Acabas de firmar con un nuevo cliente. Todo va bien hasta que alguien te pide un archivo que creías que tenía otra persona. Se retrasa el inicio de un proyecto. Una pregunta clave queda sin respuesta durante una semana.
Y, de repente, esa incorporación fluida que prometiste parece una promesa falsa. 🫤
Una plantilla de incorporación de clientes fiable puede evitar este efecto mariposa. Te ayuda a mantenerte organizado, establece expectativas desde el principio y mantiene a ambas partes en la misma página desde el primer día.
En este blog, exploraremos plantillas gratuitas para la incorporación de clientes que te ayudarán a aportar coherencia, claridad y la tranquilidad que tanto necesitas a tu proceso de incorporación. 🧰
¿Qué son las plantillas de incorporación de clientes?
Las plantillas de incorporación de clientes son marcos estructurados que ayudan a las empresas a presentar a los nuevos clientes sus procesos, flujos de trabajo y entregables. Le ayudan a establecer expectativas claras desde el primer día, evitar malentendidos y pasos omitidos, y ahorrar tiempo con procesos repetibles.
Con listas de control, cronogramas, paquetes de bienvenida y guías instructivas, estas plantillas garantizan un proceso de incorporación de clientes sin problemas.
¿Qué hace que una plantilla de incorporación de clientes sea buena?
Las mejores plantillas de incorporación de clientes marcan la pauta para toda la relación con el cliente. Simplifican el proceso, reducen las idas y venidas y ayudan a los clientes a sentirse informados, tranquilos y preparados para cualquier intento correcto.
👀 Esto es lo que hace una plantilla fiable para la incorporación de clientes:
- Estructura clara: Describe cada paso del flujo de incorporación, desde los correos electrónicos de bienvenida hasta las llamadas iniciales y los entregables, para garantizar que todos sepan qué está pasando y cuándo
- Flexibilidad: Se adapta a diferentes tipos de clientes, sectores o servicios sin necesidad de reconstruir todo el proceso cada vez
- Herramientas de comunicación integradas: Incluye paquetes de bienvenida, formularios de admisión y plantillas de correo electrónico para ayudar a establecer expectativas y responder a las preguntas frecuentes por adelantado
- Automatización integrada: Se sincroniza con tus herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas, enviar recordatorios y desencadenar actualizaciones automáticamente
- Recursos de autoservicio: Enlaces a guías útiles, vídeos explicativos y documentación para que los clientes puedan encontrar respuestas rápidamente sin tener que esperar a su equipo
- Recopilación de comentarios: Recopila las opiniones de los clientes durante o después de la incorporación para detectar señales de alerta de forma temprana y mejorar los procesos
🧠 Dato curioso: La idea de realizar un seguimiento de los clientes es muy antigua. Hace más de 20 000 años, los comerciantes utilizaban registros básicos (y la memoria) para gestionar las relaciones con los compradores. Los primeros libros de contabilidad incluso incluían notas sobre deudas y mercancías, una versión temprana de la segmentación de clientes.
13 plantillas para la incorporación de clientes
No hay dos clientes iguales. Por eso, contar con la plantilla de incorporación adecuada puede marcar la diferencia. Tanto si trabajas solo como en equipo, encontrarás una que se adapte a tu estilo.
Y si quieres dar un paso más, el software de gestión de proyectos ClickUp CRM lo tiene todo. Desde el seguimiento de acuerdos y tareas hasta la gestión de relaciones y seguimientos, todo está organizado, personalizable y diseñado para adaptarse a tu empresa.
Estas plantillas listas para usar le ayudan a ofrecer una experiencia de incorporación fluida y coherente, independientemente de su sector o del tamaño de su equipo.
Explora esta lista, elige lo que más te convenga y haz que la incorporación sea una cosa menos de la que preocuparte. 🎯
1. Plantilla de incorporación de clientes de ClickUp
La plantilla de incorporación de clientes de ClickUp actúa como su coordinador entre bastidores para causar una excelente primera impresión con cada nuevo cliente.
Los campos personalizados, como Tipo de cliente, Paquete de servicios y Fecha de llamada de incorporación, le permiten personalizar el proceso de incorporación de cada cliente sin perder eficiencia. Por ejemplo, puede etiquetar «Startup» para una incorporación sencilla y autoservicio, o «Enterprise» para una experiencia personalizada y con un alto nivel de atención.
