Organizar un evento es una de las mejores formas de conectar con nuevos clientes potenciales y clientes actuales. Te ayuda a ti (o a tu cliente del evento, si eres un organizador de eventos profesional) a generar credibilidad y confianza, establecer relaciones con los clientes y -tarde o temprano- realizar más ventas. 💰
Sin embargo, el marketing de eventos requiere mucho tiempo y esfuerzo. Hay datos que gestionar, logística que organizar y, por supuesto, la importantísima interacción con los clientes antes, durante y después del evento.
Para asegurarse de que sus clientes disfrutan de la mejor experiencia -y de que usted optimiza las oportunidades que ofrece el evento-, necesitará una gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para el marketing y la planificación de eventos.
Descubramos cómo software de gestión de eventos le ofrece compatibilidad durante el proceso de planificación. También le sugeriremos algunas de las mejores opciones de software de gestión de eventos disponibles en la actualidad, porque tanto si está organizando un conferencia virtual o un evento presencial, o un evento híbrido con elementos virtuales y presenciales, la automatización del marketing es su mejor aliada. 🪄
Cómo utilizar un CRM para la gestión de eventos
Un sistema CRM básico hace justo lo que pone en la caja. Una plataforma CRM gestiona tus relaciones con los clientes haciendo un seguimiento de su información de contacto, sus requisitos y cualquier interacción que hayas tenido con ellos. 🙋♀️
Una plataforma CRM para organizadores de eventos lleva esto al siguiente nivel. Por supuesto, mantiene un seguimiento de la información de tus clientes, pero también te permite hacer mucho más. Por ejemplo:
- Aproveche las herramientas de gestión de eventos comoplantillas de planificación de eventos para asegurarte de que has pensado en todo, desde la inscripción al evento hasta las comunicaciones de seguimiento
- Gestione sus proveedores de servicios para saber exactamente quién es responsable de cada cosa
- Utiliza las herramientas de comunicación integradas para realizar campañas de marketing por correo electrónico personalizadas y conseguir la participación de los asistentes desde el principio
- Supervise las inscripciones al evento para que el organizador o el equipo de marketing puedan ajustar la campaña en caso necesario
- Rótulo de VIP, clientes nuevos o fieles y otros participantes clave para que sepa cómo tratarlos
- Realice un seguimiento de cuándo se registran los asistentes al evento, utilizando una aplicación móvil que actualiza toda la información en tiempo real
- Haga un seguimiento después del evento directamente desde su software CRM para aprovechar su intento correcto
Gestión de datos de clientes, tareas personales y comunicación en ClickUp desde cualquier dispositivo
Esencialmente, las mejores plataformas de gestión de eventos le brindan compatibilidad durante todo el proceso gestión de proyectos de eventos proceso.
Ventajas de las herramientas de gestión de eventos CRM
Una excelente plataforma de gestión de eventos simplifica tanto la gestión de clientes como el plan del evento. Ahorra tiempo y esfuerzo a los organizadores de eventos de muchas maneras.
Por ejemplo:
- Puedes segmentar a tus clientes para saber exactamente quién es tu público cuando planifiques campañas de marketing por correo electrónico y redes sociales
- Con todos los datos de los proveedores en un solo lugar, la búsqueda de los mejores proveedores es fácil
- Prácticos formatos predefinidos comoplantillas de itinerarios yplantillas de agenda de conferencias le ofrecen una estructura personalizable para la secuencia de eventos
- Realiza un seguimiento de quién asiste y quién no, simplificando la gestión de los asistentes ese mismo día
- Una plataforma de eventos agiliza el flujo de trabajo durante todo el ciclo de vida del evento al conectarse con otros elementos de su pila tecnológica, como su sistema de gestión de tareas
- Proporciona estadísticas posteriores al evento, como la venta de entradas en comparación con la asistencia, y ofrece la función de encuesta para recabar opiniones y poder mejorar el proceso la próxima vez
- Con toda la información de sus clientes en un solo lugar, su equipo de ventas dispondrá de toda la información que necesita para realizar con éxito el seguimiento posterior al evento 📞
10 mejores CRM para planificadores de eventos y gestión de clientes en 2024
Con todo lo que una herramienta de CRM para la planificación de eventos puede hacer por usted, puede ser complicado averiguar exactamente qué plataforma funcionará mejor para sus eventos en persona o en línea. Por suerte, estamos aquí para desglosarlo y que pueda elegir el mejor CRM de gestión de eventos para su empresa.
