La planificación de eventos es una cuestión de sincronización. Las reservas de proveedores, los ensayos y las comunicaciones con los invitados deben funcionar como un reloj. Una fecha perdida puede ser el desencadenante de una reacción en cadena de retrasos en todo el evento.
Y cuanto más grande es el evento, mayor es el caos. Especialmente si todavía lo gestionas a través de hojas de cálculo y hilos de correo electrónico inconexos.
Para ayudarte a gestionar mejor los eventos, las plantillas de planificación de eventos de monday.com te ofrecen un sistema listo para usar que te permite organizar tus tareas, realizar el seguimiento del progreso y controlar todos los detalles de cada evento.
Y si desea aún más flexibilidad y automatización, también le mostraremos cómo ClickUp puede llevar su flujo de trabajo de planificación al siguiente nivel.
👀 ¿Sabías que...? La planificación de eventos se encuentra entre los tres trabajos más estresantes, junto con los neurocirujanos y los controladores aéreos. ¿La diferencia? Se espera que los planificadores lo hagan todo con una sonrisa, estilo y sin margen para el error.
Plantillas para la planificación de eventos de un vistazo
| Nombre de la plantilla | Enlace a la plantilla | Ideal para | Las mejores funciones | Formato visual |
| Plantilla de gestión de eventos | Descargar esta plantilla | Equipos que organizan eventos de varias fases | Formularios de confirmación de asistencia, asignación de tareas, seguimiento del presupuesto, paneles. | Tablero/Cronograma |
| Plantilla de lista de control para la planificación de eventos | Descargar esta plantilla | Organizadores de eventos, pequeñas empresas | Vista de cronograma/calendario, actualizaciones en tiempo real, almacenamiento de documentos. | Lista de control/Calendario |
| Plantilla para la planificación de eventos entre empresas | Descargar esta plantilla | RR. HH., operaciones, líderes empresariales | Archivos adjuntos, recordatorios, integraciones, diagrama de Gantt/Kanban. | Tablero/diagrama de Gantt/Kanban |
| Plantilla de oportunidades posteriores al evento | Descargar esta plantilla | Responsables de marketing, equipo de ventas y eventos | Segmentación de clientes potenciales, seguimiento y paneles de control del ROI de los eventos. | Tablero/Panel de control |
| Plantilla de calendario de contenidos | Descargar esta plantilla | Planificadores, equipos de marketing | Vista de calendario, asignación de tareas, seguimiento del presupuesto y la audiencia. | Calendario/Tablero |
| Plantilla de calendario de trabajo | Descargar esta plantilla | Operaciones, planificadores, marketing | Calendario con múltiples vistas, notificaciones, asignación de colaboradores. | Calendario/Cronograma/Kanban |
| Plantilla de contactos | Descargar esta plantilla | Gestores de eventos, coordinadores | Seguimiento de contactos, segmentación y gestión de seguimientos. | Lista/Tablero |
| Plantilla de campaña de marketing | Descargar esta plantilla | Marketing, gestores de eventos | Cronogramas de campañas, seguimiento del presupuesto e integraciones. | Tablero/Cronograma |
| Plantilla de actividades de marketing | Descargar esta plantilla | Coordinadores de eventos, operaciones, gestores de proveedores | Formularios, cronograma/Kanban, seguimiento de actividades. | Tablero/Cronograma/Kanban |
| Plantilla de planificación para equipos de marketing | Descargar esta plantilla | Gestores de eventos, equipos multifuncionales | Separación de metas y tareas, paneles, automatización. | Tablero/Panel de control |
| Plantilla de resumen de proyecto de evento de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Coordinadores de eventos, gerentes | Aportaciones de las partes interesadas, hitos, planificación presupuestaria, información posterior al evento. | Documento/Lista |
| Plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Organizadores de grandes eventos | Planificación por secciones, vistas Gantt/Kanban/Lista, seguimiento del presupuesto. | Lista/Gantt/Kanban |
| Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Planificadores que gestionan las finanzas | Seguimiento del presupuesto/gastos, previsto frente a real, campos personalizados. | Lista/Tablero/Calendario |
| Plantilla de gestión de eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Gestores de múltiples eventos | Seguimiento de múltiples eventos, estado financiero, registro de tiempo/gastos. | Seguimiento del presupuesto/gastos, planificado frente a real, campos personalizados. |
| Plantilla de documento para la planificación de eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Planificadores que necesitan documentación | Seguimiento de contratos/facturas, listas de control de configuración, comunicaciones centralizadas. | Documento/Lista |
| Plantilla de plan de marketing de eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Planificadores, equipos de marketing | Paneles de control del ROI, tableros de fases, vistas de cronogramas/calendarios. | Tablero/Calendario |
| Plantilla de promoción de eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Equipos de marketing, relaciones públicas y redes sociales | Cronogramas promocionales, colaboración en tiempo real, seguimiento de campañas. | Tablero/Lista |
| Plantilla de plan de proyecto de eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Agencias, equipos corporativos | Tableros de Gantt/Calendario/Progreso, automatización, seguimiento del presupuesto. | (Diagrama de) Gantt/Calendario/Tablero |
| Plantilla sencilla para planificar eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Organizadores de eventos de tamaño medio | Listas preguardadas, personalización fácil y dependencias entre tareas. | Lista/Tablero/Calendario |
| Plantilla avanzada de planificación de eventos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita | Agencias, planificadores corporativos | Flujos de trabajo multifásicos, asignación entre equipos y paneles avanzados. | Tablero/Lista/Panel de control |
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de planificación de eventos de monday.com?
