A mitad del trimestre, los números no cuadraban. El presupuesto decía una cosa, la hoja de cálculo otra y el equipo financiero tenía una tercera versión. Nadie se equivocaba, pero nadie tenía una visión completa de la situación.
Si alguna vez has tenido que lidiar con datos de costes dispersos o sorpresas presupuestarias en fases avanzadas, sabrás lo rápido que se pueden complicar las cosas sin una configuración adecuada. ¿La solución? Herramientas diseñadas para realizar un seguimiento de los costes a medida que avanza el proyecto.
Aquí tienes las mejores herramientas de software para el seguimiento de los costes de los proyectos que aportan claridad a los presupuestos y las previsiones. ¡Empecemos! 💰
El mejor software de seguimiento de costes de proyectos de un vistazo
Antes de empezar, aquí tienes una rápida comparación entre los mejores programas de gestión de proyectos para el seguimiento de costes. 💸
| Herramienta | Ideal para | Mejores funciones | Precios* |
| ClickUp | Seguimiento centralizado de los costes dentro de los flujos de trabajo de proyectos en tiempo real para particulares, empresas medianas y grandes corporaciones | Seguimiento de costes a nivel de tarea con campos personalizados, análisis de presupuestos frente a resultados reales en paneles, alertas de costes automatizadas, control de tiempo, IA y automatización | Free Forever; personalización disponible para corporaciones |
| *productivo | Seguimiento de la rentabilidad de la agencia, desde el presupuesto hasta la factura, para equipos de tamaño medio y agencias en crecimiento | Seguimiento en tiempo real del presupuesto y la rentabilidad, tarifas de facturación personalizadas, elaboración de informes financieros detallados, asistencia con IA | Versión de prueba gratuita disponible; planes a partir de 11 $ al mes |
| Screendragon | Gestión de costes de campañas en flujos de trabajo de marketing creativo para departamentos de marketing y equipos creativos internos | Seguimiento multicanal de gastos, elaboración de informes basados en el ROI, aprobaciones presupuestarias automatizadas, asistencia con IA | Precios personalizados |
| Wrike | Compleja supervisión de costes entre departamentos para equipos de proyecto de Enterprise y consultores | Plantillas de presupuesto para proyectos, control de tiempo automatizado, elaboración de informes de rentabilidad por fases, asistencia con IA | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 10 $ al mes por usuario |
| Smartsheet | Presupuestación basada en hojas de cálculo con colaboración en tiempo real para equipos pequeños y usuarios centrados en las finanzas | Alertas de gastos, informes resumidos, registros de auditoría, hojas de plan de costes colaborativas, asistencia con IA | Plan Free disponible; plan de pago a partir de 12 $ al mes por usuario |
| toggl Track* | Presupuestación sencilla basada en el tiempo con una configuración sin complicaciones para autónomos y equipos de proyecto ágiles | Control de tiempo dedicado a los proyectos con alertas presupuestarias e informes de análisis de la productividad | Plan Free disponible (hasta 5 usuarios); planes de pago a partir de 10 $ al mes por usuario |
| Harvest | Control de tiempo enlazado directamente a la facturación y los ingresos para consultores y equipos de atención al cliente | Registros de tiempo, elaboración de informes de rentabilidad por cliente/proyecto, previsión de la tasa de consumo | Plan Free disponible; plan de pago a partir de 13,75 $ al mes por usuario |
| Hubstaff | Gestión y supervisión del tiempo y los costes para equipos distribuidos y empresas que trabajan principalmente a distancia | Seguimiento de la productividad de los empleados, seguimiento de costes por proyecto, integración de nóminas | (versión de) prueba gratuita disponible; planes a partir de 7 $ al mes por usuario |
| Sage Intacct | Integración del seguimiento de costes para equipos financieros en grandes corporaciones | Presupuestos de proyecto enlazados al libro mayor, control de gastos en tiempo real, elaboración de informes de rentabilidad multidimensionales, asistencia con IA | Precios personalizados |
| Procore | Control total de los costes de los proyectos para grandes empresas constructoras y contratistas generales | Códigos de costes específicos para la construcción, sincronizar entre el campo y las finanzas, gestión automatizada de pedidos de cambio, (elaboración de) informes detallados, asistencia con IA | Precios personalizados |
¿Cómo elegir un software de seguimiento de costes de proyecto?
