Sie bereiten sich auf Ihren jährlichen Budget-Zyklus vor. Ihr CFO wünscht sich genauere Budgetprognosen für das kommende Jahr, aber Sie verfügen nur über die tatsächlichen Daten der letzten vier Jahre.
Darüber hinaus gibt es mehrere Variablen, die bei der Budgetierung für Projekte zu berücksichtigen sind. Von Preisaktualisierungen und Marktvolatilität bis hin zu Marketingausgaben und steigenden Technologieausgaben. In dieser Situation reicht der manuelle Ansatz für die Finanzplanung und -prognose nicht aus.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass Projektmanagement-Software dieses Problem für Sie löst?
Projektmanagement-Software kann Budgetprognosen automatisieren, indem sie die Datenerfassung, Berechnung, Analyse und Berichterstellung automatisiert und so eine Reihe manueller Prozesse überflüssig macht.
Lassen Sie uns diese Plattformen erkunden und ihre Fähigkeiten in Bezug auf Projektplanung und Projektmanagement vergleichen.
Beste Software für Projektmanagement zur automatischen Erstellung von Budgetprognosen
| Tool | Am besten geeignet für | Wichtigste Features | Preise* |
| ClickUp | KI-gestütztes Projektmanagement und Zusammenarbeit | Kontextbezogene KI (ClickUp Brain und BrainGPT), Dashboards, KI-Agenten, Projektmanagement | Free Forever; benutzerdefinierte Anpassungen für Unternehmen verfügbar |
| Forecast. App | Finanzprognosen und Nachverfolgung auf Portfolioebene | Forecast KI, Zeitleiste-Dashboard, Software zur Umsatzrealisierung | Benutzerdefinierte Preisgestaltung |
| Mavenlink (jetzt Kantata) | Automatisierung professioneller Dienstleistungen | Projektkalkulation und -prognose, Projekt- und Portfolio-Gesundheit, Projektbuchhaltung | Benutzerdefinierte Preisgestaltung |
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, forschungsgestützten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir bei ClickUp Software bewerten.
🧠 Wissenswertes: Das Wort „Budget” stammt vom altfranzösischen Wort „bougette” ab, was so viel wie „kleine Tasche” bedeutet, in der man sein Vermögen mit sich trug.
Worauf sollten Sie bei einer Software für Projektmanagement zur automatischen Erstellung von Budgetprognosen achten?
Die von Ihnen gewählte Software für das Projektbudget sollte in der Lage sein, dynamische Prognosen zu erstellen und potenzielle Probleme zu kennzeichnen. Sie sollte Ihnen dabei helfen, Zeit bei der Suche nach Daten zu sparen, damit Sie sich auf den Wert des Projekts konzentrieren können.
Hier sind die wichtigsten Features, auf die Sie achten sollten:
- 100 % kontextbezogene KI: Suchen Sie nach einer Software für die Projektbudgetierung mit Ambient AI, die Projektdaten in Ihrem verbundenen App-Ökosystem analysieren und automatisch Budgetanpassungen vorschlagen kann.
- Automatische Erstellung von Budgets anhand von Projekt-Eingaben: Ihre Software für Projektmanagement sollte Budgets direkt aus Umfangsdefinitionen, Rollen, Zeitleisten und Kostenstellen generieren.
- Echtzeit-Vergleich von Budget und Nachverfolgung der Ist-Zahlen: Dieses tool muss gleichzeitig als Finanzmanagement-Software dienen und Live-Vergleiche zwischen geplantem Budget und tatsächlichen Ausgaben (Stunden, Kosten, Beschaffung) anzeigen, damit Teams umgehend reagieren können.
- Integration mit verschiedenen Datenquellen: Das Budgetierungstool muss Daten aus Zeiterfassungssystemen, Spesensystemen, ERP-Systemen, Aufgabenmanagement-Software, Rechnungen und anderen Quellen automatisch einlesen, um die Datengenauigkeit zu gewährleisten.
- Projektprognosen : Die Projektbudgetierungssoftware sollte Was-wäre-wenn-Modelle für erhöhte Stundenzahlen, geänderte Tarife oder Verschiebungen im Projektumfang ermöglichen und die Auswirkungen auf das Budget sofort widerspiegeln.
- Unternehmensressourcenplanung: Sie sollte die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Auswirkungen auf die Kosten und die Auswirkungen der Zuweisung oder Neuzuweisung von Rollen auf das Budget und die Zeitleiste anzeigen.
- Benutzerdefinierte Finanzfelder und Formeln: Benutzer sollten in der Lage sein, ihre eigenen Budgetfelder (z. B. Gemeinkostensatz, Margenziel, Rückstellungen) zu definieren und Formeln zu erstellen, die geschäftsspezifische Kostenmodelle widerspiegeln.
