Am Montagmorgen schwört Ihr Team, dass diese Woche alles unter Kontrolle ist.
Am Mittwoch jongliert die Designabteilung mit Last-Minute-Anfragen, die Entwicklung wartet auf Texte und plötzlich fällt jemandem eine „schnelle Aufgabe” ein, die eigentlich einen ganzen Tag in Anspruch nimmt. Alle sind beschäftigt, aber es ist nicht klar, ob sie mit den richtigen Dingen beschäftigt sind – und Ihre Monday.com-Boards geben keinen vollständigen Überblick. Hier hilft ein einfaches, strukturiertes Ressourcenmanagement.
Anstatt zu raten, wer welche Aufgaben übernehmen kann, können Sie die kostenlosen Ressourcenmanagement-Vorlagen von Monday.com verwenden, um Workloads, Kapazitäten und Prioritäten an einem Ort zu sehen. Mit der richtigen Vorlage ist es einfacher, Zeitleisten zu verschieben, Aufgaben neu zuzuweisen, bevor Mitarbeiter überlastet sind, und Zeiten für konzentriertes Arbeiten zu schützen – ohne Ihr System jedes Mal von Grund auf neu aufzubauen, wenn sich der Plan ändert. Und vergessen Sie nicht, bis zum Ende durchzuhalten. Als Bonus stellen wir Ihnen auch einige spannende ClickUp-Vorlagen zur Verfügung.
Ressourcenmanagement-Vorlagen auf einen Blick
Werfen wir einen kurzen Blick auf die besten kostenlosen Ressourcenmanagement-Vorlagen von Monday.com und ClickUp:
| Name der Vorlage | Vorlage herunterladen | Ideal für | Beste Features | Visuelles Format |
| Monday-Vorlage für das Ressourcenmanagement | Diese Vorlage herunterladen | Projektmanager, Betriebsteams, Ressourcenkoordinatoren | Kartenansicht, Excel-Integration, Tabellen-/Zeitleiste-/Matrix-/Gantt-Ansichten | Monday Board/Zeitleiste/Gantt |
| Monday-Vorlage für die Ressourcenzuweisung | Diese Vorlage herunterladen | Projektmanager, Teamleiter, Abteilungsleiter | Monatliche Gesamtwerte, Elemente, Auslastung in %, Filter | Monday Board/Tabelle |
| Monday-Vorlage für das Aufgabenmanagement im Team | Diese Vorlage herunterladen | Teamleiter, Manager, funktionsübergreifende Teams | Zeitbasierte Gruppierungen, farbcodierte Beschreibungen, Automatisierungen | Monday Board/Kalender |
| Monday-Vorlage für die Budgetverfolgung | Diese Vorlage herunterladen | Finanzmanager, Projektleiter, Betriebsteams | Ausgabenkategorien, Budget vs. Ist, Farbindikatoren, Ansicht mit Diagramm | Monday Board/Diagramm |
| Monday-Vorlage für die Nachverfolgung von Bauprojekten | Diese Vorlage herunterladen | Bauunternehmer, Baufirmen, Projektmanager | Phasennachverfolgung, Fortschrittsleisten, Budgetvergleich, Elemente hinzufügen | Monday Board/Zeitleiste |
| Monday-Vorlage für das Management von Ereignissen | Diese Vorlage herunterladen | Veranstaltungsmanager, Marketing, Mitarbeiter im operativen Bereich | RSVP-Formulare, Dashboards, Gantt-Zeitleisten, Nachverfolgung des Budgets | Monday Board/Zeitleiste/Gantt |
| Monday-Vorlage für Finanzanträge | Diese Vorlage herunterladen | Finanzteams, Beschaffung, Genehmigungen | Benutzerdefinierte Formulare, Workload-Diagramme, Workflow-Automatisierung | Monday Board/Diagramm |
| Vorlage für den Plan zum Projektmanagement von Monday | Diese Vorlage herunterladen | Projektmanager, Teamleiter, Koordinatoren | Phasenaufteilung, Status-Tags, Aufgabenverknüpfung, Automatisierungen | Monday Board/Zeitleiste |
| ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung | Kostenlose Vorlage herunterladen | Projektkoordinatoren, Teamleiter, Betriebsleiter | Benutzerdefinierte Status/Felder, Listen-/Gantt-/Kalender-/Workload-Ansichten | ClickUp-Liste/Gantt-Diagramm/Kalender/Workload |
| ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung | Kostenlose Vorlage herunterladen | Agenturen, kundenorientierte Teams, Projektmanager für Projektmanagement | Budgetnachverfolgung, farbcodierte Phasen | ClickUp-Board/Liste/Workload |
| ClickUp-Vorlage für Ressourcenmanagement – Personen | Kostenlose Vorlage herunterladen | Personalabteilung, Betriebsleiter, Teamleiter | Kapazitätsleisten, farbcodierte Zeitleisten, benutzerdefinierte Felder/Ansichten | ClickUp Liste/Board/Workload |
| ClickUp-Vorlage für Matrix der Projektressourcen | Kostenlose Vorlage herunterladen | Funktionsübergreifende Teams, Betriebsleiter, Projektleiter | Aufschlüsselung nach Ressourcentyp, Benutzerdefinierte Felder/Status, mehrere Ansichten | ClickUp-Board/Zeitleiste/Formular |
| ClickUp-Vorlage für den Workload von Mitarbeitern | Kostenlose Vorlage herunterladen | Teammanager, Abteilungsleiter, Projektleiter | Workload-Leisten, Risikoindikatoren, Zeiterfassung, Abhängigkeiten | ClickUp Liste/Board/Workload |
| ClickUp-Vorlage für rückwärtsgerichtete Ressourcenplanung | Kostenlose Vorlage herunterladen | Führungskräfte, Strategen, Projekt-Teams | Rückwärtsplanung, Zeitleiste, Delegierung, Whiteboard-Ansichten | ClickUp Whiteboard/Zeitleiste |
| ClickUp-Vorlage für die Kontoplanung | Kostenlose Vorlage herunterladen | Vertriebsteams, Kundenbetreuer, Kundenerfolg | Konto-Phasen, Nachverfolgung des Umsatzes, Gesundheitsfelder, Gantt/Zeitleiste | ClickUp-Liste/Gantt-Diagramm/Zeitleiste |
| ClickUp Pi-Planungsvorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Agile Teams, SAFe-Praktiker, Projektleiter | Sprint-Boards, Nachverfolgung der Abhängigkeiten, ROAM-Board, Whiteboard | ClickUp Whiteboard/Liste/Board |
Was sind Ressourcenmanagement-Vorlagen von Monday.com?
