Abordemos la pregunta que se hacen la mayoría de los líderes de las pymes: ¿Se puede utilizar realmente la IA sin desarrolladores, científicos de datos o un departamento de TI?
¿La respuesta sencilla? Sí. Y no en un sentido «teórico, algún día», sino hoy mismo.
Para las pymes*, la adopción de la IA ya no significa:
- Integraciones personalizadas
- Consultores caros
- Conocimientos técnicos que no tienen
Puede empezar a utilizar IA sin código integrada directamente en las herramientas que su equipo ya utiliza. Herramientas de gestión de proyectos. Documentos. Comunicación del equipo. Y cuando la IA se integra directamente en esos flujos de trabajo, su adopción deja de ser un proyecto técnico y se convierte en una decisión empresarial.
Esta guía explica exactamente cómo lo están haciendo hoy en día las pymes sin conocimientos técnicos: cómo identificar flujos de trabajo preparados para la IA, elegir las herramientas adecuadas, evitar la proliferación de la IA y obtener resultados reales sin escribir una sola línea de código.
La realidad de la adopción de la IA por parte de las pequeñas empresas
La mayoría de los líderes de las pymes sienten dos verdades a la vez:
1️⃣ La IA podría hacer que su empresa fuera más competitiva2️⃣ No tiene desarrolladores, científicos de datos ni un gran equipo de TI
Esa tensión es real y es uno de los mayores obstáculos para la adopción de la IA en organizaciones sin conocimientos técnicos. Por eso muchas pymes se han mantenido al margen... hasta ahora.
La adopción de la IA está aumentando entre las pymes.
Los datos reflejan un cambio rápido y real:
- En Estados Unidos, el 57 % de las pymes invierten ahora en tecnología de IA, lo que supone un aumento espectacular con respecto al 36 % en 2023, y el 30 % de los empleados utilizan herramientas de IA a diario. Esto demuestra que la IA ha pasado de ser un experimento a formar parte del trabajo diario.
- A nivel mundial, alrededor del 76 % de las pymes están utilizando o explorando activamente herramientas de IA, con una demanda especialmente fuerte para casos de uso relacionados con las ventas y las previsiones.
- En la India, hasta el 78 % de las pymes afirman haber probado o utilizar la IA, a menudo para chatbots, optimización de marketing y creación de contenido. La mayoría de esas empresas afirman que aumenta sus ingresos.
Sin embargo, hay un matiz que vale la pena destacar: muchas pymes creen en el potencial de la IA, pero tienen dificultades para implementarla. Las encuestas muestran diferencias en cuanto a la confianza en las habilidades y la formación, y algunas empresas no están seguras de cómo obtener un valor cuantificable.
¿Por qué las pymes siguen teniendo dificultades para implementar la IA?
Esto se debe a que, a veces, las mismas herramientas destinadas a hacer útil la IA pueden crear más caos cuando están dispersas y desconectadas. Cuando los equipos tienen que manejar una docena de aplicaciones de IA independientes, cada una con su propio inicio de sesión y contexto, se produce la trinidad que ninguna empresa desea:
- Expansión de la IA : Demasiadas herramientas de IA dispares que no comprenden su trabajo real, además de aumentar los costes de la IA y hacer imposible una buena gobernanza.
- Expansión del contexto: cuando el conocimiento que tus empleados necesitan para realizar su trabajo se encuentra en múltiples lugares a la vez: documentos, pizarras, conversaciones de chat, correos electrónicos, etc.
- Dispersión del trabajo : la fragmentación de las actividades laborales en múltiples herramientas, plataformas y sistemas desconectados que no se comunican entre sí, lo que requiere un cambio constante de aplicaciones.
Por eso, muchas pymes que sí adoptan la IA no ven inmediatamente el impacto que esperaban. No es que la IA sea débil, sino que falta el contexto del flujo de trabajo que la rodea.
Entonces, ¿cuál es la solución?
La solución es un entorno de trabajo de IA convergente, una plataforma única que reúne sus proyectos, documentos, conversaciones e IA. En este entorno de trabajo unificado, todo su trabajo y toda su IA se encuentran en un solo lugar, lo que proporciona a la IA un contexto completo para ayudarle de la mejor manera posible.
Una forma sencilla de visualizar un entorno de trabajo de IA convergente:
¿Y cómo se crea un entorno de trabajo así? ¡La forma más sencilla es con ClickUp!
📮 ClickUp Insight: Nuestra encuesta sobre madurez en IA muestra que el 60 % de los gerentes y colaboradores individuales aún no tienen acceso a la IA en el trabajo. Y dado que más de la mitad de ellos trabajan en pequeñas empresas sin expertos en IA, en gran medida están solos.
