Fragen Sie eine beliebige Agentur oder einen Berater, und sie werden Ihnen sagen, dass die Gewinnung neuer Clients weitaus teurer ist als die Bindung bestehender Clients. Wenn Ihr Team die laufenden Aufgaben der Clients nicht aktiv verwaltet oder sich nicht auf die Kundenzufriedenheit konzentriert, wird sich dies irgendwann bemerkbar machen – insbesondere in Ihrem Cashflow. Dieser Mangel an Struktur wirkt sich auf die Kundenzufriedenheit und letztlich auf Ihren Umsatz aus.
Tatsächlich kann die Gewinnung eines neuen Kunden fünf- bis siebenmal so viel kosten wie die Bindung eines bestehenden Kunden.
Um Retainer-Vereinbarungen zu verbessern und Retainer für Kreativagenturen effizient zu verwalten, finden Sie hier eine Liste der besten Retainer-Management-Software, die Ihnen dabei hilft, wiederkehrende Kundenaufträge zu bearbeiten und langfristige Beziehungen zu pflegen.
Die 10 besten tools für das Retainer-Management auf einen Blick
Hier finden Sie einen kurzen Vergleich der besten Retainer-Management-Software, der Ihnen dabei hilft, anhand der wichtigsten Features, Zusatzfeatures, Preise und Benutzerbewertungen die für Sie passende Software auszuwählen.
| Tool | Beste Feature | Primärer Anwendungsfall | Preise |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Dokumente, Vorlagen, Zeiterfassung und Dashboards in einem Workspace | Retainer-Management + Projektdurchführung auf einer einzigen, kollaborativen Plattform | Free Forever; Benutzerdefinierte Anpassung für Unternehmen verfügbar |
| Accelo | Vollständiger Quote-to-Cash-Lebenszyklus mit Client-Portalen | Automatisierung der Retainer-Abrechnung, Nachverfolgung und Kundenabwicklung von Anfang bis Ende | Benutzerdefinierte Preisgestaltung |
| Scoro | Finanz-Dashboards und Nachverfolgung der Margen | Agenturen, die Budgets, Prognosen und Rentabilität neben Retainer-Projekten verwalten | Ab 23,90 $/Monat pro Benutzer |
| Paymo | Live-Zeiterfassung + wiederkehrende Rechnungsstellung | Verknüpfung von abrechnungsfähigen Stunden mit automatisierter Retainer-Rechnungsstellung und Nachverfolgung von Aufgaben | Free; kostenpflichtig ab 5,90 $/Monat |
| FunctionFox | CEO Desktop + Nachverfolgung des Retainer-Budgets | Kreative Teams, die wiederkehrende Clients betreuen und sich auf Stunden, Umfang und Berichterstellung konzentrieren | Ab 12 $/Monat pro Benutzer |
| Toggl-Plan | Team-Zeitleisten mit Kapazitäten und visueller Planung | Kleine Teams koordinieren die Workload über Retainer-Projekte hinweg mit Klarheit. | Kostenlos; kostenpflichtig ab 10 $/Monat pro Benutzer |
| Hubstaff | Zeiterfassung mit Überwachung der Produktivität | Bürobasierte Teams für die Nachverfolgung von Stunden, Aktivitäten und Budgets für Retainer | Kostenlos; kostenpflichtig ab 5 $/Monat pro Benutzer |
| Wrike | Erweiterte Berechtigungen + KI + Risikovorhersage | Enterprise-Teams, die sichere und skalierbare Retainer-Workflows benötigen | Kostenlos; kostenpflichtig ab 10 $/Monat pro Benutzer |
| Zoho Projects | Nachverfolgung von Aufgaben und Budget mit KI-Assistent | Kleine Teams, die eine kostengünstige Lösung für die Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Rechnungsstellung benötigen | Free; kostenpflichtig ab 4 $/Monat pro Benutzer |
| Proposify | Angebotserstellung + Analysen + elektronische Signatur | Vertriebs- und Client-Teams, die Angebote, Verlängerungen und Retainer-Präsentationen verwalten | Ab 29 $/Monat pro Benutzer |
Worauf sollten Sie bei einer Retainer-Management-Software achten, um Ihre Beziehungen zu Ihren Clients zu stärken?
Die Wahl der richtigen Retainer-Management-Software kann Ihnen dabei helfen, diese schwierigen langfristigen Beziehungen zu Clients aufzubauen und einen nahtlosen Workflow zu schaffen.
Die größte Herausforderung im Umgang mit Stammkunden besteht darin, dass alle Informationen in Tabellenkalkulationen erfasst sind, was fundierte Entscheidungen erschwert. Suchen Sie daher idealerweise nach Features, die die Abrechnung von Retainern vereinfachen, das Cashflow-Management verbessern und den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit laufenden Client-Aufträgen reduzieren.
Hier sind die wichtigsten Punkte für erfolgreiche Strategien zur Kundenbindung:
✅ Verfolgen Sie Retainer-Budgets, überwachen Sie die Retainer-Nutzung und legen Sie eine Struktur für Zahlungen fest, während Sie Benachrichtigungen für ungenutzte Stunden oder sich nähernde Limits einstellen✅ Integrieren Sie die Zeiterfassung in die Rechnungsstellung, um automatisch Rechnungen für fertiggestellte Aufgaben zu erstellen✅ Automatisieren Sie den Rechnungsstellungsprozess mit Unterstützung für verschiedene Retainer-Modelle, einschließlich Festpreis- oder Evergreen-Retainern. ✅ Greifen Sie auf Echtzeit-Einblicke mit Dashboards zu, die Nutzung, Leistung und Kundendaten anzeigen. ✅ Bieten Sie ein kundenorientiertes Portal für mehr Transparenz und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.