Recuerde que su meta es ahorrar tiempo y esfuerzo a la vez que se organiza el mejor evento posible para todos los implicados.
Con eso en mente, aquí están nuestras 10 mejores recomendaciones para 2024. 🏆
1. ClickUp 
Cree el formulario de sus sueños y mejore su proceso de admisión con la función Formulario personalizable de ClickUp
ClickUp es una plataforma de trabajo todo en uno que simplifica todos los aspectos de su empresa, incluidas sus soluciones de gestión de las relaciones con los clientes.
En ClickUp herramienta CRM gratis/a es especialmente buena para las pequeñas empresas que no pueden permitirse gastar una fortuna en una solución cara. Con un intervalo de Plantillas CRM para empezar, puede personalizar su vista para que le muestre los datos exactos que busca, en el formato que prefiera.
Luego, cuando esté listo para empezar a planificar su evento, Herramientas de gestión de eventos de ClickUp le ayudan a organizar todos los detalles. Programe cronogramas en un calendario compartible, asigne tareas en el sistema de gestión de tareas y gestione complejas listas de tareas pendientes de un vistazo.
Ahorre aún más tiempo con nuestras otras plantillas. Desde un simple Plantilla breve de eventos ClickUp hasta una completa Plantilla ClickUp para la gestión de eventos nunca más tendrás que empezar desde cero todo el ciclo de vida de tu evento. 📝
Utilice la dinámica Formularios ClickUp para automatizar el registro de asistentes, simplificar la captación de clientes potenciales, obtener la aprobación de los términos y condiciones y enviar esa información directamente a su base de datos. Utilice Formularios para aceptar propuestas de posibles proveedores y poder comparar rápidamente lo que ofrecen. O utilícelos para recoger las opiniones de los asistentes y asegurarse de que su próximo evento sea aún mejor.
Realice un seguimiento de todo en tiempo real en un panel intuitivo y centralizado. Paneles de ClickUp son totalmente personalizables, por lo que puede crearlos para obtener información detallada sobre el progreso y el intento correcto de su evento. 🙌
Las mejores funciones de ClickUp
- Divida las grandes tareas en otras más pequeñas, cada una con su propia fecha de inicio y finalización, y muestre cualquier dependencia relevante
- Controle el acceso de invitados y clientes a determinadas zonas de su entorno de trabajo
- Establezca notificaciones para recordarse a sí mismo y a los demás las tareas más importantes
- Facilite la colaboración y mantenga a todo el mundo al día con listas de control y prioridades de tareas claras para el día del evento
- Chatee con su equipo dentro de ClickUp, manteniendo todas las conversaciones en un solo lugar
- Utilice un dispositivo móvil para acceder al sistema basado en la nube de ClickUp desde cualquier lugar, incluido el lugar del evento
- A través de la integración con Salesforce, proporcione a su equipo de ventas acceso a la información que necesitan para realizar un seguimiento de los clientes potenciales después del evento
Limitaciones de ClickUp
- Hay tantas funciones útiles que puede llevar un tiempo entenderlas todas
- La aplicación móvil aún no está a la altura de la de escritorio, pero el equipo de ClickUp está trabajando en ello
Precios de ClickUp
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Unlimited: $7/mes por usuario
- Business: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4.7/5 (8,700+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (3,700+ opiniones)
2. Cvent
A través de Cvent Cvent es una plataforma dedicada a la gestión de eventos que lo automatiza todo, desde la búsqueda de un lugar y la planificación del cronograma hasta el registro de los asistentes y el seguimiento del retorno de la inversión (ROI). Se puede utilizar para conferencias presenciales a gran escala, pequeños talleres, eventos virtuales como seminarios web y todo lo demás. 🧑🏫
El sistema, centrado en la participación de los asistentes y clientes, le ayuda a crear un sitio web con su marca y a personalizar todo su marketing. También puede gestionar solicitudes y aprobaciones en la plataforma, interactuar con proveedores, hacer un seguimiento de su presupuesto e informar a las partes interesadas.