- Einblicke auf Portfolioebene: Suchen Sie nach einer Software, die Dashboard-Ansichten mehrerer Projekte bietet, damit Sie die Budgetauslastung, das Gesamtkostenrisiko und die Gesamtrentabilität des gesamten Portfolios sehen können. Ein benutzerfreundliches, intuitives Dashboard verkürzt die Einarbeitungszeit und spart dem Finanzteam Zeit, die es sonst für das Erlernen der Software aufwenden müsste, anstatt sich um die eigentliche Budgetierung zu kümmern.
- Skalierbarkeit: Die Software zur Projektbudgetierung muss sich sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen gut eignen.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Projektbudgetvorlagen in Excel und ClickUp
Die beste Software für Projektmanagement zur automatischen Erstellung von Budgetprognosen
Lassen Sie uns nun einige ausgewählte Tools für das Projektbudgetmanagement vorstellen, mit denen Sie Projektbudgetprognosen mit minimalem Aufwand verwalten können.
1. ClickUp (am besten geeignet für KI-gestütztes Projektmanagement und Zusammenarbeit)
Das Zusammenführen von Daten aus Tabellenkalkulationen und nicht miteinander verbundenen tools ist mühsam. Dies gilt heute mehr denn je, da sich die Variablen schneller als je zuvor ändern. Sie benötigen ein robustes System für das Projektmanagement, das sich in Echtzeit anpasst und alle beweglichen Teile miteinander verbindet.
Entdecken Sie ClickUp. ClickUp vereint alle Arbeits-Apps, Daten und Workflows in einem einzigen konvergenten KI-Workspace. ClickUp wurde für moderne Teams entwickelt und verbindet KI-gestütztes Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit in einer einzigen Quelle der Wahrheit.
Ob Sie die Nachverfolgung von Kosten durchführen, Ausgaben prognostizieren oder Ergebnisse überprüfen – alles bleibt miteinander verbunden und hat Sichtbarkeit. Auf diese Weise beseitigt ClickUp alle Formen von Work Sprawl und bietet 100 % Kontext sowie einen einzigen Ort, an dem Menschen und Agenten zusammenarbeiten können.
Sehen wir uns an, wie die Software für Projektmanagement von ClickUp Ihnen bei der Nachverfolgung Ihres Projektbudgets hilft.
KI-gestützte Budgetprognosen mit ClickUp Brain
ClickUp Brain fungiert als KI-Assistent, der direkt im ClickUp-Workspace integriert ist. Es liefert kontextbezogene Antworten, führt Aktionen aus und kann Ihr gesamtes verbundenes App-Ökosystem durchsuchen.
So können Sie ClickUp Brain für die KI-gestützte Projektdurchführung nutzen:
- Datenerfassung und -zusammenfassung: Dieser KI-Assistent fasst Statusaktualisierungen, Berichte und sogar Kommentare zu Aufgaben zusammen.
- Aufgaben- und Workflow-Generierung: Wenn Sie einen Projektumfang angeben, generiert die kontextbezogene KI Aufgaben und Unteraufgaben mit Abhängigkeiten und Fristen.
- Wissensbasierter Kontext: Da die Vorschläge oder Zusammenfassungen der KI auf Ihren tatsächlichen Workspace-Daten basieren, orientieren sie sich an den Aktivitäten Ihres Unternehmens, wodurch die Prognosen genauer werden (vorausgesetzt, die Quelldaten sind gut strukturiert).
Letztendlich optimiert ClickUp Brain den Prozess der Erfassung und Analyse dieser Eingaben und hilft Ihnen dabei, Budgetprognosen schneller zu erstellen.
⭐ Bonus: Wenn ClickUp Brain Ihnen bei der Analyse von Projektdaten in Ihrem Workspace hilft, ist ClickUp BrainGPT perfekt für Benutzer, die eine weitere Chrome-Registerkarte vermeiden möchten. Es handelt sich um eine Desktop-KI-Super-App, die alle Finanzdaten, Dokumente und Abfragen in einem KI-gestützten Command-Center zusammenführt.
Mit BrainGPT können Sie:
- Durchsuchen Sie alle Ihre verbundenen Apps, darunter Google Drive, Sheets, GitHub, Figma, Slack und Confluence, um Kostenaufstellungen, Leistungsbeschreibungen, Schätzungen, vergangene Sprint-Daten und Lieferantendokumente sofort abzurufen, ohne zwischen den Registerkarten wechseln zu müssen.
- Verwenden Sie Talk-to-Text, um finanzielle Annahmen, Schätzungsnotizen und Folgeaufgaben aufzuzeichnen, während Sie die Prognosen überprüfen.