💡 Profi-Tipp: Haben Sie als Berater mit unvorhersehbaren Einkünften zu kämpfen? Wie Retainer für Berater funktionieren zeigt Ihnen, wie Sie mit dem richtigen Setup Sicherheit für stabile, wiederkehrende Einnahmen schaffen können.
Die 10 besten Retainer-Management-Softwareprogramme
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, wissenschaftlich fundierten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir bei ClickUp Software bewerten.
Die besten Lösungen für das Retainer-Management lassen sich in Ihre Projektmanagement-Tools integrieren, automatisieren die Zeiterfassung und bieten Echtzeit-Einblicke in die Retainer-Nutzung.
Hier sind 10 tools, die all das und noch mehr bieten.
1. ClickUp (Am besten geeignet für effizientes Retainer-Management und nahtlose Team-Workflows)
Die Integration Ihrer Retainer-Management-Software in Ihr System für Projektmanagement ist von entscheidender Bedeutung. Dennoch sehen sich viele Agenturen immer noch mit Lücken konfrontiert, wenn wichtige Informationen über verschiedene tools verstreut sind.
ClickUp überbrückt diese Kluft, indem es Ihren Arbeitsbereich für das Projektmanagement in einen voll funktionsfähigen Retainer-Management-Hub innerhalb einer einzigen Plattform verwandelt. Hier erfahren Sie, wie alle Features zusammenwirken.
Stimmen Sie Ihr Team mit ClickUp Docs ab
Jeder Retainer-Zeitraum sollte aktualisierte Dienstleistungen, Leistungen, Preise und Retainer-Bedingungen widerspiegeln, um die Abstimmung zwischen Ihrem Team und dem Client sicherzustellen. Mit ClickUp Docs können Sie Retainer-Vereinbarungen ganz einfach von Ihrem Workspace aus erstellen, überarbeiten und freigeben.
Sie können jedes Dokument mit relevanten Aufgaben und Zeitleisten verbinden, um eine kontextreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Standardisieren Sie Ihre Prozesse mit ClickUp-Vorlagen
Sobald Ihr Retainer-Modell strukturiert ist, können Sie ClickUp-Vorlagen für Onboarding, Servicepakete oder Projektpläne erstellen. Diese Methode standardisiert die Workflows für alle Clients, reduziert den manuellen Aufwand und hilft Ihrem Team, sich auf die Umsetzung statt auf die Einrichtung zu konzentrieren.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie den rechtlichen Schutz für Berater und Clients sicherstellen möchten, ist die Beratungsvertragsvorlage von ClickUp genau das Richtige für Sie.
Diese Beratungsvorlage standardisiert Begriffe in Bezug auf Umfang, Zahlungen und Verantwortlichkeiten, trägt zur Vermeidung von Missverständnissen bei und schafft die Grundlage für eine reibungslose, professionelle Beziehung.
Verfolgen Sie die Arbeitszeiten Ihres Teams mit ClickUp Zeiterfassung
Nachdem Sie Ihre Workflows eingerichtet haben, ist es an der Zeit, die für laufende Kundenaufträge aufgewendeten Stunden zu überwachen. Die Funktion für die Zeiterfassung von ClickUp protokolliert die Stunden direkt innerhalb der Aufgaben und hilft Ihnen so, automatisch Rechnungen zu erstellen, die den tatsächlichen Aufwand widerspiegeln.
Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Clients für fertiggestellte Arbeiten bezahlen – und dass keine ungenutzten Stunden übersehen werden.
Verhindern Sie Burnouts mit ClickUp-Ansichten
Sie möchten übrig gebliebene Zeit oder Bandbreite neu verteilen, wenn sich Verträge weiterentwickeln oder geschlossen werden. Mit ClickUps Workload- und Team-Ansicht können Sie die Zeit Ihres Teams neu ausbalancieren, Lücken in der Produktivität vermeiden und Ihre Retainer-Projekte effizient besetzen.
Teilen Sie Aufgaben auf und geben Sie Feedback frei mit ClickUp Aufgaben und Live-Zusammenarbeit
Sobald Ihre Projekte live sind, können Sie mit ClickUp Aufgaben jedes Ergebnis aufschlüsseln, Abhängigkeiten zuweisen und die Arbeit während des gesamten Retainer-Zeitraums priorisieren. Da jede Aufgabe mit Ihren Dokumenten, Zeitleisten und Protokollen über protokollierte Zeit verknüpft ist, weiß Ihr Team immer, was als Nächstes ansteht.
Wenn die Ressourcen abgestimmt und die Aufgaben in Angriff genommen sind, müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten in Verbindung bleiben.
Ob für Ihr internes Team, Freiberufler oder Clients – die Collaboration-Tools von ClickUp – Live-Bearbeitung, Aufgabenkommentare und Echtzeit-Updates – unterstützen eine konsistente Kommunikation bei allen laufenden Arbeiten.
Mit den ClickUp-Dashboards erhalten Sie einen 360-Grad-Überblick über den Projektfortschritt.
Schließlich wird im Laufe der Arbeit die Sichtbarkeit immer wichtiger. ClickUp-Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke in die Nutzung von Retainern, Lieferungen, Zeiterfassung und Statusaktualisierungen – so können Sie den Wert Ihrer Arbeit demonstrieren und die Kundenzufriedenheit verbessern.
Hier finden Sie eine Kurzanleitung zur Verwendung von ClickUp-Dashboards für maximale Leistung.
ClickUp für Freiberufler ist eine weitere hilfreiche Möglichkeit, Kundenprojekte zu organisieren, laufende Lieferungen zu verwalten und die Kontrolle über Ihre freiberuflichen Workflows zu behalten. Von Aufnahmeformularen über Zeiterfassung bis hin zu Automatisierungen können Freiberufler jeden Teil der Kundenarbeit vereinfachen, ohne zwischen verschiedenen Tools umzuschalten.
