Die 3 besten Projektmanagement-Tools zur Automatisierung der Sprint-Backlog-Pflege

Kennen Sie diesen Moment in jeder Sprint-Planungssitzung, in dem das Team gemeinsam über das chaotische Backlog stöhnt? Irgendwie lauert dieser eine Bug aus dem dritten Sprint immer noch wie ein vergessener Zu erledigen-Geist ganz unten.

Sprint Backlog Grooming sollte sich nicht wie das Hüten von Katzen während eines Gewitters anfühlen. Aber wenn Sie Dutzende von Aufgaben jonglieren und versuchen, Entwickler, Designer und Stakeholder auf derselben Seite zu halten, schleicht sich schnell Chaos ein (trotz der Verwendung der besten agilen Methoden)!

Hier kommt der Einsatz von Projektmanagement-Software zur Automatisierung des Sprint Backlog Grooming ins Spiel. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten Backlog-Management-tools für moderne Produktentwicklungsteams vor.

Wir werden auch untersuchen, wie Automatisierung agilen Teams dabei hilft, gesunde Sprints aufrechtzuerhalten, ihre Backlogs effektiv zu verwalten und Sprint-Ziele in Reichweite zu halten.

Die 3 besten Projektmanagement-Softwareprogramme zur Automatisierung der Sprint-Backlog-Pflege auf einen Blick

Hier finden Sie einen kurzen Vergleich der besten Projektmanagement-Automatisierungstools für das Sprint-Backlog-Grooming, damit Sie anhand einiger wichtiger Funktionen, zusätzlicher Features, Preise und Benutzer-Bewertungen das für Sie passende Tool auswählen können.

Was ist Sprint-Backlog-Grooming?

Beim Sprint Backlog Grooming, manchmal auch als Backlog Refinement bezeichnet, geht es darum, den Produkt-Backlog zu überprüfen, nicht mehr relevante Elemente zu entfernen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Elemente für den nächsten Sprint bereit sind.

Wenn das Grooming gut erledigt ist, erspart es allen den Stress, sich mit einer unübersichtlichen, endlosen Liste auseinanderzusetzen.

Stattdessen kann das Team mit Klarheit in die Sprint-Planung gehen, da es weiß, welche User Stories bereit sind, welche noch detaillierter ausgearbeitet werden müssen und welche für später zurückgestellt werden können.

Tools für das Produkt-Backlog-Management bieten auch Raum für neue Ideen oder Kundenanforderungen, die zum richtigen Zeitpunkt hinzugefügt werden können.

Warum die Automatisierung des Sprint Backlog Groomings?

Ein Backlog außerhalb des Sprints sollte immer in Bewegung sein. In der Regel wird es einige Zeit vor dem nächsten Sprint-Plan priorisiert. Wenn Sie Elemente innerhalb eines Sprints meinen, dann sicher, wenn es dafür Platz gibt, aber das ist ein Hinweis auf etwas; die Bearbeitung einer Reihe von Bugs ist ein Hinweis auf etwas, ebenso wie die Reaktion auf neue Ideen.

Dieser kleine Einblick eines Reddit-Benutzers fasst es treffend zusammen.

Ein Backlog verändert sich ständig. Neue Ideen kommen auf, Fehler müssen behoben werden und Prioritäten ändern sich schneller als erwartet. Diese ständigen Veränderungen machen das Grooming zu einer scheinbar nie endenden Aufgabe.

Das ist auch der Grund, warum ein wenig Hilfe durch Automatisierung den gesamten Prozess leichter und weniger anstrengend machen kann.

Wenn Sie also nach Gründen suchen, um die Automatisierung des Sprint Backlog Grooming zu erreichen, sind Sie hier genau richtig:

Worauf sollten Sie bei einer Projektmanagement-Software zur Automatisierung der Sprint-Backlog-Pflege achten?

Achten Sie bei der Auswahl einer Software für das Backlog Grooming nicht auf eine lange Liste von Features. Ihr Fokus sollte darauf liegen, etwas zu finden, das sich für Ihr Team natürlich anfühlt, den täglichen Stress der Backlog-Arbeit reduziert und allen eine klare Ansicht der nächsten Schritte verschafft.