Die Ressourcenmanagement-Vorlagen von Monday.com sind vorgefertigte digitale Boards, die Unternehmen dabei helfen, Ressourcen für mehrere Projekte systematisch zu planen, zu terminieren und zuzuweisen.
Diese Vorlagen automatisieren die Nachverfolgung der Ressourcenzuweisung, sodass Sie sehen können, wer an welchen Aufgaben arbeitet, um die Verteilung des Workloads besser zu gestalten.
Mit diesen Vorlagen können Sie Teammitglieder zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen, um sicherzustellen, dass Ressourcen weder überbeansprucht noch unzureichend genutzt werden. Außerdem erhalten Sie eine klare Ansicht der Aufteilung der Aufgaben und Unterelemente für eine detaillierte Überwachung des Projekts.
Was macht eine gute Vorlage für das Ressourcenmanagement auf Monday.com zur Zuweisung von Ressourcen aus?
Das sollten Sie in einer Ressourcenmanagement-Vorlage von Monday.com beachten:
- Anpassbare Ansichten: Bietet Zeitleisten, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Ressourcen-Kalenderansichten, um die Arbeit nach Ihren Wünschen zu visualisieren.
- Echtzeit-Nachverfolgung der Ressourcen: Bietet Live-Updates zu Aufgabenverteilungen, Fortschritten und Workload und verhindert so Überbuchungen oder ungenutzte Ressourcen.
- Automatisierungs-Features: Optimiert sich wiederholende Aktionen wie Statusaktualisierungen, Benachrichtigungen und Terminerinnerungen.
- Integrationen mit Tools von Drittanbietern: Verbindet sich mit externen Plattformen wie Microsoft Teams, Google Drive, Zoom und Salesforce, um die Arbeit zu zentralisieren.
- Berichterstellung und Analysen: Bietet Dashboards und Berichte zur Überwachung der Ressourcennutzung, des Fortschritts beim Projekt und der Teameffizienz für datengestützte Entscheidungen.
- Aufgabenpriorisierung und Abhängigkeiten: Ermöglichen Sie Teams, Prioritäten zu setzen, die Nachverfolgung von Abhängigkeiten durchzuführen und Engpässe zu visualisieren, um die Ressourcenplanung zu verbessern.
🧠 Wissenswertes: Vor über 3.600 Jahren gab es im ägyptischen Staat in Deir el-Medina (einem Dorf, das für die Erbauer königlicher Gräber errichtet wurde) eine frühe Form des Ressourcenmanagements und der Arbeitnehmerfürsorge. Handwerker wurden monatlich mit Getreide bezahlt, erhielten Wohnraum und hatten sogar Zugang zu Bediensteten. Bemerkenswert ist, dass sie auch bezahlten Krankenstand und Ärzte vor Ort erhielten.
monday.com-Vorlagen für das Ressourcenmanagement
Hier sind die besten kostenlosen Ressourcenmanagement-Vorlagen von Monday.com, mit denen Sie die Workload Ihres Teams mühelos planen, verfolgen und optimieren können.
1. Monday-Vorlage für das Ressourcenmanagement
Diese Vorlage für das Ressourcenmanagement bietet Ihnen vollständige Sichtbarkeit über die Ressourcen Ihres Teams und ermöglicht so eine effiziente Ressourcenzuweisung. Darüber hinaus können Sie dank Beschreibungen und Statusanzeigen wichtige Info auf einen Blick erfassen. Sie können Teammitglieder einladen, die Info auf dem Board freizugeben. Dies trägt dazu bei, Mikromanagement zu reduzieren und gibt der Führungsspitze mehr Zeit, sich auf die Strategie zu konzentrieren.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Verwenden Sie die Kartenansicht , um zu sehen, wo sich Ressourcen befinden, zusammen mit wichtigen Details wie Dauer und verantwortlichem Eigentümer.
- Exportieren und importieren Sie Daten nahtlos mit der Excel-Integration und verwandeln Sie Tabellenkalkulationen in interaktive Boards.
- Wechseln Sie zwischen den Ansichten Tabelle, Zeitleiste, Matrix und Gantt, um die Zuweisung aus verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren.
📌 Ideal für: Projektmanager, Teams im Betriebsbereich und Ressourcenkoordinatoren, die mehrere Ressourcen verwalten und Transparenz benötigen, um Fehlallokationen zu vermeiden.
🔍 Wussten Sie schon? Die Tabula Peutingeriana, eine römische Karte aus dem 4. Jahrhundert, diente als Ressourcenmanagement-Tool. Sie half den Herrschern dabei, Truppenbewegungen, Handelswege und Versorgungslinien im gesamten Reich zu planen.
