Wir dokumentieren hier bei ClickUp HQ Alles. Unseren Onboarding-Prozess, unseren Workflow zur Überprüfung von Inhalten und sogar das seltsame Benennungssystem, das jemand vor drei Jahren erfunden hat.
Wenn wir also einige Jahre zurückblicken, haben wir natürlich viel Zeit mit Dokumentationsarbeiten verloren. Die Formatierung dauerte ewig, die Mitarbeiter speicherten überall unterschiedliche Versionen, und die Prozesse gerieten ins Stocken, sobald jemand das Team verließ.
Wir haben die Lücke entdeckt, aber erst Monate später begann sich die Situation zu verschlechtern. Glücklicherweise war unser Versuch, uns selbst zu retten, erfolgreich: Wir haben ClickUp Docs entwickelt! 🤩
Dann kam ClickUp Brain ins Spiel, das alle unsere Standardarbeitsanweisungen (SOPs) mit nur einer Eingabeaufforderung entwarf.
In diesem Blogbeitrag lüften wir den Vorhang und zeigen Ihnen, wie ClickUp AI Docs nutzt, um die Erstellung von SOPs zu vereinfachen und einen ehemals mühsamen, manuellen Prozess in einen schnellen, intelligenten und (wenn wir das so sagen dürfen) sogar befriedigenden Vorgang zu verwandeln. 📝
Was sind KI-Dokumente in ClickUp?
AI Docs in ClickUp sind intelligente Dokumente, die von ClickUp Brain unterstützt werden und Teams dabei helfen sollen, Inhalte effizient zu erstellen, zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten.
Das Unternehmen nutzt KI zum Entwerfen, Zusammenfassen und Organisieren von Informationen, wodurch die Erstellung von SOPs, Wikis und Dokumentationen für Projekte direkt in Ihrem Workspace vereinfacht wird.
Da ClickUp der weltweit erste konvergierte KI-Workspace ist, befinden sich Ihre SOPs direkt neben den Aufgaben, Projekten und Workflows, die sie dokumentieren, und nicht in separaten Tools, die einen Kontextwechsel erfordern.
Dadurch wird Work Sprawl vermieden, da die Dokumentation mit der tatsächlichen Arbeit in Verbindung steht. Wenn sich Prozesse ändern, können Ihre SOPs im Kontext aktualisiert werden, anstatt zu veralteten Dateien zu werden, an deren Pflege niemand mehr denkt.
🎥 KI kann das Verfassen von Dokumenten vereinfachen – von Benutzerhandbüchern und SOPs bis hin zu rechtlichen Verträgen und Produktbeschreibungen. In diesem Video zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen aus der Praxis und bewährten Prompts, wie Sie KI zum Verfassen von Dokumentationen einsetzen können.
Warum sind SOPs für Teams wichtig?
Wir betrachten SOPs als das Spielbuch unseres Teams. Sie helfen uns allen, auf dem gleichen Stand zu bleiben und unsere Arbeit jedes Mal auf die richtige Weise zu erledigen.
Hier erfahren Sie, warum sich der Aufwand lohnt. 👀
✅ Sorgen Sie für Konsistenz über alle Prozesse hinweg
Wenn wir SOPs für unsere wichtigsten Aufgaben erstellen, schaffen wir einen zuverlässigen Standard, der unsere Qualität auf einem hohen Niveau hält.
Jeder Kunde erhält von uns die gleiche hervorragende Erfahrung, unabhängig davon, ob er mit unserem neuesten Team-Mitglied oder jemandem zusammenarbeitet, der schon seit Jahren bei uns ist. Klare Anweisungen reduzieren Fehler, beschleunigen die Einarbeitung und sorgen dafür, dass niemand Zeit mit Fragen wie „Moment mal, wie machen wir das noch mal?“ verschwendet.
🔍 Wussten Sie schon? Der Kognitionspsychologe George Miller hat herausgefunden, dass der Mensch im Durchschnitt etwa 7 (plus oder minus 2) „Informationsbrocken” im Kurzzeitgedächtnis speichern kann. Bei der Gestaltung von SOPs bedeutet dies, dass Sie einen einzelnen Schritt nicht mit zu vielen Unterschritten oder Datenpunkten überladen sollten.
✅ Wissenslücken reduzieren
Was passiert, wenn einer unserer wichtigsten Mitarbeiter in den Urlaub geht oder eine neue Rolle übernimmt? Ohne SOPs geht ihr implizites Wissen mit ihm verloren.
SOPs ermöglichen es unseren erfahrensten Mitgliedern des Teams, Verknüpfungen, Ausnahmen und Fehler aus der Vergangenheit zu dokumentieren, sodass ihr Wissen uns allen zugute kommt.
