Philip Dormer Stanhope, ein britischer Staatsmann, sagte: "Kümmere dich um die Minuten, dann kümmern sich die Stunden von selbst."
Zeiterfassung ist mehr als nur eine Routinetätigkeit für Berufstätige; sie ist für die Verwaltung von Aufgaben und die Verbesserung der Produktivität unerlässlich, da sie Ihnen genau sagt, wohin Ihre Zeit fließt. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Aufgaben und die Arbeit Ihres Teams besser planen und priorisieren.
Ohne genaue Zeiterfassung riskieren Sie ein schlechtes Aufgabenmanagement, Ineffizienzen, erhöhten Stress, Burnout und Projekte, die nicht termingerecht fertiggestellt werden.
Glücklicherweise bietet die Zeiterfassungs-Feature von Google Tabellen eine Lösung, egal ob Sie ein vielbeschäftigter Profi sind, der mehrere Projekte jongliert, ein Manager, der ein großes Team leitet, oder jemand, der täglich auf Zeiterfassungsdaten angewiesen ist.
In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Schritte zum Einrichten der Zeiterfassung in Google Tabellen, damit Sie produktiver arbeiten und besser organisiert bleiben können.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Zeiterfassung steigert die Produktivität, Verantwortlichkeit und Kostenverwaltung. Google Tabellen bietet eine einfache, anpassbare Zeiterfassung, jedoch keine Automatisierung und Skalierbarkeit.
📊 Zeiterfassung mit Google Tabellen
- Erstellen Sie ein wöchentliches Timesheet mit Aufgabenangaben und Zeitprotokollen.
- Verwenden Sie Formeln, um Arbeitsstunden zu berechnen.
- Als Vorlage für die Wiederverwendung speichern.
⚠️ Einschränkungen
- Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
- Keine Automatisierung oder Nachverfolgung in Echtzeit.
- Nicht ideal für große Teams.
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Warum sollten Sie Ihre Zeit in einem Google Tabellen-Timesheet erfassen?
Beantworten wir zunächst die Frage: Ist die Zeiterfassung in Google Tabellen notwendig und sinnvoll?
Die Antwort ist ein klares Ja! Die Verwendung eines Google Tabellen-Timesheets zur Verwaltung und Planung Ihrer Zeit ist eine bequeme und leicht zugängliche Möglichkeit, Ressourcen effektiv zu verwalten.
Indem Sie aufzeichnen, wie die Zeit verwendet wird, können Sie sicherstellen, dass Aufgaben wie geplant abgeschlossen werden. Außerdem hilft es dabei, Teammitglieder für ihre Arbeit verantwortlich zu machen und sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden. Darüber hinaus kann die Zeiterfassung in Google Tabellen dabei helfen, Ineffizienzen und Bereiche zu identifizieren, in denen die Produktivität verbessert werden kann.
Hier sind einige Vorteile der Zeiterfassung mit Google Tabellen:
Kostenmanagement
Für Freiberufler oder Unternehmen, die ihren Clients die geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung stellen, bietet Google Tabellen die Möglichkeit, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden zu erfassen und zu kategorisieren. Diese Vorgehensweise führt zu einer genauen Rechnungsstellung und Kostenverwaltung.
Ressourcenverteilung
Die Zeiterfassung in Google Tabellen hilft Ihnen zu verstehen, wie Ressourcen genutzt werden. Diese Informationen können verwendet werden, um Aufgaben effektiv zuzuweisen, sodass Projekte mit hoher Priorität die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten.
Flexibilität und benutzerdefinierte Anpassung
Google Tabellen ermöglicht die Anpassung von Timesheets an Ihre spezifischen Anforderungen. Sie können Spalten, Formeln und Formate hinzufügen, entfernen oder ändern, um sie an Ihre Anforderungen und Präferenzen für die Nachverfolgung anzupassen.