- Nutzen Sie Premium-KI-Modelle wie ChatGPT, Claude und Gemini innerhalb von BrainGPT, um tiefgreifendere Analysen, Szenarioplanungen oder Kostenvalidierungsprüfungen durchzuführen.
Mit BrainGPT ist Ihre Budgetprognose nicht auf die Daten in ClickUp beschränkt. Sie bezieht Daten aus Ihrem gesamten Ökosystem. Das bedeutet einen reichhaltigeren Kontext, weniger blinde Flecken und schnellere finanzielle Entscheidungen.
Zentralisieren Sie Budgetdaten und North-Star-Metriken
ClickUp Dashboards konsolidieren alle Ihre Projektbudgetdaten. Überwachen Sie die finanzielle Performance, führen Sie die Nachverfolgung von Burn Rates durch und erkennen Sie Budgetüberschreitungen, bevor sie zu Problemen eskalieren.
Die Dashboards werden automatisch aktualisiert, wenn Teams Aufgaben abschließen, Zeiten protokollieren oder Status ändern. Ihre Budgetprognosen sind an die aktuellen Projektaktivitäten gekoppelt.
Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Cards Ihr Budget-Dashboard präzise gestalten. Jede Karte ruft Live-Daten aus Aufgaben, Listen oder dem gesamten Workspace ab und wandelt sie in eine umsetzbare Ansicht um.
Nützliche Karten für Budgetprognosen:
- Benutzerdefinierte Feld-Rollup-Karten: Zusammenfassen Sie Kosten-, Budget- oder Schätzungsfelder über Aufgaben oder Listen hinweg.
- Zeiterfassung-Karten: Vergleichen Sie geschätzte mit tatsächlichen Stunden, um Überschreitungen frühzeitig zu erkennen.
- Workload-Karten: Visualisieren Sie die Team-Kapazität und prognostizieren Sie, wo zusätzlicher Aufwand zu höheren Kosten führen wird.
- Diagrammkarten: Stellen Sie Kostentrends, Burn-Rate-Werte für Sprints oder Ressourcenabweichungen im Zeitverlauf dar, um finanzielle Einblicke zu gewinnen.
- Aufgabenlistenkarten: Heben Sie risikoreiche, überfällige oder Elemente mit hohem Aufwand hervor, die die Kosten des Projekts in die Höhe treiben könnten.
🎥 Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie in weniger als 15 Minuten ein Dashboard für das Projektmanagement erstellen können.
Integrieren Sie Finanztools in Ihren Workspace.
Für Projektmanager, Start-up-Gründer und Betriebsteams ist ClickUp nicht nur ein Task-Tracker, sondern ein zentraler hub, der Ihre Projektplanung mit Finanzinformationen in Echtzeit verbindet.
ClickUp lässt sich mit führenden Tools wie QuickBooks integrieren, sodass Sie Ausgabendaten, Rechnungen und Einnahmequellen direkt in Ihrem ClickUp-Workspace synchronisieren können.
Mit diesen Integrationen können Sie automatisch Ist-Werte abrufen, diese mit Ihrem Plan vergleichen und Abweichungen erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
💡 Profi-Tipp: Entdecken Sie die API- und Zapier-Integrationen von ClickUp, um eine Verbindung zu praktisch jedem von Ihrem Team verwendeten Finanztool herzustellen und so noch mehr Automatisierung und Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Budget-Workflows zu erschließen.
Überlassen Sie KI-Agenten die Schwerarbeit, die zu erledigen ist
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen persönlichen Finanzberater an Ihrer Seite. Die Agenten von ClickUp übernehmen diese Rolle bei der Budgetprognose.
Mit dem KI-Budgetprognose-Agenten von ClickUp können Teams beispielsweise ihre Finanzplanung direkt in ihren Workflows des Projektmanagements automatisieren und optimieren.
Durch die Verbindung Ihrer Workspace-Daten kann dieser Agent Budgetberechnungen auslösen, Ausgaben in Echtzeit überwachen und Sie proaktiv auf Risiken aufmerksam machen – so wissen Sie immer, wo Ihr Projekt finanziell steht. Mit anpassbaren Auslösern und Automatisierungen können Sie Budgetüberprüfungen, Genehmigungen und Berichterstellung ohne manuellen Aufwand optimieren. So geht's:
- Lösen Sie Genehmigungsworkflows aus, wenn eine Budgetüberschreitung festgestellt wird, damit die Finanzteams schnell reagieren und Maßnahmen ergreifen können.
- Lösen Sie automatisch eine neue Budgetprognose aus, wenn sich der Status des Projekts in „In Bearbeitung“ ändert oder wenn neue Ausgaben erfasst werden.