💡 Profi-Tipp: Sie jonglieren mit mehreren Clients, ohne den Überblick zu verlieren? Die beste Software für Projektmanagement für Freiberufler hilft Ihnen dabei, Tools zu finden, mit denen Sie organisiert bleiben, Termine einhalten und jedes Projekt auf Kurs halten können.
💜 Bonus: ClickUp Brain Max : Optimieren Sie Ihre Retainer-Abläufe mit Talk to Text
Verwandeln Sie jeden Client-Kontakt in abrechnungsrelevante Klarheit. Mit Brain Max auf Ihrem Desktop können Sie Talk to Text verwenden, um Client-Anrufe, StandUps und Sprachnotizen zu erfassen und dann sofort:
- Erstellen Sie Aufgaben mit Mitarbeitern, Fälligkeitsdaten und verknüpften Retainern.
- Entwürfe für Meeting-Protokolle, SOW-Aktualisierungen und monatliche Retainer-Zusammenfassungen
- Automatische Generierung von Aktionselementen für Genehmigungen von Überschreitungen und die Vorbereitung von Verlängerungen
- Fügen Sie Zeiteinträge während des Gesprächs zum richtigen Client/Projekt hinzu.
Ergebnis: übersichtlichere Übergaben, genaue Abrechnungen und schnellere Berichte zur Monatsend-Berichterstellung – ohne sich mit Tabellenkalkulationen herumschlagen zu müssen.
Die besten Features von ClickUp
- Entwerfen, überarbeiten und freigeben Sie Retainer-Verträge mit ClickUp Docs, mit Verknüpfung von Aufgaben und Zeitleisten.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen für Retainer-Projekte, Onboarding-Flows und die Erbringung von Dienstleistungen.
- Verwenden Sie die integrierte Zeiterfassung, um Stunden zu protokollieren, ungenutzte Stunden zu vermeiden und eine genaue Rechnungsstellung sicherzustellen.
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Clients und Auftragnehmern zusammen, indem Sie Dokumente, Kommentare und Aufgaben freigeben.
- Visualisieren Sie die Nutzung von Retainern, Zeitleisten und Leistungen mit anpassbaren Dashboards.
Einschränkungen von ClickUp
- Kann für kleine Teams ohne dediziertes Onboarding überwältigend sein.
- Das Setup für komplexe Retainer-Workflows kann anfangs einige Zeit in Anspruch nehmen.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 9.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über ClickUp?
Ein G2-Benutzer sagt:
ClickUp ist eine benutzerdefinierte Lösung für eine Vielzahl von Problemen, die mein Unternehmen lösen muss. Wir können Projekte auf effiziente und kollaborative Weise verfolgen, sodass alle Beteiligten organisiert und auf dem gleichen Stand sind, während gleichzeitig wichtige Informationen gespeichert werden, auf die unsere Benutzer möglicherweise zugreifen müssen, um eine Aufgabe abzuschließen.
ClickUp ist eine benutzerdefinierte Lösung für eine Vielzahl von Problemen, die mein Unternehmen lösen muss. Wir sind in der Lage, Projekte auf effiziente und kollaborative Weise zu verfolgen, sodass alle Beteiligten organisiert und auf dem gleichen Stand sind, während gleichzeitig wichtige Informationen gespeichert werden, auf die unsere Benutzer möglicherweise zugreifen müssen, um eine Aufgabe abzuschließen.
2. Accelo (am besten geeignet für die Automatisierung des gesamten Lebenszyklus vom Angebot bis zum Zahlungseingang)
Eine der größten Herausforderungen im Retainer-Management ist die Vereinheitlichung aller Phasen des Kundenlebenszyklus – verstreute Tools für die Angebotserstellung, unzusammenhängende Nachverfolgung von Projekten, verzögerte Rechnungsstellung und unübersichtliche Tabellen für die Retainer-Nutzung.
Diese Fragmentierung kostet Zeit, erhöht die Fehlerquote und erschwert es, Retainer-Clients einen konsistenten Wert zu bieten.
Accelo löst diese Probleme mit einer echten Quote-to-Cash-Plattform, die alles zentralisiert – von ersten Angeboten und Retainer-Vereinbarungen bis hin zur Ausführung der Aufgaben, Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
Accelo wurde speziell als Beratungssoftware für Dienstleistungsunternehmen entwickelt und kombiniert Betriebsabläufe, Lieferungen und Finanzen, sodass Ihr Team laufende Aufträge der Clients an einem Ort verwalten kann.
Die besten Features von Accelo
- Verwalten Sie Retainer-Vereinbarungen, Angebote und Projektumfänge an einem Ort mithilfe von Client-Portalen und Pipeline-Tools.
- Automatisieren Sie die Abrechnung von Retainern, die Nachverfolgung von Ausgaben und wiederkehrende Rechnungen mit vollständiger Sichtbarkeit hinsichtlich der Retainer-Nutzung und der Finanzen.
- Überwachen Sie die Team-Kapazität und die Ressourcenzuweisung mit Einblicken in die Auslastung.
- Verfolgen Sie die Zeit mit intuitiven Protokollen und Timesheets und stellen Sie sicher, dass jede abrechnungsfähige Stunde während des Retainer-Zeitraums erfasst wird.
- Greifen Sie mit integrierten Dashboards auf Echtzeit-Einblicke zu, die Ihnen bei der Prognose der Workload helfen.
Limitierungen von Accelo
- Steile Lernkurve, insbesondere während der Einarbeitung und Konfiguration
- Aufgrund der Mindestanzahl an Plätzen ist sie für sehr kleine Teams weniger geeignet.
- Die Benutzeroberfläche kann bei der Verwaltung mehrerer Client-Workflows unübersichtlich wirken.
Preise für Accelo
- Professional-Plan: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Business-Plan: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Erweiterter Plan: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Accelo
- G2: 4,4/5 (über 520 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 170 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über Accelo?
