Un estudio reciente reveló que los gerentes pierden 683 horas al año por distracciones, ¡lo que supone un tercio de sus horas de trabajo! El 42 % de los encuestados afirmó que apenas consigue trabajar de forma productiva durante una hora seguida sin interrupciones y, de media, las personas dedican casi 127 horas al año a recuperarse de las distracciones. Esto le cuesta a la economía estadounidense 468 000 millones de dólares al año.
Expertos de todos los sectores trabajan constantemente para mejorar la productividad de los empleados. Las organizaciones están probando herramientas modernas, automatización, IA generativa, etc., para apoyar a los empleados. Sin embargo, añadir más tecnología sin corregir los comportamientos subyacentes puede dar lugar a resultados mediocres.
Una de las tácticas de comportamiento más utilizadas para alcanzar el máximo rendimiento son los sprints de productividad. Pero, ¿qué es un sprint de productividad? ¿Cómo funciona? ¿Cómo se implementa un sprint de productividad?
Tenemos las respuestas. ¡Ponga en marcha sus relojes ahora mismo! ⏱️
Comprender los sprints de productividad
Al igual que el modelo de desarrollo ágil divide los proyectos grandes y complejos en sprints más pequeños, los sprints de productividad mejoran la concentración y la eficiencia al dividir las tareas en ráfagas de trabajo cortas e intensas, seguidas de breves descansos.
Entremos en detalles.
¿Qué son los sprints de productividad?
Un sprint de productividad es un breve periodo de trabajo intenso seguido de un descanso aún más breve. Es similar a la técnica Pomodoro, que recomienda 25 minutos de trabajo seguidos de un descanso de cinco minutos.
La única diferencia es que, en un sprint de productividad, tú eliges cuánto tiempo necesitas concentrarte y cuánto descanso necesitas en función de tu capacidad de atención. A diferencia de un sprint ágil, que suele durar dos semanas, un sprint de productividad puede durar todo el tiempo que necesites: una hora, unos días, una semana o un mes. Sin embargo, es mejor no alargar demasiado los sprints, ya que podrían resultar contraproducentes.
Ventajas de los sprints de productividad
Los sprints de productividad, al igual que los sprints programados en los eventos Scrum, ofrecen extraordinarios beneficios para el trabajo en cuestión. Veamos los más significativos.
Enfoque
Antes de que comience el sprint, los equipos toman decisiones colectivas sobre las tareas en las que se va a trabajar, los resultados esperados, la duración estimada, las dependencias, etc. Por lo tanto, un sprint de productividad bien diseñado ofrece una lista clara, pequeña y manejable de resultados que se deben completar en un cronograma determinado.
Esta claridad crea las condiciones perfectas para que cada persona se centre en una tarea a la vez. Tanto si realizan su trabajo de forma individual como en equipo, saben cuándo y dónde acudir y qué hacer.
Velocidad
Un sprint suele ser un periodo de tiempo productivo sin distracciones. Esto significa que no hay reuniones, actividades de formación de equipos, problemas urgentes, etc., que puedan afectar al calendario. Como resultado, los equipos realizan sus tareas a mayor velocidad.
Gestión del tiempo
Los sprints, por su propia naturaleza, tienen una duración limitada. Esta característica crea una sensación de urgencia. Los miembros del equipo comprenden lo que deben hacer durante sus horas de trabajo, lo que les inspira a gestionar sus jornadas de forma eficaz.
Utilización de recursos
Como equipo, un sprint de productividad permite una mejor utilización de los recursos. Ayuda a las personas a planificar su trabajo en función de las dependencias y su fase en el flujo de trabajo.
Por ejemplo, un analista de calidad puede programar su trabajo en un sprint dos días después de que el desarrollador haya completado su trabajo.
Niveles de energía de los empleados
Una parte importante de cada sprint es el descanso. Al final de una intensa jornada de trabajo, los sprints de productividad fomentan un descanso, a veces de la mitad de la duración del propio sprint.