2. Vorlage für die Ressourcenzuweisung von Monday
Allzu oft weisen Manager Aufgaben eher anhand von Fristen als anhand der tatsächlichen Kapazitäten der Mitarbeiter zu, was zu Burnout oder verpassten Lieferterminen führt. Diese Vorlage zur Ressourcenzuweisung von Monday legt den Fokus stattdessen auf die Sichtbarkeit der Workload. Sie bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds und ermöglicht Ihnen gleichzeitig einen detaillierten Einblick in die für einzelne Projekte aufgewendeten Stunden.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Sehen Sie sich die monatlichen Gesamtwerte für jeden Mitarbeiter an, einschließlich der geschätzten Stunden, der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, der verbleibenden Verfügbarkeit und des Auslastungsprozentsatzes.
- Erweitern Sie die Mitarbeiterzeilen zu Unterelementen, um eine detaillierte Aufschlüsselung des Zeitplans des Projekts zu erhalten und Schätzungen mit Ist-Werten zu vergleichen.
- Erkennen Sie auf einen Blick überlastete oder unterausgelastete Mitglieder des Teams.
- Verwenden Sie Such-, Filter- und Gruppierungsfunktionen, um Daten nach Mitarbeitern, Projekten oder Abteilungen zu sortieren.
📌 Ideal für: Projektmanager, Teamleiter und Abteilungsleiter, die die Workload optimieren, Burnout verhindern und eine faire Verteilung der Aufgaben auf die Teams sicherstellen müssen.
3. Vorlage für das Aufgabenmanagement im Team von Monday
Tägliche Check-ins, lange E-Mail-Ketten und Status-Update-Meetings verlangsamen Teams oft mehr, als dass sie ihnen helfen. Diese Vorlage beseitigt Unklarheiten, indem sie allen ein gemeinsam nutzbares Board zur Verfügung stellt, auf dem sie die Nachverfolgung durchführen können, was diese Woche fällig ist, was als Nächstes ansteht und wer dafür verantwortlich ist. Dank der einfachen Drag-and-Drop-Funktion lässt sie sich schnell an die sich ändernden Prioritäten Ihres Teams anpassen, sodass der Fortschritt nicht ins Stocken gerät.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Organisieren Sie Ihre Arbeit nach zeitbasierten Gruppierungen wie „Diese Woche” und „Nächste Woche” mit automatischer Berechnung der Gesamtstunden.
- Überprüfen Sie Prioritäten auf einen Blick mit farbcodierten Beschreibungen für Dringlichkeit und Status der Aufgaben.
- Verfolgen Sie den Fortschritt anhand von Terminspalten und visuellen Warnmeldungen für überfällige Elemente.
- Vermeiden Sie wiederholte Aktualisierungen durch Automatisierungen, die die Eigentümer benachrichtigen, wenn sich der Status ändert oder Aufgaben voranschreiten.
📌 Ideal für: Teamleiter, Abteilungsleiter und funktionsübergreifende Teams, die nach einer transparenten Möglichkeit suchen, wöchentliche Workloads zu koordinieren und alle Beteiligten zur Verantwortung zu ziehen.
🧠 Wissenswertes: Klöster im Mittelalter (insbesondere Benediktinerklöster) folgten sehr strengen Tagesabläufen. Diese Abläufe (Horarium) unterteilten den Tag in Gebetszeiten, körperliche Arbeit, Studium, Mahlzeiten usw. Diese Routinen wurden durch Regeln wie die Regel des heiligen Benedikt vorgegeben. Dadurch wurde sichergestellt, dass die Energie, Zeit und Fähigkeiten jedes Mönchs zwischen spirituellen und praktischen Pflichten ausgewogen verteilt waren.
4. Vorlage für den Budget-Tracker von Monday
Wenn Sie Ressourcen verwalten, ohne das Budget im Auge zu behalten, geraten Sie irgendwann vom Kurs ab. Diese Vorlage für die Budgetverfolgung hilft Ihnen dabei, die Finanzplanung direkt mit dem Ressourcenmanagement zu verknüpfen, und zeigt genau, wie Mittel über Projekte hinweg zugewiesen, ausgegeben und angepasst werden.
Fügen Sie unterstützende Dateien wie Rechnungen oder Belege direkt zu Ausgaben-Elementen hinzu und verwenden Sie Zusammenfassungszeilen, um Ansichten von Gesamtbudgets und Ausgaben auf Gruppenebene zu bieten.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Kategorisieren Sie Ausgaben in Gruppen wie Betrieb und Sonstiges, um eine strukturierte Ansicht Ihrer Finanzen zu erhalten.
- Verfolgen Sie jedes Element mit Spalten für budgetierte und tatsächliche Ausgaben und sehen Sie die Differenz, die in Echtzeit automatisch berechnet wird.
- Erkennen Sie Mehrausgaben sofort anhand farbcodierter Indikatoren (grün für im Rahmen, rot für über dem Budget).
- Wechseln Sie zur Diagramm-Ansicht , um eine schnelle Aufschlüsselung der Ressourcen zu erhalten und zu sehen, wohin Ihr Geld fließt.
📌 Ideal für: Finanzmanager, Projektleiter und Betriebsteams, die eine klare Verknüpfung zwischen Ressourcenzuweisung und Budgetlage benötigen, um auf Kurs zu bleiben.