Ein Capterra-Benutzer sagt:
Accelo ist großartig, da wir damit alle unsere Kundeninformationen an einem Ort organisieren können, einschließlich Notizen, Rechnungen, Zahlungen und offenen Aufgaben.
Accelo ist großartig, da wir damit alle unsere Kundeninformationen an einem Ort organisieren können, einschließlich Notizen, Rechnungen, Zahlungen und offenen Aufgaben.
3. Scoro (Am besten geeignet für Sichtbarkeit bei Retainer-Projekten)
Eine der größten Herausforderungen für Agenturen, die Retainer-Verträge verwalten, ist nicht die Zeiterfassung, sondern die Nachverfolgung der Finanzen.
Hier zeichnet sich Scoro aus: Diese Software integriert Projektmanagement und Finanzkontrolle in einem System und bietet Benutzern vollständige Sichtbarkeit über Einnahmen, Kosten und aufgewendete Zeit, noch bevor die Rechnung verschickt wird.
Anstatt mit Tabellenkalkulationen und Tools zu jonglieren, hilft Ihnen Scoro dabei, Angebote zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, die Zeiterfassung durchzuführen und Rechnungen zu erstellen – und das alles, während Sie geplante Budgets in Echtzeit mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen.
Die besten Features von Scoro
- Verfolgen Sie abrechnungsfähige Stunden mit manueller und Echtzeit-Zeiterfassung, mit Synchronisierung über Aufgaben und Retainer-Clients hinweg.
- Erstellen Sie Angebote, die automatisch in strukturierte Projekte mit definierten Budgets und Zeitleisten umgewandelt werden.
- Überwachen Sie Ihre Finanzen mit anpassbaren Dashboards und Echtzeitberichten zu Kosten, Margen und Retainer-Nutzung.
- Prognostizieren Sie Workload und Umsatz mit Tools für die Finanzplanung, die Ressourcenverfügbarkeit und die Nachverfolgung des Gewinns.
Limitierungen von Scoro
- Steile Lernkurve, insbesondere während der Einarbeitungsphase
- Für kleine Teams und Freiberufler recht teuer
- Die Berichterstellung und erweiterte Finanztools sind auf höherwertige Pläne beschränkt.
Preise für Scoro
- Core: 23,90 $/Monat pro Benutzer
- Wachstum: 38,90 $/Monat pro Benutzer
- Leistung: 59,90 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Scoro
- G2: 4,5/5 (über 400 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 230 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über Scoro?
Ein G2-Benutzer sagt:
Ich schätze die Angebotsfunktion von Scoro, da sie die Erstellung standardisierter Angebote für unsere Clients erleichtert. Der Ansatz mit Vorlagen steigert unsere Effizienz, da wir schnell und mühelos vorgefertigte Projektentwürfe abrufen können.
Ich schätze die Angebotsfunktion von Scoro, da sie die Erstellung standardisierter Angebote für unsere Clients erleichtert. Der Ansatz mit Vorlagen steigert unsere Effizienz, da wir schnell und mühelos vorgefertigte Entwürfe für Projekte abrufen können.
✨ Wissenswertes: In den 1980er Jahren verlagerte sich der Fokus der Marketingwelt von der reinen Neukundengewinnung hin zum Aufbau dauerhafter Beziehungen zu bestehenden Kunden. Dieser Ansatz, bekannt als Beziehungsmarketing, betont Kundenzufriedenheit und -loyalität als Schlüsselkomponenten für langfristigen Erfolg im Geschäft.
4. Paymo (am besten geeignet für die nahtlose Verknüpfung von Zeiterfassung und Retainer-Abrechnung)
Die Verwaltung von Retainer-Projekten bedeutet oft, mit fragmentierten Workflows zu kämpfen – insbesondere, wenn Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit unterschiedlichen tools durchgeführt werden.
Diese Diskrepanz führt zu ungenauen Abrechnungen, fehlenden Stunden und Verzögerungen beim Cashflow. Paymo zeichnet sich durch die enge Integration von Zeiterfassung, Aufgabenausführung und Retainer-Abrechnung in einer einzigen, übersichtlichen Oberfläche aus.
Im Gegensatz zu den meisten Retainer-Management-Softwareprogrammen ist der integrierte Timer von Paymo direkt mit der Rechnungsstellung verbunden, sodass Sie Zeiten erfassen, abrechenbare Sätze zuweisen und automatisch wiederkehrende Rechnungen erstellen können, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
Die besten Features von Paymo
- Verknüpfen Sie abrechnungsfähige Stunden mit Rechnungen mithilfe eines Live-Widgets für die Zeiterfassung auf Desktop- und Mobilgeräten.
- Automatisieren Sie die Retainer-Abrechnung mit wiederkehrenden Rechnungen, Kostenvoranschlägen und Nachverfolgung der Ausgaben.
- Visualisieren Sie Zeitleisten und Aufgabenabhängigkeiten mithilfe von Gantt-Diagrammen, Aufgabenlisten und Projektplanungstools.
- Arbeiten Sie gemeinsam an Aufgaben, tauschen Sie Dateien aus und fordern Sie visuelles Feedback über integrierte Prüfungstools an.
- Ermöglichen Sie eine flexible Ressourcenzuweisung mithilfe von Workload-Ansichten, Mitarbeiterplanung und Urlaubsnachverfolgung.
Limit von Paymo
- Es fehlen umfassende CRM-Features für die Nachverfolgung langfristiger Beziehungen zum Management der Clients.
- Die Einarbeitung kann für nicht-technische Teams aufgrund der vielschichtigen Funktionen etwas langwierig sein.
- Begrenzte Eignung für große Unternehmen oder hochspezialisierte Branchen
Preise für Paymo
- Free
- Starter: 5,90 $/Monat pro Benutzer
- Kleines Büro: 10,90 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 16,90 $/Monat pro Benutzer
Paymo-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,6/5 (über 590 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 690 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über Paymo?