El campo Paquete de servicios activa automáticamente los manuales de incorporación pertinentes, como soporte adicional para clientes Pro o una lista de control de inicio rápido para usuarios Basic. La fecha de la llamada de incorporación ayuda a su equipo a mantenerse organizado mediante el seguimiento de los horarios y garantizando que no se pierda ninguna llamada.
Estos campos centralizan el contexto del cliente, lo que mantiene alineados a los equipos de atención al cliente, ventas y productos.
📌 Ideal para: Equipos basados en servicios que gestionan múltiples segmentos de clientes y necesitan un sistema centralizado y automatizado para personalizar todas las tareas de incorporación, realizar un seguimiento del progreso y escalar de manera eficiente
🔍 ¿Sabías que...? Se espera que los ingresos del mercado del software de gestión de relaciones con los clientes crezcan a una tasa anual del 10,17 %, alcanzando un volumen de mercado de 145 610 millones de dólares en un futuro próximo.
2. Plantilla de tablero de incorporación de clientes de ClickUp
Imagina que un nuevo cliente se registra en tu suscripción de nivel medio y solicita documentos con marca blanca, un punto de contacto dedicado y facturación mensual. Con la plantilla de tablero de incorporación de clientes de ClickUp, puedes capturar esta información por adelantado utilizando campos como Solicitudes del cliente, POC, Valor de la suscripción y Forma de pago, para que tu equipo pueda empezar a trabajar de inmediato.
Por ejemplo, etiquetar un valor de suscripción de 2500 $ y registrar «marca personalizada» como solicitud del cliente adapta al instante el proceso de incorporación. Si se necesitan ciclos de revisión adicionales o recursos de diseño, tu equipo sabrá qué priorizar. El campo POC garantiza una comunicación clara, y la forma de pago permite a tu equipo financiero preparar facturas precisas.
¿Necesita aprobaciones de contratos? El campo Firma realiza un seguimiento de si se han firmado los acuerdos. ¿Quiere recibir comentarios? Registre la opinión de los clientes con el campo Comentarios del cliente. Con el campo Fase de incorporación, siempre sabrá el progreso del cliente, lo que garantiza que nada se pase por alto.
📌 Ideal para: Pensadores visuales que prefieren gestionar el progreso de los clientes a través de un tablero de estilo Kanban con la facilidad de arrastrar y soltar.
💡 Consejo profesional: ¡Gamifica las tareas de incorporación para tus clientes! Añade elementos como insignias o recompensas por completar tareas para mantener a los clientes interesados.
3. Plantilla de incorporación de nuevos usuarios de ClickUp
Presentar tu producto o plataforma a nuevos usuarios es un momento clave que figura su experiencia, confianza y compromiso a largo plazo. La plantilla de incorporación de nuevos usuarios de ClickUp garantiza que este proceso sea fluido y coherente, proporcionando una ruta clara y estructurada para ayudar a los usuarios a sentirse cómodos, descubrir rápidamente el valor y mantenerse comprometidos.
Con esta plantilla, puedes guiarlos automáticamente a través de una serie de tareas personalizadas: explorar el diseño del entorno de trabajo, revisar sus asignaciones de tareas, comprender cómo comentar o etiquetar a los compañeros de equipo y aprender a realizar el seguimiento de los entregables.
Cada paso está predefinido, es intuitivo y les guía hacia el valor sin necesidad de enviar un ticket de soporte. Estructura el recorrido en fases claras como «Visita de bienvenida», «Primera tarea» y «Colaboración en equipo 101»
Añade documentos de ClickUp con tutoriales integrados, asigna tareas en forma de lista de control y configura automatizaciones para hacer un seguimiento si alguien se retrasa.
📌 Ideal para: Empresas o plataformas SaaS que dan la bienvenida a nuevos usuarios y les ayudan a aprender rápidamente las funciones y flujos de trabajo clave.
📖 Más información: Plantillas gratuitas para planes de comunicación de proyectos
4. Plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp
La plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp le ofrece un sistema repetible y organizado para garantizar que todos los nuevos empleados empiecen a trabajar desde el primer día
Supongamos que estás incorporando a un nuevo empleado al soporte al cliente. Con esta plantilla, puedes personalizar al instante la experiencia utilizando campos como Título del puesto, Departamento y Fecha de inicio. Una vez que introduces su correo electrónico de trabajo, la plantilla activa automáticamente tareas como enviar un correo electrónico de bienvenida, proporcionar herramientas de soporte y programar una reunión individual con su gerente.
