Führungskräfte haben viel zu bewältigen.
Von dem Druck auf Führungskräfte, Einzelziele zu erreichen, bis hin zur Betreuung Ihrer Teams – den Spagat zwischen den unterschiedlichen Erwartungen zu meistern, kann eine Herausforderung sein. Und als Führungskraft müssen Sie Meetings leiten, um Aufgaben zu delegieren, Statusberichte einzuholen, Strategien zu erarbeiten und vieles mehr.
Jedes Meeting, ganz gleich welcher Art, benötigt einen klaren Zweck, ein Ziel, einen Anwendungsfall und eine Tagesordnung. Das Erstellen einer Tagesordnung, das Festlegen von Erwartungen und die Nachverfolgung der Unterhaltung sind wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass das Meeting auf Kurs bleibt und produktiv verläuft.
Wenn Sie also ein besserer Teamleiter werden und sinnlosen Meetings ein für alle Mal ein Ende setzen möchten, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie. Wir haben neun Arten von Meetings zusammengestellt, die Sie kennen sollten, und erklären, wie Sie diese richtig durchführen.
Als Bonus haben wir einige kostenlose Vorlagen beigefügt, die Ihnen helfen sollen, das Beste aus Ihrem nächsten Meeting herauszuholen!
Zu berücksichtigende Aspekte bei der Auswahl der Meeting-Art
Wenn Sie wissen, welche Arten von Meetings ein Manager leiten kann, tragen Sie dazu bei, Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen. Ein effektives Meeting-Management kann dazu beitragen, das Engagement und die Zusammenarbeit im gesamten Team zu steigern.
Anstatt eine kräftezehrende, sich wiederholende Tätigkeit zu sein, kann ein effektives Meeting eine einzigartige Gelegenheit sein, Ideen zu sammeln, Beiträge zu leisten, die berufliche Weiterentwicklung zu fördern und die Unternehmensziele voranzubringen.
Bevor Sie die richtige Art von Meeting für Ihr Team auswählen, sollten Sie unbedingt folgende Aspekte berücksichtigen:
1. Zweck: Was ist das Ziel des Meetings? 2. Teilnehmer: Wer sollte teilnehmen und wer leitet das Meeting? 3. Tagesordnung: Welche Themen müssen besprochen werden und in welcher Reihenfolge? 4. Ergebnis: Was möchten Sie bis zum Ende des Meetings erreichen? 5. Häufigkeit: Wie oft sollte das Meeting stattfinden?
Sobald Sie diese Aspekte berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, die für die Bedürfnisse Ihres Teams am besten geeignete Art des Meetings auszuwählen.
Lassen Sie uns nun einen Blick auf die Arten von Meetings werfen, die Sie kennen sollten, und darauf, wie Sie diese mit den richtigen tools und Techniken richtig leiten können!
9 der häufigsten Arten von Meetings
Hier finden Sie neun Arten von Meetings, Tipps für deren erfolgreiche Durchführung sowie kostenlose, sofort einsatzbereite Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern!
1. EinarbeitungsMeetings
Onboarding-Meetings sind das erste Treffen zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten, sobald sie in das Unternehmen eintreten. Diese Art von Kick-off-Meeting markiert den Beginn ihrer Einarbeitung und ist unerlässlich, da der Zeitraum der Einarbeitung die Grundlage für den Erfolg eines neuen Mitglieds des Teams bildet, da es hier zum ersten Mal einen tiefen Einblick in die Prozesse und Systeme des Unternehmens erhält.
Diese Meetings sollen Führungskräften dabei helfen, ihre Mitarbeiter kennenzulernen und Beziehungen aufzubauen. Das Stellen von Fragen zum Kennenlernen, wie zum Beispiel „Was sind Ihre Hobbys?“ oder „Was ist Ihr bevorzugtes Gericht?“, sowie andere zwischenmenschliche Fragen wie „Wie erhalten Sie am liebsten Feedback?“ oder „Was motiviert Sie?“, gehören zu den Best Practices für diese Meetings.
