Según un estudio reciente que los directivos pierden 683 horas al año por distracciones, ¡un tercio de sus horas de trabajo! el 42% de los encuestados afirmaron que apenas consiguen realizar una hora continua de trabajo productivo sin interrupciones y, por término medio, las personas dedican casi 127 horas al año a recuperarse de las distracciones. Esto le cuesta a la economía estadounidense 468.000 millones de dólares al año.
Expertos de todos los sectores trabajan constantemente para mejorar la productividad de los empleados. Las organizaciones están probando herramientas modernas, automatización, IA generativa, etc., para dar compatibilidad a los empleados. Sin embargo, añadir más tecnología sin corregir los comportamientos subyacentes puede dar lugar a resultados mediocres.
Una de las tácticas de comportamiento más utilizadas para lograr el máximo rendimiento son los sprints de productividad. Pero, ¿qué es un sprint de productividad? ¿Qué es lo que lo hace funcionar? ¿Cómo se pone en marcha un sprint de productividad?
Tenemos las respuestas. ¡Ponga en marcha sus relojes ya! ⏱️
Entender los Sprints de productividad
Al igual que el modelo de desarrollo ágil divide los proyectos grandes y complejos en sprints más pequeños, los sprints de productividad mejoran la concentración y la eficacia dividiendo las tareas en breves e intensas sesiones de trabajo, seguidas de breves descansos.
Entremos en detalles.
¿Qué son los sprints de productividad?
Un sprint de productividad es una breve ráfaga de trabajo seguida de un descanso más corto. Es similar a la técnica Pomodoro, que recomienda 25 minutos de trabajo seguidos de un descanso de cinco minutos.
La única diferencia es que, en un sprint de productividad, tú eliges cuánto tiempo necesitas concentrarte y cuánto tiempo de descanso necesitas en función de tu capacidad de atención. A diferencia de un sprint ágil, que suele ser de dos semanas, un sprint de productividad puede ser tan largo como necesites: una hora, unos días, una semana o un mes. Sin embargo, es mejor no hacer los sprints demasiado largos, porque entonces podrían volverse contraproducentes.
Beneficios de los sprints de productividad
Los sprints de productividad, al igual que los sprints programados en Eventos Scrum ofrecen beneficios extraordinarios para el trabajo que se está realizando. Veamos los más significativos.
Enfoque
Antes de que comience el sprint, los equipos toman decisiones colectivamente sobre las tareas en las que se va a trabajar, los resultados esperados, el tiempo estimado, las dependencias, etc. Así, un sprints de productividad bien diseñado ofrece una lista clara, pequeña y manejable de entregables que deben completarse en un cronograma finito.
Esta claridad crea las condiciones perfectas para que cada persona se centre en una tarea cada vez. Tanto si trabajan individualmente como en colaboración, saben cuándo y dónde tienen que aparecer y qué tienen que hacer.
Velocidad
Un sprint suele ser un periodo de tiempo productivo sin distracciones. Esto significa que no hay reuniones, actividades de creación de equipo, problemas urgentes, etc., que puedan consumir el calendario. Como resultado, los equipos realizan sus tareas a mayor velocidad.
Gestión del tiempo
Los Sprints son, por su propia naturaleza, de duración limitada. Esta naturaleza crea un sentido de urgencia. Los miembros del equipo entienden lo que tienen que hacer durante sus horas de trabajo, lo que les inspira a gestionar sus días con eficacia.
Utilización de recursos
Como equipo, un sprint de productividad permite una mejor utilización de los recursos. Ayuda a las personas a planificar su trabajo en función de las dependencias y de su fase en el flujo de trabajo.
Por ejemplo, un analista de calidad puede programar su trabajo en un sprint dos días después de que el desarrollador haya completado su trabajo.
Niveles de energía de los empleados
Una parte importante de cada sprint es el descanso. Al final de una intensa sesión de trabajo, los Sprints de productividad fomentan un descanso, a veces de la mitad de tiempo que el propio sprint.
