Por curiosidad, ¿por qué estás creando tu propio CRM?
¿Es para sustituir el enorme archivo que tienes en la esquina de tu escritorio? ¿O estás haciendo malabarismos con demasiadas herramientas digitales caras?
Es una suerte que nos hayamos encontrado, porque ClickUp no tolera los procesos a medias ni los duendes del dinero. 👹 💰
Imagina una plataforma que funcione como tu cerebro, sin importar en qué departamento o código postal te encuentres. Todo lo que necesitas saber para crear tu propio sistema CRM está aquí, en ClickUp, para que puedas empezar a dar pasos en tu empresa hoy mismo.
El simple hecho de tener una plataforma CRM no garantiza automáticamente el éxito. Entonces, ¿cómo saber si un CRM en ClickUp es adecuado para ti? Todo se reduce a la flexibilidad de integrar personas y software bajo un mismo techo virtual. Eso es lo que quieres.
¿Qué es un CRM?
El CRM, o gestión de las relaciones con los clientes, es un sistema para gestionar las comunicaciones diarias y los datos de clientes potenciales, contactos y clientes existentes. Un CRM moderno es una base de datos de clientes viva con plantillas, seguimiento automático y elaboración de informes que sustituye a las aburridas hojas de cálculo y los correos electrónicos. En esencia, un CRM transforma las empresas para que sean menos transaccionales y más centradas en el cliente.
El problema es que los contactos provienen de una gran variedad de fuentes, como Linkedin y llamadas telefónicas improvisadas. Dejar sin responder un buen cliente potencial o un cliente valioso en la bandeja de entrada podría acarrear grandes problemas. Es difícil que las empresas crezcan y se expandan si desperdician su energía en tareas administrativas, recopilación de información y conjeturas.
El CRM puede ayudarte a generar más ingresos, establecer relaciones de apoyo y aumentar la calidad de los clientes potenciales y las campañas, siempre que cuentes con los procesos y las herramientas adecuados. ¡Ahí es donde entra en juego ClickUp! ⚡️🌐
Cómo crear un CRM en ClickUp
Si ya tienes una cuenta gratuita de ClickUp, ¡únete a mí en esta guía paso a paso! Tendrás un CRM operativo en muy poco tiempo. ⏳
Paso 1: Descarga la plantilla CRM de ClickUp.
¡Empecemos descargando la plantilla CRM de ClickUp!
Aparecerá una ventana para elegir entre crear un espacio o utilizar uno ya existente en tu cuenta para almacenar la carpeta CRM. ¡Tú eliges! ♠️
Paso 2: Añade vistas para gestionar y priorizar contactos.
¿Ves las tareas de ejemplo de clientes precargadas? Antes de añadir tus datos reales, utilizaremos estas tareas para probar las diferentes vistas que prefieras para estructurar tu CRM. De esta manera, no jugaremos con datos confidenciales y tendremos la libertad de jugar como niños en un arenero construyendo cosas geniales. 🏖
La vista que estás viendo es la vista Lista, la vista predeterminada de la plantilla CRM. Supongamos que prefieres un enfoque visual para gestionar tus tareas. En ese caso, puedes cambiar fácilmente entre diferentes vistas, entre las que se incluyen:
Vista Tablero de ClickUp. Las tareas se agrupan en columnas por estado de forma predeterminada, mostrando las perspectivas en fase inicial a la izquierda y las cuentas cerradas y ganadas a la derecha.
Vista de calendario de ClickUp. Tu lugar de referencia para todo lo relacionado con la programación, mientras realizas el seguimiento de las reuniones con los clientes para asegurarte de que siempre estás preparado para conectar con tus clientes potenciales.
Vista Tabla de ClickUp. Toda la información relevante sobre tus cuentas se encuentra en una cuadrícula clara y fácil de navegar.
Si acabas de empezar con ClickUp, echa un vistazo a este breve vídeo de introducción sobre las tareas y vistas en ClickUp. ⬇️
Paso 3: Crea estados personalizados para adaptar cada flujo de trabajo.
¡Ya hemos completado la mitad de la configuración! Pasemos ahora al área donde la personalización real surte todo su efecto: ¡los estados personalizados en ClickUp!
Utiliza los estados de flujo de trabajo CRM preexistentes de la plantilla o edita/crea los tuyos propios. No te detengas en este paso.