Las mejores funciones de Cvent
- Planifique y promocione su evento directamente desde la plataforma
- Acceda a una red global de sedes y proveedores
- Colabora con tu equipo desde cualquier lugar a través de la aplicación móvil
- Registre a los asistentes desde la plataforma e imprima insignias cuando las necesite
- Utilice Cvent para varios eventos al mismo tiempo
- Soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, por lo que siempre estará disponible si lo necesita
Límites de Cvent
- Algunos usuarios consideran que la plataforma es bastante cara y preferirían un paquete más barato
- Es un sistema muy complejo y puede resultar un poco abrumador si no se tienen muchos conocimientos técnicos
Precios de Cvent
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de Cvent
- G2: 4,3/5 (más de 1.700 opiniones)
- Capterra: 4.4/5 (900+ opiniones)
3. Pod de planificación
vía Pod de planificación Planning Pod es una herramienta de gestión de relaciones con el cliente para planificadores profesionales de eventos y locales o equipos de gestión de proveedores . Ayuda a crear la página web de un evento y a ajustar listas de control, itinerarios y tareas del proyecto, e incluso incorpora formularios de inscripción en línea.
Este software de gestión de eventos toma gestión de contactos al siguiente nivel, permitiéndole ver a qué eventos asisten sus clientes, cualquier documento asociado a ellos y sus facturas, entre otras cosas. Una vez que un cliente potencial está en el sistema, puedes gestionar su canal de ventas, fijar reuniones y personalizar la comunicación. 📤
Las mejores funciones de Planning Pod
- Agiliza la comunicación gracias a su integración con plataformas de correo electrónico y redes sociales
- Incorpore un formulario web personalizable en su sitio web para captar clientes potenciales
- Utilice el sistema para diseñar su plan de piso y la distribución de asientos
- Acepte pagos en línea a través de la plataforma
Límites de Planning Pod
- A los organizadores de eventos no siempre les resulta fácil encontrar lo que buscan en el sistema
- El componente del sitio web del evento no es muy personalizable, por lo que está limitado en lo que puede hacer
Precios de Planning Pod
- Planificador: $59/mes para usuarios ilimitados (facturado anualmente)
- Business: 89 $/mes para un número ilimitado de usuarios (facturación anual)
- Empresa 50: 129 $/mes para un número ilimitado de usuarios (facturación anual)
- Empresa 75 y superiores: Consultar precios
Valoraciones y reseñas de Planning Pod
- G2: 4,2/5 (17 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 30 opiniones)
4. EventHub
A través de EventHub EventHub funciona a la vez como plataforma de gestión para organizadores de eventos en directo y como mercado para vendedores, expositores y patrocinadores en busca de oportunidades de asociación.
Esta solución de gestión de eventos y relaciones con los clientes ofrece un intervalo de aplicaciones digitales, incluido un sistema de documentación que permite firmas electrónicas, planes de planta en directo que ayudan a diseñar el diseño de su evento y funciones de pago en línea.
Le ofrece una vista central de las operaciones a través de un panel fácil de usar, y todo el sistema es personalizable y escalable, por lo que puede ajustarlo a las necesidades de su empresa.
Mejores funciones de EventHub
- Agrupa tus tareas por fecha o prioridad mediante filtros personalizados
- Encuentra proveedores y expositores, y gestiona toda la comunicación con ellos a través de la plataforma
- Programe actualizaciones por lotes en tiempo real y notificaciones push para que todos los implicados estén siempre al día
- Acceda a la información de su evento desde cualquier lugar, ya que todo el sistema está basado en la nube 🌥️
Limitaciones de EventHub
- Está diseñado principalmente para eventos presenciales y no para eventos virtuales
- Pendientes de la aplicación móvil
Precios de EventHub
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de EventHub
- G2: 4,5/5 (1 opinión)
- Capterra: Aún no hay opiniones
5. EventMobi
A través de EventMobi EventMobi es una plataforma integral de planificación de eventos centrada en potenciar la participación de los asistentes.
