Las relaciones públicas se mueven rápido. En un momento estás presentando el lanzamiento de un producto planificado y al siguiente estás corriendo para responder a una noticia de última hora.
Sin embargo, si todavía dependes de documentos dispersos y de planes de última hora, te estás perdiendo fechas clave y oportunidades mediáticas que deberían haberse programado hace semanas.
Ahí es donde te ayuda un calendario de relaciones públicas.
Lanzamientos de productos, noticias sobre financiación, días de concienciación, campañas de temporada, clientes nuevos... Todos compiten por el espacio. Sin un calendario central, podrías olvidarte de la charla de tu director general o perder la oportunidad perfecta para presentar las tendencias en IA.
Esta guía te ayudará a solucionarlo. Te guiaremos a través del proceso de planificación de un calendario de relaciones públicas que te ayudará a mantenerte organizado, cumplir con las fechas clave y mantener una cobertura mediática coherente.
¡Vamos allá! 🚀
¿Qué es un calendario de relaciones públicas?
Un calendario de relaciones públicas (PR) es un calendario de planificación que correlaciona las actividades clave de relaciones públicas, campañas, eventos y oportunidades mediáticas durante un periodo de tiempo específico, normalmente mensual, trimestral o anual.
Por ejemplo, si hay una feria comercial importante del sector en julio, añádala a su calendario de relaciones públicas y planifique con antelación los comunicados de prensa, la difusión en los medios de comunicación o las publicaciones en las redes sociales.
La meta es mantener tus esfuerzos de relaciones públicas consistentes y deliberados para que no tengas que apresurarte a publicar algo después de semanas de silencio en los medios.
Ventajas de utilizar un calendario de relaciones públicas
Así es como tener un calendario de relaciones públicas añade valor a sus esfuerzos de relaciones públicas:
- Detecta los espacios en blanco en los medios: un calendario de relaciones públicas ayuda a identificar los meses más tranquilos en el ciclo de los medios, para que puedas presentar tus historias cuando la atención es alta y la competencia es baja
- Amplíe el impacto de sus campañas: le permite reutilizar los momentos de relaciones públicas en contenidos para blogs, actualizaciones por correo electrónico, publicaciones en redes sociales y habilitación interna, maximizando el retorno de la inversión en todos los canales
- Asegúrese el acceso ejecutivo con antelación: con visibilidad de las próximas campañas, es más fácil bloquear tiempo con las partes interesadas para citas, entrevistas y aprobaciones por adelantado
- Manténgase preparado para los temas de actualidad: mediante el seguimiento de eventos estacionales y temas editoriales, su equipo puede preparar información, datos o puntos de vista para aprovechar las noticias relevantes en cuanto se produzcan
- Cumpla con los plazos de entrega de los medios de comunicación con larga antelación: Los medios de comunicación como las publicaciones especializadas y las revistas suelen cerrar sus calendarios editoriales con meses de antelación. Una meta de relaciones públicas clara le garantiza que podrá presentar su propuesta a tiempo
- Equilibre las cargas de trabajo internas: correlacionar las campañas con antelación permite una mejor planificación entre los equipos de relaciones públicas, contenido y diseño, evitando los cuellos de botella de última hora en la producción
💡 Consejo profesional: Convierte las grandes ideas de relaciones públicas en tareas viables. Utiliza las tareas de ClickUp y las subtareas anidadas para planificar cada paso de una campaña (redacción, revisión, aprobación de presupuestos, difusión en los medios) y asigna propietarios y fechas límite a cada una.
Componentes clave de un calendario de relaciones públicas
Al igual que un calendario editorial o de marketing, un calendario de relaciones públicas es tan bueno como lo que usted le ponga. Estos son los elementos clave para que funcione:
- Metas y objetivos: Cada elemento de su calendario de relaciones públicas debe estar conectado a una meta clara, como aumentar el conocimiento de la marca, desarrollar el liderazgo intelectual o anunciar noticias importantes de la empresa
- Mensajes o temas clave: Indique el mensaje principal que debe transmitir cada actividad. Para el lanzamiento de un producto, podría ser «El producto X resuelve el problema Y». Para una campaña de sensibilización, podría ser «Nuestro compromiso con la seguridad de los datos»
- Público objetivo y canales: Sepa a quién se dirige y dónde le escucharán para que su mensaje llegue donde importa. ¿Es para periodistas tecnológicos, clientes o su equipo interno? ¿Se publicará como comunicado de prensa, publicación en LinkedIn o presentación a los medios?
