Del mandato a la máquina: cómo creamos 230 flujos de trabajo de IA y transformamos un departamento de marketing en 8 meses

Sin consultores. Sin «oficina de transformación». Solo un mandato semanal, un sistema propio y la búsqueda incansable de la relación entre rendimiento y plantilla.

Todas las empresas dicen que «están trabajando con IA». En la mayoría de los casos, eso significa que alguien del equipo tiene abierta una pestaña de ChatGPT. Eso es turismo de IA, no transformación.

Hace ocho meses, mi equipo de marketing en ClickUp se encontraba en esa situación. Claro, la gente utilizaba la IA aquí y allá. Resúmenes, borradores, notas de reuniones. Pero era algo esporádico, desigual y con poca estructura detrás. No tenía visibilidad de lo que la gente estaba creando. No tenía forma de saber si realmente estábamos mejorando o si solo estábamos marcando la casilla de la IA.

Hoy en día, contamos con 230 flujos de trabajo de IA catalogados repartidos entre 13 equipos. 169 de ellos están activos en producción. Multiplicamos por 20 el uso de la IA en las primeras seis semanas de la transformación. Nuestro equipo de SEO pasó de necesitar 75 creadores de contenido a solo 8. Una persona de nuestro equipo de demanda pasó de organizar un seminario web al mes a seis. Y puedo abrir una sola vista de ClickUp ahora mismo y decirte exactamente dónde se encuentra cada equipo y cada persona en la curva de madurez de la IA, qué deberían desarrollar a continuación y por qué.

A continuación te presento el manual de estrategias real. Las cinco fases, los errores que cometí, los resultados obtenidos y los agentes y flujos de trabajo específicos que están al mando hoy en día. Si diriges un equipo de ingresos o de marketing y te lo tomas en serio, no dudes en copiarlo.

La única métrica que impulsó todo

Antes de entrar en las fases, debes comprender la métrica que subyace a cada decisión que tomamos: la relación entre rendimiento y plantilla. Cada flujo de trabajo, cada agente, cada reorganización que llevamos a cabo se filtró a través de una simple pregunta: ¿Esto nos permite hacer más con el equipo que tenemos, o hacer lo mismo con menos recursos? ¡O aceleramos el crecimiento o recortamos gastos (o ambas cosas)!

No buscamos la novedad. Buscamos el aprovechamiento. Y ese enfoque es importante, porque mantiene al equipo centrado en lo que realmente impulsa la empresa, en lugar de crear demostraciones llamativas que no llevan a ninguna parte.

Lo que aprenderás en esta guía

A continuación, te lo desglosamos:

Fase 1: El mandato del viernes

El primer paso que dimos en el verano de 2025 no tuvo nada de glamuroso. Sin herramientas nuevas, sin grandes comunicados de prensa. Solo una orden permanente: cada miembro del equipo, cada semana, en un canal de chat de ClickUp específico, tenía que enviar al menos un nuevo caso de uso de IA.

Podría ser cualquier cosa. Algo que ahorró 30 segundos. Algo que ahorró 30 minutos.

La barra se fijó deliberadamente baja porque la meta no era producir un trabajo revolucionario desde el primer día. La meta era que la gente se acostumbrara a recurrir a la IA.

Aquí es donde trabajar con ClickUp nos proporcionó una ventaja estructural. La IA ya estaba integrada en las herramientas que la gente utilizaba a diario. Sin cambios de contexto. Sin necesidad de iniciar sesión en otra plataforma. Podías probar algo y compartir los resultados en el mismo canal de chat donde se gestionaba el proyecto. La fricción era prácticamente inexistente.

Pero el mandato por sí solo es lo mínimo indispensable. Esta es la parte que la mayoría de los ejecutivos se saltan.

Todos los viernes por la noche y los sábados por la mañana (yo estoy en la costa este y gran parte de mi equipo en la costa oeste), leo cada uno de los envíos. Todos y cada uno de ellos. Comento cada uno con mis opiniones, sugerencias y palabras de ánimo. Doy las gracias. Hago preguntas de seguimiento. Demuestro que esto no es solo para quedar bien.

Si tu equipo percibe, aunque sea por un segundo, que como líder solo estás cumpliendo con el trámite, todo el ejercicio se viene abajo. Necesitan ver que estás prestando atención y que realmente te importa lo que están descubriendo.