- Senden Sie sofortige Benachrichtigungen an Eigentümer von Projekten, wenn die Ausgaben einen festgelegten Prozentsatz des zugewiesenen Budgets überschreiten.
- Planen Sie wöchentliche oder monatliche Budgetübersichtsberichte, die erstellt und an die Beteiligten freigegeben werden sollen.
Und das Beste daran ist, dass Sie mit ClickUp ein Array von Budgetprognose-Agenten einrichten können, wie zum Beispiel:
- Agent für prädiktive Analysen: Diese Agenten können Verlaufsdaten analysieren, um zukünftige Trends vorherzusagen.
- Automatisierte Berichterstellung: Diese Tools können die Berichterstellung optimieren, indem sie Rohdaten in visuell leicht verständliche Erkenntnisse umwandeln.
- Agent für Szenarioplanung: Diese Agenten können verschiedene Finanzszenarien simulieren, sodass Sie sich auf alle wirtschaftlichen Entwicklungen vorbereiten können.
Unterstützen Sie einen organisierten Flow mit vorgefertigten Vorlagen
Verwenden Sie die Projektbudget-Vorlage mit WBS von ClickUp, um alle Ihre Kostenvoranschläge zu planen und die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben an einem Ort durchzuführen. Damit können Sie Ihre Projektdaten organisieren.
Hier sind die Gründe, warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Die Ansicht der Tabelle der Projektstruktur hilft Ihnen, eine Übersicht über Ihre Projekte zu erhalten, die nach Phasen gruppiert sind.
- Weisen Sie jeder Aufgabe Prioritäten zu, damit sich die Mitglieder des Teams auf die Aktivitäten konzentrieren können, die sich am stärksten auf Zeitleisten, Arbeitskosten und die Gesamtbudgetleistung auswirken.
- Nutzen Sie die Zeitleiste des Projekts, um die Zeitleiste Ihres Projekts zu verstehen und Überschneidungen bei der langfristigen Planung zu vermeiden.
Außerdem gibt es die Business Budget Vorlage von ClickUp, mit der Sie Ihre Geschäftsausgaben und -einnahmen zentral verfolgen können.
Hier sind die Gründe, warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Verfolgen Sie prognostizierte und tatsächliche Ausgaben an einem Ort, um Abweichungen zu erkennen.
- Verwenden Sie anpassbare Felder für Prognosewerte, Ist-Werte und Abweichungen, um genaue Finanzberichte zu erstellen.
- Überwachen Sie wiederkehrende Ausgaben für wiederholbare monatliche Budgetierungen.
Wenn Sie mehrere Initiativen gleichzeitig verwalten, möchten Sie sicher nicht zwischen verschiedenen Tools oder Tabellenkalkulationen hin- und herwechseln müssen. Mit diesen Vorlagen für die Nachverfolgung mehrerer Projekte können Sie Fortschritte vergleichen, Budgets überprüfen und Verzögerungen erkennen – alles an einem Ort.
Die besten Features von ClickUp
- Organisieren Sie mühelos alle Projektaufgaben: Verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um den gesamten Projektumfang zu planen, Kostenfelder als Anhänge zu verwenden, Eigentümer zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.
- Helfen Sie Teams bei der Priorisierung: Fügen Sie Prioritäten für Aufgaben hinzu, um wichtige Aktivitäten hervorzuheben, die sich auf Zeitleisten, Ressourcennutzung und Budgetergebnisse auswirken.
- Probleme der Koordination beseitigen: Verwenden Sie ClickUp Abhängigkeiten, um die Reihenfolge der Aufgaben automatisch zu bestimmen und Hindernisse aufzudecken, bevor sie zu Verzögerungen führen.
- Dokumentieren Sie alles zentral: Erstellen und speichern Sie Budgetpläne, finanzielle Annahmen und Projektnotizen mit ClickUp Docs.
- Reduzieren Sie verstreute Unterhaltungen: Verwenden Sie ClickUp Chat, um Diskussionen mit Aufgaben, Dokumenten und Projektphasen zu verknüpfen, damit Teams Budgetänderungen und nächste Schritte klären können, ohne zwischen Apps oder Kontexten wechseln zu müssen.
- Automatisieren Sie wiederholende Arbeiten: Richten Sie ClickUp-Automatisierungen ein, um Status zu aktualisieren, Stakeholder zu benachrichtigen, Felder anzupassen oder Auslöser für Folgeaufgaben zu aktivieren.
Einschränkungen von ClickUp
- Aufgrund der umfangreichen Features müssen einige Benutzer eine gewisse Einarbeitungszeit in Kauf nehmen.