🎥 Sehen Sie sich das Video an: Als Manager im Projektmanagement ist Ihre Zeit Ihre wichtigste Ressource. Sehen Sie sich an, wie Sie KI für mehr Produktivität nutzen und jeden Tag 90 Minuten Zeit sparen können:
5. Vorlage für die Nachverfolgung von Bauprojekten von Monday
Diese Vorlage zur Nachverfolgung von Bauprojekten bietet eine Phase für Phase aufgeschlüsselte Ansicht Ihres Bauvorhabens, sodass Sie den Fortschritt, die Budgets und die Verantwortlichkeiten überwachen können. Damit können Sie Bestellungen, Zeitpläne und Auftragnehmerzuweisungen auf demselben Board überwachen.
Von RFIs bis hin zu Updates auf Etagenebene – die anpassbare Ressourcenmanagement-Vorlage von Monday.com sorgt für eine einheitliche Ausrichtung der Teams vor Ort und im Büro.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Verfolgen Sie jede Phase des Baus mit Status-Spalten für Genehmigungen, Fundament, Rahmenkonstruktion und Elektroarbeiten.
- Verwenden Sie Fortschrittsleisten, um den Fertigstellungsgrad von Projektinformationen oder einzelnen Etagen auf einen Blick zu visualisieren.
- Halten Sie Ihr Budget ein, indem Sie geplante Aufgaben mit Echtzeit-Updates vergleichen, um kostspielige Überschreitungen zu vermeiden.
- Fügen Sie mit der Schaltfläche „+ Hinzufügen“ ganz einfach neue Etagen oder Projekt-Elemente hinzu, wenn sich Ihr Aufgabenbereich erweitert.
📌 Ideal für: Generalunternehmer, Baufirmen und Projektmanager, die die Nachverfolgung von Bauvorhaben visuell durchführen, Terminüberschreitungen vermeiden und alle Beteiligten von der Planung bis zur Fertigstellung auf dem Laufenden halten müssen.
🔍 Wussten Sie schon? Die Römer verwalteten Wasser so, wie wir heute Budgets verwalten. Der erste Aquädukt, Aqua Appia, sorgte für die Verteilung von Ressourcen (Wasser) in der ganzen Stadt, wobei die Nachverfolgung von Angebot und Nachfrage durchgeführt wurde, um Engpässe zu vermeiden. Es war eines der frühesten groß angelegten Ressourcenverteilungssysteme der Geschichte.
6. Vorlage für das Veranstaltungsmanagement von Monday
Die Vorlage für das Veranstaltungsmanagement von Monday.com zentralisiert alle beweglichen Teile Ihres Ereignisses, damit Sie dieses klar planen, verfolgen und durchführen können. Von RSVPs bis hin zu Dashboards für Kampagnenausgaben bietet sie eine umfassende Ansicht und sorgt gleichzeitig für eine übersichtliche Organisation aller Details.
Sie erhalten einen gemeinsamen Bereich, in dem Planer, Lieferanten und Stakeholder in Echtzeit zusammenarbeiten, Aktualisierungen hinzufügen und sofort sehen können, wie sich Entscheidungen auf Zeitleisten oder Budgets auswirken. Er dient auch als Archiv, in dem Sie vergangene Ereignisse bewerten, aus den Ergebnissen lernen und Prozesse verfeinern können.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Sammeln Sie automatisch Rückmeldungen über Formulare und halten Sie Ihre Liste der Gäste in Echtzeit auf dem neuesten Stand.
- Verwenden Sie Dashboards und Gantt-Zeitleisten, um Fortschritte, Fristen und Budgets zuverlässig zu verfolgen.
- Vergleichen Sie geplante und tatsächliche Ausgaben mit klaren Budgetobergrenzen und Aufschlüsselungen der Ausgaben pro Kanal.
- Speichern Sie Rechnungen, Belege und Fotos von Ereignissen direkt neben den entsprechenden Aufgaben, um sie schnell zur Hand zu haben.
📌 Ideal für: Eventmanager, Marketingteams und Mitarbeiter im operativen Bereich, die alle Arten von Ereignissen organisieren, von kleinen internen Treffen bis hin zu großen Konferenzen und Festlichkeiten.
7. Vorlage für Finanzanträge von Monday
Finanzteams haben oft mit eingehenden Anfragen zu kämpfen, was es schwierig macht, den Überblick über die Prioritäten zu behalten. Diese Vorlage von Monday zentralisiert alle Anfragen in einem visuellen Workspace. Dank anpassbarer Formulare enthält jede Anfrage alle erforderlichen Details, sodass keine langwierige Kommunikation mehr erforderlich ist.
Über die Erfassung hinaus können Sie den Fortschritt verfolgen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Fristen in Echtzeit überwachen. Visuelle Diagramme und Listenansichten bieten sowohl eine allgemeine Übersicht als auch detaillierte Informationen, sodass Sie Workloads ausgleichen und Aufgaben priorisieren können.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Visualisieren Sie die Workload Ihres Teams mit gestapelten Balkendiagrammen, sortiert nach Mitarbeitern und Status.
- Organisieren Sie Anfragen nach Statusgruppen wie Offen, In Bearbeitung und Erledigt.
- Richten Sie innerhalb der Plattform eine Workflow-Automatisierung ein, um Teams für wirkungsvolle Arbeit zu entlasten.
📌 Ideal für: Finanzteams, die Erstattungen, Beschaffungsanfragen, Genehmigungen und andere eingehende Finanzdaten verwalten.
8. Vorlage für den Plan zum Projektmanagement von Monday
Diese Vorlage gliedert jede Phase eines Projekts in klare, umsetzbare Schritte, sodass Sie sehen können, was wann von wem zu erledigen ist. Zeitleisten, Status-Tags und integrierte Links machen die Verfolgung des Fortschritts intuitiv und transparent. Sie können Aufgaben auch mit den erforderlichen Ressourcen des Projektmanagements verknüpfen.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Teilen Sie Projekte in Phasen wie Initiierung, Plan/Ausführung und Ausführung auf, um einen strukturierten Workflow zu erzielen.
- Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben mit eindeutigen Status-Tags: In Bearbeitung, Erledigt oder Festgefahren.
- Verknüpfen Sie Aufgaben mit Dokumenten, Ressourcen oder anderen Ressourcen-Boards, um schnell darauf zugreifen zu können.
- Verbinden Sie Aufgaben mit zugehörigen Boards, Ereignissen oder Meetings mithilfe integrierter Automatisierungen.
📌 Ideal für: Projektmanager, Teamleiter und Koordinatoren, die einen detaillierten, phasenbasierten Plan zur Verwaltung von Aufgaben und zur Zuweisung von Ressourcen benötigen.
📖 Lesen Sie auch: Was ist Marketing-Ressourcenmanagement (MRM): Prozesse, Vorteile und Best Practices
Einschränkungen des Projektmanagements von Monday.com
Monday.com ist eine robuste Plattform für die Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Team-Workflows mit anpassbaren Boards, Automatisierungen und Integrationen.
Dennoch können mit zunehmender Größe von Projekten oder komplexerer Arbeit für Teams einige entscheidende Herausforderungen auftreten:
- Grundlegende Verknüpfungen: Das Erstellen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ist nicht tiefgehend genug, was die Planung mehrphasiger Projekte erschweren kann.
- Eingeschränkte erweiterte Features: Tools wie erweiterte Berichterstellung, Zeiterfassung und Gantt-Diagramme erfordern höherwertige Abonnements, die für kleinere Teams kostspielig sein können.
- Keine Bearbeitung von Dokumenten in der App: Dateien müssen extern verwaltet werden, was für Teams, die mit inhaltsreichen Projekten arbeiten, zusätzliche Schritte bedeutet.
- Häufige Benachrichtigungen: Ohne sorgfältiges Setup können sich Updates und Benachrichtigungen häufen, sodass es schwierig wird, sich auf Elemente mit Priorität zu konzentrieren.
- Eingeschränkte Funktion der mobilen App: Große Boards und Dashboards können auf Smartphones oder Tablets umständlich sein und die Produktivität unterwegs einschränken.
- Grundlegende Einblicke für komplexe Projekte: Die Funktionen der Berichterstellung und Analyse sind oberflächlich und erfordern oft Exporte oder zusätzliche Apps, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
🔍 Wussten Sie schon? Die Inkas verwalteten Ressourcen nicht mit Geld, sondern mit Menschen, indem sie die Inka-Arbeitssteuer einsetzten. Jeder Bürger leistete Arbeitsbeiträge für öffentliche Projekte wie Straßen, Terrassenfelder oder Tempel. Das Reich führte die Nachverfolgung durch, wer wo und wie lange arbeitete.
Alternative Monday.com-Vorlagen
Die traurige (und alltägliche) Realität des Ressourcenmanagements bedeutet oft, dass man Leute auf Slack anschreibt, um sie nach ihrer Bandbreite zu fragen, sich veraltete Tabellen anzuschauen und zu hoffen, dass man niemanden überlastet, der ohnehin schon bis zum Hals in Arbeit steckt.
ClickUp revolutioniert die Branche als weltweit erster konvergierter KI-Arbeitsbereich. Anstatt verschiedene Tools zu durchsuchen, um herauszufinden, wer welche Aufgaben übernehmen kann, sehen Sie die Workload, Verfügbarkeit und Projektverpflichtungen aller Mitarbeiter an einem Ort.
Keine Arbeitsüberlastung mehr, kein Rätselraten mehr, keine versehentliche Zuweisung von drei Aufgaben gleichzeitig an dieselbe Person. Die Ressourcenmanagement-Vorlagen und Dashboards von ClickUp bieten Ihnen alles, was Tabellenkalkulationen niemals leisten können.
Hier sind einige Vorlagen, die das Tool zur Workload-Verwaltung bietet, um die Arbeit präzise zu optimieren. 👇
1. ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung
Die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung wurde entwickelt, um Ihnen einen umfassenden Überblick über alle beweglichen Teile Ihrer Projekte zu verschaffen. Sie können Aufgaben und Ressourcen an einem zentralen Ort visualisieren und so auf einen Blick sehen, wer für welche Aufgaben zuständig ist, wann Aufgaben geplant sind und wie Ressourcen genutzt werden.
Die Vorlage für die Ressourcenplanung zentralisiert Arbeitszeiten, Subunternehmer, Mitarbeiterverfügbarkeit und Kundenleistungen und vermeidet so Ressourcenengpässe. Auf diese Weise können Sie die Kapazität des Projekts maximieren, während Sie die Motivation Ihrer Teams aufrechterhalten und die Kundenzufriedenheit sicherstellen.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben mit benutzerdefinierten ClickUp-Statusmeldungen wie „In Bearbeitung“, „Kundenprüfung“ und „Fertiggestellt“.
- Fügen Sie mit ClickUp-Benutzerdefinierten Feldern wie „Zugewiesenes Budget“, „Projektkoordinator“ und „Ressourcen-Notizen“ Kontext hinzu.
- Wechseln Sie zwischen den Ansichten „Liste“, „Gantt-Ansicht“ und „Kalender“, um Projekte aus jedem Blickwinkel zu betrachten.
- Beugen Sie Burnout vor mit der Workload-Ansicht, die die Kapazitäten einzelner Mitarbeiter und des gesamten Teams in Echtzeit anzeigt.