Es importante que estos estados proporcionen un contexto rápido y claro sobre la fase en la que se encuentra una tarea. También desempeñan un papel importante en la elaboración de informes, ya que proporcionan información sobre los cuellos de botella del proceso, la asignación de recursos y la duración del ciclo de cada fase del proceso.
Cómo añadir y realizar la edición de estados personalizados
1. Pase el cursor sobre el nombre de un estado y haga clic en el botón de tres puntos > Gestionar Estados
2. Escribe un nombre para tu nuevo estado o edita un estado (no olvides añadir emojis, ¿por qué no?). Puedes utilizar el selector de color para cambiar el color predeterminado/a o hacer clic en el icono del cuentagotas para ver más opciones de color. Haz clic en Guardar cuando estés satisfecho con los estados de tu CRM.
Pasemos a lo siguiente: ¡campos personalizados!
Paso 4: Incorpora la información más importante a las vistas con Campos personalizados.
Puedes multiplicar por diez tu productividad con los Campos personalizados de ClickUp. Esta función te permite añadir cualquier información sobre las tareas a las vistas. No tendrás que abrir y cerrar cada tarea individualmente para encontrar esa información concreta: fecha del siguiente paso, correo electrónico, tamaño de la cuenta, etc.
Además de los campos personalizados precargados en tu plantilla de CRM, prueba estos otros campos populares para CRM:
- Menú desplegable para clientes potenciales (calientes, templados, fríos) Utiliza el campo Menú desplegable.
- Empresa/Cliente potencial Ubicación uso Campo de ubicación
- Uso del LTV (valor de por vida) Campo de número
- Tamaño de la empresa que lo utiliza Campo numérico
- Uso del número de teléfono Campo Teléfono
- Uso del presupuesto Campo de moneda
- Uso del correo electrónico Campo de correo electrónico
- Uso del nombre Campo de texto
Dado que la plantilla CRM ya incluye Campos personalizados esenciales relacionados con CRM, ¡vamos a mostrarlos en la vista Lista!
Cómo mostrar/ocultar campos personalizados en la vista Lista
1. Haz clic en el icono +.
2. Realiza la selección Mostrar/Ocultar.
3. Desplázate hacia abajo en el menú y realiza una selección de cualquier campo personalizado de la sección Campos en la carpeta. Los campos personalizados en los que hagas clic aparecerán en la categoría Mostrar campos en la parte superior. Por otro lado, si no deseas ver un campo personalizado específico, haz clic en su nombre en la categoría Mostrar campos y se eliminará de la vista.
En este punto, ya tenemos la base del CRM configurada: vistas y Campos personalizados.
Paso 5: Crea tareas con tus datos
¡Ya estamos en la recta final! Añadamos tus datos reales al CRM creando tareas. Puedes crear una nueva tarea de tres maneras:
- Haz clic en + Nueva tarea debajo de un grupo de estado.
- Haz clic en + Tarea en la esquina inferior derecha.
- Pulsa la letra t en tu teclado.
Si quieres importar tus datos desde un archivo u otras aplicaciones de gestión de proyectos, ¡consulta nuestra guía Importar a ClickUp!
Tómate el tiempo necesario para revisar tus tareas. Si tienes una gran cantidad de datos que revisar, asegúrate de alejarte de tu escritorio y hacer una pausa para bailar durante unos 10 minutos. 🕺
Paso 6: Conéctate como un solo equipo con bases de datos relacionales en CRM.
Puedes detenerte aquí y empezar a utilizar tu CRM recién salido del sistema en ClickUp. O puedes dar un paso más y aprovechar la función Relaciones de ClickUp.
Es una oportunidad que no puedes dejar pasar. Aquí podrás crear enlaces sencillos entre tareas relacionadas en tu entorno de trabajo o crear una base de datos avanzada utilizando las relaciones entre diferentes listas (cuentas, contactos, oportunidades, etc.). Te interesará.
A continuación te explicamos cómo funcionan las bases de datos relacionales en ClickUp y por qué son siempre mejores que las hojas de cálculo: Las relaciones te permiten saltar fácilmente entre tareas y documentos relacionados sin tener que abrir una pestaña adicional en tu navegador.
