Wir alle haben schon erlebt, dass die Client-Aufnahme schiefgelaufen ist.
Verstreute Kickoff-E-Mails. Vertragsdetails, die in einem Thread verloren gehen. Clients, die dasselbe Formular zweimal ausfüllen. Was Vertrauen schaffen sollte, führt bereits in der ersten Woche zu Reibungen.
Enter: KI-gestütztes Client-Onboarding.
Von der automatischen Generierung von Kickoff-Aufgaben über die Erstellung personalisierter Willkommens-Dokumente bis hin zur Synchronisierung von Client-Daten über verschiedene tools – KI kann repetitive Aufgaben automatisieren, die das Kunden-Onboarding verlangsamen.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie den Onboarding-Prozess für Clients mit KI automatisieren können, ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen KI-gesteuerten Kunden-Onboarding-Prozess einrichten, der Ihrem Team Zeit spart, Kunden vom ersten Tag an begeistert und mit Ihrem Geschäft mitwächst. Und das Beste daran? Wir stellen Ihnen ein Tool vor, mit dem Sie all das unter einem Dach erledigen können. Ja, es ist ClickUp!
⭐ Featured Vorlage
Verwenden Sie die Kunden-Onboarding-Vorlage von ClickUp, um schnelle Onboarding-Workflows zu erstellen, anstatt jedes Mal, wenn Sie einen neuen Client gewinnen, von vorne anzufangen. Diese Vorlage bietet vorkonfigurierte Aufgabenabläufe, automatisierte Zuweisungsregeln, zugeordnete Abhängigkeiten und Nachverfolgung von Meilensteinen, die sich an die spezifischen Anforderungen Ihres benutzerdefinierten Client anpassen.
Was ist Client-Onboarding und warum muss es Automatisierung erfordern?
Das Client-Onboarding ist der Prozess, bei dem neue Kunden in Ihrem Geschäft willkommen geheißen und von der ersten Anmeldung bis zur erfolgreichen Produktakzeptanz begleitet werden. Dazu gehören das Sammeln von Kundendaten, das Einrichten ihrer Konten, das Anbieten von Schulungen und das Einrichten von Kommunikationskanälen, um sicherzustellen, dass Clients mit Ihrem Service die gewünschten Ergebnisse erzielen (ohne ständiges Hin und Her).
Wenn Ihr Client-Onboarding-Prozess fragmentiert ist, führt dies zu Reibungsverlusten und beeinträchtigt das gesamte Produkt- oder Serviceerlebnis. Sie benötigen einen automatisierten Kunden-Onboarding-Prozess, weil:
- manuelle Prozesse sind nicht skalierbar*: Jeder neue Client erfordert denselben zeitaufwändigen Setup, was zu Engpässen führt, die die Markteinführung verzögern und wachsende Geschäfte frustrieren
- Unklare Aufgabenverteilung führt zu Verzögerungen: Ohne automatisierte Zuweisungsregeln bleiben Aufgaben unzugewiesen, während die Teammitglieder davon ausgehen, dass jemand anderes sie übernimmt
- wiederholte Dateneingaben haben als Ergebnis Fehler*: Die manuelle Übertragung von Client-Informationen zwischen Systemen erhöht das Risiko von Tippfehlern, fehlenden Details und unvollständigen Datensätzen
- Verzögerte Nachfassaktionen kosten Clients das Vertrauen: Uneinheitliche Kommunikation kann dazu führen, dass der Kunde an Ihrer Professionalität und Ihrem Engagement für seinen Erfolg zweifelt
- mangelnde Sichtbarkeit bremst den Fortschritt*: Ohne ein zentrales System für das Client-Management ist es schwierig zu erkennen, welche Clients Fortschritte machen und welche Schritte Probleme verursachen
👀 Wussten Sie schon? 74 % der Unternehmen verfügen mittlerweile über ein eigenes Onboarding-Team. Unternehmen betrachten das Onboarding nicht mehr als Nebensache, sondern als einen wichtigen Bestandteil ihrer Wachstums- und Kundenbindungsstrategie.
📚 Lesen Sie auch: So erstellen Sie eine Checkliste für das Client-Onboarding (+ Vorlage)
Vorteile der Automatisierung des Onboardings mit KI
Die besten Onboarding-Erfahrungen machen Sie, wenn alles reibungslos verläuft und sich die Benutzer verstanden fühlen. Leider machen die meisten Benutzer diese Erfahrung nicht. Untersuchungen zeigen, dass 90 % der Benutzer der Meinung sind, dass Unternehmen beim Onboarding neuer Benutzer noch Verbesserungspotenzial haben.
Die Automatisierung von Onboarding-Prozessen mit KI schließt diese Erwartungslücke. So kann Automatisierung zur allgemeinen Kundenzufriedenheit beitragen:
Schnellere Bearbeitungszeiten und weniger manuelle Arbeit
Die KI-gestützte Workflow-Automatisierung (wie die automatisierte Dokumentenerfassung, Dateneingabe und -überprüfung) reduziert die langen E-Mail-Ketten und den Zeitaufwand für sich wiederholende Administrator-Aufgaben und verkürzt die Onboarding-Phase von Wochen auf Tage.