📌 Ideal für: Projektkoordinatoren, Teamleiter und Betriebsleiter, die Workloads, Budgets und Fristen für mehrere Projekte unter einen Hut bringen müssen.
🚀 Freundlicher Tipp: Möchten Sie die Ressourcen- und Workload-Planung proaktiv gestalten? Probieren Sie ClickUp Brain aus. Sein KI-Projektmanager analysiert für Sie die Verfügbarkeit, Fähigkeiten und laufenden Verpflichtungen Ihres Teams, sodass Sie KI zur Automatisierung von Aufgaben nutzen können. Er arbeitet kontextbezogen in Ihrem Workspace, versteht Ihre Aufgaben, Dokumente, Teams und Fristen und generiert Updates, Zusammenfassungen, Stand-ups und Fortschrittsberichte.
Und was müssen Sie alles zu erledigen haben? Geben Sie einfach eine Eingabe in natürlicher Sprache ein! Hier sind einige Beispiele für Eingaben:
- *Erstellen Sie einen Status-Update für Projekt X, der den Fortschritt der letzten Woche, anstehende Aufgaben und eventuelle Hindernisse umfasst.
- Fassen Sie alle Kommentare und Aufgaben in Ordner Y zusammen, um verzögerte Elemente und Aufgaben ohne Mitarbeiter zu identifizieren.
- Erstellen Sie eine Stand-up-Zusammenfassung für das Marketing-Team: Was wurde gestern erledigt, was ist für heute geplant und was behindert den Fortschritt?
2. ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung
Während die vorherige Vorlage Ihnen hilft, Workloads und Zeitleisten auszugleichen, sorgt die ClickUp-Vorlage für die Zuweisung von Ressourcen dafür, dass jede Person genau dort eingesetzt wird, wo sie die größte Wirkung erzielt. Im Gegensatz zu einfachen Vorlagen für die Kapazitätsplanung können Sie mit dieser Vorlage auch Budgets, Ergebnisse und Teamverantwortlichkeiten in Echtzeit an die Erwartungen der Clients anpassen.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Verfolgen Sie Kosten mit benutzerdefinierten Feldern wie Gesamtbudget, Kreativleiter und Projektphasen.
- Überwachen Sie den Projektablauf anhand farbcodierter Phasen: Zu erledigen, Ideenfindung, Vorbereitung, Ausführung und Lieferung.
- Greifen Sie auf sechs benutzerdefinierte Ansichten wie „Team-Workload“, „Nach Clients“ und „Lieferprozess“ zu, um jeden Aspekt im Blick zu behalten.
- Halten Sie Ihr Board mit „Hide Closed” übersichtlich und fügen Sie mit der Schaltfläche „+ New Task” schnell neue Aufgaben hinzu.
📌 Ideal für: Agenturen, kundenorientierte Teams und Projektmanager, die eine Möglichkeit benötigen, Ressourcen auf mehrere Clients zu verteilen und gleichzeitig die Nachverfolgung von Budgets oder Verantwortlichkeiten durchzuführen.
3. ClickUp-Vorlage für das Ressourcenmanagement von Mitarbeitern
Sie möchten Termine mit den personellen Kapazitäten in Einklang bringen? Die ClickUp-Vorlage für das Ressourcenmanagement „People“ unterstützt Sie dabei. Mit dieser Vorlage können Sie genau sehen, wer seine maximale Kapazität erreicht hat, wer noch Kapazitäten für weitere Aufgaben hat und wie die Workload Ihres gesamten Teams mit den Projektterminen übereinstimmt. Außerdem können Sie Qualifikationsanforderungen und rollenspezifische Details anzeigen, damit immer die richtigen Personen für die richtigen Projekte eingesetzt werden.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Visualisieren Sie die Workload mit täglichen Leisten zur Kapazität, die Verfügbarkeit, Auslastung und Überbelegung in Echtzeit anzeigen.
- Erkennen Sie Risiken frühzeitig mit farbcodierten Zeitleisten für Aufgaben, die Aufgaben von Anfang bis Ende abbilden.
- Speichern Sie wichtige Details in benutzerdefinierten Feldern wie Kapazität, Projekttyp, Vorgesetzter und Bereitstellungsgenehmigung.
- Wechseln Sie zwischen fünf benutzerdefinierten Ansichten, darunter Team-Workload, Ressourcen und Überprüfungsstatus.
📌 Ideal für: HR-Teams, Betriebsleiter und Teamleiter, die die Team-Kapazität über mehrere Projekte hinweg verwalten müssen.
📮 ClickUp Insight: 16 % der Manager haben Schwierigkeiten, Updates aus mehreren tools in einer einheitlichen Ansicht zu integrieren. Wenn Updates verstreut sind, verbringen Sie am Ende mehr Zeit damit, Informationen zusammenzufügen, und weniger Zeit mit der Leitung.
Das Ergebnis? Unnötiger Verwaltungsaufwand, verpasste Erkenntnisse und mangelnde Abstimmung. Mit der ClickUp-Workspace können Manager Aufgaben, Dokumente und Aktualisierungen zentralisieren, wodurch sich der Arbeitsaufwand reduziert und die wichtigsten Erkenntnisse genau dann sichtbar werden, wenn sie benötigt werden.
💫 Echte Ergebnisse: Bringen Sie 200 Fachleute in einem ClickUp-Workspace zusammen und nutzen Sie anpassbare Vorlagen und Zeiterfassung, um den Aufwand zu reduzieren und die Lieferzeiten an mehreren Standorten zu verbessern.