Antes de elegir cualquier plantilla, asegúrate de que realmente simplifica la planificación de tu evento. Esto es lo que debes buscar en cualquier plantilla de planificación de eventos de monday.com 👇
- Desglose claro de tareas: elige una plantilla que divida tu evento en tareas sencillas y paso a paso, desde la reserva del lugar hasta el seguimiento posterior al evento.
- Cronograma y plazos: elige una plantilla que muestre claramente las fechas límite, idealmente con un cronograma o una vista Gantt para evitar sorpresas.
- Colaboración en equipo: asegúrate de que la plantilla te permite asignar tareas, etiquetar a compañeros de equipo y mantener todas las actualizaciones en un solo lugar.
- Seguimiento del presupuesto: busque campos integrados para realizar el seguimiento de los costes, los pagos a proveedores y los recursos.
- Personalización: seleccione una plantilla que pueda personalizar fácilmente para adaptarla a las necesidades de su evento, ya sea una pequeña reunión o una gran conferencia virtual.
- Visibilidad del progreso: elige una que te ofrezca paneles claros, actualizaciones de estado o códigos de colores para que siempre sepas qué está terminado y qué está pendiente.
- Resumen posterior al evento: Asegúrate de que la plantilla incluya espacio para seguimientos, informes y comentarios una vez finalizado el evento.
Vea este vídeo para aprender a utilizar la IA para la planificación de eventos ⬇️
Plantillas gratuitas de planificación de eventos de monday.com
Para ahorrarte la molestia de revisarlas todas, hemos recopilado las mejores plantillas de planificación de eventos de monday.com con un desglose de lo que hace cada una, sus funciones más destacadas y cuándo debes utilizarlas.
1. Plantilla de gestión de eventos
La plantilla de gestión de eventos de monday te ofrece un control total sobre el proceso de planificación de eventos al reunir todo, incluidas las asignaciones de tareas, las confirmaciones de asistencia, los presupuestos y los cronogramas, en un único entorno de trabajo centralizado.
Con esta plantilla, puede asignar tareas fácilmente a sus compañeros de equipo, supervisar el progreso de su campaña de eventos y también comparar los presupuestos reales con los planificados para su campaña. Los paneles y las vistas visuales integrados facilitan el seguimiento del rendimiento de su evento y le permiten realizar cambios si es necesario.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Recopila las confirmaciones de asistencia al instante con un formulario integrado que envía las respuestas directamente a tu tablero.
- Asigna tareas y realiza el seguimiento del estado utilizando columnas y rótulos personalizables.
- Automatice los recordatorios de plazos y cambios de prioridad.
✅ Ideal para: Equipos que organizan eventos de varias fases, como lanzamientos de productos, conferencias o campañas de marketing, y que necesitan un entorno de trabajo para mantener todo coordinado.
🎉 Dato curioso: La primera organizadora de eventos profesional conocida fue la Sra. Flora Whitney Miller, que organizaba fiestas de la alta sociedad en Nueva York a principios del siglo XX.
2. Plantilla de lista de control para la planificación de eventos
Si necesita una lista de control paso a paso para planificar su evento, entonces esta plantilla de lista de control para la planificación de eventos de Monday es lo que necesita. Desde el envío de invitaciones y la confirmación de proveedores hasta la elaboración de presupuestos y el seguimiento, se asegura de que nada quede en su memoria y de que todo esté claramente organizado.
Es ideal para ti si te encanta tachar tareas una por una y sentir el alivio de saber que se han gestionado todos los detalles.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Visualice las próximas tareas con una vista de calendario y cronograma.
- Colabora con tu equipo y proveedores mediante el uso compartido de actualizaciones en tiempo real.
- Almacene contratos, invitaciones y documentos clave directamente en la plantilla.
- Ajusta los planes al instante con actualizaciones en tiempo real cada vez que haya algún cambio en los elementos.
✅ Ideal para: Organizadores de eventos, propietarios de pequeñas empresas y equipos de marketing que desean una lista de control paso a paso y a prueba de errores para planificar su evento.
🎯 Consejo útil: Planificar un evento consiste en reunir a personas, proveedores, cronogramas y presupuestos sin perder de vista el contexto general. Ahí es donde entra en juego ClickUp Brain.
