los 10 mejores software de gestión de proyectos para eventos en 2024

Oh no, ¡no hay suficientes opciones de comida para los invitados! Han llegado más invitados de los que han confirmado su asistencia. ¡Así que ahora no hay suficiente espacio para todos los asistentes en el lugar! Encima, nos falta personal. 🤦

Como organizador de eventos, estos contratiempos deben formar parte de tu rutina.

Como es lógico, entre la planificación y la ejecución del evento, estar al tanto de todo tiende a resultar abrumador.

¿Y si le dijéramos que hay una forma más fácil de asegurarse de que todo va sobre ruedas y sin sorpresas? Un software de gestión de proyectos para eventos hace todo el trabajo pesado por ti. 🏋️

Tanto si se trata de gestionar los horarios de los eventos, como de coordinarse con múltiples equipos y proveedores, o de gestionar presupuestos y todo lo demás.

Tanto si es un empleado que planifica un evento como parte de su trabajo como si es un gestor de eventos, le ayudaremos a entender qué debe buscar en un software de gestión de eventos software de gestión de eventos las opciones disponibles y, lo que es más importante, las mejores software de planificación de eventos que se adapte a sus necesidades.

¿Qué es un software de organización de eventos?

Un software de gestión de eventos permite a los organizadores de eventos planificar, ejecutar y gestionar todos los eventos en un solo lugar. Pueden ir desde conferencias, ferias comerciales, fiestas, eventos deportivos y mucho más.

Usted encontrará la mayoría de software de gestión de eventos se dividen en dos categorías:

1. Plataforma integral de gestión de proyectos para equipos de planificación de eventos
2. Una plataforma que gestiona elementos individuales de la lista de comprobación de la planificación (por ejemplo, inscripción, organización del evento, presupuesto y análisis posterior al evento)

El software que elija dependerá de sus necesidades. Especialmente después de la pandemia, la tecnología se ha adaptado a los distintos eventos. Por ejemplo, algunos programas son mejores para organizar eventos virtuales, mientras que otros tienen una gama más amplia de funciones para eventos físicos e híbridos.

Planifica y organiza eventos inolvidables con la mejor herramienta de gestión de eventos

Digamos que para su conferencia de varios días sobre "El futuro del comercio minorista en 2024" se celebran varios eventos simultáneamente, físicos y en línea. En este caso, lo mejor es contar con un sistema integral de gestión de eventos.

Aquí hay algunas características que debe evaluar para la planificación de eventos sin problemas en una plataforma de gestión de eventos. 🧐

¿Qué buscar en un software de planificación de eventos?

Entonces, ¿qué buscar en una herramienta de gestión de eventos? Vamos a simplificar sus opciones.

• Características: ¿Dispone la herramienta de las funciones que necesita para planificar, promocionar y ejecutar sus eventos?
  • Venta de entradas y registro de eventos personalizados con lista de espera, registro de grupos y entradas anticipadas
  • Procesamiento de pagos integrado para que los asistentes puedan comprar entradas en línea a través de su sitio web
  • Acceso móvil para planificadores de eventos y equipos en movimiento
  • Seguimiento automatizado de gastos para que pueda controlar su presupuesto
• Reputación: Pregunta a tus amigos organizadores de eventos por sus herramientas y comprueba las reseñas en Google, la tienda de aplicaciones y sitios de terceros.
• Seguridad: Es fundamental mantener la privacidad de los datos de los asistentes. Busca herramientas que cumplan con la normativa de tu país, como GDPR.
• Robustez: ¿El software de gestión para organizadores de eventos es estable incluso con un uso intensivo?
• Características personalizables: Cada evento es único, así que asegúrate de que tu eventoherramienta de planificación se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, ¿ofrece la herramienta una vista de calendario para los próximos plazos o diferentes vistas para ver las próximas tareas?
• **Soporte y actualizacionesherramienta de gestión de proyectos debe ofrecer un servicio de atención al cliente fiable y actualizarse con regularidad.
• Colaboración: La herramienta debe poder integrarse con otros sistemas que pueda utilizar para el evento. Por ejemplo, si el proveedor actualiza el presupuesto en otra herramienta, debería reflejarse en tu herramienta. O si el ponente actualiza notas en Google Docs, debe haber una integración con Google Apps para que los cambios estén siempre sincronizados.
• Plantillas: ¿Proporciona el software de planificación de eventos puntos de partida para varios eventos conplantillas en lugar de tener que crearlo todo desde cero?

10 mejores software de gestión de eventos para usar en 2024

1. ClickUp

Planifique y gestione múltiples eventos con estados personalizados detallados y una vista de pájaro de todo su progreso Herramienta gratuita de gestión de proyectos de ClickUp se adapta a eventos de cualquier tamaño y le permite gestionar toda la planificación del evento, desde la ideación hasta el día de la ejecución.