📌 Alumni Ventures, eine Venture-Capital-Gesellschaft, hat ihre KYC/AML-Überprüfungen und Teile des Akkreditierungsprozesses für das Onboarding von Investoren automatisiert, indem sie eine Partnerschaft mit der KI-gesteuerten Fintech-Plattform iCapital eingegangen ist. Durch die Automatisierung konnte nicht nur die Zeit für das Onboarding von Investoren um 66 % (von ~30 Minuten auf etwa 10 Minuten) reduziert werden, sondern auch die Abbruchraten aufgrund der verbesserten Benutzererfahrung gesenkt werden.
Personalisierte Client-Erfahrung in großem Maßstab
KI kann Client-Profile, Branchen und Bedürfnisse analysieren, um maßgeschneiderte Ressourcen, Willkommenspakete oder Schulungsmodule für eine nahtlose Onboarding-Erfahrung vorzuschlagen. Anstelle eines „Einheitsprozesses” fühlen sich Clients vom ersten Tag an gut aufgehoben.
Mit den Worten von Ryan Bezenek, Vizepräsident für IT bei Ariat International
Es geht darum, Verbindungen über Daten herzustellen, die Sie als Mensch vielleicht nicht hergestellt hätten. KI hat die unheimliche Fähigkeit, Dinge über den Verbraucher herauszufinden, an die Sie vielleicht nie gedacht hätten.
Es geht darum, Verbindungen über Daten herzustellen, die Sie als Mensch vielleicht nicht hergestellt hätten. KI hat die unheimliche Fähigkeit, Dinge über den Verbraucher herauszufinden, an die Sie vielleicht nie gedacht hätten.
Weniger Fehler und bessere Compliance
Bei der manuellen Einbindung kommt es häufig zu Fehlern in Verträgen, KYC/AML-Prüfungen oder bei der Dateneingabe. Die KI-gesteuerte Validierung stellt sicher, dass Dokumente korrekt, abgeschlossen und den Vorschriften entsprechen, wodurch das Risiko verringert wird.
⚡ Vorlagenarchiv: kostenlose Vorlagen für Kundenaufnahme-Formulare in Word und ClickUp
Proaktive Einbindung und Beratung
Chatbots und KI-Assistenten können häufig gestellte Fragen sofort beantworten, Clients durch Portale führen und die nächsten Schritte ohne menschliches Zutun kennzeichnen. Mit anderen Worten: KI-Onboarding-Tools sorgen dafür, dass Kunden während des gesamten Prozesses eingebunden bleiben.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die benutzerdefinierten Autopilot-Agenten von ClickUp, um bestimmte Aufgaben beim Client-Onboarding zu automatisieren, z. B. die automatische Beantwortung von FAQs in Chatten-Kanälen oder das Auslösen automatischer Erinnerungen basierend auf bestimmten Aktualisierungen benutzerdefinierter Felder.
Kontinuierliche Verbesserung
Die KI verfolgt Abbruchpunkte und Interaktionsmuster während des Onboardings. Ihr Customer-Success-Team weiß, wo Clients hängen bleiben, und kann den Ablauf optimieren. So wird das Onboarding zu einem datengesteuerten, sich kontinuierlich verbessernden Prozess.
Sie müssen nicht nur wissen, was zur Automatisierung geeignet ist, sondern auch, was nicht zur Automatisierung geeignet ist
📌 Beispielsweise möchten Sie vielleicht *Schlüssel-Interaktionen im Kundenprozess, wie Kickoff-Gespräche, persönliche Check-ins und Meilenstein-Reviews, weiterhin von Menschen durchführen lassen. Die Humanisierung dieser Kundeninteraktionen bildet die Grundlage für langfristige Beziehungen.
Außerdem ist „Human-in-the-Loop” wichtig für Grenzfälle und die Behandlung von Ausnahmen. Chatbots in Ihrer Onboarding-Software werden den Kunden nur noch mehr frustrieren. Ihr Customer Success Manager (CSM) sollte eingreifen, wenn die Dokumente des Clients nicht den Standard-Formaten entsprechen oder wenn sie ungewöhnliche Onboarding-Anforderungen haben.
Hier sind einige Ratschläge von Jonathan Murray, Chief Strategy Officer bei Mad Op, zur Integration von KI in Ihre Erlebnisstrategie:
KI kann repetitive Aufgaben übernehmen, Daten analysieren und schnelle Antworten liefern, aber Kunden sehnen sich nach wie vor nach authentischen, personalisierten Interaktionen. Menschliche CSMs bauen Vertrauen auf, verstehen nuancierte Bedürfnisse und schaffen emotionale Verbindungen.
KI kann repetitive Aufgaben übernehmen, Daten analysieren und schnelle Antworten liefern, aber Kunden sehnen sich nach wie vor nach authentischen, benutzerdefinierten Interaktionen. Menschliche CSMs bauen Vertrauen auf, verstehen nuancierte Bedürfnisse und schaffen emotionale Verbindungen.
Wichtige Schritte in einem KI-gestützten Onboarding-Workflow
Die Vorteile der Einführung von KI in Ihren Client-Onboarding-Workflow liegen auf der Hand. Jetzt ist es an der Zeit, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Hier sind die genauen Schritte, die Sie befolgen können, um einen KI-gestützten Workflow zur Automatisierung des Client-Onboardings zu erstellen.