A la hora de seleccionar un software de seguimiento de costes de proyectos, prioriza las funciones que agilizan la gestión financiera y aportan soporte al intento correcto de los proyectos. Ten en cuenta estas capacidades para tus herramientas de gestión de costes preferidas:
- Gestión presupuestaria en tiempo real: supervisa los gastos con respecto a los presupuestos al instante para controlar los costes
- *(Elaboración de) informes detallados y análisis: obtenga información sobre las tendencias y variaciones de los costes con sólidos informes de control de tiempo
- integraciones perfectas: *Conéctese con software de cuenta o sistemas de planificación de recursos corporativos (ERP) para reducir la entrada manual de datos
- *potentes funciones de seguridad: Proteja los datos de los costes de sus proyectos con cifrado y controles de acceso basados en roles
- escalabilidad: *Adáptate fácilmente a las necesidades crecientes de tus proyectos u organización
- *acceso móvil: habilita las actualizaciones sobre la marcha para los miembros del equipo que trabajan a distancia y sin escritorio, lo que facilita la ejecución fluida del proyecto
- alertas automáticas:* Recibe notificaciones de sobrecostes presupuestarios para evitar sorpresas durante el ciclo de vida del proyecto
- *compatibilidad con múltiples monedas: Facilita los proyectos globales con diversas opciones de monedas para una gestión eficaz de los costes de los proyectos
💡 Consejo profesional: Utiliza un registro de «gastos ocultos» para realizar el seguimiento de los gastos informales, como las comidas del equipo o las herramientas ad hoc, para que puedas ver cómo se acumulan estos pequeños gastos y establecer un ajuste.
📊 Error presupuestario: El Estadio Olímpico de Montreal tenía un presupuesto inicial de 134 millones de dólares canadienses, pero acabó costando más de 1600 millones. La mala supervisión financiera y la interferencia política lo convirtieron en una carga de deuda de 30 años.
El mejor software de presupuestación y seguimiento de costes de proyecto
A continuación, te presentamos algunos de los mejores programas de seguimiento de costes de proyecto diseñados para gestionar flujos de trabajo reales en equipo. 📑
1. ClickUp (ideal para el seguimiento centralizado de costes dentro del flujo de trabajo del proyecto)
El seguimiento aislado de los costes de los proyectos suele provocar retrasos, gastos excesivos o aprobaciones perdidas. Teams cambian entre hojas de cálculo, cadenas de correo electrónico y apps de control de tiempo, ninguna de las cuales se conecta con el trabajo real.
ClickUp lo reúne todo en un solo espacio, por lo que el seguimiento de los costes pasa a formar parte del proyecto, en lugar de ser una tarea secundaria.
💵 Incorpora los detalles financieros en las tareas
Tarea de ClickUp facilita el seguimiento de las actualizaciones financieras a nivel de tarea.
Supongamos que una agencia de eventos está coordinando una gran conferencia. Cada tarea (reserva del lugar, coordinación de los ponentes, gestión de los proveedores) puede incluir notas sobre los costes, facturas de los proveedores y actualizaciones del estado en tiempo real. Los equipos financieros y de proyectos pueden etiquetarse entre sí, dejar comentarios y confirmar los pagos sin necesidad de cambiar de interruptor.
Añade Campos personalizados en ClickUp para convertir las tareas en herramientas de seguimiento del presupuesto añadiendo datos como «Coste estimado», «Coste real» y «Tipo de coste».
💵 Realiza un seguimiento del tiempo y los resultados mientras haces trabajo
ClickUp Project Control de Tiempo incluye los costes laborales. Los miembros del equipo registran las horas dedicadas a cada tarea y los gestores de proyectos ven los datos en tiempo real, lo que permite ajustar el cronograma o señalar los excesos.
Teams pueden visualizar los datos de los proyectos a través de los paneles de ClickUp, seleccionando entre más de 50 widgets para hacerlos personalizados.
Por ejemplo, un equipo de producto que gestiona el lanzamiento de una función importante podría crear un panel que muestre las horas registradas por cada miembro del equipo, el presupuesto frente a los gastos reales por sprint y el desglose de los costes por tipo de tarea. Esto permite que todos, desde los responsables del proyecto hasta los ejecutivos, tengan una visión compartida del progreso financiero sin necesidad de elaborar informes adicionales.
💵 Ahorra tiempo con plantillas
La plantilla de análisis de costes de proyectos de ClickUp ofrece a los equipos una estructura lista para usar que les permite estimar y realizar un seguimiento de los presupuestos a lo largo de los hitos. Es especialmente útil para equipos que gestionan proyectos con un alcance fijo o financiación basada en subvenciones que requieren un seguimiento preciso de las desviaciones.
Al mismo tiempo, la plantilla de gestión de costes de proyectos de ClickUp añade más supervisión. Una agencia digital que gestiona varios clientes fijos puede utilizarla para asignar revisiones presupuestarias periódicas, registrar las aprobaciones de los clientes y comparar el rendimiento de los costes en múltiples entregables.
La plantilla mantiene todo con visibilidad y organizado, incluso cuando hay varios Teams involucrados.
