Vamos a ajustar el escenario. 🎥
Eres gestor de proyectos en una empresa que va a lanzar un nuevo producto: ¡emocionante!
Te has pasado horas currando la hoja de ruta del proyecto perfecto y meses intentando poner en práctica las ideas de su equipo.
Has ajustado metas SMART, creado planes de contingencia y has previsto un tiempo de amortiguación por si surgía algún imprevisto. Y, sin embargo, el proyecto se sigue retrasando muchísimo. 🤯
¿Y qué haces? ¿Enloquecer? ¿Dar la vuelta a la tabla? Llamar a tu coach de vida?
¡No!
Respiras hondo y empiezas a buscar formas de recuperar estratégicamente el tiempo que has perdido. 🤓
Acompáñanos en este viaje en el que exploraremos una de las más populares herramientas de planificación para ponerse al día en la gestión de proyectos, cuándo utilizarla y cómo ponerla en práctica, ¡con éxito!
netflix/_ fACEBOOK Un buen punto de partida es consultar la hoja de ruta del proyecto e identificar las tareas que indican cuándo el proyecto pasa a la siguiente fase. Normalmente, las primeras o las últimas tareas de esas fases son buenos indicadores Esto le dará una idea de qué tareas pueden causar posibles bloqueos si se intentan en tándem.
Sólo puede realizar un seguimiento rápido de las tareas de la ruta crítica, ya que son las tareas que realmente hacen avanzar las cosas y no dependen de otras tareas que puedan impedir que se terminen.
más sobre el camino crítico
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Pero ClickUp, ¿hay otras herramientas de compresión de horarios?
Pues sí, las hay.
Crashing es otra herramienta común de compresión de horarios que muchos jefes de producto pueden tener en cuenta a la hora de decidir si van a realizar un seguimiento rápido.
La aceleración de un proyecto consiste en asignar recursos adicionales a una actividad o tarea, en lugar de ajustar la hoja de ruta original o las fechas de inicio. Al igual que el seguimiento rápido, el bloqueo no afecta a la fecha de entrega final cuando se realiza con éxito y sólo puede aplicarse a las tareas de la ruta crítica.
Pero de las muchas técnicas de compresión del calendario que existen, una buena regla general es probar primero con el seguimiento rápido, porque no tiene coste incremental, y también puede utilizar el seguimiento rápido simultáneamente con sus otras técnicas.
Curso intensivo sobre el bloqueo de proyectos
Si sabe que dispone de los medios para asignar materiales y recursos externos a su proyecto, el bloqueo puede parecer una solución más rápida que el seguimiento rápido, pero el coste no es el único problema a tener en cuenta.
Al aplicar recursos adicionales a las tareas existentes, se delega más trabajo en más personas, lo que puede convertirse en una situación de "demasiados cocineros en la cocina" más rápido de lo que se tarda en decir quidditch.
warner Bros tRADUCCIÓN Los próximos proyectos también pueden verse afectados por el hecho de que miembros adicionales del equipo sean retirados de otras tareas para trabajar en otro proyecto en curso. Por lo tanto, tu plan de choque requiere tanta estrategia e intención como lo haría un plan de seguimiento rápido, porque no es que una herramienta sea más eficaz que la otra, sino que necesitas saber cuál funcionará mejor en tu situación.
Aun así, el crashing tiene un montón de ventajas cuando se realiza con éxito, ¡incluida una secuencia sin cambios!
Eche un vistazo realista y objetivo a los costes adicionales que supondrán los recursos externos, y cíñase a ellos. Esto incluye el personal y los materiales.
Tenga en cuenta que el "crashing" sólo funciona para actividades en las que la compatibilidad adicional acortará realmente la duración de la tarea. Así que cuando delegue tareas en miembros externos del equipo, asegúrese de que todos los implicados saben exactamente lo que están haciendo para evitar la duplicación de trabajo, los errores y otros problemas de productividad.
Aunque el bloqueo puede utilizarse simultáneamente con el seguimiento rápido, puede ser arriesgado y costoso. Así que te sugerimos que procedas con cautela. 🚧
La desventaja de utilizar estas dos técnicas al mismo tiempo es el aumento del presupuesto y el agotamiento a medida que más personas trabajan, realizan múltiples tareas y añaden tareas de proyectos nuevos para ellos.
Además, en caso de que falle el seguimiento rápido, ¡muchos gestores de proyectos recurren al choque de todos modos! Así que si tu proyecto va con retraso y eres nuevo en las técnicas de compresión de cronogramas, tómatelo con calma 🙂 herramienta a herramienta
El momento perfecto para el seguimiento rápido ⏰
Aunque recurrir al seguimiento rápido de proyectos puede parecer una señal de alarma, en realidad es más habitual de lo que crees.
Peca de precavido a la hora de decidir con qué frecuencia recurres a esta técnica, pero hay más razones para utilizarla aparte de simplemente retrasarse en un proyecto, ¡así que no hay motivo para sentirse avergonzado!
