Es ist Montagmorgen, und Ihr Posteingang ist bereits überfüllt. Drei neue Mitarbeiter beginnen heute, die IT hat ihre Konten noch nicht eingestellt, die Willkommens-E-Mails wurden nicht verschickt, und jemand hat gerade gefragt, wo seine Onboarding-Checkliste ist ... schon wieder.
Wenn Sie im Personalwesen tätig sind, kennen Sie dieses Chaos nur zu gut.
Die Einarbeitung sollte spannend sein – sowohl für das Unternehmen als auch für den neuen Mitarbeiter. Wenn Ihr Team jedoch mit sich wiederholenden Aufgaben überlastet ist, leidet die Erfahrung darunter. Die gute Nachricht? Sie müssen nicht mehr alles manuell zu erledigen haben. Hier kommt künstliche Intelligenz für die Personalabteilung in den Schritt.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie HR-Prozesse mit KI automatisieren können, um schnellere und intelligentere Onboarding-Erfahrungen zu schaffen – ohne dabei die menschliche Note zu verlieren.
Warum HR-Prozesse mit KI automatisieren?
Laut dem IBM Institute for Business Value glauben 87 % der befragten Führungskräfte, dass KI ihre Rollen eher ergänzen als ersetzen wird. Die Personalabteilung steht kurz vor diesem Wandel und eröffnet sich damit größere, wirkungsvollere Möglichkeiten.
Hier sind die Gründe, warum Sie KI im Personalwesen einsetzen sollten:
- Effizienzsteigerung: Niemand ist in die Personalabteilung gegangen, weil er sich gerne mit Urlaubsregelungen beschäftigt. Die Automatisierung dieser Verwaltungsaufgaben bedeutet weniger manuelle Dateneingaben und weniger Fehler.
- Treffen Sie intelligentere Entscheidungen: KI-gestützte Leistungsanalysen helfen Ihrer Personalabteilung dabei, Mitarbeiter mit hohem Potenzial zu identifizieren, indem sie die Nachverfolgung des Schulungsfortschritts, des Feedbacks und der Leistung vornehmen.
- Unterstützen Sie die Mitarbeiterbindung (und Ihr eigenes Team): KI im Personalwesen verschafft Ihnen Zeit für wichtige Arbeit, die den Unterschied macht, wie Strategien zur Mitarbeiterbindung und die Schaffung eines unterstützenden Arbeitsumfelds, das die Motivation und Loyalität der Mitarbeiter fördert.
- Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit: HR-Automatisierungstools bieten rund um die Uhr Support, einschließlich der Beantwortung von Fragen zu Richtlinien und der Begleitung der Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess. Schnellere Antworten und personalisierte Hilfe bedeuten einen optimierten Einstellungsprozess und zufriedenere Mitarbeiter, die sich vom ersten Tag an unterstützt fühlen.
- Bleiben Sie konform: Sie können Vorschriften, die Genauigkeit von Aufzeichnungen und die Compliance ohne zusätzliche Administrator-Arbeit einhalten. Darüber hinaus prognostiziert es Trends in der Belegschaft und fordert Ihre Personalabteilung auf, sich an die richtigen anzupassen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
📚 Weiterlesen: Die beste HR-Software für People Teams, getestet und bewährt
👀 Wussten Sie schon? Laut McKinsey & Company erzielen Unternehmen, die sich durch hervorragendes Talentmanagement auszeichnen, 300 % mehr Umsatz pro Mitarbeiter als der Durchschnitt. Dennoch verbringen viele HR-Teams weiterhin Stunden damit, Formulare zu suchen und Gehaltsdaten zu verwalten.
Schlüssel-HR-Prozesse, die mit KI für Automatisierung in Betracht kommen
Bei der Entscheidung, welcher HR-Prozess für die Automatisierung in Frage kommt, sollten Sie nach Engpässen suchen, die die Ergebnisse regelmäßig verzögern.
Ob Terminplanung für Vorstellungsgespräche oder Compliance-Prüfungen – die größten Hindernisse in Ihrem HR-Workflow lassen sich oft am einfachsten mit KI beseitigen. Dazu gehören:
1. Personalbeschaffung und Lebenslauf-Screening
Das manuelle Auswerten hunderter Lebensläufe ist einer der größten Engpässe für HR-Funktionen. Mit künstlicher Intelligenz können Sie Bewerbungen scannen, Fähigkeiten extrahieren und Kandidaten anhand von Stellenbeschreibungen bewerten.
Mit ClickUp Brain können Sie schnell Informationen zu Bewerbern, Feedback und sogar Notizen zu Vorstellungsgesprächen aus Ihrem Arbeitsbereich und anderen verbundenen HR-Apps abrufen.
So können Sie Brain für die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche nutzen.
2. Terminierung von Vorstellungsgesprächen
Wie viele E-Mails sind nötig, um einen einzigen Termin zu vereinbaren? Zu viele. KI-Terminplanungsassistenten überprüfen Kalender, schlagen Termine vor, versenden Erinnerungen und kümmern sich sogar um kurzfristige Terminänderungen, sodass Personalverantwortliche mehr Zeit haben, sich auf die Mitarbeitererfahrung zu konzentrieren.