Úsalas para:
- Genere automáticamente agendas de eventos o textos de promoción.
- Resuma las conversaciones con los proveedores y extraiga los elementos pendientes al instante.
- Busca entre tareas, documentos y chats para encontrar detalles en cuestión de segundos.
- Genere informes de estado en tiempo real para las partes interesadas sin necesidad de preparación manual.
Por ejemplo, da una indicación a Brain para que «Genere una agenda para un evento de lanzamiento de producto de un día que incluya una ponencia principal, sesiones paralelas, almuerzo y networking».
3. Plantilla para la planificación de eventos entre empresas
La plantilla de planificación de eventos entre empresas está pensada para organizaciones que necesitan coordinar sus eventos internos entre varios equipos o departamentos. Reúne todo, desde la planificación previa y la programación de sesiones hasta la realización de actividades y el seguimiento. También facilita la colaboración al asignar claramente la responsabilidad de las tareas y realizar un seguimiento del progreso con vistas Gantt y Kanban.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Adjunte archivos importantes, como agendas, material de formación o presentaciones, directamente a las tareas.
- Automatice los recordatorios, las notificaciones y las actualizaciones de estado para reducir las tareas manuales.
- Integre herramientas como Gmail, Slack, Eventbrite o Google Calendar para sincronizar la comunicación y los plazos.
✅ Ideal para: equipos de RR. HH., directores de operaciones y líderes empresariales que organizan eventos interdepartamentales, como reuniones fuera de la oficina, talleres, programas de formación o asambleas generales de toda la empresa.
4. Plantilla de oportunidades posteriores al evento
Una vez finalizado el evento, el seguimiento, los comentarios y las oportunidades futuras pasan a ocupar un lugar central. Aquí es donde la plantilla de oportunidades posteriores al evento de monday le ayuda a recopilar los comentarios de los asistentes, evaluar el éxito del evento e identificar nuevas oportunidades de negocio que hayan surgido a raíz de él.
En lugar de dejar escapar valiosas conexiones e información, también puede organizar los clientes potenciales por prioridad, asignar propietarios para el seguimiento y medir el éxito general con paneles.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Segmente los nuevos clientes potenciales en grupos (por tamaño, valor o urgencia) para priorizar los seguimientos.
- Asigna miembros del equipo para que se encarguen de las acciones posteriores al evento, como llamadas, correos electrónicos o demostraciones.
- Visualiza métricas clave como el número de clientes potenciales, la venta de entradas y la puntuación general del evento.
✅ Ideal para: Equipos de marketing, equipos de ventas y gestores de eventos que desean capturar el ROI de los eventos, realizar un seguimiento de los clientes potenciales y mejorar continuamente los eventos basándose en información real sobre los asistentes.
💡 Consejo profesional: No se limite a preguntar a los asistentes si les «gustó» el evento; vaya más allá. Utilice preguntas de encuesta sobre el evento para descubrir qué funcionó, qué no funcionó y qué les gustaría ver la próxima vez. Cuanto más específicas sean sus preguntas, más útiles serán sus conclusiones.
5. Plantilla de calendario de contenido
Puede reutilizar esta plantilla de calendario de contenido de monday para la planificación de eventos. Le ayuda a correlacionar los plazos de sus eventos, las campañas de promoción, las confirmaciones de asistencia y la asignación de tareas en un único espacio visual. Además, con la automatización y los recordatorios integrados, esta plantilla garantiza que el cronograma de su evento se mantenga ajustado. Es especialmente útil para eventos en los que participan múltiples partes interesadas o que se prolongan durante varios días.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Planifica campañas y actividades en una vista de calendario para no perderte nunca los hitos clave de los eventos.
- Asigna responsabilidades etiquetando a los miembros del equipo para tareas como la coordinación con proveedores, la promoción o la logística.
- Realice un seguimiento de los presupuestos y el público añadiendo detalles como los costes previstos, las listas de invitados o las categorías de asistentes.
✅ Ideal para: Planificadores de eventos, equipos de marketing u organizadores que desean un sistema claro, similar a un calendario, para gestionar los cronogramas y las promociones de los eventos.
6. Plantilla de calendario de trabajo
La plantilla de calendario de trabajo de monday te ofrece un calendario de uso compartido en el que todos los detalles de tus eventos, grandes o pequeños, se encuentran en un solo lugar. Puedes asignar tareas a los proveedores, añadir fechas límite para las aprobaciones e incluso realizar el seguimiento de los preparativos del lugar de celebración en tiempo real.
Además, puede sincronizarlo con herramientas como Google Calendar o Zoom para realizar el uso compartido de actualizaciones al instante con su equipo y gestionar todo, desde la configuración previa al evento hasta el resumen posterior al mismo.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Utilice múltiples vistas (Calendario, Kanban, cronograma) para gestionar tanto los hitos generales como los detalles diarios.
- Reciba notificaciones cuando se asignen, retrasen o completen tareas.
