¿Un gran presupuesto, un equipo numeroso y un cronograma flexible garantizan el intento correcto de un proyecto de construcción?
Resulta que no siempre. Tomemos como ejemplo el aeropuerto de Brandeburgo, en Berlín, que finalmente abrió sus puertas tras nueve años de retrasos en la construcción causados por defectos de diseño y una mala plan.
Los retrasos en los proyectos son la pesadilla de todos los equipos de construcción. No solo resultan en incumplimientos en los cronogramas, sino que a menudo acaban costando al proyecto más dinero del previsto.
Entonces, ¿cómo se gestionan los retrasos en proyectos como los del sector de la construcción, ya sea en una obra pequeña o en una construcción de un millón de dólares?
Este artículo describe pasos prácticos y estrategias probadas que le ayudarán a comprender cómo gestionar los retrasos en los proyectos de construcción.
Causas comunes de los retrasos en los proyectos de construcción
Si dedica tiempo a revisar informes de construcción, se hace evidente que los retrasos en la construcción son previsibles en cualquier proyecto complejo. Desde planes de proyecto obsoletos hasta circunstancias imprevistas, e incluso retrasos no críticos que se acumulan lentamente, no faltan motivos para culpar a alguien.
Estas son algunas de las causas más comunes de estos retrasos:
- Calendarios de proyectos de poco realismo que ignoran la secuenciación, los plazos de entrega o el esfuerzo real que requiere cada oficio.
- Los planos incompletos o defectuosos provocan repeticiones, pedidos de cambio y problemas de coordinación durante la ejecución del proyecto.
- Escasez de mano de obra, especialmente cuando los trabajadores cualificados se ven obligados a hacer frente a múltiples retrasos o se ven absorbidos por otros trabajos.
- Problemas en la cadena de suministro y escasez de materiales, que crean un efecto dominó y paralizan fases completas del proyecto de construcción.
- La falta de comunicación clara entre el equipo del proyecto, los subcontratistas y las partes interesadas, lo que provoca conflictos de programación y retrasos críticos.
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Cómo gestionar un retraso en un proyecto de construcción
A continuación, le indicamos cómo gestionar los retrasos en un proyecto de construcción cuando las cosas empiezan a desviarse del calendario previsto.
Evalúa la causa raíz.
Identificar los cuellos de botella antes de que se conviertan en retrasos críticos puede afectar significativamente al cronograma de su proyecto de construcción.
¿Pero cómo?
Aunque parezca increíble, es posible que su equipo dedique más del 60 % de su tiempo exclusivamente a la búsqueda de información. Eso por sí solo es suficiente para actuar como desencadenante de retrasos en la construcción. Y lo que es peor, toda esa búsqueda no siempre conduce a respuestas, sino solo a horas perdidas.
Aquí es donde ClickUp entra en juego como su entorno de trabajo de IA convergente o, en este caso, como una plataforma todo en uno para la gestión de proyectos de construcción.
ClickUp combina una única interfaz basada en inteligencia artificial con herramientas de gestión de proyectos, intercambio de conocimientos y colaboración para eliminar la dispersión del trabajo que resulta en dichos retrasos.
El proceso comienza con ClickUp Calendar, donde la IA ayuda a gestionar su carga de trabajo diaria programando automáticamente las tareas de alta prioridad de su lista de tareas pendientes, bloqueando el tiempo de concentración y ajustando las tareas a medida que cambian las prioridades.
Además, se sincroniza con Google Calendar, Outlook y las reuniones en Zoom o Teams para ahorrarle la molestia de abrir demasiadas pestañas y cambiar de contexto entre herramientas.
📌Truco rápido: ¿Necesitas prepararte para un vertido de hormigón, inspeccionar materiales y revisar las listas de control de los subcontratistas? Añade cada elemento como una tarea de ClickUp a tu entorno de trabajo de ClickUp y el calendario de ClickUp, impulsado por IA, lo encajará en tu día sin que tengas que mover un dedo.
¿Qué pasa si quieres cuantificar el progreso de tu proyecto en tiempo real para identificar los cuellos de botella?