- Descripción del contenido o la actividad: Muestra exactamente qué se ha hecho y cómo. Por ejemplo: «Comunicado de prensa: Lanzamiento del proyecto Atlas a través de PR Newswire, presentado a los 10 principales medios tecnológicos»
- Fechas y plazos: incluyen la fecha principal de lanzamiento o del evento, junto con plazos clave como fechas límite para la entrega de borradores, ciclos de revisión o reuniones preparatorias
- Propietario/equipo responsable: ¿Quién se encarga de realizar la tarea? Puede ser una persona, varios miembros del equipo con roles claros o incluso un socio externo
Creación de un calendario de relaciones públicas completo
Crear un calendario de relaciones públicas puede parecer una tarea difícil, pero podemos dividirla en pasos sencillos.
Paso 1: Lluvia de ideas, investigación y recopilación de ideas para el contenido
Este es el punto de partida, donde decides qué decir, por qué es importante y cuándo decirlo. ¿La meta? Una reserva sólida de ideas oportunas y de interés periodístico que se vinculen con los objetivos de tu empresa y capten la atención de tu público.
🧠 Lluvia de ideas
Este es el espacio creativo gratuito en el que tú y tu equipo podéis poner sobre la tabla todas las ideas y fechas posibles.
🛠️ ¿Qué ideas se pueden aportar?
- Hitos de la empresa: Lanzamientos de productos, actualizaciones de funciones, noticias sobre financiación, cambios de marca, aperturas de tiendas, anuncios de contratación, aniversarios, etc
- Eventos y temporadas del sector: ferias comerciales, conferencias, informes trimestrales, oportunidades de marketing estacionales (por ejemplo, el Black Friday, la temporada de presupuestos, SaaStr), meses de concienciación (como el Mes de la Concienciación sobre la Ciberseguridad, el Día Mundial del Medio Ambiente, el Día Mundial de los Océanos o el Día Mundial del Donante de Sangre)
- Días festivos y conmemoraciones: días festivos de verano, fiestas tradicionales (Nochebuena o Acción de Gracias) y «días nacionales o internacionales» como el Día Mundial del Emoji, el Día Nacional de la Pizza, el Día Internacional del Hombre, el Día Mundial del Chocolate o el Día Mundial del Vegetarianismo
- Campañas recurrentes: si elaboras informes anuales, iniciativas de RSC o predicciones de tendencias, inclúyelos en la lista con antelación para fijar los cronogramas
💡 Consejo profesional: Utiliza los formularios de ClickUp para recopilar ideas de contenido de relaciones públicas de los miembros del equipo o de socios externos en un lugar organizado, sin más correos electrónicos de ida y vuelta ni hojas de cálculo desordenadas
🔍 Investigación
Una vez que tenga una lista aproximada de ideas, valídela y enriquezca con investigación estratégica.
🛠️ Áreas clave de investigación:
- Verificación de eventos: confirme las fechas de las principales conferencias, semanas de concienciación, días festivos y publicación de informes
- Análisis de la competencia: ¿Qué campañas llevaron a cabo tus competidores el año pasado? ¿Qué medios de comunicación las cubrieron? ¿Cómo puedes diferenciarte o sincronizar mejor tus historias?
- Información sobre la audiencia: utilice herramientas como SparkToro o Reddit para ver de qué habla su audiencia. Observe el tipo de contenido con el que interactúa: casos prácticos, estadísticas, puntos de vista de líderes, etc
- Relevancia mediática: Echa un vistazo a las noticias recientes en tus publicaciones objetivo. ¿Qué tipo de comunicados de prensa, artículos o comentarios están seleccionando?
💡 Consejo profesional: Crea una base de datos de medios en ClickUp utilizando campos personalizados para el nombre del medio, el contacto, la fecha de la última propuesta y el estado de la respuesta, sin necesidad de un CRM independiente
📋 Recopila ideas de contenido
Ahora tienes más ideas de las que puedes utilizar de forma realista. Por lo tanto, es hora de agruparlas, etiquetarlas y estructurarlas.