💡 Profi-Tipp: Anstatt mehrere Tools zu jonglieren, nutzen Sie den KI-gestützten Kalender von ClickUp, um alles an einem Ort zu vereinen. Er organisiert Vorstellungsgespräche, Onboarding-Meilensteine, Teamevents und Urlaubsanträge in einer einheitlichen Zeitleiste. Sie können Ereignistypen farblich kennzeichnen, per Drag-and-Drop umplanen und sogar die KI wichtige Prioritäten anhand Ihrer Aufgabe- und Ziel-Daten automatisch zeitlich blockieren lassen.
3. Onboarding-Dokumentation
Das Suchen nach Ausweisen, Steuerformularen und Verträgen ist repetitiv und mit hohem Compliance-Aufwand verbunden.
Über Mitarbeiter-Self-Service-Portale können Ihre neuen Mitarbeiter Dokumente hochladen, die dann automatisch überprüft, mit Sicherheit gespeichert und bei Fehlern markiert werden. Je reibungsloser der Prozess, desto besser der erste Eindruck – und desto stärker die Grundlage für das Engagement der Mitarbeiter.
⚡ Profi-Tipp: Wenn Sie beim Onboarding-Prozess nicht weiterkommen, kann Ihnen die ClickUp-Onboarding-Checkliste-Vorlage helfen. Von der Erfassung der Mitarbeiterdaten bis zum Versand der Umfrage nach dem Onboarding wird alles an einem Ort erfasst, zugewiesen und nachverfolgt.
4. Verwaltung von Mitarbeiterdaten
HR-Datenbanken hinken oft hinterher, wenn Mitarbeiter ihre Adressen, Bankdaten oder Kontaktdaten aktualisieren.
KI-Systeme synchronisieren Aktualisierungen aus KI-gestützten Formularen direkt mit den zentralen HR-Plattformen, wodurch Fehler reduziert werden und die Genauigkeit der Datensätze gewährleistet ist. Das bedeutet, dass HR-Verantwortliche sich auf saubere Daten für prädiktive Analysen verlassen können, die die langfristige Planung unterstützen.
🎥 Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie KI intelligent in der Personalbeschaffung einsetzen können:
👀 Freundlicher Tipp: Veraltete Mitarbeiterdaten führen zu versteckten Fehlern, die sich auf die Gehaltsabrechnung, die Compliance und die Berichterstellung auswirken. Verwenden Sie kostenlose HR-Vorlagen, um Mitarbeiterdaten zu zentralisieren und die Konsistenz der Aufzeichnungen zu gewährleisten.
5. Schulungs- und Lernpfade
Mithilfe von KI-Tools können Sie die Rolle, Erfahrung und Leistung eines Mitarbeiters analysieren, um maßgeschneiderte Lernpfade zu empfehlen. Durch die Personalisierung der Entwicklung können Ihre HR-Teams das Engagement der Mitarbeiter sowie das Leistungsmanagement verbessern.
👀 Wussten Sie schon? Unilever hat sich im Rahmen seines Compass-Programms dazu verpflichtet, alle Mitarbeiter mit zukunftsfähigen Fähigkeiten auszustatten. Die Untersuchungen des Unternehmens zeigen, dass Mitarbeiter, die an diesen Workshops teilgenommen haben, ihre Produktivität um 41 % gesteigert haben.
6. Lohn- und Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Sozialleistungen
KI-Plattformen automatisieren Gehaltsberechnungen, Erstattungen und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und vereinfachen gleichzeitig die Anmeldung zu Sozialleistungen durch geführte Berechtigungsprüfungen.
📮 ClickUp Insight: 32 % der Arbeitnehmer glauben, dass Automatisierung nur wenige Minuten pro Vorgang einsparen würde, aber 19 % sagen, dass dadurch 3 bis 5 Stunden pro Woche eingespart werden könnten. In Wirklichkeit summieren sich selbst kleinste Zeiteinsparungen auf lange Sicht.
Wenn Sie als Beispiel nur 5 Minuten pro Tag bei sich wiederholenden Aufgaben einsparen, können Sie pro Quartal über 20 Stunden als Ergebnis gewinnen, die Sie für wertvollere, strategische Arbeit nutzen können.
Mit ClickUp dauert die Automatisierung kleiner Aufgaben – wie das Zuweisen von Fälligkeitsterminen oder das Taggen von Teamkollegen – weniger als eine Minute. Sie verfügen über integrierte KI-Agenten für automatische Zusammenfassungen und Berichte, während benutzerdefinierte Agenten bestimmte Workflows übernehmen. Gewinnen Sie Zeit zurück!
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security reduzierte den Zeitaufwand für die Berichterstellung mit den anpassbaren Berichterstellungstools von ClickUp um 50 % oder mehr – so konnten sich die Teams auf die Berichterstellung konzentrieren, ohne sich um die Formatierung kümmern zu müssen, und mehr auf die Prognosen achten.
7. Leistungsbeurteilungen
Bewertungen verzögern sich oft, weil Manager zu viele Daten jonglieren müssen. KI kann hier einen Schritt machen und Metriken zusammenstellen, 360°-Feedback aggregieren und Zusammenfassungen erstellen – wodurch das Leistungsmanagement konsistenter, transparenter und datengesteuerter wird.
Auf diese Weise erhalten Mitarbeiter fairere Bewertungen, während die Personalabteilung Erkenntnisse für zukünftige prädiktive Analysen gewinnt.