Preise für ClickUp
Warum ClickUp für Budgetprognosen geeignet ist:
ClickUp zentralisiert alle Ihre Aufgaben, Kosten und Ressourcendaten an einem Ort und nutzt KI, um Projektaktivitäten in Echtzeit in genaue Budgetprognosen umzuwandeln. Durch das Zusammenspiel von Dashboards, BrainGPT und KI-Agenten erhalten Sie sofortige Prognosen und frühzeitige Kosten-Risiko-Warnungen.
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.500 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Ein G2-Rezensent berichtete, wie ClickUp ihm beim Projektmanagement des Budgets geholfen hat:
Die robusten Prognose- und Budgetierungstools von ClickUp haben sich als unschätzbar wertvoll erwiesen und eine präzise Ressourcenzuweisung gewährleistet. Als bahnbrechende Innovation für die Produktivität ermöglichte es uns, unsere Abläufe zu optimieren und bemerkenswerte Ergebnisse zu erzielen.
Die robusten Prognose- und Budgetierungstools von ClickUp haben sich als unschätzbar wertvoll erwiesen und eine präzise Ressourcenzuweisung gewährleistet. Als bahnbrechende Innovation für die Produktivität ermöglichte es uns, unsere Abläufe zu optimieren und bemerkenswerte Ergebnisse zu erzielen.
📮 ClickUp Insight: 78 % unserer Umfrageteilnehmer erstellen im Rahmen ihrer Zielsetzung detaillierte Pläne. Überraschenderweise verfolgen jedoch 50 % diese Pläne nicht mit speziellen Tools für die Budgetnachverfolgung. 👀
Mit ClickUp können Sie Projektziele nahtlos in umsetzbare Aufgaben umwandeln und diese Schritt für Schritt abarbeiten. Darüber hinaus bieten unsere Dashboards ohne Programmieraufwand eine übersichtliche visuelle Darstellung Ihres Fortschritts, sodass Sie mehr Kontrolle und Sichtbarkeit über Ihre Arbeit haben. Denn „auf das Beste zu hoffen” ist keine verlässliche Strategie.
💫 Echte Ergebnisse: ClickUp-Benutzer geben an, dass sie ~10 % mehr Arbeit bewältigen können, ohne auszubrennen.
2. Forecast. App (Am besten geeignet für Budgetprognosen und Nachverfolgung auf Portfolioebene)
Forecast. App ist eine KI-gestützte App für Ressourcenmanagement und Projektmanagement, die sich ideal für professionelle Finanzdienstleister und Agenturen eignet. Sie bietet Echtzeit-Sichtbarkeit, Kontrolle über Margen und skalierbare Abläufe.
Mithilfe des Dashboards für das Ressourcenmanagement können Sie ressourcenbezogene Risiken identifizieren und agile Anpassungen an Projektplänen vornehmen. Ermitteln Sie den Umfang eines potenziellen Projekts mit Platzhaltern und vorläufigen Buchungen. Mit der Budgetierungs- und Prognosesoftware erhalten Sie außerdem eine Echtzeit-Übersicht über die Kapazität all Ihrer Ressourcen.
Automatisierte Berechnungen und Prüfpfade minimieren manuelle Fehler und Inkonsistenzen im Projektmanagement. Forecast KI lernt aus Ihren Projekten und gibt Ihnen kontextbezogene Empfehlungen. KI-gestützte Erkenntnisse tragen außerdem dazu bei, Risiken durch frühzeitige Warnungen zu minimieren.
Die besten Features der Forecast-App
- Verwenden Sie Projekt-Baselines, um Projekte vorab zu planen, realistische Zeitleisten festzulegen und bei Abweichungen benachrichtigt zu werden.
- Erstellen Sie Auslastungsberichte mit klarer Sichtbarkeit der Workload, um die unternehmensweite Auslastung zu überwachen.
- Prognostizieren Sie den zukünftigen Bedarf an Kapazität und Ressourcen anhand von Zeitleisten für Projekte mit der Software für Projektmanagement, Gantt Chart.
- Erstellen und verwalten Sie Ihre Preislisten, weisen Sie verschiedenen Projekten benutzerdefinierte Preise zu und behalten Sie den Überblick über Ihre gesamten Projektbudgetkosten.
- Verfolgen Sie die Finanzen mehrerer Projekte und nehmen Sie proaktive Anpassungen vor.
Limit der Forecast-App
- Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Formeln benötigt (Finanzdaten wie Margenmodelle, Kostenebenen in mehreren Währungen), sind für Forecast möglicherweise Workarounds oder zusätzliche tools erforderlich.
Forecast. App-Preise
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Warum die Forecast. App für Budgetprognosen geeignet ist:
Da Forecast Projektumfänge, Ressourcenzuweisungen, tatsächlich protokollierte Stunden und Budgetzahlen in einer Ansicht zusammenführt, unterstützt es eine schnellere und genauere Budgetprognose und hilft Ihnen, Kosten- oder Auslastungsrisiken frühzeitig zu erkennen.