✅ Verbessern Sie Effizienz und Compliance
SOPs sparen uns jede Woche viele Stunden Zeit und verhindern, dass wir bereits gefundene Lösungen neu erfinden müssen. Wir können auf frühere SOP-Beispiele zurückgreifen und unsere Energie auf neue Herausforderungen konzentrieren, anstatt die Grundlagen neu zu erarbeiten.
Auch für uns wird die Einhaltung von Vorschriften einfacher. Bei Audits können wir auf klare Verfahren verweisen, die genau zeigen, wie wir mit sensiblen Daten umgehen und die Qualität sicherstellen, wodurch Risiken reduziert werden und wir die Gewissheit haben, dass wir alles richtig machen.
📮 ClickUp Insight: 44 % unserer Umfrageteilnehmer verwenden beim Surfen nur 1 bis 5 Registerkarten, aber 8 % leben im „Chaos-Modus” mit mehr als 31 Registerkarten.
Auch wenn es nicht immer beabsichtigt ist, passiert es selbst den Besten von uns: ein Miro-Board für Brainstorming, ein Google Doc für SOP, eine Projektmanagement-Registerkarte und dann ChatGPT für zusätzlichen Support. 👀
Jeder Wechsel zwischen Apps oder Fenstern verursacht jedoch eine Umschaltsteuer, auch bekannt als versteckte mentale Belastung, die Ihre mentale Bandbreite beeinträchtigt und Sie unkonzentriert macht.
Mit ClickUp können Sie alle Ihre Tools zentralisieren: Whiteboards, Dokumente, Aufgaben, Websuche, KI-Modelle wie ChatGPT, Gemini und Claude und vieles mehr unter einem einzigen Converged AI Workspace. Es ist an der Zeit, den Kontextwechsel zu verbieten und diese zusätzlichen Registerkarten endgültig zu schließen!
Wichtige Features von ClickUp AI Docs für SOPs
Dies sind die wichtigsten KI-Features, die Sie erhalten. 👇
KI-gestützte Erstellung von SOP-Vorlagen und -Inhalten
Früher haben wir viel zu viel Zeit damit verbracht, SOPs von Grund auf neu zu erstellen.
ClickUp Brain hat das für uns geändert. Jetzt öffnen wir ein Dokument, geben einen „/“ (Schrägstrich) ein, beschreiben, was wir brauchen, und erhalten einen funktionierenden Entwurf.
Und so funktioniert es: Wir mussten unseren neuen redaktionellen Überprüfungsprozess dokumentieren. Wir haben ClickUp Brain beauftragt, die anfängliche Struktur zu erstellen, z. B. Abschnitte für Anforderungen an die Übermittlung, Überprüfungskriterien, Phasen der Genehmigung und Feedback-Protokolle.
Wir haben es in etwa 20 Minuten für den Workflow unseres Teams benutzerdefiniert angepasst (etwas, das sonst mehr als zwei Stunden gedauert hätte 😮💨).
📌 Beispielaufgabe: Erstellen Sie eine SOP für unseren redaktionellen Überprüfungsprozess, einschließlich Richtlinien für die Übermittlung, Überprüfungskriterien, Phasen der Genehmigung und Feedback-Verfahren. Formatieren Sie sie mit Überschriften, nummerierten Schritten und Platz für Screenshots.
Echtzeit-Teamzusammenarbeit mit Kommentaren und Bearbeitungen
Wir arbeiten gemeinsam in Echtzeit an SOPs, sodass keine Probleme mit der Versionskontrolle von Dokumenten auftreten.
Unser Team für den Inhalt, unsere Designer und das Team für das Projektmanagement bearbeiten alle gleichzeitig dasselbe Dokument mit der Collaboration Detection von ClickUp. Wenn also jemand ein Problem identifiziert, das in unserem Design-Handoff-Prozess aktualisiert werden muss, kümmert er sich darum, während andere weiterhin an ihren Abschnitten feilen.
ClickUp Brain hilft uns auch dabei, lange Diskussionen zu verstehen. Wenn wir in den Kommentaren über Prozessverbesserungen diskutieren, führt dies oft zu Dutzenden von Hin- und Her-Nachrichten. Das KI-Dokumentationstool liest den gesamten Thread durch und fasst die wichtigsten Entscheidungen und Aktionspunkte zusammen.
Wenn jemand in einem zugewiesenen Kommentar in ClickUp vorschlägt, dass „wir eine Vorlage für Fehlerberichte hinzufügen sollten“, wandelt die Plattform diesen Vorschlag automatisch in eine Aufgabe mit einem Mitarbeiter um.
