A mitad del trimestre, los números no cuadraban. El presupuesto decía una cosa, la hoja de cálculo otra y el equipo financiero tenía una tercera versión completamente diferente. Nadie se equivocaba, pero tampoco nadie tenía una visión completa de la situación.
Si alguna vez ha tenido que lidiar con datos de costes dispersos o sorpresas presupuestarias en fases avanzadas, sabrá lo rápido que se pueden complicar las cosas sin una configuración adecuada. ¿La solución? Herramientas diseñadas para realizar el seguimiento de los costes a medida que avanza el proyecto.
Estas son las mejores herramientas de software de seguimiento de costes de proyectos que aportan claridad a los presupuestos y las previsiones. ¡Empecemos! 💰
El mejor software de seguimiento de costes de proyectos de un vistazo
Antes de profundizar, aquí tienes una rápida comparación entre los mejores programas de gestión de proyectos para el seguimiento de costes. 💸
| Herramienta | Ideal para | Mejores funciones | Precios* |
| ClickUp | Seguimiento centralizado de costes dentro de flujos de trabajo de proyectos en tiempo real para particulares, empresas medianas y grandes corporaciones. | Seguimiento de costes a nivel de tarea con campos personalizados, análisis de presupuesto frente a resultados reales en paneles de control, alertas de costes automatizadas, control de tiempo, IA y automatización. | Gratis para siempre; personalización disponible para corporaciones. |
| Productivo | Seguimiento de la rentabilidad de las agencias, desde el presupuesto hasta la factura, para equipos del mercado medio y agencias en crecimiento. | Seguimiento del presupuesto y la rentabilidad en tiempo real, tarifas de facturación personalizadas, informes financieros detallados, asistencia con IA. | Prueba gratuita disponible; planes a partir de 11 $ al mes. |
| Screendragon | Gestión de costes de campañas en flujos de trabajo de marketing creativo para departamentos de marketing y equipos creativos internos. | Seguimiento de gastos multicanal, elaboración de informes basados en el ROI, aprobaciones presupuestarias automatizadas, asistencia con IA. | Precios personalizados |
| Wrike | Compleja supervisión de costes interdepartamental para equipos de proyectos de corporación y consultores. | Plantillas de presupuesto para proyectos, control de tiempo automatizado, elaboración de informes de rentabilidad por fases, asistencia con IA. | Plan Free disponible; los planes de pago comienzan en 10 $ al mes por usuario. |
| Smartsheet | Presupuestación basada en hojas de cálculo con colaboración en tiempo real para equipos pequeños y usuarios centrados en las finanzas. | Alertas de gastos, informes acumulativos, registros de auditoría, hojas de planificación de costes colaborativas, asistencia con IA. | Plan Free disponible; los planes de pago comienzan en 12 $ al mes por usuario. |
| Toggl Track | Presupuestación sencilla basada en el tiempo con una configuración sin complicaciones para autónomos y equipos de proyecto reducidos. | Control de tiempo del proyecto con alertas presupuestarias e informes de análisis de productividad. | Plan Free disponible (hasta 5 usuarios); los planes de pago comienzan en 10 $ al mes por usuario. |
| Harvest | Control de tiempo enlazado directamente con la facturación y los ingresos para consultores y equipos de atención al cliente. | Registros de tiempo, informes de rentabilidad por cliente/proyecto, previsión de la tasa de consumo. | Plan Free disponible; los planes de pago comienzan en 13,75 $ al mes por usuario. |
| Hubstaff | Gestión y supervisión del tiempo y los costes para equipos distribuidos y empresas que priorizan el trabajo remoto. | Seguimiento de la productividad de los empleados, seguimiento de costes por proyecto, integración de nóminas. | Prueba gratuita disponible; planes a partir de 7 $ al mes por usuario. |
| Sage Intacct | Integración del seguimiento de costes para equipos financieros en grandes corporaciones. | Presupuestos de proyectos enlazados con el libro mayor, control de gastos en tiempo real, elaboración de informes de rentabilidad multidimensionales, asistencia con IA. | Precios personalizados |
| Procore | Control completo de los costes de los proyectos para grandes empresas de construcción y contratistas generales. | Códigos de costes específicos para la construcción, sincronización entre el campo y las finanzas, gestión automatizada de órdenes de cambio, elaboración de informes detallados, asistencia con IA. | Precios personalizados |
¿Cómo elegir un software de seguimiento de costes de proyectos?
A la hora de seleccionar un software de seguimiento de costes de proyectos, priorice las funciones que agilizan la gestión financiera y contribuyen al éxito del proyecto. Tenga en cuenta estas capacidades para sus herramientas de gestión de costes preferidas:
- Gestión presupuestaria en tiempo real: supervise los gastos en comparación con los presupuestos al instante para controlar los costes.
- Informes y análisis detallados: obtenga información sobre las tendencias y variaciones de los costes con sólidos informes de control de tiempo.