Te guía a través de la creación de un sitio web de marketing de eventos e invitaciones por correo electrónico con marca personalizable. Y si su evento es virtual, puede aplicar la misma marca a su espacio virtual para eventos.
Los asistentes pueden inscribirse en línea y, a continuación, usted puede registrarlos a través de la plataforma EventMobi en el evento. Una app móvil personalizada para el evento ayuda a los invitados a orientarse y les mantiene interesados con funciones como juegos y encuestas, recompensándoles por su participación.
La herramienta de gestión de las relaciones con los clientes también les ayuda a relacionarse con otros asistentes, expositores y patrocinadores, e incluso a concertar reuniones en persona o en línea. 🤝
Las mejores funciones de EventMobi
- Gestiona eventos presenciales, virtuales o híbridos desde la plataforma EventMobi
- Crea listas personalizadas de tareas de eventos en función de su ubicación y prioridad
- Realiza un seguimiento de todas tus estadísticas en tiempo real desde un panel central, que también simplifica la elaboración de informes sobre tu ROI
- Utiliza Zapier para crear conexiones de interfaz de programación de aplicaciones (a internet) para integraciones con otras partes de tu pila tecnológica
- Este CRM para organizadores de eventos está disponible en 23 idiomas
Limitaciones de EventMobi
- Algunos usuarios encuentran las opciones de diseño un poco limitadas, por ejemplo, la elección de fuentes y widgets
- Los ajustes avanzados que permiten una mayor personalización pueden tardar en entenderse
Precios de EventMobi
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de EventMobi
- G2: 4.6/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (60+ opiniones)
6. Monday
A través de Monday Monday está diseñado para ayudarte a planificar todo tipo de eventos, desde pequeñas reuniones internas y encuentros de networking hasta grandes conferencias y eventos online. 👪
Utiliza la plataforma para colaborar con tu propio equipo, otros equipos y proveedores durante la fase de planificación y durante el evento. Planifica tus promociones y gestiona tus materiales de marketing, y luego intégralos con las redes sociales para crear expectación en torno al evento.
Registre a sus asistentes mediante formularios personalizables que se integran en su flujo de trabajo. Envíe mensajes de bienvenida, cree y gestione tareas y supervise todo el evento en tiempo real.
Las mejores funciones de Monday
- Es bastante fácil e intuitivo de usar
- Simplifica la gestión de tareas y la colaboración y ayuda a agilizar los flujos de trabajo
- Se actualiza en tiempo real para que siempre sepas exactamente en qué punto del proceso os encontráis tú y tu equipo
- Está basado en la nube y es escalable, por lo que puede ser utilizado por empresas de todos los tamaños
Límites de Monday
- El lunes es un día /ref/ https://clickup.com/blog/best-project-management-tools/ herramienta de gestión de proyectos /%href/ que te ayuda a planificar y coordinar el evento, pero no permite a los organizadores de eventos reservar clientes o cobrar a través del sistema
- Algunos usuarios opinan que el panel de control debería ser más adaptable a sus necesidades
Precios del Monday
- Free Forever: Gratis para hasta dos usuarios
- Básico: $8/mes por usuario (facturado anualmente)
- Estándar: $10/mes por usuario (facturado anualmente)
- Pro: 16 $/mes por usuario (facturación anual)
- Enterprise: Consultar precios
Monday valoraciones y comentarios
- G2: 4,7/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4.100 opiniones)
7. Pegar
A través de Encolado Glue Up es una solución CRM diseñada para gestionar la participación en organizaciones y comunidades sin ánimo de lucro. Ofrece una plataforma digital para ayudarle a comprender a sus miembros y gestionar los procesos de afiliación, además de conectar y establecer relaciones.