4. ClickUp-Vorlage für die Matrix der Projektressourcen
Die ClickUp-Vorlage „Projekt-Ressourcenmatrix” bietet Ihnen eine strukturierte Möglichkeit, alle Arten von Ressourcen in einer übersichtlichen Ansicht zu verfolgen. So lassen sich Ressourcenverteilung, Kostennachverfolgung und Projektzeitleisten leichter miteinander verbinden. Außerdem haben Sie Sichtbarkeit auf Details wie Tagessätze, Eigentümerschaft der Abteilungen und Ressourcenstatus. Auf diese Weise werden Sie nie von Verfügbarkeitskonflikten oder Budgetüberschreitungen überrascht.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Organisieren Sie Ressourcen nach Typ (Personal, Ausrüstung, Einrichtungen, Software), um einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit zu erhalten.
- Verfolgen Sie wichtige Details mit benutzerdefinierten Feldern wie Abteilung, Menge, Tagespreis und Ressourcentyp.
- Halten Sie Projekte mit farbcodierten benutzerdefinierten Status wie „Geplant“, „Begonnen“, „Zurückgestellt“ und „Fertiggestellt“ im Zeitplan.
- Greifen Sie auf sieben benutzerdefinierte Ansichten zu, darunter Board, Zeitleiste und Resource Input Formular, für eine flexible Visualisierung.
📌 Ideal für: Funktionsübergreifende Teams, Betriebsleiter und Projektleiter, die eine Sichtbarkeit auf alle Arten von Ressourcen benötigen.
5. ClickUp-Vorlage für den Workload von Mitarbeitern
Mit der ClickUp-Vorlage für die Workload-Verteilung von Mitarbeitern können Sie endlich die Kontrolle darüber übernehmen, wie die Arbeit in Ihrem Team verteilt wird. Das bedeutet, dass Sie Aufgaben mit Zuversicht zuweisen, Verantwortlichkeiten fair verteilen und Ihr Team vor Burnout schützen können.
Dieses Tool zur Kapazitätsplanung erleichtert auch die Festlegung von Erwartungen. Es verknüpft individuelle Workloads mit Projektfristen und erleichtert so die Festlegung realistischer Zeitleisten und die Abstimmung der Prioritäten.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Messen Sie die Kapazität sofort mit individuellen Workload-Leisten, die die zugewiesenen Stunden im Vergleich zu den verfügbaren Stunden anzeigen.
- Kennzeichnen Sie Risiken frühzeitig mit roten Indikatoren für die Kapazität, um eine Überlastung und Burnout Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden.
- Organisieren Sie Projekte mithilfe benutzerdefinierter Felder wie „Team“, „Enddatum“, „Folgetermin“ und „Geschlossene Tickets“.
- Nutzen Sie die Zeiterfassung im Projekt in ClickUp, Tags und Warnungen für Abhängigkeiten, um Aufgaben mit Terminen abzustimmen.
📌 Ideal für: Teammanager, Abteilungsleiter und Projektleiter, die sicherstellen möchten, dass kein Mitarbeiter unter- oder überlastet ist.
Hier ist, was Nicole Brisova, Growth Operations Manager bei Walk the Room, über die Verwendung von ClickUp zu sagen hat:
Die Verwendung von ClickUp hat uns dabei geholfen, besser zu planen, schneller zu liefern und unsere Teams effizient zu strukturieren. Seit ich zum Unternehmen gekommen bin, hat sich die Größe unseres Produktionsteams verdoppelt! Das wäre nicht möglich gewesen, wenn wir nicht über eine solide Struktur für die Ressourcenzuweisung und das Projektmanagement verfügt hätten.
Die Verwendung von ClickUp hat uns dabei geholfen, besser zu planen, schneller zu liefern und unsere Teams effizient zu strukturieren. Seit ich zum Unternehmen gekommen bin, hat sich die Größe unseres Produktionsteams verdoppelt! Das wäre nicht möglich gewesen, wenn wir nicht über eine solide Struktur für die Ressourcenzuweisung und das Projektmanagement verfügt hätten.
6. ClickUp-Vorlage für die rückwärtsgerichtete Ressourcenplanung
Mit der ClickUp-Vorlage „Backward Planning Whiteboard” können Sie am Ziel beginnen und sich dann bis zur Gegenwart zurückarbeiten. Legen Sie Ihr Endziel fest und planen Sie dann Meilensteine, Zeitleisten und delegierte Aufgaben in umgekehrter Reihenfolge, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird. Das interaktive ClickUp-Whiteboard hilft Ihnen dabei, langfristige Projekte in kleinere, umsetzbare Schritte zu unterteilen.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Definieren Sie Ihr Endziel in der Spalte „Ergebnis“ und richten Sie den Plan darauf aus.
- Brainstormen Sie in der Phase „Identifizieren“ Aktionselemente, um Alles zu erfassen, was benötigt wird.
- Erstellen Sie eine umgekehrt chronologische Ansicht der Zeitleiste, unterteilt nach Jahren, für die langfristige Planung.
- Weisen Sie Verantwortlichkeiten mit der Spalte „Delegieren” zu, um die Zuständigkeiten klar zu definieren.
- Wechseln Sie zwischen den Ansichten „Rückwärtsplanung“ und „Hier starten“, um Projekte reibungslos zu navigieren.
📌 Ideal für: Führungskräfte, Strategen und Teams, die nach einem Tool für das Ressourcenmanagement suchen und ehrgeizige Ziele in realistische, schrittweise Pläne aufteilen möchten.
📖 Lesen Sie auch: Wie man die Ressourcenauslastung im Projektmanagement berechnet
7. ClickUp-Vorlage für die Kontoplanung
Die Verwaltung von Kundenkonten umfasst mehr als nur die Führung von Aufzeichnungen, sondern auch die Förderung des Wachstums. Mit der ClickUp-Vorlage für die Kontenplanung können Sie alle Details Ihrer Kundenbeziehungen an einem Ort organisieren.
