Las relaciones públicas se mueven rápido. En un momento estás promocionando el lanzamiento de un producto que está en plan y, al siguiente, te apresuras a responder a una noticia de última hora.
Sin embargo, si sigues dependiendo de documentos dispersos y de la planificación de última hora, te estás perdiendo fechas clave y oportunidades mediáticas que deberían haberse programado hace semanas.
Ahí es donde ayuda un calendario de relaciones públicas.
Lanzamientos de productos, noticias sobre financiación, días de concienciación, campañas de temporada, clientes ganados... Todos compiten por un espacio. Sin un calendario centralizado, podrías olvidarte de la conferencia de tu director general o perder la oportunidad perfecta para presentar las tendencias en IA.
Esta guía te ayudará a solucionarlo. Te explicaremos cómo planear un calendario de relaciones públicas que te ayude a mantenerte organizado, cumplir con las fechas clave y mantener una cobertura mediática constante.
¡Vamos! 🚀
¿Qué es un calendario de relaciones públicas?
Un calendario de relaciones públicas (calendario de relaciones públicas) es un calendario de planificación que correlaciona las actividades clave de relaciones públicas, campañas, eventos y oportunidades mediáticas durante un periodo de tiempo específico, normalmente mensual, trimestral o anual.
Por ejemplo, si en julio se celebra una importante feria comercial del sector, añádala a su calendario de relaciones públicas y planifique con antelación los comunicados de prensa, la difusión en los medios de comunicación o las publicaciones en las redes sociales en torno a ella.
La meta es mantener tus esfuerzos de relaciones públicas coherentes y deliberados, para que no tengas que apresurarte a publicar algo después de semanas de silencio mediático.
Ventajas de utilizar un calendario de relaciones públicas
Así es como un calendario de relaciones públicas añade valor a sus esfuerzos de relaciones públicas:
- Detecta los espacios en blanco en los medios: un calendario de relaciones públicas ayuda a identificar los meses más tranquilos en el ciclo mediático, para que puedas presentar tus historias cuando la atención es alta y la competencia es baja.
- Amplíe el impacto de la campaña: le permite reutilizar los momentos de relaciones públicas en contenido de blogs, actualizaciones por correo electrónico, publicaciones en redes sociales y habilitación interna, maximizando el retorno de la inversión en todos los canales.
- Asegúrate el acceso ejecutivo con antelación: con visibilidad de las próximas campañas, es más fácil bloquear tiempo con las partes interesadas para obtener citas, entrevistas y aprobaciones por adelantado.
- Mantente preparado para los temas de actualidad: al realizar un seguimiento de los eventos estacionales y los temas editoriales, tu equipo puede preparar información, datos o puntos de vista para aprovechar las noticias relevantes en cuanto se publiquen.
- Cumpla con los plazos de los medios de comunicación con larga antelación: los medios de comunicación, como las publicaciones especializadas y las revistas, suelen cerrar sus calendarios editoriales con meses de antelación. Una meta clara le garantiza que podrá presentar su propuesta a tiempo.
- Equilibre las cargas de trabajo internas: correlacionar las campañas con antelación permite una mejor planificación entre los equipos de relaciones públicas, contenido y diseño, evitando cuellos de botella de última hora en la producción.
💡 Consejo profesional: Convierte las grandes ideas de relaciones públicas en tareas viables. Utiliza las tareas y subtareas anidadas de ClickUp para planificar cada paso de una campaña (redacción, revisión, aprobación de presupuestos, difusión en los medios) y asigna propietarios y fechas límite a cada una.
Componentes clave de un calendario de relaciones públicas
Al igual que un calendario editorial o de marketing, un calendario de relaciones públicas solo es tan eficaz como lo que usted le añada. Estos son los elementos clave para que funcione:
- Metas y objetivos: cada elemento de su calendario de relaciones públicas debe estar vinculado a una meta clara, como aumentar el conocimiento de la marca, desarrollar el liderazgo intelectual o anunciar noticias importantes de la empresa.
- Mensajes o temas clave: Indique el mensaje principal que debe transmitir cada actividad. Para el lanzamiento de un producto, podría ser «El producto X resuelve el problema Y». Para una campaña de concienciación, podría ser «Nuestro compromiso con la seguridad de los datos».