Las mejores funciones de ClickUp
- Estandariza la recepción de costes: recopila las solicitudes de presupuesto mediante los formularios de ClickUp para estandarizar los envíos entre proveedores y equipos
- centraliza la documentación financiera: *Documento los procesos de aprobación de presupuestos en ClickUp Docs para mantener las políticas financieras accesibles y actualizadas
- obtenga información instantánea sobre el presupuesto: *utilice ClickUp Brain para ver los presupuestos de los proyectos, el desglose de los gastos o las aprobaciones pendientes sin tener que buscar entre las tareas
- realiza un seguimiento de los gastos recurrentes: *configura las tareas periódicas de ClickUp para programar revisiones mensuales del presupuesto o pagos recurrentes a proveedores
- *automatiza las alertas de costes: crea automatizaciones de ClickUp para actuar como desencadenante de alertas cuando una tarea supera los costes estimados o se añade un nuevo gasto
Límite de ClickUp
- Aunque las tareas se pueden actualizar a través del móvil, introducir o revisar datos detallados sobre los costes no es tan sencillo ni eficiente en pantallas más pequeñas
Precios de ClickUp
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 400 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4470 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Esta reseña de G2 lo dice todo sobre ClickUp como software de seguimiento de costes de proyecto:
Las capacidades de ClickUp en la gestión de proyectos y programas son realmente excepcionales y establecen un nuevo punto de referencia en el mercado. Ofrece un potente conjunto de herramientas que facilitan no solo el seguimiento eficiente de las tareas, sino también la gestión integral de diversos proyectos y programas. […] Además, la amplia selección de plantillas bien diseñadas de ClickUp agiliza el proceso de configuración de los proyectos, lo que mejora significativamente la productividad y la eficiencia de la planificación de los proyectos.
Las capacidades de ClickUp en la gestión de proyectos y programas son realmente excepcionales y establecen un nuevo punto de referencia en el mercado. Ofrece un potente conjunto de herramientas que facilitan no solo el seguimiento eficiente de las tareas, sino también la gestión integral de diversos proyectos y programas. […] Además, la amplia selección de plantillas bien diseñadas de ClickUp agiliza el proceso de configuración de los proyectos, lo que mejora significativamente la productividad y la eficiencia de la planificación de los proyectos.
📮 Información de ClickUp: El 16 % de los gerentes tienen dificultades para integrar las actualizaciones de varias herramientas en una vista coherente. Cuando las actualizaciones están dispersas, se termina dedicando más tiempo a recopilar información y menos tiempo a liderar.
¿El resultado? Se eliminan las cargas administrativas innecesarias, la pérdida de información y la descoordinación. Con el entorno de trabajo todo en uno de ClickUp, los gerentes pueden centralizar las tareas, los documentos y las actualizaciones, lo que reduce el trabajo superfluo y permite obtener la información más importante justo cuando se necesita.
resultados reales: *Reúna a 200 profesionales en un único entorno de trabajo de ClickUp, utilizando plantillas personalizables y control de tiempo para reducir los gastos generales y mejorar los plazos de entrega en múltiples ubicaciones.
2. Productivo (ideal para agencias creativas que desean realizar el seguimiento de la rentabilidad)
Las agencias creativas suelen tener dificultades para determinar qué proyectos realmente generan ingresos. Productive resuelve este problema mediante un seguimiento de la rentabilidad en tiempo real que muestra la situación financiera de tu agencia en cada uno de los proyectos.
La plataforma conecta el control de tiempo directamente con los presupuestos, lo que te permite supervisar los márgenes de beneficio a medida que avanza el trabajo. Lo que diferencia a esta herramienta de la gestión de proyectos genérica es su profundo conocimiento de los flujos de trabajo de las agencias, desde la incorporación de los clientes hasta la facturación final.
Las mejores funciones para la productividad
- Realice un seguimiento de las horas facturables en relación con los presupuestos de los proyectos en tiempo real y reciba alertas instantáneas cuando se acerque al límite de gasto o a los umbrales de rentabilidad
- Genera informes financieros completos que desglosan los costes por fases del proyecto, miembros del equipo y segmentos de clientes
- Rellena automáticamente formularios de gastos, genera informes y resumir las actividades de las tareas con Productive IA
- Crea valoraciones de facturación personalizadas para diferentes miembros del equipo, tipos de proyecto y niveles de cliente
- Supervisa la capacidad del equipo y la distribución de los recursos en varios proyectos para evitar el exceso de compromisos
Límites productivos
- El ecosistema de integración es más pequeño en comparación con competidores de nivel de Corporación como ClickUp
- La elaboración de informes personalizados requiere conocimientos técnicos para realizar el ajuste de forma eficaz, lo que puede resultar complicado para equipos pequeños que no cuentan con soporte informático especializado
Precios de productividad
- (versión de) prueba gratuita
- Imprescindible: 11 $ al mes
- Profesional: 28 $ al mes
- Ultimate: 39 $ al mes
Valoraciones y reseñas productivas
- G2: 4,7/5 (más de 60 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 95 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Productividad?