⚡ Profi-Tipp: ClickUp-Dashboards zentralisieren wichtige HR-Analysen – von der Leistung und dem Engagement der Mitarbeiter bis hin zu Fluktuationstrends – in einer anpassbaren Ansicht. Mit KI-gestützten Erkenntnissen können HR-Teams Muster verfolgen, Warnsignale erkennen und datengestützte Entscheidungen schneller als je zuvor treffen.
8. Mitarbeiter unterstützen und HR-Helpdesk
KI-Chatbots mit natürlicher Sprachverarbeitung bearbeiten FAQs sofort, eskalieren komplexe Probleme und protokollieren wiederkehrende Themen.
Mit ClickUp Knowledge Management können Sie eine zentralisierte HR-Wissensdatenbank aufbauen, in der Mitarbeiter selbstständig auf Richtlinien, Details zu Sozialleistungen und Onboarding-Anleitungen zugreifen können.
Sie können auch vorgefertigte ClickUp-Autopilot-Agenten einrichten oder Ihre eigenen benutzerdefinierten Agenten erstellen, die HR-bezogene Abfragen bearbeiten.
Instanz: Der Channel des HR-Teams erhält viele Fragen. Der People Partner Lead möchte KI einsetzen, um einige dieser Fragen zu beantworten und seinem Team Zeit zu sparen. Er erstellt einen benutzerdefinierten Autopilot-Agenten im Channel, der nur dann Fragen beantworten soll, wenn die Antwort in dem Wissen enthalten ist, auf das er zugreifen kann. Er legt fest, dass der Autopilot-Agent nur dann antworten soll, wenn die Nachricht des Benutzers ein klares und direktes Beispiel enthält. Er gibt dem Autopilot-Agenten sogar Beispiele für Fragen.
9. Austrittsmanagement
Das Offboarding ist genauso wichtig wie das Onboarding, aber oft fehlt es an einem entsprechenden Prozess.
KI automatisiert Checklisten für die Freigabe, die Deaktivierung von Systemen und Umfragen zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Durch die Analyse von Umfragedaten mit prädiktiven Analysen können Sie Fluktuationsmuster aufdecken und Strategien zur Mitarbeiterbindung stärken, während Sie gleichzeitig die Compliance in jedem Schritt sicherstellen.
📚 Weiterlesen: Die besten Fragen für Austrittsgespräche
👀 Wussten Sie schon? Mit dem Aufkommen der Gen-KI ist das Automatisierungspotenzial von Aufgaben wie der Anwendung von Fachwissen und der Personalführung auf fast 60 % gestiegen. Dies sind Bereiche, die einst als zu menschlich galten, um automatisiert zu werden.
So automatisieren Sie HR-Prozesse mit KI
Sind Sie es leid, zwischen verschiedenen tools hin und her zu wechseln, nur um einen einzigen HR-Prozess zu verwalten?
ClickUp vereint alle Ihre Arbeits-Apps, Daten, Chats, Automatisierungen und Workflows im weltweit ersten konvergenten KI-Arbeitsbereich. Sie müssen nicht mehr zwischen Apps, SOP-Dokumenten, Chatten und E-Mails hin- und herspringen, um Genehmigungen einzuholen. Diese Art von Arbeitszerstreuung hat nun ein Ende , denn mit ClickUp benötigen Sie nur noch einen einzigen Arbeitsbereich, um Mitarbeiter einzustellen, zu verwalten und zu unterstützen.
Ihr HR-Team kann sich auf die Menschen konzentrieren, statt auf Papierkram, da es über 100 % Kontext verfügt und Menschen und Agenten an einem einzigen Ort zusammen an der Arbeit verrichten können.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie erstellen mit ClickUp Agents einen Agenten für das Leistungsmanagement. Dieser benachrichtigt Manager, wenn die Zeit für Leistungsbeurteilungen gekommen ist, führt sie durch den Prozess der Datenerfassung, beantwortet Fragen auf natürliche Weise anhand bestehender SOPs, plant Erinnerungen, Zusammenfassungen und vieles mehr und teilt das Ergebnis anschließend dem Leiter der Personalabteilung mit.
Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.
Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Automatisierung von HR-Prozessen mit umsetzbaren Erkenntnissen zusammengestellt.
Schritt 1: Identifizieren und ordnen Sie die richtigen Prozesse für die Automatisierung zu.
Konzentrieren Sie sich auf repetitive, regelbasierte und umfangreiche HR-Aufgaben. Denken Sie dabei an: Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung, Bewerberauswahl, Onboarding-Checklisten und Compliance-Berichterstellung.
Bevor Sie KI einsetzen, visualisieren Sie Ihre aktuellen Prozesse mit Flussdiagrammen oder Whiteboards. So werden Engpässe und Ineffizienzen sichtbar, die durch Automatisierung beseitigt werden können.
Anstatt die Wände Ihres Konferenzraums mit Haftnotizen zu bekleben, nutzen Sie ClickUp Whiteboards, um Ihre HR-Prozesse digital abzubilden.