- Público objetivo y canales: Sepa a quién se dirige y dónde lo escucharán para que su mensaje llegue donde importa. ¿Es para periodistas tecnológicos, clientes o su equipo interno? ¿Se publicará como un comunicado de prensa, una publicación en LinkedIn o una presentación a los medios?
- Descripción del contenido o la actividad: Muestra exactamente qué se hace y cómo. Por ejemplo: «Comunicado de prensa: Lanzamiento del Proyecto Atlas a través de PR Newswire, presentado a los 10 principales medios tecnológicos».
- Fechas y plazos: incluyen la fecha principal de lanzamiento o del evento, junto con plazos clave como fechas límite para la entrega de borradores, ciclos de revisión o reuniones preparatorias.
- Propietario/equipo responsable: ¿Quién se encarga de terminar la tarea? Puede ser una sola persona, varios miembros del equipo con roles claros o incluso un socio externo.
Creación de un calendario de relaciones públicas completo
Crear un calendario de relaciones públicas puede parecer una tarea difícil, pero podemos dividirla en pasos sencillos.
Paso 1: Haga una lluvia de ideas, investigue y recopile ideas de contenido.
Este es el punto de partida, donde decides qué decir, por qué es importante y cuándo decirlo. ¿El objetivo? Una sólida reserva de ideas oportunas y de interés periodístico que se vinculen con tus metas empresariales y capten la atención de tu público.
🧠 Lluvia de ideas
Se trata de una sesión creativa en la que tú y tu equipo ponéis sobre la mesa todas las ideas y fechas posibles.
🛠️ ¿Qué ideas se te ocurren?
- Hitos de la empresa: lanzamientos de productos, actualizaciones de funciones, noticias sobre financiación, cambios de marca, aperturas de tiendas, anuncios de contratación, aniversarios, etc.
- Eventos y temporadas del sector: ferias comerciales, conferencias, informes trimestrales, oportunidades de marketing estacionales (por ejemplo, el Black Friday, la temporada presupuestaria, SaaStr), meses de concienciación (como el Mes de la Concienciación sobre la Ciberseguridad, el Día Mundial del Medio Ambiente, el Día Mundial de los Océanos o el Día Mundial del Donante de Sangre).
- Días festivos y conmemoraciones: días festivos de verano, fiestas tradicionales (Nochebuena o Acción de Gracias) y «días nacionales o internacionales» como el Día Mundial del Emoji, el Día Nacional de la Pizza, el Día Internacional del Hombre, el Día Mundial del Chocolate o el Día Mundial del Vegetarianismo.
- Campañas recurrentes: si elaboras informes anuales, iniciativas de RSC o predicciones de tendencias, incluye la lista pronto para fijar los cronogramas.
💡 Consejo profesional: utilice los formularios de ClickUp para recopilar ideas de contenido de relaciones públicas de los miembros del equipo o socios externos en un lugar organizado, sin más intercambios de correos electrónicos ni hojas de cálculo desordenadas.
🔍 Investigación
Una vez que tenga una lista aproximada de ideas, valídelas y enriquezca con investigación estratégica.
🛠️ Áreas clave de investigación:
- Verificación de eventos: confirme las fechas de las principales conferencias, semanas de concienciación, días festivos y publicaciones de informes.
- Análisis de la competencia: ¿Qué campañas llevaron a cabo tus competidores el año pasado? ¿Qué medios de comunicación las cubrieron? ¿Cómo puedes diferenciar o sincronizar mejor tus historias?
- Información sobre la audiencia: utilice herramientas como SparkToro o Reddit para ver de qué habla su audiencia. Observe el tipo de contenido con el que interactúan: casos prácticos, estadísticas, puntos de vista de líderes, etc.
- Relevancia mediática: revisa las noticias recientes en tus publicaciones objetivo. ¿Qué tipo de comunicados de prensa, artículos o comentarios están seleccionando?
💡 Consejo profesional: Crea una base de datos de medios en ClickUp utilizando campos personalizados para el nombre del medio, el contacto, la última fecha de presentación y el estado de la respuesta, sin necesidad de un CRM independiente.
📋 Recopile ideas de contenido
Ahora tienes más ideas de las que puedes utilizar de forma realista. Por lo tanto, es hora de agruparlas, ponerles etiquetas y estructurarlas.