Los paneles de ClickUp le ayudan a hacerlo con funciones de elaboración de informes personalizados. Puede visualizar cada fase, supervisar el rendimiento del equipo y realizar un seguimiento de los hitos con facilidad.
¿Necesita supervisar los retrasos en la entrega de equipos o comparar las horas plan con las reales? Añada gráficos en tiempo real y barras de progreso para visualizarlo de un vistazo.
Incluso puede mostrar gráficos de burndown para realizar un seguimiento del trabajo restante o tarjetas de control de tiempo para ver si se está ajustando a las estimaciones.
🔎 ¿Sabías que...? Según el informe State of Construction Scheduling 2025, solo el 16 % de los encuestados afirmó utilizar herramientas de IA/automatización para la programación.
¿Busca algo más sencillo para realizar el seguimiento de su proyecto? Puede probar la plantilla de seguimiento de proyectos de ClickUp.
Esta plantilla le facilita la gestión de varios equipos y cronogramas cambiantes. Le ayuda a mantenerse organizado, mantiene a todos alineados y ofrece una visibilidad completa de cada fase.
💡 Consejo profesional: Evite las prisas de última hora y la confusión del cliente creando una lista de control para la entrega del proyecto de construcción, con el fin de asegurarse de que todos los documentos, detalles y entregables estén en cuenta antes de entregar la clave.
Comuníquese con las partes interesadas.
La falta de comunicación es uno de los principales colaboradores en los retrasos en la construcción, a menudo más perjudicial que las condiciones meteorológicas o la escasez de materiales. De hecho, el 52 % de las repeticiones en los proyectos de construcción se deben a la falta de comunicación y al acceso insuficiente a los datos del proyecto.
Para evitarlo, la comunicación constante con las partes interesadas debe ir más allá de las actualizaciones del período o los correos electrónicos superficiales. Esto es lo que significa:
- Establezca de antemano la frecuencia de comunicación: antes de que comience la construcción, acuerde con qué frecuencia se hará uso compartido de las actualizaciones (¿semanalmente? ¿quincenalmente?) y en qué formato (¿resúmenes de correo electrónico, elaboración de informes, llamadas rápidas?)
- Adapta las actualizaciones según el público: el propietario del proyecto no necesita saber el tiempo de entrega de cada panel de ventana, pero sí necesita tener una idea clara del estado del proyecto, la situación del presupuesto y las áreas de riesgo. Por otro lado, tus subcontratistas necesitan actualizaciones tácticas en tiempo real. Segmentar tus comunicaciones por tipo de parte interesada reduce la sobrecarga y mejora la claridad.
💡 Consejo profesional: con los agentes de ClickUp AI, puede crear plantillas de informes independientes que recopilen los datos relevantes para cada público y publicar las actualizaciones en la tarea correspondiente o en el canal de chat de ClickUp. Por ejemplo, un agente publica una «Actualización semanal del propietario» con el resumen del presupuesto y el estado del proyecto; otro publica un «Resumen del equipo de campo» con las acciones inmediatas y los obstáculos que se avecinan.
- Utilice un canal centralizado para las actualizaciones: ya sea una intranet, ClickUp o un Google Drive compartido, disponer de un único lugar donde se almacenen las actualizaciones reduce los momentos de «¿Dónde está ese archivo?».
Con ClickUp Doc, puede crear, almacenar y colaborar en todo su documento, desde POEEs y protocolos de seguridad hasta contratos de construcción y cambios de alcance, en un solo lugar.
ClickUp Doc, con tecnología de IA, le ofrece potentes herramientas de edición, enlaces inteligentes, marcadores y la posibilidad de insertar tablas y cronogramas para obtener una visión más clara del proyecto. Puede establecer permisos, exportar documentos y, lo que es más importante, vincularlos directamente a las tareas, proporcionando a los miembros del equipo el contexto que necesitan para que el proyecto de construcción siga adelante.
Lo mismo se aplica a las pizarras de ClickUp: son perfectas para la colaboración en tiempo real con clientes, ejecutivos o subcontratistas.