- Asigna propietarios y colaboradores para que nunca se pierda la responsabilidad.
✅ Ideal para: Organizadores de eventos, directores de operaciones y equipos de marketing que gestionan múltiples plazos, cronogramas de proveedores y horarios de equipos en eventos a gran escala.
🌟 Información de tendencia: Según Eventbrite TRNDS, el 65 % de los consumidores ahora quiere eventos que ofrezcan experiencias transformadoras.
Qué significa esto para usted:
- Los asistentes no solo quieren «aparecer», quieren irse transformados.
- Ve más allá del contenido y diseña momentos que estimulen el crecimiento personal, la conexión o la inspiración.
- Los eventos que mejoran la vida merecen ser compartidos, lo que genera expectación y hace que la gente vuelva a participar.
Incorpore al menos una experiencia reveladora a su agenda, como un reto práctico, una reflexión guiada o una actuación sorpresa. Este único momento puede convertir un buen evento en un recuerdo transformador.
7. Plantilla de contactos
Gestionar cientos de asistentes, proveedores y patrocinadores durante un evento resulta difícil con hojas de cálculo. La plantilla de contactos de monday te ayuda a almacenar y realizar el seguimiento de todos los contactos relacionados con tu evento, como ponentes, proveedores, voluntarios o patrocinadores.
Puede añadir detalles como nombres de empresas, roles, últimas interacciones e incluso campos personalizados como niveles de patrocinio o preferencias alimentarias. Esto ayuda a mantener todo organizado, elimina los registros duplicados, reduce las lagunas de comunicación y garantiza un seguimiento oportuno antes, durante y después del evento.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Realice un seguimiento del historial de comunicaciones y los compromisos para una rendición de cuentas clara.
- Filtra y segmenta rápidamente los contactos por rol (patrocinador, asistente, proveedor, personal, etc.).
- Optimice el seguimiento posterior al evento con datos estructurados al alcance de la mano.
✅ Ideal para: Gestores y coordinadores de eventos que desean optimizar la gestión de contactos para facilitar la comunicación antes, durante y después de los eventos.
📚 Más información: Plantillas y listas de control gratuitas para la planificación de eventos en Excel y ClickUp.
8. Plantilla de campaña de marketing
Dar a conocer su evento es tan importante como planificarlo. La plantilla de campaña de marketing le ayuda a correlacionar los cronogramas de su campaña para publicaciones en redes sociales, envíos masivos de correos electrónicos, gastos publicitarios y promociones de patrocinadores.
Sabrá exactamente qué se va a publicar, cuándo va a suceder y cuánto ha gastado hasta el momento. Además, las integraciones con herramientas como Mailchimp, Facebook Ads y LinkedIn facilitan la centralización de sus esfuerzos de divulgación y la medición del ROI en todos los canales.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Realice un seguimiento de varias campañas simultáneamente para ver cuáles generan más interacción.
- Establece plazos precisos utilizando las vistas del cronograma de la campaña para que todas las actividades se lancen a tiempo.
- Realiza la previsión y controla los presupuestos con columnas de gastos que contabilizan automáticamente los gastos.
✅ Ideal para: Equipos de marketing, gestores de eventos y responsables de operaciones que buscan optimizar el seguimiento de las campañas y maximizar la visibilidad de los eventos.
💡 Consejo profesional: Hacer el seguimiento de las fechas de los proveedores, las campañas y los hitos de los eventos puede resultar confuso rápidamente. Utilice el calendario de ClickUp para arrastrar y soltar tareas con el fin de reprogramar plazos, ver el calendario completo de eventos de un vistazo e incluso sincronizarlo con los calendarios de Google o Outlook para una coordinación perfecta.
También puede:
- Filtra por la persona asignada, etiquetas o estados para destacar quién se encarga de qué y cuándo.
- Utilice vistas diarias, semanales o mensuales para pasar sin esfuerzo de la planificación general a los detalles minuto a minuto.
9. Plantilla de actividades de marketing
Esta plantilla de actividades de marketing de monday te ayuda a desglosar tu evento en actividades específicas. Todo, desde las sesiones de los ponentes y las activaciones de los patrocinadores hasta los horarios del catering, los espacios de entretenimiento y los turnos de los voluntarios, se incluye en este marco editable.
Con ellas, su equipo, proveedores y voluntarios estarán sincronizados, y usted tendrá una vista en tiempo real de lo que está terminado, lo que se ha atascado y lo que necesita seguimiento. Además, con las automatizaciones integradas y las vistas visuales, siempre sabrá qué actividades se están desarrollando sin problemas y cuáles necesitan atención urgente.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Cree formularios para recopilar solicitudes de patrocinadores, envíos de proveedores o inscripciones de invitados.
- Utilice vistas de cronograma o Kanban para identificar rápidamente dónde se producen retrasos.
- Realice un seguimiento de las sesiones, los stands, el catering, la logística y mucho más como actividades independientes pero conectadas entre sí.