Cuando roles clave como estos no pueden acceder y utilizar la IA de forma eficaz, esta simplemente no despega. El flujo de trabajo puede parecer confuso, desordenado o demasiado difícil de encajar en las tareas cotidianas.
ClickUp Brain elimina esas barreras al ofrecer IA de nivel empresarial directamente dentro del entorno de trabajo en el que ya confían los equipos. Sin configuración, sin cambio de herramientas, sin necesidad de especialistas: solo una herramienta de IA fácilmente accesible y altamente contextual que cualquiera puede utilizar con confianza desde el principio.
Con herramientas como ClickUp, la IA se integra en las herramientas que los equipos ya utilizan, desde la redacción de contenidos hasta la planificación de proyectos y la gestión de reuniones, lo que significa que los usuarios sin conocimientos técnicos pueden adoptar la IA sin depender del código o de un equipo técnico.
¡Vea este vídeo para aprender a evitar la proliferación de la IA y, al mismo tiempo, hacer que la IA realice el trabajo para su equipo! 👇🏽
Por qué la «IA sin código» es realmente importante
La IA sin código simplemente significa IA que puede utilizar sin necesidad de programar.
En lugar de modelos, API y scripts, interactúa con la IA a través de:
- Indicaciones en lenguaje natural
- Interfaces visuales
- Funciones preintegradas en sus herramientas existentes.
Para las pymes, esto es importante por una razón: las limitaciones.
- No dispone de presupuesto para largos ciclos de desarrollo.
- No tiene un equipo técnico esperando a la «fase dos».
- Y definitivamente no tiene tiempo para experimentar durante seis meses antes de ver el valor.
Este cambio convierte la adopción de la IA en una decisión relacionada con el flujo de trabajo, en lugar de un proyecto técnico.
La IA sin código reduce el tiempo de desarrollo, minimiza las barreras de coste y permite a los «desarrolladores ciudadanos» de todos los departamentos crear y utilizar la IA en su trabajo diario.
Su director de operaciones puede realizar la automatización de un proceso, o su coordinador de marketing puede redactar un resumen de campaña sin necesidad de enviar una solicitud al departamento de TI. Están capacitados para resolver sus propios problemas.
🎥 Descubra cómo ClickUp impulsa la ejecución de campañas basadas en IA para los profesionales del marketing:
IA preconfigurada frente a IA personalizada (cuándo necesita cada una)
¿Está atrapado en el «parálisis por análisis», debatiéndose entre utilizar una herramienta de IA sencilla y lista para usar o invertir en una solución compleja y personalizada?
La elección es sencilla:
- IA preconfigurada: viene lista para usar dentro de su software actual. Es perfecta para tareas comunes como la asistencia en la redacción, la automatización de tareas y el resumen de documentos.
- IA personalizada: Requiere que los desarrolladores creen una solución para la lógica empresarial única de su empresa. Esto solo es necesario para necesidades altamente especializadas.
| Tipo de IA | Lo mejor para | Ejemplos |
|---|---|---|
| IA preconfigurada | Redactar correos electrónicos, generar informes y resúmenes de reuniones. | Redactar correos electrónicos, generar informes y obtener resúmenes de reuniones. |
| IA personalizada | Algoritmos patentados, cumplimiento normativo específico del sector, procesamiento de datos único. | Modelos de precios personalizados, clasificación especializada de documentos. |
Para las pymes sin conocimientos técnicos, la IA preconfigurada cubre más del 95 % de los casos de uso valiosos. Puede aprovechar las ventajas de la IA de forma inmediata y evitar el coste, la complejidad y los retrasos de un proyecto de desarrollo personalizado.
📮ClickUp Insight: El 88 % de los participantes en nuestra encuesta utilizan herramientas de IA para tareas personales todos los días, y el 55 % las utiliza varias veces al día. ¿Y qué hay de la IA en el trabajo? Con una IA centralizada que impulsa todos los aspectos de la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y la colaboración, puede ahorrar hasta más de 3 horas a la semana, que de otro modo dedicaría a buscar información, ¡al igual que el 60,2 % de los usuarios de ClickUp!
Cómo identificar dónde encaja la IA en su empresa
Si su equipo dedica más tiempo a organizar el trabajo que a hacerlo, la IA puede ser de gran ayuda.
Para encontrar las oportunidades adecuadas, no empiece preguntándose «¿qué puede hacer la IA?», sino «¿dónde pierde más tiempo mi equipo?».
Realice una sencilla auditoría del flujo de trabajo. Pida a su equipo que identifique las tareas manuales, repetitivas o propensas a errores que realizan a diario o semanalmente. Busque cuellos de botella en la información, como el tiempo dedicado a buscar archivos, esperar actualizaciones de estado o volver a explicar el contexto a los compañeros.