Aquí tienes la opinión de un usuario de G2 sobre las herramientas de gestión de costes de proyectos de Productive:
Lo más útil para nosotros como agencia es la visibilidad que tenemos sobre todo lo que ocurre en la empresa. Desde el presupuesto inicial, pasando por la vida del proyecto y hasta la facturación, la estrecha integración de los datos relevantes reduce considerablemente la posibilidad de error. Poder ver todos nuestros recursos y su utilización (¿he mencionado que se puede generar un informe sobre prácticamente cualquier cosa?) en un solo panel es realmente útil.
Lo más útil para nosotros como agencia es la visibilidad que tenemos sobre todo lo que ocurre en la empresa. Desde el presupuesto inicial, pasando por la vida útil de un proyecto y hasta la facturación, la estrecha integración de los datos relevantes reduce considerablemente la posibilidad de error. Poder ver todos nuestros recursos y su utilización (¿he mencionado que se puede generar un informe sobre prácticamente cualquier cosa?) en un solo panel es realmente útil.
📚 Leer también: Las mejores alternativas a Productive.io
3. Screendragon (ideal para equipos de marketing que gestionan presupuestos de campañas)
¿Alguna vez ha intentado gestionar una campaña de marketing compleja y llevar un seguimiento de cada céntimo gastado? Screendragon aborda este reto mediante una automatización del flujo de trabajo diseñada específicamente para equipos de marketing. Gestiona a la perfección los procesos de aprobación creativa que suelen crear cuellos de botella en la ejecución de las campañas.
Teams pueden configurar un enrutamiento automatizado que mantiene los proyectos en marcha y garantiza una visibilidad completa del presupuesto. De este modo, puedes ver exactamente cuánto cuesta cada fase del desarrollo de la campaña y optimizarla en consecuencia.
Las mejores funciones de Screendragon
- Realiza un seguimiento del gasto de las campañas en múltiples canales, proveedores y tipos de medios en un panel unificado
- Ajusta categorías de presupuesto personalizado que se ajustan perfectamente a las estructuras de las campañas de marketing
- Genera informes detallados sobre el retorno de la inversión que establecen la conexión (a internet) entre el gasto de las campañas y las métricas de rendimiento, lo que te ayuda a identificar qué inversiones ofrecen los mayores beneficios
- Aprovecha la asistencia de IA para obtener información operativa y sobre los recursos, crear contenido acorde con la marca y desarrollar flujos de trabajo ágiles
- Obtenga una vista completa de la capacidad de los recursos para una gestión eficaz de los mismos
Límite de Screendragon
- El diseño de la interfaz parece anticuado en comparación con las herramientas de gestión de proyectos de marketing más recientes
- Las personalizaciones y las funciones avanzadas suelen requerir la asistencia del equipo de soporte de Screendragon, lo que puede ralentizar la implementación
Precios de Screendragon
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Screendragon
- G2: 4,7/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 30 opiniones)
💡 Consejo profesional: Crea una métrica de «velocidad de gasto» para medir la rapidez con la que cada equipo gasta su presupuesto. Esto es ideal para detectar ineficiencias, como el uso excesivo de las horas de los contratistas por parte de un equipo.
4. Wrike (ideal para proyectos complejos que requieren una supervisión detallada)
Los proyectos complejos tienden a salirse de control, especialmente cuando varios departamentos deben colaborar en los entregables. Wrike aborda esto mediante flujos de trabajo personalizables que se adaptan a prácticamente cualquier estructura de proyecto, al tiempo que mantienen un seguimiento detallado de los costos en todo momento.
Teams aprecian especialmente la capacidad de la plataforma para gestionar la complejidad a nivel Enterprise sin sacrificar la visibilidad de los costes de los proyectos y la utilización de los recursos.
Las mejores funciones de Wrike
- Crea plantillas detalladas de presupuestos para proyectos que incluyen categorías predefinidas, procesos de aprobación y parámetros de seguimiento de costes
- Estime, asigne y realice un seguimiento de las finanzas en tiempo real para todos los proyectos en un solo lugar con la función de presupuestación
- Genera informes completos que analizan la rentabilidad de los proyectos en diferentes dimensiones
- Configura el control automático del tiempo y la elaboración de informes de gastos que se integra directamente en los presupuestos de los proyectos
- Obtenga respuestas rápidas a las consultas sobre proyectos y genere actualizaciones de proyectos con Wrike IA
Límite de Wrike
- Carece de funciones integradas para el uso compartido de pantalla, enviar mensajes o realizar videoconferencias, lo que obliga a recurrir a herramientas externas para la colaboración en tiempo real
- Los usuarios elaboran informes de tiempos de carga lentos o fallos, como páginas que no se cargan después de estar inactivas
- La gestión financiera avanzada, como la facturación o el seguimiento de gastos, a menudo requiere la integración con otro software
Precios de Wrike
- Free
- Equipo: 10 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- business: *25 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- corporación: *Precio personalizado
- Pinnacle: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Wrike
- G2: 4,2/5 (más de 4400 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 2810 opiniones)
📊 Error presupuestario: El aeropuerto de Berlín-Brandenburgo debía inaugurarse en 2011 con un presupuesto de 2500 millones de euros. Finalmente, abrió sus puertas en 2020, después de que los costes se dispararan hasta los 7000 millones de euros. Las investigaciones apuntaron a una mala gestión de los costes del proyecto y a la falta de un seguimiento centralizado.
