Pongámonos en situación. 🎥
Eres gestor de proyectos de una empresa que va a lanzar un nuevo producto, ¡qué emocionante!
Has dedicado horas a elaborar la hoja de ruta perfecta para el proyecto y meses a intentar poner en práctica las ideas de tu equipo.
Has establecido metas SMART, has creado planes de contingencia y has tenido en cuenta un margen de tiempo por si surgía algún imprevisto. Y, sin embargo, tu proyecto sigue muy retrasado. 🤯
Entonces, ¿qué estás haciendo? ¿Te asustas? ¿Tiras la tabla? ¿Llamas a tu coach personal?
¡No!
Respira hondo y empieza a buscar formas estratégicas de recuperar el tiempo perdido. 🤓
Acompáñenos en este viaje mientras exploramos una de las herramientas de planificación más populares para ponerse al día en la gestión de proyectos, cuándo utilizarla y cómo ponerla en práctica con éxito.
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Hola, mi nombre es _____ y mi proyecto está retrasado.
Quedarse atrás en un proyecto es muy habitual y, en algún momento, ¡le pasa a todo el mundo! Y, a veces, está totalmente fuera de tu control.
La falta de materiales, la mala comunicación, el agotamiento y las metas indefinidas pueden acumularse y retrasarte más rápido de lo que imaginas, pero existen herramientas que puedes utilizar como gestor de proyectos para ponerte al día con tu cronograma y cumplir con la fecha límite final.
Ahí es donde entran en juego las técnicas de compresión de plazos. Se trata de métodos que te ayudan a mantenerte al día para completar el proyecto en la fecha original. 🙌🏼
Además, estas técnicas son extremadamente versátiles y se pueden aplicar a todo tipo de proyectos.
Los ingenieros de producto, desarrolladores, diseñadores y gerentes con experiencia pueden considerar que esta técnica es bastante común, pero aquellos que trabajan en los sectores de la construcción, la medicina y los bienes raíces también han tenido éxito al aplicar estas herramientas en sus industrias. En particular, la técnica del seguimiento.
El seguimiento en la gestión de proyectos es una de las herramientas más comunes para comprimir plazos y, aunque no es recomendable convertirla en un hábito, el seguimiento no supone en absoluto la sentencia de muerte para el cronograma de su proyecto.
Bonus: ¡Plantillas de planes de contingencia!
¿Qué es el seguimiento acelerado en la gestión de proyectos?
Nos alegra mucho que nos lo preguntes.
La aceleración en la gestión de proyectos consiste en realizar tareas que originalmente estaban planificadas para ejecutarse una tras otra de forma paralela o parcialmente superpuesta con otras.
Es decir, realizar varias tareas a la vez para un mismo proyecto, ¡sin afectar al alcance del mismo! Así podrás cumplir con tu fecha límite final. 😎
La aceleración solo es una opción si las tareas superpuestas no tienen dependencia unas de otras y se encuentran en la ruta crítica, también conocida como la serie de tareas principales de tu proyecto que determinan la fecha de entrega final.
Piensa en hitos o sprints en ClickUp.
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Un buen punto de partida es examinar la hoja de ruta de su proyecto e identificar las tareas que indican cuándo su proyecto está pasando a la siguiente fase. Por lo general, las primeras o últimas tareas de esas fases son buenos indicadores. Esto le dará una idea de qué tareas pueden causar posibles obstáculos si se intentan realizar al mismo tiempo.
Solo se pueden acelerar las tareas de la ruta crítica, ya que son las que realmente hacen avanzar el proyecto y no tienen dependencias con otras tareas que puedan impedir su realización.
Más información sobre la ruta crítica aquí.
Pero ClickUp, ¿hay otras herramientas de compresión de calendarios?
Sí, claro que los hay.
El crashing es otra herramienta común de compresión de plazos que muchos gestores de productos pueden considerar cuando están decidiendo si acelerar el proceso.
El acortamiento de plazos es el acto de dedicar recursos adicionales a una actividad o tarea, en lugar de ajustar la hoja de ruta original o las fechas de inicio. Al igual que la aceleración, el acortamiento de plazos no afecta a la fecha de entrega final cuando se realiza con éxito y solo se puede aplicar a las tareas de la ruta crítica.