Esto da a cada miembro del equipo tiempo para recuperarse de la intensidad del trabajo que tienen entre manos. Reconoce sus esfuerzos y fomenta la revitalización.
Si eres ingeniero de software, probablemente estés acostumbrado a la planificación de sprints y a la metodología Scrum. Sin embargo, los sprints no tienen por qué limitarse a Agile/Scrum. Se pueden aplicar a cualquier tipo de rol o trabajo. Veamos cómo.
Cómo planear y ejecutar un sprint de productividad
La idea de un sprint de productividad no es obtener un rendimiento excesivamente alto todos los días del año. Por el contrario, un buen sprint de productividad le ayuda a planificar su trabajo de la forma más eficaz y sin agotamiento.
Aquí tienes una guía paso a paso para empezar con la ayuda de una sólida herramienta de gestión de proyectos como ClickUp Sprints.
1. Establecer objetivos claros
Antes de comenzar un sprint, debe saber qué quiere lograr. Establecer los objetivos correctos ayuda a orientar todo el trabajo terminado durante el sprint en la dirección adecuada.
Haga que sus objetivos sean SMART. Establezca metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos.
Recuerde que, si bien las buenas prácticas para establecer metas son orientarse a los resultados, en el caso de los sprints de productividad es ligeramente diferente. En este caso, debe centrarse en establecer metas para las tareas que debe completar a fin de alcanzar los objetivos de su organización.
Por ejemplo, si su meta es lanzar una campaña de marketing para el lanzamiento de un nuevo producto, sus metas SMART podrían ser:
- Cree un eslogan para la campaña antes del segundo día.
- Redacta briefings creativos para 20 contenidos de redes sociales antes del tercer día.
- Finalice el presupuesto de publicidad digital antes del día 5.
Estos objetivos le permiten programar su trabajo de manera eficaz. Por ejemplo, puede planificar una sesión de lluvia de ideas con el equipo de marketing el primer día, 2-3 horas de tiempo de concentración para redactar informes el segundo día y 2-3 horas de tiempo para elaborar presupuestos el quinto día. Si le cuesta establecer metas, la plantilla de metas SMART de ClickUp puede ayudarle.
2. Desglosar las metas en tareas específicas
Una vez que tenga sus metas, establezca las tareas necesarias para alcanzarlas. No es necesario empezar desde cero cada vez. Pruebe la plantilla de planificación ágil de sprints de ClickUp para preparar a su equipo para el éxito.
Aunque la plantilla ofrece una estructura, definir las tareas y diseñar el proyecto depende de usted. Por lo tanto, piense en cómo dividiría sus tareas. Por ejemplo, las tareas relacionadas con la creación de un eslogan podrían ser:
- Lluvia de ideas con el equipo creativo
- Creación de una lista de todos los eslóganes posibles
- Selección de los mejores eslóganes
- Experimentar con la aplicación del eslogan en diversos canales.
- Finalización del eslogan
Programa fechas límite para cada una de estas actividades. Con ClickUp Tasks, tienes la opción de configurar tareas únicas o subtareas, si lo prefieres. También puedes añadir descripciones, asignar usuarios, establecer fechas límite y colaborar con los miembros del equipo involucrados en los comentarios anidados. ¿Qué más? Vincula tareas y gestiona dependencias, todo en un solo lugar.
¿Es nuevo en la planificación de sprints? No se preocupe. Elija una plantilla de planificación de sprints que se adapte a sus necesidades y personalícela como desee.
3. Crear un cronograma realista
Cuando los equipos hablan de los sprints como un trabajo intenso, a menudo dan por sentado que eso significa sobrecargar la semana con innumerables tareas. Por el contrario, un buen sprint de productividad establece un cronograma realista.
Revise su lista de elementos pendientes: utilice las listas de ClickUp para recopilar sus elementos pendientes e identificar cuáles pueden encajar razonablemente en el sprint. También puede personalizar la plantilla de tareas pendientes de sprint de ClickUp para que este proceso sea mucho más rápido y eficaz.