Wir haben kürzlich unsere SOP für das Onboarding der Clients überarbeitet und dabei die Beiträge mehrerer Mitglieder des Teams berücksichtigt. Alle haben Kommentare mit Verbesserungsvorschlägen hinterlassen, und ClickUp Brain hat die Punkte extrahiert, auf die wir uns alle geeinigt haben.
Außerdem wurden separate ClickUp-Aufgaben für Elemente erstellt, die zusätzliche Arbeit erforderten, wie z. B. das Erstellen von E-Mail-Vorlagen und das Konfigurieren der Automatisierung.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Chat, um SOP-Entwürfe direkt neben dem Dokument zu besprechen, ohne zu E-Mail oder Slack wechseln zu müssen. Taggen Sie Fachexperten, um bestimmte Abschnitte zu überprüfen, klärende Fragen zu Prozessschritten zu stellen und sofortiges Feedback zu erhalten.
Der Chat verfügt über Thread-Unterhaltungen, die mit der SOP verbunden sind, sodass Sie nie den Zusammenhang verlieren, warum bestimmte Verfahren auf eine bestimmte Weise dokumentiert wurden.
Versionskontrolle zur Nachverfolgung von Änderungen im Zeitverlauf
Wir experimentieren mit unseren Prozessen, und manchmal funktionieren diese Experimente nicht.
ClickUp Docs speichert automatisch jede Version, sodass wir sehen können, wer Änderungen vorgenommen hat, Versionen nebeneinander vergleichen und bei Bedarf frühere Iterationen wiederherstellen können.
Das Marketingteam hat beispielsweise seine SOP für die Veröffentlichung von Inhalten durch eine Bearbeitung um einen zusätzlichen Überprüfungs-Checkpoint erweitert. Nach einigen Wochen stellten sie fest, dass sich die Zeitleiste für die Veröffentlichung erheblich verlängert hatte. Sie öffneten den Versionsverlauf, verglichen den aktuellen Prozess mit dem vorherigen und identifizierten, wo der Engpass auftrat.
Von dort aus war es einfach, die optimierte Version wiederherzustellen, die besser zum Tempo unseres Teams passte.
Die Version unterstützt auch den Aufwand für Schulungsmaßnahmen.
Neue Mitglieder des Teams überprüfen die Entwicklung der SOP für den Start des Projekts, um zu verstehen, wie der Prozess im Laufe der Zeit verfeinert wurde. Sie sehen, welche Schritte hinzugefügt wurden, um bestimmte Probleme zu lösen, und welche Schritte entfernt wurden, weil sie keinen Wert brachten.
🔍 Wussten Sie schon? Unser Gehirn merkt sich Dinge besser, wenn wir sie aktiv produzieren (schreiben, sprechen), anstatt sie nur zu lesen. Wenn Sie SOPs entwerfen oder bei ihrer Bearbeitung beteiligt sind, hilft es, Ihr Team zu bitten, „die Schritte laut auszusprechen“ oder „Sie durch den Prozess zu führen“, um sie im Gedächtnis zu verankern.
Integration mit Aufgaben, Checklisten und Workflows
Wir erstellen unsere SOPs, um die tatsächliche Arbeit voranzutreiben, und nicht, um sie irgendwo in einem Ordner zu verstauen.
Das Customer Success Team greift beispielsweise auf die SOP für Kundeneskalationen zurück und befolgt bei der Lösung von Problemen die darin enthaltenen Checklisten. Jedes Checklistenelement kann Unteraufgaben mit Zuweisungen und Fristen generieren.
ClickUp Brain optimiert diese Verbindung. Wenn das Team eine detaillierte SOP für vierteljährliche Geschäftsberichte verfasst, markiert es bestimmte Abschnitte und fordert die KI auf, auf der Grundlage dieser Inhalte Aufgaben zu erstellen. Der KI-Projektmanager generiert eine Liste mit vorgeschlagenen Mitarbeitern auf der Grundlage von Workspace-Mustern.
Die SOP, die Checkliste und der Workflow bleiben miteinander verbunden, sodass Aktualisierungen an einem Element auch die anderen Elemente mitverändern.
👀 Wussten Sie schon: Laut Forrester Research erzielten Unternehmen, die ClickUp nutzen , über einen Zeitraum von drei Jahren eine geschätzte Kapitalrendite (ROI) von 384 %. Diese Unternehmen erzielten durch Projekte, die durch ClickUp ermöglicht oder verbessert wurden, einen zusätzlichen Umsatz von etwa 3,9 Millionen US-Dollar.
Möglichkeit, SOPs automatisch aus bestehenden Prozessen zu generieren
Wir haben Hunderte von Projekten fertiggestellt, und viele unserer effektiven Prozesse wurden organisch durch Kommentare zu Aufgaben und Diskussionen entwickelt.
