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Imagina que acabas de recibir una llamada telefónica de un cliente potencial que ha mostrado interés en tus servicios. Más tarde, lees un correo electrónico de otro cliente que tenía algunas preguntas y quería más información.
Pasa una semana y te cuesta recordar los detalles de esa conversación. Y te pasas horas revisando tu bandeja de entrada, buscando ese correo electrónico. ¡Qué frustrante! ?
¿Y si tuvieras una forma sencilla y organizada de documentar todos los puntos de contacto de comunicación externa? Aquí es donde las plantillas de registro de llamadas resultan útiles. Te ayudan a mantener un registro claro y completo de tus llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras interacciones.
En este artículo, compartiremos 10 plantillas gratuitas e imprimibles de registro de llamadas en Excel y ClickUp, para que puedas optimizar tu comunicación, aumentar tu productividad y asegurarte de que no se te escape ninguna información importante. ¡Empecemos! ?
⏰ Resumen de 60 segundos
Estas son las 10 mejores plantillas de registro de llamadas para realizar el seguimiento de las comunicaciones de forma estructurada:
- Plantilla de registro de llamadas de ventas de ClickUp
- Plantilla de canal de ventas de ClickUp
- Plantilla de formulario de contacto con el cliente de ClickUp
- Plantilla de escalado de servicio al cliente de ClickUp
- Plantilla de gestión de servicio al cliente de ClickUp
- Plantilla de descubrimiento de clientes de ClickUp
- Plantilla de registro de conversaciones de ClickUp
- Plantilla de registro de llamadas de clientes de Excel de Template Lab
- Plantilla de registro de llamadas telefónicas de Docs Media por Template. Net
- Plantilla de registro diario de llamadas de Word por Template. Net
¿Qué es una plantilla de registro de llamadas?
Una plantilla de registro de llamadas es un documento personalizable que le permite registrar y realizar un seguimiento de diversas formas de comunicación, como llamadas telefónicas, conversaciones cara a cara y correos electrónicos. Aunque puede ser utilizada por cualquier persona, suele ser utilizada por equipos de telemarketing, equipos de ventas y equipos de soporte al cliente para realizar un seguimiento de sus comunicaciones de forma estructurada y organizada.
Las plantillas de registro de llamadas recopilan información como la fecha y la hora de la interacción, el nombre de la persona que llama o del remitente, sus datos de contacto, el motivo de la interacción y cualquier nota relevante o acción de seguimiento. Este minucioso registro facilita la consulta de conversaciones anteriores, permite establecer relaciones más sólidas con los clientes y estar al día de las tareas y compromisos importantes. ?
¿Qué hace que una plantilla de registro de llamadas sea buena?
Cuando se trata de registrar y gestionar tus interacciones externas, contar con una buena plantilla de registro de llamadas te ayuda a ejecutar proyectos y mejorar los flujos de comunicación. Pero, ¿qué es lo que hace que una plantilla de registro de llamadas sea «buena»? Veamos las cualidades clave que debes buscar:
- Diseño bien estructurado: la plantilla debe tener un diseño sencillo y organizado, con secciones claramente etiquetadas, lo que le permitirá introducir y encontrar fácilmente la información que necesita.
- Captura de datos exhaustiva: la plantilla debe capturar detalles relevantes, como la información de contacto, la duración de la llamada, las notas y cualquier acción de seguimiento necesaria.
- Diseño fácil de usar: busca plantillas que prioricen la simplicidad, la claridad y la navegación fluida. De esta manera, podrás centrarte en realizar el seguimiento de tus interacciones y evitarás frustraciones y pérdidas de tiempo.
- Flexibilidad y personalización: ya sea para añadir campos adicionales o realizar ajustes que se adapten a su marca, una buena plantilla debe ofrecerle la libertad y la flexibilidad necesarias para personalizarla según sus necesidades específicas.
- Acceso cómodo: una buena plantilla de registro de llamadas debe ser fácilmente accesible siempre que la necesites. Ya sea en tu ordenador, tableta o teléfono, debe estar a solo un clic de distancia.
10 plantillas de registro de llamadas para usar
Tanto si desea realizar el seguimiento de las llamadas entrantes y salientes, las consultas de los clientes o simplemente mantener un registro de sus conversaciones, disponer de la plantilla de registro de llamadas adecuada puede marcar la diferencia.
Afortunadamente, no tienes que crear una desde cero ni pasar horas buscando la adecuada. ¡Nuestro trabajo ya está terminado! Aquí tienes nuestra lista con las 10 mejores plantillas de registro de llamadas para usar este año y en adelante. ✨
1. Plantilla de registro de llamadas de ventas de ClickUp
¿Le da dolor de cabeza la idea de gestionar las llamadas de ventas con un montón de hojas de cálculo, notas adhesivas dispersas y guiones extraviados? Si es así, esta plantilla de registro de llamadas de ventas es para usted.
La plantilla de llamadas de ventas de ClickUp viene en una carpeta con todo lo que necesitas para optimizar tus llamadas de ventas. En su interior, encontrarás dos listas: el registro de llamadas de ventas y los guiones de llamadas. El registro de llamadas de ventas te permite capturar información clave del cliente, como el nombre, la dirección, el correo electrónico, el sitio web y el tipo de llamada de ventas.
También está la vista Calendario, que te garantiza que no te perderás nada. Programa las próximas llamadas de ventas, propuestas y seguimientos sin problemas y recibe alertas oportunas a medida que se acercan las fechas límite. ⏰
Ah, ¿y hemos hecho mención a la vista Mapa? Te ofrece una visión general de cómo se distribuyen tus llamadas de ventas en diferentes ubicaciones. Es la herramienta perfecta si buscas optimizar la planificación territorial, asignar recursos de forma eficaz o identificar áreas potenciales para la expansión del mercado.
Ahora, hablemos de automatización, ¿te parece? Cada nueva entrada o cambio de estado desencadena la aplicación de un script correspondiente de la lista de scripts de llamadas, lo que elimina la necesidad de buscar scripts manualmente.
Al igual que todas las plantillas de ClickUp, esta plantilla incluye una guía de usuario y es totalmente personalizable, lo que te permite añadir, editar o eliminar funciones según tus necesidades. ?️
2. Plantilla de canal de ventas de ClickUp
La plantilla de canal de ventas de ClickUp es una versión más completa de la plantilla anterior. ¡Podrás gestionar tu canal de ventas y tus cuentas en un solo lugar!
La sección de gestión del proceso te permite captar nuevos clientes potenciales utilizando los formularios de ClickUp y recopilar respuestas directamente en la parte superior de tu proceso de ventas. Desde aquí, puedes mover los nuevos clientes potenciales a lo largo de las distintas fases de tu proceso. Y si quieres optimizar este proceso, puedes cambiar a la vista Equipo para visualizar la capacidad de trabajo de tu equipo y redistribuir la carga de trabajo de forma estratégica.
Una vez que se gana un cliente, se le traslada automáticamente a la sección de gestión de cuentas, donde se le asigna a un miembro del equipo de cuentas.
El equipo de cuentas puede agrupar y visualizar a sus clientes actuales por prioridad (Baja, Media y Alta), estado (Incorporación, Atención, Atención necesaria y Renovado) y compromiso (Activo, Inactivo y En riesgo). Esto les permite priorizar estratégicamente sus esfuerzos y ofrecer un servicio excepcional a cada cliente, de acuerdo con sus necesidades específicas. ?
Y cuando los clientes no renuevan sus servicios, vuelven a pasar automáticamente a la sección de clientes antiguos.
¡Pero eso no es todo! Puede utilizar la vista Documento para crear, compartir y colaborar en tiempo real en procedimientos operativos estándar (POE) con su equipo. Esto garantiza una documentación centralizada y un uso compartido de conocimientos dentro de su empresa.
¡Encuentre la cadencia de reuniones adecuada para su equipo!
3. Plantilla de formulario de contacto con el cliente de ClickUp
Hacer malabarismos con las consultas de los clientes desde su sitio web, los correos electrónicos y la gestión de las plataformas de redes sociales puede parecer como intentar pastorear gatos. El constante ir y venir, los mensajes dispersos y el esfuerzo incesante por mantenerse al día pueden hacer que se sienta abrumado y agotado.
Afortunadamente, la plantilla de formulario de contacto con el cliente de ClickUp está diseñada para poner orden en este caos. Dispondrás de un formulario de contacto con el cliente para insertar en tu sitio web, usar por correo electrónico o incluso promocionar en las redes sociales.
Cuando un cliente rellena el formulario de contacto, sus datos se almacenan en la lista de resumen de contactos y se les asigna el estado Nueva solicitud. Desde aquí, puede asignar la consulta a un miembro del equipo y establecer una fecha límite y un nivel de prioridad. Además, puede gestionar y realizar un seguimiento del estado de cada consulta (Nueva solicitud, En revisión, Bloqueada y Completada) utilizando la vista Tablero.
Utiliza esta plantilla para recuperar el control sobre las consultas de tus clientes. Centraliza todos los detalles importantes sobre tus usuarios, realiza el trabajo necesario para la resolución de problemas, mejora la calidad de tu servicio y potencia la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). ?
4. Plantilla de escalado de servicio al cliente de ClickUp
Si tu empresa recibe un gran volumen de consultas de clientes que a menudo requieren diferentes niveles de asistencia, es posible que una simple plantilla de formulario de contacto no sea suficiente.
Ahí es donde entra en juego la plantilla de escalamiento del servicio de atención al cliente de ClickUp. Su núcleo es un formulario de registro totalmente personalizado que permite a tus clientes plantear sus problemas y preocupaciones.
Sus respuestas se registran automáticamente como tickets en el nivel 1. Puede resolver los problemas en este nivel o escalarlos al nivel 2 para que se ocupe de ellos un equipo de soporte al cliente especializado. Para problemas más complejos, el nivel 3 le permite involucrar a los equipos de producto, desarrollo o ingeniería, lo que garantiza que las futuras actualizaciones aborden estas cuestiones.
Una vez resueltos los problemas, se pueden archivar en la lista de tickets cerrados para futuras consultas. Al habilitar las automatizaciones, puede optimizar el movimiento de las consultas a través de diferentes niveles de escalamiento, lo que garantiza un flujo de trabajo fluido y eficiente.
Para gestionar eficazmente la carga de trabajo de tu equipo, la plantilla cuenta con una vista de capacidad del equipo. De un solo vistazo, puedes identificar qué miembros del equipo pueden necesitar ayuda y quién puede gestionar los tickets de los clientes, lo que te permite equilibrar la carga de trabajo de manera eficiente.
Redactar respuestas a los clientes puede llevar mucho tiempo, pero con la función «Respuestas predefinidas» puedes ahorrarte el estrés. La plantilla incluye 11 plantillas de correo electrónico predefinidas para cubrir diversos escenarios, desde atender a un cliente frustrado hasta notificarle la resolución de un ticket. Estas plantillas te ahorrarán un tiempo valioso y garantizarán una comunicación coherente y profesional con tus clientes.
Ninguna consulta de un cliente es demasiado pequeña o demasiado grande, y, independientemente del volumen, esta plantilla te ayudará a mantenerte a flote y ofrecer un servicio excepcional y personalizado a cada uno de tus clientes.
5. Plantilla de gestión de servicio al cliente de ClickUp
Con la plantilla de gestión de servicio al cliente de ClickUp, obtienes lo mejor de ambos mundos: la simplicidad de la plantilla de formulario de contacto y algunas funciones avanzadas de la plantilla de escalamiento de servicio.
Al igual que las plantillas anteriores, esta plantilla también tiene un formulario personalizado para registrar las consultas de los clientes y almacenarlas en un espacio central. Lo que la distingue es la variedad de vistas que ofrece para una gestión eficaz. Puede navegar rápidamente por las consultas relacionadas cambiando a la vista Categorías.
Esta plantilla presenta una variante única de la vista Tablero, con una función especial «Asignado a mí». Cuando los miembros del equipo cambian a esta vista, solo ven las tareas que se les han asignado en el flujo de trabajo, lo que elimina distracciones y les permite concentrarse en el trabajo.
Además, la configuración de automatización realiza un seguimiento de las fechas límite asignadas a cada ticket y realiza una indicación al miembro del equipo asignado para que tome las medidas necesarias para resolverlo. Esto garantiza un seguimiento oportuno y una gestión proactiva de las consultas de los clientes.
Utiliza esta plantilla para mejorar la organización, aumentar las capacidades de seguimiento y fomentar la colaboración en equipo.
6. Plantilla de descubrimiento de clientes de ClickUp
Al utilizar cualquiera de las plantillas de canal de ventas, un paso crucial es calificar a los nuevos clientes potenciales que han rellenado un formulario o han expresado su interés. Este proceso de calificación suele implicar una llamada con el cliente.
Pero, ¿qué es exactamente lo que debes decir? ¿Cómo te aseguras de no pasar nada por alto? ¿Y cómo lo recuerdas todo más tarde? Bueno, no tienes por qué preocuparte. La plantilla de descubrimiento de clientes de ClickUp da respuesta a estas preocupaciones y agiliza tu proceso de calificación.
Despídete de los silencios incómodos, ya que esta plantilla incluye un guion de llamada que te indica exactamente qué decir, palabra por palabra. Además, cuenta con un banco de preguntas que te ayudará a conocer mejor a tus clientes potenciales: qué necesitan, qué les motiva, qué les frena y cómo toman sus decisiones. Además, puedes duplicar la sección de llamadas de descubrimiento para cada cliente potencial y tomar notas durante tus llamadas.
Utiliza esta plantilla como punto de partida para impresionar a tus clientes potenciales y no olvidarte nunca de nada. Como está integrada en ClickUp Docs, puedes actualizarla continuamente en función de lo que funciona y lo que no, y personalizar la estructura según tus preferencias o las directrices de la empresa.
7. Plantilla de registro de conversaciones de ClickUp
La plantilla de registro de conversaciones de ClickUp complementa la plantilla de descubrimiento de clientes, ya que sirve como herramienta de registro de todas tus llamadas.
A medida que mantienes conversaciones de calificación utilizando la plantilla de descubrimiento de clientes, puedes utilizar la plantilla de registro de conversaciones para capturar detalles clave sobre cada llamada. Estos detalles incluyen la hora de la llamada, la persona con la que hablaste, su número de teléfono, la duración de la llamada, las acciones que se deben completar y las notas clave de la conversación.
Al aprovechar ambas plantillas dentro de ClickUp, puedes pasar sin problemas de utilizar la plantilla de descubrimiento de clientes durante una llamada a rellenar la plantilla de registro de conversaciones después.
Como resultado, te asegurarás de disponer de registros detallados y precisos para futuras consultas y acciones de seguimiento.
8. Plantilla de registro de llamadas de clientes en Excel de Template Lab
Esta plantilla de registro de llamadas de clientes de Excel es un sencillo registro de llamadas que se centra en mantener la información relacionada con las llamadas con los clientes.
Con esta plantilla de Excel, puedes realizar fácilmente el seguimiento y organizar los detalles esenciales de las llamadas de los clientes: fecha, hora de inicio y finalización, duración total, nombre del cliente, número de contacto, acciones pendientes y notas.
Además, esta hoja de cálculo le permite aprovechar las funciones y funciones de Excel para realizar análisis más detallados y la elaboración de informes. Puede realizar cálculos con los datos y crear gráficos a partir de los datos de su registro de llamadas, lo que le permitirá tomar decisiones informadas y optimizar sus estrategias de comunicación.
9. Plantilla de registro de llamadas telefónicas de Docs Media por Template. Net
Aunque las plantillas de registro de llamadas están diseñadas para realizar el seguimiento de las interacciones con los clientes, esta plantilla de registro de llamadas de medios de comunicación de Template. Net está específicamente diseñada para realizar el seguimiento y organizar las comunicaciones relacionadas con los medios de comunicación.
Puede descargar y editar este documento en varios formatos, como Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Microsoft Word, Microsoft Excel y PDF. Le ayuda a gestionar las interacciones con contactos como periodistas y medios de comunicación. La plantilla incluye campos para recopilar información como el nombre del periodista, el medio de comunicación, el número de teléfono, el correo electrónico, la fecha y la hora de la llamada, la naturaleza de la llamada y los comentarios.
Esta hoja de registro garantiza que todas tus interacciones con los medios de comunicación queden documentadas y organizadas. También contribuye a perfeccionar tus tácticas de interacción con los medios, mejorar las relaciones con los contactos mediáticos y optimizar tus campañas de divulgación en los medios.
10. Plantilla de registro diario de llamadas de Word de Template. Net
Esta plantilla de registro diario de llamadas es una plantilla de hoja de cálculo de uso general que se puede utilizar para realizar el seguimiento y registrar cualquier tipo de llamadas entrantes y salientes.
Los registros de llamadas incluyen campos para la fecha y la hora, el número de teléfono, la persona de contacto, el motivo, la duración de la llamada y si se cumplió o no el objetivo de la llamada. Utilice esta plantilla de registro de contactos para mantenerse organizado, realizar el seguimiento del número de llamadas y analizar las métricas de las llamadas.
Optimice sus conversaciones con plantillas gratuitas de registro de llamadas.
Con estas 10 plantillas gratuitas e imprimibles de registro de llamadas en Excel y ClickUp, tendrás la capacidad de optimizar tu comunicación y mantenerte organizado como nunca antes. Imagina la tranquilidad de saber que tienes un hub para almacenar y recuperar todos tus registros de llamadas. ?
Tanto si formas parte de un equipo de soporte al cliente o de ventas, como si eres teleoperador, trabajas en un centro de llamadas, eres propietario de una pequeña empresa o simplemente quieres mantenerte organizado, estas plantillas de registro de llamadas telefónicas te cambiarán la vida. Descarga una plantilla gratuita de ClickUp, personalízala a tu gusto y empieza a documentar tus conversaciones e interacciones con facilidad.