🛠️ Consejos para organizarse:
- Ordenar por trimestre: ¿Cuándo tiene más sentido cada campaña? Etiqueta las ideas como Q1-Q4.
- Asigna temas: agrupa las ideas en categorías como «Producto», «Cultura», «Liderazgo», «Temporada» o «Historias de clientes».
- Marque el contenido de copia de seguridad: identifique algunas ideas atemporales que pueda implementar si una iniciativa importante se retrasa o se cancela.
- Añade contexto: anota de dónde proviene cada idea (por ejemplo, del jefe de equipo, de la inspiración de la competencia, de la historia de un cliente) y qué formato podría adoptar (comunicado de prensa, presentación, firma, evento, etc.).
Más información: Plantillas gratuitas de calendarios de contenido para redes sociales en Excel y Sheets.
Paso 2: Ponte en contacto con las partes interesadas para obtener contenido diverso.
Las relaciones públicas no funcionan de forma aislada. Algunas de sus mejores ideas para historias provendrán de otros equipos. Por lo tanto, involucre a las partes interesadas clave de toda la empresa (y, en ocasiones, más allá): es una medida de gestión de las partes interesadas sencilla pero eficaz.
Estas son las partes interesadas con las que debe conectarse:
| Partes interesadas | Por qué son importantes | Ejemplos de oportunidades de relaciones públicas |
| Equipo de marketing | Llevan a cabo campañas que las relaciones públicas pueden proporcionar soporte o amplificar. | Seminarios web, libros electrónicos, informes de investigación, campañas de influencers, lanzamientos publicitarios. |
| Equipo de producto / I+D | Saben qué productos o funciones se van a lanzar y cuándo. | Lanzamientos de productos/funciones, actualizaciones de innovaciones, anuncios de programas beta. |
| Equipo de ventas / Éxito del cliente | Cuentan con historias de clientes y conocimientos del sector. | Casos prácticos de clientes, principales logros con clientes, colaboraciones, premios, ferias comerciales. |
| Ejecutivos/Liderazgo | Impulsan el liderazgo intelectual y los anuncios a nivel de toda la empresa. | Conferencias, artículos de liderazgo intelectual, recaudación de fondos, iniciativas de RSC, comunicaciones con inversores. |
| RR. HH. / Comunicaciones internas | Se encargan de los eventos internos y las actualizaciones de contratación que afectan a la marca del empleador. | Premios a los mejores lugares para trabajar, historias culturales, iniciativas DEI, contrataciones importantes. |
| Socios externos | Aportan oportunidades de marketing conjunto y relaciones públicas conjuntas. | Anuncios conjuntos, informes del sector, eventos compartidos, difusión en los medios a través de la aportación de la agencia. |
💡 Consejo profesional: Comparte documentos de ClickUp externamente con permisos de vista/edición para obtener la opinión de las partes interesadas o la agencia sobre los comunicados de prensa. Utiliza Approvals para finalizar los mensajes con un solo clic.
Paso 3: Decida la frecuencia, el calendario y el estilo de su contenido.
Ahora es el momento de organizar sus ideas en un cronograma viable para el año que viene. Esto es lo que debe decidir:
Frecuencia de contenido
Antes de asignar fechas, decide con qué frecuencia quieres que tu marca sea el centro de atención. La frecuencia debe depender de:
- Metas: si estás tratando de construir autoridad, necesitas un liderazgo intelectual coherente. Si se trata de dar a conocer un producto, tu calendario puede centrarse en los lanzamientos.
- Recursos: Sea realista con respecto a la capacidad de su equipo. Es mejor publicar una historia excelente al mes que cinco apresuradas.
- Canales: La frecuencia de publicación variará según el medio: las propuestas a los medios pueden enviarse con más frecuencia que las entradas de blog o las entrevistas a ejecutivos.
🛠️ Algunos consejos rápidos:
- Empieza poco a poco. Planifica 1 o 2 artículos importantes al mes y luego ve ampliando.
- Utilice un tema de contenido por mes o trimestre para orientar las ideas (por ejemplo, «Innovación en el primer trimestre», «Éxitos de clientes en el segundo trimestre»).
- Alterna piezas que requieren mucho esfuerzo (como un comunicado de prensa) con otras más ligeras (como resúmenes de redes sociales o citas destacadas).