ClickUp Brain analysiert bestehende Arbeitsabläufe und erstellt SOPs auf der Grundlage der Muster, denen wir bereits folgen. Wir können es anweisen, unsere fertiggestellten Website-Launches zu überprüfen und eine SOP-Vorlage zu erstellen, die auf den Ergebnissen basiert, die durchweg zu Erfolgen führen.
Wir haben ClickUp Brain im letzten Jahr für unsere Markenrichtlinien eingesetzt. Unser Designteam beantwortete häufig wiederkehrende Fragen zur Verwendung von Markenelementen. Wir wiesen ClickUp Brain an, sechs Monate lang relevante Kommentare und Aufgaben zu analysieren und anschließend eine SOP zu erstellen. Das Ergebnis war ein umfassendes Dokument, das unsere tatsächlichen Praktiken widerspiegelte. Wir haben es kurz überarbeitet und für das Team veröffentlicht.
Wir nutzen die KI-Integration auch, um die Prozessdokumentation an die Realität anzupassen.
Als wir feststellten, dass sich unsere Kunden-Onboarding-Praktiken über die in unseren SOPs beschriebenen Verfahren hinaus weiterentwickelt hatten, beauftragten wir ClickUp Brain mit der Analyse unserer jüngsten Onboarding-Projekte und der Unterbreitung von Aktualisierungsvorschlägen.
Das KI-Tool identifizierte drei Schritte, die wir in unseren Workflow integriert hatten, und zwei Schritte, die wir ausgemustert hatten. Diese haben wir bearbeitet, um das Wissen auf dem neuesten Stand zu halten.
💡 Praktischer Tipp: Veranstalten Sie ClickUp SyncUps, wenn Sie neue Mitglieder in SOPs schulen oder Prozessaktualisierungen mit Ihrem Team besprechen.
Verwenden Sie anschließend ClickUp Brain, um das Meeting automatisch zu transkribieren, wichtige besprochene Verfahrenspunkte zu extrahieren und Fragen oder Sonderfälle in Ergänzungen für Ihre SOP-Dokumentation umzuwandeln. So wird das mündlich weitergegebene Wissen der Mitarbeiter auch in Ihren offiziellen Verfahren festgehalten.
📖 Lesen Sie auch: Die besten SOP-tools zur Standardisierung von Prozessen
Wie nutzen Teams KI-Dokumente zur Erstellung von SOPs?
In diesem Abschnitt verraten wir Ihnen alles. So setzen wir KI intern für die Dokumentation ein. 📝
Schnelles Erstellen neuer SOPs
Wir haben eine Reihe von Dokumentvorlagen für verschiedene Arten von SOPs gespeichert. Wenn wir einen neuen Prozess dokumentieren müssen, wählen wir die passende Vorlage aus und bitten ClickUp Brain, sie benutzerdefiniert anzupassen.
Als wir das letzte Mal ein wichtiges Feature eingeführt haben, haben wir unsere Vorlage für die Einführung neuer Features hervorgeholt und die KI die Abschnitte an unsere Bedürfnisse anpassen lassen. So blieb unsere Struktur konsistent, aber die spezifischen Details für diese bestimmte Einführung wurden ergänzt.
Wir fügen Screenshots, Tabellen, Videos und andere visuelle Hilfsmittel hinzu, die den Prozess verständlicher machen.
Unsere SOP zur Designprüfung enthält aktuelle Screenshots unseres Feedback-Tools und eine Tabelle, aus der hervorgeht, wie lange jede Phase dauern sollte. ClickUp Brain hilft uns dabei, herauszufinden, wo diese Grafiken platziert werden sollten, damit die Mitarbeiter sie auch tatsächlich nachvollziehen können.
🔍 Wussten Sie schon? In der Gedächtnistheorie bedeutet „Interferenz“, dass neue Erinnerungen das Abrufen älterer Erinnerungen beeinträchtigen können (retroaktiv) oder dass frühere Infos neue Erinnerungen blockieren können (proaktiv). In Dokumenten: Vermeiden Sie es, Aktualisierungen oder Änderungen in dichtem Text zu verbergen. Heben Sie sie deutlich hervor, damit sie nicht in der Unordnung des Gedächtnisses „untergehen“.
Aktualisierung bestehender SOPs
Prozesse ändern sich, und unsere SOPs müssen damit Schritt halten. Wenn etwas aktualisiert werden muss, markieren wir den entsprechenden Abschnitt und weisen ClickUp Brain an, ihn neu zu schreiben.