Duración estimada: dentro de las tareas de ClickUp, puede añadir duraciones estimadas para cada tarea y utilizarlas para planificar el sprint.
Tenga en cuenta las cargas de trabajo: tenga en cuenta las vacaciones de los miembros de su equipo, los compromisos existentes y la velocidad histórica de los sprints. La vista «Carga de trabajo» de ClickUp es un excelente punto de partida para ello.
Tenga en cuenta las dependencias: al establecer plazos, considere cómo se interrelacionan las tareas entre sí. Revise el flujo de trabajo ágil para ver qué tareas deben completarse antes de comenzar la siguiente.
Añada tiempo de reserva: es fácil programar el trabajo de forma consecutiva, pero las cosas pueden salir mal, y de hecho salen mal. Por lo tanto, programe tiempo de reserva. Esto garantiza que el trabajo programado en el sprint se pueda completar pase lo que pase.
💡 Consejo profesional: Considere la posibilidad de utilizar la plantilla de Sprints de ClickUp para empezar.
4. Preparación del entorno de trabajo
El objetivo principal de un sprint de productividad es minimizar las distracciones. El proceso anterior elimina las distracciones causadas por el proceso de planificación del proyecto. Sin embargo, otras distracciones, incluidas las personales, son responsabilidad suya.
Ordena tu espacio físico y retira los elementos innecesarios de tu escritorio. Pon tu teléfono en modo silencioso o en modo de concentración mientras trabajas y silencia cualquier notificación que no necesites. A continuación, prepara tu entorno de trabajo para el sprint.
Elija una vista de gestión de proyectos ágil que se adapte a sus necesidades. ClickUp para equipos ágiles ofrece una vista de inicio personalizable en la que puede ver todo lo que necesita para comenzar su sprint. También puede elegir una vista de Calendario o una vista Tablero según sus preferencias.
5. Ejecución de un sprint de productividad
Una vez terminada la configuración, es el momento de ejecutar el sprint de productividad. Eso solo significa que ahora vas a hacer lo que habías planeado.
- Recoja las tareas programadas.
- Revise el resumen o la descripción de cada tarea para comprender completamente el contexto.
- Trabaje en profundidad en esa tarea específica.
- Recuerde registrar el tiempo que le ha dedicado utilizando ClickUp control de tiempo.
- Tómese un descanso al final del sprint.
En caso de que no pueda completar una tarea dentro de ese sprint según el plan, piense en cómo le gustaría proceder. Puede volver a añadirla al backlog, reprogramarla para el siguiente sprint o mover otra tarea a su lugar.
Tome estas decisiones de forma meditada basándose en la información que obtenga utilizando sus herramientas de gestión del backlog de productos.
6. Utilización de técnicas de gestión del tiempo
Para implementar con éxito un sprint de productividad, es aconsejable contar con el apoyo de algunas buenas prácticas que han demostrado su eficacia a lo largo del tiempo. A continuación, le presentamos algunas técnicas de gestión del tiempo que puede tener en cuenta.
Técnica Pomodoro: realice un trabajo intenso durante 25 minutos y luego descanse cinco minutos. También puede realizar un trabajo de 50 minutos y descansar diez minutos. Manténgase al día con cualquiera de las aplicaciones Pomodoro disponibles en la actualidad.
Bloqueo de tiempo: divida su día en bloques de tiempo, cada uno dedicado a tareas o actividades específicas. Combine tareas similares para evitar cambios de contexto y mejorar la eficiencia.
Control de tiempo: supervise cómo emplea su tiempo durante uno o dos días para identificar las pérdidas de tiempo, las áreas que se pueden mejorar y sus horas más productivas.
7. Seguimiento del progreso y reflexión
A lo largo del sprint, realice un seguimiento minucioso de su progreso. Al final del sprint, dedique tiempo a reflexionar. A continuación le indicamos algunas formas de lograrlo.