Ein Capterra-Benutzer sagt:
Einfache Nachverfolgung der Zeit und Kalenderansicht in Timesheets zur Visualisierung Ihres Tagesablaufs. Einfaches Erstellen von Projekten und großartige verschiedene Ansichten wie Tabelle oder Gantt-Ansicht, je nachdem, wie Sie ein Projekt visualisieren möchten.
Einfache Nachverfolgung der Zeit und Kalenderansicht in den Timesheets, um Ihren Tag zu visualisieren. Einfaches Erstellen von Projekten und großartige verschiedene Ansichten wie Tabelle oder Gantt, je nachdem, wie Sie ein Projekt visualisieren möchten.
📖 Lesen Sie auch: Die besten Paymo-Alternativen und -Konkurrenten
5. FunctionFox (Am besten geeignet für Kreativteams, die Retainer mit begrenztem Aufwand verwalten)
FunctionFox löst häufige Probleme im Zusammenhang mit Retainern durch ein optimiertes System, das speziell für Kreativprofis entwickelt wurde, die Klarheit in Bezug auf Zeiterfassung, Budgetierung und Projektaktualisierungen benötigen.
Unabhängig davon, ob Sie mit Servicepaketen zu Festpreisen oder monatlichen Retainer-Gebühren arbeiten, bietet die Plattform eine detaillierte Nachverfolgung der Retainer-Nutzung.
FunctionFox verfügt außerdem über integrierte Timesheets und automatische Erinnerungen, damit Sie den Überblick über den Retainer-Zeitraum behalten und verhindern können, dass ungenutzte Stunden verloren gehen.
Die besten Features von FunctionFox
- Verfolgen Sie abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeiten genau mithilfe von Timesheets und stopwatchbasierter Zeiterfassung.
- Überwachen und berichten Sie über die Nutzung von Retainern, Budgets und tatsächlichen Stunden mit CEO-Desktop-Einblicken und detaillierten Berichten zur Berichterstellung.
- Zentralisieren Sie die Teamkommunikation mit Projekt-Blogs und internen Notizen.
- Vereinfachen Sie die Projektüberwachung mit Projektvorlagen, Ansichten zur Ressourcenzuweisung und Echtzeit-Status-Nachverfolgung.
- Versenden Sie Kostenvoranschläge und erstellen Sie Rechnungen auf der Grundlage fertiggestellter Aufgaben oder vordefinierter Retainer-Strukturen.
Limitierungen von FunctionFox
- Begrenzte Integration von Drittanbietern und keine offene API für benutzerdefinierte Workflows
- Keine agilen tools wie Kanban- oder Scrum-Boards
- Lernkurve für Teams, die mit eigenständigen Retainer-Management-Softwarelösungen nicht vertraut sind
Preise für FunctionFox
- Classic: 12 $/Monat pro Benutzer
- Premier: 18 $/Monat pro Benutzer
- Intern: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu FunctionFox
- G2: 4,3/5 (über 50 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 190 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über FunctionFox?
Ein G2-Benutzer sagt:
Die Übersicht über den Zeitplan hat mir sehr gut gefallen. Anhand visueller Hinweise konnte ich sehen, wie viel Arbeit jedem meiner Mitarbeiter täglich zugewiesen war. So konnte ich erkennen, wo es zu Engpässen oder Verzögerungen kommen könnte.
Die Übersicht über den Zeitplan hat mir sehr gut gefallen. Anhand visueller Hinweise konnte ich sehen, wie viel Arbeit jedem meiner Mitarbeiter täglich zugewiesen war. So konnte ich erkennen, wo es zu Engpässen oder Verzögerungen kommen könnte.
📮 ClickUp Insight: Ein Drittel unserer Befragten gibt an, dass sie besonders an der Nutzung von KI für die Kompetenzentwicklung interessiert sind. Beispielsweise könnte ein nicht-technisches Teammitglied mit Hilfe von KI den grundlegenden Code für eine Webseite generieren wollen.
In diesen Szenarien funktioniert KI am besten, wenn sie Ihren Arbeitskontext versteht – und genau hier zeichnet sich ClickUp aus. Als All-in-One-Arbeitsplattform kennt die KI von ClickUp Ihre Projekte und kann Ihnen maßgeschneiderte Maßnahmen vorschlagen oder sogar Aufgaben wie die Erstellung von Code-Schnipseln mühelos übernehmen.
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie Ihre Glaubwürdigkeit steigern und sich in einem wettbewerbsintensiven Beratungsmarkt von anderen abheben? Consulting Certifications to Build Your Career(Beratungszertifizierungen zum Aufbau Ihrer Karriere) unterstützt Sie neben kontinuierlichem Support auch mit den bekanntesten Zertifizierungen, mit denen Sie Ihre Fachkompetenz steigern und das Vertrauen Ihrer Clients gewinnen können.
6. Toggl Plan (Am besten geeignet für kleine Teams, die eine einfache visuelle Planung und klare Zeitleisten benötigen)
Wenn kleine Teams mit sich überschneidenden Aufgaben zu tun haben, kommt es häufig zu folgendem Szenario: Sie wissen vielleicht, was zu erledigen ist – aber nicht, wann, von wem oder wie sich dies auf den Rest des Teams auswirkt.
Toggl Plan wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen, indem es ein visuell ansprechendes Arbeitsplanungstool bietet, das Zeitleisten, Verfügbarkeit und Aufgaben-Eigentümerschaft priorisiert.
Im Gegensatz zu herkömmlicher Retainer-Management-Software oder Task-Trackern vereinfacht Toggl Plan die Koordination mit Team-Zeitleisten, Verfügbarkeitsansichten und Drag-and-Drop-Terminplänen.
