¡Oh, no, no hay suficiente comida para los invitados! Han llegado más invitados de los que habían confirmado su asistencia. ¡Ahora no hay suficiente espacio para todos los asistentes en el recinto! Además, nos falta personal. ?
Como organizador de eventos, estos contratiempos deben formar parte de tu rutina.
Es comprensible que, entre la planificación y la ejecución del evento, estar al tanto de todo tiende a resultar abrumador.
¿Y si te dijéramos que hay una forma más fácil de garantizar que todo salga bien y sin sorpresas? Un software de gestión de proyectos para eventos se encarga de todo el trabajo pesado por ti. ?️
Ya sea gestionando calendarios de eventos, coordinando con múltiples equipos y proveedores, o gestionando presupuestos y todo lo demás.
Tanto si eres un empleado que planifica eventos como parte de su trabajo como si eres un gestor de eventos, te ayudaremos a comprender qué debes buscar en un software de gestión de eventos, las opciones disponibles y, lo que es más importante, el mejor software de planificación de eventos que se adapte a tus necesidades.
¿Qué es un software de gestión de eventos?
Un software de gestión de proyectos de eventos permite a los organizadores planificar, ejecutar y gestionar todos los eventos en un solo lugar. Estos pueden ser conferencias, ferias comerciales, fiestas, eventos deportivos y mucho más.
Verás que la mayoría de los programas para gestionar eventos se dividen en dos categorías:
- Plataforma integral de gestión de proyectos para equipos de planificación de eventos.
- Una plataforma que gestiona los elementos individuales de la lista de control de la planificación (por ejemplo, el registro, la organización del evento, el presupuesto y el análisis posterior al evento).
El software que elijas dependerá de tus necesidades. Especialmente después de la pandemia, la tecnología se ha personalizado para diferentes eventos. Por ejemplo, algunos programas son mejores para organizar eventos virtuales, mientras que otros tienen un intervalo más amplio de funciones para eventos físicos e híbridos.
Supongamos que tienes una conferencia de varios días sobre «El futuro del comercio minorista en 2024» y que se celebran varios eventos simultáneamente, tanto físicos como online. En este caso, lo mejor es utilizar un sistema de gestión de eventos integral.
Estas son algunas de las funciones que debes evaluar para una planificación fluida de eventos en una plataforma de gestión de eventos. ?
¿Qué hay que buscar en un software de planificación de eventos?
Entonces, ¿qué hay que buscar en una herramienta de gestión de eventos? Simplifiquemos tus opciones.
- Funciones: ¿Tiene la herramienta las funciones que necesitas para planificar, promocionar y ejecutar tus eventos? Venta de entradas y registro personalizados para eventos con lista de espera, registro de grupos y entradas anticipadas. Procesamiento de pagos integrado para que los asistentes puedan comprar entradas online a través de tu sitio web. Acceso móvil para organizadores de eventos y equipos que están siempre en movimiento. Seguimiento automatizado de gastos para que puedas controlar tu presupuesto.
- Venta de entradas y registro personalizados para eventos con lista de espera, registro de grupos y entradas anticipadas.
- Procesamiento de pagos integrado para que los asistentes puedan comprar entradas online a través de tu sitio web.
- Acceso móvil para organizadores de eventos y equipos que están siempre en movimiento.
- Seguimiento automatizado de gastos para que puedas controlar tu presupuesto.
- Reputación: Pregunta a tus amigos organizadores de eventos sobre las herramientas que utilizan y consulta las reseñas en Google, la tienda de aplicaciones y sitios web de terceros.
- Seguridad: es fundamental mantener la privacidad de los datos de los asistentes. Busque herramientas que cumplan con la normativa de su país, como el RGPD.
- Robustez: ¿El software de gestión para organizadores de eventos es estable incluso con un uso intensivo?
- Funciones personalizables: cada evento es único, así que asegúrate de que tu herramienta de planificación de eventos se adapta a tus necesidades. Por ejemplo, ¿la herramienta ofrece una vista de calendario con los próximos plazos o diferentes vistas para ver las próximas tareas?
- Soporte y actualizaciones: tu herramienta de gestión de proyectos debe ofrecer un soporte al cliente fiable y actualizarse periódicamente.
- Colaboración: la herramienta debe poder integrarse con otros sistemas que puedas utilizar para el evento. Por ejemplo, si el proveedor actualiza el presupuesto en otra herramienta, esto debe reflejarse en tu herramienta. O si el ponente actualiza las notas en Documentos de Google, debe haber una integración con Google Apps para que los cambios estén siempre sincronizados.
- Plantillas: ¿El software de planificación de eventos proporciona puntos de partida para diversos eventos con plantillas, en lugar de tener que crear todo desde cero?