Schritt 1: Aufnahme und Formularerfassung
Der vielleicht am häufigsten übersehene Schwachpunkt beim Onboarding ist der Aufnahmeprozess. Formulare, die nur Informationen sammeln, aber die Umsetzung erschweren, wiederholte Fragen und manuelle Dateneingaben frustrieren Kunden und kosten CSM Zeit. Es handelt sich um grundlegende Arbeit, die jedoch selten einen direkten Wert für das Kundenerlebnis darstellt.
🤖 KI-Tipp: Verwenden Sie KI-fähige Aufnahme-tools, um Client-Informationen aus Ihrem CRM oder Ihren Verträgen vorab auszufüllen, Antworten in Echtzeit zu validieren und Daten automatisch mit Ihrem Arbeitsbereich zu synchronisieren. So müssen sich Clients nicht wiederholen und Ihr Team erhält von Anfang an strukturierte, zuverlässige Daten.
So sieht das in der Praxis aus:
- Adaptive Formulare: Dynamische Formulare passen die Fragen je nach Client-Typ oder Branche an, sodass verschiedene Benutzerdefinierte Segmente nur die für sie relevanten Fragen sehen
- Automatisches Ausfüllen und Validierung: KI füllt bekannte Felder vorab aus und überprüft Einträge wie E-Mail-Adressen oder Rechnungsdaten, um Fehler zu reduzieren
- Nahtloses Routing: Die eingehenden Daten werden sofort kategorisiert und an das richtige Team weitergeleitet – Finanzabteilung, Onboarding-Ingenieure oder CSM-Dashboards
- Kundenfreundliches Erlebnis: Der Prozess erscheint den Clients mühelos und vermittelt vom ersten Tag an Professionalität und Vorbereitung
Die Frage ist nun: Wie können Sie dies in Ihren Workflows aktivieren?
Tipp: Verwenden Sie ClickUp, die Alles-App für die Arbeit.
ClickUp automatisiert das Client-Onboarding, indem es Formulare, Dokumentensammlung und Aufgaben in einem konvergenten KI-Workspace zentralisiert. Anstatt Zeit mit endlosen E-Mail-Ketten oder verstreuten Tabellen zu verlieren, erhalten Teams einen optimierten, KI-gestützten Workflow mit vollständigem Arbeitskontext. Die Auswirkung? Onboarding-Zyklen verkürzen sich von Wochen auf Tage, während Kunden einen reibungsloseren, professionelleren ersten Eindruck erhalten.
Wie hilft ClickUp dabei?
Mit ClickUp Forms können Sie die integrierte bedingte Logik nutzen, um Fragen an die Branche, den Anwendungsfall, die Einschränkungen und die Wünsche Ihres Clients anzupassen. Die erfassten Daten werden nicht in einer Tabelle gespeichert. Vielmehr kann jede Formularübermittlung automatisch eine ClickUp Aufgabe mit Benutzerdefinierten Feldern generieren, die alle diese Informationen auf einen Blick erfassen und anzeigen. Diese Formulare sind anpassbar und lassen sich mit einem intuitiven Drag-and-Drop-Builder einfach erstellen.
Wenn Sie jedoch ein Aufnahmeformular von Grund auf neu erstellen möchten, zeigt Ihnen dieses Video, wie Sie dabei vorgehen müssen:
Sie können auch ClickUp Automatisierungen verwenden, um sicherzustellen, dass die über Formulare gesammelten Daten direkt in Ihre in ClickUp gepflegte Kundendatenbank eingespeist werden. Sie müssen Client-Informationen nicht manuell zwischen Systemen übertragen oder verwalten und müssen sich keine Sorgen machen, dass Daten in E-Mail-Threads verloren gehen.
Sobald ein Formular eingereicht (und eine Aufgabe erstellt) wurde, können Sie Auslöser-Automatisierungen festlegen, wie zum Beispiel:
- Die Aufgabe jemandem zuweisen
- Ändern des Status einer benutzerdefinierten Aufgabe. Beispiel: Wenn eine Aufgabe als abgeschlossen markiert ist (z. B. „Client-Zugang gesendet”), erstellen oder entsperren Automatisierungen sofort die nächste Aufgabe, wie z. B. „Kickoff-Gespräch planen”
- Versenden von Benachrichtigungen an Stakeholder, einschließlich Erinnerungen, um Ihr internes Team oder Ihre Kunden im Falle von Verzögerungen zum Handeln anzuregen
- Hinzufügen von Beobachtern, die über Aufgabe-Aktivitäten benachrichtigt werden
🧠 Wissenswertes: ClickUp verfügt über einen AI Automatisierung Builder, in dem Sie in einfacher Sprache beschreiben, was Sie automatisieren möchten, und ClickUp erstellt die Auslöser/Aktionen (die auch Auslöser für die Übermittlung von Formularen umfassen können).
Sobald Formularübermittlungen zu Aufgaben werden, können Sie ClickUp Brain, die weltweit umfassendste und kontextbezogene Arbeit-KI, zu deren Analyse nutzen. Sie ist auch hilfreich bei der Visualisierung von Trends oder Metriken, die sich aus den Formularantworten ergeben.
🎺 Vorteil von ClickUp: Da alle Angaben aus Ihrem Kunden-Onboarding-Formular in das CRM von ClickUp fließen, erfolgt die Übergabe vom Vertrieb zum Erfolg nahtlos. Kundeninformationen, Verträge und Ziele bleiben nicht nur in einem Formular gespeichert. Sie werden in einem zentralen Hub gespeichert, auf den alle Beteiligten Zugriff haben. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr nach verstreuten Tabellenkalkulationen suchen oder Kontextinformationen vermissen müssen und dass Clients das Gefühl haben, dass Ihr Team sie vom ersten Tag an bereits kennt.