Bei den Einführungsmeetings sollten außerdem das Schulungsprogramm und die entsprechenden Ressourcen vorgestellt, die Teammitglieder vorgestellt und eine Checkliste mit Aufgaben für die erste Woche bereitgestellt werden. Probieren Sie die Checkliste für die Mitarbeiter-Einführung von ClickUp aus, um Ihre neuen Mitarbeiter zu unterstützen und ihnen den Einstieg in ihre neuen Workflows zu erleichtern.
2. Einzel-Meetings
Ein Einzel-Meeting findet zwischen zwei Personen statt, in der Regel zwischen einem Vorgesetzten und einem ihm direkt unterstellten Mitarbeiter. Es ist eine der effektivsten Methoden für Führungskräfte, um Beziehungen zu ihren direkt unterstellten Mitarbeitern aufzubauen und Vertrauen zu schaffen.
Es gibt verschiedene Arten von Einzelmeetings, und die Art des von Ihnen geleiteten Einzelmeetings spiegelt sich im Inhalt der Tagesordnung wider. So unterscheidet sich beispielsweise das erste Einzelmeeting, das ein Vorgesetzter mit einem direkten Mitarbeiter führt, erheblich von einem zweiwöchentlichen Einzelmeeting zum Austausch.
Bei Fellow führen Führungskräfte Einzelgespräche mit ihren direkten Mitarbeitern, um sie besser kennenzulernen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es ihnen geht. Sie stellen Fragen, die den Aufbau einer guten Beziehung fördern, und legen gleichzeitig Erwartungen und Maßnahmen fest, um den Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen.
Die Themen konzentrieren sich darauf, den Fortschritt des Projekts und aktuelle Hindernisse zu überprüfen und gleichzeitig Unterhaltungen zur Karriereentwicklung zu führen. Unabhängig von der Häufigkeit der Einzelgespräche sollte das Meeting stets folgende Punkte umfassen:
- Fragen zum Aufbau einer guten Beziehung, um sich gegenseitig nach dem Befinden und dem Privatleben zu erkundigen
- Eine Erörterung spezifischer oder wesentlicher Elemente des Geschäfts
- Klare Handlungsaufträge und nächste Schritte nach dem Meeting
Die Bedeutung eines Einzelgesprächs liegt in seiner Fähigkeit, Vertrauen und eine sinnvolle Bindung zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten zu fördern. Ein wichtiger Faktor, um die Effektivität solcher Meetings sicherzustellen, besteht darin, Ihren direkten Mitarbeiter zu bitten, die Verantwortung für die Vorbereitung der Tagesordnung zu übernehmen.
Die Verwendung eines Tools für Einzelgespräche zur Dokumentation der Unterhaltung und zur Einholung von Feedback ist ebenfalls eine hilfreiche Strategie, um die Effektivität des Meetings zu steigern. Sie können auch die 1:1-Meeting-Vorlage von ClickUp nutzen, um ein gut organisiertes Meeting zu gestalten, das Vertrauen und eine gute Beziehung fördert.
3. Check-in-Meetings
Check-in-Meetings – auch als Status-Meetings bezeichnet – sind Meetings, in denen Teams zusammenarbeiten und den Fortschritt bei einem bestimmten Thema oder Projekt freigeben. Das Ziel besteht darin, die Abstimmung im Team und im Projekt sicherzustellen und gleichzeitig Hindernisse zu identifizieren, die den Fortschritt beeinträchtigen.
Auch wenn Check-in- oder Status-Meetings nicht immer von Teams bevorzugt werden, sind sie doch ein wertvolles Instrument, um Probleme zu lösen und über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden zu bleiben.
Die Dauer eines Check-in-Meetings kann je nach Status und Größe des Projekts variieren. Das Vertriebsteam hält oft kurze tägliche Stand-up-Meetings ab, um den Fortschritt von Geschäften und aktuelle Entwicklungen zu besprechen; diese dauern in der Regel 10 bis 15 Minuten.