La plataforma de ClickUp es independiente del evento, lo que significa que puede personalizar la potencia de la plataforma para un evento de cualquier tamaño. Tanto si se trata de una cena sorpresa para un ser querido como de una boda con miles de asistentes, la plataforma se adapta a sus preferencias.

Puede crear planes detallados para cada etapa del evento, organizar los detalles clave en un solo lugar y realizar un seguimiento de los objetivos para que el evento sea un éxito con Plantilla de plan estratégico para eventos de ClickUp .

Las mejores características de ClickUp

• Añada estados personalizados (como abierto, en curso y finalizado), categorice y añada atributos (presupuesto, presupuesto restante, presupuesto gastado y estado de pago) y visualice toda la información en un único lugar
• Tanto si estás organizando un evento de trabajo, una conferencia de negocios o una boda,plantillas de distribución de asientos te permiten planificar y diseñar un plano de asientos para evitar aglomeraciones
• Si va a celebrar una conferencia importante, la planificación incluirá la reserva de hoteles y el alquiler de coches, la planificación de vuelos y horarios de viaje, y el transporte y alojamiento, al tiempo que se asegura de que todo esto se ajusta a su presupuesto. Plantillas de itinerarios documentan los detalles de su evento y son plantillas listas para usar que se pueden utilizar para todo tipo de eventos
• Uno de los asistentes con IA para planificadores de eventos,ClickUp AI resuelve incluso las partes más complicadas del proceso de planificación de eventos, como la redacción de planes de eventos, la creación de contenidos y el brainstorming de ideas para eventos corporativos
• Más de 100automatizaciones agilice sus flujos de trabajo de planificación de eventos y automatice las tareas repetitivas para que pueda centrarse en los aspectos críticos del proceso de planificación

• Cree objetivos rastreables, monitorícelos, mida los objetivos y automatice el seguimiento del progreso conObjetivos de ClickUp

  Limitaciones de ClickUp

• Curva de aprendizaje inicial
• ClickUp AI sólo está disponible para usuarios de pago

Precios de ClickUp

• **Gratis para siempre
• Ilimitado: 7 $/mes por usuario
• Empresas: 12 $/mes por usuario
• Empresa: Precios personalizados

ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $/miembro del espacio de trabajo/mes

Valoraciones y reseñas de ClickUp

• G2: 4.7/5 (8900+ opiniones)
• Capterra: 4.7/5 (3800+ opiniones)

2. Asana

A través de Asana Ya sea en una gran organización o en un pequeño equipo de planificación de eventos, la herramienta de gestión de proyectos de Asana te permite realizar un seguimiento de todos los detalles relacionados con tu evento en un solo lugar. 🗓️

Asana permite a los usuarios aportar ideas para el evento, asignar tareas a las partes interesadas, como los coordinadores del lugar de celebración, los coordinadores del programa, los coordinadores de marketing y el equipo de merchandising, personalizar plantillas de gestión de proyectos y realizar un seguimiento de los hitos del evento.

Las mejores características de Asana

• Organiza tu trabajo en tableros Kanban para reuniones con proveedores, visualiza tareas en un formato de lista de tareas pendientes vertical y visualiza líneas de tiempo en formatos de diagramas de Gantt
• Diferentes grupos pueden trabajar juntos enproyectos y tareas usando Asana Workspaces
• Añade campos personalizados para especificar la etapa, la prioridad y el coste relacionados con el flujo de trabajo del evento

Limitaciones de Asana

• Es un esfuerzo vincular tareas jerárquicas, proyectos y sus dependencias
• Asana, carece de hojas de cálculo incrustadas, lo que significa que no se pueden ver o modificar directamente desde Asana

Precios de Asana

• Básico: Gratis para siempre
• Premium: 10,99 $ por usuario y mes
• Empresas: 24,99 $ por usuario y mes

Valoraciones y reseñas de Asana

• G2: 4.3/5 (9400+ opiniones)
• Capterra: 4.5/5 (12.100+ opiniones)

3. Lunes.com

vía Lunes.com Los organizadores de eventos utilizan Monday para planificar conferencias a gran escala y eventos en línea e híbridos, junto con otros tipos de eventos como fiestas infantiles y eventos privados.