🛠️ Consejos para organizarse:
- Ordenar por trimestre: ¿Cuándo tiene más sentido cada campaña? Etiqueta las ideas como Q1-Q4
- Asigne temas: agrupe las ideas en categorías como Producto, Cultura, Liderazgo, Estacional o Historias de clientes
- Marque el contenido de la copia de seguridad: identifique algunas ideas atemporales que pueda implementar si se retrasa o cancela una iniciativa importante
- Añade contexto: Anota de dónde proviene cada idea (por ejemplo, del jefe de equipo, de la competencia, de la historia de un cliente) y qué formato podría adoptar (comunicado de prensa, presentación, artículo, evento, etc.).
Paso 2: Contacta con las partes interesadas para obtener contenido diverso
Las relaciones públicas no son un trabajo aislado. Algunas de tus mejores ideas para historias vendrán de otros equipos. Así que involucra a las partes interesadas clave de toda la empresa (y a veces incluso fuera de ella): es una medida sencilla pero muy eficaz para gestionar las relaciones con las partes interesadas.
Estas son las partes interesadas con las que debe conectarse:
| Partes interesadas | Por qué son importantes | Ejemplos de oportunidades de relaciones públicas |
| Equipo de marketing | Llevan a cabo campañas que las relaciones públicas pueden respaldar o amplificar | Seminarios web, libros electrónicos, informes de investigación, campañas de influencers, lanzamientos publicitarios |
| Equipo de producto / I+D | Saben qué productos o funciones se van a lanzar y cuándo | Lanzamientos de productos/funciones, actualizaciones de innovaciones, anuncios de programas beta |
| Equipo de ventas / Intento correcto | Incluye historias de clientes y conocimientos del sector | Casos prácticos de clientes, principales clientes conseguidos, colaboraciones, premios, ferias comerciales |
| Ejecutivos / Liderazgo | Impulsan el liderazgo intelectual y los anuncios a nivel de toda la empresa | Conferencias, artículos de liderazgo intelectual, recaudación de fondos, iniciativas de RSC, comunicaciones con inversores |
| RR. HH. / Comunicaciones internas | Se encargan de eventos internos y actualizaciones de contratación que afectan a la marca del empleador | Premios a los mejores lugares para trabajar, historias culturales, iniciativas DEI, contrataciones importantes |
| Socios externos | Aportan oportunidades de marketing conjunto y relaciones públicas conjuntas | Anuncios conjuntos, informes del sector, eventos compartidos, difusión en los medios de comunicación a través de agencias |
💡 Consejo profesional: Comparte documentos de ClickUp externamente con permisos de vista/edición para obtener comentarios de las partes interesadas o la agencia sobre los comunicados de prensa. Utiliza las aprobaciones para finalizar los mensajes con un solo clic.
Paso 3: Decida la frecuencia, el calendario y el estilo de su contenido
Ahora es el momento de organizar sus ideas en un cronograma viable para el año que viene. Esto es lo que debe decidir:
Frecuencia del contenido
Antes de asignar fechas, decide con qué frecuencia quieres que tu marca sea el centro de atención. La frecuencia debe depender de:
- Metas: Si está tratando de construir autoridad, usted quiere un liderazgo intelectual consistente. Si se trata de dar a conocer un producto, su calendario puede centrarse en los lanzamientos
- Recursos: Sea realista sobre la capacidad de su equipo. Es mejor publicar una historia excelente al mes que cinco apresuradas
- Canales: La frecuencia de publicación variará según el medio: las propuestas a los medios pueden enviarse con más frecuencia que las entradas de blog o las entrevistas a ejecutivos
🛠️ Algunos consejos rápidos:
- Empiece poco a poco. Planifique 1 o 2 piezas importantes al mes y luego vaya ampliando
- Utilice un tema de contenido por mes o trimestre para orientar las ideas (por ejemplo, «Innovación en el primer trimestre», «Éxitos de clientes en el segundo trimestre»)
- Alterna piezas que requieren mucho esfuerzo (como un comunicado de prensa) con otras más ligeras (como resúmenes de redes sociales o propuestas de citas)
Planifica (primero lo más importante y luego rellena los huecos)
A continuación, arrastra y suelta esas ideas en tu calendario. La programación te ayuda a evitar anuncios duplicados y ciclos de medios perdidos.