5. Smartsheet (ideal para los amantes de las hojas de cálculo que gestionan las finanzas de proyectos)
Si tu equipo vive y respira hojas de cálculo, pero necesita funciones de seguimiento de proyectos más sofisticadas, Smartsheet es la solución perfecta. Combina la interfaz de cuadrícula familiar que todo el mundo sabe utilizar con potentes funciones de gestión de proyectos que permiten realizar un seguimiento eficaz de los costes.
Teams pueden crear presupuestos de proyecto complejos utilizando fórmulas de hojas de cálculo, al tiempo que acceden a funciones avanzadas como flujo de trabajo automatizado y colaboración en tiempo real.
Puede utilizarlo para realizar el seguimiento de los gastos, supervisar los costes de los recursos y crear informes resumidos que consolidan los datos financieros de varios proyectos.
Las mejores funciones de Smartsheet
- Genera informes financieros de nivel ejecutivo con el mismo aspecto que las hojas de cálculo tradicionales, pero con datos extraídos del seguimiento de proyectos en tiempo real
- Utiliza la IA para analizar tus hojas de cálculo, generar información y predecir tendencias en el gasto de los proyectos
- Asigna recursos, realiza un seguimiento de sus índices de utilización y calcula los costes laborales en función de las tareas asignadas y las tarifas por hora
- Configura formatos condicionales y alertas de automatización que resaltan las variaciones presupuestarias, los excesos y los problemas de asignación de recursos
- Colabora en los presupuestos de los proyectos y en la planificación financiera a través de hojas compartidas, en las que varios miembros del equipo pueden introducir datos y mantener registros de auditoría completos
Límite de Smartsheet
- Los cambios no siempre se actualizan en tiempo real y no hay guardado automático
- Los informes tienen un límite de 500 filas por página, y navegar por informes grandes puede resultar tedioso
- Algunos usuarios elaboran informes en los que señalan que las funciones de seguridad son insuficientes, como la falta de claridad en la ubicación del almacenamiento de datos o la ausencia de un rol de «superadministrador» para acceder a todas las hojas
Precios de Smartsheet
- (versión de) prueba gratuita
- Pro: 12 $ al mes por usuario
- business: *24 $ al mes por usuario
- corporación: *Precio personalizado
- gestión avanzada del trabajo: *Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Smartsheet
- G2: 4,4/5 (más de 19 680 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 3450 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Smartsheet?
Aquí tienes una opinión de primera mano sobre este software de seguimiento de costes de proyectos, extraída de una reseña de G2:
Me gusta la versatilidad de Smartsheet y que se pueda utilizar para muchas aplicaciones diferentes. A veces lo uso como una versión más avanzada e interactiva de Excel, otras veces aprovecho su panel y sus funciones de automatización para crear herramientas muy potentes que facilitan mucho el trabajo y lo organizan mejor
Me gusta la versatilidad de Smartsheet y que se pueda utilizar para muchas aplicaciones diferentes. A veces lo uso como una versión más avanzada e interactiva de Excel, otras veces aprovecho su panel y sus funciones de automatización para crear herramientas muy potentes que facilitan mucho el trabajo y lo organizan mejor
📚 Leer también: Las mejores alternativas a Smartsheet
6. Toggl Track (el mejor para el control de tiempo sencillo en todos los proyectos)
A veces solo necesitas saber en qué empleas tu tiempo sin tener que lidiar con complicados gastos generales de gestión de proyectos. Toggl Track te lo ofrece mediante un control de tiempo muy sencillo que trabaja en cualquier dispositivo o plataforma.
Esta herramienta está diseñada para no entorpecer tu trabajo: inicia un cronómetro, asígnalo a un proyecto y deténlo cuando hayas terminado. Sin flujos de trabajo complicados ni campos obligatorios que ralenticen tu trabajo. Teams les encanta cómo los informes detallados revelan patrones en el uso del tiempo que afectan directamente a la rentabilidad de los proyectos.