Les llevó mucho tiempo, y necesitaba que supieran que no se trataba de una tarea sin sentido. Era algo en lo que la dirección estaba genuinamente interesada en comprender.

Llevamos esto a cabo durante unas seis semanas. Y entonces algo hizo clic. Ya no necesitábamos la imposición. La gente se había enganchado. La presión desapareció porque usar la IA no tenía por qué cambiar el mundo. Solo tenía que hacerte un 1 % mejor cada día.

Y el efecto halo fue enorme. La gente vio lo que hacían sus compañeros y empezó a imitarlo. Se reutilizaron las indicaciones. Se realizó el uso compartido de los agentes. El experimento de una persona se convirtió en el flujo de trabajo diario de diez. Ahí es donde reside el verdadero potencial.

Al cabo de seis semanas, observé un indicador alentador: un aumento de 20 veces en el uso de la IA en todo el equipo.

Qué aprender de la fase 1

Crea un canal público. Haz que los envíos sean visibles. Baja el listón para quitar presión. Ponlo en marcha durante un periodo fijo, de 4 a 6 semanas, lo suficientemente largo como para crear un hábito, pero lo suficientemente corto como para que no parezca permanente. Y lo más importante: los líderes deben participar de forma visible. Comenta cada envío. Si no puedes comprometerte a eso, no te molestes en imponerlo.

Fase 2: Los «superagentes» convirtieron a todo el mundo en creadores

Para el otoño, el equipo ya pensaba en términos de IA. Habían interiorizado los conceptos básicos: resumir, redactar, investigar, formato y análisis ligeros. Pero el 80 % de lo que habían creado seguía siendo automatización de tareas. Cosas del tipo «de A a B». Útiles, y sin duda mejorando nuestra relación entre producción y plantilla. Pero no revolucionarias.

A continuación, ClickUp lanzó Super Agents a nivel interno. Y todo cambió.

En lugar de unir indicaciones manualmente y encadenar automatizaciones simples para crear algo más complejo, un usuario sin conocimientos técnicos podía describir un flujo de trabajo de varios pasos en lenguaje sencillo utilizando un generador de agentes, y ClickUp podía crear el Superagente para ello. La barrera para crear una automatización real se redujo casi a cero. Para un equipo que ya estaba preparado para pensar de esta manera, fue como echar leña al fuego.

Retamos al equipo a pensar a lo grande. No de la A a la B, sino de la A a la Z. Pedimos a todos que identificaran los flujos de trabajo complejos y de múltiples pasos de su entorno que les estaban quitando tiempo y que debían ser objeto de automatización. Y como sabíamos que íbamos a lanzar Super Agents al público a finales de diciembre, todos tenían un incentivo incorporado: su trabajo aparecería en el lanzamiento. Podrían mostrar al mundo sus propias mejoras en eficiencia.

A principios de enero, contábamos con una biblioteca de más de 150 vídeos de nuestro equipo creando y utilizando Super Agents. La gente se sentía orgullosa de su trabajo. Se posicionaron como expertos en la materia. Y todo el ejercicio generó un efecto sinfín en el que las mejoras de eficiencia a nivel interno se convirtieron en contenido de marketing a nivel externo.

Parte del trabajo que hiciste incluso la semana pasada ya no es relevante y debe dejarse de lado en favor de una forma nueva y mejor. No puedes ponerte demasiado nervioso por ello.

Esto es algo en lo que la mayoría de los equipos se equivocan. Crean algo que funciona y luego lo protegen. Pero el ritmo de estas cosas implica que hay que estar dispuesto a retirar elementos constantemente. Eliminamos algunas de nuestras automatizaciones de verano en cuestión de meses porque las versiones de Super Agent eran simplemente mejores. Eso no es un desperdicio, es una parte natural del proceso.

Fase 3: La biblioteca (debería haberlo terminado antes)

Vale, momento de sinceridad.

Si pudiera volver atrás, esto es lo que haría. Habría empezado a organizarme desde el primer día.

Esto es lo que ocurrió en realidad. Al cabo de nueve meses, teníamos flujos de trabajo de IA por todas partes. Cada equipo tenía los suyos propios. Cada persona tenía sus agentes de referencia. Pero nadie, ni siquiera yo, tenía una vista global de lo que realmente existía en toda la organización. Era potente, pero invisible.