Forecast. App-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,2/5 (über 100 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 80 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über die Forecast-App?
Ein G2-Rezensent gab seine ehrliche Meinung zur Forecast-App frei:
Forecast ist das wichtigste tool, das wir für den Betrieb unserer Agentur verwenden und das täglich von allen Mitgliedern des Lieferteams genutzt wird. Die Benutzererfahrung und Benutzeroberfläche sind einfach und intuitiv. Es verfügt über leistungsstarke Features, ohne Sie zu überfordern. Manchmal kann es etwas schwierig sein, die Abhängigkeiten zwischen den Features und der Berichterstellung zu verstehen.
Forecast ist das wichtigste tool, das wir für den Betrieb unserer Agentur verwenden und das täglich von allen Mitgliedern des Lieferteams genutzt wird. Die Benutzererfahrung und Benutzeroberfläche sind einfach und intuitiv. Es verfügt über leistungsstarke Features, ohne Sie zu überfordern. Manchmal kann es etwas schwierig sein, die Abhängigkeiten zwischen den Features und der Berichterstellung zu verstehen.
📚 Weiterlesen: So verwalten Sie mehrere Projekte erfolgreich
🎥 Sehen Sie sich an: Wie Sie Projektbudgets mühelos in ClickUp verwalten können:
3. Mavenlink (jetzt Kantata) (Am besten geeignet für die Automatisierung professioneller Dienstleistungen)
Kantata (früher Mavenlink) ist eine Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA). Sie integriert Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichterstellung in einer einzigen Plattform, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.
Sie können Monatsabschlussaufgaben automatisieren, Inkasso verwalten und Rechnungen direkt aus genehmigten Zeit- und Spesen-Einträgen erstellen. Die Software unterstützt Projektbeteiligte bei der Erstellung genauer Prognosen und der Margen-Nachverfolgung.
So können Ihre Projektmanager und Finanzverantwortlichen schnell Umsatzlücken oder Trends bei überhöhten Ausgaben erkennen. Jede protokollierte Stunde, jede Ausgabe und jeder Meilenstein ist direkt mit der Budgetleistung verknüpft. So können Sie geplante und tatsächliche Kosten vergleichen und den Gewinn auf granularer Ebene nachvollziehen.
Kantata hat außerdem eine Reihe von KI-gestützten Beschleunigern auf den Markt gebracht. Der Prognosebeschleuniger liefert Projektteams intelligentere Umsatz- und Margenprognosen auf der Grundlage von Liefermustern und Ergebnissen.
Die besten Features von Kantata
- Prognostizieren Sie erforderliche Rollen, Fähigkeiten und Personalbedarf im Voraus, um eine optimierte Ressourcenzuweisung zu erreichen.
- Vergleichen Sie Schätzungen mit Ist-Werten in Echtzeit, um Ihre Finanzplanung zu verfeinern.
- Verwalten Sie Projekte und Portfolios mit Sichtbarkeit auf Portfolioebene, Einblicken in den Zustand und standardisierter Bereitstellung.
- Führen Sie die Nachverfolgung von Budgets im Vergleich zu Ist-Werten durch, verknüpfen Sie Kosten mit Projektgebühren und nehmen Sie während des Projekts Anpassungen vor, um die Marge aufrechtzuerhalten.
- Behalten Sie mit ETC- (Estimate to Completion) und EAC- (Estimate at Completion) Prognosen den Überblick über den Budgetfortschritt und die voraussichtliche Fertigstellung des Projekts in Echtzeit.
Limitierungen von Kantata
- Die Erstellung spezialisierter Berichte erfordert zusätzliche Schritte außerhalb der Plattform oder kreative Workarounds, was die Effizienz beeinträchtigen kann.
Warum Kantata für Budgetprognosen geeignet ist:
Mit Kantata können Sie die Finanzen eines Projekts (Gebühren, Kosten, Ausgaben), die Ressourcennutzung und die Marge auf einer einheitlichen Plattform nachverfolgen. Dies erleichtert die Budgetierung nicht nur anhand von Schätzungen für Aufgaben, sondern auch anhand von tatsächlichen Zeit-/Ausgabendaten, Einzelzielen für die Marge und Vertragsleistungen.
Preise für Kantata
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Kantata-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,2/5 (über 1400 Bewertungen)
- Capterra: 4,2/5 (über 500 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Kantata?