Manchmal stellen wir fest, dass wir zu technisch geworden sind, und vereinfachen dann die Sprache. In anderen Fällen hat sich ein Prozess verändert, und wir müssen einen ganzen Abschnitt neu schreiben, um ihn an unsere aktuellen Abläufe anzupassen.
📌 Beispielaufgabe: Formulieren Sie diesen Schritt in einer einfachen, umsetzbaren Sprache, die jeder im Team verstehen kann.
💡 Profi-Tipp: Nehmen Sie ClickUp-Clips auf, wenn Mitglieder des Teams komplexe Verfahren ausführen, die sich nur schwer in Textform beschreiben lassen. Bildschirmaufnahmen mit Voiceover zeigen genau, wie man sich in der Software zurechtfindet, häufige Probleme behebt oder mehrstufige Prozesse abschließt.
Betten Sie diese Video-Clips dann direkt in Ihre SOP-Dokumente ein, damit die Verfahren sowohl schriftliche Schritte als auch visuelle Demonstrationen umfassen.
Freigeben und Berechtigungen
Durch das Einholen von Input von allen, die die Arbeit tatsächlich ausführen, werden unsere SOPs deutlich verbessert.
Mit ClickUp Docs können wir detaillierte Berechtigungen festlegen, wer jedes Dokument oder jede Seite sehen, kommentieren oder bearbeiten darf. Wir können Docs mit unserem gesamten ClickUp-Workspace (außer Gästen) freigeben, einschließlich bestimmter Personen oder Teams, oder sogar externe Benutzer per E-Mail einladen.
Gleichzeitig folgen die Berechtigungen in ClickUp einer Hierarchie: Berechtigungen auf Dokumentebene haben Vorrang vor allgemeineren Einstellungen des ClickUp-Workspaces, und objektspezifische Berechtigungen (z. B. auf einer bestimmten Seite) haben Vorrang vor allgemeinen Berechtigungen.
Zentralisierte Dokumentation
Wir leben im ClickUp Docs Hub, weil dort alle SOPs, Projekt-Notizen und Brainstormings landen. So haben wir einen Ort, an dem wir alles sehen können, was wir erstellt oder gemeinsam erarbeitet haben, ohne Spaces oder Aufgaben durchforsten zu müssen.
Wir können nach den mit uns freigegebenen Inhalten, unseren eigenen Texten oder sogar nach Dokumenten filtern, die für ein bestimmtes Projekt getaggt wurden.
Was uns am besten gefällt, ist, wie einfach es ist, die einzelnen Punkte miteinander zu verbinden. Entwürfe von Unternehmensrichtlinien und -verfahren werden direkt im Hub zu ausgefeilten Referenzen, die alle mit Tags versehen, verknüpft und einsatzbereit sind. Wir können verwandte Dokumente gruppieren, unsere Favoriten anheften und in Sekundenschnelle Alles durchsuchen.
Es ist zu unserem kollektiven Gedächtnis geworden, das all unser Wissen auffindbar und auf dem neuesten Stand hält, egal wie schnell sich die Dinge entwickeln.
Schritt für Schritt: Erstellen einer SOP mit ClickUp AI Docs
Und so schreiben wir jetzt Verfahren mit ClickUp Brain in Dokumenten. 🧑💻
Schritt 1: Öffnen Sie ein neues Dokument.
Wir navigieren zum Docs Hub oder zu dem spezifischen Space, Ordner oder Liste, in dem/der wir die SOP speichern möchten.
Wir klicken auf die Schaltfläche + Dokument und geben unserer SOP einen klaren, aussagekräftigen Titel. Etwas wie SOP für den Onboarding-Prozess von Kunden oder Workflow für die Freigabe von Inhalten eignet sich gut. Dank klarer Titel finden die Mitarbeiter ohne langes Suchen, was sie brauchen.
Als Nächstes legen wir die Berechtigungen fest. Wir entscheiden, ob das Dokument öffentlich sein soll, damit unser gesamtes Team es sehen kann, oder privat, solange wir noch am Entwurf arbeiten.
Bei sensiblen Prozessen wie Finanzverfahren oder Personalrichtlinien halten wir die Berechtigungen streng. Diese können wir später jederzeit anpassen, wenn sich die SOP weiterentwickelt.
👀 ClickUp-Hack: Wir kennzeichnen das Dokument oft als Wiki , wenn es als Informationsquelle für die Prozesse unseres Teams dienen soll. So lässt es sich später viel einfacher finden und referenzieren.
In unserem Wiki zur Betriebsstrategie sind alle unternehmensweiten SOPs auf diese Weise organisiert, und neue Mitglieder des Teams sagen uns, dass dies während der Einarbeitungsphase eine große Hilfe ist.