Las mejores funciones de Toggl Track
- Configure los presupuestos de los proyectos en función de las duraciones estimadas y reciba alertas cuando el tiempo de control de tiempo se acerque o supere las horas asignadas
- Realiza un seguimiento del tiempo sin conexión y sincroniza automáticamente cuando te vuelvas a conectar, lo que garantiza que nunca perderás horas facturables
- Analiza los patrones de productividad del equipo mediante (elaboración de) informes que muestran las horas de máximo rendimiento, las valoraciones de eficiencia de los proyectos y los patrones de cada colaborador
Límite de Toggl Track
- Las funciones de gestión de equipos son básicas en comparación con las plataformas completas de gestión de proyectos
- Carece de funciones nativas de facturación y registro de descansos, seguimiento por GPS, nóminas o programación
- La edición de las entradas de tiempo puede resultar engorrosa y propensa a error
- No se pueden pausar los cronómetros; hay que detenerlos y reiniciarlos, lo que da lugar a entradas fragmentadas (por ejemplo, varias sesiones de 5 segundos)
Precios de Toggl Track
- Free (para hasta cinco usuarios)
- *starter: 10 $ al mes por usuario
- Premium: 20 $ al mes por usuario
- Corporación: Precio personalizado
Toggl Track valoraciones y opiniones
- G2: 4,6/5 (más de 1570 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2575 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Toggl Track?
Esta reseña de Capterra plantea un punto de vista de interés:
Toggl Track es muy fácil de usar. Es sencillo de navegar. Me gusta lo fácil que es continuar con un proyecto anterior o añadir uno nuevo. El color también ayuda a desglosar las áreas en las que paso la mayor parte de mi tiempo. También me gusta mucho la pestaña de (elaboración de) informes: es muy útil ver cuántas horas se han trabajado y el porcentaje de mi tiempo dedicado a cada proyecto.
Toggl Track es muy fácil de usar. Es sencillo de navegar. Me gusta lo fácil que es continuar con un proyecto anterior o añadir uno nuevo. El código de color también ayuda a desglosar las áreas en las que paso la mayor parte de mi tiempo. También me gusta mucho la pestaña de informes: es muy útil ver cuántas horas se han trabajado y el porcentaje de mi tiempo dedicado a cada proyecto.
📚 Leer también: Las mejores alternativas a Toggl para el control de tiempo
🔍 ¿Sabías que...? Solo el 41 % de las organizaciones cumplen siempre o casi siempre con el presupuesto de sus proyectos. Esto pone de manifiesto una importante brecha que el seguimiento de costes puede ayudar a cerrar.
7. Harvest (el mejor para el control de tiempo integrado y la facturación)
Los gestores de proyectos que necesitan una integración perfecta entre el seguimiento de costes y la facturación a los clientes encuentran Harvest especialmente valioso. El software de presupuesto de proyectos conecta el control de tiempo directamente con los procesos de facturación, lo que garantiza que todas las horas facturables se registren y se conviertan en ingresos de manera eficiente.
Los equipos financieros aprecian cómo Harvest gestiona tanto el seguimiento de los costes internos como la facturación a los clientes externos en un solo sistema, lo que reduce el trabajo de conciliación entre diferentes plataformas. La elaboración de informes detallados muestra qué proyectos y clientes generan los márgenes más altos.
Aprovecha las mejores funciones de Harvest
- Configura recordatorios automáticos para el control de tiempo y resúmenes semanales que te ayudarán a mantener hábitos de seguimiento constantes
- Analiza el rendimiento de tu empresa a través de la elaboración de informes completos que muestran qué clientes, proyectos y tipos de trabajo ofrecen la mayor rentabilidad
- Crea previsiones de proyectos precisas basadas en los índices de consumo actuales y las asignaciones presupuestarias restantes para predecir la rentabilidad final del proyecto
- Crea automáticamente facturas a partir del control de tiempo y los gastos registrados y envíalas a los clientes directamente desde la plataforma
Límite de Harvest
- Carece de funciones integradas de nómina o de impuestos sobre las ventas con automatización, lo que requiere trabajo manual o integraciones de terceros
- No hay un hub de notificaciones centralizado para actualizaciones como envíos de hojas de horas o recordatorios de facturas
- Las opciones de filtrado de tareas o entradas de tiempo son básicas, lo que dificulta el análisis de categorías o grupos específicos dentro de los informes
Precios de Harvest
- Free
- Pro: 13,75 $ al mes por usuario
- Premium: 17,50 $ al mes por usuario
Harvest valoraciones y reseñas
- G2: 4,3/5 (más de 815 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 630 opiniones)
📚 Leer también: Comparación entre Harvest y Toggl (funciones, precios)
📊 Error presupuestario: A principios de la década de 2000, un proyecto del Gobierno británico para modernizar los registros sanitarios se disparó de 2000 millones de libras a 12 000 millones antes de ser descartado.
8. Hubstaff (ideal para equipos remotos que necesitan un seguimiento detallado de la actividad)
Los responsables de operaciones que gestionan equipos distribuidos necesitan una visibilidad detallada de cómo los trabajadores remotos emplean su tiempo y cómo eso se traduce en costes para el proyecto. Hubstaff proporciona esta visibilidad a través de un seguimiento exhaustivo de la actividad.