Ein G2-Rezensent gibt seine persönlichen Erfahrungen mit Kantata frei:
Kantata ist eine großartige Möglichkeit für die Nachverfolgung von Projekten, Ressourcen und Budgets an einem Ort. Ich verwende es für jedes Projekt, das ich durchführe. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen, und es ist wirklich nützlich, dass man im selben Workspace von der Phase der Budgetschätzung zur Projektabwicklung übergehen kann. Es wäre schön, wenn es mehr Optionen zur Personalisierung der Workspaces gäbe und man bei der Budgetierung von Schätzungen flexibler wäre.
Kantata ist eine großartige Möglichkeit für die Nachverfolgung von Projekten, Ressourcen und Budgets an einem Ort. Ich verwende es für jedes Projekt, das ich durchführe. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen, und es ist wirklich nützlich, dass man im selben Workspace von der Phase der Budgetschätzung zur Projektabwicklung übergehen kann. Es wäre schön, wenn es mehr Optionen zur Personalisierung der Workspaces gäbe und man bei der Budgetierung von Schätzungen flexibler wäre.
📚 Weiterlesen: Wie man KI für die Automatisierung von Workflows nutzt
Weitere erwähnenswerte Produkte
Nicht jedes Team benötigt Projektprognosen auf Unternehmensebene.
Hier sind einige Tools für das Projektmanagement, die auch Projektbudgetierung bieten:
- Monday.com: Monday.com ist bekannt für seine übersichtlichen, visuellen Boards und bietet Finanzverfolgung durch anpassbare Felder und Dashboards. Sie können Projektkosten mit Aufgaben verknüpfen, Automatisierungen für Budgetwarnungen einrichten und bestehende Tools wie Excel oder QuickBooks integrieren. Mit Monday Sidekick, dem integrierten KI-Assistenten der Plattform, können Sie Routineaufgaben automatisieren, Risiken frühzeitig erkennen und Workflows an wichtigen Zeitplänen und Zielen ausrichten.
- Wrike : Wrike umfasst Finanzmanagementfunktionen wie Zeiterfassung, Ressourcenprognosen und Berichterstellung zum Vergleich von Budget und Ist-Zahlen. Passen Sie Dashboards an, um Kosten zu überwachen, und integrieren Sie sie in Buchhaltungstools. Die Software bietet Ressourcenplanung, Cross-Tagging, Gantt-Diagramme und Kanban-Boards, um das Projektmanagement zu vereinfachen. Wrike KI kann Abfragen beantworten, Risiken bewerten und Projekte basierend auf der Budgetsituation und der Workload-Kapazität priorisieren.
- Hive : Hive vereinfacht das Budgetmanagement durch Nachverfolgung der Projektkosten, Protokollierte Zeit und Dashboards für die Berichterstellung. Es wird von Teams verwendet, die neben Features für die Zusammenarbeit im Team auch eine grundlegende Sichtbarkeit des Budgets wünschen. Mit Buzz KI können Sie nun wiederholende Aufgaben wie Meetings, Antworten und Nachfassaktionen automatisieren.
🧠 Wissenswertes: Obwohl wir bei der Projektbudgetierung längst über Excel hinaus sind, begann alles im Jahr 1985, als Microsoft Excel 1.0 für Mac auf den Markt brachte. Zwei Jahre später kam die Version 2.0 für PCs auf den Markt, und als Microsoft Office für Windows 95 veröffentlicht wurde, war Excel bereits das Standard-Budgetierungstool für Teams überall.
So erstellen Sie Budgetprognosen (Tipps + Best Practices)
Das Projektmanagement für das Budget ist komplex, insbesondere wenn Sie es zum ersten Mal erledigen. Diese praktischen Schritte helfen Ihnen dabei, mühelos genaue Budgetprognosen zu erstellen.
1. Erstellen Sie einen schrittweisen Entwurf für das Projekt.
Beginnen Sie mit einem umfassenden Plan für das Projekt, der in Zusammenarbeit mit Ihrem Team und allen Beteiligten entwickelt wurde.
Sie sollte alle zu erbringenden Leistungen und den gesamten Projektumfang umfassen. Unterteilen Sie die zu erbringenden Leistungen in einzelne Schritte, um die für jede Unteraufgabe erforderlichen Ressourcen zu ermitteln.
2. Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Ressourcen.
Listen Sie unter jedem Ergebnis die Ressourcen auf, die Sie benötigen, um es abzuschließen. Dabei kann es sich um Teammitglieder, Software und Lizenzen, professionelle Dienstleistungen oder Freiberufler handeln.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Whiteboards, um Brainstorming zu betreiben und alle erforderlichen Ressourcen für jeden Schritt aufzulisten. Arbeiten Sie persönlich oder virtuell mit allen Beteiligten zusammen, indem Sie diese digitale Leinwand nutzen.