Einfacher Zugriff und Freigabe
Da Google Tabellen cloudbasiert sind, können Sie von überall und auf jedem Gerät auf Ihre Timesheets zugreifen. Sie können die Timesheets auch ganz einfach für Teammitglieder oder Stakeholder freigeben, um Transparenz und Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Wie verwendet man Google Tabellen für die Zeiterfassung?
Google Tabellen können als leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung genutzt werden, wenn Sie wissen, wie es funktioniert. Hier sind die Schritte zum Erstellen eines einfachen Timesheets zur Zeiterfassung in Google Tabellen:
Schritt 1: Erstellen Sie eine grundlegende Struktur für eine Vorlage für ein wöchentliches Timesheet
Öffnen Sie Google Tabellen und erstellen Sie eine neue Tabelle. Hier erstellen Sie Ihre grundlegende Vorlage für die Zeiterfassung. Geben Sie Ihrem Dokument einen passenden Titel, z. B. "Wöchentliche Zeiterfassung". Erstellen Sie als Nächstes Spaltenüberschriften für wichtige Details, damit Sie den Überblick über jede Aufgabe und die dafür aufgewendete Zeit behalten.
Erstellen Sie Spalten für Folgendes:
- Datum für das Datum jedes Wochentags
- Tag zur Angabe des Wochentags (Monday, Tuesday, Wednesday usw.)
- Aufgabe, um die bearbeiteten Aufgaben in einer Liste aufzuführen
- Startzeit zur Erfassung der Startzeit jeder Aufgabe
- Endzeit, um die Endzeit jeder Aufgabe aufzuzeichnen
- Dauer zur automatischen Berechnung der Dauer jeder Aufgabe
Schritt 2: Formatieren Sie das Blatt
So formatieren Sie die einzelnen Spalten, damit Ihre wöchentliche Zeiterfassung funktional und optisch ansprechend ist:
- Datumsformat: Markieren Sie die Spalte "Datum", gehen Sie zum Menü "Format", wählen Sie "Nummer" und dann "Datum"
- Format für Tag und Aufgabe: Markieren Sie die Spalte "Tag", gehen Sie zum Menü "Format", wählen Sie "Nummer" und dann "Nur-Text", um den Wochentag manuell einzugeben. Machen Sie nun dasselbe für die Spalte "Aufgabe", um Aufgaben manuell ohne Formatierungsprobleme aufzulisten
- Zeitformat: Markieren Sie die Spalte "Startzeit", gehen Sie zum Menü "Format", wählen Sie "Nummer" und dann "Zeit". Machen Sie dasselbe für die Spalte "Endzeit"
- Format für Dauer: Markieren Sie die Spalte "Dauer", gehen Sie zum Menü "Format", wählen Sie "Nummer" und dann "Dauer"
Schritt 3: Tägliche Aktivitäten eingeben
Nachdem Sie Ihr Blatt strukturiert und formatiert haben, können Sie mit dem Ausfüllen der Spalten beginnen:
- Spalten "Datum" und "Tag": Füllen Sie zunächst diese Spalten für die gesamte Woche aus, um eine übersichtliche Zeitleiste zu erstellen und Ihre Aufgaben Tag für Tag nachzuverfolgen
- Spalte "Aufgaben": Listen Sie in dieser Spalte die täglich ausgeführten Aufgaben auf, um Ihre Zeitnutzung einfach zu überprüfen und zu analysieren
- Spalten "Startzeit" und "Endzeit": Tragen Sie die Start- und Endzeit jeder Aufgabe in die entsprechenden Spalten ein, um die genaue Dauer jeder Aktivität zu berechnen und festzustellen, wie Ihre Zeit verwendet wird
Schritt 4: Berechnen Sie die Dauer
Sobald Sie alle weiteren Details ausgefüllt haben, ist es an der Zeit, die Zeitdifferenz zwischen der Endzeit und der Startzeit jeder Aktivität zu berechnen, die Sie in dieser Woche erledigt haben.
Geben Sie in die erste Zelle der Spalte "Dauer" die folgende Formel ein, jedoch mit den tatsächlichen Zellbezügen für Ihre "Endzeit" und "Startzeit".