Diese Vorlage richtet Ihr Team auf die Kundenziele aus, führt die Nachverfolgung des Kontostatuses in Echtzeit durch und identifiziert Möglichkeiten zur Stärkung der Beziehungen zu Ihren Kunden. Von der Einarbeitung neuer Clients bis zur Überwachung der Einnahmen aus Ihren größten Konten haben Sie stets eine strukturierte Ansicht des Fortschritts.
🌟 Hier sind die Gründe, warum es Ihnen gefallen wird:
- Führen Sie die Nachverfolgung jedes Clients über verschiedene Phasen hinweg durch, wie z. B. Onboarding, Aktiv, Kundenbindung oder Risikokunden.
- Erkennen Sie Chancen mit hohem Wert sofort mit Feldern für monatlichen Umsatz und Kontozustand.
- Überwachen Sie den Fortschritt visuell mit Fertigstellungsleisten und kontospezifischen Zählungen für Aufgaben.
- Wechseln Sie zwischen den Ansichten Zeitleiste, Gantt und Accounts per Phase, um kurzfristige Aufgaben und langfristige Strategien zu verwalten.
📌 Ideal für: Vertriebsteams, Kundenbetreuer und Customer Success Manager, die stärkere Beziehungen zu ihren Clients aufbauen möchten.
🚀 Schneller Tipp: Beim Ressourcenmanagement geht es darum, inmitten sich verändernder Prioritäten schnellere Entscheidungen zu treffen. ClickUp Brain MAX integriert mehrere branchenführende KI-Modelle wie Claude, Gemini und ChatGPT direkt in Ihren Workspace und macht so unnötige KI-Ausbreitung überflüssig . Mit Talk to Text können Sie Ihre Arbeit auch per Spracheingabe fragen, diktieren und Befehle erteilen. Wenn Sie also unterwegs sind, können Sie Brain MAX jederzeit bitten, Workloads zu analysieren, Ressourcenpläne zu entwerfen oder sofortige Statusaktualisierungen zu generieren, während Sie Aufgaben überprüfen.
Hier sind einige Sprachbefehle, die Sie MAX geben können:
- Zeigen Sie mir, wer im Designteam diese Woche weniger als 60 % Workload hat, und schlagen Sie mir Aufgaben vor, die ich an diese Personen übertragen kann.
- Prognostizieren Sie den Ressourcen- und Projektbedarf für den nächsten Sprint und kennzeichnen Sie Bereiche, in denen wir nicht über genügend Entwicklerkapazitäten verfügen.
- *Entwerfen Sie ein Client-Update, in dem Sie unseren Ressourcen-Plan für die nächsten zwei Wochen anhand der Daten zu den Aufgaben aus dem Marketing-Board erläutern.
Hier finden Sie eine Einführung in die Funktionsweise dieser Software zur Nachverfolgung der Ressourcen:
8. Pi-Planungsvorlage von ClickUp
Die ClickUp Pi-Planungsvorlage unterteilt die Arbeit in übersichtliche Sprints, stimmt Teams auf gemeinsame Ziele ab und verfolgt Abhängigkeiten – alles innerhalb von ClickUp Whiteboards. Mit diesem Framework können Sie Ihre Teams durch Program Increments (PIs) führen, Features organisieren, Aufgaben bestimmten Sprints zuweisen, Zeiterfassungsfunktionen hinzufügen und den Fortschritt auf einem hochrangigen Programmboard überwachen.
🌟 Hier sind die Gründe, warum Ihnen das gefallen wird:
- Verfolgen Sie Abhängigkeiten mit visuellen Linien auf dem Program Board, um Engpässe zu vermeiden.
- Weisen Sie Teams mithilfe von Team Boards Aufgaben zu, um die Workload detailliert zu verwalten.
- Identifizieren und beheben Sie Risiken in Echtzeit mit dem ROAM Board und Risikokategorien.
- Wechseln Sie zwischen den Ansichten „Whiteboard“, „Liste“ und „Board“, um Ihre Arbeit zu planen, zu verfolgen und anzupassen.
📌 Ideal für: Agile Teams, SAFe-Anwender und Projektleiter, die mehrere Sprints oder Teams koordinieren und Prioritäten abstimmen, Abhängigkeiten verwalten und Risiken effizient mindern müssen.
🔍 Wussten Sie schon? Im Venedig des 16. Jahrhunderts gab es eines der ersten Produktionsressourcensysteme. Das venezianische Arsenal nutzte einen Workflow im Stil einer Fließbandfertigung, um Schiffe zu bauen. Mit spezialisierten Teams und strengen Zeitvorgaben konnten sie an einem einzigen Tag eine voll bewaffnete Galeere produzieren.
Ressourcen effizient zuweisen mit ClickUp
Eine solide Vorlage für das Ressourcenmanagement kann die Art und Weise, wie Ihr Team Arbeiten plant, nachverfolgt und ausführt, völlig verändern. Monday.com bietet einen Bereich mit guten Vorlagen, die einen strukturierten Ausgangspunkt bieten.
Diese Vorlagen sind jedoch generisch und haben keine vollständige Verbindung zu Ihren individuellen Workflows.
ClickUp übernimmt hier. Seine Vorlagen für das Ressourcenmanagement sind vollständig anpassbar und können direkt mit Ihren Workflows verknüpft werden, sodass Aufgaben, Zeitleisten und Prioritäten mit der tatsächlichen Kapazität Ihres Teams abgestimmt bleiben.
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