3. Weisen Sie jeder Ressource Kosten zu.
Erstellen Sie ein umfassendes Kostenmodell, das alle Kosten des Projekts erfasst. Identifizieren Sie fixe Kosten, die konstant bleiben (z. B. Softwarelizenzen), und variable Kosten, die je nach Produktion schwanken können.
Sie müssen auch prognostizieren, wie sich die Kosten in großem Maßstab verändern werden, beispielsweise durch neue Infrastrukturinvestitionen, die das Wachstum unterstützen. Je detaillierter Ihr Projektbudget ist, desto genauer werden Ihre Prognosen sein.
⚒️ Quick Hack: Verwenden Sie die KI-Felder von ClickUp, um Projektkosten basierend auf der erfassten Zeit, den Ressourcenkosten oder dem Fortschritt der Aufgaben automatisch zu berechnen und zu aktualisieren. Dadurch entfällt der manuelle Eintrag von Kosten und Sie erhalten während der Projektentwicklung eine Echtzeit-Sicht auf die Finanzen.
4. Dokumentieren Sie Ihr Budget
Anstelle von statischen Tabellenkalkulationen empfehlen wir die Verwendung eines Tools für das Projektmanagement zur Dokumentation Ihres Budgets. Sie können all dies in ClickUp Docs speichern oder vorhandene Vorlagen verwenden.
Ihr Projektbudgetdokument umfasst:
- Jedes Ergebnis und seine Unteraufgaben, komplett mit internen Kontrollpunkten und endgültigen Fälligkeitsdaten.
- Elemente unter jeder Unteraufgabe mit detaillierten Angaben zu allen erforderlichen Ressourcen und deren geschätzten Kosten
- Eine Zeitleiste für die Berichterstellung, aus der hervorgeht, wann welche Kosten anfallen, abgestimmt auf Ihren Zeitplan für das Projekt.
- Ein Bereich für tatsächliche Kosten und Ausgabedaten, damit Sie die Prognosen im Laufe des Projekts aktualisieren können.
- Klare Eigentümerschaft für jedes Budget-Element – wer übernimmt die Nachverfolgung von Reisebelegen, genehmigt Rechnungen oder verwaltet Zahlungen an Freiberufler?
Der nächste Schritt besteht darin, die Gesamtkosten für jedes Ergebnis zu addieren und Ihr voraussichtliches Budget für das Projekt zu berechnen.
⚠️ Vorsicht vor Arbeitsausbreitung: Wenn Budgets, Liefertermine und Details zur Eigentümerschaft in verschiedenen Tools gespeichert sind, kommt es zu einer Arbeitsausbreitung. Diese nicht miteinander verbundenen Tools und Systeme kommunizieren nicht miteinander, was das Ergebnis von Informationssilos und einem Verlust an Produktivität im gesamten Unternehmen ist.
5. Überwachen und passen Sie Ihr Budget an
Ihr Budget ist nur so genau wie die Daten, die in es einfließen. Sobald das Projekt läuft, führen Sie die Nachverfolgung von Ausgaben, Ressourcenstunden und Fortschritten der Meilensteine in Echtzeit durch. Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Budget im Vergleich zu den Ist-Werten, um zu sehen, wo Abweichungen auftreten. Wenn bestimmte Aufgaben oder Ressourcen mehr Zeit oder Kosten als im Plan vorgesehen in Anspruch nehmen, passen Sie die Zuweisungen frühzeitig an.
Richten Sie automatisierte Dashboards in Ihrem Projektmanagement-Tool ein, um die finanzielle Lage auf einen Blick zu visualisieren. Metriken wie verbleibendes Budget, Burn Rate und Abweichungstrends sollten automatisch aktualisiert werden, sobald Ihr Team Zeiten und Ausgaben erfasst.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Abweichungen zwischen den Ausgaben eines Projekts und dem Budget zu identifizieren.
Behalten Sie Ihre Budgets mit ClickUp im Blick und bei der Nachverfolgung.
Für professionelle Dienstleistungen und Beratungsunternehmen eignen sich Forecast.app und Kantata gut.
Wenn Sie jedoch auf der Suche nach einer Software für das Projektmanagement mit umfassenden Features und ohne lange Einarbeitungszeit sind, ist ClickUp die beste Wahl.
Als Allround-App für die Arbeit zentralisiert sie Ihre Planung, Budgetierung und Berichterstellung an einem Ort.
Erstellen Sie dynamische Budgetprognosen, führen Sie die Nachverfolgung von Ist-Zahlen in Echtzeit durch und visualisieren Sie Kostentrends über Projekte hinweg – ganz ohne Wechsel zwischen Tabellenkalkulationen oder Finanztools.
Sind Sie bereit, loszulegen? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an.