El software se centra en flujos de trabajo centralizados para el registro de eventos, la colaboración entre equipos, la gestión del marketing de eventos y el seguimiento en tiempo real a medida que se desarrolla el evento. 💫

Las mejores características de Monday.com:

• Plantillas de plazos de proyectos permiten a los equipos de eventos incluir detalles específicos de las tareas, como el número de recursos disponibles para un evento, junto con los plazos estimados para cada tarea
• Recopile datos de eventos para obtener información sobre los plazos, la carga de trabajo y el estado de progreso y visualícelos en cuadros de mando
• Los tableros de alto nivel muestran todos los eventos en una plataforma centralizada, que puede dividirse a su vez en grupos como categorías de eventos

Limitaciones de Monday.com

• Los usuarios gratuitos no pueden acceder a los cuadros de mando
• La integración con el calendario podría ser mejor para permitir la previsión

Precios de Monday.com

• Gratis: Gratis para siempre
• Básico: 8 $ por asiento al mes
• Estándar: 10$ por asiento al mes
• Pro: 19 $ por puesto al mes
• Empresa: Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Monday.com

• G2: 4.7/5 (8600+ opiniones)
• Capterra: 4.6/5 (4200+ reseñas)

4. Trello

A través de Trello Trello es una herramienta más sencilla que otros programas de gestión de proyectos para eventos.

Originalmente una herramienta de colaboración en equipo, muchos equipos utilizan Trello para tareas de planificación de eventos y gestión de proyectos de eventos .

Por ejemplo, si estás planeando una fiesta de cumpleaños infantil, los tableros de Trello ayudan a gestionar los flujos de trabajo, compartir ideas, establecer plazos, asignar proyectos y supervisar el progreso. Lo convierte en una experiencia divertida.

Las mejores características de Trello

• El espacio de trabajo de Trello tiene tarjetas de tareas donde puedes añadir adjuntos, documentos, imágenes y otros datos para colaborar con otros equipos y proveedores externos
• La automatización sin código de los flujos de trabajo facilita su uso incluso a personas sin conocimientos técnicos
• El mayordomo de Trello permite crear comandos para automatizar tareas de gestión de eventos como la gestión de plazos

Limitaciones de Trello

• Trello no ofrece chat en tiempo real
• Teniendo en cuenta que carece de funciones como el correo electrónico incrustado, la posibilidad de asignar comentarios y la asistencia 24/7, no es adecuado para eventos a gran escala

Precios de Trello

• **Gratuito
• Estándar: 5$ por usuario y mes
• Premium: 10 $ por usuario y mes
• Empresa: 17,50 $ por usuario y mes

Valoraciones y reseñas de Trello

• G2: 4.4/5 (13390+ opiniones)
• Capterra: 4.6/5 (22800+ opiniones)

5. Basecamp

vía Basecamp Supongamos que estás planificando una conferencia virtual con cumbres de varios días. Te ayudaría disponer de una herramienta de gestión de proyectos como Basecamp para recopilar datos como los índices de participación de los asistentes, el número de inscripciones y los índices de asistencia.

Basecamp gestión de tareas permite la colaboración de varios equipos, como planificadores, responsables de marketing, ejecutivos y proveedores.

La integración del diagrama de Gantt de Basecamp lo convierte en un excelente software de planificación de eventos. Los usuarios pueden arrastrar y soltar aquí sus tareas pendientes, y los directores pueden ver en qué está trabajando cada miembro del equipo.

En esta fase, puedes evaluar si necesitarás más personal a medida que se acerque el evento.

Las mejores características de Basecamp

• Panel de control de una sola página para todos los proyectos, tareas y calendario
• Chat de grupo en tiempo real integrado para la comunicación con diferentes equipos
• Espacio de trabajo organizado para almacenar documentos y archivos

Limitaciones de Basecamp

• No hay planes gratuitos a menos que seas estudiante
• Basecamp no tiene grabación de vídeo in-app

Precios de Basecamp

• Personal: 15 $ al mes
• Empresas: 299 $ al mes

Valoraciones y reseñas de Basecamp

• G2: 4.1/5 (5200+ opiniones)
• Capterra: 4.6/5 (14200+ opiniones)

6. Wrike

vía Wrike Si tiene previsto organizar eventos en línea, como seminarios web, a menor escala, le recomendamos el software de gestión de proyectos de Wrike.

Dispone de plantillas de planificación de eventos para gestionar las fechas de entrega, organizar calendarios compartidos, seguir el progreso en tableros visuales y controlar el presupuesto.

Las mejores características de Wrike

• Plantillas pre-construidas agilizar la planificación de eventos recurrentes
• Tableros Kanban con paneles personalizados, diagramas de Gantt interactivos, y vistas dinámicas de calendario
• Flujos de trabajo personalizados para supervisar el progreso en tiempo real

Limitaciones de Wrike

• Curva de aprendizaje para los nuevos usuarios
• La vista del diagrama de Gantt sólo está disponible para usuarios de pago

Precios de Wrike

• **Gratuito
• **Equipo 9,80 $ por usuario y mes
• Empresa: 24,80 $ por usuario y mes
• Empresa: Precio personalizado
• Pinnacle: Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Wrike

• G2: 4.2/5 (3400+ opiniones)
• Capterra: 4.3/5 (2400+ opiniones)

7. Notion

vía Noción Si quieres organizar una fiesta de cumpleaños sorpresa para tu pareja, la plataforma de gestión de proyectos de Notion puede ayudarte a mantenerte organizado. Puedes crear esquemas de proyecto con plantillas incorporadas, registrar notas y centralizar costes y actividades en un único centro.

