Mettez de l'ordre dans vos équipes de projet : Guide complet du cadre de gouvernance de projet

sans gouvernance, le chaos règne. Cette affirmation s'applique à toute situation nécessitant une structure et une persévérance systématique. Et, dans le monde hautement compétitif et axé sur les résultats de la gestion de projet, il n'y a absolument pas de place pour le chaos sur le lieu de travail. Imaginez que vous essayez de diriger un géant de la technologie sans règles, sans contrôles et sans forfait stratégique. C'est la recette d'un désastre !

Pensez à la gouvernance du projet comme le super-héros de votre projet, en apportant :

• les processus Zen : Vos processus internes sont bien communiqués, clairs et exempts d'erreurs
• Le meilleur ami du temps : Les délais deviennent une promenade dans le parc
• La joie des clients : Des clients heureux ? À faire Terminé 🥳

Dans cet article, nous décodons le pouvoir de la gouvernance de projet, en faisant la connexion entre ces principes de gouvernance à grande échelle et les détails de votre projet quotidien. Nous couvrirons :

1. Les concepts de la gouvernance de projet
2. Les étapes du développement d'un cadre de gouvernance de projet

Qu'est-ce que la gouvernance de projet ?

Le concept de base de la gouvernance est assez simple : il s'agit des processus collectifs qui permettent à divers éléments de la société d'exercer un pouvoir, une autorité et une influence. L'objectif final est d'élaborer des politiques qui façonnent le travail de la vie publique, de l'économie et du développement social.

Lorsque nous nous intéressons à la gestion de projet, nous rencontrons un concept similaire, adapté à la prise de décision spécifique à un projet : la gouvernance de projet. Par définition la gouvernance de projet est une _fonction de contrôle qui est alignée sur le modèle de gouvernance de l'organisation et qui englobe le cycle de vie du projet

Mais cette description technique peut être difficile à digérer pour beaucoup d'entre nous. En termes plus simples, la gouvernance de projet est la structure de référence - également appelée modèle ou cadre de gouvernance - qui permet de prendre des décisions:

• Les façons d'aborder les projets
• La structure d'autorité pour l'allocation des ressources et la prise de décision
• La distribution du budget
• Optimisation des processus pour réduire les dépenses liées à l'inefficacité

Il s'agit d'un guide pour les décisions relatives aux projets, d'un forfait qui permet d'accompagner les projets de la genèse à la réussite. Mais il ne s'agit pas seulement de gérer des résultats de projets isolés. 🧐

L'idée est d'afficher une vue panoramique de l'ensemble du schéma organisationnel à travers les bonnes pratiques et les processus. Qu'il s'agisse d'une idée de forfait de publication agile ou le lancement d'un produit, la gouvernance du projet implique de disposer de politiques, de règles, de fonctions, de responsabilités, de mesures de résolution des conflits fiables, bref, de tout ce qu'il faut pour mapper la façon dont les choses se font et qui en est responsable.

Les piliers de la gouvernance de projet

Pour comprendre la gouvernance de projet, vous devez saisir le concept de ses trois piliers fondamentaux, un trio dynamique composé de structure, personnes et informations. 👪

Structure

Considérez votre projet comme une machine bien huilée ; sa structure est le cadre solide qui maintient tout ensemble. Nous parlons ici de lignes directrices, de procédures et de plans détaillés qui forment essentiellement l'épine dorsale des opérations, offrant la stabilité et la direction nécessaires à la réussite du projet.

Dans la plupart des cas, la gestion de projet, le comité de direction ou le comité consultatif sont chargés de définir la portée, la structure et la vision des projets en cours. 🧑‍⚖️

Personnes

Les personnes sont le pouls de votre projet. De la gestion de projet aux membres dévoués de l'équipe, chacun a un travail à faire. Leurs compétences, leur implication et leur validation deviennent la force motrice qui peut influencer de manière significative la fluidité du projet vers la réussite. 💓

Ce pilier de la gouvernance de projet couvre des éléments tels que la définition des objectifs et la communication avec les parties prenantes afin d'améliorer la contribution de chaque membre de l'équipe.

Information

Enfin, l'information est le carburant qui permet au projet de fonctionner sans problème. une communication claire, concise et en temps voulu, ainsi que des données exactes, assistent les employés ainsi que les décideurs. L'objectif ici est de se débarrasser des silos départementaux et des poches d'information cachées que l'on trouve souvent dans les les équipes interfonctionnelles . 📢

Rôles de gouvernance du projet

Les trois piliers dont nous avons parlé sont étroitement liés aux différents rôles au sein de la gouvernance de projet. Chaque rôle établit une chaîne d'action et de compte rendu, garantissant le respect des paramètres du projet tels que le temps, le coût et la qualité.