Eine weitere Alternative wäre ein Führungs-Check-in während einer Krise, bei dem jede Abteilung einen aktuellen Stand berichtet. Auch längere Meetings zum Check-in von Projekten sind möglich, bei denen Sie den aktuellen Stand besprechen und bereits festgelegte Elemente sowie den erzielten Fortschritt überprüfen müssen.
Check-in-Meetings können je nach Kontext und Arbeitsumfeld einen lockeren oder formellen Charakter haben. Insgesamt sollte ein erfolgreiches Check-in die offene Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern fördern und dafür sorgen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
Dies lässt sich durch eine Runde mit aktuellen Berichten erreichen, bei der jedes Team-Mitglied Gesprächspunkte zu seinen Projekten einbringen muss. So können Sie auch eventuelle Hindernisse ansprechen, damit das Team schnell und entsprechend handeln kann.
Um ein produktives Meeting zu leiten, sollten Sie sich mit einer Liste von Einführungsfragen vorbereiten, die Sie Ihrem Team stellen können. Sie können außerdem die Voraussetzungen für den Erfolg schaffen, indem Sie einen Feedback-Kreislauf einrichten, um aktuelle Informationen, Bedenken und andere wichtige Notizen zu erfassen.
Eine Möglichkeit dafür ist die Erstellung eines Dokuments für das Standup-Meeting, das Ihr Team vor dem Meeting ausfüllen kann! Nutzen Sie die Vorlage für das tägliche Standup-Meeting von ClickUp und passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihres Teams an.
Bonus: Vorlagen für Tagesordnungen!
4. Brainstorming-Meetings
Bei einem Brainstorming-Meeting trifft sich ein Team, um Ideen zu einem bestimmten Thema zu entwickeln. Brainstorming-Sitzungen können synchron oder asynchron stattfinden. Im asynchronen Kontext müssen Sie sicherstellen, dass den Teilnehmern Ihres Meetings Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Remote-Team zur Verfügung stehen.
Ein erfolgreiches Brainstorming ist spannend! Alle kommen zusammen, um ihre Kreativität anzuregen und Ideen zu entwickeln. Es gibt kein Limit für die Fantasie, und es gibt keine schlechten Ideen.
Die vorgebrachten Vorschläge können sehr einfach, aber auch komplex sein, und als Organisator des Meetings ist es wichtig zu betonen, dass es keine schlechten Ideen gibt. Von allen Teilnehmern wird erwartet, dass sie sich an der Unterhaltung beteiligen. Sie sollten daher sicherstellen, dass das Format Ihres Meetings sowohl für extrovertierte als auch für introvertierte Teilnehmer geeignet ist.
Brainstorming-Meetings sind unterhaltsame und anregende Sitzungen, können für das Team jedoch geistig anstrengend sein, insbesondere wenn es kein System gibt für die Nachverfolgung von Ideen. Es kann sinnvoll sein, ein Folgetreffen einzuplanen, um bestimmte Ideen später einzugrenzen und zu verdichten und so die Effizienz zu maximieren.
Probieren Sie das Mindmap-Feature von ClickUp aus, um Ideen festzuhalten und Ihre Brainstorming-Sitzung besser zu strukturieren.
5. Meetings mit der gesamten Belegschaft
Ein „All-Hands-Meeting“ bedeutet, dass alle Ebenen der Organisation an dem Meeting teilnehmen, darunter einzelne Mitwirkende, Teamleiter, Abteilungsleiter und Führungskräfte der obersten Ebene. Das Ziel besteht darin, das gesamte Unternehmen über relevante Neuigkeiten auf den neuesten Stand zu bringen, beispielsweise abteilungsspezifische Informationen oder Änderungen der Unternehmensrichtlinien.