- Venta de entradas y registro personalizados para eventos con lista de espera, registro de grupos y entradas anticipadas.
- Procesamiento de pagos integrado para que los asistentes puedan comprar entradas online a través de tu sitio web.
- Acceso móvil para organizadores de eventos y equipos que están siempre en movimiento.
- Seguimiento automatizado de gastos para que puedas controlar tu presupuesto.
Los 10 mejores programas de gestión de eventos que puedes usar
1. ClickUp
La herramienta gratuita de gestión de proyectos de ClickUp se adapta a eventos de cualquier tamaño y te permite gestionar toda la planificación de tu evento, desde la concepción hasta el día de la ejecución.
La plataforma de ClickUp es independiente del tipo de evento, lo que significa que puedes personalizar la potencia de la plataforma para un evento de cualquier tamaño. Ya sea una cena sorpresa para tu pareja o una boda con mil invitados, la plataforma se adapta a tus preferencias.
Puedes crear planes detallados para cada fase del evento, organizar los detalles clave en un solo lugar y realizar el seguimiento de las metas para que el evento sea un éxito con la plantilla de plan estratégico para eventos de ClickUp.
Las mejores funciones de ClickUp
- Añade estados personalizados (como abierto, en curso y completado), clasifica y añade atributos (presupuesto, presupuesto restante, presupuesto gastado y estado de pago) y visualiza toda la información en un solo lugar.
- Tanto si estás organizando un evento de trabajo, una conferencia de negocios o una boda, las plantillas de distribución de asientos te permiten planificar y diseñar un plano de distribución de asientos en el que todos tengan su sitio para evitar el hacinamiento.
- Si va a organizar una conferencia importante, la planificación incluirá la reserva de hoteles y alquiler de coches, la planificación de vuelos y horarios de viaje, y el transporte y el alojamiento, asegurándose de que todo ello se ajuste a su presupuesto. Las plantillas de itinerario documentan los detalles de su evento y son plantillas listas para usar que se pueden utilizar para cualquier tipo de evento.
- ClickUp AI, uno de los asistentes con tecnología IA para organizadores de eventos, se encarga incluso de las partes más difíciles del proceso de planificación de eventos, como redactar planes de eventos, crear contenido y generar ideas para eventos corporativos.
- Más de 100 automatizaciones optimizan tus flujos de trabajo de planificación de eventos y automatizan las tareas repetitivas para que puedas centrarte en los aspectos críticos del proceso de planificación.
- Crea metas rastreables, supervisa su evolución, mide los objetivos y realiza la automatización del seguimiento del progreso con las metas de ClickUp.
Limitaciones de ClickUp
- Curva de aprendizaje inicial
- ClickUp AI solo está disponible para usuarios de pago.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario.
- Business: 12 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 7 $ al mes por miembro del entorno de trabajo.
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 8900 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3800 opiniones)
Bonificación: ¡Software CRM para eventos!
2. Asana
Ya sea en una gran organización o en un pequeño equipo de planificación de eventos, la herramienta de gestión de proyectos de Asana te permite realizar el seguimiento de todos los detalles relacionados con tu evento en un solo lugar. ?️
Asana permite a los usuarios intercambiar ideas para eventos, asignar tareas a las partes interesadas, como coordinadores de recintos, coordinadores de programas, coordinadores de marketing y el equipo de merchandising, personalizar plantillas de gestión de proyectos y realizar el seguimiento de los hitos de los eventos.
Las mejores funciones de Asana
- Organiza tu trabajo en tableros Kanban para reuniones con proveedores, muestra las tareas en un formato de lista de tareas vertical y visualiza los cronogramas en formatos de diagramas de Gantt.
- Diferentes grupos pueden trabajar juntos en proyectos y tareas utilizando Asana Workspaces.
- Añade campos personalizados para especificar la fase, la prioridad y el coste relacionados con el flujo de trabajo del evento.
Limitaciones de Asana
- Es un esfuerzo por vincular tareas jerárquicas, proyectos y sus dependencias.
- Asana carece de hojas de cálculo integradas, lo que significa que no se pueden ver ni modificar directamente desde Asana.
Precios de Asana
- Básico: Gratis Forever
- Premium: 10,99 $ por usuario al mes.
- Empresas: 24,99 $ por usuario al mes.
Valoraciones y opiniones sobre Asana
- G2: 4,3/5 (más de 9400 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 12 100 opiniones)
3. Monday. com
Los organizadores de eventos utilizan Monday para planificar conferencias a gran escala y eventos online e híbridos, junto con otros tipos de eventos, como fiestas infantiles y eventos privados.
El software se centra en flujos de trabajo centralizados para el registro de eventos, la colaboración entre equipos, la gestión del marketing de eventos y la supervisión en tiempo real a medida que se desarrolla el evento. ?