Propriétaire du projet

Le propriétaire du projet représente l'organisation et s'entretient souvent avec le gestionnaire du projet pour voir comment les choses se présentent. Il est chargé d'aligner le projet sur les objets de la livraison. Le propriétaire du projet contribue à la réalisation des objectifs généraux, comme la définition de l'orientation stratégique et des documents clés, tels que la déclaration de mission, et il tient souvent le gestionnaire du projet pour responsable du résultat final de l'entreprise.

Parties prenantes Parties prenantes du projet couvrent toutes les personnes ou entités - des bailleurs de fonds et des membres de l'équipe aux utilisateurs finaux - ayant un intérêt direct dans le résultat.Ils ont investi avec des fonds, des attentes, du travail et des cheers (ou des préoccupations) et sont cruciaux pour la performance du projet. 🤑

Vous ne savez pas qui sont vos parties prenantes ? Explorez les modèles de cartographie des parties prenantes au sein de ClickUp pour l'assistance. Par exemple, le modèle Modèle de matrice d'analyse des parties prenantes de ClickUp vous aide à identifier et à gérer les parties prenantes en fonction de leurs intérêts.

Suivez vos objectifs jusqu'aux KPI les plus essentiels et affichez automatiquement des vues détaillées de votre progression

Étape 2 : Identifier les parties prenantes et les rôles clés du projet

Parlons maintenant des personnes qui participeront au projet avec vous. Identifiez les parties prenantes clés et définissez leur rôle. Qui joue quel rôle ? Savoir cela aide à créer une équipe d'assistance où chacun connaît son rôle pour assurer la réussite du projet. Les rôles des parties prenantes incluent le sponsor du projet, le manager d'équipe, l'équipe de projet ou même des parties externes comme les clients ou les fournisseurs. 🔑

L'organisation des parties prenantes d'un projet avec ClickUp se fait en deux étapes simples :

1. Créer un registre des parties prenantes : Vous pouvez créer des tâches individuelles au sein d'un registre de parties prenantesListe ClickUp ouDossier pour chaque partie prenante. Remplissez le dossierChamps personnalisés avec les informations correspondantes sur les parties prenantes pour chaque tâche et utilisez le champ de description pour fournir des détails supplémentaires sur chacun, tels que le contexte, les intérêts, le statut de priorité et les attentes
2. Définir clairement les rôles : ClickUp propose plusieurs modèles pour vous aiderdéfinir les rôles et les responsabilités afin de garantir le compte rendu et de rationaliser l'exécution du projet. Par exemple, avec lesModèle de matrice RACI (ou matrice d'attribution des responsabilités) ClickUpvous permet d'attribuer des tâches et de paramétrer l'autorité décisionnelle

Utilisez le modèle de matrice RACI de ClickUp pour définir les rôles des membres de votre personnel dans les différentes tâches et activités

Étape 3 : Définir les paramètres du projet dans les différents services

Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, tenez compte de leurs besoins et de leurs souhaits au sein des différents services. Vous pouvez organiser des réunions avec les parties prenantes clés ou un comité de gouvernance pour définir des paramètres sur toutes sortes de composants de la gouvernance du projet, notamment :

• Création de calendriers réalistes en fonction de la disponibilité des ressources
• Budgétisation du projet
• Rapports sur les attentes
• Suivre et tester les résultats en matière de qualité
• Déployer le projet

Cette étape vous semble insurmontable ? Cette étape est précisément la raison pour laquelle vous avez besoin d'une solution fiable de outil de gestion de projet fiable comme ClickUp pour centraliser toutes les discussions et la documentation issues du forfait de gouvernance du projet.

ClickUp 3.0 est doté de la collaboration croisée, gestion du temps , gestion des réunions , prise de note la planification, et outils de déploiement pour vous aider à naviguer et à surveiller l'exécution du projet de A à Z. Vous apprécierez également l'utilisation de ClickUp AI pour générer des documents structurés, réfléchir aux prochaines étapes et résumer des textes longs, autant de fonctions conçues pour vous aider à mettre en place un cadre de gouvernance en temps voulu.