Las tareas como la formación sobre productos, el acceso al sistema y la aceptación de políticas ya están predefinidas, asignadas y se pueden rastrear, para que no se pase nada por alto.
📌 Ideal para: Personas encargadas de operaciones, RR. HH. y jefes de equipo en empresas de rápido crecimiento que necesitan incorporar rápidamente a los nuevos empleados en su software de incorporación de clientes.
🤝 Recordatorio amistoso: Una vez que tus clientes se hayan registrado, envíales un correo electrónico de bienvenida. Incluye la información básica, como los datos de contacto, copias del contrato y los siguientes pasos. También puedes incluir recursos útiles, como tutoriales, preguntas frecuentes o guías paso a paso.
5. Plantilla de incorporación de ClickUp HubSpot
La plantilla de incorporación de ClickUp HubSpot ofrece una experiencia de incorporación fluida y personalizada para cada cliente. Desde la configuración del CRM hasta la automatización del marketing, puedes correlacionar temas clave, hitos y tareas en un plan claro y fácil de seguir para una adopción más rápida.
Con ella, podrás:
- Personalice la incorporación según el tipo de cliente: Es posible que una empresa emergente solo necesite la configuración del CRM y una guía de la página de destino. ¿Se trata de una implementación en una corporación? Eso podría incluir la migración de datos, la integración con herramientas existentes y sesiones de incorporación para todo el equipo
- Realice un seguimiento de cada paso en todas las funciones: utilice vistas personalizadas para supervisar el progreso de las tareas en los equipos de ventas, marketing, TI y de intentos correctos de los clientes
- Centralice todo en un solo lugar: adjunte POE, documentos explicativos y vídeos de formación directamente a las tareas. Se acabó buscar enlaces o archivos en diferentes herramientas
- Cree rutas de incorporación basadas en roles: forme a un representante de ventas en las fases del proceso de ventas mientras incorpora a un director de marketing en los flujos de trabajo de las campañas y la puntuación de clientes potenciales, cada uno con sus propias tareas, propietarios y plazos
📌 Ideal para: Agencias o equipos que están migrando clientes a las herramientas y servicios de HubSpot, con pasos adaptados a ese ecosistema.
6. Plantilla de formulario de admisión de ClickUp
La plantilla de formulario de admisión de ClickUp proporciona un formato claro para recopilar exactamente lo que necesita de los clientes, compañeros de equipo o partes interesadas sin discusiones innecesarias. Puede personalizarla para adaptarla a su flujo de trabajo y recopilar resúmenes de clientes, solicitudes de servicio, comentarios internos y detalles de nuevos proyectos.
Con campos integrados como Presupuesto, Método de contacto preferido, Nombre de la empresa y Notas adicionales, puedes recopilar todo el contexto que necesitas. Todo lo que se envía se convierte en tareas de ClickUp o elementos del entorno de trabajo para que el seguimiento se pueda realizar automáticamente.
Esta plantilla de formulario de admisión también te permite dirigir las respuestas, asignar miembros del equipo e incluso automatizar partes del proceso para agilizar las cosas.
📌 Ideal para: Empresas de servicios que recopilan información inicial de los clientes antes de las llamadas iniciales o las propuestas.
📮 Información de ClickUp: Alrededor del 43 % de los trabajadores envían entre 0 y 10 mensajes al día. Aunque esto sugiere conversaciones más centradas o deliberadas, también podría indicar una falta de colaboración fluida, con discusiones importantes que tienen lugar en otros lugares (como el correo electrónico).
Para evitar cambios innecesarios de plataforma y de contexto, necesitas una app, aplicación, para todo el trabajo, como ClickUp, que combina proyectos, conocimientos y chat en un solo lugar, todo ello impulsado por IA que te ayuda a trabajar de forma más eficiente.
7. Plantilla de CRM de ClickUp
La gestión de las relaciones con los clientes mantiene los acuerdos en marcha y a los clientes satisfechos. La plantilla de CRM de ClickUp te ayuda a gestionar múltiples clientes potenciales, conversaciones, seguimientos y tareas vinculadas a cada fase del equipo de ventas y del recorrido del cliente.