Las mejores funciones de Monday.com:
- Las plantillas de cronogramas de proyectos permiten a los equipos de eventos incluir detalles específicos de las tareas, como el número de recursos disponibles para un evento, junto con los plazos estimados para cada tarea.
- Recopila datos de los eventos para obtener información sobre cronogramas, carga de trabajo y estado de progreso, y visualízalos en paneles.
- Los tableros de alto nivel muestran todos los eventos en una plataforma centralizada, que se puede dividir en grupos, como categorías de eventos.
Limitaciones de Monday.com
- Los paneles no están disponibles para los usuarios gratuitos.
- La integración del Calendario podría mejorarse para permitir la previsión.
Precios de Monday.com
- Gratis: Free Forever
- Básico: 8 $ por asiento al mes.
- Estándar: 10 $ por asiento al mes.
- Pro: 19 $ por asiento al mes.
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Monday.com
- G2: 4,7/5 (más de 8600 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4200 opiniones)
4. Trello
Trello es una herramienta más sencilla que otros programas de gestión de proyectos para eventos.
Aunque en un principio era una herramienta de colaboración en equipo, muchos equipos utilizan Trello para tareas de planificación de eventos y gestión de proyectos de eventos.
Por ejemplo, si estás planeando una fiesta de cumpleaños para niños, los tableros de Trello te ayudan a gestionar los flujos de trabajo, compartir ideas, establecer plazos, asignar proyectos y supervisar el progreso. Lo convierte en una experiencia divertida.
Las mejores funciones de Trello
- El entorno de trabajo de Trello cuenta con tarjetas de tareas en las que puedes añadir adjuntos, documentos, imágenes y otros datos para colaborar con otros equipos y proveedores externos.
- La automatización sin código de los flujos de trabajo lo hace fácil de usar incluso para personas sin conocimientos técnicos.
- Butler de Trello te permite crear comandos para automatizar tareas de gestión de eventos, como la gestión de plazos.
Limitaciones de Trello
- Trello no ofrece la posibilidad de chatear en tiempo real.
- Teniendo en cuenta que carece de funciones como correo electrónico integrado, la posibilidad de asignar comentarios y asistencia 24/7, no es adecuado para eventos a gran escala.
Precios de Trello
- Free
- Estándar: 5 $ por usuario al mes.
- Premium: 10 $ por usuario al mes.
- Enterprise: 17,50 $ por usuario al mes.
Valoraciones y opiniones sobre Trello
- G2: 4,4/5 (más de 13 390 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 22 800 opiniones)
5. Basecamp
Supongamos que estás planificando una conferencia virtual con cumbres de varios días. Te sería útil contar con una herramienta de gestión de proyectos como Basecamp para recopilar datos como las tasas de participación de los asistentes, los números de inscripción y las tasas de asistencia.
El software de gestión de tareas de Basecamp permite la colaboración entre múltiples equipos, como organizadores de eventos, especialistas en marketing de eventos, ejecutivos de alto nivel y proveedores.
La integración del diagrama de Gantt de Basecamp lo convierte en un excelente software de planificación de eventos. Los usuarios pueden simplemente arrastrar y soltar sus tareas pendientes aquí, y los gerentes pueden ver en qué está trabajando cada miembro del equipo.
En esta fase, puedes evaluar si necesitarás más personal a medida que se acerque la fecha del evento.
Las mejores funciones de Basecamp
- Panel de control de una sola página para todos los proyectos, tareas y calendarios.
- Chat grupal en tiempo real integrado para chatear con diferentes equipos.
- Entorno de trabajo organizado para almacenar documentos y archivos.
Limitaciones de Basecamp
- No hay planes gratuitos, a menos que seas estudiante.
- Basecamp no tiene grabación de vídeo en la aplicación.
Precios de Basecamp
- Personal: 15 $ al mes
- Empresa: 299 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Basecamp
- G2: 4,1/5 (más de 5200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 14 200 opiniones)
6. Wrike
Si estás planificando organizar eventos online, como seminarios web, a menor escala, te recomendamos el software de gestión de proyectos Wrike.
Cuenta con plantillas de planificación de eventos para gestionar fechas límite, organizar calendarios compartidos, realizar el seguimiento del progreso en tableros visuales y supervisar el presupuesto.
Las mejores funciones de Wrike
- Las plantillas predefinidas agilizan la planificación de eventos recurrentes.
- Tableros Kanban con paneles personalizados, diagramas de Gantt interactivos y vistas de calendario dinámicas.
- Flujos de trabajo personalizados para supervisar el progreso en tiempo real.
Limitaciones de Wrike
- Curva de aprendizaje para usuarios novatos
- La vista Gantt solo está disponible para usuarios de pago.
Precios de Wrike
- Free
- Equipo: 9,80 $ por usuario al mes.