Les plus de 15 vues de ClickUp offrent aux fournisseurs prestataires une solution mur à mur pour chaque équipe

Voici quelques-uns de nos affichages favoris et leurs favoris clés :

• Vue Tableau pour le suivi visuel du projet : Elle vous permet de voir les tâches se déplacer d'une étape à l'autre, offrant ainsi une représentation visuelle dynamique de la progression de votre projet
• Vue Liste pour une gestion détaillée des tâches : Elle vous permet de gérer méticuleusement les tâches, ce qui facilite la supervision des missions individuelles et le suivi de la progression étape par étape
• Affichage du Calendrier pour la planification : Elle vous permet de ne pas perdre de vue les échéances et les tâches sensibles au facteur temps. Ajustez facilement votre cadre de gouvernance en fonction dedes échéanciers du projet et veillez à ce que tout se déroule comme prévu
• Vue Gantt Diagramme pour les échéanciers de projets changeants : C'est votreoutil d'échéancier dynamiquequi vous aide à visualiser les dépendances, à ajuster les plannings,identifier les possibilités d'amélioration des processuset d'adapter votre approche de la gouvernance en fonction de l'évolution du projet
• Affichage de l'échéancier pour le suivi des jalons : C'est comme l'échéancier historique de votre projet, qui vous permet de coller aux réalisations passées, de forfaiter pour l'avenir et d'ajuster en connaissance de cause les composantes de la gouvernance du projet
• Vue Équipe pour une planification de projet de haut niveau : Besoin d'une vue d'ensemble ? Cette vue Équipe fournit un aperçu de haut niveau des projets, des tâches et des membres de l'équipe. Elle est idéale pourle forfait de capacité et la gouvernance du personnel

ClickUp 3.0 vous donne la possibilité de transformer et de passer d'un affichage à l'autre tout en modifiant directement les tâches avec ClickUp AI

Importance de la gouvernance de projet dans la gestion de projet

Si l'importance de la gouvernance de projet est évidente dans les projets complexes, son importance s'étend à tous les projets. Elle est absolument vitale dans les cinq domaines suivants :

1. La gestion des risques: Identifie, évalue et traite rapidement les risques liés à la fourniture de produits ou de services, en minimisant les perturbations et en améliorant la résilience du projet
2. Engagement des parties prenantes: Établit des canaux de communication clairs, favorisant l'engagement et la participation des parties prenantescollaboration entre les parties prenantes du projet3. Responsabilité et prise de décision : Définit la chaîne des responsabilités, renforçant la responsabilisation et la rationalisationprocessus de prise de décision pour maintenir la stabilité des projets dans des environnements incertains
3. Mesure de la performance : Établitindicateurs et KPIs pour mesurer la performance des projets dans les différents services, facilitant ainsi la mise en œuvre des projetsl'amélioration continue et l'apprentissage
4. Conformité et respect des normes : Veille au respect des politiques de l'organisation, des normes industrielles et des exigences réglementaires, en atténuant les risques juridiques et de réputation

Bon à savoir : Gouvernance de projet vs. gouvernance organisationnelle

La gouvernance de projet et la gouvernance organisationnelle semblent être des concepts qui se chevauchent, mais ils diffèrent en termes de portée et d'objectif. La première est spécifique aux projets, impliquant le cadre de gestion pour la prise de décision et l'exécution tout au long du cycle de vie du projet. Elle définit les rôles, les responsabilités et les processus adaptés pour orchestrer la réussite du projet. 💫

D'autre part , gouvernance organisationnelle a une portée plus large, portant sur l'ensemble de la structure, des politiques et des processus de prise de décision de l'organisation. Elle paramètre les opérations soutenues et à long terme, en orientant les objectifs stratégiques et la fonction globale dans les différents secteurs de l'organisation processus et fonctions de l'entreprise -comme les équipes commerciales et les ressources humaines - au sein de l'organisation.

Voici un tableau présentant les différences clés entre la gouvernance de projet et la gouvernance organisationnelle :

Piloter des projets réussis : Utiliser ClickUp pour la gouvernance de projet

Mener un projet sans commande, c'est comme conduire les yeux bandés. Essayez vous-même si vous n'êtes pas convaincu, mais si vous accordez de la valeur à la commande et à l'efficacité, alors vous en comprendrez l'importance.

Avec le tableau des fonctionnalités de ClickUp, de la gestion transparente des tâches aux outils de communication et de gestion des problèmes, la mise en place d'un modèle de gestion de projet adéquat devient un jeu d'enfant.

Alors, que vous soyez sceptique ou convaincu, ClickUp est la solution qu'il vous faut, ClickUp vaut la peine d'être essayé ! Il est gratuit, et vous pouvez toujours compter sur lui pour vous aider à ancrer vos projets méticuleusement. Faites-nous confiance ; vous vous demanderez comment vous avez fait pour vous en passer jusqu'à présent. 😁