Jedes Unternehmen hat einen eigenen Rhythmus und eigene Tagesordnungspunkte für seine Meetings. Ein effektives Meeting wird in der Regel vom CEO oder der Unternehmensleitung geleitet, und zu den Tagesordnungspunkten gehören unter anderem Informationen zur Unternehmensführung oder zu den Abteilungen sowie die Vorstellung neuer Mitarbeiter und vieles mehr.
Im „Supermanagers“-Podcast erzählte Matt Martin, der CEO von Clockwise, dass ihre Meetings viele verschiedene Aspekte umfassen, darunter Abteilungsberichte, Präsentationen und einen Programmpunkt, bei dem lustige Momente der Woche freigegeben werden. Diese Meetings dauern in der Regel eine Stunde.
Probieren Sie die ClickUp-Vorlage für All-Hands-Meetings aus, um ein ansprechendes und gut organisiertes wöchentliches All-Hands-Meeting abzuhalten.
6. Meetings zur Entscheidungsfindung
Ein Entscheidungs-Meeting findet statt, wenn sich ein Team trifft, um eine Entscheidung zu formalisieren und die nächsten Schritte festzulegen. Diese Meetings werden in der Regel für wichtige Entscheidungen genutzt, die eine Verpflichtung und möglicherweise eine neue Ausrichtung erfordern.
Diese Meetings sind in verschiedenen Teams Standard: Bei Board-Sitzungen oder Projekt-Meetings können Entscheidungen getroffen werden. Wichtige Entscheidungen sollten in Ihrem Meeting-Tool dokumentiert werden, damit das Team die Gründe für die Entscheidung im Blick behält.
Zu den Fragen, die während dieser Meetings beantwortet werden sollten, gehören:
- Was ist angesichts unserer aktuellen Umstände und Ressourcen die beste Option für die Zukunft?
- Wer ist für die nächsten Schritte verantwortlich? Warum?
Beispielsweise könnte ein Meeting mit einem Social-Media-Marketing-Manager und einem Social-Media-Marketing-Koordinator abgehalten werden, um die Ausrichtung einer erfolglosen Marketingkampagne zu ändern. Wenn das Team beurteilen muss, ob es eine Kampagne aus der richtigen Perspektive und im richtigen Ton angeht, könnte es sich treffen, um die Ergebnisse hinsichtlich Engagement und Konversion zu bewerten und eine neue Richtung einzuschlagen.
Während des Meetings werden die Teilnehmer eine Liste erstellen, warum sie den Schwerpunkt verlagern müssen, und dokumentieren, warum die neue Ausrichtung vorteilhaft erscheint. Daher zielt diese Art von Meeting darauf ab, eine Entscheidung zu treffen und zu dokumentieren, um ein Projekt oder eine Initiative voranzubringen.
Schauen Sie sich diese Vorlagen für Entscheidungs-Matrixen an!
7. Meetings zur Problemlösung
Meetings zur Problemlösung finden in der Regel zwischen einer Person, die vor einer Herausforderung steht, und einem Vorgesetzten oder einer Führungskraft statt. Je nach Art des Problems können an diesem Meeting auch Vertreter verschiedener Abteilungen teilnehmen, beispielsweise aus der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung. Das Ziel eines Meetings zur Problemlösung ist es, entweder eine Lösung für ein Hindernis zu finden oder Möglichkeiten für die nächsten Schritte auszuloten.
Meetings zur Problemlösung können für jeden Mitarbeiter von Nutzen sein, unabhängig von der Art des Problems. Bei diesen Meetings sollten Sie zunächst die Situation und ihre Ursachen analysieren, die weitere Vorgehensweise abwägen und anschließend einen Plan zur Lösung des Problems erstellen.
Denken Sie daran, dass jeder Schritt in Ihren Meeting-Notizen festgehalten und an die an der Unterhaltung beteiligten Personen freigegeben werden sollte.