✅ Ideal para: Coordinadores de eventos, equipos de operaciones, gestores de proveedores y cualquier persona que se encargue de la ejecución de eventos en lugar de la planificación de alto nivel.
💡 Consejo profesional: ¿Qué es la activación de eventos? Estrategias, ejemplos y herramientas para impulsar la participación.
10. Plantilla de planificación para equipos de marketing
Esta plantilla de planificación del equipo de marketing de monday es como tu sede personal de eventos, es decir, mantiene a todo el mundo organizado, motivado y en sintonía. Obtienes una lista de tareas inteligente que abarca tanto tus metas de eventos a largo plazo (como concretar el lugar de celebración o conseguir patrocinadores) como tus tareas diarias (como aprobar invitaciones o programar ensayos).
Los coordinadores de eventos también pueden asignar tareas a sus compañeros de equipo, comprobar quién está haciendo qué y asegurarse de que no quede nada para el último momento.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Separe las metas de eventos puntuales (reserva del lugar, aprobación de patrocinadores) de las tareas de ejecución diarias (aprobaciones de diseños, actualizaciones del catering).
- Utilice paneles de control del progreso para detectar rápidamente los desequilibrios en la carga de trabajo.
- Automatice las actualizaciones repetitivas, como notificar al equipo de decoración cuando se aprueba un elemento presupuestario.
✅ Ideal para: gestores de eventos, coordinadores y equipos multifuncionales que organizan eventos de tamaño medio a grande.
🎯 Dato destacado: El coste medio diario por asistente a un evento fue de 155 dólares en 2024 y se esperaba que aumentara a 169 dólares en 2025. Esta tendencia al alza refleja que los eventos son una importante palanca de crecimiento para las empresas y que existe un creciente interés por los eventos presenciales más grandes y complejos.
Limitaciones de monday.com
monday es un software de gestión de proyectos versátil y visualmente atractivo para eventos, pero no está exento de inconvenientes. Los usuarios suelen señalar aspectos en los que la herramienta podría mejorar, especialmente en lo que respecta a la accesibilidad y la usabilidad móvil.
Estas son las limitaciones del software más citadas:
- La personalización puede resultar abrumadora: configurar los flujos de trabajo requiere tiempo y formación, ya que el alto nivel de personalización no siempre es fácil para los principiantes.
- La aplicación móvil parece limitada: la versión móvil no iguala la experiencia de la versión de escritorio, lo que dificulta la gestión de actualizaciones complejas sobre la marcha.
- Problemas de rendimiento a gran escala: los tableros grandes o las conexiones complejas suelen ralentizarse o alcanzar límites (como el límite de 10 000 elementos), lo que resulta difícil para los equipos en crecimiento.
- La adopción puede ser inconsistente: aunque la interfaz parece sencilla, algunos miembros del equipo siguen encontrándola intimidante, lo que da lugar a un uso desigual entre los equipos.
📚 Más información: El mejor software gratuito para la planificación de eventos (herramientas de gestión de eventos)
Plantillas alternativas de monday.com
¿Alguna vez ha notado cómo los eventos más fluidos parecen no requerir ningún esfuerzo, mientras que, entre bastidores, alguien comprueba frenéticamente si el equipo audiovisual ha confirmado, el catering ha recibido la actualización del número de asistentes y el ponente principal tiene la dirección correcta?
El secreto del éxito reside en tener una única fuente de información fiable, en lugar de tener que hacer malabarismos con listas en cinco herramientas diferentes. ClickUp es el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo que reúne todo el caos de la planificación de eventos en un solo lugar. Ya no tendrá que buscar en hilos de correo electrónico para encontrar el contrato del fotógrafo ni preguntarse si su equipo ha visto las restricciones de última hora del lugar del evento. ClickUp elimina la dispersión del trabajo para que cada detalle, desde la lluvia de ideas inicial hasta el informe posterior al evento, se encuentre donde su equipo pueda actuar al respecto. Además, ofrece más de 1000 plantillas entre las que elegir.
Aquí hemos destacado las plantillas de ClickUp que puede utilizar como alternativas más inteligentes y versátiles a las plantillas de planificación de eventos de monday.com:
1. Plantilla de resumen de proyecto de evento de ClickUp
La plantilla ClickUp Proyecto de evento te ofrece un punto de partida muy claro para cualquier evento. Centraliza tus metas, público, calendario y responsabilidades en un documento bien estructurado. Desde la planificación previa hasta la evaluación posterior al evento, esta plantilla garantiza que todos los miembros de tu equipo tengan la misma visión del éxito. Esto te ayuda a reducir la confusión, evitar errores costosos y mantener tu estrategia de marketing de eventos bien definida desde el primer día.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Recopile las opiniones de las partes interesadas directamente en el informe para crear una estrategia más sólida y unificada.
- Defina hitos y aclare los calendarios para que ningún paso del plan quede sin definir.
