Pregunta a cualquier profesional y te dirá que las habilidades de gestión de proyectos son necesarias para tener éxito en el trabajo. Pero no basta con ser un buen estratega y gestor de equipos. Contar con la herramienta de gestión de proyectos adecuada facilitará aún más el proceso.
Si ha dedicado innumerables horas a investigar para identificar el mejor software de gestión de proyectos para gestionar sus proyectos, su búsqueda termina aquí.
Smartsheet y ClickUp son herramientas competentes para la gestión de proyectos. Si eliges cualquiera de ellas, tu equipo te lo agradecerá. Pero no estás aquí para obtener una respuesta breve.
Analicemos cada herramienta y veamos su panorámica, sus mejores funciones y sus precios. Al final de este artículo, tendrás una idea clara del mejor software para tus necesidades de gestión del tiempo.
¿Qué es ClickUp?
ClickUp es un software de gestión de proyectos integral y una herramienta de colaboración que combina todas tus operaciones en una sola plataforma. Crea tareas, gestiona flujos de trabajo, invita a los miembros de tu equipo, añade usuarios ilimitados para el uso compartido de archivos, prepara Wiki utilizando documentos, realiza el seguimiento del progreso del proyecto en paneles de control en tiempo real y mucho más.
Piensa en ClickUp como un centro de control para analizar todos los flujos de trabajo y tomar decisiones más rápidas sin tener que cambiar entre herramientas y aplicaciones de terceros.
Si cree que pulsar unas claves para cambiar de herramienta —lo que, por cierto, se denomina «cambio de contexto»— no es un gran reto, piénselo de nuevo.
Es posible que todos los miembros de su equipo dediquen 4 horas a la semana a cambiar de una aplicación a otra.
Funciones de ClickUp
ClickUp es un potente software de gestión de proyectos conocido por su amplia gama de funciones. Hemos explicado las tres funciones más populares de ClickUp que los gestores de proyectos y las pequeñas empresas utilizan a diario:
Gestión de tareas
La gestión de tareas es fundamental en la planificación de proyectos. Sin embargo, el seguimiento de las tareas es complicado. ClickUp Tasks simplifica el proceso al permitirte organizar y visualizar las tareas como prefieras.
Además, puedes asignar nuevos elementos a una tarea existente añadiendo un comentario y etiquetando a un miembro del equipo.
Vista Tabla
La vista Tabla de ClickUp es la forma más fácil de visualizar los datos de cualquier proyecto. Organiza todos los datos en formato de tabla, por lo que es fácil gestionar el presupuesto, el inventario o la información de los clientes. Edita datos de forma masiva, añade campos personalizados de entre más de 15 tipos de campos y fija columnas.
Una vez que la tabla esté lista, compártela con tus clientes mediante un enlace compartible. Exporta los datos de la vista Tabla a una hoja de cálculo para actualizar tu base de datos.
Plantilla de hoja de cálculo
Utiliza las más de 1000 plantillas personalizables de ClickUp para reducir las entradas manuales con importaciones de datos automatizadas, crear fórmulas y ecuaciones personalizadas y realizar el seguimiento del progreso mediante elementos visuales.
Planes de precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario
- Empresa: 12 $ al mes por usuario
- Plan Enterprise: ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
¿Qué es Smartsheet?
Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo para corporaciones. Ofrece una interfaz de hoja de cálculo familiar para registrar planes, recursos y calendarios. Comparta su trabajo con colaboradores internos y externos, incluso si no son usuarios de Smartsheet.
Te permite visualizar datos históricos en forma de gráficos para supervisar tendencias en formatos como burndown, series de columnas e instantáneas.
Smartsheet combina la gestión de proyectos y las funcionalidades de Excel. La interfaz de usuario es similar al formato de hoja de cálculo de Excel y Hojas de cálculo de Google.
Smartsheet facilita la colaboración en el contenido, ya que permite configurar recordatorios para recordar a los colaboradores, permite a los proveedores revisar el contenido sin darles acceso a la hoja del proyecto y bloquea la versión anterior cuando se carga el nuevo contenido.
Visualiza tu lista de tareas en diagramas de Gantt para crear rutas críticas, establecer líneas base y resaltar las tareas esenciales en el cronograma de tu proyecto.