Programa (primero lo más importante, luego rellena los huecos)
A continuación, arrastra y suelta esas ideas en tu Calendario. La programación te ayuda a evitar anuncios duplicados y ciclos mediáticos perdidos.
🛠️ Consejos para dominar la programación de relaciones públicas:
- Empieza por los momentos clave: planifica primero los lanzamientos de productos, los eventos del sector, las campañas de temporada y los días de concienciación.
- Rellene los huecos: aproveche las semanas más tranquilas para publicar historias atemporales, logros de clientes o campañas ligeras, como éxitos rápidos de relaciones públicas o fragmentos de liderazgo intelectual.
- Deja semanas de margen: incluye espacios «por si acaso» cada trimestre para gestionar anuncios de última hora, relaciones públicas reactivas u oportunidades mediáticas repentinas.
- Asigna fechas: no todas las ideas necesitan una fecha fija, pero «por determinar» es lo que hace que los buenos planes se descarrilen. Incluso una fecha aproximada como «la primera semana de abril» le da a tu equipo algo en torno a lo que planificar.
- Equilibre la carga: no lo concentre todo en un solo mes. Distribuya el contenido a lo largo del Calendario para evitar el agotamiento.
Estilo y canal del contenido
Por último, dale a cada entrada del Calendario un contexto real, porque un «comunicado de prensa en marzo» no es suficiente para hacer avanzar las cosas.
Para cada elemento, pregúntese:
- ¿Cuál es el formato? ¿Será un comunicado de prensa, una entrada de blog, un episodio de podcast, una presentación a los medios o una cobertura en las redes sociales?
- ¿Qué tono es el más adecuado? ¿El mensaje es formal y se basa en datos? ¿O es informal y se basa en historias?
- ¿Dónde se publicará o realizará la promoción? ¿Se publicará en tu blog? ¿Se enviará como propuesta a medios tecnológicos? ¿Se realizará la promoción en LinkedIn o por correo electrónico?
Esto ayuda a los redactores, diseñadores y partes interesadas a ponerse de acuerdo desde el principio, sin discusiones sobre el tono o canales de distribución perdidos.
Una vez que hayas rellenado el calendario, da un paso atrás y revísalo: ¿respalda tus metas empresariales clave? ¿Hay una buena combinación de formatos? ¿Los cronogramas son realistas? A continuación, comparte el borrador con tu equipo y las partes interesadas.
Herramienta de planificación del calendario de relaciones públicas
Usar una hoja de cálculo para tu calendario de relaciones públicas funciona (al principio).
Pero a medida que tus campañas crecen, también lo hacen las partes móviles. Estás haciendo un seguimiento de los plazos, coordinándote con diferentes departamentos y gestionando el contenido en múltiples canales. Las actualizaciones se pierden y, de repente, no estás seguro de quién está haciendo qué o cuándo.
Ahí es donde una herramienta dedicada a la gestión de campañas de relaciones públicas puede optimizar todo, desde la programación hasta la colaboración y el seguimiento de los resultados.
En este punto, necesitas ClickUp para equipos de marketing. Reúne todo tu calendario de relaciones públicas, campañas y esfuerzos del equipo en un espacio conectado y fácil de gestionar.
Así es como puede ayudarte este software de gestión de tareas de relaciones públicas:
1. Planifica en el Calendario de ClickUp
ClickUp Calendario le ofrece una vista centralizada de toda su agenda de relaciones públicas por semanas, meses o todo el año. Con la sencillez de arrastrar y soltar, puede correlacionar visualmente lanzamientos de productos, comunicados de prensa, difusión en los medios y campañas de eventos.
¿Qué lo hace aún mejor? Esta herramienta basada en IA lleva la programación al siguiente nivel al:
- Bloquea automáticamente tiempo de concentración para tareas como escribir, revisar o preparar materiales para los medios. Por ejemplo, si tienes que entregar un comunicado el viernes, puedes crear bloques de 2 horas para escribir el martes y el miércoles.
- Reorganiza los plazos cuando cambien las prioridades. Así, si tu equipo de producto retrasa una semana el lanzamiento de una función, automáticamente se reorganizan todas las tareas de relaciones públicas relacionadas (como la revisión de comunicados de prensa, la difusión en los medios y la programación en redes sociales) sin que tengas que modificar manualmente los cronogramas.