- Correlacione las responsabilidades y los presupuestos por adelantado para evitar desviaciones en el alcance.
- Recopile información tras el evento para perfeccionar los procesos de futuros eventos.
✅ Ideal para: Coordinadores y gestores de eventos que desean un proceso fiable y repetible para planear y coordinar cada evento.
📮 Información de ClickUp: El 83 % de los trabajadores del conocimiento utilizan principalmente el correo electrónico y el chat para comunicarse con su equipo. Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información.
Con una aplicación integral para el trabajo como ClickUp, la gestión de proyectos, los mensajes, los correos electrónicos y los chats se concentran en un solo lugar. Es hora de centralizar y dinamizar.
2. Plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp
Los grandes eventos, como conferencias, bodas o festivales de música, implican innumerables aspectos, como proveedores, confirmaciones de asistencia, logística y presupuestos. La plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp divide las tareas en secciones claras, lo que garantiza que cada parte del proceso de planificación esté bien organizada y sea fácil de seguir.
Con múltiples vistas, seguimiento automatizado del progreso y espacio para todos los detalles relacionados con el evento, esta plantilla se convierte en su centro de comandos para organizar eventos a gran escala con confianza.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Organice su evento en secciones claras, como la planificación previa, la ejecución y el resumen posterior al evento.
- Cambie entre las vistas Lista, Gantt y tablero Kanban para realizar el seguimiento de los cronogramas, las dependencias y el progreso general.
- Utilice secciones preestablecidas para asignar presupuestos y supervisar los gastos de eventos de gran importancia.
✅ Ideal para: Organizadores de eventos que gestionan conferencias de varios días, festivales o eventos corporativos con una logística compleja y un gran número de invitados.
¿Quiere ver más de cerca cómo funciona la plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp en la vida real? Eche un vistazo al vídeo a continuación:
3. Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp
Mantener un evento dentro del presupuesto es tan importante como mantenerlo dentro del calendario. La plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp le ofrece un hub dedicado para planificar, realizar el seguimiento y analizar todos los costes de su evento, incluidos los depósitos del lugar de celebración, los pagos a los proveedores y cualquier complemento de última hora. También puede cambiar entre las vistas Lista, Tablero y Calendario para ver los presupuestos desde diferentes ángulos.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Asigna fácilmente tareas presupuestarias y realiza el seguimiento del progreso del proyecto junto con la integración de ClickUp Tasks.
- Compare los gastos planificados con los reales para detectar discrepancias a tiempo.
- Utilice menús desplegables, rótulos y campos de dinero para adaptar el seguimiento de gastos a las necesidades específicas de su evento.
✅ Ideal para: Organizadores de eventos que necesitan mantener un control estricto sobre las finanzas mientras coordinan proveedores, lugares y servicios para eventos pequeños y grandes.
📌 ¿Sabías que...? El 53 % de los equipos de eventos esperan presupuestos más elevados este año. Esto significa que:
- Más presupuesto = más margen para la innovación (piensa en experiencias inmersivas, mejor tecnología, contenido más sólido).
- Las partes interesadas están mostrando su confianza en los eventos como motor de crecimiento, también conocido como crecimiento impulsado por eventos.
- Es su oportunidad de impulsar ideas audaces y demostrar el retorno de la inversión con experiencias mejoradas para los asistentes.
💡 Consejo profesional: Cuando planificas un evento, las interminables cadenas de correos electrónicos o los mensajes directos dispersos pueden ralentizarte. ClickUp Chat mantiene a tu equipo alineado al reunir las conversaciones y las tareas pendientes en el mismo entorno de trabajo.
Con ClickUp Chat, puedes chatear:
- Crea canales de chat específicos para cada evento para centralizar las conversaciones en tiempo real.
- Convierta los mensajes importantes en tareas con FollowUps, para que las llamadas a los proveedores, las aprobaciones de presupuestos o los borradores de contenido se gestionen en el momento adecuado.
- Utilice SyncUps (videollamadas integradas de vídeo/audio) para ultimar los detalles al instante con las partes interesadas.
- Usa Publicaciones para compartir actualizaciones o anuncios, asegurándote de que todos conozcan los últimos cambios en el calendario o el lugar de celebración.
- Fija los chats específicos de cada evento para acceder rápidamente a la información clave en los momentos críticos.
4. Plantilla de gestión de eventos de ClickUp
La plantilla de gestión de eventos de ClickUp te ayuda a supervisar todos los aspectos críticos de tu evento, desde el lanzamiento de un producto hasta una serie de seminarios web o varias funciones corporativas en un trimestre. Además, con los Campos personalizados avanzados, puedes realizar el seguimiento del estado de los pagos, el presupuesto restante y los porcentajes de progreso de cada evento en tiempo real.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Planifica y supervisa varios eventos al mismo tiempo sin perder de vista los resultados clave.