Las tareas comunes preparadas para la IA en las pymes incluyen:
- Redacción de borradores de correos electrónicos y documentos
- Resumir reuniones largas en elementos de acción con viñetas.
- Actualización manual del estado de los proyectos en varios lugares
- Generación de informes semanales o mensuales
- Responder a las mismas preguntas recurrentes de los clientes o miembros del equipo.
💡 Consejo profesional: Convierta el interés abstracto en un plan de acción concreto mediante el seguimiento de las oportunidades de IA en una sencilla lista de ClickUp. Piense en ello como una lista de tareas de uso compartido y estructurada que todo su equipo puede ver y actualizar. Cree una fila por cada tarea y, a continuación, añada columnas para cosas como con qué frecuencia surge, cuánto tiempo lleva hoy y qué tan doloroso resulta. Los patrones surgen rápidamente, lo que hace evidente qué flujos de trabajo son los mejores para poner a prueba primero con IA.
Casos de uso de IA para equipos sin conocimientos técnicos
Ahora que ha identificado dónde pierde tiempo su equipo, veamos cómo la adopción de la IA puede ayudarle a recuperarlo.
Gestión de proyectos y automatización de tareas
Para la mayoría de los equipos pequeños, la gestión de proyectos no es una actividad de liderazgo glamurosa, sino un trabajo tedioso disfrazado de progreso. Los gestores de proyectos suelen pasar sus días creando manualmente subtareas, persiguiendo a la gente para que les informe del estado de los proyectos y reasignando el trabajo. Esto no les deja tiempo para la planificación estratégica, lo que provoca que los proyectos se retrasen y frustra a los miembros más valiosos del equipo.
👀 ¿Sabías que... Según un estudio reciente realizado a 2000 trabajadores de oficina en el Reino Unido, los empleados dedican una media de cinco horas y 42 minutos a la semana a tareas administrativas rutinarias, como redactar correos electrónicos, preparar informes, analizar datos e introducir información manualmente. Todas estas tareas podrían automatizarse.
Basándonos en el salario medio de una oficina en el Reino Unido, que ronda las 56 000 £, esta pérdida de tiempo equivale a unos 387 millones de libras en productividad perdida cada día laborable y a más de 100 000 millones de libras al año en todas las empresas del Reino Unido.
Por lo tanto, la pregunta no es si los equipos de proyecto deben realizar la automatización, sino cómo los equipos sin recursos técnicos pueden hacerlo realidad.
En lugar de pensar en la automatización como «otra herramienta más que añadir», considérela como una inteligencia que reduce el trabajo relacionado con el trabajo para que las personas puedan centrarse en el trabajo real.
Elimine el trabajo superfluo con ClickUp Automatizaciones.
ClickUp Automations permite a los equipos definir reglas sencillas y sin código para automatizar tareas repetitivas antes de que nadie tenga que pensárselo dos veces. Por ejemplo:
- Cuando el estado de una tarea pase a En revisión, asígnela automáticamente al revisor designado.
- Cuando se acerque la fecha límite, publique un comentario recordatorio en el hilo de la tarea.
- Cuando cambie una bandera de prioridad, avise a las personas adecuadas al instante.
Estas automatizaciones se componen de desencadenantes (como un cambio de estado) y acciones (como añadir un comentario), y ahorran tiempo y esfuerzo a su equipo para que pueda centrarse en lo que realmente importa.
Acceda a una IA que entiende su trabajo, no solo sus palabras.
Mientras que los asistentes de IA tradicionales se basan en fragmentos pegados y indicaciones repetitivas, ClickUp Brain te ofrece un contexto completo. Vive dentro de tus tareas, documentos, chats y flujos de trabajo en ClickUp, y ve el progreso que ya has realizado.
En lugar de pedirle a una IA genérica que reescriba el resumen de un proyecto, puede @mencionar a ClickUp Brain directamente en un comentario de tarea o mensaje de chat y decir algo como:
«Brain, crea tareas y subtareas a partir de este resumen del proyecto y asigna propietarios en función de la carga de trabajo».
«Brain, crea tareas y subtareas a partir de este resumen del proyecto y asigna propietarios en función de la carga de trabajo».
Brain interpreta el contexto de ese comentario (el proyecto, las tareas existentes, los roles, los plazos) y genera subtareas estructuradas y viables dentro de su entorno de trabajo. No es necesario exportar, copiar ni reformatear.
Esto transformará a sus gestores de gestión de proyectos de simples verificadores de tareas en líderes estratégicos. 🛠️
Gestione los flujos de trabajo de principio a fin con Super Agents.