- Convierta los puntos de debate de las reuniones, como «finalizar la lista de prensa del evento antes del 5 de marzo» o «presentar el informe del segundo trimestre a los medios financieros», en tareas programadas, manteniendo su calendario (y su equipo) sincronizados.
- Gestiona con facilidad tareas recurrentes de relaciones públicas como «Informe mensual de medios», «Análisis semanal de cobertura» o «Seguimiento quincenal de propuestas».
- Superponer calendarios mediante la superposición de diferentes programaciones (por ejemplo, calendario de lanzamiento de productos, calendario de campañas de marketing, calendario de relaciones públicas) para detectar conflictos o identificar oportunidades sinérgicas.
¿Lo mejor de todo? El Calendario de ClickUp funciona con ClickUp Brain para ahorrarte tiempo. Esto significa que no tendrás que rebuscar entre tareas, chats o documentos para encontrar lo que viene a continuación. Solo tienes que preguntar: «¿Cuál es mi máxima prioridad hoy?» o «¿Cuándo es la llamada para revisar el comunicado de prensa?» y obtendrás la respuesta al instante.
📮ClickUp Insight: El 18 % de los encuestados desea utilizar la IA para organizar su vida mediante calendarios, tareas y recordatorios. Otro 15 % quiere que la IA se encargue de las tareas rutinarias y el trabajo administrativo.
Para ello, una IA debe ser capaz de: comprender los niveles de prioridad de cada tarea en un flujo de trabajo, ejecutar los pasos necesarios para crear tareas o ajustarlas, y configurar flujos de trabajo automatizados.
La mayoría de las herramientas tienen uno o dos de estos pasos resueltos. Sin embargo, ClickUp ha ayudado a los usuarios a consolidar hasta más de 5 aplicaciones utilizando nuestra plataforma. Disfrute de una programación basada en inteligencia artificial, en la que las tareas y las reuniones se pueden asignar fácilmente a los espacios libres de su calendario en función de los niveles de prioridad. También puede configurar reglas de automatización personalizadas a través de ClickUp Brain para gestionar las tareas rutinarias. ¡Diga adiós al trabajo pesado!
Más información: Las mejores aplicaciones de calendario (gratis y de pago)
2. Haga una lluvia de ideas con pizarras
Las pizarras blancas de ClickUp ofrecen un espacio visual para que su equipo planifique ideas para campañas, días de concienciación, anuncios de productos y oportunidades mediáticas, todo en un solo lugar.
Puede organizar los bloques de contenido por mes, canal (medios de comunicación, blog, redes sociales) o tipo (evento, producto, liderazgo intelectual). Y lo que es aún mejor, puede utilizar figuras, rótulos o códigos de colores para priorizar los momentos de mayor impacto.
- Agrupa las campañas por temas, como las centradas en productos, la visibilidad ejecutiva o la creación de marca, para identificar las lagunas en los mensajes.
- Arrastra y suelta bloques de contenido a lo largo de los cronogramas para visualizar la estacionalidad y evitar aglomerar varias campañas en la misma ventana.
- Vincula tareas o documentos directamente desde la pizarra para que tu equipo pueda pasar de la lluvia de ideas a la ejecución sin cambiar de herramienta.
- Invite a colaboradores de diferentes funciones (marketing, ejecutivos, producto) a participar desde el principio y a ponerse de acuerdo sobre las prioridades antes de fijar los cronogramas.
- Desarrolle mapas de presentación a los medios: elabore estrategias visuales con diferentes ángulos de las historias y seleccione periodistas o medios de comunicación específicos como objetivos para cada uno de ellos.
- Esboza planes de comunicación de crisis: utiliza el espacio flexible para pensar en posibles situaciones de crisis y correlacionar los flujos de respuesta y las responsabilidades.
- Cree mapas de partes interesadas: visualice las partes interesadas internas y externas clave para una campaña y planifique estrategias de comunicación personalizadas.
Captura información sobre los medios al instante
Deja que ClickUp AI Notetaker capture cada detalle durante las entrevistas con los medios y las reuniones del equipo de relaciones públicas. Transcribe automáticamente las conversaciones, destaca los elementos clave y crea tareas de seguimiento directamente a partir de tus discusiones.
Cuando ese periodista haga una mención a un ángulo específico que le interesa o tu equipo proponga una idea oportuna, nunca volverás a perder esos conocimientos: todos ellos se guardan, se organizan y están listos para incorporarse a tu calendario de relaciones públicas.
