Imagine que acaba de tener una conversación telefónica con un cliente potencial interesado en sus servicios. Después, leyó un correo electrónico de otro cliente que tenía preguntas y quería más información.
Pasa una semana, y te cuesta recordar los detalles de esa conversación. Y no dejas de revisar la bandeja de entrada en busca de ese correo electrónico. ¡Qué frustración! 👀
¿Y si tuvieras una forma sencilla y organizada de documentar cada contacto de comunicación externa? Aquí es donde las plantillas de registro de llamadas son útiles. Te ayudan a mantener un registro claro y completo de tus llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras interacciones.
En este artículo, compartiremos 10 plantillas de registro de llamadas gratuitas e imprimibles en Excel y ClickUp, para que puedas agilizar tu comunicación, impulsar tu productividad y asegurarte de que no se te escape ninguna información vital. ¡Vamos allá! 🚦
¿Qué es una plantilla de registro de llamadas?
Una plantilla de registro de llamadas es un documento personalizable que permite registrar y dar seguimiento a distintas formas de comunicación, como llamadas telefónicas, conversaciones presenciales y correos electrónicos. Aunque puede ser utilizada por cualquier persona, suele emplearse principalmente en telemarketing, ventas y equipos de atención al cliente para llevar un control estructurado y organizado de sus comunicaciones.
Las plantillas de registro de llamadas recogen información como la fecha y la hora de la interacción, el nombre de la persona que llama o envía el mensaje, sus datos de contacto, el motivo de la interacción y cualquier nota o acción de seguimiento relevante. Este registro minucioso facilita la consulta de conversaciones anteriores, fortalece la relación con los clientes y permite llevar un control efectivo de tareas y compromisos importantes. 🙌
¿En qué consiste una buena plantilla de registro de llamadas?
Cuando se trata de registrar y gestionar las interacciones externas, contar con una buena plantilla de registro de llamadas contribuye a
ejecutar proyectos
de manera eficiente y optimizar los flujos de comunicación. Pero, ¿qué es exactamente lo que hace que una plantilla de registro de llamadas sea “buena”? Veamos las cualidades clave que debemos considerar:
- Diseño bien estructurado: La plantilla debe tener un diseño sencillo y organizado con secciones claramente etiquetadas, que le permitan introducir y encontrar fácilmente la información que necesita
- Amplia captura de datos: La plantilla debe capturar detalles relevantes como información de contacto, duración de la llamada, notas y cualquier acción de seguimiento necesaria
- Diseño fácil de usar: Busque plantillas que den prioridad a la sencillez, la claridad y la navegación fluida. De este modo, podrá centrarse en el seguimiento de sus interacciones y ahorrarse frustraciones y pérdidas de tiempo
- Flexibilidad y personalización: Tanto si se trata de añadir campos adicionales como de realizar ajustes que se ajusten a su marca, una buena plantilla debe ofrecerle la libertad y flexibilidad necesarias para personalizarla y adaptarla a sus necesidades específicas
- Acceso cómodo: Una buena plantilla de registro de llamadas debe ser fácilmente accesible siempre que la necesite. Ya sea en su ordenador, tableta o teléfono, debe estar a un solo clic de distancia
10 plantillas de registro de llamadas para usar en 2024
Ya sea que busques dar seguimiento a llamadas entrantes y salientes, atender consultas de clientes o simplemente llevar un registro de tus conversaciones, contar con la plantilla de registro de llamadas adecuada puede marcar la diferencia.
Afortunadamente, no necesitas crear una desde cero ni pasar incontables horas buscando la adecuada. ¡Nosotros ya hicimos el trabajo por ti! Aquí tienes nuestra lista de las 10 mejores plantillas de registro de llamadas para usar este año y más allá. ✨
1. Plantilla de registro de llamadas de ventas ClickUp
Plantilla de registro de llamadas de ventas ClickUp
¿Te da dolor de cabeza la idea de gestionar las llamadas de ventas con un montón de hojas de cálculo, notas adhesivas dispersas y guiones perdidos? Si es así, esta plantilla de registro de llamadas de ventas es para ti.
La
Plantilla de llamadas de ventas de ClickUp
viene dentro de una carpeta que contiene todo lo necesario para agilizar tus llamadas de ventas. En su interior encontrarás dos listas: el rastreador de llamadas de ventas y los guiones de llamadas. El rastreador de llamadas de ventas te permite recopilar información clave del cliente, como nombre, dirección, correo electrónico, sitio web y tipo de llamada de ventas.