🛠️ Consejos para planificar a la perfección tus relaciones públicas:
- Empiece por los momentos clave: planifique primero los lanzamientos de productos, los eventos del sector, las campañas de temporada y los días de concienciación
- Rellene los huecos: aproveche las semanas más tranquilas para publicar historias atemporales, éxitos de clientes o campañas ligeras, como logros rápidos de relaciones públicas o fragmentos de liderazgo intelectual
- Deja semanas de margen: incluye espacios «por si acaso» cada trimestre para gestionar anuncios de última hora, relaciones públicas reactivas u oportunidades mediáticas repentinas
- Asigna fechas: No todas las ideas necesitan una fecha concreta, pero «por determinar» es donde se descarrilan los buenos planes. Incluso una fecha aproximada como «la primera semana de abril» le da a tu equipo algo en torno a lo que planificar
- Equilibre la carga: No lo concentre todo en un solo mes. Distribuya el contenido a lo largo del calendario para evitar el agotamiento
Estilo y canal de contenido
Por último, dale a cada entrada del calendario un contexto real, porque un «comunicado de prensa en marzo» no es suficiente para hacer avanzar las cosas.
Para cada elemento, pregúntese:
- ¿Cuál es el formato? ¿Será un comunicado de prensa, una entrada de blog, un episodio de podcast, una presentación a los medios o cobertura en redes sociales?
- ¿Qué tono es el más adecuado? ¿El mensaje es formal y basado en datos? ¿O es informal y narrativo?
- ¿Dónde se publicará o promocionará? ¿Se publicará en tu blog? ¿Se enviará como propuesta a medios tecnológicos? ¿Se promocionará en LinkedIn o por correo electrónico?
Esto ayuda a los redactores, diseñadores y partes interesadas a coordinarse desde el principio, sin idas y venidas sobre el tono o canales de distribución omitidos.
Una vez que hayas completado el calendario, da un paso atrás y revísalo: ¿Es compatible con tus metas clave de la empresa? ¿Hay una buena combinación de formatos? ¿Los cronogramas son realistas? Luego, comparte el borrador con tu equipo y las partes interesadas.
Herramienta de planificación del calendario de relaciones públicas
Usar una hoja de cálculo para tu calendario de relaciones públicas funciona (al principio).
Pero a medida que tus campañas crecen, también lo hacen las partes móviles. Estás haciendo un seguimiento de los plazos, coordinándote con diferentes departamentos y gestionando contenidos en múltiples canales. Las actualizaciones se pierden y, de repente, no estás seguro de quién está haciendo qué o cuándo.
Ahí es donde una herramienta dedicada a la gestión de campañas de relaciones públicas puede optimizar todo, desde la programación hasta la colaboración y el seguimiento de los resultados.
En este punto, necesitas ClickUp para equipos de marketing. Reúne todo tu calendario de relaciones públicas, campañas y esfuerzos del equipo en un espacio conectado y fácil de gestionar.
Así es como este software de gestión de tareas de relaciones públicas puede ayudarle:
1. Programa en el Calendario de ClickUp
El calendario de ClickUp te ofrece una vista centralizada de toda tu agenda de relaciones públicas por semanas, meses o todo el año. Con la sencillez de arrastrar y soltar, puedes correlacionar visualmente lanzamientos de productos, comunicados de prensa, difusión en los medios y campañas de eventos.
¿Qué lo hace aún mejor? Esta herramienta impulsada por IA lleva la programación al siguiente nivel al:
- Bloquea automáticamente el tiempo de concentración para tareas como escribir, revisar o preparar los medios de comunicación. Por ejemplo, si tienes que entregar un comunicado el viernes, puedes crear bloques de 2 horas para escribir el martes y el miércoles
- Reprogramación de plazos cuando cambian las prioridades. Así, si tu equipo de producto retrasa una semana el lanzamiento de una función, automáticamente se reprograman todas las tareas de relaciones públicas relacionadas (como la revisión del comunicado de prensa, la difusión en los medios y la programación en redes sociales) sin que tengas que arrastrar manualmente los cronogramas
- Convierta los puntos de discusión de las reuniones, como «finalizar la lista de prensa del evento antes del 5 de marzo» o «presentar el informe del segundo trimestre a los medios financieros», en tareas programadas, manteniendo su calendario (y su equipo) sincronizados
- Gestione con facilidad tareas periódicas de relaciones públicas como «Informe mensual de medios», «Análisis semanal de cobertura» o «Seguimiento quincenal de propuestas».
- Superponer calendarios mediante la superposición de diferentes programaciones (por ejemplo, calendario de lanzamiento de productos, calendario de campañas de marketing, calendario de relaciones públicas) para detectar conflictos o identificar oportunidades sinérgicas.
¿Lo mejor? El calendario de ClickUp trabaja con ClickUp Brain para ahorrarte tiempo. Esto significa que no tendrás que rebuscar entre tareas, chats o documentos para encontrar lo que tienes que hacer a continuación. Solo tienes que preguntar: «¿Cuál es mi prioridad principal hoy?» o «¿Cuándo es la llamada para revisar el comunicado de prensa?» y obtendrás la respuesta al instante.
📮ClickUp Insight: El 18 % de los participantes en nuestra encuesta quieren utilizar la IA para organizar sus vidas mediante calendarios, tareas y recordatorios. Otro 15 % quiere que la IA se encargue de las tareas rutinarias y el trabajo administrativo.
Para ello, una IA debe ser capaz de: comprender los niveles de prioridad de cada tarea en un flujo de trabajo, ejecutar los pasos necesarios para crear tareas o ajustarlas, y configurar flujos de trabajo automatizados.
La mayoría de las herramientas tienen uno o dos de estos pasos resueltos. Sin embargo, ClickUp ha ayudado a los usuarios a consolidar hasta más de 5 apps utilizando nuestra plataforma. Disfruta de una programación basada en IA, en la que las tareas y las reuniones se pueden asignar fácilmente a espacios libres en tu calendario en función de los niveles de prioridad. También puedes configurar reglas de automatización personalizadas a través de ClickUp Brain para gestionar las tareas rutinarias. ¡Di adiós al trabajo pesado!
Más información: Las mejores apps de calendario (gratis y de pago)
2. Haga una lluvia de ideas con pizarras
Las pizarras de ClickUp ofrecen un espacio visual para que tu equipo correlacione ideas de campañas, días de concienciación, anuncios de productos y oportunidades en los medios, todo en un solo lugar.
Puedes organizar los bloques de contenido por mes, canal (medios, blog, redes sociales) o tipo (evento, producto, liderazgo intelectual). Y lo que es aún mejor, puedes utilizar figuras, rótulos o códigos de colores para priorizar los momentos de mayor impacto.
- Agrupa las campañas por temas, como las centradas en productos, la visibilidad de los ejecutivos o la creación de marca, para identificar las lagunas en los mensajes
- Arrastra y suelta bloques de contenido en los cronogramas para visualizar la estacionalidad y evitar aglomerar varias campañas en la misma ventana
- Enlaza tareas o documentos directamente desde la pizarra para que tu equipo pueda pasar de la lluvia de ideas a la ejecución sin cambiar de herramienta
- Invite a colaboradores de diferentes departamentos (marketing, ejecutivos, producto) para que aporten su opinión desde el principio y se pongan de acuerdo sobre las prioridades antes de cerrar los cronogramas
- Desarrolla mapas de presentación a los medios: Elabora estrategias visuales con diferentes ángulos para cada historia y periodistas u medios objetivo para cada uno de ellos.
- Esbozar planes de comunicación de crisis: Utilice el espacio flexible para pensar en posibles escenarios de crisis y correlacionar los flujos de respuesta y las responsabilidades.
- Cree mapas de partes interesadas: Visualice las partes interesadas internas y externas clave para una campaña y planifique estrategias de comunicación personalizadas.
Captura información sobre los medios al instante
Deja que ClickUp AI Notetaker capture cada detalle durante las entrevistas con los medios y las reuniones del equipo de relaciones públicas. Transcribe automáticamente las conversaciones, destaca los elementos clave y crea tareas de seguimiento directamente a partir de tus discusiones.
Cuando ese periodista mencione un ángulo específico que le interese o tu equipo proponga una idea oportuna, nunca volverás a perder esos conocimientos: todos se guardan, se organizan y están listos para incorporarse a tu calendario de relaciones públicas.