Más información: Crear una estrategia de comunicación de marketing eficaz
3. Almacene ideas de investigación y contenido en documentos
Una vez que hayas visualizado las ideas de tu campaña, el siguiente paso es convertir ese caos en estructura. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que con ClickUp Docs?
Crea un documento para cada mes, campaña o tema, como «Lanzamiento de producto del segundo trimestre» o «Campaña de concienciación de octubre». En él, puedes almacenar borradores de mensajes, resúmenes de comunicados de prensa, artículos de noticias relevantes, objetivos de los medios de comunicación, ganchos estacionales y resultados de campañas anteriores.
Cree un manual central de relaciones públicas: utilice Docs para crear y mantener un repositorio activo de mensajes de marca, puntos clave de conversación, textos estándar y protocolos de comunicación de crisis, lo que garantizará la coherencia en todo el equipo.
Desarrolla informes de análisis posteriores a la campaña: estructura informes detallados de la campaña en documentos, incrustando gráficos, enlazando paneles o adjuntando datos de rendimiento para compartir los resultados de relaciones públicas de manera eficaz.
Aprovecha el historial de versiones: realiza el seguimiento de todos los cambios realizados en los comunicados de prensa, los documentos de mensajería o los documentos estratégicos, lo que te permitirá volver a versiones anteriores si es necesario.
Utiliza enlaces relacionales: conecta documentos directamente con tareas, campañas, listas o eventos del calendario específicos. Por ejemplo, vincula el documento «Comunicado de prensa del evento del tercer trimestre» con la tarea de la campaña «Evento del sector del tercer trimestre» para obtener acceso contextual instantáneo.
💡 Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain para convertir tus notas preliminares en contenido de relaciones públicas pulido.
Puedes pedirle que redacte una breve panorámica de la campaña para el lanzamiento de tu producto en el segundo trimestre basándose en las notas y los mensajes almacenados en tu documento. O bien, pega un artículo o un informe de tendencias y pide a Brain que te sugiera ángulos de historia o ideas para titulares adaptados a tu marca.
4. Establece y supera tus metas de relaciones públicas con ClickUp Goals.
Demuestra el verdadero impacto de tus esfuerzos de relaciones públicas. Con ClickUp Metas, puedes:
- Defina objetivos claros: establezca objetivos específicos y cuantificables para sus campañas, como «Conseguir más de 20 apariciones en los medios para el lanzamiento del tercer trimestre» o «Aumentar las menciones positivas de la marca en un 15 %».
- Desglose en metas: Divida sus metas principales en «objetivos» más pequeños y manejables, que pueden ser numéricos, monetarios o incluso basados en tareas (por ejemplo, «Conseguir 5 entrevistas», «Publicar 3 artículos firmados»).
- Sigue el progreso de forma visual: supervisa en tiempo real cómo tus esfuerzos contribuyen a los objetivos generales, lo que facilita la elaboración de informes sobre el retorno de la inversión en relaciones públicas y mantiene la motivación del equipo.
- Enlace al trabajo: Conecta los objetivos y metas directamente con las tareas y listas en las que se está trabajando, asegurando la alineación entre las actividades diarias y los resultados estratégicos.
5. Optimice los flujos de trabajo con ClickUp Automatizaciones
Con ClickUp Automatizaciones, puedes conectar cada paso de tu flujo de trabajo de relaciones públicas. A continuación te mostramos algunos ejemplos de cómo automatizar tu calendario de relaciones públicas para obtener los mejores resultados en tus campañas:
| Desencadenante | Acción de automatización |
| Se crea una nueva tarea de campaña (por ejemplo, «Lanzamiento de producto»). | Asigna automáticamente tareas a los departamentos y equipos pertinentes. |
| El estado de la tarea cambia a «Aprobado». | Crea una tarea de seguimiento llamada «Distribuir a los medios» y asígnalas al responsable de relaciones públicas. |
| Se actualiza la fecha límite de la tarea. | Cambia automáticamente las fechas límite de todas las subtareas relacionadas según corresponda. |
| Una subtarea (por ejemplo, «Borrador de entrada de blog») se marca como completada. | Publica un comentario como «Contenido listo: pasar al diseño visual». |
| Se crea una tarea periódica (por ejemplo, resumen mensual de relaciones públicas). | Asigna automáticamente al responsable de relaciones públicas y establece subtareas con plazos para la redacción, edición y revisión. |
6. Conecta tu ecosistema con las integraciones de ClickUp
Aunque ClickUp consolida muchas herramientas, también funciona bien con otras. Mejora tus operaciones de relaciones públicas integrando ClickUp con:
- Herramientas de monitorización de medios (por ejemplo, Meltwater, Brandwatch a través de Zapier/API): Automatice la creación de tareas en ClickUp cuando se identifiquen nuevas menciones o alertas relevantes en los medios.