Schritt 2: Wählen Sie eine Vorlage aus oder weisen Sie die KI an, eine SOP zu entwerfen.
Hier gibt es zwei Möglichkeiten, die je nach Ihren Anforderungen beide hervorragend funktionieren:
- Verwenden Sie eine Prozess- oder SOP-Vorlage von ClickUp, um sofort einen strukturierten Entwurf zu erhalten.
- Fordern Sie ClickUp Brain auf, etwas benutzerdefiniertes zu erstellen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ask KI oder geben Sie /write in das Dokument ein und geben Sie dann eine Eingabeaufforderung ein, z. B. Entwerfen Sie eine SOP für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Erstellen Sie ein Verfahren für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen.
ClickUp Brain erstellt einen Entwurf auf der Grundlage Ihrer Anforderungen.
Sobald Sie einen ersten Entwurf erstellt haben, überprüfen und verfeinern Sie ihn. Bitten Sie die KI, Abschnitte zu erweitern, die Ihnen zu dünn erscheinen, zu komplexe Formulierungen zu vereinfachen oder Aufzählungspunkte hinzuzufügen, wo mehr Klarheit erforderlich ist.
Als wir beispielsweise unsere SOP für die Einarbeitung neuer Lieferanten entwarfen, lieferte uns die KI eine gute Struktur. Wir ließen jedoch den Abschnitt zur Überprüfung der Compliance erweitern und die Sprache der Vertragsgenehmigung vereinfachen, damit unser Beschaffungsteam sie befolgen konnte.
👀 Freundlicher Tipp: Wir wiederholen den Vorgang so lange, bis alles passt. Unser Team probiert Folgeanweisungen aus, um den Ton anzupassen, konkrete Beispiele hinzuzufügen oder Notizen einzufügen, die in unserer Branche erforderlich sind. ClickUp Brain passt sich unseren Anforderungen an, sodass wir den ersten Entwurf nicht als endgültig akzeptieren müssen.
Schritt 3: Passen Sie Inhalte mit teamspezifischen Details benutzerdefiniert an
Jetzt machen wir es uns zu eigen. Wir gehen jeden Abschnitt durch und ersetzen Platzhalter durch unsere tatsächlichen Verfahren, tools und Kontakte.
Allgemeine Schritte werden zu detaillierten Anweisungen, die unser Team ohne Verwirrung befolgen kann. Wir fügen Screenshots hinzu, die genau zeigen, was die Mitarbeiter sehen sollten, und verknüpfen mit den Ressourcen, die sie benötigen: Stilrichtlinien, Genehmigungsformulare und Vorlagenbibliotheken.
Dann fügen wir hinzu:
- Rich-Text-Formatierung, damit die SOP leicht verständlich ist
- Überschriften zum Aufteilen langer Abschnitte
- Tabellen zur übersichtlicheren Organisation von Informationen
- Bilder , die zeigen, was die Leute sehen sollten
- Fügen Sie ClickUp Whiteboards hinzu, um Prozess-Flows direkt in der SOP zu visualisieren.
Unsere SOP für die Designübergabe enthält beispielsweise Screenshots unseres Review-Tools, eine Tabelle mit den Durchlaufzeiten für jede Review-Phase und Links zu unseren Markenrichtlinien.
💡 Profi-Tipp: Mit ClickUp Whiteboards können Sie Workflow-Diagramme und Entscheidungsbäume skizzieren, bevor Sie Ihre SOP-Dokumentation verfassen. Teams können gemeinsam jeden Schritt planen, Übergabepunkte identifizieren und Engpässe oder fehlende Verfahren in einem visuellen Format erkennen.
Sobald der Prozess auf dem Whiteboard fertiggestellt ist, konvertieren Sie ihn direkt in strukturierte SOP-Aufgaben oder verknüpfen Sie ihn mit Ihrem ClickUp-Dokument. Auf diese Weise können Leser sowohl das allgemeine Workflow-Diagramm als auch die detaillierten Schritte und Anweisungen sehen.
Schritt 4: Fügen Sie Checklisten, Workflows und Aufgabenlinks für die Ausführung hinzu
Unser Fokus liegt dann darauf, die SOP umsetzbar zu machen.
Wir fügen Checklisten ein, die den Ablauf in einzelne Schritte unterteilen, sodass die Mitarbeiter diese während der Arbeit abhaken können.
Für wichtige Schritte erstellen oder verknüpfen wir Aufgaben direkt aus dem Dokument. Markieren Sie einen Schritt, verwenden Sie die Option + Aufgabe und verbinden Sie ihn mit der tatsächlichen Arbeit im Workspace.