Die besten tools sollten die Sprint-Planung erleichtern, nicht erschweren. Und so können Sie sie identifizieren:

✅ Backlog-Elemente lassen sich leicht überprüfen, verfeinern und in kleinere User Stories aufteilen, sodass sie bereit sind, wenn das Team sie benötigt.

✅ Bietet anpassbare Boards und Workflows, die sich an die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams anpassen.

✅ Lässt sich nahtlos mit Kommunikationsplattformen und Entwicklung tools herstellen, sodass alle zusammenarbeiten können, ohne hin und her wechseln zu müssen.

✅ Zeigt den Fortschritt auf leicht verständliche Weise an, von Burndown-Diagrammen bis hin zu einfachen Berichten, die das gesamte Team auf dem Laufenden halten.

✅ Erledigt repetitive Aufgaben im Hintergrund, wie Backlog-Updates und Sprint-Erinnerungen, damit sich das Team auf sinnvolle Arbeit konzentrieren kann.

Die beste Projektmanagement-Software zur Automatisierung der Sprint-Backlog-Pflege

Für Momente, in denen die Backlog-Pflege überwältigend wird, gibt es hier drei tools, die sich still und leise um die sich wiederholende Arbeit kümmern.

ClickUp (Am besten geeignet für eine All-in-One-Projektmanagement-Plattform mit KI-gestütztem Backlog Grooming)

Backlog Grooming ist eine dieser Aufgaben, von denen jeder weiß, dass sie wichtig sind, auf die sich aber nur wenige wirklich freuen. ClickUp ändert dies, indem es Automatisierung und KI in den Prozess einbindet.

Es ist der weltweit erste konvergierte KI-Arbeitsbereich, der alle Arbeitsanwendungen, Daten und Workflows zusammenführt. ClickUp beseitigt alle Formen von Work Sprawl und bietet 100 % Kontext sowie einen einzigen Ort, an dem Menschen und Agenten zusammenarbeiten können.

Anstatt endlos zu sortieren und zu diskutieren, wird Ihr Sprint-Backlog mit ClickUp zu einem lebendigen, übersichtlichen Space. So funktioniert es:

KI-gestützte Backlog-Priorisierung mit ClickUp Brain und Brain MAX

ClickUp Brain betrachtet Ihr Backlog so, wie es ein erfahrener Scrum Master tun würde: Es erkennt Muster, weist auf Risiken hin und motiviert das Team zu wertvoller Arbeit.

Sie sortiert nicht nur Elemente nach Fristen, sondern berücksichtigt auch Abhängigkeiten, Workload und sogar die Historie ähnlicher Aufgaben.

Letztendlich reduziert ClickUp Brain diesen Hin- und Her-Prozess, indem es ähnliche Aufgaben aus vergangenen Sprints analysiert und vernünftige Schätzungen vorschlägt.

💡 Bonus: Für Benutzer, die mehr als eine Chrome-Erweiterung suchen, ist ClickUp Brain MAX die perfekte Desktop-KI-Super-App.

• Durchsuchen Sie ClickUp, Ihre verbundenen Apps (Google Drive, Figma, GitHub usw.) und das Internet sofort und alles an einem Ort. Das bedeutet, dass Sie bei der Vorbereitung Ihres Backlogs schnell zugehörige Dateien, Spezifikationen oder frühere Sprint-Info aufrufen können, ohne zwischen Registerkarten wechseln oder Ordner durchsuchen zu müssen (erinnern Sie sich an die Arbeitsausbreitung?).
• Verwenden Sie Talk‑to‑Text mit Brain MAX, um das Erstellen von Notizen oder Erinnerungen für das Grooming zu beschleunigen.
• Ersetzen Sie Dutzende von KI-Tools und nutzen Sie Premium-KI-Modelle wie ChatGPT, Claude und Gemini mit einer einzigen, kontextbezogenen, für Unternehmen geeigneten Lösung.