Úselas para correlacionar visualmente el progreso del proyecto, mostrar qué está causando el retraso y alinear a todos con las expectativas y los hitos revisados.
Desde una guía completa sobre cómo utilizar las pizarras de ClickUp, echa un vistazo a este vídeo 👇🏻
📮 Información de ClickUp: Alrededor del 43 % de los trabajadores envían solo entre 0 y 10 mensajes al día. Si bien esta actividad puede reflejar una comunicación intencionada, también puede indicar conversaciones dispersas fuera del espacio de trabajo principal, como en los hilos de correo electrónico.
Para reducir los cambios de contexto y de herramientas, necesitas un hub de trabajo todo en uno como ClickUp. Aquí, los proyectos, los documentos y los chats conviven, potenciados por la IA para aumentar la eficiencia.
Revise el cronograma del proyecto.
Cuando estás inmerso en un proyecto de construcción y se produce un retraso, actualizar el calendario del proyecto no debería parecer otro trabajo a tiempo completo.
Al revisar el cronograma de un proyecto, comience por reevaluar el programa utilizando técnicas como el método del camino crítico (CPM) para identificar qué tareas se pueden modificar sin retrasar el proyecto en su conjunto.
Ahí es donde entran en juego los (diagramas de) Gantt: correlacionan visualmente estos cambios en el cronograma, mostrando las dependencias entre tareas, los solapamientos y el progreso en tiempo real para ayudar a todos a mantenerse alineados.
Con la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp, puede colaborar con contratistas, miembros del equipo y clientes para mantener a todos alineados, permitiéndoles ver los cambios reflejados en tiempo real en el diagrama de Gantt. Puede realizar un seguimiento del progreso utilizando los estados personalizados de ClickUp, como «A la espera de la inspección de materiales» y detectar los cuellos de botella que causan retrasos en la construcción.
Utilizamos (diagrama de) Gantt para resaltar las tareas críticas y utilizamos una previsión de tres semanas para comunicar los próximos hitos de nuestros proyectos de construcción. Los (diagramas de) Gantt son una forma estupenda de visualizar muchas partes y piezas móviles durante la construcción.
Utilizamos (diagrama de) Gantt para resaltar las tareas críticas y utilizamos una previsión de tres semanas para comunicar los próximos hitos de nuestros proyectos de construcción. Los (diagramas de) Gantt son una forma estupenda de visualizar muchas partes y piezas móviles durante la construcción.
También puede elegir entre más de 15 vistas en ClickUp (como Kanban, Lista, Calendario y más) para supervisar todos los aspectos de los cronogramas de sus proyectos.
Desde la vista Cronograma, puede arrastrar tareas para ajustar las fechas de inicio y finalización o cambiarlas de grupo para reflejar los cambios en la programación. También puede realizar edición directa en la vista para agilizar las actualizaciones sin tener que cambiar de herramienta.
Si busca una solución rápida para gestionar los cronogramas de los proyectos, la plantilla de gestión del tiempo de ClickUp le ayudará a estar al tanto de todos los plazos.
Úselo para priorizar tareas, visualizar cronogramas y asignar recursos de manera eficiente, todo en un solo lugar.
¿Necesita recomendaciones sobre la mejor herramienta de gestión de proyectos de construcción para gestionar los retrasos? Aunque nos decantamos por la plataforma de gestión de la construcción de ClickUp, este vídeo también presenta otras opciones:
Reasigne los recursos.
Te tranquilizará saber que los retrasos en la construcción no siempre requieren un reinicio completo; a veces, lo que realmente necesitas es una mejor distribución de los recursos.
La vista «Carga de trabajo» de ClickUp le ofrece una visión clara de cómo se distribuyen las tareas entre todo su equipo.
Puede ver la carga de trabajo de cada miembro del equipo en función del cronograma de selección y cambiar rápidamente las responsabilidades para equilibrar la carga.
- Reasigne tareas en función de la disponibilidad del equipo para reducir los cuellos de botella y evitar el agotamiento.
- Ajuste la capacidad de las tareas por día y establezca días no laborables para reflejar las limitaciones del mundo real, como vacaciones o desastres naturales.