Außerdem verwenden wir Doc Relationships, um unsere SOP mit verwandten Aufgaben, Projekten oder wiederkehrenden Workflows zu verknüpfen. Beispielsweise ist das Dokument zur Kundenaufnahme mit der Vorlage für die Aufnahmeaufgabe verknüpft, sodass neue Mitarbeiter, die eine neue Kundenbeziehung aufbauen, sofort über den entsprechenden Kontext verfügen.
👀 ClickUp-Hack: Unsere Dokumentation zur Eskalation von Kundenproblemen enthält ein Flussdiagramm, aus dem hervorgeht, wann Probleme eskaliert werden müssen und an wen. Denn wir wissen, wie hilfreich es sein kann, eingebettete Prozessdiagramme oder Flussdiagramme zur visuellen Orientierung schnell zu überprüfen. Die Mitarbeiter folgen dem visuellen Pfad und können bei Bedarf auf die detaillierten Schritte zurückgreifen.
Schritt 5: Freigeben der Dokumente an die relevanten Stakeholder zur Überprüfung
Wir klicken auf die Schaltfläche „Freigeben“ und laden Stakeholder, Manager oder Compliance-Beauftragte ein, sich das Dokument anzusehen.
Bei HR-Richtlinien sorgen wir für die rechtliche Überprüfung. Und für operative Verfahren sind Beiträge von Teamleitern erforderlich, die diese Prozesse täglich verwalten.
So werden Probleme erkannt, bevor sie zu einem Problem für alle werden. Darüber hinaus exportieren wir einige Dokumente als PDF-, HTML- oder Markdown-Datei für die Offline-Freigabe oder zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Schritt 6: Versionskontrolle aufrechterhalten und SOPs regelmäßig aktualisieren
Unsere SOPs sind lebende Dokumente, die mit den Prozessen wachsen.
Wir haben wiederholende Aufgaben in ClickUp eingerichtet, um diese in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu aktualisieren.
Die wichtigsten Verfahren werden vierteljährlich überprüft, während stabile Prozesse, die sich kaum ändern, einmal jährlich überprüft werden. So bleibt unsere Dokumentation aktuell, ohne dass wir mit ständigen Wartungsarbeiten überfordert werden.
Ein Benutzer gibt auf G2 frei:
Ich finde es toll, dass ich fast alles an einem Ort erledigen kann – Aufgaben, Dokumente, Dashboards, sogar Brainstorming. So bleibt meine Arbeit organisiert, ohne dass ich fünf verschiedene Apps benötige. Die Integrationen und Automatisierungen sparen mir viel Zeit, und die Sichtbarkeit über alle Projekte hinweg ist ein großes Plus. Es fühlt sich wie ein echter hub für Zusammenarbeit und Planung an.
Ich finde es toll, dass ich fast alles an einem Ort erledigen kann – Aufgaben, Dokumente, Dashboards, sogar Brainstorming. So bleibt meine Arbeit organisiert, ohne dass ich fünf verschiedene Apps benötige. Die Integrationen und Automatisierungen sparen mir viel Zeit, und die Sichtbarkeit über alle Projekte hinweg ist ein großes Plus. Es fühlt sich wie ein echter hub für Zusammenarbeit und Planung an.
🎙️ Kundenfallstudie: G-Loot nutzt ClickUp, um die tägliche Arbeit mit den OKRs auf Unternehmensebene zu verknüpfen. Die E-Sport-Plattform hat ClickUp teamübergreifend eingeführt, um verstreute Tools zu ersetzen, Sprints zu verwalten, Dokumente zu zentralisieren und den Fortschritt im Hinblick auf strategische Ziele an einem Ort zu verfolgen.
Mit ClickUp ist nun jede Aufgabe mit einem Ziel verknüpft, die Zusammenarbeit zwischen Produkt-, CRM- und Kreativteams ist schneller und die Führungskräfte haben endlich vollständige Sichtbarkeit über die Ausführung.
📖 Lesen Sie auch: Die besten tools zur Prozessabbildung zur Verbesserung des Workflows
Best Practices für die Verwendung von KI-Dokumenten bei der Erstellung von SOPs
Wenn wir bei ClickUp SOPs erstellen, stützen wir uns auf einige bewährte Verfahren, die unseren Teams helfen, schneller zu arbeiten und die Dokumentation genau und zugänglich zu halten:
- Verwenden Sie die rollenbasierten Tools von ClickUp Brain , um in wenigen Minuten SOP-Entwürfe, Checklisten und formatierte Inhalte zu erstellen.
- Richten Sie ClickUp Automatisierungen ein, um sich wiederholende Aufgaben wie die Zuweisung von Überprüfungsaufgaben und das Auslösen von Auslösern für Folgeaktionen zu erledigen, insbesondere wenn ein kritischer Vorgang missachtet wird.