Beispielsweise könnten Sie vor einer Grooming-Sitzung Brain MAX bitten, Ihnen alle Aufgaben im Backlog anzuzeigen, die sich auf eine bestimmte von Kunden gewünschte Feature beziehen, alle offenen Fehler im Zusammenhang mit dieser Feature zu finden oder Design-Assets abzurufen, die mit diesen Aufgaben verbunden sind – so gehen Sie bereits mit Kontext und Inhalten ausgestattet in die Verfeinerung.

Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von KI-Agenten

Sie können ClickUp AI Agents einrichten, um Ihr Backlog sauber und sprintbereit zu halten. Diese Agenten können so benutzerdefiniert eingestellt werden, dass sie bestimmte Bedingungen überwachen, Aktionen automatisch ausführen und relevante Erkenntnisse liefern, noch bevor Ihr Team das Board öffnet.

Beispiel für das Setup eines KI-Agenten für das Sprint-Backlog-Grooming:

Agentenname: Agent für die Vorbereitung der Sprint-Aufarbeitung

Auslöser: Wenn eine Aufgabe zum Backlog hinzugefügt wird oder seit 14 Tagen nicht aktualisiert wurde.

Maßnahmen:

Dieser KI-Agent sorgt dafür, dass Ihr Team immer mit einer vorgefilterten, gut organisierten Liste von Aufgaben in die Grooming-Sitzungen geht, die zur Diskussion bereit sind.

Sprint-Vorlagen mit ClickUp Automatisierungen

Agile Priorisierungstechniken leben vom Rhythmus, aber das manuelle Einrichten von Sprints kann diesen Rhythmus unterbrechen.

ClickUp Automatisierungen optimieren das Sprint Backlog Grooming, indem sie wiederholende Aufgaben automatisieren und Ihr Backlog organisiert halten. Richten Sie Auslöser wie „wenn eine Aufgabe zum Backlog hinzugefügt wird” und Aktionen wie „Eigentümer zuweisen” oder „Status auf Überprüfung erforderlich setzen” ein, um Aufgaben effizient zu verwalten. Dies hilft, zu verhindern, dass sich veraltete oder unklare Elemente ansammeln, und reduziert den manuellen Aufräumaufwand.

Hier erfahren Sie, was Automatisierungen während des Sprint Backlog Grooming konkret leisten können:

Benutzerdefinierte Status für Backlog-Elemente mit ClickUp Custom Status

Einer der am häufigsten übersehenen Aspekte der Backlog-Pflege ist die Klarheit. Backlog-Elemente bleiben oft in der Schwebe hängen – zu detailliert, um ignoriert zu werden, aber noch nicht bereit für die Entwicklung. ClickUp Custom Status löst dieses Problem, indem es Teams die Möglichkeit gibt, benutzerdefinierte Status zu erstellen, die den tatsächlichen Stand der Arbeit widerspiegeln.

Sie können Widgets wie Geschwindigkeitsdiagramme, Burndown-/Burnup-Grafiken und Team-Workload-Ansichten einbinden, sodass Sie Engpässe oder Probleme mit der Kapazität sofort erkennen, ohne Listen durchforsten zu müssen.

Nahtlose Integration mit GitHub, Gitlab und Jira

Backlog Grooming findet nicht isoliert statt. Für Entwicklungsteams wirken sich Code-Commits, Pull-Anfragen und Fehlerberichte auf das Backlog aus.

ClickUp lässt sich mit GitHub, Gitlab und Jira integrieren und sorgt dafür, dass Aktualisierungen in diesen Systemen automatisch in Backlog-Elemente übernommen werden.

Unterstützen Sie einen organisierten Ablauf mit ClickUp-Vorlagen

Die Backlogs- und Sprints-Vorlage von ClickUp bietet Scrum-Teams eine klare Struktur für die Sprint-Planung und sorgt gleichzeitig für eine einfache und konsistente Backlog-Verwaltung.

Kostenlose Vorlage erhalten

Das können Sie von agilen Vorlagen wie dieser erwarten:

Schließlich verfügt die ClickUp Agile Sprint Planning Template über vorgefertigte benutzerdefinierte Ansichten wie Sprint Backlog Items und Development Status, die Ihrem Team einen vollständigen Überblick über den Sprint-Fortschritt verschaffen. Diese kostenlose Sprint-Planungsvorlage enthält maßgeschneiderte Felder wie Development Status, Epics und Remaining Hours, um Ihre Planung nahtlos zu gestalten.