Schritt 2: Automatisierung von Aufgaben und Zeitplänen
Traditionell würden Sie die Aufnahmeformulare überprüfen und die nächsten Schritte manuell festlegen, z. B. das Versenden von Zugriffslinks, das Vorbereiten von Onboarding-Dokumenten oder die Einstellung von tools. Diese Aktionspunkte müssen dann in Aufgaben umgewandelt und den richtigen Mitgliedern des Teams mit Fristen zugewiesen werden.
Arbeit, die repetitiv, inkonsistent und anfällig für menschliche Fehler ist.
🤖 KI-Tipp: KI nimmt Ihrem Team diese Arbeit ab. Wie das? Sie können damit automatisch Aufgabenlisten erstellen, Eigentümer zuweisen und Zeitleiste aus Client-Daten hinzufügen.
So stellen wir uns das vor:
- Automatisch generierte Aufgaben-Listen: KI-Agenten können Onboarding-Checklisten basierend auf Client-Typ, Branche oder Vertrags-Größe erstellen und so sicherstellen, dass keine Schritte übersehen werden
- Intelligente Zuweisungen: Aufgaben werden automatisch an die richtigen Eigentümer weitergeleitet – Implementierungsingenieure, Abrechnungsspezialisten oder CSMs –, sodass die Zuständigkeiten von Anfang bis Ende klar sind
- *automatisierung der Zeitleiste: Fristen und Abhängigkeiten werden sofort dargestellt, wodurch Verzögerungen reduziert werden, die häufig auftreten, wenn Teams Zeitpläne manuell erstellen
- Dynamische Aktualisierungen: Wenn Kunden Meilensteine abschließen, kann die KI Zeitleiste anpassen und Prioritäten in Echtzeit neu zuweisen
Um dies in die Praxis umzusetzen, benötigen Sie Automatisierungstools und agentenbasierte KI-Tools, die die Aufnahme direkt mit der Ausführung während des Onboarding-Prozesses in Verbindung bringen.
Wie hilft ClickUp dabei?
Mittlerweile wissen Sie, dass ClickUp Formularantworten verwendet, um Onboarding-Workflows als Auslöser zu verwenden. Wenn ein Kunde Ihr Aufnahmeformular einreicht, wandelt ClickUp Automatisierung die erhaltenen Antworten in umsetzbare Aufgaben um.
beispielsweise kann ein fertiges Aufnahmeformular automatisch einen Projekt-Ordner mit allen erforderlichen Onboarding-Aufgaben generieren. Wenn sich der Status einer Aufgabe ändert (z. B. „Kundenzugang gesendet“), können Folgeaufgaben wie „Kickoff planen“ oder „Schulungsdokumente senden“ automatisch erstellt werden.
Weitere Informationen zur Verwendung von Automatisierungen finden Sie in diesem Video.
Um bei jedem Client-Onboarding Konsistenz zu gewährleisten, stehen Ihnen Vorlagen für das Aufgabenmanagement zur Verfügung. Sie können vorgefertigte Onboarding-Checklisten mit vordefinierten Unteraufgaben, Mitarbeitern, Fälligkeitsterminen und sogar Abhängigkeiten laden.
So erhält ein SaaS-Kunde eine Vorlage für die „technische Implementierung” mit API-Setup, SSO-Konfiguration und Sandbox-Testaufgaben. Ein Beratungskunde hingegen erhält eine Vorlage für „Kickoff & Discovery” mit Aufgaben zur Workshop-Planung, Stakeholder-Interviews und Scope-Abstimmung.
Darüber hinaus erweitert ClickUp Brain die Automatisierungen und Vorlagen um eine intelligente Ebene. Es kann:
- Analysieren Sie die Antworten aus dem Formular, um Empfehlungen für die zu verwendende Vorlage oder Aufgabe Liste zu geben
- Zuweisung von Eigentümern basierend auf Arbeitsaufwand, Fachwissen oder Kundentyp
- Decken Sie Risiken wie überfällige Aufgaben, wiederholte Blockaden oder langsam voranschreitende Abhängigkeiten auf, damit CSMs proaktiv eingreifen können
KI-Felder und Autopilot-Agenten in ClickUp kategorisieren, fassen zusammen und extrahieren Aktionspunkte, sodass Menschen nicht jede Antwort vollständig lesen müssen.
📌 Beispielsweise, nachdem ein Formular anhand eines Feldes wie „Kundentyp“ oder „Komplexität der Anfrage“ sortiert wurde, kann das AI Assign Field in ClickUp einen geeigneten Mitarbeiter auswählen. Oder es kann anhand der Workload-Ansicht (wer ist weniger ausgelastet) jemandem zugewiesen werden, der Kapazitäten hat. In ähnlicher Weise hilft das AI Prioritize Field auch dabei, zu priorisieren, welche Aufgaben zuerst bearbeitet werden müssen.
🤔 Wussten Sie schon? Der durchschnittliche Onboarding-Prozess für neue Firmenkunden kann bis zu 100 Tage dauern. Mit automatisierten Workflows reduzieren führende Unternehmen die Onboarding-Zeit um mindestens 30 %.