8. Vierteljährliche Meetings zur Planung
Die Quartalsplanung ist die strategische Umsetzung eines Jahresplans, der in vier Quartale unterteilt ist. In jedem Quartal wird ein überarbeitetes Ziel für die folgenden drei Monate festgelegt. Diese aktualisierten Ziele können in einem Quartals-Meeting kommuniziert werden, in dem strategische Pläne besprochen und die Erfolge der vergangenen 90 Tage gewürdigt werden.
Diese Meetings bieten die Gelegenheit, Feedback einzuholen, zu geben oder zu erhalten, und eignen sich besonders für die folgenden Monate. Jede vierteljährliche Sitzung zur Planung sollte außerdem Zeit vorsehen, um die vergangenen 90 Tage zu reflektieren, fertige und noch laufende Aufgaben zu überprüfen und sich auf das kommende Quartal vorzubereiten.
Das Ziel des Meetings ist es, Ihr Team dabei zu unterstützen, seine kurzfristigen Ziele und die langfristigen Ziele des Unternehmens erfolgreich zu erreichen. 💪
Der Schlüssel zu einer effektiven vierteljährlichen Planungsbesprechung liegt in einer guten Organisation. Die Diskussionspunkte sollten klar sein, und es sollten Ziele festgelegt werden, die bis zum Ende des Meetings erreicht werden sollen. Darüber hinaus hilft es, Erkenntnisse aus den vergangenen Quartalen während des Planungsgesprächs noch einmal aufzugreifen, um zu überlegen, welche Ziele angemessen und relevant sind.
Vergessen Sie nicht, Ihre Ziele in ClickUp Goals zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie klare Zeitleisten und messbare Einzelziele haben.
9. Board Meetings
Ein Board-Meeting ist ein formelles Meeting mit dem gesamten Board einer bestimmten Organisation. Diese formellen Meetings finden in unterschiedlichen Abständen statt, beispielsweise vierteljährlich oder jährlich, um wiederkehrende und wichtige Probleme zu besprechen, wie z. B. strategische Fragen, rechtliche Angelegenheiten, die Berichterstellung zu Leistungskennzahlen (KPIs) oder sonstige Probleme.
Der Vorsitzende eines Boards, auch als Sitzungsleiter bezeichnet, leitet das Meeting. Genauer gesagt besteht das Ziel eines Board-Meetings darin, Richtlinien und Strategien festzulegen, die strategischen Pläne zu überprüfen und eine Einigung auf ein bestimmtes Problem zu erzielen.
Während dieses Meetings wird ein Meeting-Protokoll angefertigt, das als rechtsgültiges Dokument gilt und anschließend gemäß den Arbeitsabläufen des Boards veröffentlicht wird. Die Veröffentlichung des Meeting-Protokolls ist von entscheidender Bedeutung, da es eine Kommunikationsstrategie zwischen der Organisation, dem Board und verschiedenen externen Interessengruppen darstellt.
Machen Sie Ihre Meetings mit einer Tagesordnung und den richtigen Tools produktiver
Es gibt viele verschiedene Arten von Meetings mit unterschiedlichen Zielen. Für Führungskräfte kann es eine Herausforderung sein, zu entscheiden, welche Meeting-Form in welcher Situation am besten geeignet ist.
Durch die Umsetzung effektiver Strategien zum Besprechungsmanagement und den Einsatz der richtigen Online-Besprechungstools wie ClickUp, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeit, Ihrer Termine, Ihres Teams und vielem mehr helfen, können Sie unproduktive Meetings vermeiden und gemeinsame Sitzungen durchführen, die Ihr Team beflügeln und motivieren, seine Ziele zu erreichen.
Gastautor:
Fellow.app ist die App mit der höchsten Bewertung für das Meeting-Management, die Führungskräften und ihren Teams dabei hilft, effektive Meeting-Gewohnheiten zu entwickeln – durch gemeinsam erarbeitete Tagesordnungen, die Nachverfolgung von Aktionselementen und eine Bibliothek mit von Experten empfohlenen Meeting-Vorlagen.