- Integraciones perfectas: conéctese con software de contabilidad o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para reducir la introducción manual de datos.
- Potentes funciones de seguridad: proteja los datos de costes de sus proyectos con cifrado y controles de acceso basados en roles.
- Escalabilidad: Adáptese fácilmente a las crecientes necesidades de los proyectos o de la organización.
- Acceso móvil: habilite las actualizaciones sobre la marcha para los miembros del equipo que trabajan a distancia y sin escritorio, lo que facilita la ejecución fluida de los proyectos.
- Alertas automáticas: reciba notificaciones de sobrecostes presupuestarios para evitar sorpresas durante el ciclo de vida del proyecto.
- Compatibilidad con múltiples monedas: facilite los proyectos globales con diversas opciones de monedas para una gestión eficaz de los costes de los proyectos.
💡 Consejo profesional: utilice un registro de «gastos ocultos» para realizar el seguimiento de los costes informales, como comidas del equipo o herramientas ad hoc, de modo que pueda ver cómo se acumulan estos pequeños gastos y establecer un límite.
📊 Error presupuestario: El Estadio Olímpico de Montreal tenía un presupuesto inicial de 134 millones de dólares canadienses, pero acabó costando más de 1600 millones. La mala supervisión financiera y la interferencia política lo convirtieron en una carga de deuda de 30 años.
El mejor software de presupuestación y seguimiento de costes de proyectos
A continuación, le presentamos algunos de los mejores programas de seguimiento de costes de proyectos diseñados para gestionar flujos de trabajo reales en equipo. 📑
1. ClickUp (el mejor para el seguimiento centralizado de costes dentro de los flujos de trabajo de los proyectos)
El seguimiento aislado de los costes de los proyectos suele provocar retrasos, gastos excesivos o aprobaciones perdidas. Los equipos alternan entre hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos y aplicaciones de control de tiempo, ninguna de las cuales se conecta con el trabajo real.
ClickUp reúne todo en un solo espacio, por lo que el seguimiento de costes pasa a formar parte del proyecto, en lugar de ser una tarea secundaria.
💵 Incorpora los detalles financieros a las tareas.
Las tareas de ClickUp facilitan el seguimiento de las actualizaciones financieras a nivel de tareas.
Supongamos que una agencia de eventos está coordinando una gran conferencia. Cada tarea (reserva del lugar, coordinación de los ponentes, gestión de los proveedores) puede incluir notas sobre los costes, facturas de los proveedores y actualizaciones del estado en tiempo real. Los equipos financieros y de proyectos pueden etiquetarse entre sí, dejar comentarios y confirmar los pagos sin tener que pagar impuestos.
Añada campos personalizados en ClickUp para convertir las tareas en herramientas de seguimiento presupuestario añadiendo datos como «Coste estimado», «Coste real» y «Tipo de coste».
💵 Realice un seguimiento del tiempo y los resultados mientras trabaja.
ClickUp Project Control de Tiempo tiene en cuenta los costes laborales. Los miembros del equipo realizan el seguimiento de las horas dedicadas a cada tarea y los gestores de proyectos ven los datos en tiempo real, lo que permite ajustar los cronogramas o señalar los excesos.
Los equipos pueden mostrar los datos del proyecto a través de los paneles de ClickUp, seleccionando entre más de 50 widgets para personalizarlos.
Por ejemplo, un equipo de producto que gestione el lanzamiento de una función importante podría crear un panel que muestre las horas registradas por cada miembro del equipo, el presupuesto frente a los resultados reales por sprint y el desglose de los costes por tipo de tarea. Esto proporciona a todos, desde los responsables del proyecto hasta los ejecutivos, una visión compartida del progreso financiero sin necesidad de realizar trabajos de elaboración de informes adicionales.
💵 Ahorre tiempo con las plantillas.
La plantilla de análisis de costes de proyectos de ClickUp ofrece a los equipos una estructura lista para usar que les permite estimar y realizar el seguimiento de los presupuestos a lo largo de los hitos. Resulta especialmente útil para equipos que llevan a cabo proyectos con un alcance fijo o con financiación basada en subvenciones que requieren un seguimiento preciso de las variaciones.
Al mismo tiempo, la plantilla de gestión de proyectos de ClickUp añade más supervisión. Una agencia digital que gestione varios contratos de clientes puede utilizarla para asignar revisiones presupuestarias periódicas, registrar las aprobaciones de los clientes y comparar el rendimiento de los costes en múltiples entregables.
La plantilla mantiene todo visible y organizado, incluso cuando hay varios equipos involucrados.
Las mejores funciones de ClickUp
- Estandarice la recepción de costes: recopile las solicitudes de presupuesto utilizando los formularios de ClickUp para estandarizar los envíos entre proveedores y equipos.