Más información: Creación de una estrategia de comunicación de marketing eficaz
3. Almacene ideas de investigación y contenido en documentos
Una vez que hayas visualizado las ideas de tu campaña, el siguiente paso es convertir ese caos en estructura. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que con ClickUp Docs?
Crea un documento para cada mes, campaña o tema, como «Lanzamiento de producto del segundo trimestre» o «Campaña de concienciación de octubre». En él, puedes almacenar borradores de mensajes, resúmenes de comunicados de prensa, artículos de noticias relevantes, objetivos de medios de comunicación, ganchos de temporada y resultados de campañas anteriores.
Crea un manual central de relaciones públicas: utiliza Docs para crear y mantener un repositorio vivo con mensajes de marca, puntos clave de conversación, textos estándar y protocolos de comunicación de crisis, lo que garantiza la coherencia en todo el equipo.
Desarrolla informes de análisis posteriores a la campaña: estructura informes detallados de la campaña en Docs, incrustando gráficos, enlazando a paneles o adjuntando datos de rendimiento para compartir los resultados de relaciones públicas de forma eficaz.
Aproveche el historial de versiones: realice un seguimiento de todos los cambios realizados en los comunicados de prensa, los documentos de mensajería o los documentos estratégicos, lo que le permitirá volver a versiones anteriores si es necesario.
Utilice enlaces relacionales: Conecte documentos directamente a tareas, campañas, listas o eventos del calendario específicos. Por ejemplo, enlace el documento «Comunicado de prensa del evento del tercer trimestre» a la tarea de la campaña «Evento del sector del tercer trimestre» para obtener acceso contextual instantáneo.
💡 Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain para convertir notas borrosas en contenido de relaciones públicas pulido.
Puedes pedirle que redacte una breve panorámica de la campaña para el lanzamiento de tu producto en el segundo trimestre basándose en las notas y los mensajes almacenados en tu documento. O bien, pega un artículo o un informe de tendencias y pide a Brain que te sugiera ángulos para la historia o ideas para titulares adaptados a tu marca.
4. Establece y supera tus objetivos de relaciones públicas con las Metas de ClickUp
Demuestra el verdadero impacto de tus esfuerzos de relaciones públicas. Con ClickUp Goals, puedes:
- Defina objetivos claros: Establezca objetivos específicos y cuantificables para sus campañas, como «Conseguir más de 20 apariciones en los medios para el lanzamiento del tercer trimestre» o «Aumentar las menciones positivas de la marca en un 15 %»
- Divida en objetivos: Divida sus metas principales en «objetivos» más pequeños y manejables, que pueden ser numéricos, monetarios o incluso basados en tareas (por ejemplo, «Conseguir 5 entrevistas», «Publicar 3 artículos firmados»)
- Realice un seguimiento visual del progreso: supervise en tiempo real cómo sus esfuerzos contribuyen a los objetivos generales, lo que facilita la elaboración de informes sobre el ROI de las relaciones públicas y mantiene motivado al equipo
- Enlace al trabajo: Conecta las metas y los objetivos directamente con las tareas y las listas donde se está realizando el trabajo, lo que garantiza la alineación entre las actividades diarias y los resultados estratégicos
5. Optimice los flujos de trabajo con las automatizaciones de ClickUp
Con las automatizaciones de ClickUp, puedes conectar cada paso de tu flujo de trabajo de relaciones públicas. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo automatizar tu calendario de relaciones públicas para obtener los mejores resultados en tus campañas:
| Desencadenante | Acción de automatización |
| Se crea una nueva tarea de campaña (por ejemplo, «Lanzamiento de producto») | Asigne automáticamente tareas a los departamentos y equipos pertinentes |
| El estado de la tarea cambia a «Aprobado» | Crea una tarea de seguimiento llamada «Distribuir a los medios» y asígnesela al responsable de relaciones públicas |
| La fecha límite de la tarea se actualiza | Cambia automáticamente las fechas límite de todas las subtareas relacionadas según corresponda |
| Una subtarea (por ejemplo, «Borrador de entrada del blog») está marcada como completada | Publica un comentario como «Contenido listo, pasar al diseño visual» |
| Se crea una tarea periódica (por ejemplo, resumen mensual de relaciones públicas) | Asigna automáticamente tareas al responsable de relaciones públicas y establece subtareas con plazos para la redacción, edición y revisión |