- Servicios de solicitud de fuentes (por ejemplo, HARO, Qwoted, SourceBottle): optimice su búsqueda de oportunidades en los medios de comunicación. Al reenviar los resúmenes diarios de servicios como HARO a una dirección de correo electrónico dedicada de ClickUp (utilizando el correo electrónico en ClickUp o una herramienta como Zapier), puede crear automáticamente tareas para cada consulta. Refina aún más este proceso utilizando herramientas de automatización para analizar los correos electrónicos en busca de palabras clave relevantes para tus clientes o tu sector, y luego asígnalas al miembro del equipo adecuado para que las presente.
- Herramientas de gestión de redes sociales (por ejemplo, Hootsuite, Buffer): coordine la amplificación en las redes sociales de los éxitos de relaciones públicas vinculando tareas y realizando el uso compartido de actualizaciones.
- Almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive): adjunte y acceda fácilmente a kits de prensa, imágenes, vídeos y otros recursos esenciales de relaciones públicas almacenados en su solución en la nube preferida.
¡La única fuente de información fiable para su equipo de relaciones públicas!
Unifique las directrices de marca, los planes de crisis, la sabiduría de las campañas y los conocimientos sobre los medios de comunicación. Encuentre al instante, aplique de forma coherente y desarrolle estratégicamente narrativas utilizando ClickUp Knowledge Management.
Potencia unas relaciones públicas más inteligentes: todo el conocimiento, brillantemente organizado, en un solo espacio.
7. Ahorre tiempo con las plantillas de calendario de relaciones públicas.
Si todo esto le parece estupendo, pero no sabe por dónde empezar a planificar sus relaciones públicas, ClickUp tiene plantillas de comunicados de prensa prediseñadas que le ofrecen una estructura lista para planificar, redactar y distribuir anuncios con facilidad. También puede utilizar plantillas de calendario de relaciones públicas para planificar campañas, plazos y difusión en los medios, todo en un cronograma organizado.
La plantilla de campaña de relaciones públicas de ClickUp está diseñada para ofrecer compatibilidad con el ritmo acelerado y la naturaleza multifuncional del trabajo de relaciones públicas. Te ayuda a pasar de la planificación de la campaña al lanzamiento y al seguimiento del rendimiento, todo ello en un único entorno de trabajo personalizable.
La plantilla ofrece:
- Estados personalizados como «En borrador», «Listo para revisión» y «Publicado» para realizar el seguimiento de las fases de la campaña de relaciones públicas.
- Vistas adaptadas a las necesidades de relaciones públicas, como la vista Lista para gestionar los flujos de trabajo de contenido, la vista Tablero para la lluvia de ideas y la vista Calendario o vista Gantt para planificar cronogramas y evitar solapamientos en las campañas.
- Campos personalizados para organizar campañas según criterios clave de relaciones públicas, como el canal de distribución (comunicado de prensa, redes sociales, boletín informativo), el tipo de lista de medios (tecnología, estilo de vida, regional) o la prioridad de la campaña (alta visibilidad frente a reconocimiento de marca).
💡 Consejo profesional: cree paneles de relaciones públicas personalizados que muestren las métricas de la campaña, la ubicación en los medios y los próximos plazos de un vistazo. Supervise los KPI, realice el seguimiento de la participación de los periodistas y realice el uso compartido del progreso con las partes interesadas a través de vistas específicas basadas en datos que eliminan la elaboración de informes.
Pero si gestionas varias campañas a la vez y necesitas una vista más global para organizarlo todo de principio a fin, recurre a una plantilla de planificación de relaciones públicas.