Mithilfe von Whiteboards als virtueller Leinwand arbeitet Ihr gesamtes Team in Echtzeit zusammen. Egal, ob Sie remote oder vor Ort an der Personalplanung arbeiten, skizzieren Sie Ihren aktuellen Onboarding-Ablauf. Das bedeutet, dass Sie eine Karte erstellen können, die vom „Kandidat nimmt Angebot an” bis zum „erhält Laptop und ersten Gehaltsscheck” reicht.
Und wenn Sie einen Engpass bei Ihrer Hintergrundüberprüfung feststellen, wandeln Sie ihn direkt vom Whiteboard in eine ClickUp Aufgabe um. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können Sie die ClickUp HR SOP-Vorlage verwenden, die direkt in Whiteboards integriert ist.
Dieses Framework deckt durch sein visuelles Format den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus ab. Sie können HR-Prozesse in verschiedene Phasen unterteilen, darunter Jobprofilierung, Stellenausschreibung und Einstellung. Jede dieser Phasen ist mit Schritten, Teilnehmern, Inputs und Outputs definiert.
👀 Wussten Sie schon: Laut Forrester Research erzielten Unternehmen, die ClickUp einsetzten, über einen Zeitraum von drei Jahren eine geschätzte Kapitalrendite (ROI) von 384 %. Diese Unternehmen erzielten durch Projekte, die durch ClickUp ermöglicht oder verbessert wurden, einen zusätzlichen Umsatz von etwa 3,9 Millionen US-Dollar.
Schritt 2: Ziele definieren
Setzen Sie sich SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden). Hier sind einige Beispiele für Ergebnisse, die Sie anstreben können:
- Steigern Sie die Kandidatenbindung innerhalb des nächsten Quartals um 30 % durch automatisierte Kommunikation und personalisierte Kontaktpunkte.
- Reduzieren Sie manuelle HR-Anfragen in den nächsten 6 Monaten um 40 %, indem Sie Self-Service-Portale und KI-Chat-Support implementieren.
- Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung in den nächsten 90 Tagen um 25 % mit automatisierten Workflows für die Vorauswahl, Terminplanung und Rückmeldung.
Hier scheitern die meisten HR-Automatisierungsprojekte: Die Teams sind von der Technologie begeistert, vergessen aber, das Wesentliche zu messen. Seien Sie nicht dieses Team!
📮 ClickUp Insight: Fast 88 % der Befragten unserer Umfrage verlassen sich mittlerweile auf KI-Tools, um persönliche Aufgaben zu vereinfachen und zu beschleunigen. Möchten Sie dieselben Vorteile auch bei der Arbeit nutzen?
ClickUp ist für Sie da! Mit ClickUp Brain können Sie Ihre Produktivität um 30 % steigern – durch weniger Meetings, schnelle KI-generierte Zusammenfassungen und automatisierte Aufgaben.
📚 Weiterlesen: Verbesserung von HR-Prozessen mit Strategien und Beispielen
Schritt 3: Wählen Sie die richtigen KI-Tools aus
Wie finden Sie unter all den auf dem Markt verfügbaren tools das richtige, um das zu erledigen, was zu erledigen ist?
Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Integration an erster Stelle: Ihre KI sollte sich in bestehende HRIS-, Gehaltsabrechnungs-, ATS- und Kollaborationstools einbinden lassen. Wenn sie nicht mit Ihren aktuellen Systemen kommunizieren kann, werden Sie mehr Zeit damit verbringen, Datensilos zu beheben, als Zeit zu sparen.
- Natürliche Sprachverarbeitung (NLP): Nützlich für die Analyse von Lebensläufen, Chatbots und Stimmungsanalysen. Mit NLP kann /AI Lebensläufe wie ein Personalvermittler lesen, häufig gestellte Fragen von Mitarbeitern in Unterhaltung beantworten und sogar Feedback-Umfragen nach Trends zum Engagement durchsuchen.
- Skalierbarkeit: Fangen Sie klein an, aber stellen Sie sicher, dass das Tool mit Ihren Anforderungen mitwächst – von der Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wie Onboarding-Workflows bis hin zum unternehmensweiten Leistungsmanagement.
- Benutzerfreundlichkeit: Wenn Personalmanager das System nicht ohne IT-Unterstützung nutzen können, wird die Einführung nur langsam voranschreiten. Achten Sie auf intuitive Benutzeroberflächen mit minimaler Einarbeitungszeit.
Beispiel aus der Praxis: Angenommen, Ihr Ziel lautet: „Verkürzung der durchschnittlichen Einstellungsdauer um 25 % in den nächsten 90 Tagen durch automatisierte Screening-, Terminierungs- und Feedback-Workflows“, dann sollten Sie nach folgenden Lösungen suchen:
- Ein KI-Recruitment-Tool mit NLP, das Lebensläufe in wenigen Minuten überprüft
- Ein KI-Planungsassistent, der das Chaos des Kalenders löst
- Ein Dashboard mit prädiktiven Analysen zeigt im Voraus, wo Engpässe auftreten (Verzögerungen bei Vorstellungsgesprächen, Bearbeitungszeit für Angebote).
Ihr KI-Co-Pilot für HR-Workflows
Anstatt Ihrem HR-Stack ein weiteres eigenständiges Tool hinzuzufügen, integriert ClickUp Brain KI direkt in die Workflows, die Sie bereits in ClickUp verwalten. Stellen Sie sich das als einen vernetzten KI-Assistenten vor, der über Aufgaben, Dokumente, Ziele und Whiteboards hinweg funktioniert.