Los Super Agents de ClickUp van aún más allá, ya que actúan como compañeros de equipo dinámicos integrados en su flujo de trabajo. A diferencia de los asistentes bot independientes, los Super Agents de ClickUp son ambientales: observan su entorno de trabajo en busca de cambios y se desencadenan cuando se cumplen condiciones o actualizaciones específicas. Puede asignarles tareas y hacer que ejecuten de forma autónoma partes de un proceso de principio a fin.
Piense en un superagente que:
- Lee las solicitudes entrantes.
- Las clasifica y prioriza.
- Crea las tareas adecuadas
- Las asigna en función de la carga de trabajo y la experiencia.
- Actualiza automáticamente a las partes interesadas.
No, no es una hipótesis. Equipos como el suyo confían en estos casos de uso para liberar capacidad humana para el trabajo estratégico.
🤝 Historia de un cliente: ClickUp X Bell Direct
😓 El problema: «El trabajo sobre el trabajo» estaba bloqueando la productividad real
El equipo de operaciones de Bell Direct estaba desbordado. Cada día gestionaban más de 800 correos electrónicos de clientes, cada uno de los cuales requería una lectura manual, una clasificación, una categorización y un envío a la persona adecuada. La situación ejercía presión sobre la eficiencia, la visibilidad y la calidad del servicio del equipo, a pesar de que la empresa ofrecía buenos resultados a los clientes.
✅ La solución: un entorno de trabajo unificado + agentes de IA que funcionan como compañeros de equipo
En lugar de añadir otra herramienta desconectada al conjunto, Bell Direct eligió ClickUp como su centro de comandos central. Consolidaron todo, desde tareas y documentos hasta procesos y conocimientos, en un único entorno de trabajo donde la IA tenía todo el contexto.
En lugar de depender de bots o plantillas genéricas, implementaron un Superagente al que llamaron «Delegator».
Se trata de un compañero de equipo autónomo entrenado para clasificar el trabajo entrante:
- Lee todos los correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada compartida.
- Clasifica la urgencia, el cliente y el tema utilizando campos personalizados con IA.
- Prioriza y asigna cada tarea a la persona adecuada en tiempo real.
- Todo ello sin necesidad de intervención manual por parte de operadores humanos.
😄 El impacto: ganancias operativas cuantificables
- Aumento del 20 % en la eficiencia operativa, lo que significa que más trabajo está terminado más rápido con los mismos recursos.
- Se libera el equivalente a la capacidad de dos empleados a tiempo completo, que ahora están disponibles para tareas estratégicas de alto valor.
- Más de 800 correos electrónicos diarios de clientes clasificados en tiempo real. Se mejoró la consistencia del servicio y aumentó el impacto en los clientes.
El Super Agent ahora dirige el trabajo como lo haría un humano, pero a la velocidad y escala de una máquina.
«Cualquiera puede empezar a utilizar los agentes de IA, no es necesario tener conocimientos de desarrollo. ClickUp ha facilitado enormemente la configuración de agentes y la introducción gradual de la IA en nuestro modelo operativo».
«Cualquiera puede empezar a utilizar los agentes de IA, no es necesario tener conocimientos de desarrollo. ClickUp ha facilitado enormemente la configuración de agentes y la introducción gradual de la IA en nuestro modelo operativo».
Esa es la verdadera oportunidad de la adopción de la IA sin conocimientos técnicos: cuando la IA no es «otra cosa más que aprender», sino «otro miembro del equipo en el que puedes apoyarte».
Creación de documentos y gestión del conocimiento
Si hay algo que mata silenciosamente la productividad en las pymes, es reinventar la rueda. Los equipos recrean documentos una y otra vez, improvisan presentaciones a partir de su memoria o pasan días realizando el seguimiento de un archivo que saben que existe en algún lugar.
🧠 Dato curioso: hemos descubierto que 1 de cada 5 profesionales dedica más de 3 horas al día solo a buscar archivos, mensajes o información adicional sobre sus tareas.
Cuando sus conocimientos se encuentran en un lugar, sus tareas en otro y las notas de las reuniones en un tercero, las herramientas de IA generativa no comprenden de forma inherente el contexto de su empresa.
Pueden escribir texto, pero no pueden responder a preguntas como:
«¿Cuál es la última versión de la guía de incorporación de clientes que Jane escribió el trimestre pasado?»
«¿Cuál es la última versión de la guía de incorporación de clientes que Jane escribió el trimestre pasado?»
... sin copiar y pegar ni exportar.
Para resolver este problema:
Centralice sus conocimientos en ClickUp Docs.