Provee responsabilidad sin ser demasiado invasivo: los miembros del equipo pueden ver sus propios patrones de productividad, mientras que los gerentes obtienen la visibilidad que necesitan para calcular con precisión los costes de los proyectos. La elaboración de informes detallados ayuda a identificar qué patrones de teletrabajo conducen a la ejecución más eficiente de los proyectos.
Las mejores funciones de Hubstaff
- Supervisa la productividad del equipo mediante la captura automática de pantalla y el seguimiento del uso de las aplicaciones
- Realiza un seguimiento de los costes de los proyectos en tiempo real mientras los miembros del equipo trabajan, con el cálculo automático de los costes laborales basado en las tarifas por hora individuales y el tiempo real invertido
- Establece presupuestos semanales o límites de costes fijos para los proyectos y los miembros del equipo con el fin de evitar gastos excesivos
- Configura el procesamiento automatizado de nóminas en función de las horas de seguimiento y las asignaciones de proyecto, optimizando los procesos de pago
- Consulte informes detallados sobre los costes de los proyectos, los gastos de los miembros del equipo y el historial presupuestario.
Límite de Hubstaff
- Las funciones de supervisión de los empleados pueden resultar invasivas y perjudicar la moral del equipo si no se implementan con cuidado, además de ser inadecuadas para el seguimiento de trabajos creativos o estratégicos
- Las preocupaciones por la privacidad pueden establecer un límite en su adopción en organizaciones con requisitos estrictos de protección de datos
- Su punto fuerte es principalmente la gestión de los costes laborales; está menos equipado para gestionar los costes de materiales u otros gastos no laborales del proyecto
Precios de Hubstaff
- (versión de) prueba gratuita
- Starter: 7 $/mes por usuario (mínimo dos asientos)
- Grow: 9 $ al mes por usuario (mínimo dos asientos)
- Teams: 12 $ al mes por usuario (mínimo dos asientos)
- Corporación: 25 $ al mes por usuario
Valoraciones y opiniones sobre Hubstaff
- G2: 4,2/5 (más de 1440 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 1570 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Hubstaff?
Una reseña de G2 lo expresa así:
Hubstaff ofrece una forma sencilla de realizar un seguimiento del tiempo y supervisar la productividad del equipo. La posibilidad de realizar capturas de pantalla periódicas, realizar un seguimiento de los niveles de actividad e integrarse con herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana lo hace extremadamente valioso para los equipos remotos. […] En ocasiones, el seguimiento de la actividad puede resultar demasiado intrusivo, especialmente con capturas de pantalla frecuentes. La aplicación móvil también tiende a ralentizarse o bloquearse en ocasiones, lo que puede interrumpir la productividad sobre la marcha.
Hubstaff ofrece una forma sencilla de realizar un seguimiento del tiempo y supervisar la productividad del equipo. La posibilidad de realizar capturas de pantalla en periodo, realizar un seguimiento de los niveles de actividad e integrarse con herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana lo hace extremadamente valioso para los equipos remotos. […] A veces, el seguimiento de la actividad puede resultar demasiado intrusivo, especialmente con capturas de pantalla frecuentes. La aplicación móvil también tiende a ralentizarse o bloquearse en ocasiones, lo que puede interrumpir la productividad sobre la marcha.
📚 Leer también: Las mejores alternativas y competidores de Hubstaff
9. Sage Intacct (el mejor para la integración de la gestión financiera de la corporación)
Las organizaciones de Enterprise necesitan un seguimiento de los costes de los proyectos que se integre perfectamente en los sistemas financieros y las estructuras de (elaboración de) informes existentes. Sage Intacct lo ofrece a través de sus completas funciones de gestión financiera.
Destaca en la cuenta de proyectos, ya que te permite realizar un seguimiento y gestionar los costes, la facturación y los ingresos de cada proyecto con un alto grado de precisión. Puedes asignar costes directos e indirectos, gestionar calendarios de facturación complejos y reconocer los ingresos de acuerdo con las normas contables.
Los equipos financieros por fin pueden obtener datos precisos sobre la rentabilidad de los proyectos que se incorporan directamente a los estados financieros de la empresa y a los (elaboración de) informes ejecutivos sin necesidad de manipular los datos manualmente.