- Centralice la documentación financiera: Documente los procesos de aprobación de presupuestos en ClickUp Docs para mantener las políticas financieras accesibles y actualizadas.
- Obtenga información instantánea sobre el presupuesto: utilice ClickUp Brain para ver los presupuestos de los proyectos, el desglose de los gastos o las aprobaciones pendientes sin tener que buscar entre las tareas.
- Realice un seguimiento de los gastos recurrentes: configure las tareas periódicas de ClickUp para programar revisiones mensuales del presupuesto o pagos recurrentes a proveedores.
- Automatice las alertas de costes: cree automatizaciones de ClickUp para desencadenar alertas cuando una tarea supere los costes estimados o se añada un nuevo gasto.
Limitaciones de ClickUp
- Aunque las tareas se pueden actualizar a través del móvil, introducir o revisar datos detallados sobre los costes no resulta tan sencillo ni eficiente en pantallas más pequeñas.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 400 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4470 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Esta reseña de G2 lo dice todo sobre ClickUp como software de seguimiento de costes de proyectos:
Las capacidades de ClickUp en la gestión de proyectos y programas son realmente excepcionales, estableciendo un nuevo punto de referencia en el mercado. Proporciona un potente conjunto de herramientas que facilitan no solo el seguimiento eficiente de las tareas, sino también la gestión integral de diversos proyectos y programas. […] Además, la amplia selección de plantillas bien diseñadas de ClickUp agiliza el proceso de configuración de proyectos, lo que mejora significativamente la productividad y la eficiencia en la planificación de proyectos.
Las capacidades de ClickUp en la gestión de proyectos y programas son realmente excepcionales, estableciendo un nuevo punto de referencia en el mercado. Proporciona un potente conjunto de herramientas que facilitan no solo el seguimiento eficiente de las tareas, sino también la gestión integral de diversos proyectos y programas. […] Además, la amplia selección de plantillas bien diseñadas de ClickUp agiliza el proceso de configuración de proyectos, lo que mejora significativamente la productividad y la eficiencia en la planificación de proyectos.
📮 Información de ClickUp: El 16 % de los gerentes tiene dificultades para integrar las actualizaciones de múltiples herramientas en una vista cohesionada. Cuando las actualizaciones están dispersas, se termina dedicando más tiempo a recopilar información y menos tiempo a liderar.
¿El resultado? Cargas administrativas innecesarias, información perdida y desajustes. Con el entorno de trabajo todo en uno de ClickUp, los gerentes pueden centralizar tareas, documentos y actualizaciones, lo que reduce el trabajo innecesario y permite obtener la información más importante justo cuando se necesita.
💫 Resultados reales: Reúna a 200 profesionales en un único entorno de trabajo de ClickUp, utilizando plantillas personalizables y control de tiempo para reducir los gastos generales y mejorar los plazos de entrega en múltiples ubicaciones.
2. Productivo (el mejor para agencias creativas que realizan el seguimiento de la rentabilidad)
Las agencias creativas suelen tener dificultades para determinar qué proyectos realmente generan ingresos. Productive resuelve este problema mediante el seguimiento de la rentabilidad en tiempo real, que muestra la situación financiera de su agencia en cada uno de los proyectos.
La plataforma conecta el control de tiempo directamente con los presupuestos, lo que le permite supervisar los márgenes de beneficio a medida que avanza el trabajo. Lo que diferencia a esta herramienta de la gestión de proyectos genérica es su profundo conocimiento de los flujos de trabajo de las agencias, desde la incorporación de clientes hasta la facturación final.
Las mejores funciones de productividad
- Realice un seguimiento de las horas facturables en comparación con los presupuestos de los proyectos en tiempo real y reciba alertas instantáneas cuando se acerque a los límites de gasto o a los umbrales de rentabilidad.
- Genere informes financieros completos que desglosen los costes por fases del proyecto, miembros del equipo y segmentos de clientes.
- Rellene automáticamente formularios de gastos, genere informes y resuma las actividades de las tareas con Productive IA.
- Cree tarifas de facturación personalizadas para diferentes miembros del equipo, tipos de proyectos y niveles de clientes.
- Supervise la capacidad del equipo y la nivelación de recursos en múltiples proyectos para evitar el exceso de compromisos.
Limitaciones de productividad
- El ecosistema de integración es más pequeño en comparación con competidores de nivel de corporación como ClickUp.
- La elaboración de informes personalizados requiere conocimientos técnicos para configurarlos de forma eficaz, lo que puede suponer un reto para los equipos más pequeños que no cuentan con soporte informático especializado.
Precios de productividad
- Prueba gratuita
- Imprescindible: 11 $ al mes
- Profesional: 28 $ al mes
- Ultimate: 39 $ al mes
Valoraciones y reseñas productivas
- G2: 4,7/5 (más de 60 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 95 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Productive?