Die besten Features von ClickUp

Limit von ClickUp

Preise für ClickUp

Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp

Was Benutzer über ClickUp sagen

In dieser G2-Bewertung wurde Notiz genommen:

Features wie Automatisierung, der KI-Schreibassistent und der überarbeitete Kalender sparen viel Zeit. Und das Beste daran? Die Software lässt sich flexibel skalieren – egal, ob wir eine neue Kampagne starten oder langfristige Projekte verwalten.

2. Jira (am besten geeignet für agiles Backlog-Management und Sprint-Nachverfolgung)

Jira hilft bei der Optimierung der Sprint-Backlog-Pflege, indem es strukturierte Boards bereitstellt, in denen Produktverantwortliche Backlog-Elemente in Ansicht, Priorisierung und Bearbeitung erfassen können. Mit Funktionen wie Drag-and-Drop-Priorisierung, Story-Point-Schätzung und benutzerdefinierten Filtern können Entwicklerteams Aufgaben nach Dringlichkeit, Sprint oder Problemtyp organisieren.

Darüber hinaus unterstützt Jira das Grooming mit Integrationen wie Confluence für die Dokumentation und Bitbucket für den Entwicklungskontext, die alle in einem einzigen Problem mit Sichtbarkeit vorhanden sind. Sie können benutzerdefinierte Workflows einrichten und die Automatisierung von Jira nutzen, um veraltete Tickets zu kennzeichnen oder Stories basierend auf dem Grooming-Status zu übertragen.

Technische Manager können außerdem Velocity-Diagramme und Sprint-Berichte verwenden, um zu bewerten, ob Backlog-Elemente angemessen in der Größe, priorisiert und im Fortschritt sind.

Die besten Features von Jira

Limit von Jira

Preise für Jira

Jira-Bewertungen und Rezensionen

Was Benutzer über Jira sagen

Diese G2-Bewertung enthält das Feature:

Jira kann so ziemlich alles, was Sie sich in Sachen Projektmanagement wünschen (Tickets, Backlogs, Sprint-Planungen, Burndown-Diagramme, Produktivität-Metriken, was auch immer).

Wussten Sie schon? Ingenieure und Produktmanager bei ClickUp planen Epics in ClickUp, um Arbeit zu priorisieren, die Sichtbarkeit zu verbessern und bei Sprints zusammenzuarbeiten. So gehen sie dabei vor:

• Die Teams sind in Gruppen organisiert, von denen jede über einen eigenen Ordner verfügt.
• Jeder Squad-Ordner enthält Listen für Backlog-Elemente, Bugs und Sprints.
• Episoden und User Stories sind dank der Flexibilität von Aufgaben in mehreren Listen in den Feature-Listen, Produkt-Roadmap-Listen und Sprint-Listen des Teams vorhanden.

Möchten Sie wissen, wie Sie Sprints für Ihr Team einfach durchführen können? Sehen Sie sich dieses Video an, um weitere Informationen zu erhalten:

3. Trello (am besten geeignet für visuelle Sprint-Boards und einfache Backlog-Pflege)

Es ist ein befriedigendes Gefühl, wenn Arbeit von „zu erledigen” zu „erledigt” wechseln. Dieses kleine Erfolgserlebnis motiviert Teams, und Trello fängt dieses Gefühl ein.

Mit den visuellen Boards von Trello können Sie Backlog-Elemente übersichtlich in Listen wie „Zu pflegen“, „In Überprüfung“ oder „Bereit für Sprint“ organisieren. Jede Karte wird zu einem dynamischen Arbeitsbereich – fügen Sie Checklisten, Schätzungen, Anhänge und Beschreibungen hinzu, um zu verdeutlichen, was bereit ist und was noch Arbeit ist.

Die Butler-Automatisierung von Trello geht noch einen Schritt weiter, indem sie Karten verschiebt, Aufgaben zuweist oder Elemente anhand voreingestellter Regeln mit Tags versieht. Mit Power-Ups wie benutzerdefinierten Feldern und Kartenalterung können Sie fehlende Schätzungen aufdecken oder vernachlässigte Aufgaben erkennen, bevor sie zu Sprint-Schulden führen.