Así, todos los miembros del equipo tienen tiempo para recuperarse de la intensidad del trabajo. Es un reconocimiento de sus esfuerzos y un estímulo para rejuvenecer.
Si es ingeniero de software, probablemente esté acostumbrado a planificar sprints y la metodología Scrum. Sin embargo, los sprints no tienen por qué limitarse a agile/Scrum. Pueden aplicarse a cualquier tipo de rol o trabajo. Veamos cómo.
Cómo planificar y ejecutar un sprint de productividad
La idea de un sprint de productividad no es obtener un rendimiento excesivamente alto todos los días del año. En cambio, un buen sprint de productividad le ayuda a planificar su trabajo de la manera más eficaz y sin agotamiento.
He aquí una guía paso a paso para empezar con la compatibilidad de una sólida herramienta de gestión de proyectos como Sprints de ClickUp .
1. Ajuste de objetivos claros
Antes de empezar un sprint, hay que saber lo que se quiere conseguir. El ajuste de los objetivos correctos ayuda a conducir todo el trabajo terminado durante el sprint en la dirección correcta.
Haz que tus objetivos sean SMART. Establezca metas específicas, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetas a plazos.
Recuerde que, si bien la mejor práctica para el establecimiento de metas es estar orientado a los resultados, es ligeramente diferente para los sprints de productividad. Aquí, usted se centra en el ajuste de metas para las tareas que necesita completar para lograr sus objetivos de organización.
Por ejemplo, si su meta es lanzar una campaña de marketing para el lanzamiento de un nuevo producto, sus metas SMART pueden ser:
- Crear un eslogan para la campaña antes del segundo día
- Redactar resúmenes creativos para 20 contenidos de redes sociales para el día 3
- Finalizar el presupuesto de publicidad digital para el día 5
Estas metas te permiten programar tu trabajo de forma eficaz. Por ejemplo, puedes planificar una sesión de brainstorming con el equipo de marketing el primer día, 2-3 horas de tiempo de concentración para redactar resúmenes el segundo día y 2-3 horas de tiempo de presupuesto el quinto día. Si tienes problemas con el ajuste de metas, Plantilla de Metas SMART de ClickUp puede ayudar.
2. Desglosar las metas en tareas específicas
Una vez que tengas tus metas, ajusta las tareas necesarias para alcanzarlas. No hace falta que empieces siempre de cero. Pruebe Plantilla de planificación ágil de sprints de ClickUp para ajustar su equipo para el intento correcto.
Plantilla de planificación de sprints ágiles de ClickUp
Aunque la plantilla ofrece una estructura, definir las tareas y diseñar el proyecto depende de ti. Por tanto, piense en cómo dividiría las tareas. Por ejemplo, las tareas necesarias para crear un eslogan podrían ser:
- Lluvia de ideas con el equipo creativo
- Crear una lista de todos los eslóganes posibles
- Preseleccionar los mejores eslóganes
- Experimentar la aplicación del eslogan en varios canales
- Finalización del eslogan
Programe fechas límite para cada una de estas actividades. En Tareas de ClickUp en ClickUp Tareas, tienes la opción de ajustar tareas únicas o subtareas si lo prefieres. También puede añadir descripciones, asignar usuarios, establecer plazos y colaborar con los miembros del equipo implicados en los comentarios anidados. ¿Y qué más? Enlaza tareas y gestiona dependencias, todo en un mismo lugar.
Gestione proyectos complejos con las tareas de ClickUp
¿Es nuevo en la planificación de sprints? No se preocupe. Elija una plantilla de planificación de sprints ¡que funcione para ti y personalízala como necesites!
3. Crear un cronograma realista
Cuando los equipos hablan de Sprints como trabajo intenso, a menudo asumen que significa sobrecargar la semana con innumerables tareas. Por el contrario, un buen sprint de productividad ajusta cronogramas realistas.
Revise su backlog: Utilice Listas ClickUp para reunir los elementos de tu backlog e identificar lo que puede caber razonablemente en el sprint. También puede personalizar Plantilla Sprint Backlog de ClickUp para que este proceso sea mucho más rápido y eficaz.