=(Endzeit-Zelle – Startzeit-Zelle)
Beispiel: =E2-D2
Kopieren Sie schließlich die Formel in die Spalte "Dauer" für die gesamte Woche.
Schritt 5: Speichern Sie das wöchentliche Zeiterfassungsblatt als Vorlage
Da es sich um eine wöchentliche Zeiterfassungsliste handelt, werden Sie sie etwa viermal im Monat verwenden. Am besten speichern Sie diese Liste als Vorlage, damit Sie das Format nicht jedes Mal neu erstellen müssen.
So speichern Sie sie als Vorlage:
- Benennen Sie zunächst den Titel Ihrer Zeiterfassungs-Tabelle um und fügen Sie am Ende des Titels das Wort "Vorlage" hinzu. Beispiel: "Vorlage für wöchentliche Zeiterfassung"
- Klicken Sie anschließend auf das Ordnersymbol neben dem Titel (siehe Abbildung oben)
- Wählen Sie einen vorhandenen Ordner in Ihrem Google Drive, um Ihre Vorlage zu speichern, oder erstellen Sie einen neuen Ordner speziell für Vorlagen
Denken Sie daran, dass dieses einfache Timesheet für Ihre Zwecke angepasst werden kann oder sogar zur Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter für bestimmte Arbeitsaufgaben verwendet werden kann.
Vorlagen für Zeiterfassung in Google Tabellen
Genau wie ein wöchentliches Arbeitszeitblatt können Sie eine Vorlage für ein tägliches, zweiwöchentliches oder sogar monatliches Google Tabellen-Timesheet erstellen.
Hier finden Sie einige kostenlose Vorlagen für Timesheets, die Sie nutzen können. Verwenden Sie sie so wie sie sind oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an:
1. Vorlage für tägliche Timesheets
Die Vorlage eignet sich für Fachleute, die jede Stunde des Tages für ein besseres Aufgabenmanagement nachverfolgen möchten. Dazu gehören Projektmanager, Berater und Freiberufler. Sie kann auch verwendet werden, um Aufgaben zu identifizieren, für die Sie weniger oder mehr Zeit aufwenden sollten. Mit dieser Vorlage erhalten Sie eine klare Sichtbarkeit Ihrer Zeit und Aufgaben und können bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Timesheets zur Abrechnung mit Clients verwenden.
Lesen Sie auch: Projektsteuerung: Wie man Projektsteuerung anwendet (mit Vorlagen)
2. Vorlage für wöchentliche Timesheets
Hier ist eine weitere Vorlage für die wöchentliche Zeiterfassung, die sich hervorragend für Fachleute eignet, um ihre Zeit effektiv zu verwalten. Damit können Sie die täglich für verschiedene Projekte aufgewendeten Stunden erfassen, zeitaufwändige Aufgaben identifizieren und Ihren Workflow optimieren.
Die Vorlage kann automatisch die Gesamtarbeitszeit und den Gesamtverdienst berechnen, wodurch der gesamte Rechnungsstellungsprozess optimiert und eine faire Vergütung gewährleistet wird.
3. Vorlage für monatliche Timesheets
Dieses monatliche Timesheet ist Ihre Vorlage für die Nachverfolgung der Arbeitsstunden im Laufe des Monats. Mit ihm können Sie ganz einfach Start- und Endzeiten erfassen. Sie können die Stunden weiter nach regulären Arbeitszeiten, Überstunden, Krankheit, Urlaub, Feiertagen und anderen Arten von Abwesenheiten kategorisieren.
Sie hilft Ihnen nicht nur bei der Berechnung der Gesamtarbeitszeit in jeder Kategorie, sondern enthält auch Abschnitte zur Ermittlung des Entgelts auf der Grundlage unterschiedlicher Stundensätze. Diese Funktionen machen die Vorlage unglaublich nützlich für die Schätzung der Gesamtarbeitszeit der Mitarbeiter, sodass Arbeitgeber ihre Arbeitskosten effektiv verwalten können.