Empresa (tarea) ⇔ Contacto A (tarea) ⇔ Contacto B (tarea) ⇔ Presupuestos Documentación (documento)
Cómo añadir una relación desde la vista de tareas
1. Desplázate hacia abajo hasta la sección Relaciones.
2. Haz clic en el botón +Añadir relación.
3. Selecciona cualquier tarea del menú desplegable o utiliza la barra de búsqueda para encontrar una tarea.
¡Echa un vistazo a estas alternativas de CRM!
5 consejos para sacar el máximo partido a tu CRM en ClickUp
Todo lo que has aprendido hasta ahora te proporciona los pasos necesarios para crear un CRM en ClickUp. Pero si te conozco tan bien como creo, tendrás curiosidad por aprender más formas de utilizar ClickUp, y lo respeto. Estos consejos harán que tu CRM en ClickUp pase de «bueno» a «excelente».
Consejo 1: Integra ClickUp con tus aplicaciones favoritas para hacer más en menos tiempo.
Ahora mismo, estás cambiando entre múltiples canales que abarrotan tu escritorio. No es la forma más productiva de emplear tu tiempo y tu capacidad intelectual. Las integraciones de ClickUp añaden valor a tus flujos de trabajo personales y de equipo, ya que funcionan como gestor de tareas y herramienta de comunicación. Estas son las integraciones de ClickUp con algunas de tus aplicaciones favoritas:
Loom: pega el enlace a una grabación de pantalla de Loom en la descripción de una tarea o en un nuevo comentario para incrustar un vídeo directamente en ClickUp.
Google Calendar: sincroniza ClickUp con tu Google Calendar para realizar cambios automáticamente en tiempo real.
Front: enlaza, crea y navega rápidamente entre tareas en ClickUp y tickets en Front para gestionar fácilmente tu bandeja de entrada.
Slack: despliega automáticamente todos los enlaces de ClickUp que publiques con información detallada y acciones.
Calendly: crea automáticamente una tarea en ClickUp con toda la información de la reunión.
Zoom: organiza reuniones en cualquier parte del mundo directamente desde una tarea de ClickUp.
Consejo 2: Accede a tu trabajo desde cualquier lugar
Llevar a cuestas un portátil de dos kilos y medio es una de las diez cosas que encabezan mi lista de «Cosas de las que puedo prescindir». ¿Alguien más se identifica con esto?
Las soluciones móviles son más importantes que nunca en un mundo remoto, y se esperan más que nunca, no solo para atraer y retener el talento, sino también para permitir a los miembros del equipo realizar su trabajo y mantenerse informados desde cualquier lugar. A través de la aplicación móvil ClickUp, puedes acceder a tus tareas, calendarios, documentos, paneles de control (¡más información al respecto en el consejo 5!) y un conjunto de otras funciones, para que siempre estés conectado estés donde estés. 🌎
Establece recordatorios, toma nota de los elementos a realizar después de una llamada con un cliente o mueve tareas a través del proceso con solo mover un dedo. Y con la seguridad integral de ClickUp, tendrás la tranquilidad de saber que tus datos están protegidos.
Consejo 3: Automatiza las tareas administrativas para liberar tiempo y dedicarlo a las interacciones con los clientes.
¡No has creado ni te has unido a una organización para estar pegado a la pantalla del ordenador e introducir datos todo el día! La automatización del CRM es una necesidad del flujo de trabajo, y ClickUp tiene todas las herramientas para ayudarte a centrarte en tareas estratégicas. Veamos tres automatizaciones de ClickUp que puedes añadir a tu CRM recién creado para empezar a ahorrar tiempo ahora mismo:
| Script de desencadenante y acción de automatización | Ejemplo de caso de uso de CRM |
|---|---|
| Cuando se cree una tarea, enviar un correo electrónico. | Una de las cosas que más tiempo consume en una semana laboral es el seguimiento. Por otro lado, el seguimiento es una responsabilidad fundamental, ya que permite que tus nuevos clientes potenciales te tengan siempre presente. ClickUp se encarga del seguimiento por ti y envía tu correo electrónico de bienvenida personalizado cada vez que se envía un formulario de contacto o que tú mismo añades una tarea. |
| Cuando cambie el estado, cambia las personas asignadas. | Otros departamentos, como el equipo de ventas, marketing o TI, pueden necesitar interactuar con un cliente, por lo que deben tener acceso a la información del cliente, como con quién se han comunicado anteriormente, para poder aprovechar esa experiencia. Cuando el estado de una tarea cambia a la siguiente fase del recorrido del cliente, ClickUp asignará automáticamente la propiedad de la nueva tarea. Se trata de una pequeña acción repetitiva que acelerará la transición de la responsabilidad. |
| Cuando el campo personalizado cambia, añade un comentario. | Si tienes que lidiar a diario con hilos de correo electrónico desordenados, ¡esta automatización es para ti! Si tu procedimiento operativo estándar consiste en informar inmediatamente a tu socio contable de que se ha recibido el pago de un cliente, ClickUp envía un comentario @mention para notificarle la actualización. Él puede abrir la tarea y reaccionar con un emoji para confirmar la recepción o responder. ¿Lo mejor de todo? ¡Se acabaron los hilos de correo electrónico! |
ClickUp se encarga del seguimiento por ti y envía tu correo electrónico de bienvenida personalizado cada vez que se envía un formulario de contacto o tú mismo añades una tarea.