Estimación de la duración: Dentro de las Tareas de ClickUp, puede añadir estimaciones de tiempo para cada tarea y utilizarlas para planificar el sprint.
Considere las cargas de trabajo: Tenga en cuenta las vacaciones de los miembros de su equipo, los compromisos existentes y la velocidad histórica del sprint. Vista Carga de trabajo de ClickUp es un buen punto de partida.
la vista Carga de trabajo de ClickUp es una excelente forma de garantizar una asignación eficaz de los recursos_
Observe las dependencias: Al ajustar los plazos, ten en cuenta cómo se interrelacionan las tareas entre sí. Eche un vistazo a las flujo de trabajo ágil para ver qué tareas deben completarse antes de que comience la siguiente.
utilice la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp para gestionar las dependencias de un proyecto_
Añada tiempo de reserva: Es fácil programar el trabajo de forma consecutiva, pero las cosas pueden salir mal y de hecho salen mal. Por lo tanto, hay que programar un tiempo intermedio. Esto garantiza que el trabajo programado en el sprint pueda ser completado pase lo que pase.
💡 Consejo profesional: Considere el uso de la Plantilla de Sprints ClickUp para empezar.
4. Preparación del entorno de trabajo
La meta principal de un sprint de productividad es minimizar las distracciones. El proceso anterior elimina las distracciones causadas por el proceso de planificación del proyecto. Pero otras distracciones, incluidas las personales, son responsabilidad tuya.
Despeja tu espacio físico y elimina los elementos innecesarios de tu escritorio. Pon el teléfono en silencio o en modo concentración mientras trabajas y silencia las notificaciones que no necesites. A continuación, prepara tu entorno de trabajo para el sprint.
Elige un gestión ágil de proyectos vista que más le convenga. ClickUp para equipos ágiles ofrece una vista de Inicio personalizable en la que puede ver todo lo que necesita para comenzar su sprint. También puede elegir entre la vista Calendario o la vista Tablero según sus preferencias.
Pruebe la vista Tablero para gestionar las tareas en progreso
5. Ejecución de un sprint de productividad
Con la configuración terminada, es hora de ejecutar el sprint de productividad. Esto significa que ahora vas a hacer lo que habías planeado.
- Recoge las tareas programadas
- Revisa el resumen o la descripción de cada tarea para entender completamente el contexto
- Realiza un trabajo en profundidad sobre esa tarea específica
- Recuerde registrar el tiempo que le ha dedicado utilizandoClickUp Control de tiempo* Tómate un descanso al final del sprint
En caso de que no puedas completar una tarea dentro de ese sprint según lo planeado, piensa en cómo te gustaría proceder. Podrías añadirla de nuevo al backlog, reprogramarla para el siguiente sprint o mover otra tarea en su lugar.
Toma estas decisiones con cuidado, basándote en la información que obtengas con tu herramientas de gestión del backlog del producto .
6. Utilizar técnicas de gestión del tiempo
Para llevar a cabo con éxito un sprint de productividad, es aconsejable contar con la compatibilidad de algunas buenas prácticas probadas a lo largo del tiempo. He aquí algunas técnicas de gestión del tiempo a tener en cuenta. Técnica Pomodoro : Realiza un trabajo intenso durante 25 minutos, seguido de un descanso de cinco minutos. También puedes trabajar durante 50 minutos y hacer una pausa de diez minutos. Manténgase en seguimiento con cualquiera de los Aplicaciones Pomodoro disponibles hoy. Bloqueo temporal : Divide tu día en bloques de tiempo, cada uno dedicado a tareas o actividades específicas. Combina tareas similares para evitar el cambio de contexto y mejorar la eficiencia. Control de tiempo : Controla cómo empleas tu tiempo a lo largo de un día o dos para identificar los sumideros de tiempo, las áreas de mejora y tus horas más productivas.
7. Seguimiento del progreso y reflexión
A lo largo del sprint, haz un seguimiento diligente de tu progreso. Al final del sprint, tómate tiempo para reflexionar. Aquí tienes algunas formas de conseguirlo.