También está la vista Calendario, que le garantiza que no se saltará ninguna cita. Programe las próximas llamadas de ventas, propuestas y seguimientos sin problemas y reciba alertas oportunas a medida que se acercan los plazos. ⏰
¿Y hemos mencionado la vista de Mapa? Te ofrece una vista panorámica de cómo tus llamadas de ventas abarcan distintas ubicaciones. Es la herramienta perfecta para optimizar la planificación territorial,
asignar recursos de manera efectiva
o identificar posibles áreas de expansión de mercado.
Hablemos de automatización, ¿te parece? Cada nueva entrada o cambio de estado activa la aplicación de un guion correspondiente de la lista de guiones de llamada, evitando tener que buscarlos manualmente.
Como todas las plantillas de ClickUp, esta también incluye una guía del usuario y es completamente personalizable, lo que te permite agregar, editar o eliminar funciones para ajustarla a tus necesidades. 🛠️
2. Plantilla de canal de ventas ClickUp
Plantilla de canal de ventas ClickUp
La
Plantilla de canal de ventas de ClickUp
es una versión más completa de la plantilla anterior. Podrá gestionar su proceso de ventas y sus cuentas en un solo lugar.
La sección de gestión de oportunidades le permite captar nuevos clientes potenciales mediante los
Formularios de ClickUp
y recopilar las respuestas en la parte superior de su proceso de ventas. A partir de aquí, puede mover esos clientes potenciales a lo largo de las distintas fases de su canal de ventas. Y si desea optimizar este proceso, puede cambiar a la vista Equipo para visualizar la capacidad de trabajo de su equipo y redistribuir estratégicamente la carga de trabajo.
capacidad de trabajo de su equipo
y redistribuir estratégicamente la carga de trabajo.
Una vez que se gana un cliente, se le traslada automáticamente a la sección de gestión de cuentas, donde se le empareja con miembros del equipo de cuentas.
El equipo de cuentas puede agrupar y visualizar a sus clientes actuales por prioridad (Baja, Media y Alta), estado (Incorporación, Nutrición, Atención necesaria y Renovación) y compromiso (Activo, Inactivo y En riesgo). Esto les permite priorizar estratégicamente sus esfuerzos y ofrecer un servicio excepcional a cada cliente, de acuerdo con sus necesidades específicas.
Y cuando los clientes no renuevan sus servicios, vuelven a pasar automáticamente a la sección de clientes pasados.
Pero eso no es todo. Puede utilizar la vista Documento para crear, compartir y colaborar en tiempo real en procedimientos operativos estándar (POE) con su equipo. Esto garantiza una documentación centralizada y una transferencia de conocimiento fluida dentro de su empresa. un uso compartido del conocimiento sin fisuras dentro de su empresa. Encuentra la cadencia de reuniones adecuada para tu equipo !
3. Plantilla de Formulario de Contacto con el Cliente de ClickUp
ClickUp Plantilla de Formulario de Contacto con el Cliente
Hacer malabarismos con las consultas de los clientes desde su sitio web, correos electrónicos y la gestión de redes sociales puede parecer tan complicado como pastorear gatos. Las constantes idas y venidas, la dispersión de mensajes y el incesante esfuerzo por mantener el control pueden dejarlo abrumado y exhausto.
Afortunadamente, la Plantilla de Formulario de Contacto para Clientes de ClickUp está diseñada para poner orden en este caos. Tendrá un formulario de contacto para clientes que podrá incrustar en su sitio web, compartir por correo electrónico o incluso promocionar en las redes sociales.
Cuando un cliente rellena el formulario de contacto, sus datos se almacenan en la Lista de resumen de contactos y se les asigna el estado Nueva solicitud. Desde aquí, puede asignar la consulta a un miembro del equipo y establecer una fecha límite y un nivel de prioridad. Además, puede gestionar y seguir el estado de cada consulta (Nueva solicitud, En revisión, Bloqueada y Completada) mediante la vista Tablero.
Utilice esta plantilla para recuperar el control sobre las consultas de sus clientes. Centralice todos los detalles importantes sobre sus usuarios , trabaje en la resolución de problemas, mejore la calidad de su servicio e impulse la gestión de las relaciones con los clientes (GRC). 📈
4. Plantilla ClickUp de escalado de atención al cliente
Plantilla de escalado de servicio al cliente de ClickUp
Si su empresa recibe un gran volumen de consultas de clientes que a menudo requieren diferentes niveles de soporte, una simple plantilla de formulario de contacto puede no ser suficiente.