Empiece con ClickUp Docs como espacio de trabajo centralizado para el conocimiento de su equipo. Los repositorios, los POE, las propuestas, las agendas de reuniones, las wikis y mucho más se encuentran aquí y están enlazados al trabajo que se deriva de ellos.
Desde un documento, puede:
- Etiqueta a tus compañeros para que te den su opinión.
- Convierta el texto en tareas asignables.
- Incorpore estados de tareas y widgets.
- Actualice el progreso del proyecto sin salir de su superficie de escritura.
Los documentos no son páginas aisladas. ¡Están conectados a su trabajo!
Ahora incorpore ClickUp Brain: IA que realmente entiende el contexto de su entorno de trabajo. En lugar de generar texto genérico, Brain redacta y perfecciona el contenido basándose en sus tareas, prioridades e historial de trabajo existentes. Redacte un POE, cree una agenda de reuniones o perfeccione un informe, todo en un entorno conectado.
Eso por sí solo reduce la fricción. Pero el verdadero multiplicador es cómo encontrar la información.
💡 Consejo profesional: ¿Le encanta la idea de centralizar el conocimiento, pero odia crear documentación?
Las barreras de la escritura ralentizan el pensamiento. En lugar de detenerte a escribir, ¿qué pasaría si pudieras dictar tus documentos en voz alta y la IA los puliera, estructurara y colocara el texto en el lugar adecuado? Con ClickUp Talk to Text transcribiendo tu discurso, tú y tu equipo redactarán documentos completos cuatro veces más rápido que lo que lo hacían manualmente.
Haga que sus conocimientos sean consultables.
Imagina que le pides a un motor de búsqueda de IA información sobre tu empresa y este realmente conoce tu negocio. Eso es lo que ofrece la búsqueda empresarial de ClickUp. Está conectada a todo tu entorno de trabajo y a las aplicaciones enlazadas. En lugar de escribir palabras clave en una barra de búsqueda aislada y desplazarte por docenas de resultados no relacionados, puedes obtener respuestas muy relevantes de:
- Documentos
- Tareas
- Comentarios
- Archivos adjuntos
- Archivos de aplicaciones conectadas como Google Drive, OneDrive, Slack, Confluence o GitHub.
La búsqueda empresarial funciona como Google, excepto que realmente entiende el contexto y la relevancia de su empresa, lo que permite reducir las respuestas en cuestión de segundos. Esto ahorra a los equipos horas de búsqueda de contexto y ayuda a los nuevos empleados a incorporarse más rápidamente, ya que las respuestas son verdaderamente autoservicio.
💡 Consejo profesional: ¿Quiere buscar en la web y en el conocimiento de su empresa al mismo tiempo? Pruebe ClickUp Brain MAX, su superaplicación de IA para escritorio. Busque en todas sus herramientas y aplicaciones conectadas con una sola consulta. Pregunte a su IA cualquier cosa, desde «¿Qué hay en el último documento presupuestario?» hasta «Extraiga las métricas clave de los planes de este trimestre».
📚 Lea también: Estrategias de gestión del conocimiento
Comunicación del equipo y resúmenes de reuniones
Se supone que las reuniones sirven para crear consenso. En realidad, a menudo generan más trabajo. Alguien se apresura a tomar notas, las tareas pendientes quedan sepultadas en los hilos de chat y quienes no han podido asistir a la llamada se quedan con la duda de qué es lo realmente importante.
Acabe con este ciclo gracias al tomador de notas con IA de ClickUp AI. Puede unirse automáticamente a sus reuniones virtuales, grabar y transcribir la conversación y, a continuación, generar resúmenes concisos de la reunión. Incluso identifica los elementos que puede convertir en tareas de ClickUp con un solo clic. En lugar de reescribir las notas después de la llamada, sale de la reunión con las tareas ya creadas en el mismo lugar donde su equipo gestiona el trabajo.
Cuando las notas de las reuniones se guardan junto con los proyectos y tareas a los que se refieren, el contexto no se pierde y la responsabilidad queda clara.
Herramientas de IA sin código que pueden utilizar equipos sin conocimientos técnicos
El mercado está inundado de herramientas de IA. Y si le cuesta entender la diferencia entre un asistente de redacción, una plataforma de automatización y una solución todo en uno, no es el único.
Debido a esta confusión, muchas pymes adoptan una docena de herramientas independientes diferentes que no se comunican entre sí, lo que crea una pesadilla de expansión de la IA. Su equipo termina copiando y pegando información entre aplicaciones, lo que frustra por completo el propósito de utilizar la IA para mejorar la eficiencia, especialmente cuando ya se maneja un promedio de 11 aplicaciones al día.