Diseñada para estructurar las relaciones y la gestión de clientes, la plantilla le permite correlacionar su cartera de proyectos, supervisar el progreso de cada cliente potencial y priorizar las acciones en función de las fases del equipo de ventas. También le ayuda a mantener una base de datos de clientes limpia y fácil de buscar. Puede almacenar información clave como el sector, el título del puesto y los datos de contacto, y ordenarla o filtrarla rápidamente en función de sus necesidades.
Para cada cliente potencial, puedes configurar tareas como «Contacto inicial», «Correo electrónico de seguimiento» y «Programación de demostración», lo que garantiza una responsabilidad clara en cada paso. A medida que tu equipo de ventas avanza en el proceso, puede utilizar la vista de diagrama de Gantt de ClickUp para visualizar los cronogramas de las tareas y automatizar los recordatorios para los seguimientos o las notificaciones cuando se alcanzan los hitos.
Ideal para: Equipos de ventas y gestión de cuentas que buscan optimizar la gestión de clientes potenciales, la comunicación con los clientes y la priorización de tareas mediante CRM en ClickUp.
🔍 ¿Sabías que...? Antes de las herramientas digitales, en la década de 1950, las empresas utilizaban ficheros para gestionar manualmente los contactos de los clientes, pasando de una tarjeta a otra en lugar de desplazarse por paneles.
8. Plantilla de formulario de contacto para clientes de ClickUp
La plantilla de formulario de contacto con el cliente de ClickUp le ofrece una forma cómoda de realizar un seguimiento de los comentarios de los clientes, recopilar datos para investigaciones, encuestas y servicio de atención al cliente, y organizar la información de contacto para campañas de marketing o seguimientos.
La vista Formulario de contacto con el cliente captura y organiza todos los formularios enviados, lo que facilita el acceso a los datos de contacto, los comentarios y los problemas. La vista Resumen de contactos le ofrece una instantánea de las solicitudes en curso, lo que le ayuda a identificar tendencias o problemas urgentes.
Incluso puede automatizar los seguimientos y analizar los datos de las solicitudes para aumentar la eficiencia del soporte y garantizar respuestas oportunas.
📌 Ideal para: Equipos de soporte al cliente, gestores de servicios y empresas que desean mejorar la comunicación con los clientes y garantizar que todas las solicitudes se gestionen de forma eficiente.
9. Plantilla de colaboración para el intento correcto de ClickUp
El éxito de los clientes depende de la creación de relaciones sólidas y duraderas que les ayuden a alcanzar sus metas. La plantilla de colaboración para el éxito de los clientes de ClickUp es compatible con esta asociación, ya que proporciona a los equipos de soporte al cliente una estructura muy necesaria para comunicarse, planificar y colaborar con los clientes en un entorno de trabajo compartido, de modo que todos se mantengan centrados en los resultados.
Con esta plantilla, puede crear un hub unificado para la interacción con los clientes. Desde el inicio hasta el seguimiento de hitos, mantiene las tareas clave, las notas y las actualizaciones en un solo lugar. Úsela para crear listas de control de incorporación de clientes, registrar comentarios, realizar un seguimiento de los KPI o planificar controles periódicos. También puede asignar responsabilidades, establecer cronogramas y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.
📌 Ideal para: Equipos y gestores de éxito del cliente que trabajan en distintos departamentos para garantizar que las tasas de incorporación, compromiso y retención de clientes estén alineadas y sean proactivas.
Con ClickUp, dimos un paso más allá y creamos paneles donde nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta que se encuentran en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes.
Con ClickUp, dimos un paso más allá y creamos paneles donde nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta que se encuentran en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes.
10. Plantilla de incorporación de clientes de HubSpot
La plantilla de incorporación de clientes de HubSpot es como un kit de inicio para empresas que desean causar una excelente primera impresión a los nuevos clientes. Está diseñada para servir a ambas partes del proceso de incorporación. Los clientes obtienen una hoja de ruta clara y toda la información que necesitan por adelantado, mientras que tu equipo interno dispone de herramientas para mantenerse organizado entre bastidores.
Utilice la lista de control para la incorporación interna de nuevos clientes para coordinar a su equipo en los pasos clave antes del inicio del proyecto con el cliente y envíe un paquete de bienvenida personalizable para que los clientes tengan claro a quién deben dirigirse, cómo funciona el soporte y cuáles son los siguientes pasos.
Recopile todos los detalles importantes por adelantado con el Formulario de admisión de clientes, para que su equipo pueda personalizar el proceso de incorporación.