Funciones de Smartsheet
Smartsheet ofrece sólidas funciones de gestión de proyectos que le permiten gestionar proyectos, organizar tareas, colaborar con partes interesadas internas y externas, y supervisar de cerca cada fase del ciclo de vida de su proyecto.
Aquí tienes algunas de las mejores opciones de la lista de funciones de Smartsheet que no debes dejar de evaluar:
Bridge
Bridge es una interfaz de arrastrar y soltar que le permite personalizar sus flujos de trabajo para automatizar tareas repetitivas. Diseñe el flujo de trabajo utilizando la lógica que se adapte a su flujo de procesos y establezca desencadenantes basados en eventos o programaciones. Con integraciones incorporadas u opciones de bajo código, también puede utilizar llamadas API y JavaScript.
Formularios
Crea formularios Smartsheet para recopilar datos de cualquier persona. Con la lógica condicional, tus preguntas siempre serán relevantes para la persona que rellene el formulario. Utiliza elementos de marca como colores de fondo, logotipos, GIF, texto e imágenes para personalizar el formulario. Los datos de estos formularios se guardan directamente en tu hoja de cálculo para ayudarte a tomar medidas adicionales.
Automatización del flujo de trabajo
La automatización de los flujos de trabajo es una de las funciones más populares de Smartsheet. Lo mejor es que el diseño intuitivo de Smartsheet hace que optimizar los procesos repetitivos y que requieren mucho tiempo sea muy fácil.
Utilice un diagrama de flujo con burbujas visualmente cargadas para automatizar el flujo de trabajo de Smartsheet. Estas funciones colaborativas y personalizables son una solución inteligente que le ofrece una panorámica rápida de las tareas que deben automatizarse, junto con las condiciones desencadenantes y las consecuencias.
Además, puede establecer reglas para flujos de trabajo paralelos que le ayudarán a automatizar tareas en cualquier fase, ya sea para la gestión de proyectos de agencias de marketing, el seguimiento de incidencias de equipos de desarrollo de software o la facturación de compras de equipos de cadena de suministro.
La desventaja más notable al comparar Smartsheet y ClickUp es que la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet requiere que conozcas la herramienta de gestión de proyectos y no es fácil de usar para principiantes.
Planes de precios de Smartsheet
- Free Forever
- Pro: 7 $ al mes por usuario
- Empresa: 25 $ al mes por usuario
- Plan Enterprise: ponte en contacto con nosotros para conocer los precios.
ClickUp y Smartsheet: comparación de funciones
Tanto Smartsheet como ClickUp pueden hacer el trabajo pesado por ti, ya sea la gestión de procesos, la colaboración en tiempo real, la gestión de la carga de trabajo o la comunicación del equipo. Además, ofrecen un plan Free, lo que es excelente para probar el terreno antes de empezar a utilizar herramientas completas.
Es hora de profundizar en el análisis de las funciones de cada herramienta y comprender en qué se diferencian entre sí.
Hemos dividido las funciones en seis categorías y hemos realizado una comparación directa entre Smartsheet y ClickUp.
Visibilidad de los proyectos en ClickUp
ClickUp ofrece más de 15 vistas de proyectos personalizadas, entre las que se incluyen la vista de calendario, el cronograma, el tablero, la carga de trabajo y la vista de formulario. El mapa mental es la mejor opción para plasmar ideas y flujos de trabajo de forma visual. Es fácil reorganizar el flujo de trabajo, crear rutas lógicas y convertir los mapas mentales en elementos de acción.
Del mismo modo, la vista Equipo es una excelente opción si varios equipos trabajan en un proyecto simultáneamente. Te indica en qué están trabajando las personas, el estado de su trabajo y quién ocupa cada capacidad. Al arrastrar y soltar tareas, puedes reasignar responsabilidades a los miembros del equipo y mantenerte al tanto de la gestión de recursos.
Visibilidad de los proyectos en Smartsheet
Smartsheet ofrece cuatro formas de visualizar los datos del proyecto: vista de cuadrícula, vista Gantt, tarjeta y Calendario. Las opciones de personalización son limitadas en comparación con ClickUp, pero cada vista puede satisfacer sus necesidades de gestión de proyectos de forma diferente.