Puede utilizar el seguimiento rápido en la gestión de proyectos cuando quiera terminar un proyecto para adelantarse a una nueva oportunidad, cuando se lo pida un cliente o cuando un competidor le presione para que termine el proyecto, pero tenga en cuenta los riesgos
Cada técnica de compresión del calendario conlleva sus propios riesgos y dificultades, incluido el seguimiento rápido. Y requiere un gestor de proyectos que sepa muy bien lo que hace. 🧐
Los riesgos y beneficios del seguimiento rápido
Por suerte, para hacer un seguimiento rápido de la hoja de ruta de tu proyecto solo utilizas recursos que ya tienes presupuestados, por lo que apenas hay costes adicionales para mantener el rumbo.
Aun así, el seguimiento rápido en la gestión de proyectos puede ser arriesgado.
El seguimiento rápido es, básicamente, una multitarea cuidadosamente planificada con mayores riesgos. Como cualquier otro esfuerzo multitarea, las cosas pueden descontrolarse fácilmente mientras se hacen malabarismos con varios plazos a la vez.
Con múltiples elementos de acción al mismo tiempo, hay más probabilidades de tener que volver a revisar las tareas completadas anteriormente y de tener que rehacerlas por completo.
Esta complejidad añadida también puede entorpecer la calidad y la eficacia del proyecto, y todo ello puede ralentizar el cronograma que el plan de seguimiento acelerado se supone que debe agilizar.
Y aunque puede evitar algunos costes adicionales al no utilizar recursos adicionales, ¡cuidado con el agotamiento!
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Tanto tú como el equipo tendréis tareas añadidas a vuestra carga de trabajo antes de lo que esperabais, y ahorrar dinero puede sonar bien sobre el papel, pero mantener a tu gente contenta y en un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada no tiene realmente precio. ✨
Pero no dejes que estos riesgos te disuadan del todo del seguimiento rápido de la gestión de proyectos Hay formas de evitar estos riesgos, ¡y sólo mejorarás con esta herramienta a través de la práctica y el plan! Como siempre decimos aquí en ClickUp, progreso hacia la perfección . 😎
Nuestra sugerencia: comunicar, comunicar y volver a comunicar.
Parece muy sencillo, pero funciona... y es un poco más difícil de lo que parece.
Un gestor de proyectos que conozca el cronograma como la palma de su mano y pueda informar rápidamente al equipo de cualquier cambio -hasta el más mínimo detalle- puede disipar cualquier desdicha de seguimiento rápido que se le presente.
Especialmente cuando el equipo está aumentando su carga de trabajo, querrás asegurarte de que todo el mundo sabe lo que está pasando, cuándo va a entrar en vigor, por qué se está acelerando el proyecto y cómo afectará a su trabajo.
Aunque el seguimiento acelerado no debería afectar al alcance del proyecto, sí que habrá nuevos plazos para cada tarea, y cuanto antes pongas al equipo de acuerdo sobre estos cambios, mejor
Tampoco estaría de más que compartieras los riesgos antes mencionados que conlleva el seguimiento rápido para que tú (o tu gestor de proyectos) no seáis los únicos que estéis pendientes de los obstáculos específicos antes de la fecha de entrega.
Vale, puede que haya sonado demasiado. Pero es sólo porque queremos asegurarnos de que estás preparado y listo para ejecutar el mejor plan de seguimiento rápido de todos los tiempos
He aquí una forma de hacerlo.
Cómo hacer un seguimiento rápido de tu proyecto
No es que el seguimiento rápido sea mejor que el resto de herramientas de compresión de cronogramas, ¡sino que se trata de saber qué herramientas son las adecuadas para ti! Y cómo ponerlas en marcha.
Antes de lanzarse a cualquier intento de acelerar un cronograma de proyecto rezagado, asegúrese de estar preparado con un software de gestión de proyectos para ayudarle a gestionar todas las piezas móviles en un único lugar.
Como ClickUp ¡!
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ClickUp es una potente solución de gestión del trabajo con cientos de herramientas para agilizar sus procesos de gestión de proyectos consolidando sus tareas , documentos comunicación progreso en una única plataforma.
Ofrece colaboración y personalización en el núcleo de cada función para mantener a todo el equipo del proyecto informado y mantener la transparencia en cada fase del proyecto.
Además, se integra con más de 1.000 herramientas más para alinearse perfectamente con su pila tecnológica actual y asegurarse de que no pierde el tiempo cuando se trata de ahorrar tiempo en sus proyectos Incluso los que se están quedando un poco atrás. 🙌🏼 Sprints en ClickUp puede ayudarle a planificar la duración de su proyecto y las tareas de manera eficiente en cualquier cronograma y visualizar su carga de trabajo con 15+ vistas incluyendo Gantt (diagrama de) , Tablero y Mapas mentales -una gran "victoria" para los gestores de proyectos en equipos interfuncionales .