- Verbinden Sie Ihre ClickUp-Integrationen, um SOPs über Google Drive und andere Tools mühelos freizugeben. So erfolgt die Synchronisierung von Diskussionen und Dateien, ohne dass Sie zwischen Tools wechseln müssen.
- Sammeln Sie Feedback mit ClickUp Formularen und wandeln Sie die Antworten automatisch in umsetzbare Aufgaben um.
🚀 Vorteil von ClickUp: Meetings sind großartig, bis man feststellt, dass niemand weiß, was beschlossen wurde oder wer was macht. Der ClickUp AI Notetaker zeichnet die Diskussionen Ihres Teams automatisch auf, transkribiert sie und fasst sie zusammen, sodass aus mündlichen Entscheidungen strukturierte Meeting-Notizen werden.
Aktionspunkte werden sofort in Aufgaben umgewandelt und mit den entsprechenden Dokumenten verknüpft, sodass Ihre neuen Verfahren und Aktualisierungen nie verloren gehen.
Beispiele aus der Praxis für die Verwendung von KI-Dokumenten
So verbessern verschiedene Teams bei ClickUp interne Prozesse:
- Vertrieb: Erstellt und verfeinert Dokumente für die Lead-Qualifizierung, die Planung von Demos und die Übergabe von Geschäften. Die KI greift auf frühere Playbooks zurück, um Vorschläge für die Struktur und Formulierung von SOPs zu machen.
- Technik: Entwirft Dokumente für das Release-Management und die Reaktion auf Incidents. ClickUp Brain überprüft vergangene Sprint-Retrospektiven, um verbesserte Workflows vorzuschlagen.
- Erfolg: Zusammenarbeit in KI-Dokumenten zur Aktualisierung von Onboarding-SOPs und Erneuerungs-Playbooks. Es zieht Kontext aus Kundenfeedback und Metriken, wodurch es einfacher wird, Vorlagen für verschiedene Kundensegmente zu personalisieren.
- Finanzen: Standardisieren Sie Prozesse für die Genehmigung von Ausgaben, die Rechnungsbearbeitung und die Budgetverfolgung. Sobald ein Entwurf fertig ist, weist die Automatisierung Prüfer zu und führt die Nachverfolgung der Freigaben durch, sodass die Genehmigungen termingerecht erfolgen.
Arbeit mit den SOP-Helden von ClickUp
Wir haben gelernt, dass wenn die Prozessdokumentation fließt, auch alles andere fließt. ClickUp AI Docs hat langweilige SOPs in lebendige, anschauliche Leitfäden verwandelt, die unsere Teams gerne verwenden.
Jetzt können wir neue Verfahren in wenigen Minuten einrichten, alte Verfahren ohne Angst vor Versionskonflikten optimieren und zusehen, wie ClickUp Brain die Lücken schneller ausfüllt, als wir unseren Kaffee austrinken können.
Jede von uns erstellte SOP baut auf der vorherigen auf, sodass unser Wissen auf dem neuesten Stand bleibt, unsere Prozesse klar sind und unsere Teams aufeinander abgestimmt sind.
Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! ✅
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
AI Docs in ClickUp sind intelligente Dokumente, die von ClickUp Brain unterstützt werden. Mithilfe von KI helfen sie Teams dabei, Inhalte schneller zu erstellen, zu bearbeiten und zu organisieren, um Informationen direkt in der Dokumentation zu entwerfen, zusammenzufassen und zu formatieren.
Die KI-gestützte Erstellung von SOPs durch ClickUp Brain umfasst das automatische Erstellen von Entwürfen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten. Teams können rollenbasierte Eingabeaufforderungen verwenden, um sicherzustellen, dass jede SOP einem einheitlichen Format folgt und alle wichtigen Details enthält.
Ja. In AI Docs erstellte SOPs können mit ClickUp-Aufgaben verknüpft werden, sodass Teams direkt aus dem Dokument heraus eine genaue Aufgabenverteilung sicherstellen, Fälligkeitsdaten festlegen oder die Fertigstellung verfolgen können.
ClickUp speichert automatisch den Versionsverlauf für jedes Dokument. Teams können die Nachverfolgung von Änderungen durchführen, frühere Versionen anzeigen und frühere Entwürfe wiederherstellen, sodass alle Aktualisierungen sichtbar sind und ordnungsgemäß überprüft werden können.
Ja. Teams können AI Docs mit abteilungsspezifischen Vorlagen, Eingabeaufforderungen und Formaten anpassen. Dank dieser Flexibilität können Marketing-, Vertriebs-, Technik- und andere Teams SOPs erstellen, die ihren individuellen Workflows entsprechen.