Organizar eventos en línea o fuera de línea para miembros o miembros potenciales es sencillo, ya que la plataforma ayuda a agilizar el flujo de trabajo. Puede crear páginas de eventos, ofrecer diferentes niveles de precios para miembros y no miembros, y elegir opciones de pago.
Los asistentes pueden registrarse y pagar en línea, y puedes utilizar el escáner de entradas integrado para registrarlos si el evento es en directo. 📱
Las mejores funciones de Glue Up
- Genera expectación en torno a tu evento y aumenta el número de socios con campañas de correo electrónico que puedes arrastrar y soltar
- Da de alta a nuevos miembros con formularios de solicitud digitales personalizables, que también los añaden directamente a tu base de datos de miembros
- Envía un recordatorio automático por correo electrónico a través del sistema cuando venzan las cuotas de afiliación
- Ajuste y mida los indicadores clave del rendimiento de su evento en el sistema
Limitaciones de Glue Up
- Esta plataforma CRM es bastante compleja, con muchas funciones, lo que significa que hay una curva de aprendizaje
- Para algunos usuarios, Glue Up es un poco caro, sobre todo para pequeñas organizaciones y organizaciones sin ánimo de lucro
Precios de Glue Up
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas de Glue Up
- G2: 4,5/5 (más de 80 opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (110+ opiniones)
8. Stova
A través de Stova Aventri se ha combinado recientemente con Stova, que se describe a sí misma como "el ecosistema tecnológico definitivo para eventos." Este CRM de gestión de eventos es extremadamente flexible y escalable, por lo que puede ser utilizado por todo tipo de empresas, así como por organizadores de eventos individuales.
Gestione sus reuniones de planificación de eventos, las reservas de locales, las ofertas de proveedores y el presupuesto y los gastos, todo desde la plataforma Stova. También tiene acceso a plantillas para ayudarle a construir su sitio web de eventos y puede crear sus propias plantillas de correo electrónico para utilizar una y otra vez.
El proceso de registro de asistentes en línea fluye perfectamente en el proceso de reserva de viajes y hoteles, y puede imprimir insignias, invitaciones y certificados desde el sistema. 📃
Todos los datos del evento están centralizados, lo que facilita la supervisión y (elaboración de) informes personalizados.
Stova mejores funciones
- Colabore con todos sus equipos de planificación a través del sistema Stova
- Aproveche la publicidad y el patrocinio con herramientas de gestión y una app móvil que comparte contenido patrocinado con los asistentes
- Integrarse con otras soluciones de software útiles, como Salesforce o Marketo, utilizando las API incorporadas
Limitaciones de Stova
- El precio está orientado a la gama alta del mercado
- Muchas funciones tienen un coste adicional, y elegir lo que necesita puede ser abrumador
Precios de Stova
- Contacto para precios
Valoraciones y reseñas sobre Stova
- G2: 4,2/5 (más de 160 opiniones)
- Capterra: 4.3/5 (80+ opiniones)
9. Zoho CRM
vía Zoho CRM La solución CRM de Zoho forma parte del amplio ecosistema de Zoho, y también es muy adecuada para planificar eventos. Te permite hacer un seguimiento de varios eventos diferentes, todo en un solo lugar.
Utiliza criterios personalizados para crear una lista de contactos objetivo a partir de tu base de datos existente y envíales correos directamente desde la plataforma. Puedes configurar respuestas automatizadas para que, cuando esos contactos se inscriban para asistir, reciban correos electrónicos de confirmación y seguimiento para mantener la conversación. 📨
Durante el evento, una app de escáner capaz de leer 17 idiomas diferentes recopila datos directamente de las tarjetas de empresa. Los nuevos contactos del evento se añaden automáticamente a la base de datos -con una etiqueta para ese evento- para aumentar su audiencia.