Esta es la opinión de un crítico de G2 sobre las herramientas de gestión de costes de proyectos de Productive:
Lo más útil para nosotros como agencia es la visibilidad que tenemos sobre todo lo que ocurre en la empresa. Desde el presupuesto inicial, pasando por la vida útil del proyecto, hasta la facturación, la estrecha integración de los datos relevantes reduce considerablemente la probabilidad de que se produzcan errores. Poder ver todos nuestros recursos y su utilización (¿he hecho mención de que se puede generar un informe sobre prácticamente cualquier cosa?) en un solo panel es realmente útil.
Lo más útil para nosotros como agencia es la visibilidad que tenemos sobre todo lo que ocurre en la empresa. Desde el presupuesto inicial, pasando por la vida útil del proyecto, hasta la facturación, la estrecha integración de los datos relevantes reduce considerablemente la probabilidad de que se produzcan errores. Poder ver todos nuestros recursos y su utilización (¿he mencionado que se puede generar un informe sobre prácticamente cualquier cosa?) en un solo panel es realmente útil.
📚 Lea también: Las mejores alternativas a Productive.io para la productividad
3. Screendragon (ideal para equipos de marketing que gestionan presupuestos de campañas)
¿Alguna vez ha intentado gestionar una campaña de marketing compleja y llevar un control de cada dólar gastado? Screendragon aborda este reto mediante una automatización del flujo de trabajo diseñada específicamente para equipos de marketing. Gestiona a la perfección los procesos de aprobación creativa que suelen crear cuellos de botella en la ejecución de las campañas.
Los equipos pueden configurar un enrutamiento automatizado que mantiene los proyectos en marcha y, al mismo tiempo, garantiza una visibilidad completa del presupuesto. De esta manera, puede ver exactamente cuánto cuesta cada fase del desarrollo de la campaña y optimizarla en consecuencia.
Las mejores funciones de Screendragon
- Realice el seguimiento del gasto de las campañas en múltiples canales, proveedores y tipos de medios en un panel de control unificado.
- Configure categorías de presupuesto personalizadas que se ajusten perfectamente a las estructuras de las campañas de marketing.
- Genere informes detallados sobre el retorno de la inversión que establezcan la conexión entre el gasto de las campañas y las métricas de rendimiento, lo que le ayudará a identificar qué inversiones ofrecen los mayores beneficios.
- Aprovecha la asistencia de IA para obtener información operativa y sobre recursos, crear contenido acorde con la marca y desarrollar flujos de trabajo proactivos.
- Obtenga una vista completa de la capacidad de los recursos para una gestión eficaz de los mismos.
Limitaciones de Screendragon
- El diseño de la interfaz parece anticuado en comparación con las herramientas más recientes de gestión de proyectos de marketing.
- Las personalizaciones y las funciones avanzadas suelen requerir la asistencia del equipo de soporte de Screendragon, lo que puede ralentizar la implementación.
Precios de Screendragon
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Screendragon
- G2: 4,7/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 30 opiniones)
💡 Consejo profesional: Cree una métrica de «velocidad de gasto» para medir la rapidez con la que cada equipo gasta su presupuesto. Esto es ideal para detectar ineficiencias, como un equipo que utiliza en exceso las horas de los contratistas.
4. Wrike (ideal para proyectos complejos que requieren una supervisión detallada)
Los proyectos complejos tienden a descontrolarse, especialmente cuando varios departamentos deben colaborar en los resultados. Wrike aborda esto mediante flujos de trabajo personalizables que se adaptan a prácticamente cualquier estructura de proyecto, al tiempo que mantienen un seguimiento detallado de los costes en todo momento.
Los equipos aprecian especialmente la capacidad de la plataforma para gestionar la complejidad a nivel de corporación sin sacrificar la visibilidad de los costes de los proyectos y la utilización de los recursos.
Las mejores funciones de Wrike
- Cree plantillas detalladas de presupuesto para proyectos que incluyan categorías predefinidas, procesos de aprobación y parámetros de seguimiento de costes.
- Calcule, asigne y realice un seguimiento de las finanzas en tiempo real para todos los proyectos en un solo lugar con la función de presupuestación.
- Genere informes completos que analicen la rentabilidad de los proyectos en diferentes dimensiones.
- Configura el control de tiempo automatizado y la elaboración de informes de gastos que se integran directamente en los presupuestos de los proyectos.
- Obtenga respuestas rápidas a las consultas sobre proyectos y genere actualizaciones de proyectos con Wrike IA.
Limitaciones de Wrike
- Carece de funciones integradas para el uso compartido de pantalla, mensajes o videoconferencias, lo que obliga a depender de herramientas externas para la colaboración en tiempo real.
- Los usuarios informan de tiempos de carga lentos o fallos, como páginas que no se cargan después de estar inactivas.
- La gestión financiera avanzada, como la facturación o el seguimiento de gastos, a menudo requiere la integración con otro software.