Die besten Features von Trello

Limit von Trello

Preise für Trello

Trello-Bewertungen und Rezensionen

Was Benutzer über Trello sagen

Diese G2-Bewertung hob hervor:

Was ich an Trello liebe, ist, wie einfach es zu bedienen ist und wie visuell alles dargestellt wird. Ich bin jemand, der gerne alles übersichtlich vor sich sieht, und Trello macht das perfekt. Mit den Boards und Karten kann ich meine Aufgaben genau so organisieren, wie ich es möchte, und es ist super einfach, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.

Weitere bemerkenswerte Projektmanagement-Software-tools

Nicht jedes Team benötigt Sprint-Backlog-Tools mit dem gleichen Komplexitätsgrad, und genau hier kommen Optionen wie Zenhub und Azure DevOps ins Spiel.

Zenhub ist besonders praktisch, wenn Ihre Entwicklungsarbeit bereits in GitHub stattfindet. Es integriert Backlog-Management und Sprint-Planung direkt in Ihre Repositorys und stellt so sicher, dass Ihr Produkt-Backlog und Sprint-Backlog immer den tatsächlich ausgelieferten Code widerspiegeln.

Dank Features wie Burndown-Diagrammen und Echtzeit-Updates, die direkt mit Commits verknüpft sind, geht es beim Backlog Grooming weniger um Spekulationen als vielmehr um die Nachverfolgung des Fortschritts.

Auf der anderen Seite richtet sich Azure DevOps an Teams, die eine umfassende Lösung suchen.

Azure DevOps richtet sich an Teams, die eine umfassende Lösung suchen. Mit Azure Boards können Sie User Stories in Backlog-Elemente aufschlüsseln, sie Features oder Epics zuordnen und Sprint-Backlogs über mehrere Teams hinweg verwalten.

Seine Stärke liegt in seiner Skalierbarkeit: Ganz gleich, ob Sie ein kleines agiles Team oder ein Unternehmen sind, das komplexe Projekte abwickelt – Azure DevOps bietet Ihnen die Möglichkeit, das Backlog Grooming direkt mit Releases in Verbindung zu bringen.

Vorteile der Verwendung von Projektmanagement-Software für die Automatisierung der Backlog-Pflege

Wenn Teams den Wert von Sprints bereits kennen, geht es weniger um das Warum als vielmehr darum, wie sie nachhaltig gestaltet werden können. Hier bewährt sich die Automatisierung. Sie nimmt Ihnen die mühsame Backlog-Pflege ab und schafft Raum für Strategie, Kreativität und Problemlösung.

Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Vorteile von Projektmanagement-Software für die Automatisierung der Backlog-Pflege und was Sie damit zu erledigen haben, in Betracht ziehen:

Räumen Sie das Backlog auf, geben Sie mit ClickUp Gas

Backlogs werden immer Teil der agilen Arbeit sein, aber sie müssen nicht unbedingt als Belastung empfunden werden, die das Team ausbremst. Mit den richtigen tools geht es beim Grooming weniger darum, sich mit Aufgaben herumzuschlagen, sondern vielmehr darum, das Team zu klarem, sinnvollem Fortschritt zu führen.

Unter den verfügbaren Optionen sticht ClickUp hervor, da es nicht nur Ihr Backlog organisiert, sondern Ihnen auch aktiv dabei hilft, es zu verfeinern.

Mit ClickUp Brain, das eine intelligentere Priorisierung, zeitsparende Automatisierungen und Integrationen bietet, die den gesamten Workflow verbinden, fühlt sich ClickUp weniger wie ein weiteres tool an, sondern eher wie ein Teamkollege, der Sie auf Kurs hält.

Wenn Sie bereit sind, Ihrem Backlog die Struktur zu geben, die es verdient, und Ihrem Team die Klarheit, die es braucht, melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an.