📌 Ideal para: Equipos de marketing y ventas que utilizan HubSpot y desean un proceso sencillo para incorporar nuevos clientes.
📖 Más información: Herramientas de software para la retención de clientes
🔍 ¿Sabías que...? El CRM despegó en los años 90, con el lanzamiento de Siebel Systems en 1993. Este sistema reunió las funciones de ventas, marketing y soporte en una sola plataforma. Esta fue también la era de la automatización de la fuerza de ventas, una forma más innovadora de gestionar el proceso de ventas.
11. Plantilla de incorporación de clientes de Pipefy
La plantilla de incorporación de clientes de Pipefy incluye un embudo de incorporación editable y formularios personalizables para capturar datos por adelantado, como las metas del cliente, sus preferencias técnicas y los responsables de la toma de decisiones.
A medida que los clientes avanzan por las fases de incorporación (bienvenida, configuración, formación, puesta en marcha), la plantilla envía automáticamente recordatorios, asigna tareas y actualiza los estados. La función Bandeja de entrada compartida mantiene la comunicación organizada al guardar todos los mensajes en la plataforma y asignarlos a los miembros del equipo, lo que ayuda a su equipo a responder de forma más rápida y eficiente.
📌 Ideal para: Equipos orientados a operaciones y procesos que desean un flujo de trabajo estructurado y rastreable que pueda escalarse a equipos o departamentos más grandes.
🤝 Recordatorio amistoso: Comience a comunicarse pronto y de forma constante, centrándose siempre en mensajes basados en el valor. Su lenguaje debe ser sencillo y claro, sin jerga cuando explique procesos o responda a preguntas.
12. Plantilla de formulario de incorporación de clientes de Template. Net
Plantilla. La plantilla de formulario de incorporación de clientes de Net comienza por recopilar la información del cliente (nombre de la empresa, dirección y contacto principal), lo que garantiza que su equipo disponga de registros precisos para evitar confusiones más adelante.
La plantilla incluye un espacio para que los clientes compartan qué tipo de servicios buscan, como consultoría, trabajo en proyectos o diseño/desarrollo. Esto permite a los clientes describir sus metas con sus propias palabras.
La sección «Acuerdos legales» confirma que el cliente está informado sobre tus condiciones y políticas de privacidad, lo que proporciona claridad legal para ambas partes.
📌 Ideal para: Pequeñas empresas o profesionales independientes que desean un formulario sencillo y claro para recopilar los datos de los clientes y sus necesidades de servicio.
💡 Consejo profesional: Utilice tutoriales interactivos, listas de control o barras de progreso para guiar a los clientes a través de cada paso esencial. Combine estas herramientas con una orientación detallada e indicadores de progreso para mantener a los clientes comprometidos y al día.
13. Plantilla de presentación para la incorporación de clientes del equipo de ventas de Template. Net
Plantilla. La plantilla de presentación para la incorporación de clientes del equipo de ventas de Net está diseñada para que la transferencia tras la venta sea lo más fluida posible. Añada calendarios de pago, formas de pago aceptadas e incluso políticas de recargos por demora para evitar sorpresas desagradables más adelante.
Los cronogramas, los entregables y los KPI se establecen desde el principio, por lo que no hay dudas sobre qué se considera un intento correcto o cuándo se deben alcanzar los hitos clave. También se incluye cómo y con qué frecuencia se mantendrá en contacto, lo que ayuda a crear un ritmo de trabajo más fluido desde el primer día.
📌 Ideal para: Representantes de ventas o gerentes de cuentas que presentan información de incorporación a nuevos clientes de forma visual, cubriendo detalles clave como cronogramas, KPI y entregables para un buen proceso de incorporación de clientes.
🔍 ¿Sabías que...? Una de las primeras herramientas modernas de gestión de contactos fue ACT ( Automated Contact Tracking), lanzada en 1986. Creada por Pat Sullivan y Mike Muhney, ayudaba a los vendedores a realizar un seguimiento de las conversaciones y los clientes potenciales antes incluso de que «CRM» se convirtiera en una palabra de moda.
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Tienes nuevos clientes, lo cual es fantástico, hasta que te cuesta encontrar el formulario de registro, te preguntas si has enviado los correos electrónicos de seguimiento o tienes que rebuscar en hilos de correo electrónico.
ClickUp, la app para todo el trabajo, ofrece plantillas de incorporación listas para usar, limpias, personalizables y diseñadas para equipos reales.
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