Así que creé un inventario estructurado. Este es el momento en el que la transformación dejó de ser una serie de logros y empezó a convertirse en un sistema operativo. Dentro de ClickUp, cada agente de IA y flujo de trabajo activo recibe una tarea con campos personalizados que recogen todo lo que importa:

¿Qué función desempeña? Específica. No «ayuda con el marketing». ¿Qué tarea o proceso concreto gestiona este agente?

¿Cuál es el impacto? Ahorro de horas, ahorro de dinero, aumento del rendimiento. Números reales, no impresiones.

¿Quién es el responsable? ¿Quién lo creó, quién lo mantiene y a quién llamas cuando falla?

¿Con qué frecuencia se ejecuta? ¿Diariamente? ¿Semanalmente? ¿Bajo demanda? ¿De forma continua?

¿Dónde se encuentra? ClickUp Super Agent, Cursor, Retool, Replit, Hex, Claude Código, AirOps. Utilizamos muchas herramientas. La columna «Sistema» las registra todas.

¿Qué equipo? Y, lo que es más importante, ¿qué nivel de madurez?

📌 Ventaja de ClickUp: Cuando tienes cientos de flujos de trabajo repartidos entre los equipos, encontrar el adecuado se convierte en un problema en sí mismo. La búsqueda empresarial de ClickUp te permite buscar entre tareas, documentos, comentarios y herramientas conectadas sin depender del conocimiento implícito ni de quién haya creado el flujo de trabajo en primer lugar.

Hoy en día, esta lista cuenta con 230 flujos de trabajo. 169 activos. 40 en la hoja de ruta. 17 se están creando y evaluando activamente. Repartidos entre 13 equipos funcionales. Y como está en ClickUp, con campos personalizados, vistas y filtros reales, puedo segmentarla como quiera. Por equipo, por madurez, por impacto, por sistema, por estado. Es el panel de control de toda nuestra operación de IA.

230 flujos de trabajo de IA en 13 equipos: resultados reales

Aquí es donde guardo los recibos. Se trata de flujos de trabajo reales que se están ejecutando actualmente en producción, con números de impacto reales extraídos directamente de la biblioteca.

¿Qué impulsó este sistema en ClickUp?

ClickUp Chat para recopilar y compartir casos de uso públicamente ClickUp Tareas + Campos personalizados para catalogar flujos de trabajo, propiedad, impacto, sistema y madurez ClickUp Paneles y Vistas para supervisar la biblioteca entre equipos ClickUp Automatizaciones y Super Agentes para automatizar flujos de trabajo complejos de varios pasos ClickUp Brain y Brain MAX para analizar la biblioteca, detectar carencias y definir la hoja de ruta

Fase 4: Utilizamos la IA para evaluar nuestra propia IA

Aquí es donde se vuelve meta. Y, sinceramente, aquí es donde todo empezó a parecer un sistema de verdad en lugar de una colección de proyectos.

Una vez que los 230 flujos de trabajo se catalogaron en ClickUp con datos estructurados, le indiqué a ClickUp Brain que analizara la lista completa y le pedí que evaluara la organización. ¿Qué equipos están más avanzados? ¿Cuáles siguen estando en su mayoría en el nivel «asistido por IA»? ¿Dónde están las brechas entre funciones? ¿Qué deberíamos desarrollar a continuación?

La principal conclusión no fue sorprendente, pero sí importante: la mayoría de los equipos habían trabajado de forma aislada. Cada uno automatizaba sus propias tareas. Luego encadenaban esas automatizaciones para tareas a nivel de equipo. Pero los flujos de trabajo se detenían en los límites del equipo. El equipo de operaciones fue la excepción, ya que, por naturaleza, trabaja de forma interfuncional, por lo que sus agentes abarcaban de forma natural varios equipos.

¿Y el resto? Aislados.

Esa sola idea ya valió la pena todo el ejercicio, porque me mostró exactamente dónde reside la próxima ola de valor: en los espacios entre equipos. La conexión entre funciones. Los flujos de trabajo que conectan la demanda con los eventos sobre el terreno, con la comunidad y con el contenido. Esos no se crean de forma orgánica. Hay que diseñarlos.