- Utilice la información sobre la carga de trabajo para priorizar los recursos para las tareas de la ruta crítica, evitando más retrasos en la fecha de completar del proyecto.
📚 Lea también: ¿Cansado de perseguir actualizaciones y lidiar con flujos de trabajo desordenados? Utilice la mejora de los procesos de gestión de proyectos para detectar ineficiencias, optimizar la colaboración y crear sistemas más inteligentes por los que su equipo le estará realmente agradecido.
Documente todo
Una parte importante de la gestión de proyectos de construcción consiste en explicar retrasos inesperados, atender reclamaciones legales y prepararse para la resolución de disputas. Por eso, un registro digital puede ser su mejor defensa y su mayor activo.
Con ClickUp tareas, puede convertir cada nota, actualización y lista de control en elementos procesables, con plazos, persona asignada y prioridad.
📌 Truco rápido: también puede utilizar los paneles de ClickUp para la elaboración de informes sobre el progreso en áreas clave del proyecto, ya sea la completación de tareas, las horas facturables o los cuellos de botella en los flujos de trabajo de los subcontratistas.
Mientras tanto, el Bloc de notas de ClickUp es tu herramienta ideal para anotar ideas sobre la marcha durante las visitas al sitio y convertirlas al instante en tareas o documentos completos.
Esto le permitirá estar preparado para todo, desde controles internos hasta disputas con contratistas. Y si alguna vez le preguntan por qué se ha modificado la fecha de finalización del proyecto, tendrá la documentación necesaria para mostrar exactamente qué lo ha provocado y qué se ha hecho al respecto.
Evite retrasos futuros con una mejor planificación.
Hasta ahora, hemos aprendido a identificar la causa raíz, comunicarnos con claridad y practicar una gestión eficiente de los recursos. Ahora, veamos cómo podemos utilizar estas estrategias para priorizar mejor las tareas y evitar retrasos en los proyectos en el futuro.
Incorpore contingencias en sus cronogramas.
En primer lugar, ¿qué es una contingencia?
En un cronograma de construcción, una contingencia es una cantidad de tiempo (o presupuesto) reservada para contar con las circunstancias imprevistas, los retrasos en el proyecto o los cambios en el diseño. Piensa en ello como una red de seguridad que te ayuda a mantener tu proyecto de construcción según lo previsto sin comprometer la calidad del trabajo.
A continuación le mostramos cómo incorporar planes de contingencia en el calendario de su proyecto de forma eficaz:
✅ Distribuya los márgenes de tiempo a lo largo del calendario en lugar de añadir días adicionales al final. Céntrese especialmente en las áreas con retrasos críticos o riesgos conocidos.
✅ Cuente las dependencias de las tareas e identifique fases flexibles que puedan absorber el tiempo adicional sin afectar a la capacidad de completar el proyecto.
✅ Utilice un enfoque basado en porcentajes, reservando normalmente entre el 5 % y el 10 % de la duración total del proyecto como tiempo de contingencia para gestionar retrasos inesperados o cambios de última hora.
📖 Lea también: El mejor software de planificación de obras
Utilice plantillas y flujos de trabajo automatizados en ClickUp para optimizar la gestión de proyectos.
La gestión de un proyecto de construcción implica numerosos componentes complejos. Es fundamental evitar perder tiempo creando nuevos procesos para cada nuevo proyecto.
Ahí es donde las plantillas de gestión de la construcción y las automatizaciones del flujo de trabajo predefinidas de ClickUp marcan una gran diferencia.
Las plantillas de ClickUp le ayudan a poner en marcha proyectos de construcción más rápidamente, ya que proporcionan un marco ya preparado para tareas como el seguimiento de permisos, la programación de inspecciones y la coordinación de subcontratistas.
Considere, por ejemplo, la plantilla de gestión de la construcción de ClickUp.
La plantilla está diseñada para ayudarle en todas las fases de su proyecto de construcción, desde los permisos y las adquisiciones hasta las inspecciones y el cierre, manteniendo todas las tareas, plazos y documentos en un solo lugar.