Precios de Wrike
- Free
- Equipo: 10 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Empresa: 25 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Corporación: Precios personalizados
- Pinnacle: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Wrike
- G2: 4,2/5 (más de 4400 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 2810 opiniones)
📊 Error presupuestario: El aeropuerto de Berlín-Brandenburgo debía inaugurarse en 2011 con un presupuesto de 2500 millones de euros. Finalmente abrió sus puertas en 2020, después de que los costes ascendieran a 7000 millones de euros. Las investigaciones señalaron un control deficiente de la gestión de proyectos y una falta de seguimiento centralizado.
5. Smartsheet (ideal para los amantes de las hojas de cálculo que gestionan las finanzas de los proyectos)
Si su equipo vive y respira hojas de cálculo, pero necesita capacidades de seguimiento de proyectos más sofisticadas, Smartsheet cubre perfectamente esa necesidad. Combina la interfaz de cuadrícula familiar que todo el mundo sabe utilizar con potentes funciones de gestión de proyectos que realizan un seguimiento eficaz de los costes.
Los equipos pueden crear presupuestos de proyectos complejos utilizando fórmulas de hojas de cálculo, al tiempo que acceden a funciones avanzadas como flujos de trabajo de automatización y colaboración en tiempo real.
Puede utilizarlo para realizar el seguimiento de los gastos, supervisar los costes de los recursos y crear informes acumulativos que consoliden los datos financieros de varios proyectos.
Las mejores funciones de Smartsheet
- Genere informes financieros de nivel ejecutivo con el mismo aspecto que las hojas de cálculo tradicionales, pero que extraen datos del seguimiento de proyectos en tiempo real.
- Utilice la IA para analizar sus hojas de cálculo, generar información y predecir tendencias en el gasto de los proyectos.
- Asigne recursos, realice el seguimiento de sus índices de utilización y calcule los costes laborales en función de las tareas asignadas y las tarifas por hora.
- Configure el formato condicional y las alertas de automatización que resaltan las variaciones presupuestarias, los excesos y los problemas de asignación de recursos.
- Colabora en los presupuestos de los proyectos y la planificación financiera a través de hojas compartidas, en las que varios miembros del equipo pueden introducir datos mientras se mantienen registros de auditoría completos.
Limitaciones de Smartsheet
- Los cambios no siempre se actualizan en tiempo real y no hay guardado automático.
- Los informes tienen un límite de 500 filas por página, y navegar por informes grandes puede resultar tedioso.
- Algunos usuarios señalan que las funciones de seguridad son inadecuadas, como la falta de claridad en las ubicaciones de almacenamiento de datos o la ausencia de un rol de «superadministrador» para acceder a todas las hojas.
Precios de Smartsheet
- Prueba gratuita
- Pro: 12 $ al mes por usuario
- Empresa: 24 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
- Gestión avanzada del trabajo: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Smartsheet
- G2: 4,4/5 (más de 19 680 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3450 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Smartsheet?
Aquí tienes una perspectiva de primera mano sobre este software de seguimiento de costes de proyectos, extraída de una reseña de G2:
Me gusta la versatilidad de Smartsheet y que se pueda utilizar para muchas aplicaciones diferentes. A veces lo uso como una versión más avanzada e interactiva de Excel, otras veces se pueden aprovechar sus funciones de panel y automatización para crear herramientas muy potentes que pueden facilitar mucho el trabajo y organizarlo mejor.
Me gusta la versatilidad de Smartsheet y que se pueda utilizar para muchas aplicaciones diferentes. A veces lo uso como una versión más avanzada e interactiva de Excel, otras veces se pueden aprovechar sus funciones de panel y automatización para crear herramientas muy potentes que pueden facilitar mucho el trabajo y organizarlo mejor.
📚 Lea también: Las mejores alternativas a Smartsheet
6. Toggl Track (el mejor para el control sencillo del tiempo en todos los proyectos)
A veces solo necesitas saber en qué inviertes tu tiempo sin tener que lidiar con complicadas tareas de gestión de proyectos. Toggl Track te lo permite gracias a un sistema de control de tiempo muy sencillo que funciona en cualquier dispositivo o plataforma.
Esta herramienta está diseñada para no entorpecer su trabajo: inicie un cronómetro, asígnelo a un proyecto y deténgalo cuando haya terminado. Sin flujos de trabajo complicados ni campos obligatorios que ralenticen su trabajo real. A los equipos les encanta cómo los informes detallados revelan patrones en el uso del tiempo que afectan directamente a la rentabilidad del proyecto.
Las mejores funciones de Toggl Track
- Configure los presupuestos de los proyectos basándose en las duraciones estimadas y reciba alertas cuando el tiempo de seguimiento se acerque o supere las horas asignadas.
- Realice el seguimiento del tiempo sin conexión y sincronícelo automáticamente cuando se vuelva a conectar, lo que le garantiza que nunca perderá horas facturables.