Por primera vez, tengo una idea real de lo que existe en toda mi organización desde el punto de vista de la madurez de la IA. Y qué viene después, y por qué. Puedo establecer prioridades, asignar recursos, contratar personal y crear una hoja de ruta. Ahora es un programa de verdad.

⚠️ La madurez de la IA es lo que distingue el aprovechamiento del ruido

Unos cuantos flujos de trabajo buenos pueden parecer progreso. Un sistema real es diferente.

La Evaluación de madurez de ClickUp AI te ayuda a comprender en qué punto se encuentra tu equipo actualmente y qué debe cambiar antes de que la IA comience a extenderse por toda la organización.

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Fase 5: hojas de ruta, planes de coaching y nuevo ADN

La evaluación de madurez nos proporcionó dos elementos que cambiaron nuestra forma de gestionar el equipo de cara al futuro.

Primero: una hoja de ruta de IA real. Basándonos en las carencias identificadas por Brain, ahora tenemos 40 flujos de trabajo en cola con el estado «Hoja de ruta» en la misma lista de ClickUp. Puedo ver qué se está creando, quién es el responsable y la justificación que hay detrás. Se da prioridad a la integración entre departamentos. La brecha entre Demanda y Comunidad cuenta con un agente dedicado.

Se aborda la desconexión entre el PMM y los eventos sobre el terreno. Por primera vez, nuestra transformación de IA cuenta con una gestión de proyectos real detrás. Priorización. Asignación de recursos. Responsabilidad. Ya sabes, todo aquello que convierte las buenas ideas en resultados reales.

Segundo: planes de coaching personalizados. Cada miembro del equipo, yo incluido, recibe un plan para subsanar sus carencias en materia de IA. ¿En qué aspectos destacan? ¿En qué deben mejorar? ¿Qué flujos de trabajo específicos deben abordar a continuación? Y las personas que están más avanzadas se convierten en mentores de quienes aún están en fase de aprendizaje. Se trata de la capacitación de las personas impulsada por la evaluación de la IA.

También cambiamos nuestro perfil de contratación. A lo largo de todo este proceso, incorporamos deliberadamente al equipo a personas que son desarrolladores centrados en la IA. No solo entusiastas. Personas que entienden los sistemas de agentes complejos, que piensan en flujos de trabajo en lugar de tareas, que pueden crear algo y luego enseñar a otras tres personas cómo ampliarlo. Son el nuevo ADN de la organización y han sido multiplicadores de fuerza para todos los que les rodean.

Así es como seguiremos sacando partido y superando nuestra ratio de rendimiento por empleado.

🚀 Ventaja de ClickUp: Una vez que la IA empieza a extenderse por los equipos, el verdadero problema no es el acceso. Es la fragmentación. ClickUp Brain MAX ayuda a resolverlo proporcionando a los usuarios una única capa de IA de escritorio para todo su trabajo, con búsqueda conectada, múltiples modelos y la función «Talk to Text» integrada. Menos cambio de herramientas. Menos «¿dónde estaba eso?».

El manual resumido

Si estás leyendo esto y piensas «esto es pendiente», aquí tienes la versión que puedes imprimir y pegar en tu monitor.

Empieza con un mandato, no con una plataforma. La tecnología no importa si tu equipo no tiene el hábito de recurrir primero a la IA. Canal público. Envíos semanales. Requisitos mínimos. 6 semanas. Interactúa personalmente con cada uno de ellos.

Desmitifica y luego deja que se difunda. El mayor cambio no fue ningún flujo de trabajo en concreto. Fue el momento en que la gente se dio cuenta de que la IA no tiene por qué ser revolucionaria para ser valiosa. Comparte todo públicamente para que las ideas se reutilicen mediante el uso compartido.

Cuando surjan mejores herramientas, sube el listón. Super Agents hizo que la automatización compleja fuera accesible para personas sin conocimientos técnicos. Estate atento a estos puntos de inflexión en tu propio conjunto de herramientas y utilízalos para impulsar al equipo aún más.

Elimina tus proyectos favoritos constantemente. Algunas de nuestras automatizaciones de verano se retiraron en cuestión de meses. Bien. Eso significa que estamos mejorando más rápido de lo que nos estamos encariñando con ellas.