Dibujo de relaciones entre tareas y hitos en vista Gantt en ClickUp
Aunque ClickUp puede alojar y organizar sus activos como un profesional, el seguimiento rápido no se produce por sí solo. Requiere una planificación tan minuciosa como la de la hoja de ruta original de su proyecto, y nosotros tenemos los consejos para que pueda empezar en cinco sencillos pasos. 🖐🏼
5 pasos para un seguimiento rápido
Aunque todas las necesidades de un proyecto son diferentes, cualquier intento de rehacer el calendario actual requiere bastante tiempo y eficacia para conseguir que todo el equipo se ponga de acuerdo.
El plan de seguimiento rápido que cree puede verse afectado por el número de tareas atrasadas, las tareas dependientes, el calendario y la razón por la que el proyecto está atrasado en primer lugar, pero estos cinco pasos le ayudarán a decidir si esta herramienta es adecuada para usted y cómo conseguir que la pelota vuelva a rodar.
**1. Identifique los problemas para identificar sus metas
Eche un vistazo a los requisitos de su proyecto, metas originales, objetivos, prioridades y hitos . Identifique los lugares y las razones que han llevado a su proyecto a este punto y pregúntese si el seguimiento rápido podría resolver el problema, o potencialmente causar aún más problemas.
En ClickUp's Paneles de control con los paneles de control, puede determinar fácilmente la "salud" general de su proyecto con una visión general de alto nivel del progreso de su proyecto. Vea el número de hitos de su proyecto, la carga de trabajo actual de su equipo, su rendimiento y el estado de su proyecto Sprints en cuestión de segundos.
Obtenga una visión general de alto nivel del progreso de su proyecto en los cuadros de mando de ClickUp
2. **Examine el calendario actual de su proyecto
Pregúntese:
- ¿Cuánto tiempo necesita para recuperarse?
- ¿Qué tareas están en la ruta crítica?
- ¿Qué tareas dependen de otras?
- ¿Qué impacto tendrán estos cambios en la carga de trabajo de cada persona?
Antes de ajustar su programación actual, asegúrese de que puede responder a cada una de estas preguntas para evitar problemas adicionales y riesgos de seguimiento rápido en el futuro
3. **Busque sus oportunidades de seguimiento rápido
Recuerde que sólo puede acelerar tareas en la ruta crítica. Superponga tareas que no dependan unas de otras y, si aún no lo ha hecho, conviértalas en hitos en ClickUp
Las tareas que se convierten en hitos se distinguen de las demás con una figura de diamante en su pantalla cronograma del proyecto . Al abrir Hitos también se mostrarán inmediatamente las relaciones y dependencias de las tareas que hay que tener en cuenta.
¿Otro consejo profesional? Vea el cronograma de su proyecto como un diagrama de Gantt o un mapa mental para obtener una representación más visual de cómo será su calendario comprimido.
¿Hemos mencionado ya que ClickUp ofrece estas dos vistas, además de las siguientes? más de otras 13 ? 👀
4. Mira tus recursos. ¿Es realista tu plan de seguimiento rápido?
Observe la carga de trabajo de seguimiento rápido que podría tener su equipo y crear sprints para dividir las tareas restantes en plazos viables.
Esto puede ayudarte a mantenerte al tanto de tus nuevos plazos y a controlar fácilmente qué grupo de tareas se realizará y en qué momento.
Cree, gestione y personalice sus Sprints en ClickUp o consulte la página Centro de plantillas a automatizar el proceso de gestión de proyectos y eliminar el trabajo repetitivo
5. Monitorea tu progreso.
El seguimiento rápido requiere algo más que un plan sólido o incluso un gestor de proyectos sólido: también necesitas una plataforma potente para estar al tanto del trabajo que has terminado.
Comunícate a menudo y directamente con tu equipo en un lugar accesible. Un sistema de gestión de trabajo "todo en uno" como ClickUp puede ayudarle a agilizar los procesos de sus proyectos, al tiempo que elimina la necesidad de consultar varias pestañas y programas para enviar mensajes rápidos.
Compruebe con frecuencia el estado de sus tareas en progreso, ¡y también con el equipo! Asegúrese de que sus compañeros se están adaptando bien a los nuevos cambios y esté preparado para ofrecer compatibilidad y volver a pivotar según sea necesario. Ya lo tienes. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Kick things into high gear
Repite con nosotros: Atrasarse es normal y le pasa a todo el mundo en algún momento.
Sólo intenta que no se convierta en un hábito 😉
Las herramientas de compresión de horarios como el seguimiento rápido están aquí para ayudarte a pivotar tu planes de proyecto para terminar las cosas a tiempo, aunque la hoja de ruta dé algunos giros inesperados por el camino.
Así que respira hondo, comparte tu plan de seguimiento rápido con el equipo y recurre a soluciones de gestión del trabajo como ClickUp para ajustar y gestionar fácilmente los plazos según sea necesario