6. Conecta tu ecosistema con las integraciones de ClickUp
Aunque ClickUp consolida muchas herramientas, también funciona bien con otras. Mejora tus operaciones de relaciones públicas integrando ClickUp con:
- Herramientas de monitorización de medios (por ejemplo, Meltwater, Brandwatch a través de Zapier/API): Automatiza la creación de tareas en ClickUp cuando se identifiquen nuevas menciones o alertas relevantes en los medios
- Servicios de solicitud de fuentes (por ejemplo, HARO, Qwoted, SourceBottle): Optimice la búsqueda de oportunidades en los medios de comunicación. Al reenviar los resúmenes diarios de servicios como HARO a una dirección de correo electrónico específica de ClickUp (utilizando el correo electrónico de ClickUp o una herramienta como Zapier), puede crear automáticamente tareas para cada consulta. Refina aún más este proceso utilizando herramientas de automatización para analizar los correos electrónicos en busca de palabras clave relevantes para tus clientes o tu sector, y luego asígnalas al miembro del equipo adecuado para que las presente
- Herramientas de gestión de redes sociales (por ejemplo, Hootsuite, Buffer): coordina la amplificación en redes sociales de los intentos correctos de relaciones públicas enlazando tareas y compartiendo actualizaciones
- Almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive): adjunte y acceda fácilmente a kits de prensa, imágenes, vídeos y otros recursos esenciales de relaciones públicas almacenados en su solución en la nube preferida
¡La única fuente de información fiable para su equipo de relaciones públicas!
Unifique las directrices de la marca, los planes de crisis, la sabiduría de las campañas y los conocimientos sobre los medios de comunicación. Encuentre al instante, aplique de forma coherente y evolucione estratégicamente las narrativas con la gestión del conocimiento de ClickUp.
Potencia unas relaciones públicas más inteligentes: todo el conocimiento, brillantemente organizado, en un solo espacio.
7. Ahorra tiempo con plantillas de calendarios de relaciones públicas
Si todo esto te parece genial, pero no sabes por dónde empezar a planificar tus relaciones públicas, ClickUp tiene plantillas de comunicados de prensa prediseñadas que te ofrecen una estructura lista para usar con la que podrás planificar, redactar y distribuir anuncios con facilidad. También puedes utilizar plantillas de calendarios de relaciones públicas para correlacionar campañas, plazos y difusión en los medios, todo en un cronograma organizado.
La plantilla de campaña de relaciones públicas de ClickUp está diseñada para ofrecer compatibilidad con el ritmo acelerado y la naturaleza multifuncional del trabajo de relaciones públicas. Te ayuda a pasar de la planificación de la campaña al lanzamiento y al seguimiento del rendimiento, todo ello en un entorno de trabajo personalizable.
La plantilla ofrece:
- Estados personalizados como «Borrador», «Listo para revisión» y «Publicado» para realizar un seguimiento de las fases de la campaña de relaciones públicas
- Vistas adaptadas a las necesidades de las relaciones públicas, como la vista Lista para gestionar flujos de trabajo de contenido, la vista Tablero para generar ideas y la vista Calendario o Gantt para correlacionar cronogramas y evitar solapamientos de campañas
- Campos personalizados para organizar campañas según criterios clave de relaciones públicas, como el canal de distribución (comunicado de prensa, redes sociales, boletín informativo), el tipo de lista de medios (tecnología, estilo de vida, regional) o la prioridad de la campaña (alta visibilidad frente a reconocimiento de marca)
💡 Consejo profesional: Cree paneles de relaciones públicas personalizados que muestren las métricas de las campañas, las ubicaciones en los medios y los próximos plazos de un vistazo. Supervise los KPI, realice un seguimiento de la participación de los periodistas y comparta los progresos con las partes interesadas a través de vistas específicas y basadas en datos que eliminan el trabajo de elaboración de informes.
Pero si gestionas varias campañas a la vez y necesitas una vista más global para organizarlo todo de principio a fin, recurre a una plantilla de planificación de relaciones públicas.
La plantilla de planificación de relaciones públicas de ClickUp es tu centro de comandos todo en uno para llevar a cabo campañas de relaciones públicas inteligentes y optimizadas. Con esta plantilla, puedes establecer metas claras para cada campaña, organizar tareas y cronogramas, y colaborar con tus compañeros de equipo y las partes interesadas sin confusiones.