La plantilla de planificación de relaciones públicas de ClickUp es tu centro de comandos todo en uno para llevar a cabo campañas de relaciones públicas inteligentes y optimizadas. Con esta plantilla, puedes establecer metas claras para cada campaña, organizar tareas y cronogramas, y colaborar con tus compañeros de equipo y las partes interesadas sin ninguna confusión.
Además, le ofrece 14 vistas diferentes para ver su plan de relaciones públicas desde todos los ángulos posibles:
- Nueva vista Lista: ve todas las tareas de relaciones públicas nuevas y sin asignar para empezar a planificar tu campaña.
- Vista Lista de tareas en curso: comprueba rápidamente en qué se está trabajando actualmente y quién lo está haciendo.
- Para la vista Lista de publicaciones: realice el seguimiento de las tareas que están listas o casi listas para publicarse.
- Vista Tablero: mueva visualmente las tareas entre fases como «Borrador» y «Publicado».
- Vista de chat: discuta tareas y actualizaciones o intercambie ideas directamente con su equipo.
Superar los retos de la gestión del calendario de relaciones públicas
Incluso el mejor calendario de relaciones públicas puede descarrilarse. Aquí tienes una guía rápida sobre los errores más comunes y cómo evitarlos.
1. Sobrecargar el Calendario (y al equipo)
Es fácil entusiasmarse en exceso y llenar el calendario con una ambiciosa LineUp de actividades de relaciones públicas. Sin embargo, un calendario sobrecargado puede provocar agotamiento y una ejecución descuidada.
Para evitarlo:
✅ Sea realista sobre la cantidad de trabajo que su equipo puede asumir sin agotarse. Además, esté atento a señales de alerta como horas extras frecuentes o sesiones de planificación omitidas.
✅ Prioriza sin piedad. Céntrate en las campañas imprescindibles y retrasa o descarta las que tengan poco impacto.
✅ Ajusta tu calendario en función de la disponibilidad del equipo y los cambios en tiempo real.
💡 Consejo profesional: la vista Carga de trabajo de ClickUp te ayuda a ver quién está sobrecargado y quién tiene capacidad, para que puedas asignar la propiedad de los comunicados de prensa o la preparación de eventos de manera justa sin agotar al equipo.
2. Falta de flexibilidad
Tratar su calendario como si fuera inamovible puede ser contraproducente. En relaciones públicas, las noticias inesperadas pueden hacer que su contenido pierda relevancia si no se adapta rápidamente.
Para evitarlo:
✅ Deja un margen de tiempo para oportunidades imprevistas o noticias de última hora.
✅ Ten contenido de copia de seguridad listo por si algo falla (por ejemplo, una entrada de blog si se cancela un evento).
✅ Revise su calendario con regularidad: las revisiones semanales son muy útiles para realizar ajustes en función de las novedades.
3. Mantener el calendario actualizado
Algunos equipos crean un excelente calendario anual de relaciones públicas, pero no lo mantienen actualizado. Las revisiones omitidas y la información desactualizada lo hacen poco confiable y, pronto, nadie lo usa.
Para evitarlo:
✅ Asigne un propietario del calendario (normalmente el director de relaciones públicas) para mantenerlo actualizado y recopilar las aportaciones del equipo.
✅ Establece una rutina semanal para revisar los elementos pendientes, marcar las tareas completadas y reprogramar si es necesario.
✅ Capacite a todos para que actualicen sus tareas, cambios de estado, cambios de fecha, etc.
💡 Consejo profesional: Automatice las tareas repetitivas de relaciones públicas, como enviar recordatorios de seguimiento, actualizar el estado de las campañas o notificar a los miembros del equipo cuando un comunicado de prensa esté listo para su revisión.
Cree un calendario de relaciones públicas que realmente funcione con ClickUp.
Crear y gestionar un calendario de relaciones públicas puede parecer mucho trabajo al principio, pero la recompensa es enorme. Con una hoja de ruta clara, su equipo se mantendrá alineado, los plazos se cumplirán y sus historias llegarán siempre al público adecuado.
Y con ClickUp, todo el proceso se vuelve más fácil, rápido y colaborativo. Desde la lluvia de ideas visual con pizarras blancas hasta la organización de ideas de contenido en documentos, la programación de campañas con el Calendario impulsado por IA y la automatización de tareas repetitivas, ClickUp reúne todas las partes de su flujo de trabajo de relaciones públicas en una potente plataforma.
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