Una vez que haya planificado cada fase, las automatizaciones de ClickUp le permiten evitar tener que gestionar manualmente las tareas repetitivas.
Como resultado, puede asignar automáticamente tareas a las personas adecuadas, cambiar el estado de las tareas y alertar a los compañeros de equipo responsables cuando se acerque una fecha límite, e incluso enviar alertas automáticas cuando los materiales no hayan llegado a tiempo.
📌 Ejemplo: establezca una regla para notificar al supervisor de la obra cuando la entrega de paneles de yeso se retrase más de 24 horas, sin tener que comprobarlo manualmente.
En lo que respecta a las tareas manuales, la función de control de tiempo de ClickUp Project le ayuda a medir el tiempo real que llevan las tareas en comparación con lo planificado, lo que le proporciona la claridad necesaria para realizar ajustes antes de que los costes y los retrasos se disparen y se salgan de control.
Por último, para que los equipos estén al tanto de los plazos inminentes, activa los recordatorios con las notificaciones de ClickUp.
Reciba alertas instantáneas cuando tareas, como el vertido de hormigón, las inspecciones o las entregas de equipos, estén a punto de vencerse o se retrasen.
De hecho, puede recibir actualizaciones cuando cambie el estado de las tareas, por ejemplo, cuando un contratista marque «Panel de yeso completada» o el electricista señale un retraso en los materiales. Puede personalizar las notificaciones para mantenerse informado sin tener que comprobarlo constantemente de forma manual.
Realice auditorías periódicas de los proyectos utilizando paneles y control de tiempo.
Los retrasos en la construcción rara vez se deben a un único evento, sino que suelen ser el resultado de una serie de pequeños errores que se acumulan con el tiempo.
Por eso, realizar auditorías periódicas a lo largo del ciclo de vida del proyecto es clave para cumplir con los plazos y no sobrepasar el presupuesto. Con los paneles y el control de tiempo de ClickUp, estas auditorías se vuelven rápidas, visuales e increíblemente reveladoras.
Los paneles de ClickUp te permiten crear un centro de control que muestra el progreso en tiempo real en las áreas clave del proyecto.
Combine eso con el control de tiempo en ClickUp y obtendrá una visibilidad completa del tiempo que realmente llevan las tareas, en comparación con el tiempo que se suponía que debían llevar.
Así es como ClickUp ayuda a simplificar las auditorías de proyecto:
- Realice un seguimiento del tiempo real frente al estimado con las tarjetas de control de tiempo.
- Mida la eficiencia del equipo e identifique los periodos de inactividad.
- Visualice el progreso de las tareas con campos de estado personalizados y gráficos de burndown.
- Genere (elaboración de) informes para auditorías semanales, comparaciones presupuestarias y tiempo registrado.
- Configure auditorías periódicas con Automatización para asegurarse de que no se pase nada por alto.
📖 Más información: ¿Le cuesta mantener los cronogramas de los proyectos? El blog «Gestión de plazos de proyectos: estrategias para el intento correcto en la entrega de proyectos» comparte consejos prácticos para alcanzar todos los hitos sin agotar a su equipo.
Construye el cronograma de tus sueños con ClickUp.
Los retrasos en la construcción pueden sacudir incluso los cimientos más sólidos, pero con ClickUp, usted construye sobre terreno firme.
Pregúntele a Giuliano Peressini, director técnico de Casagrande, una empresa líder en equipos de construcción, quien compartió:
«ClickUp es siempre una muy buena opción cuando hay que compartir información entre varias personas al mismo tiempo y cuando hay diferentes equipos trabajando en el mismo tema desde diferentes puntos de vista».
«ClickUp es siempre una muy buena opción cuando hay que compartir información entre varias personas al mismo tiempo y cuando hay diferentes equipos trabajando en el mismo tema desde diferentes puntos de vista».
ClickUp consolida todo su proyecto en una única plataforma digital, integrando el control de tiempo, la gestión de tareas, documentos, pizarra y paneles en tiempo real para garantizar que su equipo permanezca sincronizado.
¡Regístrese ahora en ClickUp y comience a construir de forma más inteligente!