Bonus: Darüber hinaus gibt es viele weitere fantastische Vorlagen für die Zeiterfassung, die Sie ausprobieren können!
Limits für die Zeiterfassung in Google Tabellen
Google Tabellen (oder sogar Google Kalender) sind möglicherweise nicht die ideale Lösung für alle Anforderungen an die Zeiterfassung, insbesondere wenn Ihre Anforderungen an Umfang und Komplexität zunehmen. Auch wenn Google Tabellen kostenlos und einfach zu bedienen sind, gibt es gewisse Einschränkungen:
Erfordert mühsamen manuellen Aufwand
Wenn Sie Google Tabellen verwenden, wissen Sie bereits, dass dies einen erheblichen manuellen Aufwand erfordert. Es ist zeitaufwändig, die Tabelle einzurichten, täglich Daten einzugeben und auf das richtige Format zu achten.
Für Fachleute, die bereits eine hohe Workload bewältigen müssen, kann diese Aufgabe zu einer Belastung werden und sie von wichtigen Arbeitsaufgaben abhalten. Ziehen Sie daher stattdessen die Verwendung einer speziellen Software zur Zeiterfassung in Betracht.
Anfällig für Fehler
Einer der größten Nachteile der Verwendung von Google Tabellen für die Zeiterfassung ist die Anfälligkeit für Fehler. Die manuelle Dateneingabe kann zu Fehlern wie falschen Zeiten oder Datumsangaben führen, die Ihr gesamtes Nachverfolgungssystem durcheinanderbringen können. Selbst einfache Tippfehler oder Fehler in Formeln können zu ungenauen Zeitberechnungen führen.
Mangelnde Transparenz
Wenn mehrere Personen auf das Timesheet zugreifen und es bearbeiten müssen, kann es zu Problemen mit der Transparenz kommen. Änderungen, die von einem Benutzer vorgenommen werden, sind für andere möglicherweise nicht sofort sichtbar (es sei denn, sie arbeiten in Echtzeit zusammen), was zu Missverständnissen und Datenabweichungen führen kann.
Außerdem gibt es keine Möglichkeit, die Richtigkeit der eingegebenen Daten zu überprüfen. An einem Arbeitstag gibt es oft mehrere Unterbrechungen, wie private Telefonate und Mittagspausen, sodass es schwierig ist, jede Arbeitsminute genau nachzuverfolgen.
Nicht geeignet für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern
Google Tabellen eignen sich zwar gut für Einzelpersonen oder kleine Teams, für größere Unternehmen sind sie jedoch nicht praktikabel. Je mehr Einträge und Formeln Sie eingeben, desto unübersichtlicher und komplexer wird die Tabelle. Daher kann die Zeiterfassung für Hunderte von Aufgaben Ihrer Mitarbeiter mit einem einfachen Tabellenformat chaotisch und einschränkend sein.
Erhöht die Komplexität aufgrund der Formel-Feature
Benutzer müssen mit der Erstellung und Fehlerbehebung von Formeln in Google Tabellen vertraut sein, um genaue Berechnungen zu gewährleisten. Für diejenigen, die mit den Funktionen von Tabellenkalkulationen nicht vertraut sind, kann dies zu Frustrationen und Fehlern führen und die Gesamteffizienz des Zeiterfassungsprozesses verringern.
Die beste Alternative zur Zeiterfassung in Google Tabellen
Wie wir bereits besprochen haben, kann die Zeiterfassung in Google Tabellen in vielerlei Hinsicht nachteilig sein. Es ist jedoch nicht Ihre einzige Option. Mehrere Alternativen zu Google Tabellen, wie ClickUp, können den Prozess der Zeiterfassung automatisieren, zu Ihrer täglichen Planungs-App werden, Sie bei der Projektdurchführung unterstützen und vieles mehr bieten.