A continuación, le ofrecemos un resumen de la situación actual:
- Plataformas de trabajo todo en uno con IA integrada: estas herramientas, como ClickUp, combinan la gestión de proyectos, los documentos y la comunicación con funciones de IA nativas. Este es el modelo más eficiente.
- Asistentes de escritura de IA independientes: son excelentes para generar contenido, pero están desconectados de su trabajo y requieren copiar y pegar manualmente.
- Herramientas de IA para reuniones: proporcionan transcripciones y resúmenes, pero tienen limitaciones si no se conectan directamente a su sistema de gestión de tareas.
- Plataformas de automatización: pueden conectar diferentes aplicaciones, pero requieren una configuración técnica y no proporcionan la asistencia inteligente y contextualizada de la IA integrada.
Aunque las herramientas independientes pueden parecer atractivas para un único propósito, a largo plazo añaden complejidad y costes. Una IA integrada en una plataforma unificada reduce el número de herramientas y aumenta su potencia. Este es el valor de un entorno de trabajo de IA convergente: una IA que funciona en todos sus proyectos, documentos y reuniones con un contexto completo, lo que la hace más inteligente y útil.
📮 ClickUp Insight: ¿Puede su asistente de IA o Copilot señalar problemas de forma proactiva? Solo el 9 % de los participantes en nuestra encuesta sobre madurez de la IA afirman que su IA puede anticipar y resolver problemas de forma independiente. Esto se debe a que la mayoría de las herramientas de IA funcionan dentro de aplicaciones desconectadas y no tienen visibilidad alguna de las dependencias o los obstáculos.
Cuando un sistema de IA no puede visualizar las conexiones entre los flujos de trabajo, no puede detectar los riesgos de forma temprana ni ayudar a los equipos a mantenerse a la vanguardia.
ClickUp Brain opera dentro de un entorno de trabajo de IA convergente en el que las dependencias, los plazos y el progreso de los proyectos están conectados entre sí. Puede informarle sobre lo que se discutió en la reunión de la semana pasada, qué tareas se han retrasado e incluso ayudarle a reajustar su agenda semanal en función de las prioridades definidas.
Cómo empezar a utilizar la IA en su empresa
Ya ha visto las posibilidades. Ahora, aquí tiene una guía práctica de cuatro pasos para empezar sin necesidad de un equipo técnico.
Paso 1: Identifique las tareas repetitivas que consumen el tiempo de su equipo.
Revise la auditoría que realizó anteriormente. Pida a cada miembro del equipo que enumere las tres tareas que más tiempo le han hecho perder durante la última semana. Busque patrones. Es posible que algunos miembros del equipo dediquen mucho tiempo a reuniones de actualización de estado, a generar informes manuales, a establecer formatos en documentos o a buscar información.
Cree una lista de oportunidades de IA capturando estas tareas en una sencilla lista de ClickUp. Recuerde que las mejores candidatas para la IA suelen ser las tareas más aburridas y tediosas, no las más complejas.
Paso 2: Elija un caso de uso de alto impacto para poner a prueba
Resista la tentación de transformar toda su empresa de una sola vez. Esta es la principal razón por la que fracasan las iniciativas de adopción de la IA. En su lugar, elija un pequeño proyecto piloto.
Su programa piloto debe estar destinado a un flujo de trabajo que:
- Frecuente: una tarea que se realiza a diario o semanalmente.
- Requiere mucho tiempo: algo que actualmente supone un esfuerzo manual considerable.
- Medible: un proceso con métricas de éxito claras, como el tiempo ahorrado o la reducción de errores.
- Compatible con: un flujo de trabajo en el que participe un miembro del equipo que esté entusiasmado con la nueva herramienta.
Algunos buenos ejemplos son la generación de informes de estado semanales, el resumen de notas de reuniones o la creación de borradores de contenido de marketing.
Paso 3: Elija una herramienta que se integre con su flujo de trabajo actual.
La mejor herramienta de IA es aquella que su equipo realmente utilizará... porque se integra perfectamente en su proceso actual. Añadir otra aplicación independiente significa más cambios de contexto. Esta es una receta para el fracaso de la adopción.
Debería requerir una configuración mínima y proporcionar una IA que comprenda su contexto de trabajo específico. Por eso, un entorno de trabajo de IA convergente es la solución ideal: la IA se integra directamente en la gestión de proyectos, los documentos y la comunicación, y no se añade a posteriori.
💡 Consejo profesional: si está integrando nuevas herramientas en sus flujos de trabajo existentes, considere la posibilidad de utilizar una plantilla de integración de software para gestionar el proceso de forma sistemática.
Paso 4: Mida los resultados y amplíe a partir de ahí.