- Analice los patrones de productividad del equipo mediante la elaboración de informes que muestran las horas de máximo rendimiento, las tasas de eficiencia de los proyectos y los patrones de cada colaborador individual.
Limitaciones de Toggl Track
- Las funciones de gestión de equipos son básicas en comparación con las plataformas completas de gestión de proyectos.
- Carece de funciones nativas de facturación y registro de descansos, seguimiento por GPS, nóminas o programación.
- La edición de las entradas de tiempo puede resultar engorrosa y propensa a errores.
- No se pueden pausar los cronómetros; hay que detenerlos y reiniciarlos, lo que da lugar a entradas fragmentadas (por ejemplo, varias sesiones de 5 segundos).
Precios de Toggl Track
- Gratis (para hasta cinco usuarios)
- Starter: 10 $ al mes por usuario
- Premium: 20 $ al mes por usuario.
- Corporación: Precios personalizados
Toggl Track: valoraciones y opiniones
- G2: 4,6/5 (más de 1570 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2575 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Toggl Track?
Esta reseña de Capterra plantea un punto de vista interesante:
Toggl Track es muy fácil de usar. Es sencillo de navegar. Me gusta lo fácil que es continuar con un proyecto anterior o añadir uno nuevo. El código de colores también ayuda a desglosar las áreas en las que paso la mayor parte de mi tiempo. También me gusta mucho la pestaña de informes: es agradable ver cuántas horas se han trabajado y el porcentaje de mi tiempo dedicado a cada proyecto.
Toggl Track es muy fácil de usar. Es sencillo de navegar. Me gusta lo fácil que es continuar con un proyecto anterior o añadir uno nuevo. El código de colores también ayuda a desglosar las áreas en las que dedico la mayor parte de mi tiempo. También me gusta mucho la pestaña de informes: es agradable ver cuántas horas se han trabajado y el porcentaje de mi tiempo dedicado a cada proyecto.
📚 Lea también: Las mejores alternativas a Toggl para el control de tiempo
🔍 ¿Sabías que solo el 41 % de las organizaciones cumplen casi siempre o siempre con el presupuesto de sus proyectos? Esto pone de manifiesto una importante brecha que el seguimiento de costes puede ayudar a cerrar.
7. Harvest (el mejor para el control de tiempo integrado y la facturación)
Los gestores de proyectos que necesitan una integración perfecta entre el seguimiento de costes y la facturación a los clientes encuentran Harvest especialmente valioso. El software de presupuesto de proyectos conecta el control de tiempo directamente con los procesos de facturación, lo que garantiza que todas las horas facturables se registren y se conviertan en ingresos de manera eficiente.
Los equipos financieros aprecian cómo Harvest gestiona tanto el seguimiento de costes internos como la facturación externa a clientes en un solo sistema, lo que reduce el trabajo de conciliación entre diferentes plataformas. La elaboración de informes detallados muestra qué proyectos y clientes generan los márgenes más altos.
Las mejores funciones de Harvest
- Configura recordatorios automáticos para el control de tiempo y resúmenes semanales que te ayudarán a mantener hábitos de seguimiento constantes.
- Analice el rendimiento de su empresa mediante informes completos que muestran qué clientes, proyectos y tipos de trabajo ofrecen la mayor rentabilidad.
- Cree previsiones de proyectos precisas basadas en las tasas de consumo actuales y las asignaciones presupuestarias restantes para predecir la rentabilidad final del proyecto.
- Cree automáticamente facturas a partir del tiempo y los gastos registrados y envíelas a los clientes directamente desde la plataforma.
Limitaciones de Harvest
- Carece de funciones integradas de nómina o automatización de impuestos sobre las ventas, lo que requiere trabajo manual o integraciones de terceros.
- No hay un hub de notificaciones centralizado para actualizaciones como envíos de hojas de horas o recordatorios de facturas.
- Las opciones de filtrado para tareas o entradas de tiempo son básicas, lo que dificulta el análisis de categorías o grupos específicos dentro de los informes.
Precios de Harvest
- Free
- Pro: 13,75 $ al mes por usuario.
- Premium: 17,50 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de Harvest
- G2: 4,3/5 (más de 815 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 630 opiniones)
📚 Lea también: Comparación entre Harvest y Toggl (funciones, precios)
📊 Error presupuestario: A principios de la década de 2000, un proyecto del Gobierno británico para modernizar los registros sanitarios se disparó de 2000 a 12 000 millones de libras esterlinas antes de ser descartado.
8. Hubstaff (ideal para equipos remotos que necesitan un seguimiento detallado de la actividad)
Los responsables de operaciones que gestionan equipos distribuidos necesitan una visibilidad detallada de cómo emplean su tiempo los trabajadores remotos y cómo eso se traduce en costes para el proyecto. Hubstaff proporciona esta visibilidad a través de un seguimiento exhaustivo de la actividad.