Ihr HR-Team kann Brain auf verschiedene Weise nutzen:
⭐ Beantworten Sie Fragen sofort: Fragen Sie Brain: „Wie ist der Status des Onboardings für Sarah?“ oder „Welche Kandidaten stehen noch aus der Hintergrundüberprüfung aus?“, und es ruft die Antwort direkt aus Ihrem Workspace ab.
⭐ HR-Dokumente in Sekundenschnelle zusammenfassen: Lange Mitarbeiterhandbücher, Aktualisierungen von Richtlinien oder Schulungshandbücher können neue Mitarbeiter überfordern. Brain fasst sie zu leicht verständlichen Zusammenfassungen zusammen, damit sich die Mitarbeiter mit dem Material auseinandersetzen können.
⭐ Setzen Sie Unterhaltungen in Taten um: Nach einer Nachbesprechung oder einem Onboarding-Anruf kann Brain automatisch Aufgaben generieren, wie z. B. „Schulungssitzung vereinbaren” oder „Anfrage für IT-Ausstattung senden”, sodass Sie sich diese Arbeit sparen können.
⭐ Zentralisieren Sie Ihr Wissen: Ob SOPs, Compliance-Workflows oder Playbooks für das Leistungsmanagement – Brain sorgt dafür, dass Sie über eine einzige, stets aktuelle Informationsquelle verfügen, anstatt über verstreute Dateien.
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX bringt alles, was Sie mit ClickUp Brain erhalten, auf die nächste Stufe. Vielleicht haben Sie ChatGPT zum Schreiben, Claude zur Analyse und andere KI-Tools für verschiedene Aufgaben verwendet. Brain MAX vereint all diese Tools.
Es versteht Ihr gesamtes HR-Ökosystem, wie Ihre Einstellungs-Pipeline, Mitarbeiterdaten und Team-Beziehungen. Sie können es einfach bitten, „einen Onboarding-Plan für einen neuen Marketing-Mitarbeiter zu erstellen”, und erhalten einen personalisierten Plan für Ihre tatsächlichen Prozesse.
Das ist noch nicht alles. Mit ClickUp Brain MAX können Sie außerdem:
- Durchsuchen Sie ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint und ALLE Ihre verbundenen Apps sowie das Internet, um Dateien, Dokumente und Anhänge zu finden.
- Verwenden Sie „Talk to Text“, um Fragen zu stellen, zu diktieren und Ihre Arbeit per Sprachbefehl zu steuern – freihändig und überall.
Beenden Sie die Unübersichtlichkeit der KI-Tools mit ClickUp Brain MAX, erledigen Sie Ihre Arbeit mit Ihrer Stimme, erstellen Sie Dokumente, weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und vieles mehr.
Schritt 4: Standardisieren und bereinigen Sie Ihre Daten
Selbst die intelligenteste KI liefert keine Ergebnisse, wenn Ihre HR-Daten unübersichtlich sind. Doppelte Mitarbeiterdatensätze, veraltete Gehaltsabrechnungsinformationen und inkonsistente Formate führen zu Fehlern und unterbrechen den Workflow der Automatisierung vollständig.
Bevor Sie KI einführen, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Daten zu standardisieren und zu bereinigen, damit Ihre Systeme dieselbe Sprache sprechen.
Warum ist das wichtig?
- Denn KI kann nicht entscheiden, welche Mitarbeiterdaten korrekt sind, wenn zwei Datensätze mit unterschiedlichen Titeln existieren.
- Darüber hinaus können ungenaue Aufzeichnungen zu Fehlern in der Berichterstellung führen, deren Korrektur bei Audits sehr mühsam sein kann.
- Darüber hinaus hängt die Automatisierung von konsistenten Auslösern ab – wenn Ihr Feld „Abteilung“ manchmal „Vertrieb“ und manchmal „Vertriebsteam“ lautet, schlagen die Workflows fehl.
Mit ClickUp für HR-Teams wird die Datenbereinigung jedoch zentralisiert und standardisiert.
So geht's:
Benutzerdefinierte Felder für mehr Genauigkeit
Erfassen Sie Mitarbeiterdaten wie Abteilung, Rolle, Vorgesetzter oder Standort mithilfe von Dropdown-Menüs und voreingestellten Optionen in Benutzerdefinierten Feldern. So vermeiden Sie Spekulationen und verhindern mehrere Varianten für jeden dieser Auslöser.
Abhängigkeiten zur Durchsetzung der Reihenfolge
Bei Prozessen wie dem Onboarding hängen bestimmte Schritte davon ab, dass andere Schritte abgeschlossen sind. Beispielsweise muss vor der Ausgabe von Geräten die Identität überprüft werden. Die Abhängigkeiten von ClickUp sorgen dafür, dass die Daten in der richtigen Reihenfolge fließen, sodass nichts übersehen wird und Ihre Automatisierungen zum richtigen Zeitpunkt als Auslöser ausgelöst werden.
Automatisierungen für Datenkonsistenz
Mit ClickUp Automatisierungen können HR-Teams selbstständig ablaufende Workflows erstellen. Diese bestehen aus drei Elementen:
- Auslöser: Das Ereignis, das die Automatisierung startet, z. B. „Aufgabe in Onboarding verschoben“ oder „Benutzerdefiniertes Feld aktualisiert“.