Antes de comenzar su prueba piloto, defina qué significa para usted el intento correcto. Podría ser
- Ahorro de tiempo por tarea
- Más proyectos completados por semana, o
- Reducción de errores
Ejecute la prueba piloto durante dos a cuatro semanas para que el equipo tenga tiempo de adquirir nuevos hábitos.
Realice un seguimiento de estas métricas de productividad en tiempo real con los paneles de control de ClickUp. Los paneles de control crean una representación visual de alto nivel del trabajo de su equipo. Convierten los datos de sus tareas en gráficos y resúmenes de IA fáciles de entender. Esto le permite ver el impacto de la adopción de la IA y crear un caso para ampliar su uso a otras áreas de la empresa.
Formación del equipo para la adopción de la IA (es más sencillo de lo que cree)
Es natural dudar antes de introducir otra herramienta más. ¿La utilizará realmente el equipo? ¿Supondrá esto semanas de formación que no tienes tiempo para impartir? Para muchos líderes, el miedo no es la IA en sí misma, sino la gestión del cambio que conlleva.
La realidad es mucho más sencilla. Si su equipo sabe buscar, hacer clic y escribir, ya tiene las habilidades necesarias para utilizar la IA de forma eficaz.
Aquí tiene un sencillo enfoque de formación para pymes:
- Céntrese en un caso de uso: no intente enseñar todo a la vez. Empiece por mostrar al equipo cómo la IA puede resolver un problema específico y molesto.
- Muéstrelo, no lo cuente: demuestre el funcionamiento de la IA. Una demostración de cinco minutos es más eficaz que un manual de 50 páginas, y ClickUp Clips puede ayudarle a grabar un tutorial compartiendo pantalla en muy poco tiempo.
- Fomente la experimentación: la IA mejora con la práctica. Anime a su equipo a perfeccionar sus indicaciones y a realizar el uso compartido de lo que funciona.
- Cree una biblioteca de indicaciones: almacene ejemplos de indicaciones eficaces que todo el equipo pueda utilizar y a las que pueda contribuir en un documento compartido de ClickUp Doc.
Es posible que algunos miembros del equipo se muestren escépticos. Empareje a estos miembros con un usuario pionero, céntrese en las ventajas que supone el ahorro de tiempo y deje que los resultados hablen por sí mismos. La mayoría de los equipos se vuelven productivos con la IA integrada en un día y competentes en una semana.
📮ClickUp Insight: La mitad de nuestros encuestados tiene dificultades para adoptar la IA; el 23 % simplemente no sabe por dónde empezar, mientras que el 27 % necesita más formación para realizar tareas avanzadas. ClickUp resuelve este problema con una interfaz de chat familiar que se parece a los mensajes de texto. Los equipos pueden empezar directamente con preguntas y solicitudes sencillas y, a medida que avanzan, descubrir de forma natural funciones de automatización y flujos de trabajo más potentes, sin la intimidante curva de aprendizaje que frena a tanta gente.
Errores comunes que se deben evitar al adoptar la IA (pensar demasiado, infrautilizar)
Para garantizar el intento correcto de adopción de la IA, aprenda de estos errores comunes que cometen las pymes.
- Error: Esperar el caso de uso perfecto El problema: Los equipos retrasan indefinidamente la implementación, buscando la aplicación ideal de IA La solución: Empiece con cualquier tarea repetitiva. Aprenderá más haciéndolo que debatiéndolo.
- El problema: los equipos se retrasan indefinidamente buscando la aplicación de IA ideal.
- La solución: Empieza con cualquier tarea repetitiva. Obtendrás más información haciendo que debatiendo.
- Error: Adoptar demasiadas herramientas de IA a la vez El problema: Esto crea una proliferación de IA, un caos de herramientas desconectadas que funcionan de forma aislada La solución: Elija una plataforma unificada con IA integrada en lugar de intentar reunir un conjunto de soluciones puntuales
- El problema: esto crea una proliferación de IA, un caos de herramientas desconectadas que funcionan de forma aislada.
- La solución: elija una plataforma unificada con IA integrada en lugar de intentar reunir un conjunto de soluciones puntuales.
- Error: Esperar que la IA funcione sin contexto El problema: Las herramientas de IA genéricas no conocen su empresa, sus proyectos ni la terminología de su equipo La solución: Utilice una IA contextual que tenga una conexión con sus datos de trabajo reales, de modo que pueda proporcionar una asistencia relevante y útil
- El problema: las herramientas genéricas de IA no conocen su empresa, sus proyectos ni la terminología de su equipo.
- La solución: utilice una IA contextual que esté conectada a sus datos de trabajo reales, de modo que pueda proporcionar una asistencia relevante y útil.