Proporciona responsabilidad sin ser demasiado invasivo: los miembros del equipo pueden ver sus propios patrones de productividad, mientras que los gerentes obtienen la visibilidad que necesitan para calcular con precisión los costos del proyecto. La elaboración de informes detallados ayuda a identificar qué patrones de teletrabajo conducen a la ejecución más eficiente del proyecto.
Las mejores funciones de Hubstaff
- Supervise la productividad del equipo mediante la captura automática de capturas de pantalla y el seguimiento del uso de las aplicaciones.
- Realice un seguimiento de los costes de los proyectos en tiempo real mientras los miembros del equipo trabajan, con el cálculo automático de los costes laborales basado en las tarifas por hora individuales y el tiempo real invertido.
- Establece presupuestos semanales o límites de costes fijos para los proyectos y los miembros del equipo con el fin de evitar gastos excesivos.
- Configure el procesamiento automatizado de nóminas en función de las horas registradas y las asignaciones de proyectos, agilizando los procesos de pago.
- Consulte informes detallados sobre los costes de los proyectos, los gastos de los miembros del equipo y el historial presupuestario.
Limitaciones de Hubstaff
- Las funciones de supervisión de los empleados pueden resultar invasivas y afectar a la moral del equipo si no se implementan con cuidado, además de ser inadecuadas para el seguimiento de trabajos creativos o estratégicos.
- Las preocupaciones por la privacidad pueden establecer un límite para su adopción en organizaciones con requisitos estrictos de protección de datos.
- Su punto fuerte es principalmente la gestión de los costes laborales; está menos equipado para gestionar los costes de materiales u otros gastos del proyecto no relacionados con la mano de obra.
Precios de Hubstaff
- Prueba gratuita
- Starter: 7 $ al mes por usuario (mínimo dos asientos)
- Grow: 9 $ al mes por usuario (mínimo dos asientos)
- Equipo: 12 $ al mes por usuario (mínimo dos asientos)
- Corporación: 25 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de Hubstaff
- G2: 4,2/5 (más de 1440 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 1570 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Hubstaff?
Una reseña de G2 lo expresa así:
Hubstaff ofrece una forma sencilla de realizar un seguimiento del tiempo y supervisar la productividad del equipo. La posibilidad de realizar capturas de pantalla periódicas, realizar un seguimiento de los niveles de actividad e integrarse con herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana lo hace extremadamente valioso para los equipos remotos. […] En ocasiones, el seguimiento de la actividad puede resultar demasiado intrusivo, especialmente con capturas de pantalla frecuentes. La aplicación móvil también tiende a ralentizarse o bloquearse en ocasiones, lo que puede interrumpir la productividad sobre la marcha.
Hubstaff ofrece una forma sencilla de realizar el seguimiento del tiempo y supervisar la productividad del equipo. La posibilidad de realizar capturas de pantalla periódicas, realizar un seguimiento de los niveles de actividad e integrarse con herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana lo hace extremadamente valioso para los equipos remotos. […] En ocasiones, el seguimiento de la actividad puede resultar demasiado intrusivo, especialmente con capturas de pantalla frecuentes. La aplicación móvil también tiende a ralentizarse o bloquearse en ocasiones, lo que puede interrumpir la productividad sobre la marcha.
📚 Lea también: Las mejores alternativas y competidores de Hubstaff
9. Sage Intacct (el mejor para la integración de la gestión financiera de corporaciones)
Las corporaciones necesitan un seguimiento de los costes de los proyectos que se integre perfectamente en los sistemas financieros y las estructuras de elaboración de informes existentes. Sage Intacct lo consigue gracias a sus completas funciones de gestión financiera.
Destaca en la contabilidad de proyectos, ya que le permite realizar el seguimiento y gestionar los costes, las facturas y los ingresos de cada proyecto con un alto grado de precisión. Puede asignar costes directos e indirectos, gestionar calendarios de facturación complejos y reconocer los ingresos de acuerdo con las normas contables.
Los equipos financieros pueden finalmente obtener datos precisos sobre la rentabilidad de los proyectos que se incorporan directamente a los estados financieros corporativos y a la elaboración de informes ejecutivos sin necesidad de manipular los datos manualmente.
Las mejores funciones de Sage Intacct
- Cree presupuestos de proyectos sofisticados que tengan conexión con las cuentas del libro mayor y actualicen automáticamente los estados financieros.
- Etiqueta las transacciones con el proyecto, el departamento, la ubicación y otras dimensiones para realizar análisis financieros y realizar la elaboración de informes detallados.
- Configure controles financieros automatizados que requieran aprobaciones para cualquier gasto del proyecto que supere los umbrales predeterminados.
- Realice un seguimiento de los costes de los proyectos y mantenga al mismo tiempo registros de auditoría completos que satisfagan los requisitos de gobernanza corporativa y las normas de información financiera.