- Bedingungen: Die Regeln, die filtern, wann die Automatisierung ausgeführt werden soll, z. B. „nur wenn die Genehmigung des Vorgesetzten leer ist“.
- Aktionen: Was als Nächstes geschieht, z. B. eine Aufgabe zuweisen, einen Kommentar posten oder einen Status aktualisieren
Wenn beispielsweise ein neuer Lebenslauf zu Ihrem System hinzugefügt wird, können Sie KI nutzen, um die Erstellung von Aufgaben für Bewerber zu automatisieren. Außerdem wird dieser Ihrem Recruiting-Verantwortlichen zugewiesen und die Einstellung auf „Erstprüfung” gesetzt.
Die Plattform hat uns einen zentralen Ort für die Schaffung von Prozesseffizienzen geboten. Das ClickUp-Team besteht aus hervorragenden Mitgliedern, die immer offen für Feedback sind und hart daran arbeiten, Änderungen auf der Grundlage dieses Feedbacks umzusetzen. Es ist ein Support-System, wie ich es noch nie gesehen habe. Alle Teams können von der Automatisierung profitieren, und ClickUp hat dies für buchstäblich jedes Szenario, das mir begegnet ist, geboten. Der GROSSE Vorteil von ClickUp ist jedoch die Vereinfachung von Prozessen und tools in einem Arbeitsbereich.
Die Plattform hat uns einen zentralen Ort für die Schaffung von Prozesseffizienzen geboten. Das ClickUp-Team besteht aus hervorragenden Mitgliedern, die immer offen für Feedback sind und hart daran arbeiten, Änderungen auf der Grundlage dieses Feedbacks umzusetzen. Es ist ein Support-System, wie ich es noch nie gesehen habe. Alle Teams können von der Automatisierung profitieren, und ClickUp hat dies buchstäblich für jedes Szenario, das mir begegnet ist, geboten. Der GROSSE Vorteil von ClickUp ist jedoch die Vereinfachung von Prozessen und tools in einem Arbeitsbereich.
Schritt 5: Pilotieren, schulen und Veränderungen managen
Starten Sie ein kleines Pilotprojekt. Wählen Sie einen Prozess aus, beispielsweise die Terminplanung für Vorstellungsgespräche oder FAQs zu Richtlinien, um dieses Pilotprojekt durchzuführen. Sammeln Sie Feedback von Personalvermittlern, Managern und Mitarbeitern und optimieren Sie dann Ihren Workflow, bevor Sie ihn unternehmensweit einführen.
Dies stärkt auch das Vertrauen Ihrer HR-Organisation in die Einführung der Automatisierung.
Verwenden Sie in dieser Phase ClickUp Docs, um Schritt-für-Schritt-Anleitungen, FAQs und Onboarding-Materialien für Ihr HR-Team zu erstellen. Während Sie das Pilotprojekt verfeinern, können Sie die Dokumentation in Echtzeit aktualisieren, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben. Docs dient auch als permanente Aufzeichnung dessen, „was funktioniert hat“ und „was nicht“, was eine spätere Skalierung erleichtert.
Selbst mit einem gut konzipierten Pilotprojekt kann Ihr HR-Team immer noch in wiederkehrenden Abfragen versinken. Anstatt noch mehr manuellen Aufwand hinzuzufügen, ist dies die perfekte Phase, um die Autopilot Agents von ClickUp zu testen, die gemeinsam mit Ihrem Team reagieren, handeln und lernen.
Beispiel aus der Praxis: Sie testen die Automatisierung für häufig gestellte Fragen zu Richtlinien.
Ein Personalvermittler tippt: „Wie lang ist der Probezeitraum für neue Mitarbeiter?“ Der Autopilot Agent erkennt die Abfrage, überprüft Ihr Dokument und antwortet mit dem genauen Wortlaut der Klausel. Wenn das Dokument veraltet oder unklar ist, werden Sie sofort darüber informiert und erhalten Feedback, um sowohl Ihre Automatisierung als auch Ihre Dokumentation zu optimieren.
Dieses Video führt Sie durch die Einstellung Ihres ersten Autopilot-Agenten auf ClickUp:
Schritt 6: Schulen und qualifizieren Sie Ihr HR-Team
Automatisierung funktioniert nur so gut wie die Menschen, die dahinterstehen. Sie möchten KI als Produktivitätssteigerer präsentieren, nicht als Black Box. Bedenken Sie, dass 65 % der HR-Teams und Führungskräfte bereits in gewissem Umfang generative KI einsetzen.
Wichtige Grundlagen, die Sie bei der Einführung von KI-Automatisierung für die HR-Funktion beachten sollten:
- Konzentrieren Sie sich auf menschliche Fähigkeiten, nicht nur auf Technologie. KI übernimmt die Mustererkennung und repetitive Aufgaben, aber die Personalabteilung ist weiterhin für Empathie, Urteilsvermögen und Konfliktlösung zuständig. Die Weiterentwicklung emotionaler Intelligenz und Change Management sind genauso wichtig wie das Erlernen neuer tools.