Die besten Features von Toggl Plan
- Visualisieren Sie Workloads mithilfe von Team-Zeitleisten und verschieben Sie Aufgaben per Drag & Drop im Kalender, um sie innerhalb von Sekunden neu zuzuweisen oder umzuplanen.
- Verfolgen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams und Urlaubspläne mit der Ansicht zur Kapazität, um Burnout zu vermeiden und die Auslastung zu verbessern.
- Verwalten Sie Aufgaben mit Boards und wiederkehrenden Zeitplänen, komplett mit Meilensteinen und Segmenten für verschiedene Arbeitsphasen.
- Freigeben Sie schreibgeschützte Zeitleisten an Clients oder Stakeholder, um vollständige Sichtbarkeit zu gewährleisten, ohne interne Workflows zu beeinträchtigen.
- Integrieren Sie Toggl Track und Google Kalender, um Planung und Zeiterfassung miteinander zu verknüpfen.
Einschränkungen des Toggl-Plans
- Keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, die die Nachverfolgung kritischer Pfade einschränken
- Es fehlt die Funktion für die Nachverfolgung der Finanzen oder die Rechnungsstellungs-Features, die in Tools zur Verwaltung von Retainern zu finden sind.
- Die Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Workflows sind im Vergleich zu Tools für Unternehmen begrenzt.
Preise für Toggl-Pläne
- Free
- Starter: 10 $/Monat pro Benutzer
- Premium: 20 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Toggl Plan
- G2: 4,6/5 (über 40 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2.570 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über Toggl Plan?
Ein Capterra-Benutzer sagt:
Ich benutze Toggl track seit mehreren Jahren immer wieder, aber da ich dieses Jahr vermehrt auf Stundenlohn umgestiegen bin, erfasse ich meine gesamte Arbeitszeit. Die Berichte helfen mir wirklich dabei, meine Arbeitsweise besser zu verstehen und meine Workload und Zeit etwas besser zu planen.
Ich benutze Toggl track seit mehreren Jahren immer wieder, aber da ich dieses Jahr vermehrt auf Zahlungen basierend auf den geleisteten Stunden umgestiegen bin, erfasse ich meine gesamte Arbeitszeit. Die Berichte helfen mir wirklich dabei, meine Arbeitsweise besser zu verstehen und meinen Workload und meine Zeit etwas besser zu planen.
📖 Lesen Sie auch: Die besten Toggl-Alternativen für die Zeiterfassung
7. Hubstaff (Am besten geeignet für Teams im Büro, die Zeiterfassung und Überwachung der Produktivität benötigen)
Wenn Projekte länger dauern oder die Produktivität des Teams sinkt, liegt das selten an mangelndem Aufwand, sondern meist an mangelnder Sichtbarkeit.
So löst Hubstaff dieses Problem: Dieses Tool wurde für Teams im Büro und im Homeoffice entwickelt und kombiniert Zeiterfassung, Aktivitätsüberwachung und Projektbudgetierung, um Managern einen klaren Überblick darüber zu verschaffen, wer wann arbeitet und wie effektiv.
Hubstaff erleichtert die genaue Abrechnung, die Genehmigung von Timesheets und den Auslöser für die Gehaltsabrechnung durch Integrationen wie Gusto oder QuickBooks.
Die besten Features von Hubstaff
- Verfolgen Sie die Zeit über Desktop, Mobilgeräte, Chrome-Erweiterung oder Kiosk mit Einstellungen, die manuelle Bearbeitungen verhindern.
- Erfassen Sie Aktivitätsniveaus, unscharfe Screenshots, Apps und URL-Daten, um Einblicke in die Produktivität zu erhalten.
- Nutzen Sie Projektbudgets und abrechnungsfähige Sätze, um Kosten zu kontrollieren und Manager zu benachrichtigen, wenn Schwellenwerte erreicht sind.
- Verwalten Sie Überstunden, Pausen und Urlaub mit konfigurierbaren Compliance-Einstellungen.
- Integrieren Sie Tools wie QuickBooks, Gusto, Trello, Asana und über 30 weitere für die Rechnungsstellung und Automatisierung.
Einschränkungen von Hubstaff
- Mobiles Geofencing verhindert keine Zeiterfassungen außerhalb von Arbeitsbereichen.
- Der Zeitplan enthält keine Details auf Projekt-/Aufgabenebene und erkennt keine sich überschneidenden Schichten.
- Keine biometrische oder Gesichtsüberprüfung für die Zeiterfassung
Preise von Hubstaff
- Free
- Premium: 5 $/Monat pro Benutzer
Hubstaff-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,5/5 (über 1.380 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 1.540 Bewertungen)
Was Benutzer über Hubstaff sagen
Ein G2-Benutzer sagt:
Zeiterfassung mit Arbeitsnachweis. Sie können Arbeitsstunden mit optionalen Screenshots, Aktivitätsstufen und App-/URL-Nutzung nachverfolgen. Das ist ideal für Remote-Teams oder Freiberufler, die Transparenz benötigen.
Zeiterfassung mit Arbeitsnachweis. Sie können die Stunden mit optionalen Screenshots, Aktivitätsstufen und der Nutzung von Apps/URLs nachverfolgen. Das ist ideal für Remote-Teams oder Freiberufler, die Transparenz benötigen.
📖 Lesen Sie auch: Die besten Alternativen und Konkurrenten zu Hubstaff
8. Wrike (Am besten geeignet für Teams, die Verwaltungs- und Sicherheitskontrollen für Projekte auf Unternehmensebene benötigen)
Wenn Sie schon einmal ein großes Projekt mit vielen beweglichen Teilen geleitet haben, wissen Sie, wie schnell die Dinge aus dem Ruder laufen können – verpasste Updates, unklare Zuständigkeiten und zu viele tools im Einsatz.