Las mejores funciones de Zoho CRM
- Monitoriza las menciones de los asistentes en las redes sociales para que puedas ver tu alcance y responder a las publicaciones directamente
- Filtra todos tus datos para analizar y elaborar informes sobre la información que necesitas
- Evalúe el intento correcto de su evento midiendo las ventas que provienen de sus nuevos clientes potenciales
Limitaciones de Zoho CRM
- La interfaz de usuario puede parecer complicada cuando empiezas a usarlo
- Algunos usuarios se han quejado de que el equipo de soporte al cliente no es eficaz a la hora de resolver sus problemas
Precios de Zoho CRM
- Estándar: $14/mes por usuario (facturado anualmente)
- Profesional: $23/mes por usuario (facturado anualmente)
- Enterprise: $40/mes por usuario (facturado anualmente)
- Ultimate: 52 $/mes por usuario (facturación anual)
Valoraciones y reseñas de Zoho CRM
- G2: 4.0/5 (2,400+ opiniones) - para Zoho CRM
- Capterra: 4.3/5 (6,300+ opiniones)
10. Bitrix24
A través de Bitrix24 Bitrix24 es un CRM para planificadores y gestores de eventos, y puede utilizarse para eventos en línea o híbridos. Herramientas de gestión de proyectos y calendarios compartidos te ayudan a planificar y organizar tu logística. 🗓️
A continuación, cuando estés listo, puedes conectarte con los contactos existentes en tu base de datos o empezar a recopilar datos sobre posibles nuevos clientes potenciales que quieran asistir a tus eventos. También te permite gestionar a tus proveedores, almacenando información sobre sus servicios y valoraciones.
Las herramientas de marketing facilitan la conexión con tus contactos a través de correo electrónico o llamadas telefónicas. Y la vista del perfil de contacto de 360 grados le ofrece una visión detallada del historial de relaciones con cada cliente, lo que añade profundidad a su compromiso.
Bitrix24 mejores funciones
- Aproveche el ilimitado número de registros permitidos-con múltiples Campos personalizados-en su CRM basado en la nube
- Importe o exporte datos CRM desde o hacia un archivo Excel o CSV según sea necesario
- Utilice la plataforma Bitrix a través de un navegador o como una app en su escritorio o iOS o un dispositivo móvil Android
Limitaciones de Bitrix24
- Hay una curva de aprendizaje empinada para los nuevos usuarios, y puede tomar algún tiempo para sentirse cómodo con el sistema
- La interfaz de usuario es bastante complicada y no es muy intuitiva
Precios de Bitrix24
- Básico: $49/mes para un equipo de hasta 5 usuarios
- Estándar: $99/mes para un equipo de hasta 50 usuarios
- Profesional: $199/mes para un equipo de hasta 100 usuarios
- Enterprise: 399 $/mes para un equipo de hasta 250 usuarios (cargo adicional para más usuarios)
Valoraciones y reseñas de Bitrix24
- G2: 4.1/5 (500+ opiniones)
- Capterra: 4.2/5 (750+ opiniones)
Racionalice la planificación de su evento con la mejor solución CRM
Planificar un evento requiere una atención meticulosa a los detalles, procesos que funcionen y la colaboración de todo su equipo. Hay mucho que hacer: desde planificar la logística, configurar el sitio web del evento y realizar inscripciones en línea hasta registrar a los asistentes el día del evento, mantener su interés y realizar un seguimiento posterior.
Los CRM de gestión de eventos automatizan muchas de estas tareas, agilizando el flujo de trabajo y reduciendo el margen de error. También hace las cosas más rápido, dándole más tiempo para dedicarse a sus verdaderas metas para el evento: la generación de clientes potenciales, la construcción de relaciones, y, en última instancia, la realización de ventas que impulsan su línea de fondo. 📈
ClickUp es su ventanilla única para la gestión de eventos. Con herramientas de gestión de proyectos y tareas, un sistema CRM integrado y plantillas para todos los aspectos de la planificación de eventos (y mucho más), le ofrece toda la compatibilidad que necesita. Regístrate gratis, gratuito/a con ClickUp hoy mismo y crea un evento espectacular en todos los sentidos. 🎆