Standups
Utiliza las reuniones diarias de standup para compartir actualizaciones sobre el progreso de tu equipo, discutir tareas completadas e identificar bloqueos. ¿Hay equipos que trabajan a distancia? No hay problema Utilice Vista del chat ClickUp para un StandUp asíncrono.
También puede automatizar las notas de Standup utilizando Cerebro ClickUp que recopilará todas las actualizaciones realizadas en la plataforma el día anterior.
Pruebe ClickUp Brain para un resumen de StandUp
Informes
Cree los (elaboración de) informes que necesite con Paneles de ClickUp . Personalice las tarjetas y elija los números que desea ver en un solo lugar. También puede utilizar informes específicos, como gráficos de productividad, informes de productividad individual, tareas por estado, etc., en los cuadros de mando de ClickUp reuniones de revisión de sprints .
crea paneles de control totalmente personalizables en ClickUp_
Retrospectivas
Por último, realice retrospectivas con el equipo al final de cada sprint. Aprecie el buen trabajo, celebre las victorias y explore los retos a los que se enfrentó durante el sprint. En Plantilla de tormenta de ideas para la retrospectiva de sprints de ClickUp ofrece un marco visual e interactivo para llevar a cabo sus retrospectivas.
Plantilla de retrospectiva de sprints ClickUp
Organizar una reunión retrospectiva puede ser difícil. Porque implica hablar tanto de los aspectos emocionales del trabajo como de los profesionales, y no todos ellos pueden ser positivos. Dirigir estas reuniones puede ser una lucha para los gestores de proyectos principiantes, pero ClickUp está aquí para ayudar:
Estos ejemplos de retrospectiva sprint ofrecen algo de inspiración. Y una vez que te sientas preparado para dirigir tú mismo tus reuniones, prueba estos plantillas de retrospectiva sprint para guiar tu viaje. Y por si fuera poco, aquí tienes una lectura extra sobre cómo las revisiones de sprint difieren de las retrospectivas .
Con todo esto, si la implementación de un sprint de productividad sigue pareciéndote un rollo, utiliza uno de estos plantillas ágiles para ajustar lo básico.
Buenas prácticas para sprints exitosos
Puedes llegar lejos si te subes a hombros de gigantes. Así que aquí tienes un poco de sabia sabiduría en forma de buenas prácticas probadas y comprobadas para facilitar la planificación de tu sprint de productividad.
Descansa: Aléjate del escritorio, estírate o da un paseo. Evita las pantallas o las redes sociales durante los descansos para conseguir un mayor impacto. Para sprints más largos, tómate un día libre para refrescar la mente.
Celébralo: No dejes que los intentos correctos pasen desapercibidos. Celebra los logros con tu equipo.
Prioriza el autocuidado: Mantén hábitos saludables como dormir lo suficiente, comer alimentos nutritivos y hacer ejercicio con regularidad.
**Comunícate: Busca compatibilidad si tienes dificultades o te sientes abrumado. Aprovecha todas las ventajas y opciones que tienes a tu disposición.
Reflexionar y aprender: Utiliza los (elaboración de) informes y las retrospectivas para reflexionar. Piensa en lo que podrías mejorar personalmente. Simule optimizaciones de procesos para obtener mejores resultados.
En sus Marcas, Listos, Listos, ClickUp
Ahora se acepta como sabiduría convencional que es mejor estar muy concentrado durante periodos cortos de trabajo, con descansos entre ellos, que estar parcialmente concentrado durante largos periodos de tiempo. Tanto si trabajas individualmente como si formas parte de un equipo, los sprints son una forma estupenda de tener el trabajo terminado.
Sin embargo, para llevar a cabo un sprint con éxito se necesita algo más que buenas intenciones. Implica un plan claro, una programación meditada, previsiones, estimaciones y una gestión continua.
Aquí es donde un herramienta de planificación de sprints como ClickUp puede ayudar, con funciones para todos los aspectos de la gestión de sprints, incluidas tareas, cronogramas, cuadros de mando, comunicación, automatización y mucho más.
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