ClickUp Features
ClickUp ist eine All-in-One-Lösung für das Projektmanagement, mit der Sie:
- Organisieren, priorisieren und verfolgen Sie Aufgaben mit ClickUp Aufgaben, um Projekte ohne Verzögerungen abzuschließen
- Erstellen und bearbeiten Sie Inhalte gemeinsam mit Kollegen in ClickUp Docs
- Schnellere Zusammenarbeit mit Kommunikationstools wie ClickUp Chat und ClickUp Comments
- Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben mit ClickUp Automatisierungen
- Arbeiten Sie zusammen, sammeln Sie Ideen und erstellen Sie mit ClickUp Whiteboards einen visuellen Plan
- Erstellen, verwalten und verfolgen Sie Ziele mit ClickUp Goals
- Visualisieren Sie Projekt-Workflows an einem einzigen Ort mit ClickUp Dashboards
- Erstellen Sie mit ClickUp Brain Projektzusammenfassungen und erhalten Sie Antworten aus Ihren Aufgaben und Dokumenten
Wenn es um Zeiterfassung geht, ist ClickUp Ihr Zeiterfassungstool, mit dem Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren und schneller und problemlos arbeiten können.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie Ihre Arbeitsprozesse weiter optimieren möchten, finden Sie hier einige vorgefertigte ClickUp-Vorlagen für das Projektmanagement, die Sie ausprobieren können!
Das Zeiterfassungstool von ClickUp
Mit dem ClickUp-Tool zur Zeiterfassung können Sie Ihren Workflow mit nur wenigen Klicks organisieren, analysieren und optimieren. In einem einzigen Dashboard vereinfacht es die Überwachung und Verwaltung Ihrer Arbeitszeiten. Sie können die Zeit für Aufgaben verfolgen, Schätzungen für Ergebnisse festlegen und umfassende Berichte über Ihre aufgewendete Zeit anzeigen.
Hier sind die wichtigsten Features des ClickUp-Tools zur Zeiterfassung:
- Unterstützung mehrerer Geräte: Verfolgen Sie Ihre Zeit mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung von ClickUp auf Ihrem Mobilgerät, Desktop oder Webbrowser
- Integrationen: Synchronisieren Sie die mit anderen beliebten Apps wie Toggl, Harvest und Everhour erfasste Zeit direkt in ClickUp, sodass alle Ihre Daten an einem Ort gespeichert sind
- Notizen und Beschreibungen: Fügen Sie Ihren Zeiteinträgen detaillierte Notizen hinzu und kategorisieren Sie sie mit Beschreibungen, um sie besser zu organisieren und später leichter wiederzufinden
- Globale Zeiterfassung: Starten oder stoppen Sie die Zeiterfassung auf jedem Gerät und wechseln Sie sogar zwischen Aufgaben mit dem globalen Timer
- Abrechnungsfähige Zeit: Markieren Sie bestimmte Zeiteinträge als abrechnungsfähig, um die Rechnungsstellung und Spesenabrechnung zu optimieren
- Sortieren und Filtern: Sortieren Sie Aufgaben ganz einfach nach aufgewendeter Zeit und filtern Sie Zeiteinträge nach Datum, Status, Priorität, Tags und mehr
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Projekt mit mehreren Teammitgliedern und Aufgaben. Mit dem ClickUp-Tool zur Zeiterfassung können Sie mithilfe des globalen Timers auf den Geräten der Teammitglieder überwachen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für die ihm zugewiesenen Aufgaben aufwendet.
Am Ende der Woche können Sie einen Bericht erstellen, um eine Aufschlüsselung der für jede Aufgabe aufgewendeten Stunden zu sehen, Engpässe zu identifizieren und sicherzustellen, dass die abrechnungsfähigen Stunden für die Rechnungsstellung korrekt erfasst werden.
💡Profi-Tipp: Holen Sie vor der Zeiterfassung die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter ein. Sie können ihnen mitteilen, dass die Aktivität ausschließlich dazu dient, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu messen. Dies trägt dazu bei, Vertrauen unter Ihren Mitarbeitern aufzubauen und zu verhindern, dass die Maßnahme als Eingriff in die Privatsphäre empfunden wird. Transparenz und offene Kommunikation sind die Schlüssel zu einer effektiven Zeiterfassung.