Häufig gestellte Fragen

Backlog Grooming ist ein fortlaufender Prozess, bei dem der Product Owner und das Team die Elemente im Product Backlog überprüfen, priorisieren, aktualisieren und klären. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass das Backlog sauber, organisiert und für bevorstehende Sprints bereit ist. Dazu gehört das Aufteilen großer Elemente (Epis) in User Stories, das Abschätzen des Aufwands, das Entfernen veralteter Aufgaben und das Verfeinern der Akzeptanzkriterien. Die Sprint-Planung hingegen findet zu Beginn jedes Sprints statt. Während dieses Meetings wählt das Team eine Reihe gut gepflegter Backlog-Elemente als Arbeit während des Sprints aus, basierend auf der Kapazität und den Sprint-Zielen. Es handelt sich um eine Commitment-Sitzung, in der das Team definiert, was geliefert werden soll und wie dies erreicht werden soll.

Die 20/30/50-Regel ist eine einfache Methode, um Prioritäten ausgewogen zu halten. Etwa 20 % des Backlogs sollten hochwertige, zu erledigende Aufgaben sein, 30 % sollten Arbeit mit mittlerer Priorität sein, die für stetigen Fortschritt sorgt, und 50 % sollten Aufgaben mit niedrigerer Priorität oder „nice-to-have”-Aufgaben sein. Das Ziel der 20/30/50-Regel ist es, ein ausgewogenes Produkt-Backlog zu schaffen, das Innovation, Benutzerzufriedenheit und technische Stabilität in Einklang bringt, anstatt von einem Bereich dominiert zu werden (z. B. nur Bugs oder nur neue Funktionen). Es handelt sich um eine Richtlinie, keine strenge Regel, die je nach Produktreife, Teamgeschwindigkeit und Geschäftszielen angepasst werden sollte.

Backlog Grooming ist eine Teamaktivität. In der Regel leitet der Product Owner diese Aufgabe, aber auch Entwickler, das QA-Team und manchmal sogar hochrangige Stakeholder beteiligen sich daran. Jeder bringt seine eigene Perspektive ein, wodurch das Backlog genauer und realistischer wird.

Die drei Hauptaktivitäten beim Product Backlog Grooming sind:1. Überprüfen und Priorisieren: Organisieren Sie Backlog-Elemente nach Wert, Dringlichkeit oder Abhängigkeiten, um sicherzustellen, dass die wichtigste Arbeit zuerst bearbeitet wird.2. Anforderungen klären: Stellen Sie sicher, dass jedes Element über klare Beschreibungen und Akzeptanzkriterien verfügt und bei Bedarf in überschaubare Aufgaben unterteilt ist.3. Schätzung des Aufwands: Zusammenarbeit mit dem Team, um Story Points oder Schätzungen zuzuweisen und so die Planung der kommenden Sprints genauer zu gestalten.

Die meisten Teams bereinigen ihr Backlog einmal pro Sprint, einige bevorzugen jedoch kürzere, häufigere Sitzungen. Der Schlüssel liegt in der Konsistenz – das Backlog muss regelmäßig aktualisiert werden, damit es nie zu groß wird.

Ja, KI kann überraschend hilfreich sein. Sie kann vergangene Arbeitsmuster, Abhängigkeiten und sogar die Teamkapazität analysieren, um Vorschläge zu machen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten. Dies ersetzt zwar nicht das Urteilsvermögen des Teams, entlastet es jedoch von endlosen Debatten über die Priorisierung.

Ja, ClickUp lässt sich mit Jira integrieren, sodass Teams verknüpfte Aufgaben und Synchronisierungen zwischen den beiden Plattformen vornehmen können. Sie können Daten aus Jira importieren oder eine unserer Jira-Integrationen nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern:1. Jira Connected Search-Integration: Wenn Sie Echtzeit-Sichtbarkeit benötigen, um Jira-Projekte, Boards, Dashboard und Issues in ClickUp zu suchen und in der Vorschau anzuzeigen. 2. Jira Sync-Integration: Synchronisieren Sie alle Projekt- und Issue-Updates zwischen ClickUp und Jira, sodass Sie ClickUp nicht verlassen müssen, um Ihre Arbeit anzuzeigen und zu verwalten.