Laut Gartner ist dies wahrscheinlich die Wahrscheinlichkeit, dass das Geschäft etwa 80 % der IT-Projekte als Fehlschläge betrachtet.
Wrike hilft dabei, Ordnung ins Chaos zu bringen. Teams, die eine strenge Überwachung benötigen, wie Marketingabteilungen, Betriebsteams oder Teams in regulierten Branchen, werden die Verwaltungsfunktionen und Features zur Sicherheit zu schätzen wissen.
Die besten Features von Wrike
- Verwalten Sie Projekte mit Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Kalendern und dynamischen Berichten.
- Erstellen Sie mit KI Arbeitsumfänge, prognostizieren Sie Risiken und fassen Sie Diskussionen zusammen.
- Passen Sie Dashboards mit detaillierten Analysen und Automatisierungsauslösern benutzerdefiniert an.
- Legen Sie detaillierte Benutzerberechtigungen, IP-Beschränkungen, SSO und Zwei-Faktor-Authentifizierung fest.
- Integrieren Sie über 400 Tools, darunter Adobe Creative Cloud, Salesforce, Slack und Power BI.
Limitierungen von Wrike
- Die Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit erfordert externe Software und bietet keine native Zusammenarbeit.
- Premium-Integrationen (z. B. QuickBooks, Salesforce) sind nur in den höherwertigen Plänen verfügbar.
- Add-Ons wie Wrike Lock und Datahub erhöhen die Gesamtkosten erheblich.
Preise für Wrike
- Free
- Team: 10 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 25 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Pinnacle: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Wrike-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,2/5 (über 3.800 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 2.790 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über Wrike?
Ein Capterra-Benutzer sagt:
Mit Wrike konnten wir eine zentrale Informationsquelle schaffen und mehr Transparenz in unserem Projekt-Portfolio erzielen. Durch die Automatisierung entfallen manuelle Tätigkeiten, und die Möglichkeit der Integration mit anderen Plattformen sorgt für mehr Effizienz.
Mit Wrike konnten wir eine zentrale Informationsquelle schaffen und mehr Transparenz in unserem Projekt-Portfolio erzielen. Durch die Automatisierung entfallen manuelle Tätigkeiten, und die Möglichkeit der Integration mit anderen Plattformen sorgt für mehr Effizienz.
📖 Lesen Sie auch: Wir haben die besten Alternativen und Konkurrenten zu Wrike getestet
9. Zoho Projects (Am besten geeignet für kleine Teams, die eine kostengünstige Nachverfolgung von Aufgaben und Budget benötigen)
Die meisten Projektmanager stecken in einem Kreislauf aus Haftnotizen, Tabellenkalkulationen und „nur noch einem kurzen Meeting zum Status“ fest.
Trotz alledem könnte Zoho Projects eine willkommene Abwechslung sein.
Die Software ist einfach gestaltet und enthält wichtige Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Zeiterfassung und visuelle Projektansichten – ohne lange Einarbeitungszeit.
Was zeichnet sie aus? Sie ist budgetfreundlich (nur 4 $ pro Benutzer), leicht zu erlernen und verfügt sogar über einen integrierten KI-Assistenten namens Zia, der Ihnen bei der Verwaltung von Terminen und der Gewinnung von Erkenntnissen hilft.
Darüber hinaus lässt sie sich nahtlos integrieren, wenn Ihr Team bereits andere Zoho-Tools wie CRM oder Books nutzt.
Die besten Features von Zoho Projects
- Weisen Sie mehreren Benutzern Aufgaben mit Abhängigkeiten und Unteraufgaben zu.
- Erhalten Sie Datenanalysen und Terminvorschläge von Zia, dem KI-Assistenten
- Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben und Genehmigungen mit Blueprint-Workflows.
- Verfolgen Sie Zeit, Projektbudgets und Ressourcennutzung mit visuellen Dashboards.
- Zeigen Sie Projekte in Kanban-, Gantt- und Kalender-Formaten an, um flexibel zu bleiben.
Einschränkungen von Zoho Projects
- Telefonischer Support und 24/7-Hilfe sind hinter Premium-Add-Ons gesperrt.
- Die meisten Integrationen von Drittanbietern haben ein Limit für das Ökosystem von Zoho.
- Benutzerdefinierte Felder und Rollen sind nur im Enterprise-Plan verfügbar.
Preise für Zoho Projects
- Free
- Premium: 4 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: 9 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zu Zoho Projects
- G2: 4,1/5 (über 2000 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 800 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über Zoho Projects?
Ein G2-Benutzer sagt:
Zoho One verfügt über alle Module, die ein kleines Unternehmen benötigt. Von Projektmanagement über Personalwesen und CRM bis hin zu Online-Anmeldung, E-Mail und Kalender, Umfragen und vielem mehr. Perfekt für ein All-in-One-System. Wir nutzen es täglich für unser gesamtes Team.
Zoho One verfügt über alle Module, die ein kleines Unternehmen benötigt. Von Projektmanagement über Personalwesen und CRM bis hin zu Online-Anmeldung, E-Mail und Kalender, Umfragen und vielem mehr. Perfekt für ein All-in-One-System. Wir nutzen es täglich für unser gesamtes Team.
📖 Lesen Sie auch: Die beste Software für die Zeiterfassung für Freiberufler
🧠 Wussten Sie schon: 87 % der Geschäfte haben mit verspäteten Zahlungen zu kämpfen – oft sind unklare Rechnungen dafür verantwortlich. Unter „Wie man Clients abrechnet” erfahren Sie, wie Sie schneller bezahlt werden und weniger Nachfassaktionen durchführen müssen.
10. Proposify (Am besten geeignet für Vertriebsteams, die ausgefeilte, nachverfolgbare Angebote benötigen)
Wenn Sie schon einmal in letzter Minute hastig ein Angebot in Google Docs zusammengestellt und sich gefragt haben, ob der Client es überhaupt geöffnet hat, könnte Proposify Ihnen helfen.