Reuniones diarias
Utilice las reuniones diarias para compartir las novedades sobre el progreso de su equipo, debatir las tareas completadas e identificar los obstáculos. ¿Algunos equipos trabajan a distancia? ¡No hay problema! Utilice la vista Chat de ClickUp para una reunión asíncrona.
También puede realizar la automatización de las notas de las reuniones diarias con ClickUp Brain, que recopilará todas las actualizaciones realizadas en la plataforma el día anterior.
Informes
Cree los informes que necesite con los paneles de control de ClickUp. Personalice las tarjetas y elija los números que desea ver, todo en un solo lugar. También puede utilizar informes específicos, como gráficos de burn up/burn down, informes de productividad individual, tareas por estado, etc., en sus reuniones de revisión de sprints.
Retrospectivas
Por último, realice retrospectivas con el equipo al final de cada sprint. Aprecie el buen trabajo, celebre los éxitos y explore los retos a los que se enfrentó durante el sprint. La plantilla de lluvia de ideas para retrospectivas de sprints de ClickUp ofrece un marco visual e interactivo para llevar a cabo sus retrospectivas.
Llevar a cabo una reunión retrospectiva puede resultar difícil. Esto se debe a que implica discutir los aspectos emocionales del trabajo, además de los profesionales, y no todos ellos pueden ser positivos. Llevar a cabo estas reuniones puede ser complicado para los gestores de proyectos que están empezando su carrera, pero ClickUp está aquí para ayudar:
Estos ejemplos de retrospectivas de sprints le servirán de inspiración. Y cuando se sienta preparado para dirigir sus propias reuniones, pruebe estas plantillas de retrospectivas de sprints para guiarle en su camino. Y, para rematar, aquí tiene una lectura adicional sobre las diferencias entre las revisiones de sprints y las retrospectivas.
Si, a pesar de todo, la implementación de un sprint de productividad le sigue pareciendo complicada, utilice una de estas plantillas ágiles para establecer los conceptos básicos.
Buenas prácticas para sprints exitosos
Se puede ver más lejos subiéndose a hombros de gigantes. Por eso, aquí le ofrecemos algunos sabios consejos en forma de buenas prácticas probadas y comprobadas para facilitar la planificación de sus sprints de productividad.
Tómese descansos: aléjese del escritorio, estírese o salga a dar un paseo. Evite las pantallas o las redes sociales durante los descansos para obtener mejores resultados. En el caso de sprints más largos, tómese un día libre para refrescar la mente.
Celebre: no deje que el éxito pase desapercibido. Celebre los logros con su equipo.
Priorice el cuidado personal: mantenga hábitos saludables, como dormir lo suficiente, comer de forma nutritiva y hacer ejercicio con regularidad.
Comuníquese: Busque soporte si tiene dificultades o se siente abrumado. Aproveche todas las ventajas y opciones que tiene a su disposición.
Reflexione y aprenda: utilice los informes y las retrospectivas para reflexionar. Piense en lo que podría mejorar personalmente. Simule optimizaciones de los procesos para obtener mejores resultados.
En sus marcas, listos, ¡ClickUp!
Hoy en día se acepta como sabiduría convencional que es mejor trabajar durante periodos cortos y muy concentrados, con descansos entre medias, que estar parcialmente concentrado durante largos periodos de tiempo. Tanto si trabajas de forma individual como en equipo, los sprints son una forma estupenda de terminar el trabajo.
Sin embargo, implementar un sprint exitoso requiere más que buenas intenciones. Implica una planificación clara, una programación cuidadosa, previsiones, estimaciones y una gestión continua.
Aquí es donde una herramienta de planificación de sprints como ClickUp puede ayudar, con funciones para todos los aspectos de la gestión de sprints, incluyendo tareas, cronogramas, paneles, comunicación, automatización y mucho más.
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