- Empresa: 24,80 $ por usuario al mes.
- Enterprise: Precios personalizados
- Pinnacle: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Wrike
- G2: 4,2/5 (más de 3400 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 2400 opiniones)
7. Notion
Si quieres organizar una fiesta sorpresa de cumpleaños para tu pareja, la plataforma de gestión de proyectos Notion te ayudará a mantenerte organizado. Puedes crear esquemas de proyectos con plantillas integradas, tomar notas y centralizar los costes y las actividades en un único hub.
Las mejores funciones de Notion
- Notion IA es un socio creativo para escribir, intercambiar ideas y crear contenido para eventos.
- Plantillas personalizables para organizar tu proceso de planificación.
Limitaciones de Notion
- Algunos usuarios dicen que carece de una herramienta de elaboración de informes integrada.
Precios de Notion
- Free
- Plus: 8 $ por usuario al mes.
- Empresas: 15 $ por usuario al mes.
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 4800 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 1800 opiniones)
8. Cvent
Si estás organizando un evento comercial, la tecnología para eventos de Cvent te permite crear una experiencia memorable para tus asistentes.
La plataforma de gestión de eventos reduce las tareas administrativas previas al evento para que puedas captar, calificar y hacer un seguimiento de los clientes potenciales.
Las mejores funciones de Cvent
- Simplifica el proceso de búsqueda de lugares para eventos con la gestión de lugares.
- La gestión de expositores agiliza las tareas y las comunicaciones de los expositores para reducir la coordinación de ida y vuelta.
- La plataforma de seminarios web te permite crear seminarios web atractivos para eventos virtuales.
Limitaciones de Cvent
- La plataforma es cara en comparación con otras herramientas de esta lista.
- Las funciones pueden resultar abrumadoras para los usuarios sin conocimientos técnicos y los que lo utilizan por primera vez.
Precios de Cvent
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Cvent
- G2: 4,3/5 (más de 1700 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 900 opiniones)
9. Whova
En lugar de utilizar diferentes programas para gestionar la venta de entradas, la comunicación con los asistentes y la logística, el software de planificación de eventos Whova ofrece una solución integral para los organizadores de eventos.
La plataforma híbrida unificada para eventos y el software de gestión de recintos de Whova cuentan con stands digitales para eventos como ferias de empleo, exposiciones y ferias comerciales.
Las mejores funciones de Whova
- Crea folletos de eventos listos para dispositivos móviles con la marca de tu empresa.
- Envía notificaciones push con anuncios específicos.
- Gestiona las entradas de los asistentes y los eventos desde la misma plataforma.
Limitaciones de Whova
- Integraciones limitadas con plataformas de terceros.
Precios de Whova
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Whova
- G2: 4,8/5 (más de 1200 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 1700 opiniones)
10. Scoro
Crea presupuestos para proyectos, asigna trabajos facturables y no facturables, y gestiona reuniones, tareas y facturas con las herramientas de gestión de eventos de Scoro.
El planificador de Scoro te ofrece una panorámica de las cargas de trabajo individuales, las franjas horarias disponibles, los posibles excesos de reservas y los plazos.
Realice un seguimiento de las horas facturables y reales trabajadas en cada proyecto o cliente y transfiéralas a facturas con tarifas personalizadas en múltiples monedas. También puede enviar automáticamente recordatorios de facturas vencidas para saldos pendientes de pago y optimizar la gestión de pagos.
Las mejores funciones de Scoro
- Amplias funciones de elaboración de informes para analizar y medir el rendimiento del evento.
- Crea propuestas y calcula los costes de envío con plantillas prediseñadas.
- La planificación de recursos garantiza que las tareas se asignen en función de la capacidad de los organizadores de eventos.
Limitaciones de Scoro
- Sin plan Free.
- Algunos usuarios señalan la falta de capacidad de respuesta del soporte al cliente.
Precios de Scoro
- Essential: 26 $ al mes por usuario.
- Estándar: 37 $ por usuario al mes.
- Pro: 63 $ por usuario al mes.
- Ultimate: Precio personalizado
Valoraciones y reseñas de Scoro
- G2: 4,5/5 (más de 380 opiniones)
- Capterra: 3,7/5 (más de 1700 opiniones)
Empieza a planificar con un software para eventos complejo y personalizable.
Con una herramienta de gestión de proyectos de eventos, puedes estar seguro de que tus eventos serán memorables para los asistentes y de que todo saldrá según el plan. ?
Las funciones principales, como las plantillas de planificación de eventos, ClickUp AI, integraciones, metas y gestión de proyectos, te permiten organizar eventos exitosos que tus asistentes recordarán durante mucho tiempo. ?
Si estás organizando tu próximo evento, prueba ClickUp gratis.