- Mejora la calidad de los datos y realiza la automatización de los flujos de trabajo financieros complejos con IA integrada.
Limitaciones de Sage Intacct
- La complejidad de la implementación requiere importantes recursos informáticos y conocimientos financieros para configurarlo correctamente.
- El precio es considerablemente más alto que el de otras herramientas de gestión de proyectos más sencillas, lo que lo hace poco práctico para organizaciones más pequeñas.
- Excesivo para organizaciones que no necesitan una integración completa de la gestión financiera junto con el seguimiento de proyectos.
- Debido al cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), las configuraciones son rígidas tras la implementación, lo que requiere la asistencia de un desarrollador o distribuidor para realizar cambios.
Precios de Sage Intacct
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Sage Intacct
- G2: 4,3/5 (más de 3730 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 525 opiniones)
💡 Consejo profesional: Implemente un proceso de veto de gastos rápido en el que cualquier gasto no crítico que supere un umbral establecido requiera una segunda autorización para evitar compras impulsivas. Puede crear un agente de IA en ClickUp para automatizar este proceso.
📊 Error presupuestario: El proyecto del tren de alta velocidad de California se estimó en 33 000 millones de dólares en 2008. En 2023, los costes estimados habían alcanzado los 128 000 millones de dólares sin una fecha clara de completación. Esto se atribuyó en gran medida a un seguimiento inconsistente de los costes y a cambios en el alcance del proyecto.
10. Procore (el mejor para la gestión de costes de proyectos de construcción)
La construcción plantea retos únicos en la gestión de los costes de los proyectos que las herramientas genéricas simplemente no pueden manejar de forma eficaz. Procore responde a estas necesidades específicas mediante funciones diseñadas específicamente para la gestión financiera de proyectos de construcción.
Comprende cómo fluyen los costes de construcción y proporciona visibilidad en cada fase, desde la fase previa al desarrollo hasta el cierre. Los equipos pueden realizar el seguimiento de los costes de mano de obra, materiales, equipos y subcontratistas, al tiempo que cumplen con los principios contables de la construcción y los requisitos de elaboración de informes.
Las mejores funciones de Procore
- Gestiona las órdenes de cambio y las modificaciones presupuestarias mediante flujos de trabajo de aprobación automatizados que mantienen registros de auditoría completos.
- Acceda a presupuestos, contratos, órdenes de cambio, órdenes de compra y facturas, todo en un sistema conectado con asistencia de IA integrada.
- Genere informes de costes detallados que desglosen los gastos del proyecto por oficio, fase, código de coste y otras categorías específicas de la construcción.
- Conecte las operaciones de campo directamente con el seguimiento financiero a través de aplicaciones móviles que permiten a los equipos registrar el tiempo, los materiales y el uso de equipos desde los lugares de trabajo.
Limitaciones de Procore
- La herramienta de licitación previa a la construcción es criticada por ser ineficaz y problemática, con problemas como su escasa usabilidad y la falta de actualizaciones oportunas por parte del equipo de desarrollo.
- La implementación requiere un tiempo de configuración considerable para configurar los códigos de costes, los flujos de trabajo de aprobación y la integración con los sistemas contables existentes.
- Algunos usuarios experimentan un soporte al cliente inadecuado, con tiempos de respuesta lentos, falta de gestores de cuentas dedicados o problemas sin resolver.
Precios de Procore
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Procore
- G2: 4,6/5 (más de 3450 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 2770 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Procore?
Una reseña de Capterra lo resumió así:
Procore es una plataforma bien organizada y eficiente con todas las capacidades que puedas necesitar para llevar a cabo proyectos industriales a gran escala, desde la construcción de grandes edificios hasta la simple construcción residencial.
Procore es una plataforma bien organizada y eficiente con todas las capacidades que puedas necesitar para llevar a cabo proyectos industriales a gran escala, hasta simples construcciones residenciales.
💡 Consejo profesional: Para simplificar la reducción de costes de software, realiza un seguimiento por separado de los gastos derivados de la incorporación de funciones adicionales. Intenta registrar cualquier solicitud de complementos con respecto al alcance original, para que puedas negociarlos o aplazarlos y mantenerte dentro del presupuesto.
Vea el panorama completo de los costes en ClickUp.
El seguimiento del presupuesto suele realizarse de forma aislada. Los equipos actualizan hojas de cálculo, se intercambian números y la visibilidad del proyecto se ve afectada.
ClickUp cierra esa brecha. Este software de seguimiento de costes de proyectos ayuda a los equipos a supervisar los presupuestos de los proyectos sin perder el impulso en las tareas o los cronogramas.
Con la gestión de tareas, los informes, los documentos y la comunicación en una plataforma conectada, los presupuestos permanecen vinculados al trabajo. Naturalmente, las decisiones se toman más rápido y los proyectos siguen su curso.
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