- Compruebe al instante si un evento se está ejecutando por debajo, por encima o dentro del presupuesto con los campos de estado financiero integrados.
- Utilice los datos registrados sobre tiempo y gastos para evaluar el retorno de la inversión y mejorar la planificación de futuros eventos.
- Asigna personal, proveedores y presupuestos a los eventos adecuados en el momento oportuno para evitar solapamientos.
✅ Ideal para: gestores de eventos, responsables de marketing y equipos corporativos que necesitan supervisar múltiples eventos de alto riesgo sin sacrificar los detalles ni la responsabilidad.
💡 Consejo profesional: No se limite a gestionar tareas. En su lugar, visualice todo su evento con los paneles de ClickUp. Los paneles le ofrecen una visión general sin perder de vista los detalles, lo que resulta perfecto para mantener bajo control incluso los eventos más ajetreados.
Con los paneles, puedes:
- Realice un seguimiento de las confirmaciones de asistencia, los plazos de los proveedores y los presupuestos en tiempo real.
- Muestra el progreso de las tareas con widgets personalizables.
- Realiza el uso compartido de una vista del panel de control en directo con las partes interesadas para obtener actualizaciones instantáneas.
5. Plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp
A diferencia de las plantillas de gestión de proyectos de eventos más generales, la plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp es su única fuente de información fiable sobre los eventos. Recoge todos los detalles críticos que determinan el éxito o el fracaso de un evento, desde los contactos de los proveedores y los requisitos de catering hasta las confirmaciones de asistencia de los invitados y las instrucciones de configuración.
Incluso puede registrar restricciones alimentarias, acuerdos con proveedores, contratos, direcciones de los recintos, distribuciones de los asientos y mucho más en páginas perfectamente organizadas.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Realice un seguimiento de los contratos, las facturas y los acuerdos directamente junto con su calendario de eventos.
- Crea listas de control de configuración (tablas de registro de eventos, recepciones, cócteles, etc.) para los equipos sobre el terreno.
- Centralice todas las comunicaciones para una coordinación fluida entre proveedores y planificadores.
- Realice un seguimiento del progreso en tiempo real y aborde los retrasos antes de que se produzcan utilizando los paneles de control de ClickUp.
✅ Ideal para: Organizadores y coordinadores de eventos que necesitan un hub de documentación completo para planear conferencias o grandes reuniones en las que la precisión y el seguimiento de los detalles son imprescindibles.
💡 Consejo profesional: el 75 % de los asistentes afirma que las demostraciones prácticas y las actividades son la mejor forma de aprender en los eventos presenciales. Sustituya un largo bloque de presentación por una demostración en directo, un taller o un stand interactivo. Incluso una sesión práctica de 15 minutos puede duplicar la retención y mejorar las puntuaciones de los comentarios de los asistentes.
6. Plantilla de plan de marketing de eventos de ClickUp
Para que un evento sea un éxito, lo importante es el revuelo que se genera antes, durante y después de que se celebre, y ahí es donde entra en juego la plantilla de plan de marketing de eventos de ClickUp. Con vistas específicas como Tareas de marketing y Tablero de fases, puede planificar cada fase del proceso de promoción. Piense en todos los pasos, desde conseguir colaboraciones con los medios y gestionar campañas en redes sociales, hasta supervisar las confirmaciones de asistencia y los comentarios posteriores al evento.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Mida el retorno de la inversión al instante aplicando fórmulas y paneles de elaboración de informes.
- Visualice los flujos de trabajo por fases (planificación, ejecución, evaluación) con un tablero de fases estilo Kanban.
- Mantenga las promociones según lo previsto utilizando las vistas de cronograma y Calendario de eventos.
- Los campos personalizados para presupuestos, gastos y estados de pago te permiten no perder nunca de vista los costes.
✅ Ideal para: Organizadores de eventos, equipos de marketing y empresas que desean maximizar la asistencia y el impacto con un plan de marketing de eventos estructurado y orientado al retorno de la inversión.
🎁 Bonificación: ¿Busca inspiración más allá de las plantillas? Estos ejemplos de marketing de eventos muestran cómo las principales marcas generan expectación antes, durante y después de los eventos. Tome prestadas ideas, adáptelas a su nicho y dé a sus campañas el impulso creativo que necesitan.
7. Plantilla de promoción de eventos de ClickUp
La plantilla de promoción de eventos de ClickUp está diseñada para potenciar sus esfuerzos de divulgación, desde la creación de campañas en redes sociales y el envío de invitaciones por correo electrónico hasta la gestión de colaboraciones con influencers. A diferencia de las plantillas de eventos generales, esta se centra específicamente en el impulso del marketing y la participación del público, lo que garantiza que su evento no solo esté bien planificado, sino también bien promocionado.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Cree y gestione cronogramas promocionales detallados para garantizar que las campañas se lancen en el momento adecuado.
- Colabora a la perfección con tu equipo de marketing, agencias o socios externos en tiempo real.
