurer qu'ils répondent aux besoins du marché. L'objectif final est de fournir de meilleurs soins aux patients.
Processus de gestion de portfolio de projet
Maintenant que nous avons abordé l'importance de la gestion de portefeuille et la manière dont les différents secteurs utilisent la GPP, décomposons le processus de GPP étape par étape :
Etape 1 : Identifier les objectifs de l'entreprise
Commencez par paramétrer les objectifs de votre entreprise. Identifiez les cibles stratégiques que votre entreprise souhaite atteindre et choisissez les projets qui s'alignent sur ces objectifs.
Connectez-vous avec les parties prenantes et les dirigeants clés pour comprendre les objectifs de l'entreprise. Il peut s'agir d'augmenter le chiffre d'affaires, de s'étendre à de nouveaux marchés ou d'améliorer la satisfaction des clients. Planifiez ensuite la manière dont chaque projet de votre portfolio contribue à la réalisation de ces objectifs.
Étape 2 : Recueillir et rechercher des idées de projets pour votre portfolio
Recueillez des idées de projets auprès des parties prenantes clés et des responsables de service, étudiez les tendances du secteur et analysez les commentaires des clients.
Évaluez les projets sur la base de critères spécifiques tels que l'alignement sur les objectifs de l'entreprise, le retour sur investissement potentiel, les besoins en ressources et les facteurs de risque avant de les ajouter à votre portfolio.
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Utiliser Tableaux de bord ClickUp pour créer un espace de partage d'idées au sein de votre équipe. Dans l'étape suivante, recherchez et vérifiez la faisabilité de ces idées pour voir si elles peuvent devenir des projets.
Etape 3 : Valider la faisabilité de votre portfolio de projets
Analysez les conditions du marché, les exigences techniques et en matière de ressources, la viabilité financière, les risques potentiels et les rendements escomptés de chaque projet. Comparez ensuite ces facteurs aux ressources et au budget dont vous disposez.
Les projets qui correspondent à vos ressources disponibles et à vos objets stratégiques seront considérés comme réalisables. Évaluez vos projets de manière critique pour vous assurer qu'ils sont réalistes et réalisables.
Etape 4 : Affecter vos ressources
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L'allocation des ressources consiste à affecter efficacement vos ressources humaines, vos budgets, votre infrastructure et votre temps à vos projets.
Décidez de la part de chaque ressource qui sera allouée à des projets spécifiques afin d'en assurer la réussite. Affectez des ressources limitées à des projets essentiels en fonction de vos priorités.
Etape 5 : Exécuter, gérer et contrôler votre portefeuille de projets
Cette étape consiste à mettre vos forfaits en œuvre.
Affectez des équipes et des gestionnaires de projet, définissez des échéanciers, et suivre la progression de vos projets . Des contrôles et des rapports réguliers vous aident à maintenir le cap et à procéder aux ajustements nécessaires.
Dans la gestion de portfolio de projet, votre rôle est de veiller à ce que tout se passe bien. En cours, vous aidez l'équipe à respecter les délais, à gérer les conflits, à ajuster le portfolio en fonction de l'évolution des intérêts et à suivre la progression des projets.
Des examens réguliers vous permettent d'affiner et d'améliorer le processus sur la base des données recueillies.
Si vous êtes à la recherche d'une plateforme centralisée pour forfaiter, hiérarchiser, surveiller et contrôler vos projets et initiatives, le logiciel de gestion de portfolio de projet est ce qu'il vous faut.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de portfolio de projet?
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) est une solution qui vous aide à obtenir un aperçu achevé de la durabilité et de la progression de plusieurs projets.
Il aide les gestionnaires de portefeuille de projets comme vous à gérer efficacement des projets complexes pour répondre aux demandes des parties prenantes.
Fonctionnalités indispensables d'un logiciel de gestion de portfolio de projet
Les attentes en matière de logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) peuvent varier d'une organisation à l'autre, c'est pourquoi il convient de choisir un logiciel en fonction de vos besoins spécifiques.
Les logiciels PPM comprennent généralement diverses fonctionnalités telles que :
- Planification et ordonnancement du projet: Cette fonctionnalité est essentielle pour définir le champ d'application, hiérarchiser les tâches et paramétrer les échéanciers afin d'améliorer les performances du projet
- Gestion des ressources: Le logiciel PPM simplifie l'analyse, l'affectation et le suivi des ressources, garantissant ainsi leur utilisation efficace
- Gestion financière: Il est essentiel de budgétiser et de suivre les coûts du projet afin de rester dans les limites des forfaits prévus
- Collaboration et communication: La collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes est essentielle pour partager les idées, fournir un retour d'information et assurer une communication sans faille
- Personnalisation et évolutivité: Un logiciel PPM qui s'adapte aux réunions uniques de votre entreprise, permettant une flexibilité en fonction de l'évolution des besoins, est essentiel pour la gestion de votre portfolio de projets
Types de logiciels de gestion de portfolio de projet
Les logiciels PPM se répartissent en deux catégories : les logiciels de bureau et les logiciels basés sur le cloud. Sélectionnez celui qui travaille le mieux pour les besoins et les préférences de votre organisation.