Cataloga todo. Antes de lo que crees que necesitas hacerlo. Si pudiera volver atrás, empezaría el inventario estructurado desde el primer día. La biblioteca no es documentación. Es la base para la evaluación, la planificación estratégica y el coaching impulsados por la IA. Sin ella, vas a ciegas.

Aplica la IA a sí misma. Una vez que tus flujos de trabajo estén en un sistema estructurado, deja que la IA los analice y te proporcione una evaluación de madurez. Detectará las deficiencias entre departamentos y los patrones de aislamiento más rápido que cualquier análisis humano.

Contrata a creadores. Necesitas un grupo de personas que sean auténticos operadores centrados en la IA. No solo crean para sí mismos. Enseñan, orientan y elevan el nivel de todos los que les rodean.

Gestionalo como si fuera un producto. Hoja de ruta. Backlog. Prioridades de sprint. Visibilidad. Atención del equipo directivo. Si tu transformación hacia la IA es un proyecto secundario, seguirá siendo un proyecto secundario.

🎥 Si quieres tener una visión más amplia de cómo es la transformación de la IA cuando se conecta con el trabajo real, este vídeo es un complemento útil para la guía anterior.

¿Qué fue lo que realmente hizo que este trabajo funcionara?

Si desglosamos toda la transformación hasta llegar a lo que realmente la hizo funcionar, todo se reduce a unos pocos patrones sencillos:

Hacia dónde va esto

Hace nueve meses, la IA era algo que nuestro equipo utilizaba cuando se acordaba. Hoy en día, contamos con 230 flujos de trabajo catalogados, un marco de madurez de tres niveles, una hoja de ruta priorizada, planes de coaching individualizados para cada miembro del equipo y un sistema que crece cada semana.

Pasamos de experimentos dispersos a un diseño estructurado. De agentes aislados a sistemas multifuncionales. De la elaboración de informes manuales a análisis automatizados del proceso. Y lo hicimos con las herramientas que ya teníamos, el personal que ya contábamos y el compromiso de tratar la madurez de la IA como un programa real, no como una mera aspiración.

La relación entre rendimiento y plantilla es la nueva medida de la competitividad de un equipo. Los equipos que construyen sistemas reales más allá del entusiasmo son los que saldrán ganando.

Estamos en una fase inicial. Y me siento optimista respecto a hacia dónde nos dirigimos.

Si tu equipo quiere hacer lo mismo, ClickUp te ofrece el sistema para crearlo, realizar el seguimiento y ampliarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tardó el equipo de marketing de ClickUp en crear su sistema operativo de IA?

El departamento de marketing de ClickUp creó su sistema operativo de IA estructurado en unos nueve meses, comenzando con un sencillo mandato de casos de uso semanales y evolucionando hasta convertirse en una biblioteca de seguimiento de 230 flujos de trabajo repartidos entre 13 equipos.

¿Cuál es la métrica más importante en una transformación basada en la IA?

Para este equipo, la relación entre rendimiento y plantilla era la métrica clave. Cada flujo de trabajo y cada agente se evaluaban en función de si aumentaban el rendimiento con el mismo equipo o lo mantenían con menos recursos.

¿Por qué ClickUp catalogó todos los flujos de trabajo de IA en un solo sistema?

Un inventario estructurado permitió realizar un seguimiento del impacto, la propiedad, la madurez y las deficiencias en toda la organización. Sin esa visibilidad, la adopción de la IA seguía siendo potente, pero invisible.

¿Qué hizo que la adopción de la IA se consolidara realmente en todo el equipo?

Los factores más importantes fueron la visibilidad de la participación de los líderes, un hábito semanal sin complicaciones, el uso compartido de casos de uso y herramientas que permitían a los usuarios sin conocimientos técnicos crear flujos de trabajo útiles dentro del sistema que ya utilizaban.

¿Cómo utilizó ClickUp la IA para mejorar su propia transformación hacia la IA?

Una vez catalogados los flujos de trabajo en ClickUp, el equipo utilizó ClickUp Brain para evaluar la madurez de la IA en todos los equipos, identificar carencias, priorizar oportunidades en la hoja de ruta y diseñar planes de formación para cada persona.