- Realice un seguimiento del alcance, la participación y el retorno de la inversión de las campañas para perfeccionar las estrategias sobre la marcha.
✅ Ideal para: Profesionales del marketing de eventos, gestores de redes sociales y profesionales de las relaciones públicas que desean optimizar las campañas de promoción y garantizar la máxima visibilidad de los eventos.
8. Plantilla de plan de proyecto de eventos de ClickUp
La plantilla de plan de proyecto de eventos de ClickUp sirve para gestionar eventos de cualquier escala o complejidad. Te ofrece una vista general de todos los elementos en movimiento, incluyendo múltiples eventos, cronogramas y partes interesadas, al tiempo que te permite ampliar los detalles más pequeños cuando sea necesario.
Los campos personalizados te permiten registrar todo, desde los detalles del lugar hasta la asignación del presupuesto, mientras que las automatizaciones de ClickUp te liberan de las tareas repetitivas de seguimiento, lo que te permite centrarte en ofrecer eventos excepcionales.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Visualice los cronogramas con gráficos de Gantt, calendarios y tableros de progreso.
- Controle los presupuestos, los hitos y los resultados de todos sus eventos.
- Colabora con tu equipo asignando tareas, realizando el uso compartido de actualizaciones y realizando el seguimiento de los comentarios.
✅ Ideal para: Agencias de gestión de eventos, equipos corporativos o departamentos de marketing que planifican eventos a gran escala, en múltiples ubicaciones o recurrentes.
⚡ Archivo de plantillas: ¿Alguna vez se ha retrasado un evento porque una sesión se alargó demasiado? Las plantillas de desarrollo del evento le ofrecen un programa minuto a minuto para que todos, incluidos los ponentes, los proveedores y el personal, sepan exactamente qué va a pasar y cuándo.
9. Plantilla sencilla para planes de eventos de ClickUp
Para los organizadores de eventos que buscan claridad sin complicaciones, la plantilla ClickUp Simple Event Plan es ideal. Te ayuda a centrarte en lo esencial, como presupuestos, proveedores y cronogramas, para que puedas garantizar que todos los eventos se desarrollen sin problemas.
Con las vistas integradas de lista, Tablero y Calendario, puede cambiar entre la planificación general y los detalles específicos en cuestión de segundos. Además, su adaptabilidad lo hace ideal para eventos de tamaño medio en los que se necesita una estructura suficiente para mantenerse organizado, pero se desea la flexibilidad de ajustar los planes sobre la marcha.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Empieza más rápido con listas preguardadas para instalaciones, facturación, actividades y tareas previas al evento.
- Personalícelas fácilmente para cualquier tipo de evento con opciones de personalización intuitivas.
- Configura las dependencias de tareas de ClickUp para mantener los flujos de trabajo claros y evitar confusiones de última hora.
✅ Ideal para: Organizadores de eventos de tamaño medio que buscan una herramienta optimizada que combine simplicidad y funciones inteligentes.
10. Plantilla avanzada de planificación de eventos de ClickUp
La gestión de eventos complejos puede resultar abrumadora, pero la plantilla avanzada para planificación de eventos de ClickUp le ofrece el control y la claridad que necesita. Está diseñada para gestionar eventos de gran volumen que requieren la colaboración de varios equipos, como conferencias internacionales, exposiciones de varios días o eventos corporativos de alto nivel.
Con sus 29 estados de tareas personalizados, puede realizar el seguimiento de todos los elementos dinámicos de su evento, ya sean reservas, catering, patrocinios, logística de proveedores y mucho más, sin perderse nada.
Por qué le encantará esta plantilla:
- Divida los eventos mega en fases más pequeñas y manejables con flujos de trabajo automatizados.
- Asigna claramente las responsabilidades entre departamentos para evitar la duplicación de esfuerzos.
- Realice un seguimiento de la asignación de recursos en tiempo real para evitar sobrecostes presupuestarios.
- Utilice paneles de elaboración de informes avanzados para mostrar el progreso del evento a las partes interesadas.
✅ Ideal para: agencias de eventos, planificadores corporativos y organizaciones que organizan conferencias de varios días o eventos a gran escala que exigen precisión y visibilidad en cada paso.
Concluya sus eventos con ClickUp
Planificar eventos no siempre tiene por qué ser estresante o complicado. Con las plantillas de planificación de eventos de ClickUp, dispondrás de sistemas ya preparados para organizar cada detalle, grande o pequeño.
Desde la elaboración de presupuestos y la gestión de proveedores hasta las promociones y la elaboración de informes posteriores al evento, hay una plantilla que se adapta a sus necesidades. Son personalizables, fáciles de usar y le ofrecen múltiples vistas para planificar la forma que mejor se adapte a su equipo.
Así que, si está listo para ir más allá de lo básico, ClickUp le ofrece la confianza y la estructura necesarias para organizar eventos excepcionales, sin estrés y con gran impacto.
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