- Vista de cuadrícula: La vista de cuadrícula muestra los datos de tu proyecto en formato de hoja de cálculo. Te permite añadir filas y columnas y adjuntar documentos directamente a la hoja.
- Vista Gantt: la vista Gantt presenta la información en forma de hoja de cálculo a la izquierda y, a la derecha, hay gráficos de Gantt para realizar el seguimiento de la duración de las diferentes tareas.
- Vista de tarjetas: La vista de tarjetas es una opción excelente para la gestión de proyectos ágil, ya que permite ver los datos en un tablero Kanban. Utilice la función de arrastrar y soltar para reasignar las dependencias de las tareas.
- Vista de calendario: La vista de calendario es la opción ideal para realizar el seguimiento de los cronogramas de los proyectos y evitar solapamientos.
Funciones de colaboración en ClickUp
La colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo son la base del éxito en la gestión de proyectos.
ClickUp es especialista en esta categoría, ya que cuenta con una interfaz fácil de usar con funciones intuitivas que te permiten realizar el uso compartido de ideas y trabajar con el equipo. Apenas hay curva de aprendizaje para los nuevos usuarios, lo que convierte a ClickUp en uno de los mejores programas de gestión de proyectos.
ClickUp Pizarras y ClickUp Documentos se encargan de todas tus necesidades de colaboración.
Las pizarras de ClickUp son tus salas de reuniones virtuales para visualizar nuevas ideas y flujos de trabajo, intercambiar ideas y planificar los siguientes pasos. Realiza el seguimiento de las actividades de otros miembros del equipo en tiempo real y comparte tus opiniones con ellos en forma de notas.
Lo mejor de usar pizarras es que las ideas de tu equipo se convierten en acciones coordinadas, lo que significa que no hay demora en la ejecución.
ClickUp Docs cumple con todos tus requisitos de contenido para la gestión de proyectos. Utiliza Docs para crear documentos colaborativos como wikis o hojas de ruta con edición en tiempo real, asignando comentarios como elementos de acción y añadiendo documentos de apoyo, PDF, presentaciones y tablas como puntos de referencia.
Convierte el texto en tareas prácticas y asígnalas a los miembros de tu equipo para asegurarte de que nada se quede sin hacer.
Por último, la función de Revisión de ClickUp te permite resaltar marcas en documentos, anotar archivos PDF, dibujar marcadores en maquetas de diseño y mucho más.
Funciones de colaboración en Smartsheet
Smartsheet tiene algunas funciones de colaboración interesantes que atraen a los usuarios que prefieren trabajar con software con funcionalidades similares a las de las hojas de cálculo. Comparte la hoja de cálculo con otras personas para colaborar y mantente al día de sus aportaciones con el seguimiento en tiempo real.
Tus proveedores también pueden comentar en Smartsheet aunque no tengan acceso. Tienes la autoridad para controlar los niveles de permiso y asignar tipos de usuario que designan lo que pueden y no pueden hacer con su cuenta de Smartsheet.
Las funciones de colaboración de Smartsheet son útiles, pero con un límite. Es posible que los equipos más grandes que buscan capacidades de colaboración sólidas no queden muy impresionados.
Funciones de análisis en ClickUp
ClickUp es famosa por sus capacidades de análisis y elaboración de informes en tiempo real.
El panel de control de ClickUp te ofrece una panorámica completa de todos tus proyectos y es personalizable, por lo que tú decides y priorizas lo que quieres analizar y realizar el seguimiento.
ClickUp ofrece más de 50 widgets para crear tu panel, incluyendo gestión de sprints, carga de trabajo, control de tiempo, tablas y gráficos personalizados.
Genera informes en tiempo real para examinar la duración estimada y las tareas que ha realizado tu equipo hoy.
Las metas de ClickUp complementan tus paneles personalizados. Crea metas de proyecto con cronogramas y objetivos y realiza un seguimiento automático del progreso. Recopila tus metas en diferentes carpetas según los ciclos de sprint, OKR o las tarjetas de puntuación semanales de los empleados.
ClickUp Milestones lleva el seguimiento de metas al siguiente nivel al permitirte añadir hitos. Estos hitos aparecen en forma de iconos de diamante, lo que facilita la identificación de las tareas críticas de un proyecto.