⚡ Vorlagenarchiv: Vorlagen für die Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse in Excel und ClickUp
Schritt 3: Begrüßungs-E-Mail und Erstellung von Dokumenten
Die Herausforderung bei der Automatisierung des Onboardings, vor der die meisten Teams stehen, besteht darin, dass sie entweder auf eine Einheitsvorlage zurückgreifen oder jede Nachricht manuell für jeden Kunden anpassen müssen. Wenn dies richtig gemacht wird, würde dies dem Kunden die Gewissheit geben, die richtige Wahl getroffen zu haben.
Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass CSMs Stunden damit verbringen würden, E-Mails zu personalisieren und Onboarding-Anleitungen manuell zu aktualisieren. Wenn dabei etwas schiefgeht, wird der Client nur daran zweifeln, ob Ihr Team seine Bedürfnisse versteht.
Schlimmer noch: Kunden merken, wenn eine Nachricht überstürzt verfasst oder kopiert und eingefügt wurde.
🤖 KI-Tipp: KI verändert diese Dynamik, indem sie Personalisierung und Konsistenz über Dokumente hinweg skalierbar macht. So können sich Ihre Customer Success Manager auf die Kundenbeziehungen konzentrieren, anstatt E-Mails und Dokumente zu verfassen.
Wie wir uns das vorstellen:
- Personalisierte Willkommens-E-Mails: Werden automatisch verfasst, wobei die Sprache mithilfe von KI-E-Mail-Autoren an die Branche, die Größe des Clients oder die Region angepasst wird
- *onboarding-Dokumente in großem Umfang: /AI erstellt und aktualisiert Leitfäden oder Playbooks, indem sie direkt aus Ihrer Wissensdatenbank schöpft – keine veralteten PDFs mehr
- Benutzerdefinierte Erfolgspläne: Auf der Grundlage der Daten aus dem Formular erstellt die KI einen Client-spezifischen Plan, der Meilensteine, Eigentümer und erwartete Ergebnisse umreißt
- konsistente Markenbotschaft: *Selbst bei KI-generiertem Inhalt können Teams Modelle hinsichtlich Tonfall und Stil trainieren, sodass jede Botschaft markengerecht und professionell wirkt
Um dies nahtlos zu gestalten, müssen Sie eine Verbindung zwischen dem Aufnahmeprozess und KI-gestützter Inhalt-Erstellung und Dokumentation herstellen.
Wie hilft ClickUp dabei?
ClickUp Brain lässt sich nahtlos in ClickUp Dokumente integrieren, um Ihren Inhalt mit KI zu verbessern. Sie können Ihre Onboarding-Inhalte an einem Ort erstellen und speichern. Denken Sie dabei an Willkommens-E-Mails, Serviceverträge, Onboarding-Anleitungen, technische Dokumentationen und vieles mehr.
Sie können Aufgaben auch direkt in Docs einbetten, sodass der Willkommensleitfaden für Kunden umsetzbar ist (z. B. führt „Sandbox-Einrichtung abschließen” direkt zu einer ClickUp Aufgabe). Alle, einschließlich des Support-Teams, der Techniker und der Kunden, können gemeinsam Kommentare abgeben, Bearbeitung vornehmen und den Fortschritt verfolgen.
Dank der integrierten Version werden Dokumente sofort in allen verknüpften Ansichten aktualisiert. Das bedeutet, dass alle Kunden die neuesten Anweisungen sehen, wenn Ihr internes Team einen Prozess aktualisiert, ohne dass Dateien erneut gesendet werden müssen.
ClickUp Brain arbeitet Hand in Hand mit Dokumenten, um Onboarding-Materialien über statische Vorlagen hinaus zu erweitern. Basierend auf den Daten aus dem Aufnahmeformular kann Brain kundenspezifische Onboarding-Dokumente erstellen.
Brain kann auch einen kundenspezifischen Erfolg oder einen Schulungsleitfaden erstellen, wobei Ihre Wissensdatenbank als Quelle dient. Sie können sogar komplexe Informationen in einer kundenfreundlichen Sprache zusammenfassen. Beispielsweise lassen sich technische Einrichtungsanweisungen zu einer übersichtlichen, nicht-technischen Checkliste für Business-Benutzer verdichten.
Schritt 4: Terminplanung für das Kickoff-Meeting
Mit dem Kickoff-Gespräch geht das Onboarding von der Planung in die Tat über. In dieser Phase lernt der Kunde Ihr gesamtes Team kennen und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Partnerschaft. Ironischerweise ist dies jedoch auch einer der schwierigsten Schritte.
Die Terminplanung selbst kann zu einem Albtraum werden, wenn E-Mails aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen verloren gehen, in letzter Minute Konflikte auftreten und Verzögerungen das Onboarding um Wochen nach hinten verschieben.
🤖 KI-Tipp: KI beseitigt diese Engpässe, indem sie den gesamten Prozess durch Automatisierung durchläuft – von der Buchung über die Vorbereitung bis hin zur Nachbereitung.