Ahí es donde entra en juego la
Plantilla de escalado de atención al cliente de ClickUp
. En su núcleo hay un formulario de registro totalmente personalizable que permite a sus clientes plantear sus problemas y preocupaciones.
Sus respuestas se capturan automáticamente como tickets en el Nivel 1. Puede resolver los problemas en este nivel o escalarlos al Nivel 2 para que intervenga un equipo de soporte dedicado al cliente. Para problemas más complejos, el Nivel 3 le permite involucrar a los equipos de producto, desarrollo o ingeniería, garantizando que las futuras actualizaciones aborden estas preocupaciones.
Una vez resueltos los problemas, pueden archivarse en la Lista de Tickets Cerrados para futuras consultas. Al habilitar las automatizaciones, puede agilizar el movimiento de las consultas a través de los diferentes niveles de escalado, garantizando un flujo de trabajo fluido y eficiente.
Para
gestionar eficazmente la carga de trabajo de su equipo
, la plantilla cuenta con una vista de
Capacidad del equipo
. Con un vistazo, puede identificar qué miembros podrían necesitar ayuda y quién puede
atender las solicitudes de los clientes
, lo que le permite equilibrar la carga de trabajo de forma eficiente.
Redactar respuestas para los clientes puede llevar mucho tiempo, pero con la función de respuestas enlatadas, puede ahorrarse el estrés. La plantilla incluye 11 modelos de correo electrónico preescritos para cubrir diversos escenarios, desde dirigirse a un cliente frustrado hasta notificarle la resolución de un ticket. Estas plantillas le ahorrarán tiempo valioso y garantizarán una comunicación coherente y profesional con sus clientes.
Ninguna consulta de un cliente es demasiado pequeña o demasiado grande, e independientemente de su volumen, esta plantilla le ayudará a mantenerse a flote y a ofrecer un servicio excepcional y personalizado a cada uno de sus clientes.
5. Plantilla ClickUp de Gestión de Atención al Cliente
Plantilla ClickUp de Gestión de Atención al Cliente
Con la
Plantilla de Gestión de Atención al Cliente de ClickUp
, obtendrá lo mejor de ambos mundos: la simplicidad de la plantilla de formulario de contacto y algunas funciones avanzadas de la plantilla de escalado de servicio.
Al igual que las plantillas anteriores, esta plantilla también cuenta con un formulario personalizado para capturar las consultas de los clientes y almacenarlas en un espacio central. Lo que la diferencia es la variedad de vistas que ofrece para una gestión eficaz. Puede navegar rápidamente por las consultas relacionadas cambiando a la vista Categorías.
Esta plantilla presenta una variación única de la vista Tablero, con un filtro especial llamado “Asignado a mí”. Cuando los miembros del equipo cambien a esta vista, solo verán las tareas que tengan asignadas en el flujo de trabajo, lo que elimina distracciones y les permite concentrarse en su trabajo.
Además, la configuración de automatización realiza un seguimiento de las fechas límite asignadas a cada ticket e indica al miembro del equipo asignado que tome las medidas necesarias para resolver el ticket. Esto garantiza un seguimiento puntual y una gestión proactiva de las consultas de los clientes.
Utilice esta plantilla para optimizar la organización, ampliar las capacidades de seguimiento y fomentar la colaboración en equipo .
6. Plantilla de descubrimiento de clientes de ClickUp
Plantilla de descubrimiento de clientes de ClickUp
Al utilizar cualquiera de las plantillas de canal de ventas, un paso crucial es la cualificación de los nuevos clientes potenciales que han rellenado un formulario o han expresado su interés. Este proceso de cualificación suele implicar una llamada con el cliente.
Pero, ¿qué debe decir exactamente? ¿Cómo asegurarse de no pasar nada por alto? ¿Y cómo recordarlo todo más tarde? No se preocupe. La
Plantilla de descubrimiento de clientes de ClickUp
resuelve estos problemas y agiliza el proceso de cualificación.
Diga adiós a los silencios incómodos porque esta plantilla tiene un guión de llamada que le dice exactamente lo que tiene que decir, palabra por palabra. Se complementa con un banco de preguntas que le ayuda a conocer mejor a su cliente potencial: Qué necesita, qué le motiva, qué le frena y cómo toma sus decisiones. Además, puede duplicar la sección de la llamada de descubrimiento para cada cliente potencial y tomar notas durante las llamadas.