Funciones de análisis en Smartsheet
El software de hojas de cálculo de Smartsheet es conocido por su sólida función de elaboración de informes. Tu informe puede ser un informe de fila o un informe de resumen de hoja.
El informe de filas agrega toda la información de las filas de varias hojas. Los informes de resumen de hojas presentan un resumen de varias hojas para ofrecerte una panorámica de varios proyectos en un solo lugar.
Filtra los datos de estos informes para conservar solo lo que sea relevante. Es una idea estupenda para realizar el uso compartido de informes personalizados con las partes interesadas que tengan interés en observar áreas específicas de un proyecto.
Además, los paneles visuales del proyecto proporcionan análisis en tiempo real para resumir la cartera de proyectos y resolver conflictos.
Funciones de automatización de ClickUp
ClickUp AI es el motor de la automatización, un compañero inteligente que te facilitará mucho el trabajo.
ClickUp AI está diseñada a partir de diferentes roles y casos de uso. Crea subtareas y elementos de acción basados en la descripción, resume hilos de comentarios y escribe actualizaciones. Mejora tu escritura para que sea más clara, concisa y atractiva utilizando ClickUp AI como tu editor inteligente.
ClickUp también ofrece más de 100 opciones de automatización predefinidas para tareas repetitivas. Utiliza estas opciones de automatización tal cual o personalízalas según tus necesidades. Asigna tareas automáticamente, publica comentarios y cambia estados para centrarte en áreas más críticas.
Establece el desencadenante para la automatización y las condiciones exactas para el desencadenante, de modo que todo funcione correctamente, incluso en el modo de piloto automático.
Funciones de automatización de Smartsheet
Smartsheet ofrece flujos de trabajo de automatización sin código para eliminar tareas repetitivas y ahorrar tiempo. Cuenta con una colección de plantillas prediseñadas para crear solicitudes de estado semanales y fechas límite, o configurar flujos de trabajo personalizados.
Puede utilizar flujos de trabajo únicos o combinar varias acciones y rutas condicionales. Si tiene previsto utilizar el flujo de trabajo personalizado con regularidad, márquelo como recurrente.
Vea y responda a las solicitudes de aprobación desde la aplicación móvil Smartsheet, el escritorio, el correo electrónico o incluso Slack.
Tanto Smartsheet como ClickUp son impresionantes en términos de automatización. Sin embargo, la disponibilidad de IA en ClickUp le da una ventaja.
Soporte al cliente en ClickUp
ClickUp cuenta con una lista completa de recursos en el Centro de ayuda de ClickUp por si te quedas atascado. Accede al Centro de ayuda desde tu navegador, entorno de trabajo o cualquier página web de ClickUp. Si aún necesitas ayuda para encontrar la solución, ponte en contacto con el servicio de asistencia en directo 24/7 para obtener asistencia con prioridad, que también está disponible para los usuarios del plan Free de ClickUp.
Además del soporte en vivo, ClickUp tiene otras cinco opciones de soporte:
- ClickUp University: ClickUp University es una plataforma de aprendizaje a tu propio ritmo. Los cursos están pensados para que los usuarios nuevos y existentes adquieran conocimientos básicos. También obtienes certificados por superar con éxito una prueba de conocimientos.
- Seminarios web de ClickUp: ClickUp ofrece seminarios web bajo demanda que puedes ver en cualquier momento. También hay una opción de seminarios web en directo para ti y tu equipo que te ayudarán a aprender casos de uso, flujos de trabajo y funciones avanzadas.
- API de ClickUp: configura integraciones en tu cuenta de ClickUp con otras herramientas utilizando la documentación de ClickUp AI.
- Plantillas de ClickUp: El Centro de plantillas de ClickUp te permite elegir plantillas diseñadas específicamente para diferentes casos de uso. Busca una plantilla adecuada y personalízala a tu gusto.
- Comunidad ClickUp: Sigue el grupo de Facebook de ClickUpper, un grupo oficial de usuarios de ClickUp donde se hacen preguntas, se debaten nuevas funciones y se comparten opiniones sobre todo lo relacionado con ClickUp.