Wie wir uns das vorstellen:
- kI-Terminplanungsassistenten:* Automatisierte Terminplanungstools können Kalender über Zeitzonen hinweg scannen und den besten Termin für alle Beteiligten vorschlagen, wodurch ein langwieriger E-Mail-Austausch entfällt
- Automatisch generierte Tagesordnungen: Die Antworten aus den Aufnahmeformularen fließen direkt in strukturierte Tagesordnungen ein
- Erstellung einer Aufgabe: Die beim Kickoff besprochenen Aktionspunkte werden automatisch in Aufgaben mit Eigentümern und Fälligkeitsterminen umgewandelt
- KI-Notizen : Dank Echtzeit-Transkription und -Zusammenfassung wird jede Besprechung für spätere Referenzzwecke dokumentiert
Wie hilft ClickUp dabei?
ClickUp bietet einen KI-gestützten Kalender, der sich an Ihre Prioritäten anpasst und Ihren perfekten Zeitplan auf der Grundlage Ihrer Aufgaben und Ereignisse plant. Im Gegensatz zu eigenständigen Planungstools lässt sich der ClickUp-Kalender direkt in Ihren Projektmanagement-Workflow integrieren.
So können die Funktionen von ClickUp Kalender bei der Automatisierung des Client-Onboardings helfen:
- Links zur automatischen Terminplanung: Bitten Sie ClickUp Brain, einen Anruf zu planen, und es findet einen für beide Seiten passenden Termin und versendet die Einladung
- Kalender-Suche: Finden Sie alle geplanten Meetings, Aufgaben oder Ereignisse sofort im ClickUp-Kalender
- plattformübergreifende Synchronisierung*: Rufen Sie Meeting-Links und Anruf-Info automatisch aus Zoom, Google Meet und Microsoft Teams ab und nehmen Sie direkt aus ClickUp an Meetings teil
Mit dem KI-Notizbuch von ClickUp wird die Durchführung von Meetings noch nahtloser. Es nimmt an Ihrem Kickoff-Gespräch teil, zeichnet es auf und transkribiert es, um ein durchsuchbares Transkript für eine schnelle und einfache Referenz zu erstellen.
Dieses Video zeigt Ihnen , wie Sie KI zum Notieren und Umwandeln von Besprechungen in umsetzbare Aufgaben mit ClickUp AI Notetaker und Kalender nutzen können.
So stellt ClickUp die Verbindung her, Ihre Meeting-Notizen mit dem Rest Ihrer Arbeit zu verbinden:
| Zielort | Was passiert mit Notetaker? |
| meeting-Notizen + Dokumente* | Speichert das vollständige Transkript, die Zusammenfassung des Meetings und das Video in einem ClickUp-Dokument |
| *meeting-Notizen + Aufgaben | Wandelt Aktionspunkte aus Ihrem Meeting in zugewiesene Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum um |
| *meeting-Notizen + Chatten | Veröffentlichen Sie Gesprächszusammenfassungen automatisch mithilfe von KI direkt im ClickUp-Chatten |
🌟 Bonus: Mit Talk to Text in ClickUp können Sie mehr als nur einfache Transkriptionen erstellen. Dieser Sprachassistent hilft Ihnen, viermal mehr Produktivität zu erzielen als beim Tippen.
Sie ist in Brain MAX, Ihrer Desktop-KI-Super-App, verfügbar. Sie wandelt gesprochene Diskussionen sofort in strukturierten Text um – Zusammenfassungen, Aktionspunkte oder sogar vollständige Onboarding-Dokumente.
Schritt 5: Nachverfolgung von Fortschritt und Benachrichtigungen
An der Client-Onboarding-Prozess sind in der Regel mehrere Teams beteiligt. Der Vertrieb übergibt Kundendaten, Onboarding-Spezialisten richten Tools ein, Customer Success Manager begleiten die Einführung und Support- oder Betriebsteams kümmern sich um Ausnahmen.
Ohne eine gemeinsame Ansicht können diese Übergaben leicht scheitern, was zu falsch ausgerichteten Erwartungen, übersehenen Abhängigkeiten und Verzögerungen führt, die sowohl Clients als auch interne Teams frustrieren.
🤖 KI-Tipp: KI-gestützte Tools für das Kunden-Onboarding helfen Ihnen dabei, Abschlussquoten zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren, die die Implementierung verlangsamen. Diese Sichtbarkeit ermöglicht es Ihnen, frühzeitig einzugreifen, bevor es zu Reibungsverlusten kommt.
Wie hilft ClickUp dabei?
ClickUp-Dashboards bieten eine zentrale Sichtbarkeit über den Onboarding-Prozess jedes Clients durch anpassbare Karten (z. B. durchschnittliche Bearbeitungszeit und Kundenzufriedenheitswerte) und Fortschrittsanzeigen, die in Echtzeit aktualisiert werden, wenn Clients Aufgaben abschließen und die einzelnen Workflow-Phasen durchlaufen.
so können Manager beispielsweise Meilensteine verfolgen, überfällige Aufgaben erkennen und Engpässe aufdecken, während CSMs und Support-Teams genau wissen, wann sie einen Schritt einlegen müssen. Das Ergebnis ist ein transparenter Onboarding-Prozess, bei dem Kunden auf dem Laufenden bleiben, Teams aufeinander abgestimmt sind und Projekte ohne die üblichen Silos oder Berichterstellungs-Aufwände voranschreiten.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die vorgefertigten Autopilot-Agenten von ClickUp, um die Nachverfolgung des Fortschritts noch weiter zu verbessern. Agenten wie „Täglicher Bericht” oder „Wöchentlicher Bericht” können automatisch Updates im Chat oder per E-Mail veröffentlichen und dabei fertiggestellte Aufgaben, erreichte Meilensteine und gemeldete Risiken zusammenfassen.