Darüber hinaus können Sie mit dem ClickUp-Tool zur Zeiterfassung Ihre erfasste Zeit nach Tag, Woche, Monat oder einem beliebigen benutzerdefinierten Bereich mit detaillierten Stundenzetteln anzeigen. Diese Blätter bieten eine detaillierte Ansicht einzelner Aufgaben und Zeiteinträge und zeigen die nach Daten gruppierten Gesamtzeiten an.
Es dient als Zeitmanagement-Tool, da Sie damit auch Ihre Zeit schätzen und planen können, indem Sie die erfasste Zeit mit den Schätzungen vergleichen. Darüber hinaus können Sie die verbleibende Zeit für die Aufgaben jeder Person sehen und so feststellen, ob Sie im Zeitplan liegen, um Ihre Ziele zu erreichen.
ClickUp Services Vorlage für Timesheets
Um Ihre Zeiterfassung zu verbessern, können Sie auch die Timesheet-Vorlage von ClickUp Services verwenden. Sie unterstützt viele dienstleistungsorientierte Teams, die ihre Arbeitszeiten wöchentlich erfassen. ClickUp ist reich an Features und leicht anpassbar, wodurch es sich ideal für Teams eignet, die Zeit, Kosten und Ressourcen für jeden von ihnen angebotenen Dienst überwachen müssen
Die ClickUp-Vorlage für Dienstleistungs-Timesheets enthält folgende Features:
- Benutzerdefinierte Status zur Nachverfolgung des Timesheet-Status mit Beschreibungen wie "Genehmigt", "Muss überprüft werden", "In Überprüfung" und "Zu überprüfen"
- Benutzerdefinierte Ansichten für den Zugriff auf verschiedene Ansichten wie Erste Schritte, Wöchentliche Aufschlüsselung, Monatliche Aufschlüsselung, Mitarbeiterübersicht und Tägliches Timesheet-Protokoll
- Benutzerdefinierte Felder zur Verwendung von Attributen wie Gesamtbezahlung, bezahlte Urlaubsstunden, bezahlte Krankheitsstunden, Stundenlohn und Signatur des Mitarbeiters
- Projektmanagement-Funktionen zur Verbesserung von Abhängigkeitswarnungen, Nachverfolgung von Team-Services mit Tags und Benachrichtigungen per E-Mail
Mit dieser Vorlage für das Zeitmanagement können Sie Servicezeiten und abrechnungsfähige Zeiten an einem Ort erfassen, die Ressourcennutzung projektübergreifend einsehen und die Ressourcenzuweisung einfach verwalten. Außerdem enthält sie Diagramme und Grafiken zur Visualisierung Ihrer Fortschritte und lässt sich für eine reibungslose Rechnungsstellung und Nachverfolgung von Zahlungen in Apps wie Stripe und PayPal integrieren.
Bonus: Wenn Sie alle Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter verfolgen und deren Workload besser verwalten möchten, sollten Sie eine Mitarbeiterüberwachungssoftware zur Optimierung von Workflows in Betracht ziehen.
Starten Sie mit ClickUp und verlieren Sie nie wieder den Überblick über Ihre Zeit!
ClickUp eignet sich perfekt für die Zeiterfassung aller Ihrer Bedürfnisse, egal ob für persönliche Aufgaben, freiberufliche Projekte oder abrechnungsfähige Dienstleistungen von Mitarbeitern. Google Tabellen ist zwar kostenlos und einfach, verfügt jedoch nicht über die umfangreichen Funktionen, die ClickUp bietet.
ClickUp verfügt über umfassende Zeiterfassungsfunktionen, die Ihre Arbeitsprozesse optimieren, Ihr Geschäft skalieren und Ihren Erfolg vorantreiben.
Von der Verwaltung persönlicher Aufgaben bis hin zur Abwicklung komplexer freiberuflicher oder angestellter Tätigkeiten macht ClickUp die Zeiterfassung nahtlos und effizient.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und automatisieren Sie die Zeiterfassung mit Leichtigkeit!