- Vermitteln Sie Interpretationsfähigkeit, nicht blindes Vertrauen. /AI kann einen Kandidaten als „High Potential“ kennzeichnen oder das Fluktuationsrisiko vorhersagen, aber die Personalabteilung muss den Kontext validieren. In Schulungen sollte der Schwerpunkt darauf liegen, wie man KI-Ergebnisse hinterfragt, interpretiert und verantwortungsbewusst darauf reagiert.
- Bilden Sie KI-Champions innerhalb der Personalabteilung aus. Identifizieren Sie einige Early Adopters, die mit tools experimentieren, Best Practices dokumentieren und andere coachen können. Peer-geführtes Lernen bleibt oft besser haften als Top-down-Vorgaben.
- Verbinden Sie Schulungen mit geschäftlichen Auswirkungen. Machen Sie den Wert greifbar. Positionieren Sie es nicht als „Erlernen eines Tools”. Stellen Sie es als Möglichkeit dar, die Einarbeitung zu beschleunigen, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu stärken.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Clips, um kurze Bildschirmaufnahmen zu erstellen, die genau zeigen, wie die neue Automatisierung funktioniert. Sie können 2-minütige Clips aufnehmen, in denen Sie „Bearbeiten von Urlaubsanträgen mit KI” demonstrieren. Freigeben Sie diese kurzen Tutorials direkt in Ihrem Dokument.
Schritt 7: Überwachen und kontinuierlich verbessern
Die Automatisierung von HR-Prozessen ist keine einmalige Angelegenheit. Selbst die intelligentesten Workflows können aus der Bahn geraten, wenn sie nicht im Laufe der Zeit überwacht, getestet und verfeinert werden. Richtlinien entwickeln sich weiter, Compliance-Regeln ändern sich und die Erwartungen der Mitarbeiter verschieben sich. Ihre Automatisierung muss mit all diesen Veränderungen Schritt halten.
Wie zu erledigen?
- Vierteljährliche Überprüfung: Überprüfen Sie die Automatisierungen, um sicherzustellen, dass Auslöser, Bedingungen und Aktionen weiterhin gültig sind.
- KPIs verfolgen: Richten Sie die Überwachung an Ihren SMART-Zielen aus – Zeit bis zur Einstellung, Datengenauigkeit, Mitarbeiterzufriedenheit usw.
- Feedback sammeln: Verwenden Sie ClickUp Formulare, um Feedback von Personalvermittlern, Managern und Mitarbeitern darüber zu sammeln, was als Arbeit funktioniert (und was nicht).
- Kontinuierliche Optimierung: Kleine Anpassungen wie das Aktualisieren einer Vorlage, das Verschärfen eines Auslösers oder das Überarbeiten einer FAQ tragen zu einem effizienteren System bei.
Mit ClickUp Dashboards können Sie die Leistung Ihrer Automatisierungen in Echtzeit nachverfolgen. Sehen Sie, ob sich die Zeit bis zur Einstellung verkürzt, ob die Ziele für die Datengenauigkeit erreicht werden oder ob die Support-Anfragen von Mitarbeitern zurückgehen.
Beispiel aus der Praxis: Ihr Ziel ist es, manuelle HR-Anfragen um 40 % zu reduzieren. Ein ClickUp-Dashboard kann anzeigen, ob das Helpdesk-Ticketvolumen sinkt, während Formulare Feedback zu unbeantworteten Fragen erfassen. Zusammen erhalten Sie so sowohl die Zahlen als auch den Kontext, um Ihre Automatisierung weiter zu verfeinern.
Die besten KI-Tools für die HR-Automatisierung
Sie haben Ihre Prozesse abgebildet und Ihre Ziele festgelegt. Lassen Sie uns nun einige KI-Tools für das Personalwesen besprechen, die sich um repetitive Aufgaben kümmern, während Sie sich auf die menschliche Seite des Personalwesens konzentrieren können.
| Name des tools | Primäre Funktion | Stärken | Anwendungsfall |
| ClickUp | All-in-One-Lösung für Arbeitsmanagement und HR-Automatisierung | Zentralisieren Sie HR-Aufgaben auf einer Plattform und kombinieren Sie KI (ClickUp Brain) mit Automatisierungen, Echtzeit-Dashboards und integrierten Dokumenten für eine einzige Quelle der Wahrheit. | HR-Teams, die die Personalbeschaffung, das Onboarding, Leistungsbeurteilungen und Compliance in einem gemeinsamen Workspace optimieren möchten |
| Multiplikator | Globale Gehaltsabrechnung und Employer of Record (EOR) | Starke globale Compliance in über 150 Ländern, Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen und Auftragnehmern unterstützen | Unternehmen, die internationale Mitarbeiter und Auftragnehmer einstellen oder verwalten und dabei die lokalen Gesetze einhalten |
| Leena /AI | HR-Chatbot & Mitarbeiter-Self-Service | Konversations-KI für FAQs zu Richtlinien und HR-Abfragen, Stimmungsanalyse und Integration in HRIS-Plattformen | Unternehmen, die einen 24/7-HR-Support anbieten und HR-Manager von weniger wichtigen Abfragen entlasten möchten, die kostenlos sind. |
| ClearCompany | Leistungsmanagement und Talent-Lebenszyklus | Leistungsstarke tools zur Zielausrichtung, robuste Analysen, Nachfolgeplanung und integriertes Talentmanagement über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg | Unternehmen, die ein strukturiertes Leistungsmanagement und eine langfristige Talententwicklung benötigen |
| Moveworks | HR-Automatisierung im Dialog | Chatbot der Enterprise-Klasse mit Workflow-Routing, Integration von HR- und IT-Anfragen und Automatisierung der Ticketbearbeitung in großem Maßstab | HR-/IT-Teams in Unternehmen, die eine einzige Kommunikationsplattform für die Mitarbeiterbetreuung und das Workflow-Management suchen |
| Deel | Globale Personalbeschaffung und Gehaltsabrechnung | Vereinfacht die grenzüberschreitende Personalbeschaffung, ermöglicht die Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften und Steuererklärungen und beschleunigt das Onboarding für Auftragnehmer und Vollzeitmitarbeiter. | Remote-First-Teams, die eine zuverlässige globale Personalbeschaffung und eine konforme Gehaltsabrechnung benötigen |
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, forschungsgestützten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber , wie wir Software bei ClickUp bewerten.