Praxisnahe Anwendungsfälle rund um KI-gestütztes Onboarding
Sehen wir uns nun einige konkrete Beispiele von Geschäften an, die ihre Onboarding-Workflows mit KI zur Automatisierung genutzt haben:
Anwendungsfall von Pigment für die automatisierte Mitarbeiter-Onboarding
Pigment, eine Plattform für Unternehmensplanung, hat nach einer Verdreifachung seiner Mitarbeiterzahl innerhalb von sechs Monaten sein Mitarbeiter-Onboarding mithilfe der automatisierten Workflows von ClickUp umgestellt. Das Unternehmen ersetzte fragmentierte E-Mail-Ketten und statische Onboarding-Checklisten durch zentralisierte, KI-gestützte Onboarding-Sequenzen, die automatisch als Auslöser auf der Grundlage der Profile neuer Mitarbeiter ausgelöst wurden.
Die Automatisierung von ClickUp stellte die Verbindung zu den vorhandenen Tools wie Salesforce, Outreach und Gong her und sorgte so für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.
Ergebnis:
Die Onboarding-Zeit von Pigment wurde von 30 Tagen auf 2 Tage verkürzt, und die Onboarding-Effizienz stieg um 88 %. Die Kommunikationssilos zwischen den Teams wurden reduziert, und die Skalierung wurde einfacher.
Verwenden Sie die ClickUp-CRM-Vorlage, um ein vorstrukturiertes Kundenmanagementsystem mit automatisierten Workflow-Auslösern und Berichterstellung-Dashboards zu erhalten. Diese Vorlage erspart Ihnen monatelange Setup-Zeit und ist bereits mit Funktionen zur Nachverfolgung der Vertriebspipeline und Workflows für die Kundenkommunikation ausgestattet.
Mit der CRM-Vorlage können Sie alle Kontaktinformationen in miteinander verbundenen Trackern zentralisieren, sodass bei der Umwandlung eines Leads in einen Client alle Informationen automatisch in Ihren Onboarding-Workflow fließen, ohne dass ein Systemwechsel erforderlich ist.
RBC Wealth Management
Finanzberater bei RBC mussten früher auf 26 Systeme zugreifen, um Clients zu gewinnen. Die Eröffnung eines neuen Kontos dauerte damals zwischen drei und sieben Tagen. Dieser fragmentierte Ansatz führte zu schlechten Erfahrungen und frustrierten Beratern. Das ging so weit, dass das Unternehmen 25 % seiner neuen Mitarbeiter an Firmen mit besserer Technologie verlor.
Um die Silos zu beseitigen, implementierte RBC eine Low-Code-Automatisierung auf KI-Basis, die den Onboarding-Workflow auf einer einheitlichen Plattform konsolidierte.
Ergebnis:
Die Zeit für die Kontoeröffnung sank drastisch von 7 Tagen auf nur 24 Minuten. Die Zufriedenheit der Berater verbesserte sich, die Kundenbindung stieg und das Client-Onboarding wurde zu einem Wettbewerbsvorteil für dieses Unternehmen.
📮 ClickUp Insight: „Es fällt immer auf dieselben Leute zurück!“ Diese Meinung wird von 65 % der Arbeitnehmer geteilt, wenn es um unsichtbare Aufgaben geht.
(Zum Beispiel, indem Sie den neuen Mitarbeiter in seiner ersten Einarbeitungswoche unterstützen oder ein Wochenende durcharbeiten, um wichtige Aufgaben zu erledigen. 👀)
Diese ungleiche Verteilung kann jedoch schnell zu Unmut, Burnout und einer schlechten Teamdynamik führen.
Die Lösung? Versammeln Sie Ihr Team zu einer kurzen Brainstorming-Sitzung und ordnen Sie alle Support-Aufgaben über ClickUp Aufgaben zu. Fügen Sie sie in eine Liste mit klaren Eigentümern (die über die nötigen Kapazitäten verfügen) als Diagramm hinzu, und schon kann es losgehen!
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Selbst mit den besten Absichten machen die meisten Teams bei der Automatisierung des Onboardings vorhersehbare Fehler. Diese Fehler können (wenn sie nicht korrigiert werden) Ihre zeitsparenden Automatisierungen zu einer Quelle von Client-Frustration und interner Verwirrung machen.
1. Übermäßige Automatisierung
Teams versuchen oft, komplexe Workflows mit mehreren Auslösern und Bedingungen zu erstellen, ohne zuvor einfachere Versionen zu testen oder Beta-Tests durchzuführen. Wenn Sie Ihre gesamte Onboarding-Prozess auf einmal automatisieren (insbesondere wenn es mehrere Berührungspunkte in Ihrer Customer Journey gibt), ist es unmöglich, das Problem zu lokalisieren, wenn etwas schiefgeht.
✅ Lösung: Beginnen Sie mit der Automatisierung kleinerer Aufgaben, z. B. der Umwandlung von Formularübermittlungen in Aufgaben und der Automatisierung von Onboarding-E-Mails. Steigern Sie die Komplexität Ihres Workflows schrittweise, sobald sich die einzelnen Teile als zuverlässig erwiesen haben.