Soporte al cliente en Smartsheet
El portal de soporte al cliente de Smartsheet tiene dos funciones: una base de conocimientos de autoservicio y una ubicación centralizada para abrir y realizar el seguimiento de los casos de soporte. Los usuarios de pago que hayan optado por determinados tipos de planes y ofertas disponen de asistencia telefónica las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Smartsheet también ofrece dos paquetes de soporte: soporte estándar y profesional. El paquete estándar es gratis para los planes Enterprise e incluye formación continua con Smartsheet University y asistencia telefónica global 24×7.
El paquete profesional incluye todo lo que ofrece el paquete estándar y, además, ofrece Pro Desk. Pro Desk es una sesión de coaching individual programada con un experto de Smartsheet, tu Gestor de éxito especializado.
Integraciones con ClickUp
ClickUp se integra con más de 1000 herramientas de terceros para centralizar toda la información en un solo lugar, lo que ayuda a tus equipos a evitar cambios de contexto y facilita la optimización de los procesos.
Las integraciones de terceros con sistemas CRM, soluciones de gestión de proyectos, plataformas de gestión de recursos y otras aplicaciones empresariales reducen los errores y la introducción manual de datos en diferentes sistemas. Ahorra tiempo y obtén más visibilidad sobre el rendimiento empresarial con ClickUp.
Aquí tienes la lista de las herramientas más populares con las que se integra ClickUp:
- Slack
- HubSpot
- Zoom
- Gmail
- Dropbox
- GitHub
- Figma
Integraciones con Smartsheet
Las integraciones de Smartsheet son eficaces para evitar el aislamiento de los datos y permiten a su equipo tomar decisiones más informadas basadas en datos. Las integraciones incluyen herramientas de mensajería y comunicación, software de colaboración de contenidos y soluciones de seguridad y gobernanza.
Aquí tienes la lista de las herramientas más populares con las que se integra Smartsheet:
- DocuSign
- Jira
- Slack
- Tableau
- Zapier
ClickUp vs. Smartsheet en Reddit
Nos hemos acercado a Reddit para ver qué opinan los usuarios sobre Smartsheet y ClickUp, y cuál de las dos es mejor. En general, los votos están a favor de ClickUp. Estas son algunas de las opiniones que respaldan nuestras conclusiones:
Este usuario elogió el potencial de ClickUp como software de gestión de tareas y sus funciones de colaboración:
«ClickUp es mucho mejor para la gestión de tareas, por lo que es ideal para realizar un seguimiento de los sprints y las tareas de construcción de bajo nivel. Es la herramienta con la que trabaja nuestro equipo de desarrollo y los paneles son ideales para revisar en nuestras reuniones diarias. Es mucho mejor para la colaboración dentro del equipo y la personalización de las listas es enorme. Sin embargo, la vista Gantt tiene sus limitaciones y el control de tiempo y la gestión del presupuesto dejan algo que desear».
Este usuario en particular destaca el precio asequible de ClickUp y las continuas actualizaciones del producto:
«ClickUp también tiene un ciclo de lanzamiento continuo y amplía constantemente sus capacidades. Es muy asequible. La comunidad, en la que puedes hacer preguntas, sugerir funciones, etc., es supervisada e interactúa activamente con su equipo».
¿Qué herramienta de gestión de proyectos es la mejor para los equipos de software?
En la pugna entre Smartsheet y ClickUp, ClickUp se impone como el software de gestión de proyectos adecuado.
Smartsheet es un software de gestión de proyectos muy eficiente con numerosas capacidades de personalización e integraciones. Sin embargo, si intenta visualizar a su equipo de software utilizando Smartsheet, no cumplirá con sus expectativas.
La interfaz similar a una hoja de cálculo, la automatización limitada y las opciones de elaboración de informes restringidas no satisfacen las necesidades de los equipos de software actuales y las empresas de última generación.
ClickUp, por su parte, destaca en estas áreas y triunfa en la colaboración en tiempo real. ClickUp es ideal para equipos de software, incluidos los equipos de teletrabajo, para gestionar los recursos de forma eficiente y manejar múltiples proyectos sin esfuerzo.
ClickUp se adapta rápidamente a tu plan Business y a tus necesidades. ClickUp se amplía con nuevas funciones, integraciones y plantillas de desarrollo de software a medida que tu empresa crece. ¿Estás listo para llevar la gestión de proyectos al siguiente nivel? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp!