Bis Sie wöchentliche Check-ins manuell geplant, Ihren Status-Bericht aus verschiedenen Quellen zusammengestellt und wiederkehrende Follow-up-E-Mails geschrieben haben, ist bereits die Hälfte Ihres Arbeitstages vorbei.
Wenn Sie lernen, wie Sie Büroarbeiten mit KI automatisieren können, vermeiden Sie all dies und noch mehr und verbessern die Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie Automatisierung manuelle Arbeit reduziert und warum Plattformen wie ClickUp einen Blick wert sind, wenn Sie mehr Arbeit erledigen möchten. Und gleichzeitig mehr Freiraum zum Atmen haben möchten.🧰
Was ist Büroautomatisierung?
Die Automatisierung von Büroarbeiten umfasst die Integration digitaler Tools, Systeme und Software zur Optimierung alltäglicher Verwaltungsaufgaben, darunter manuelle Dateneingabe, Dokumentenmanagement, Kommunikation und Terminplanung.
So trägt KI am Arbeitsplatz zur Automatisierung im Büro bei:
- Eliminiert repetitive, manuelle Aufgaben, die die Produktivität beeinträchtigen.
- Erhöht die Genauigkeit durch Reduzierung menschlicher Fehler in Routineprozessen
- Optimiert die Zusammenarbeit durch Dokumentenaustausch und Aktualisierungen von Aufgaben in Echtzeit.
- Verbessert die Entscheidungsfindung durch schnelleren Zugriff auf organisierte, aktuelle Informationen
- Reduziert die Betriebskosten und minimiert den Zeitaufwand für geringwertige Aufgaben.
- Steigert die Mitarbeiterzufriedenheit , indem Teams sich auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren können.
- Verbessert die Sicherheit der Daten durch kontrolliertes, digitales Dokumentenmanagement
📌 Beispiel: Ein Marketingteam nutzt ClickUp, um seinen Prozess zur Erstellung von Inhalten zu verwalten. Anstatt Aufgaben manuell zuzuweisen und Fristen zu verfolgen, richten sie innerhalb des Tools Automatisierungsregeln ein. Wenn eine Aufgabe in die Phase „In Überprüfung” wechselt, weist die Plattform sie automatisch dem Editor zu, fügt ein Fälligkeitsdatum hinzu und sendet ihm eine Erinnerung.
📮 ClickUp Insight: 45 % der Arbeitnehmer haben schon einmal über den Einsatz von Automatisierung nachgedacht, aber noch keinen Schritt in diese Richtung unternommen. Faktoren wie Zeitmangel, Unsicherheit hinsichtlich der besten Tools und eine überwältigende Auswahl können Menschen davon abhalten, den ersten Schritt in Richtung Automatisierung zu machen. ⚒️Mit seinen einfach zu erstellenden KI-Agenten und Befehlen in natürlicher Sprache macht ClickUp den Einstieg in die Automatisierung leicht. Von der automatischen Zuweisung von Aufgaben bis hin zu KI-generierten Projektzusammenfassungen können Sie leistungsstarke Automatisierungen freischalten und sogar benutzerdefinierte KI-Agenten in wenigen Minuten erstellen – ganz ohne Lernkurve. 💫 Echte Ergebnisse: QubicaAMF hat die Prozesszeit für die Berichterstellung mithilfe der dynamischen Dashboards und automatisierten Diagramme von ClickUp um 40 % reduziert und so stundenlange manuelle Arbeit in Echtzeit-Einblicke verwandelt.
Die wichtigsten Büroaufgaben, die Sie mit KI für die Automatisierung nutzen können
Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie Büroarbeit erledigt wird, indem sie zeitaufwändige Aufgaben übernimmt, sodass Sie sich auf wichtigere Ziele konzentrieren können.
Hier finden Sie ein kurzes Video darüber, wie Sie KI einsetzen können, um Aufgaben zu automatisieren und die Produktivität zu steigern.
Und für diejenigen unter Ihnen, die sich lieber eingehend mit den Details befassen möchten, lesen Sie weiter!
1. E-Mail-Verwaltung
KI im E-Mail-Management filtert und priorisiert Ihren Posteingang anhand von Verhaltensmustern, der Reputation des Absenders und der Dringlichkeit des Inhalts. Sie kann Antwortentwürfe erstellen, lange E-Mail-Threads zusammenfassen und Antworten vorschlagen, die Ihrem bevorzugten Ton entsprechen, ohne den Kontext zu verändern.
✅ Probieren Sie Folgendes aus: Trainieren Sie Ihren KI-E-Mail-Assistenten, indem Sie E-Mails regelmäßig mit der Beschreibung „dringend“, „für später“ oder „nicht wichtig“ versehen. Dieses Verhalten schafft eine Lernschleife, die es dem System ermöglicht, zu verstehen, was für Sie wichtig ist, und seine Filter anzupassen.
Die Chrome-Erweiterung ClickUp Brain MAX ist Ihre Geheimwaffe, um einen chaotischen E-Mail-Posteingang zu bändigen. Wenn Sie es mit langen E-Mail-Threads zu tun haben (bei denen fünf Personen auf „Allen antworten” klicken), fasst die Erweiterung die Unterhaltung direkt in Ihrem Browserfenster zusammen.
Und wenn Sie bereits E-Mails in Ihrem ClickUp-Workspace verwenden, können Sie ClickUp Brain, Ihren integrierten, kontextsensitiven KI-Assistenten, bitten, dasselbe zu erledigen. Ohne ClickUp überhaupt verlassen zu müssen!
Auf Wiedersehen, Kontextwechsel.
Das KI-Tool liest den gesamten Kontext und bietet Ihnen:
- Eine übersichtliche, handlungsorientierte Zusammenfassung der besprochenen Themen
- Vorgeschlagene nächsten Schritte und/oder Elemente
- Ein Antwortentwurf, der Ihren Tonfall widerspiegelt und die Unterhaltung vorantreibt
📌 Beispielaufgabe: Fassen Sie diesen E-Mail-Thread zusammen und verfassen Sie eine Antwort, in der Sie um die endgültige Genehmigung des neuen Plans für die Kampagne bitten.
2. Kalenderplanung
Die KI analysiert Ihre Verfügbarkeit, Ihre Präferenzen für Meetings und Ihre Konzentrationszeiten, um optimale Termine für Meetings vorzuschlagen. Sie können die KI für alltägliche Aufgaben wie das automatische Versenden von Einladungen, die Umplanung von Terminkonflikten und die Berücksichtigung von Zeitzonen und Prioritäten der Mitglieder des Teams nutzen.
Angenommen, Sie öffnen Ihren ClickUp-Workspace und stellen fest, dass Ihre Woche vollgepackt ist: Deadlines für den Inhalt, StandUp-Meetings und diese Strategiesitzung, die immer wieder verschoben wird. Stressig, oder?
Anstatt Kalender-Tetris zu spielen, wechseln Sie zu ClickUp Calendar.
Dank der vollständigen Synchronisierung mit Google Kalender weiß es bereits, was Sie zu erledigen haben. ClickUp Brain scannt Ihre bestehenden Ereignisse, Ihre Aufgabenliste und sogar Ihre „Nicht stören”-Einstellungen und tiefes Arbeiten jeden Donnerstagnachmittag.
Nehmen wir an, Sie haben fünf Aufgaben mit der Priorität „Hoch“, aber nur begrenzt Zeit in dieser Woche. Sie geben ClickUp Brain folgenden Befehl: Ordne meine fünf wichtigsten Aufgaben entsprechend meiner verfügbaren Zeit in dieser Woche neu und reserviere Zeit zum Abschließen der Aufgaben, ohne dass Meetings sich überschneiden. Und innerhalb von Sekunden wird alles neu ausbalanciert.
✅ Probieren Sie Folgendes aus: Schützen Sie Ihre Konzentrationszeit, indem Sie Einstellungen wie „keine Meetings vor 10 Uhr morgens” oder „nur zwei Meetings pro Tag” festlegen. Die KI kann dann automatisch Zeit für konzentriertes Arbeiten reservieren und weniger wichtige Meetings entsprechend verschieben.
3. Meeting-Notizen und Zusammenfassungen
Sie können KI nutzen, um Meeting-Notizen zu erfassen, Unterhaltungen in Echtzeit zu transkribieren, Aktionselemente zu extrahieren, Entscheidungen zusammenzufassen und Notizen unter vordefinierten Kategorien wie „Diskussionspunkte” oder „nächste Schritte” zu organisieren.
✅ Probieren Sie Folgendes aus: Verwenden Sie während Meetings einheitliche verbale Hinweise wie „Lassen Sie uns entscheiden über ...” oder „Die nächste Maßnahme ist ...”. Diese Hinweise helfen der KI, Entscheidungen und Aufgaben für die automatische Kennzeichnung oder die Erstellung von Tags zu erkennen.
Wir alle kennen das: Das Meeting ist zu Ende, und plötzlich herrscht Funkstille.
Der KI-Notizblock von ClickUp rettet Ihnen den Tag, ohne dass Sie auf „Aufnahme“ drücken oder hastig Notizen tippen müssen.
So hilft es Ihnen während des Meetings:
- Transkribiert die gesamte Unterhaltung in Echtzeit.
- Ermittelt Aktionselemente und wichtige Entscheidungen, während Sie sprechen
- Organisieren Sie alles in übersichtlichen, durchsuchbaren Transkripten in ClickUp-Dokumenten.
- Hilft Ihnen dabei, Folgemaßnahmen und Aufgaben direkt in Ihrem Workspace zuzuweisen.
Sie können ClickUp Brain auch bitten, diese Diskussionen zusammenzufassen, Schlüssel-Entscheidungen und Aktualisierungen mithilfe von Befehlen in natürlicher Sprache abzurufen und aus Ihren Transkripten Folgemaßnahmen zu erstellen.
📖 Lesen Sie auch: Kostenlose Terminplanvorlagen in Excel, Sheets und ClickUp
4. Dateneingabe und Automatisierung von Tabellenkalkulationen
Die manuelle Eingabe von Daten macht niemandem Spaß: Sie ist zeitaufwändig, fehleranfällig und wird in der Regel als Erstes zurückgestellt. KI kann Felder automatisch ausfüllen, Inkonsistenzen erkennen, doppelte Einträge bereinigen und sogar Formeln oder Zusammenfassungen auf der Grundlage von Anweisungen in natürlicher Sprache erstellen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie führen einen internen Prozess zur Fehlermeldung durch. Sie müssen keine Probleme per Direktnachricht melden oder eine zufällige Tabelle ausfüllen. Sie können einfach ein ClickUp-Formular erstellen.
Fügen Sie Dropdown-Menüs für den Schweregrad, einen Datei-Upload für Screenshots und versteckte Felder für den internen Gebrauch hinzu (z. B. an welches Team es weitergeleitet wird). Wenn jemand das Formular einreicht, erstellt ClickUp automatisch eine Aufgabe, und KI Autofill weist sie dem richtigen Entwickler zu und versieht sie mit der richtigen Priorität.
🎥 Sehen Sie sich an, wie die automatische KI-Ausfüllfunktion funktioniert – dieses Video zeigt die KI-Zuweisung und KI-Priorisierung in Aktion:
Sobald die Daten eingehen, bietet Ihnen die ClickUp-Tabellenansicht eine übersichtliche, tabellenkalkulationsähnliche Möglichkeit, alles zu verwalten. Jede Aufgabe aus dem Formular wird als Zeile angezeigt, und jedes Feld wird zu einer Spalte mit Status, Tags, Einreicher und Fristen. Sie können Zeilen stapelweise bearbeiten, Prioritätsfilter anwenden und Fehler nach Status oder Eigentümer gruppieren.
Jetzt kommt der spaßige Teil: Sie erhalten einen Überblick, ohne sich durch Zeilen wühlen zu müssen.
Erstellen Sie ein ClickUp-Dashboard, das Daten aus Ihrer Liste der Aufgaben bezieht. Fügen Sie Karten wie „Aufgaben nach Status“, „Offene Fehler nach Team“ oder „Durchschnittliche Lösungszeit“ hinzu.
Stellen Sie Ihr Dashboard auf automatische Aktualisierung ein, damit Sie immer Echtzeitdaten sehen, was sich hervorragend für wöchentliche Check-ins oder das Freigeben an die Geschäftsleitung eignet. Sie können Daten sogar in ein kundenorientiertes Dashboard umwandeln, das nur gefilterte Erkenntnisse anzeigt.
Dieses Video führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess!
🧠 Wissenswertes: Der Aktenschrank wurde 1898 von Edwin G. Seibels patentiert. Zuvor wurden die meisten Bürounterlagen in gestapelten Boxen, Umschlägen oder gebundenen Büchern aufbewahrt. Der vertikale Aktenschrank veränderte die Art und Weise, wie Büros Informationen organisierten, und führte im 20. Jahrhundert zum Aufkommen einer papierlastigen Bürokratie.
5. Aktualisierungen zu Aufgaben und Projekten
KI verfolgt Aufgabenaktivitäten, erkennt Änderungen des Status oder der Dringlichkeit und aktualisiert Zeitleisten entsprechend. Sie kann Neuzuweisungen vorschlagen, Engpässe kennzeichnen und tägliche Zusammenfassungen oder StandUp-Updates erstellen.
Mit ClickUp Automatisierungen laufen Ihre Projekte praktisch von selbst. Von der Verschiebung der Zeitleiste bis hin zur Benachrichtigung der richtigen Personen – dieses Tool sorgt dafür, dass Aktualisierungen erfolgen, bevor Sie danach fragen müssen.
Automatisierungen funktionieren nach einer einfachen Regel: „Wenn dies passiert, dann das tun. “ Sie können Auslöser einrichten wie:
- Der Status der Aufgabe ändert sich zu „In Bearbeitung“ → Weisen Sie sie dem Teamleiter zu.
- Priorität „Dringend“ → An den Anfang der Liste verschieben + Vorgesetzten benachrichtigen
- Unteraufgabe fertiggestellt → Fortschrittsleiste wird automatisch aktualisiert
Wenn beispielsweise eine Fehlerbehebung in den Status „Überprüfen” wechselt, weist ClickUp sie automatisch der Qualitätssicherung zu und sendet eine Benachrichtigung an den Prüfer. Darüber hinaus markiert ClickUp Brain Engpässe und schlägt Änderungen vor, um die Zeitleiste einzuhalten.
📌 Beispielaufgabe: „Welche Aufgaben sind regelmäßig überfällig?“ oder „Was verursacht Engpässe in diesem Sprint?“
💡 Profi-Tipp: Sobald Ihre Automatisierungen die vorhersehbaren Schritte übernehmen, können Sie mit ClickUp Super Agents einen Gang höher schalten. Verwenden Sie diese, wenn ein Workflow nicht nur Regeln, sondern auch Urteilsvermögen erfordert.
📌 Als Beispiel kann ein Super Agent: statt einer einzelnen Aufgabe als Auslöser eine andere Aufgabe verwenden.
- Lesen Sie eine eingehende Anfrage
- Prioritäten intelligent klassifizieren
- Erstellen Sie automatisch die richtigen Aufgaben
- Weisen Sie diese entsprechend des bestehenden Workloads Ihres Teams zu und
- Benachrichtigen Sie die Beteiligten
Das ist der Unterschied zwischen der Automatisierung von Schritten und der Automatisierung von Verantwortlichkeiten.
6. Interne Dokumentation
KI kann erste Entwürfe interner Dokumente erstellen, komplexe Texte vereinfachen, Inhalte nach Kopfzeilen organisieren und veraltete oder widersprüchliche Informationen in bestehenden Dokumenten identifizieren.
Das Erstellen interner Dokumente ist keine einsame Aufgabe. ClickUp Docs macht es kollaborativ, interaktiv und angenehm. Wenn Sie SOPs, Unternehmensrichtlinien, Tagesordnungen für Meetings oder Onboarding-Anleitungen entwerfen, hilft Ihnen Docs dabei, lebendige, dynamische Dokumente zu erstellen, die von Ihrem Team direkt in Ihrem Workflow gemeinsam bearbeitet werden können.
Das können Sie mit Dokumenten in ClickUp erledigen:
- Verwenden Sie Slash-Befehle, um schnell Kopfzeilen, Callouts, Checklisten, Einbettungen und mehr hinzuzufügen.
- Beobachten Sie, wie Teamkollegen live die Bearbeitung durchführen, Kommentare mit Erwähnungen einfügen und Unterhaltungen im Kontext behalten.
- Betten Sie Verknüpfte Aufgaben ein, weisen Sie Checklistenelemente mit Fälligkeitsdaten zu und zeigen Sie Dashboards oder Kalender in Ihrem Dokument an.
- Speichern Sie Dokumente als KI-Prompt-Vorlagen nach Bereich, Ordner oder Liste und finden Sie mit dem Docs Hub sofort, was Sie brauchen.
Sobald das Dokument geöffnet ist, hilft Ihnen der KI-Writer von ClickUp Brain beim Verfassen, Überarbeiten und Überprüfen von Inhalten. Er erstellt erste Versionen anhand einfacher Vorgaben, überarbeitet unklare Abschnitte und organisiert Info unter intelligenten Kopfzeilen.
📌 Beispielaufgabe: Erstellen Sie eine SOP für die Aufnahme von Clients mit fünf Schritten, Fristen und Rollen. Sie können auch einen unübersichtlichen Absatz markieren und die Aufgabe stellen: Formulieren Sie diesen Absatz für eine interne Wissensdatenbank prägnanter.
🧠 Wissenswertes: Schreibmaschinen revolutionierten die Büroarbeit Ende des 19. Jahrhunderts, aber die frühen Modelle waren so laut, dass Unternehmen begannen, Schreibpools einzurichten – Räume voller Schreibkräfte –, um den Lärm von den Führungskräften fernzuhalten.
Heute gibt es KI-Tools zur Sprach-zu-Text-Umwandlung, die für Sie die Spracheingabe übernehmen! Kein Klappern mehr – nur noch Ihre Stimme, die in Text umgewandelt wird. Ein solches Tool, ClickUp's Talk to Text, hilft Ihnen beim Diktieren von Notizen, Dokumenten und Aufgaben – viermal schneller als beim Tippen!
So beginnen Sie mit der Automatisierung Ihrer Büroarbeit mit KI (Schritt für Schritt)
Sie sind also bereit, Zeit zu sparen, Routinearbeiten zu reduzieren und endlich damit aufzuhören, jeden Tag die gleichen zehn Dinge zu erledigen. Aber wie können Sie Ihre Büroarbeit mit KI automatisieren?
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung der KI-Workflow-Automatisierung. 👇
Schritt 1: Finden Sie die einfachen Lösungen
Beginnen wir mit den Grundlagen. Sie müssen herausfinden: Was kann durch Automatisierung automatisiert werden?
Schauen Sie sich Ihren Arbeitstag an. Gibt es Aufgaben, die sich jedes Mal wie ein Déjà-vu anfühlen, wenn Sie sie erledigen?
Hier sind einige Beispiele:
- Eingabe derselben Art von Daten in dieselbe Art von Assets
- Berichte aus denselben Quellen abrufen
- Terminplanung für Meetings
- E-Mails sortieren oder beantworten
Wenn ja, sind diese Aufgaben Gold wert für die Automatisierung von KI-Aufgaben. Die Faustregel? Beginnen Sie mit Aufgaben, die sich wiederholen, regelbasiert und risikoarm sind. Überlassen Sie die komplizierten Entscheidungen den Menschen.
🔍 Wussten Sie schon? Die erste E-Mail wurde 1971 von Ray Tomlinson verschickt, der als Ingenieur bei Bolt, einem Computerunternehmen, arbeitete.
Schritt 2: Planen Sie den Prozess
Bevor Sie Bots einsetzen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie automatisieren möchten. Notieren Sie sich Folgendes:
- Wo die Aufgabe oder der Workflow beginnt, beispielsweise wenn eine Rechnung eingeht
- Was dazwischen passiert, wie z. B. Tags, Genehmigungen und Ablage
- Wo es endet, z. B. die gespeicherte bezahlte Kopie im Finanz-Ordner
So lässt sich leichter erkennen, wo KI helfen kann und wo nicht. Fragen Sie sich dabei: Was ist das Ziel? Zeit sparen? Fehler reduzieren? Wenn Sie das Warum kennen, können Sie später die Ergebnisse besser messen.
🚀 Vorteil von ClickUp: ClickUp-Whiteboards eignen sich hervorragend für das individuelle Brainstorming von Workflows. Sie können Tabellen, Haftnotizen und verschiedene visuelle Elemente hinzufügen, um Probleme zu notieren, die automatisiert werden können. Diese Notizen werden dann direkt in Aufgaben oder Dokumente umgewandelt, sodass Sie vor der Automatisierung die nötige Klarheit haben.
Schritt 3: Wählen Sie die richtigen Tools für die KI-Automatisierung aus
Nun zum spannenden Teil: der Auswahl Ihrer Technologieplattform. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Automatisierung haben, benötigen Sie Tools, die folgende Eigenschaften aufweisen:
- Keine oder nur geringe Kenntnisse im Bereich des Codes erforderlich, sodass Sie für die Einrichtung keine IT-Abteilung benötigen.
- Kompatibel mit Ihren vorhandenen Tools wie Gmail, Excel oder anderen Programmen, die Sie bereits verwenden.
- Eingebettet in die täglichen Workflows, sodass KI dort zum Einsatz kommt, wo tatsächlich gearbeitet wird – und nicht in einer weiteren App, die überprüft werden muss.
Hier machen viele Teams Fehler. Sie fügen eigenständige KI-Tools für das Schreiben, für Meetings oder für die Automatisierung hinzu, was jedoch nur zu mehr Kontextwechseln und mehr Stellen führt, an denen Arbeit verloren gehen kann. Das Ergebnis ist kostspielige KI-Ausbreitung.
Ein besserer Ansatz ist die Konsolidierung rund um einen konvergenten KI-Workspace – eine einzige Plattform, auf der Projekte, Dokumente, Kommunikation und Automatisierung zusammenlaufen und die KI vollständige Sichtbarkeit darüber hat, woran Ihr Team arbeitet. Eine Plattform wie ClickUp!
Denn wenn KI Ihre Aufgaben, Fristen und Unterhaltungen versteht, kann sie mehr als nur Texte generieren oder Fragen beantworten. Sie kann die Arbeit tatsächlich vorantreiben.
📮 ClickUp Insight: Kann Ihr KI-Assistent oder Copilot Probleme proaktiv melden? Nur 9 % der Teilnehmer unserer Umfrage zur KI-Reife geben an, dass ihre KI Probleme selbstständig antizipieren und lösen kann. Das liegt daran, dass die meisten KI-Tools in isolierten Apps arbeiten und keine Sichtbarkeit auf Abhängigkeiten oder Hindernisse haben. Wenn ein KI-System die Verbindungen zwischen Workflows nicht visualisieren kann, kann es Risiken nicht frühzeitig erkennen und Teams nicht dabei helfen, immer einen Schritt voraus zu sein. ClickUp Brain arbeitet in einem konvergenten KI-Workspace, in dem Abhängigkeiten, Fristen und Projektfortschritte miteinander verbunden sind. Es kann Sie darüber informieren, was in dem Meeting der letzten Woche besprochen wurde, welche Aufgaben jetzt verzögert sind, und Ihnen sogar dabei helfen, Ihren Wochenplan auf der Grundlage der definierten Prioritäten anzupassen.
Schritt 4: Testen Sie Ihre erste Automatisierung
Sie müssen nicht Ihren gesamten Workflow überarbeiten, um Ergebnisse zu erzielen. Hier ist eine Mini-Automatisierung, die Sie diese Woche ausprobieren können:
- Richten Sie ClickUp-Automatisierungen ein, um Ihren Posteingang auf E-Mails mit dem Wort „Rechnung” im Betreff zu überwachen.
- Lassen Sie sie automatisch in einen Ordner verschieben oder in Ihrem Aufgabenmanager mit Tags versehen.
Lassen Sie es einige Tage lang laufen, um zu sehen, ob es wie erwartet funktioniert. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
🔍 Wussten Sie schon? Lange bevor Kalender-Apps wie Google Kalender oder Outlook existierten, waren Berufstätige stark auf physische Papierorganizer und Tischplaner angewiesen, um Termine, Fristen und Aufgaben zu verwalten.
Produkte wie Day-Timer und ähnliche Terminkalender waren Standard-Tools für die Terminplanung im Büro – so sehr, dass frühe Personal Information Manager-Software wie Borland Sidekick (1980er Jahre) entwickelt wurde, um Papierkalender und -planer zu ersetzen, indem sie ein digitales Terminbuch zusammen mit Notizen und Erinnerungen anbot.
Schritt 5: Schulen Sie Ihr Team
Nachdem Sie nun ein System aufgebaut haben, ist es an der Zeit, Menschen darin einzubinden:
- Geben Sie Ihren Team-Mitgliedern eine kurze Demo und heben Sie die Zeitersparnis hervor.
- Freigeben Sie Spickzettel oder kurze Videos für häufig gestellte Fragen.
- Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass KI nicht dazu da ist, ihnen ihre Arbeitsplätze wegzunehmen, sondern ihnen dabei zu helfen, die langweiligen Aufgaben loszuwerden.
🚀 Vorteil von ClickUp: Nehmen Sie einen ClickUp-Clip auf, um Ihr KI-Setup zu erklären, und ClickUp Brain transkribiert und fasst ihn automatisch zusammen. Selbst wenn jemand später hinzukommt oder die Details vergisst, kann er einfach suchen und finden, was er braucht.
Schritt 6: Weiterbauen
Hier sind einige KI-Hacks, mit denen Sie Ihre neue Automatisierung effektiv nutzen können:
- Messen Sie die eingesparte Zeit, vermiedene Fehler und die Auswirkungen auf das Team.
- Verbessern Sie sie anhand von Feedback; vielleicht muss eine Regel angepasst oder ein neuer Schritt hinzugefügt werden.
- Bauen Sie auf Ihrem Erfolg auf, sobald Ihr Team sich damit vertraut gemacht hat: Automatisieren Sie Kalendereinladungen, Berichte, Kundenantworten und vieles mehr.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Allzu oft stürzen sich Teams in die Automatisierung, ohne Prozesse zu planen, Eigentümerschaft festzulegen oder Ergebnisse zu validieren. Der wahre Nutzen von KI liegt darin, wie Sie sie implementieren, und nicht nur darin, was Sie automatisieren.
Hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, sowie Lösungen:
- Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses: Überprüfen Sie den Prozess manuell, bevor Sie KI einsetzen. Verwenden Sie ein Framework wie SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers), um jeden Schritt zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und Redundanzen zu beseitigen.
- Einstellung vager Auslöser und Bedingungen: Definieren Sie Regeln immer klar und eindeutig; verwenden Sie Wenn-Dann-Logik, um ein konsistentes Verhalten der Automatisierung sicherzustellen.
- Behandeln Sie KI-Ergebnisse als endgültig: Verwenden Sie die R-A-R-Methode: Lassen Sie die KI einen Rohentwurf erstellen, bewerten Sie diesen auf seine Genauigkeit und verfeinern Sie ihn dann hinsichtlich Tonfall und Kontext.
- Vermeidung von Automatisierungs-Eigentümerschaft: Benennen Sie einen Automatisierungsbeauftragten, der für die Überwachung von Workflows, die Überprüfung der Ergebnisse und die frühzeitige Erkennung von Fehlern verantwortlich ist, bevor diese sich ausweiten.
- Übermäßige Automatisierung von Routine-Workflows: Erstellen Sie manuelle Übersteuerungen oder Ausnahmeregelungen. Vermeiden Sie die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern oder sich je nach Kontext häufig ändern.
- Feedback-Schleifen ignorieren: Aktivieren Sie Feedback-Felder wie „War das hilfreich?“ oder „Vorschlag bearbeiten“. Dadurch kann die KI lernen und sich verbessern und zukünftige Ergebnisse auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung verfeinern.
📮 ClickUp Insight: 21 % der Menschen geben an, dass sie mehr als 80 % ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden, alltäglichen Aufgaben verbringen. Weitere 20 % sagen, dass sich wiederholende Aufgaben mindestens 40 % ihres Tages in Anspruch nehmen.
Das ist fast die Hälfte der Arbeitswoche (41 %), die für Aufgaben aufgewendet wird, die weder strategisches Denken noch Kreativität erfordern (wie Folge-E-Mails 👀).
ClickUp AI Agents helfen Ihnen dabei, diese mühsame Arbeit zu vermeiden. Denken Sie an die Erstellung von Aufgaben, Erinnerungen, Aktualisierungen, Besprechungsnotizen, das Verfassen von E-Mails und sogar die Erstellung von End-to-End-Workflows! All das (und noch viel mehr) lässt sich mit ClickUp, Ihrer Allround-App für die Arbeit, im Handumdrehen automatisieren.
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp Automatisierungen pro Mitarbeiter täglich 1 Stunde Zeit ein – was zu einer Steigerung der Effizienz bei der Arbeit um 12 % führt.
Machen Sie ClickUp zu Ihrem Partner für KI-Automatisierung
KI nimmt Ihnen überraschend viel Arbeit ab. Die Automatisierung muss jedoch in Ihrem Workspace stattfinden und darf nicht auf verschiedene Tools verteilt sein.
ClickUp, der weltweit erste konvergierte KI-Arbeitsbereich, ist das perfekte tool, das Ihnen alles, was Sie brauchen, in einem Arbeitsbereich bietet. Mit ClickUp Brain, das Ihnen beim Schreiben, Zusammenfassen und Formatieren von Texten hilft und gleichzeitig Routineaufgaben übernimmt, erhalten Sie einen KI-Assistenten, der für Sie denkt.
Kombinieren Sie dies mit den Funktionen „Projektmanagement“, „Automatisierungen“ und „Agenten“ von ClickUp, und Sie müssen nicht mehr verschiedene Tools miteinander verbinden, sondern arbeiten mit einem intelligenten System, das sich an Ihr Team anpasst.
Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an und probieren Sie es selbst aus! ✅