- Error: No iterar en las indicaciones El problema: El primer intento rara vez produce un resultado perfecto, y los equipos se rinden demasiado rápido La solución: Trate a la IA como a un nuevo miembro del equipo. Proporcione comentarios y refine sus instrucciones con el tiempo
- El problema: el primer intento rara vez produce un resultado perfecto, y los equipos se rinden demasiado rápido.
- La solución: Trate a la IA como si fuera un nuevo miembro del equipo. Proporcione comentarios y refine sus instrucciones con el tiempo.
- Error: Saltarse el paso de la medición El problema: Sin métricas, no se puede demostrar el valor de la herramienta ni justificar la ampliación de su uso La solución: Defina sus criterios de éxito por adelantado y realice un seguimiento constante de los mismos
- El problema: sin métricas, no se puede demostrar el valor de la herramienta ni justificar la ampliación de su uso.
- La solución: defina sus criterios de éxito por adelantado y realice un seguimiento constante de los mismos.
- El problema: los equipos se retrasan indefinidamente buscando la aplicación de IA ideal.
- La solución: Empieza con cualquier tarea repetitiva. Obtendrás más información haciendo que debatiendo.
- El problema: esto crea una proliferación de IA, un caos de herramientas desconectadas que funcionan de forma aislada.
- La solución: elija una plataforma unificada con IA integrada en lugar de intentar reunir un conjunto de soluciones puntuales.
- El problema: las herramientas genéricas de IA no conocen su empresa, sus proyectos ni la terminología de su equipo.
- La solución: utilice una IA contextual que esté conectada a sus datos de trabajo reales, de modo que pueda proporcionar una asistencia relevante y útil.
- El problema: el primer intento rara vez produce un resultado perfecto, y los equipos se rinden demasiado rápido.
- La solución: Trate a la IA como si fuera un nuevo miembro del equipo. Proporcione comentarios y refine sus instrucciones con el tiempo.
- El problema: sin métricas, no se puede demostrar el valor de la herramienta ni justificar la ampliación de su uso.
- La solución: defina sus criterios de éxito por adelantado y realice un seguimiento constante de los mismos.
Cómo ClickUp facilita la adopción de la IA para todos los equipos
Las pymes necesitan una IA que funcione sin un equipo técnico, que se adapte de forma natural a los flujos de trabajo existentes y que no contribuya a la proliferación de herramientas. El verdadero reto es encontrar algo que sea potente y fácil de usar. Sin la plataforma adecuada, los equipos suelen acabar haciendo malabarismos con herramientas inconexas, trabajando con una IA que carece de contexto y dejando mucho potencial sin aprovechar.
ClickUp aborda esta cuestión con un entorno de trabajo de IA convergente. Reúne la gestión de proyectos, los documentos y la comunicación del equipo en una única plataforma con funciones de IA nativas integradas en todo el sistema.
Con ClickUp Brain, puede formular preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas de todo su espacio de trabajo, incluidos proyectos, documentos, comentarios y chats. Le ayuda a generar contenido, resumir el trabajo y mostrar las acciones pendientes sin obligarle a cambiar de herramienta. Para mayor flexibilidad, Brain MAX le da acceso a múltiples modelos de IA líderes para que pueda elegir el más adecuado para cada tarea.
Como todo se encuentra en un solo lugar, la IA tiene un contexto completo de su trabajo, y su equipo solo tiene que aprender a utilizar una herramienta. Los equipos que adoptan un enfoque unificado ahora pueden avanzar más rápido y ofrecer más, mientras que otros se quedan estancados en flujos de trabajo manuales. 🤩
¿Está listo para ver cómo la IA puede funcionar para su equipo sin necesidad de ninguna configuración técnica? ¡Pruebe ClickUp hoy mismo!
Preguntas frecuentes (FAQ)
La IA sin código significa que su equipo puede utilizar la IA a través de interfaces sencillas, como escribir preguntas en inglés sencillo o hacer clic en botones, sin necesidad de tener conocimientos de programación.
Sí, muchas herramientas modernas de IA ofrecen integraciones, pero la experiencia más fluida proviene de una plataforma con IA integrada, donde la IA ya tiene acceso a su trabajo sin necesidad de una configuración adicional.
La mayoría de los equipos observan un ahorro de tiempo durante la primera semana de uso de la IA integrada para tareas como escribir o resumir, y las ganancias de productividad más significativas suelen aparecer durante el primer mes.
La IA integrada tiene acceso directo a sus proyectos y documentos para ofrecer ayuda contextualizada, mientras que las herramientas de IA independientes requieren copiar y pegar información, lo que genera trabajo adicional y pérdida de contexto valioso.