Diese Software wurde für moderne Vertriebsteams entwickelt, die elegante, markengerechte Angebote erstellen möchten, die beeindrucken, und die Nachverfolgung jeder Interaktion auf Sekundenbasis durchführen möchten.
Darüber hinaus bietet Proposify Sichtbarkeit in die komplexe Welt der Angebotsnachverfolgung. Sie erfahren, wer das Angebot geöffnet hat, in welchem Abschnitt die Empfänger verweilt haben und wann sie unterschrieben haben.
Die besten Features von Proposify
- Verfolgen Sie Client-Interaktionen mit Dokumentenanalysen wie Dauer der Ansicht, aufgerufene Abschnitte und wiederholtes Öffnen.
- Erstellen Sie elegante, interaktive Angebote mit eingebetteten Bildern, Videos und Preistabellen.
- Sammeln Sie rechtsverbindliche elektronische Signaturen direkt in Angeboten.
- Überwachen Sie den Status von Angeboten und Abschlussquoten über Dashboards für Metriken und Pipeline-Ansichten.
- Nutzen Sie eine Bibliothek mit anpassbaren Vorlagen für Retainer-Verträge oder erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen von Grund auf neu.
Limitierungen von Proposify
- Begrenzte benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten bei der Arbeit mit Vorlagen
- Die Bearbeitung von Angeboten kann für Teams, die an vollständige Designkontrolle gewöhnt sind, umständlich sein.
- Der Basis-Plan hat strenge Nutzungsbeschränkungen (z. B. fünf Öffnungen/Monat).
Preise von Proposify
- Basic: 29 $/Monat pro Benutzer
- Team: 49 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 65 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zu Proposify
- G2: 4,6/5,0 (über 1.100 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5,0 (über 290 Bewertungen)
Was sagen Benutzer über Proposify?
Ein G2-Benutzer sagt:
Ich habe alle Tools und Funktionen von Proposify genutzt und hatte nie Probleme damit, das Programm so einzusetzen, wie ich es brauchte, um Dinge zu erledigen. Die Statistiken und Metriken, auf die wir Zugriff haben, sind für mein Team besonders nützlich – seit der Einführung von Proposify haben sich unsere Umsätze verdoppelt.
Ich habe alle Tools und Funktionen von Proposify genutzt und hatte nie Probleme damit, das Programm zu erledigen, was ich brauche. Die Statistiken und Metriken, auf die wir Zugriff haben, sind für mein Team besonders nützlich – seit der Einführung von Proposify haben sich unsere Umsätze verdoppelt.
💡 Profi-Tipp: Möchten Sie Ihr Fachwissen in eine Vollzeitkarriere als Berater umwandeln? „How to Become a Consultant“ führt Sie durch alle Schritte, um Clients zu gewinnen, Glaubwürdigkeit aufzubauen und echte Wirkung zu erzielen.
Weitere hilfreiche Tools
Hier sind drei weitere tools, die von Agenturen und Beratern für laufende Aufträge mit Clients verwendet werden:
- Bonsai : Bietet Retainer-Verträge, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Steuerverwaltung in einer einzigen optimierten Plattform.
- HoneyBook : Unterstützt die Kundenaufnahme, Vorlagen für Retainer-Verträge, Automatisierungen von Workflows und wiederkehrende Retainer-Zahlungen für laufende Dienstleistungen in einer einzigen Kundenfluss-Plattform.
- FreshBooks : Bietet ein Buchhaltungs- und Rechnungsstellungstool mit integrierter Zeiterfassung und automatisierten Features für wiederkehrende Abrechnungen, um Retainer reibungslos zu verwalten.
Clients einfach mit ClickUp binden
Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass das Retainer-Management das Rückgrat nachhaltiger Kundenbeziehungen und vorhersehbarer Einnahmen ist, insbesondere im Umgang mit wiederkehrenden Clients.
ClickUp hilft Ihnen dabei.
Von der Erstellung und Aktualisierung von Verträgen mit ClickUp Docs bis hin zur Nachverfolgung abrechnungsfähiger Stunden und der Visualisierung der Nutzung mit Dashboards wird jeder Teil des Retainer-Lebenszyklus nahtlos an einem Ort erfasst.
Und dabei geht es nicht nur um die Kundenbindung. Wie Shikha Chaturvedi, Business Analyst bei Cedcoss Technologies Private Limited, in ihrer Bewertung schreibt:
Wir behalten alle geschäftlichen Probleme an einem Ort im Blick und können uns dank ClickUp gleichzeitig auf jedes einzelne Problem konzentrieren. Außerdem hilft uns die Software dabei, unsere Aufgaben zu verwalten und die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen.
Wir behalten alle geschäftlichen Probleme an einem Ort im Blick und können uns dank ClickUp gleichzeitig auf jedes einzelne Problem konzentrieren. Außerdem hilft uns die Software dabei, unsere Aufgaben zu verwalten und die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen.
Beginnen Sie noch heute mit der intelligenteren Verwaltung von Retainern – melden Sie sich noch heute bei ClickUp an.
Häufig gestellte Fragen
Dieses Tool hilft Agenturen, Beratern und Anbietern dabei, laufende Kundenbeziehungen zu verwalten, durch Nachverfolgung von Budgets, Automatisierung von Rechnungen und Sicherstellung der korrekten Abrechnung wiederkehrender Arbeiten.
Berater, Marketingagenturen, Anwaltskanzleien, Kreativstudios und Freiberufler, die mit laufenden Kundenverträgen arbeiten.
Ein Retainer stellt sicher, dass ein Client Zugang zu Beratern, Marketingagenturen, Anwaltskanzleien, Kreativstudios und Freiberuflern hat, die im Rahmen laufender Kundenverträge tätig sind.