Häufige Fehler, die bei der Einführung von HR-Automatisierung vermieden werden sollten
Bei der Automatisierung im Personalwesen geht es weniger darum, Menschen zu ersetzen, als vielmehr darum, repetitive Aufgaben zu eliminieren, die Ihre Personalteams daran hindern, ihre beste Arbeit zu erledigen.
Hier sind die häufigsten HR-Herausforderungen, auf die Sie achten müssen:
1. Den Kulturwandel übersehen
Warum das passiert: Automatisierungsprojekte werden von der IT-Abteilung ohne aktive Beteiligung der Personalabteilung vorangetrieben, wodurch deren strategische Rolle gefährdet ist.
✅ Lösung: Kommunizieren Sie klar das „Warum“ – wie Automatisierung es der Personalabteilung ermöglicht, sich auf Kultur, Engagement und Mitarbeiterbindung zu konzentrieren. Kombinieren Sie dies mit kleinen, sichtbaren Erfolgen (wie einer schnelleren Terminierung von Vorstellungsgesprächen), um Vertrauen und Dynamik im gesamten Unternehmen aufzubauen.
2. Ignorieren von Cybersicherheitsrisiken
Warum das passiert: HR-Führungskräfte gehen davon aus, dass Cybersicherheit in den Zuständigkeitsbereich der IT fällt, und übersehen dabei, dass HR-Daten – Gehaltsabrechnungen, Verträge, Leistungsbeurteilungen – zu den sensibelsten Daten im Unternehmen gehören.
✅ Lösung: Verlangen Sie eine Verschlüsselung für alle Mitarbeiterdaten, wenden Sie strenge rollenbasierte Zugriffskontrollen an und führen Sie regelmäßige Audits der Sicherheit durch.
ClickUp bietet robuste Berechtigungen und Prüfpfade, sodass nur autorisierte Benutzer sensible HR-Informationen mit Ansicht einsehen können.
3. Vernachlässigung des Datenschutzes der Mitarbeiter
Warum das passiert: In ihrem Bestreben nach Automatisierung setzen HR-Teams manchmal KI ein, die die Kommunikation überwacht, die Produktivität verfolgt oder sensible Daten verarbeitet. Ohne dies den Mitarbeitern klar zu erklären, führt dies zu Misstrauen.
✅ Lösung: Kommunizieren Sie klar und deutlich, welche Daten erfasst werden, wie sie verwendet werden und welche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Mitarbeiterdaten getroffen werden.
ClickUp trägt mit detaillierten Berechtigung-Einstellungen, Private Ansicht und Prüfprotokollen zum Datenschutz bei und stellt sicher, dass Mitarbeiter wissen, dass ihre persönlichen Daten geschützt sind und nur von den richtigen Personen eingesehen werden können.
4. Unterschätzung der Implementierungszeit
Warum das passiert: Denken Sie daran, dass Automatisierungstools nicht einfach so einsatzbereit sind. Wenn Sie den Zeitaufwand für die Datenbereinigung, das Testen von Workflows, die Schulung der Benutzer und das Änderungsmanagement unterschätzen, führt dies zu überstürzten Einführungen und frustrierten Teams.
✅ Lösung: Legen Sie realistische Zeitpläne fest, indem Sie mit einem Pilotprojekt beginnen und die Automatisierung schrittweise einführen. Planen Sie Zeit für Tests, Feedback und Iterationen in Ihren Plan ein.
Beauftragen Sie ClickUp mit der Automatisierung Ihrer HR-Workflows
KI-Systeme sind bereit, manuelle Aufgaben zu übernehmen – vorausgesetzt, Sie sind bereit, sie ihnen zu übertragen.
Die richtigen tools machen den Einstellungsprozess für die Personalabteilung reibungsloser und stressfreier.
ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, bietet eine umfangreiche Reihe von Features, die Sie bei jedem Schritt unterstützen.
Mit ClickUp Brain, Brain MAX und Autopilot Agents erhalten Sie einen All-in-One-Arbeitsbereich, in dem alle HR-Prozesse reibungslos ablaufen. Darüber hinaus decken Dokumente, Whiteboards und Ziele alle anderen Aspekte Ihres HR-Workflows ab.
Sind Sie bereit, Ihre HR-Prozesse der Automatisierung zu unterziehen? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an.