Logiciels PPM de bureau
Le logiciel PPM de bureau est un logiciel de gestion de la performance logiciel de gestion de portfolio de projet qui fonctionne hors ligne. Vous pouvez l'utiliser sans connexion internet, ce qui est pratique pour les entreprises ayant des projets dans des zones éloignées.
L'un des avantages clés est le niveau de sécurité et de contrôle qu'il offre. Vous avez la pleine propriété et le contrôle de vos données, ce qui réduit les problèmes de confidentialité et de sécurité.
Logiciel PPM basé sur le cloud
Un logiciel de gestion de portefeuille de projets basé sur le cloud est un outil de gestion de portefeuille de projets accessible depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet. Il est donc idéal pour les équipes de services professionnels, car vous pouvez accéder aux données des projets en temps réel.
Les membres de l'équipe peuvent collaborer et partager les mises à jour instantanément. En outre, il utilise souvent un modèle d'abonnement, de sorte que vous payez par petites tranches, ce qui vous donne une plus grande flexibilité en matière de coûts par rapport à des frais uniques et élevés.
Comment utiliser un logiciel de gestion de portfolio de projet?
Les fonctionnalités de Logiciel PPM et les étapes nécessaires à son utilisation dépendront de celui que vous choisirez.
Nous utiliserons ClickUp comme exemple dans cette section parce qu'il offre des outils de gestion de portfolio de projet polyvalents et conviviaux, avec d'excellents résultats en matière de solutions de gestion de projet .
1. Créer un environnement de travail ClickUp
Commencez par ClickUp en s'inscrivant gratuitement et en créant un environnement travail ClickUp pour votre portfolio de projets.
2. Ajouter le modèle de gestion de portfolio de projet
Le modèle de portefeuille de gestion de projet vous permet de suivre facilement les projets de tous les départements et programmes tout en surveillant leur santé et leur progression.
Après avoir créé votre environnement de travail, ajoutez le modèle de portefeuille de gestion de projet de ClickUp Modèle de gestion du portfolio de projet . Ce modèle propose neuf statuts : en cours, prêt, achevé, etc.
Le modèle Modèle de gestion du portfolio de projet affiche également trois vues (Rapports d'état hebdomadaires, Équipe et Feuille de route du PMO) pour afficher clairement la progression et la réussite de votre projet.
3. Personnaliser le modèle
Gérez les tâches et les projets, et collaborez efficacement avec votre équipe en utilisant ClickUp
Personnalisez la structure du modèle en utilisant des Espaces, des Dossiers et des Listes. Les tâches ClickUp vous aident à gérer les tâches de vos projets. Vous pouvez classer les projets en tâches gérables dans les projets existants, en cours, nouveaux et futurs.
4. Utilisez la vue Tableur de ClickUp pour obtenir un aperçu de votre portfolio de projets
Passez de la vue Tableur de ClickUp 3.0 à la vue Calendrier pour mieux visualiser votre travail
Vous devez avoir une vision claire de vos projets parallèlement à la planification et à l'initiation. La vue Tableur de ClickUp offre quelques fonctionnalités pratiques :
Visualisation des données: Présente les données de votre projet sous forme de tableau afin de vous aider à les organiser et à les structurer pour mieux afficher la progression.
Glisser-déposer: Réorganise les tâches pour les trier en fonction de différents critères.
Exportation et partage: Partagez instantanément les informations de votre projet avec vos parties prenantes.
5. Utilisez le tableau de bord ClickUp pour obtenir des informations détaillées sur vos projets
Tableaux de bord de ClickUp
est votre outil de référence
environnements de travail visuels
afin d'obtenir des informations détaillées sur les projets pour une gestion centralisée.
Choisissez parmi plus de 50 widgets à ajouter et à disposer sur votre tableau de bord de la gestion du programme le tableau de bord de la gestion des programmes est un outil qui permet d'afficher de manière claire et informative les données relatives à la gestion des programmes.
Prenons l'exemple d'une agence de publicité qui gère de nombreuses campagnes pour ses clients. Elle peut rationaliser son processus PPM grâce aux tableaux de bord ClickUp. En créant des dispositions de tableau de bord, ils obtiennent :
- Un widget d'aperçu du projet affichant divers indicateurs du projet
- Un widget de suivi de la progression pour visualiser le degré d'avancement de chaque projet
- Un widget de suivi du temps pour une représentation visuelle des échéanciers des projets, permettant une planification efficace des projets
Gardez votre organisation sur le suivi avec la gestion de portfolio de projet
Le logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) est un outil de navigation qui aide votre organisation à se rapprocher des objectifs de votre entreprise.
Il vous aide à identifier ce qui différencie chaque projet de votre portfolio et à créer un équilibre lors de la sélection et de l'exécution de vos projets.
Que vous optiez pour plusieurs plateformes ou pour ClickUp, assurez-vous de mettre en place les paramètres nécessaires à la réussite de vos projets. Commencez avec ClickUp gratuitement et prenez le contrôle de votre portfolio de projets !