Además, te ofrece 14 vistas diferentes para ver tu plan de relaciones públicas desde todos los ángulos posibles:
- Nueva vista Lista: Vea todas las tareas de relaciones públicas nuevas y sin asignar para empezar a planificar su campaña
- Vista Lista en curso: comprueba rápidamente en qué se está trabajando actualmente y quién lo está haciendo
- Para la vista Lista de publicaciones: realice un seguimiento de las tareas que están listas o casi listas para publicarse
- Vista Tablero: Mueva visualmente las tareas entre fases como «Borrador» y «Publicado»
- Vista de chat: discute tareas y actualizaciones o intercambia ideas directamente con tu equipo
Superar los retos de la gestión del calendario de relaciones públicas
Incluso el mejor calendario de relaciones públicas puede desviarse de su curso. Aquí tienes una guía rápida sobre los errores más comunes y cómo evitarlos.
1. Sobrecargar el calendario (y al equipo)
Es fácil entusiasmarse en exceso y llenar el calendario con una ambiciosa lista de actividades de relaciones públicas. Sin embargo, un calendario sobrecargado puede provocar agotamiento y una ejecución descuidada.
Para evitarlo:
✅ Sé realista sobre lo que tu equipo puede manejar sin agotarse. Además, presta atención a señales de alerta como horas extras frecuentes o sesiones de planificación omitidas
✅ Prioriza sin piedad. Céntrate en las campañas imprescindibles y retrasa o descarta las que tengan poco impacto
✅ Ajusta tu calendario en función de la disponibilidad del equipo y los cambios en tiempo real
💡 Consejo profesional: La vista Carga de trabajo de ClickUp te ayuda a ver quién está sobrecargado y quién tiene capacidad, para que puedas asignar la propiedad de los comunicados de prensa o la preparación de eventos de manera justa sin agotar al equipo.
2. No hay suficiente flexibilidad
Tratar tu calendario como si fuera inamovible puede ser contraproducente. En relaciones públicas, las noticias inesperadas pueden hacer que tu contenido pierda relevancia si no te adaptas rápidamente.
Para evitarlo:
✅ Deja tiempo libre para oportunidades imprevistas o noticias de última hora
✅ Ten contenido de copia de seguridad listo en caso de que algo falle (por ejemplo, una entrada de blog si se cancela un evento)
✅ Revisa tu calendario con regularidad: las revisiones semanales funcionan bien para ajustarlo en función de las novedades
3. Mantener el calendario actualizado
Algunos equipos crean un excelente calendario anual de relaciones públicas, pero no lo mantienen actualizado. Las comprobaciones omitidas y la información desactualizada lo hacen poco fiable y, pronto, nadie lo utiliza.
Para evitarlo:
✅ Asigne un propietario del calendario (normalmente el responsable de relaciones públicas) para mantenerlo actualizado y recopilar las aportaciones del equipo
✅ Establece una rutina semanal para revisar los elementos pendientes, marcar las tareas completadas y reprogramarlas si es necesario
✅ Forme a todo el mundo para que actualice sus tareas, cambios de estado, cambios de fecha, etc.
💡 Consejo profesional: Automatice las tareas repetitivas de relaciones públicas, como enviar recordatorios de seguimiento, actualizar el estado de las campañas o notificar a los miembros del equipo cuando un comunicado de prensa está listo para su revisión.
Crea un calendario de relaciones públicas que realmente funcione con ClickUp
Crear y gestionar un calendario de relaciones públicas puede parecer mucho trabajo al principio, pero los beneficios son enormes. Con una hoja de ruta clara, tu equipo estará coordinado, los plazos se cumplirán y tus historias llegarán siempre al público adecuado.
Y con ClickUp, todo el proceso se vuelve más fácil, rápido y colaborativo. Desde la lluvia de ideas visual con Pizarras hasta la organización de ideas de contenido en Documentos, la programación de campañas con el Calendario impulsado por IA y la automatización de tareas repetitivas, ClickUp reúne todas las partes de tu flujo de trabajo de relaciones públicas en una potente plataforma.
¿Listo para optimizar su calendario de relaciones públicas?
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp! 🙌