Notion mejores características

• Notion AI es un compañero de redacción creativa para aportar ideas y crear contenidos para eventos
• Plantillas personalizables para organizar el proceso de planificación

Limitaciones de Notion

• Algunos usuarios dicen que carece de una herramienta de informes integrada

Precios de Notion

• **Gratuito
• **Más 8 $ por usuario y mes
• Empresas: 15 $ por usuario al mes
• Empresa: Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Notion

• G2: 4.7/5 (4800+ opiniones)
• Capterra: 4.7/5 (1800+ reseñas)

8. Cvent

A través de Cvent Si está organizando una feria comercial, la tecnología de eventos de Cvent le permite crear una experiencia memorable para sus asistentes.

La plataforma de gestión de eventos reduce las tareas administrativas previas al evento para que pueda captar, cualificar y hacer un seguimiento de los clientes potenciales.

Las mejores características de Cvent

• Simplifica el proceso de búsqueda de sedes de eventos con la gestión de sedes
• La gestión de expositores agiliza las tareas y comunicaciones de los expositores para reducir las idas y venidas en la coordinación
• La plataforma de webinars permite crear atractivos webinars para eventos virtuales

Limitaciones de Cvent

• La plataforma es cara en comparación con otras herramientas de esta lista
• Las funciones pueden resultar abrumadoras para los usuarios principiantes o sin conocimientos de tecnología

Precios de Cvent

• Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Cvent

• G2: 4.3/5 (1700+ opiniones)
• Capterra: 4.4/5 (900+ opiniones)

9. Whova

vía Whova En lugar de utilizar diferentes programas informáticos para gestionar la venta de entradas, la comunicación con los asistentes y la logística, el software de planificación de eventos Whova es una solución integral para los organizadores de eventos.

La plataforma de eventos híbrida unificada de Whova y software de gestión de locales tienen cabinas digitales para eventos como ferias profesionales, exposiciones y ferias comerciales.

Whova mejores características

• Cree folletos de ventilación listos para móviles con la marca de su empresa
• Envía notificaciones push con anuncios específicos
• Gestiona las entradas de los asistentes y del evento desde la misma plataforma

Limitaciones de Whova

• Integración limitada con plataformas de terceros

Precios de Whova

• Precios personalizados

Valoraciones y reseñas de Whova

• G2: 4.8/5 (1200+ opiniones)
• Capterra: 4.8/5 (1700+ reseñas)

10. Scoro

vía Scoro Crear presupuestos de proyectos , asignar trabajo facturable y no facturable, y gestionar reuniones, tareas y facturas en las herramientas de gestión de eventos de Scoro.

El Planificador de Scoro le ofrece una visión general de las cargas de trabajo individuales, las franjas horarias disponibles, los posibles excesos de reservas y los plazos.

Realice un seguimiento de las horas facturables y reales trabajadas en cada proyecto o cliente y transfiéralas a facturas con tarifas personalizadas en varias divisas. También puede enviar automáticamente recordatorios de facturas atrasadas para saldos impagados y agilizar la gestión de pagos.

Scoro mejores características

• Amplias funciones de elaboración de informes para analizar y medir el rendimiento del evento
• Cree propuestas y estime los costes de entrega con plantillas predefinidas
• La planificación de recursos garantiza que las tareas se asignen en función de la capacidad de los planificadores de eventos

Limitaciones de Scoro

• No hay plan gratuito
• Algunos usuarios informan de la falta de respuesta del servicio de atención al cliente

Precios de Scoro

• Esencial: 26 $ por usuario y mes
• Estándar: 37 $ por usuario al mes
• Pro: 63 $ por usuario y mes
• Último: Precio personalizado

Scoro opiniones y valoraciones

• G2: 4.5/5 (380+ opiniones)
• Capterra: 3.7/5 (1700+ opiniones)

Planifique su evento con un software complejo y personalizable

Con una herramienta de gestión de proyectos de eventos, puede estar seguro de que sus eventos son memorables para los asistentes y todo sale según lo planeado. 🎭

Las funciones principales, como las plantillas de planificación de eventos, ClickUp AI, las integraciones, los objetivos y la gestión de tareas del proyecto, te permiten poner en marcha eventos de éxito que tus asistentes recordarán durante mucho tiempo. 🏆

Si estás en camino de organizar tu próximo evento, prueba ClickUp gratis .