Pero, de entre las muchas técnicas de compresión de plazos que existen, una buena regla general es intentar utilizar primero el seguimiento rápido, ya que no supone ningún coste adicional y también se puede utilizar simultáneamente con otras técnicas habituales.
Un curso intensivo sobre la aceleración de proyectos.
Si sabe que dispone de los medios para asignar materiales y recursos externos a su proyecto, el crashing puede parecer una solución más rápida que el seguimiento, pero el coste no es el único reto a tener en cuenta.
Al aplicar recursos adicionales a las tareas existentes, estás delegando más trabajo a más personas, lo que puede convertirse en una situación de «demasiados cocineros en la cocina» más rápido de lo que tardas en decir «quidditch».
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Los proyectos futuros también pueden verse afectados por la retirada de miembros del equipo de otras tareas para trabajar en un proyecto diferente en curso. Por lo tanto, su plan de aceleración requiere tanta estrategia e intención como un plan de seguimiento rápido, ya que no es que una herramienta sea más eficaz que la otra, sino que debe saber cuál funcionará mejor en su situación.
Aun así, la aceleración ofrece un montón de ventajas cuando se lleva a cabo con un intento correcto, ¡incluido que la secuencia no cambia!
Analice de forma realista y objetiva cuáles serán los costes adicionales de los recursos externos y cíñase a ellos. Esto incluye el personal y los materiales.
Ten en cuenta que la aceleración solo funciona para actividades en las que el soporte adicional realmente acorta la duración de la tarea. Por lo tanto, cuando delegues tareas a miembros externos del equipo, asegúrate de que todos los involucrados sepan exactamente lo que están haciendo para evitar duplicaciones de trabajo, errores y otros obstáculos para la productividad.
Aunque el crashing se puede utilizar simultáneamente con el seguimiento rápido, puede ser arriesgado y costoso. Por lo tanto, le recomendamos que proceda con precaución. 🚧
La desventaja de utilizar estas dos técnicas al mismo tiempo es el aumento del presupuesto y el agotamiento, ya que hay más personas trabajando, realizando múltiples tareas y añadiendo tareas de proyectos nuevos para ellas.
Además, en caso de que la aceleración falle, muchos gestores de proyectos recurren al crashing de todos modos. Así que, si tu proyecto va retrasado y eres nuevo en las técnicas de compresión de plazos, ve probando una herramienta tras otra. 🙂
El momento perfecto para acelerar ⏰
Aunque recurrir al seguimiento rápido de proyectos puede parecer una señal de alarma, en realidad es más habitual de lo que se piensa.
Sea prudente a la hora de decidir con qué frecuencia utiliza esta técnica, pero hay más razones para utilizarla además de simplemente retrasarse en un proyecto, ¡así que no hay motivo para sentirse avergonzado!
Puede utilizar el seguimiento acelerado en la gestión de proyectos cuando desee concluir un proyecto para adelantarse a una nueva oportunidad, cuando un cliente se lo solicite o cuando tenga presión por parte de un competidor para terminar su proyecto, pero ¡tenga en cuenta los riesgos!
Cada tipo de técnica de compresión de plazos conlleva sus propios riesgos y retos, incluido el seguimiento. Y requiere un gestor de proyectos que conozca bien su trabajo. 🧐
Los riesgos y las ventajas del seguimiento
Afortunadamente, para acelerar la hoja de ruta de su proyecto solo está utilizando recursos que ya ha presupuestado, por lo que los costes adicionales para el seguimiento son mínimos o nulos.
Sin embargo, el seguimiento en la gestión de proyectos puede ser arriesgado.
El seguimiento es básicamente una multitarea cuidadosamente planificada con mayores riesgos. Al igual que cualquier otro esfuerzo multitarea, las cosas pueden salirse fácilmente de control cuando se maneja varios plazos a la vez.
Cuando se producen múltiples elementos al mismo tiempo, existe una mayor probabilidad de tener que revisar tareas ya completadas y, potencialmente, volver a realizarlas por completo.
Esta complejidad añadida también puede obstaculizar la calidad y la eficiencia del proyecto, lo que puede ralentizar el cronograma que tu plan de aceleración debería agilizar.
Y aunque es posible que evite algunos costes adicionales al no utilizar recursos adicionales, ¡tenga cuidado con el agotamiento!
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Tanto tú como el equipo tendréis que añadir tareas a vuestra carga de trabajo antes de lo esperado, y ahorrar dinero puede parecer una buena idea sobre el papel, pero mantener a tu personal contento y con un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal no tiene precio. ✨
Pero no dejes que estos riesgos te disuadan por completo de utilizar la aceleración en la gestión de proyectos. Hay formas de evitar estos riesgos, y solo mejorarás con esta herramienta mediante la práctica y la planificación. Como siempre decimos aquí en ClickUp, el progreso hacia la perfección. 😎
Nuestra sugerencia: comuníquese, comuníquese y vuelva a comunicarse.
Parece muy sencillo, pero funciona... y es un poco más difícil de lo que parece.
Un gestor de proyectos que conozca el cronograma al dedillo y pueda informar rápidamente al equipo de cualquier cambio, hasta el más mínimo detalle, puede disipar cualquier problema de seguimiento que se le presente.
Especialmente cuando el equipo está aumentando su carga de trabajo, querrás asegurarte de que todos sepan qué está pasando, cuándo entrará en vigor, por qué se está acelerando el proyecto y cómo afectará a su trabajo.
Aunque el seguimiento no debería afectar al alcance de tu proyecto, habrá varios plazos nuevos para cada tarea a lo largo del proceso, y cuanto antes consigas que tu equipo se ponga de acuerdo con estos cambios, ¡mejor!
Tampoco estaría de más el uso compartido de los riesgos mencionados anteriormente relacionados con la aceleración, para que usted (o su gestor de proyectos) no sea el único que esté atento a los obstáculos específicos antes de la fecha de entrega.
Vale, puede que haya sonado un poco complicado. ¡Pero es solo porque queremos asegurarnos de que estás preparado y listo para ejecutar el mejor plan de aceleración de todos los tiempos!
Aquí tienes una forma de hacerlo.
Cómo acelerar su proyecto
No es que el seguimiento rápido sea mejor que todas las demás herramientas de compresión de plazos, sino que se trata de saber qué herramientas son las adecuadas para usted. Y cómo ponerlas en marcha.
Antes de lanzarte a intentar acelerar el cronograma de un proyecto que se está retrasando, asegúrate de estar preparado con un software de gestión de proyectos que te ayude a gestionar todas las partes móviles en un solo lugar.
¡Como ClickUp!
Descarga ClickUp y accede a él desde cualquier dispositivo y en cualquier momento
ClickUp es una potente solución de gestión del trabajo con cientos de herramientas para optimizar tus procesos de gestión de proyectos mediante la consolidación de tus tareas, documentos, comunicaciones y progresos en una única plataforma.
Ofrece colaboración y personalización en el núcleo de cada función para mantener a todo el equipo del proyecto informado y garantizar la transparencia en cada fase del mismo.
Además, se integra con más de 1000 herramientas para adaptarse perfectamente a tu infraestructura tecnológica actual y garantizar que no pierdas tiempo a la hora de ahorrar tiempo en tus proyectos. Incluso en aquellos que se están retrasando un poco. 🙌🏼
Los sprints en ClickUp pueden ayudarte a planificar la duración y las tareas de tu proyecto de manera eficiente en cualquier cronograma y a visualizar tu carga de trabajo con más de 15 vistas, incluyendo diagrama de Gantt, Tablero y mapas mentales, lo que supone una gran ventaja para los gestores de proyectos en equipos multifuncionales.
Establecer relaciones entre tareas y tareas de hito en la vista Gantt de ClickUp.
Aunque ClickUp puede almacenar y organizar tus activos como un profesional, el seguimiento rápido no se produce por sí solo. Requiere una planificación tan cuidadosa como la que requirió tu hoja de ruta original del proyecto, y tenemos los consejos para que puedas empezar en cinco sencillos pasos. 🖐🏼
5 pasos para el seguimiento rápido
Aunque las necesidades de cada proyecto son diferentes, cualquier intento de reestructurar el calendario actual requiere bastante tiempo y eficiencia para conseguir la participación de todo el equipo.
El plan de aceleración que cree puede verse afectado por el número de tareas atrasadas, las tareas de dependencia, el calendario y el motivo por el que el proyecto se ha retrasado en primer lugar, pero estos cinco pasos le ayudarán a decidir si esta herramienta es adecuada para usted y cómo volver a ponerlo en marcha.
1. Identifique los problemas para determinar sus metas.
Echa un vistazo a los requisitos, las metas originales, las prioridades y los hitos de tu proyecto. Identifica los puntos y las razones que han llevado a tu proyecto a esta situación y pregúntate si el seguimiento podría resolver el problema o, por el contrario, causar aún más problemas.
En los paneles de control de ClickUp, puedes determinar fácilmente el «estado» general de tu proyecto con una vista general de alto nivel del progreso del mismo. Consulta el número de hitos de tu proyecto, la carga de trabajo actual de tu equipo, el rendimiento y los Sprints en cuestión de segundos.
Obtenga una panorámica de alto nivel del progreso de su proyecto en los paneles de ClickUp.
2. Examine el calendario actual de su proyecto.
Pregúntese:
- ¿Cuánto tiempo necesita para recuperarse?
- ¿Qué tareas se encuentran en la ruta crítica?
- ¿Qué tareas tienen dependencia de otras?
- ¿Qué impacto tendrán estos cambios en la carga de trabajo de cada persona?
Antes de ajustar su calendario actual, asegúrese de poder responder a cada una de estas preguntas para evitar problemas adicionales y riesgos de seguimiento en el futuro.
3. Busca oportunidades para acelerar el proceso.
Recuerda que solo puedes acelerar las tareas de la ruta crítica. Superpón las tareas que no tienen dependencia unas de otras y, si aún no lo has hecho, ¡conviértelas en hitos en ClickUp!
Las tareas que se convierten en hitos se distinguen de otras tareas con una figura de rombo en el cronograma del proyecto. Al abrir los hitos, también se muestran inmediatamente las relaciones y dependencias entre tareas que hay que tener en cuenta.
¿Otro consejo profesional? Visualiza el cronograma de tu proyecto en forma de diagrama de Gantt o mapa mental para tener una representación más visual de cómo quedará tu cronograma comprimido.
¿Y hemos hecho mención de que ClickUp ofrece estas dos vistas y más de 13 otras? 👀
4. Analice sus recursos. ¿Es realista su plan de aceleración?
Analiza la carga de trabajo que tu equipo tendría que acelerar y crea sprints para dividir las tareas restantes en plazos viables.
Esto puede ayudarte a estar al día con tus nuevos plazos y supervisar fácilmente qué grupo de tareas se realizará y en qué momento.
Crea, gestiona y personaliza tus sprints en ClickUp o echa un vistazo al Centro de plantillas para automatizar el proceso de gestión de proyectos y eliminar el trabajo repetitivo.
5. Supervise su progreso.
El seguimiento requiere algo más que un plan sólido o incluso una gestión de proyectos competente: también necesita una plataforma potente para estar al tanto del trabajo que ha terminado.
Comunícate con frecuencia y directamente con tu equipo en un lugar accesible. Un sistema de gestión del trabajo todo en uno como ClickUp puede ayudarte a optimizar los procesos de tus proyectos y eliminar la necesidad de consultar varias pestañas y programas para enviar mensajes rápidos.
Comprueba con frecuencia el estado de tus tareas en curso, ¡y también con el equipo! Asegúrate de que tus compañeros se están adaptando bien a los nuevos cambios y prepárate para brindarles soporte y volver a pivotar si es necesario. Tú puedes. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Ponga las cosas en marcha
Repite con nosotros: Quedarse atrás es normal y le pasa a todo el mundo en algún momento.
Pero intenta que no se convierta en un hábito. 😉
Las herramientas de compresión de calendarios, como el seguimiento rápido, están ahí para ayudarte a reorientar tus planes de proyecto y cumplir con los plazos, incluso si la hoja de ruta da algunos giros inesperados por el camino.
Así que respira hondo, comparte tu plan de seguimiento con el equipo y recurre a soluciones de gestión del trabajo como ClickUp para ajustar y gestionar fácilmente los plazos según sea necesario.