Cuando el estado de una tarea cambia a la siguiente fase del recorrido del cliente, ClickUp asignará automáticamente la propiedad de la nueva tarea. ¡Es una pequeña acción repetitiva que acelerará la transición de la responsabilidad!
Si tu procedimiento operativo estándar consiste en informar inmediatamente a tu socio contable de que se ha recibido el pago de un cliente, ClickUp envía un comentario @mention para notificarle la actualización. Él puede abrir la tarea y reaccionar con un emoji para confirmarla o responder. ¿Lo mejor de todo? ¡Se acabaron los hilos de correos electrónicos!
Consejo 4: Proporcione una wiki interna para la formación continua y coherente de los empleados.
¿Hay un documento de Word llamado «Sales_Process_v28» en algún lugar del disco compartido de tu equipo? Al ser un documento independiente, supone un paso adicional (y una pestaña más en el navegador) para los miembros del equipo. Esta única fuente de información veraz debería ser un documento vivo al que se pueda acceder desde tu CRM.
Entra en ClickUp Docs. Aquí tienes un pequeño adelanto de lo que puedes hacer con esta función nativa:
- Establece permisos y realiza el uso compartido del contenido con tu organización (¡o con el mundo entero!).
- Importa contenido desde aplicaciones como Loom, YouTube, Google Slides y muchas más.
- Aplica etiquetas para filtrar y encontrar los documentos que buscas aún más rápido.
- Haz y responde preguntas, proporciona comentarios y aprobaciones, o sugiere contenido con formato de texto enriquecido, incrustaciones y adjuntos.
Una cosa más... ¿recuerdas la función «Relaciones» que hemos visto anteriormente en nuestra guía? Puedes hacer menciones y vincular tareas y documentos para hacer referencia a información y elementos pendientes. Te interesará. 💜
Consejo 5: Analiza datos y procesos con la elaboración de informes intuitiva.
El panel de control CRM de ClickUp es el resumen perfecto de las métricas más importantes que un miembro del equipo o una parte interesada necesita en un momento dado.
¿Necesitas comprobar el progreso de cada miembro del equipo hacia las metas de ventas? ¿El director del programa necesita un informe semanal para evaluar las mejoras en los procesos? Puedes crear varios paneles adaptados a un público específico para contar la historia en tiempo real.
Los paneles de ClickUp recopilan gráficos de comunicación e información para destacar lo que está sucediendo en tiempo real. ¡El nivel de personalización y privacidad depende totalmente de ti!
Consulte el artículo Guía para principiantes sobre paneles de control en ClickUp para configurar un panel. (También compartimos consejos para organizar sus widgets con el fin de crear una jerarquía visual y equilibrio. ¡Y no es necesario ser diseñador para lograrlo!).
Relacionado: Elaboración de informes CRM: cómo crear informes CRM para tu equipo de ventas
Triunfa cada día con ClickUp.
Amigo, he disfrutado mucho de nuestra aventura creando el CRM, ¡y espero que te sientas emocionado y con un soporte extra para alcanzar tus metas!
En las próximas semanas y meses, sigue añadiendo y ajustando tu CRM en ClickUp para reflejar el crecimiento y las necesidades de tu empresa. ClickUp no se diseñó para la primera iteración de tu CRM, sino para la segunda, la tercera y todas las iteraciónes posteriores.
Si estás deseando ver cómo ClickUp se adapta a tus necesidades específicas, ¡no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de expertos para obtener más información!