2. Keine Feedbackschleifen in den Einstellungen einrichten
Automatisierungen sind keine einmalige Angelegenheit. Sie können sie nicht einfach einrichten und dann zu anderen Projekten übergehen, ohne die Leistung zu überwachen oder Kundenfeedback einzuholen.
Denn Sie können nie wissen, wo der Kunde Probleme hat, welche Schritte zu Verzögerungen führen oder ob Sie während der Onboarding-Phasen potenzielle Upselling-Möglichkeiten verpassen.
✅ Lösung: Erstellen Sie Dashboards, um den Onboarding-Workflow zu verfolgen. Zu den wichtigsten zu überwachenden Faktoren gehören die Abschlussquoten, die Kundenzufriedenheitswerte und die pro Schritt aufgewendete Zeit.
🧠 Wissenswertes: Sie sind kein Zahlenmensch? Wie wäre es, wenn Ihr Dashboard mit Ihnen in einfacher Sprache kommunizieren könnte? Schauen Sie sich die KI-Karten in ClickUp-Dashboards an, die wichtige Trends hervorheben, wichtige Erkenntnisse zusammenfassen und Ihnen prägnante Einblicke geben, ohne dass Sie sich den Kopf zerbrechen müssen!
3. Das Team nicht schulen
Automatisierungen funktionieren nur so gut wie die Menschen, die sie verwalten. Wenn Ihr Team nicht für die Verwendung von KI-Tools geschult ist, automatisierte Workflows überprüft oder bei Ausnahmen einen Schritt einlegt, bricht der Onboarding-Prozess schnell zusammen.
Das Ergebnis? CSMs verlieren das Vertrauen in das System, Clients machen unterschiedliche Erfahrungen und wertvolle Zeit wird für die Behebung von Fehlern verschwendet.
✅ Lösung: Schulen Sie Ihr Team, damit es nicht nur versteht, wie Automatisierungen funktionieren, sondern auch, wann sie außer Kraft gesetzt werden müssen. Erstellen Sie Onboarding-Leitfäden für den internen Gebrauch, die den Umgang mit Erwartungen und die Kommunikation mit Kunden behandeln. Außerdem muss das Team wissen, wie Automatisierungen überwacht werden.
4. Menschen aus dem Prozess entfernen
Automatisierung spart zwar Zeit, aber wenn man Menschen komplett aus dem Prozess entfernt, wirkt das Onboarding roboterhaft und unpersönlich. Clients möchten die Gewissheit haben, dass ein Experte sie begleitet, und nicht nur eine Reihe automatisierter Nachrichten erhält.
✅ Lösung: Entwerfen Sie einen hybriden Workflow, bei dem KI die sich wiederholende Arbeit übernimmt und Menschen nur in wichtigen Momenten einen Schritt einnehmen. Beispiel:
- Die KI plant Anrufe, erstellt Tagesordnungen und stellt Fortschrittsberichte zusammen
- Menschen leiten Kickoff-Meetings, klären komplexe Entscheidungen und bauen Beziehungen auf
- Auch wenn die KI die Aktualisierungen übernimmt, sollten Sie regelmäßige Check-ins einplanen, um persönlich mit den Clients in Verbindung zu bleiben
5. Generische Personalisierung
Ironischerweise tappen viele Teams in die Falle, ihr Onboarding als „personalisiert” zu bezeichnen, obwohl es sich lediglich um eine Vorlage handelt, auf die der Name des Kunden gesetzt wurde. In diesem Fall können Sie es sich auch sparen.
✅ Lösung: Verwenden Sie kontextbezogene KI, die mit Ihrem CRM, Ihren Formularen und Ihrem Projektmanagement in Verbindung steht. Auf diese Weise kann sie in jeder Kommunikation auf bestimmte Projektzeitpläne, geschäftliche Herausforderungen und benutzerdefinierte Anforderungen Bezug nehmen.
📍 Denken Sie daran: 90 % der Verbraucher sind bereit, mehr zu bezahlen, wenn sich das Onboarding personalisiert anfühlt. Als Geschäft können Sie es sich nicht mehr leisten, ein einheitliches Onboarding für alle anzubieten. Gestalten Sie Ihre Interaktionen mit dem Kunden hyperpersonalisiert.
📚 Lesen Sie auch: So erstellen Sie Ihr CRM in ClickUp
Automatisieren Sie Client-Onboarding-Prozesse mit ClickUp
Lassen Sie uns zum Abschluss noch einmal das Wichtigste wiederholen: Wenn Sie Client-Onboarding-Prozesse automatisieren, fangen Sie klein an. Das kann so einfach sein wie die Automatisierung von Onboarding-E-Mails. Wenn Sie den Dreh raus haben, gehen Sie zum nächsten Schritt über.
ClickUp ist ein einsteigerfreundliches Tool, das Ihnen hilft, Schritt für Schritt und einen Workflow nach dem anderen mit KI-gestütztem Kunden-Onboarding zu beginnen. Es vereint Ihre Aufgaben, Formulare, Kundendaten, Kommunikation und Ihr Projektmanagement an einem Ort und stellt sicher, dass Ihre KI (ClickUp Brain) über alle erforderlichen Kontextinformationen verfügt und nicht isoliert arbeitet.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und beginnen Sie mit der Automatisierung von Kunden-Onboarding-Prozessen.