Utilice esta plantilla como punto de partida para impresionar a sus clientes potenciales y no olvide nada. Al estar integrada en
Documentos de ClickUp
, puede actualizarla continuamente según lo que funcione o no, y personalizar la estructura de acuerdo con sus preferencias o con las directrices de la empresa.
7. Plantilla de Registro de Conversaciones de ClickUp
Plantilla de registro de conversación de ClickUp
La
Plantilla de Registro de Conversaciones de ClickUp
complementa la plantilla de descubrimiento de clientes al servir como herramienta de registro para todas sus llamadas.
A medida que entabla conversaciones de calificación utilizando la plantilla de descubrimiento de clientes, puede utilizar la plantilla de registro de conversaciones para capturar los detalles clave de cada llamada. Estos detalles incluyen la hora de la llamada, la persona con la que habló, su número de teléfono, la duración de la llamada, las acciones que deben completarse y las notas clave de la conversación.
Al aprovechar ambas plantillas en ClickUp, puede pasar sin problemas de utilizar la plantilla de descubrimiento de clientes durante una llamada a rellenar la plantilla de registro de conversaciones después.
Como resultado, puede asegurarse de que dispone de registros detallados y precisos para futuras referencias y acciones de seguimiento.
8. Plantilla Excel de Registro de Llamadas de Clientes by Template Lab
a traves Template Lab
Esta Plantilla de Excel para Registro de Llamadas de Clientes es un sencillo rastreador de llamadas que se centra en mantener la información relacionada con las llamadas de clientes.
Con esta plantilla de Excel, puede hacer un seguimiento y organizar fácilmente los detalles esenciales de las llamadas de sus clientes: fecha, hora de inicio y finalización, tiempo total, nombre del cliente, número de contacto, tareas a realizar y notas.
Además, esta hoja de cálculo le permite aprovechar las funciones y características de Excel para realizar análisis adicionales y generar informes de ventas . Puede efectuar cálculos de datos y crear gráficos a partir de su registro de llamadas, lo que le permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa y optimizar sus estrategias de comunicación. estrategias de comunicación .
9. Plantilla de Registro de Llamadas Docs Media de Template.Net
a traves de Template.Net
Mientras que las plantillas de registro de llamadas están diseñadas para el seguimiento de las interacciones con los clientes, esta plantilla de registro de llamadas Docs Media de Template.Net está específicamente diseñada para el seguimiento y la organización de las comunicaciones relacionadas con los medios de comunicación.
Puedes descargar y editar este documento en varios formatos, como Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Microsoft Word, Microsoft Excel y PDF. Te ayuda a gestionar las interacciones con contactos como periodistas y medios de comunicación. La plantilla incluye campos para registrar información como el reportero, el medio de comunicación, el número de teléfono, el correo electrónico, la fecha y hora de la llamada, la naturaleza de la llamada y los comentarios.
Esta hoja de registro garantiza que todas sus interacciones con los medios queden documentadas y organizadas. También contribuye a perfeccionar las tácticas de interacción con los medios, mejorar las relaciones con ellos y optimizar sus campañas de difusión .
10. Plantilla de registro diario de llamadas en Word por Template.Net
a traves Template.Net
Esta Plantilla de Registro de Llamadas Diarias es una plantilla de hoja de propósito general que se puede utilizar para el seguimiento y registro de cualquier tipo de llamadas entrantes y salientes.
Los registros de llamadas incluyen campos de fecha y hora, número de teléfono, persona de contacto, propósito, duración de la llamada y si se cumplió o no el objetivo de la llamada. Utilice esta plantilla de registro de contactos para mantenerse organizado, realizar un seguimiento del número de llamadas y analizar las métricas de las llamadas.
Optimice sus conversaciones con plantillas de registro de llamadas gratuitas
Con estas 10 plantillas de registro de llamadas gratuitas e imprimibles en Excel y ClickUp, tendrá el poder de agilizar su comunicación y mantenerse organizado como nunca antes. Imagine la tranquilidad de saber que cuenta con un centro centralizado para almacenar y recuperar todos sus registros de llamadas. 🌻
Tanto si forma parte de un equipo de soporte al cliente o de ventas, como si es teleoperador, propietario de un centro de llamadas o de una pequeña empresa, o simplemente quiere mantenerse organizado, estas plantillas de registro de llamadas telefónicas le cambiarán las reglas del juego. Descargue una plantilla gratuita de ClickUp , personalícela a su gusto y comience a documentar sus conversaciones e interacciones con facilidad.