Las mejores funciones de Sage Intacct
- Crea presupuestos de proyecto sofisticados que se conectan con las cuentas del libro mayor y actualizan automáticamente los estados financieros
- Etiqueta las transacciones con el proyecto, el departamento, la ubicación y otras dimensiones para realizar análisis financieros y elaborar (elaboración de) informes detallados
- Configura controles financieros automatizados que requieren aprobaciones para cualquier gasto del proyecto que supere los umbrales predeterminados
- Realice un seguimiento de los costes de los proyectos y mantenga registros de auditoría completos que cumplan con los requisitos de gobernanza corporativa y las normas de elaboración de informes financieros
- Mejora la calidad de los datos y automatiza los flujos de trabajo financieros complejos con IA integrada
Límites de Sage Intacct
- La complejidad de la implementación requiere importantes recursos informáticos y conocimientos financieros para configurarlo correctamente
- El precio es considerablemente más alto que el de otras herramientas de gestión de proyectos más sencillas, lo que lo hace poco práctico para organizaciones más pequeñas
- Excesivo para organizaciones que no necesitan una integración completa de la gestión financiera junto con el seguimiento de proyecto
- Debido al cumplimiento de las normas GAAP, las configuraciones son rígidas tras la implementación, por lo que se requiere la asistencia de un desarrollador o distribuidor para realizar cambios
Precios de Sage Intacct
- Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Sage Intacct
- G2: 4,3/5 (más de 3730 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 525 opiniones)
💡 Consejo profesional: Implemente un proceso de veto de gastos rápido en el que cualquier gasto no crítico que supere un umbral establecido requiera una segunda autorización para evitar compras impulsivas. Puede crear un agente de IA en ClickUp para automatizar este proceso.
📊 Error presupuestario: El proyecto del tren de alta velocidad de California se estimó en 33 000 millones de dólares en 2008. En 2023, los costes estimados habían alcanzado los 128 000 millones de dólares sin una fecha clara de finalización. Esto se atribuyó en gran medida a un control de costes inconsistente y a cambios en el alcance del proyecto.
10. Procore (el mejor para la gestión de costes de proyectos de construcción)
La construcción plantea retos únicos en la gestión de los costes de los proyectos que las herramientas genéricas simplemente no pueden abordar de forma eficaz. Procore responde a estas necesidades específicas mediante funciones diseñadas específicamente para la gestión financiera de proyectos de construcción.
Entiende cómo fluyen los costes de construcción y proporciona visibilidad en cada fase, desde la fase previa al desarrollo hasta el cierre. Teams pueden realizar el seguimiento de los costes de mano de obra, materiales, equipos y subcontratistas, al tiempo que cumplen con los principios contables de la construcción y los requisitos de (elaboración de) informes.
Las mejores funciones de Procore
- Gestiona los cambios en los pedidos y las modificaciones presupuestarias mediante flujos de trabajo de aprobación automatizados que mantienen registros de auditoría completos
- Accede a presupuestos, contratos, pedidos de cambio, pedidos de compra y facturas, todo en un sistema conectado con asistencia de IA integrada
- Genera informes de costes detallados que desglosan los gastos del proyecto por sector, fase, código de coste y otras categorías específicas de la construcción
- Conecta las operaciones de campo directamente con el seguimiento financiero a través de apps, aplicaciones móviles que permiten a los equipos registrar el tiempo, los materiales y el uso de los equipos desde los lugares de trabajo
Límite de Procore
- La herramienta de licitación previa a la construcción es criticada por ser ineficaz y problemática, con problemas como su escasa usabilidad y la falta de actualizaciones oportunas por parte del equipo de desarrollo
- La implementación requiere un tiempo de configuración considerable para configurar los códigos de costes, los flujos de trabajo de aprobación y la integración con los sistemas de cuenta existentes
- Algunos usuarios experimentan un soporte al cliente inadecuado, con tiempos de respuesta lentos, falta de gestores de cuentas dedicados o problemas sin resolver
Precios de Procore
- Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Procore
- G2: 4,6/5 (más de 3450 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 2770 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Procore?
Una reseña de Capterra lo resumió así:
Procore es una plataforma bien organizada y eficiente con todas las capacidades que puedas necesitar para llevar a cabo proyectos industriales a gran escala, hasta la construcción residencial más sencilla.
Procore es una plataforma bien organizada y eficiente con todas las capacidades que puedas necesitar para llevar a cabo proyectos industriales a gran escala, hasta la construcción residencial más sencilla.
💡 Consejo profesional: Para simplificar la reducción de costes de software, realiza un seguimiento por separado de los gastos derivados de la incorporación de nuevas funciones. Intenta registrar cualquier solicitud de complemento con respecto al alcance original, para poder negociarlos o aplazarlos y mantenerte dentro del presupuesto.
Vea el panorama completo de los costes en ClickUp
El seguimiento del presupuesto suele realizarse de forma aislada. Teams actualizan hojas de cálculo, se intercambian números y la visibilidad del proyecto se ve afectada.
ClickUp cierra esa brecha. Este software de seguimiento de costes de proyectos ayuda a los equipos a supervisar los presupuestos de los proyectos sin perder el impulso en las tareas o los cronogramas.
Con la gestión de tareas, los informes, los documentos y la comunicación en una plataforma conectada, los presupuestos permanecen en conexión con el trabajo. De forma natural, las decisiones se toman más rápido y los proyectos siguen su curso.
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