Megan Thompson, Senior Executive Assistant des CTO bei einem B2B-KI-Startup der Serie A, wurde von ihrem Vorgesetzten beauftragt, neben ihren regulären Aufgaben die wichtige "Cloud Integration Initiative" zu leiten.
Anfangs war Megan von dem Umfang des 2,5-Millionen-Dollar-Projekts eingeschüchtert, doch sie nutzte ihr Fachwissen im Bereich Kollaborationssoftware, um zweiwöchentliche funktionsübergreifende Meetings zu organisieren, sieben gleichzeitige Termine zu verfolgen und die Abstimmung zwischen einem vielfältigen Team von 25 Mitgliedern aus den Bereichen Engineering, Produktentwicklung und Marketing sicherzustellen.
Während sie weiterhin ihre täglichen Aufgaben, darunter komplexe Reisevorbereitungen und Investor Relations, wahrnahm, steuerte Megan das Projekt erfolgreich und termingerecht zum Abschluss.
Executive Assistants wie Megan sind weit mehr als Kalendermanager oder Gatekeeper – sie sind die stillen Helden des Projektmanagements und sorgen hinter den Kulissen für operative Exzellenz.
Denken Sie über Ihre eigene Rolle nach. Wahrscheinlich nutzen Sie täglich Schlüsselmodelle und -methoden des Projektmanagements, von der Erstellung von Roadmaps und Gantt-Diagrammen für Ereignisse bis hin zur Durchführung von Stakeholder-Analysen und der Verwaltung von Risikoregistern. Sie fungieren als Bindeglied zwischen den Abteilungen, weisen Ressourcen effizient zu und tragen direkt zur Steigerung der Produktivität bei.
Sind das nicht die Kernkompetenzen eines Projektmanagers?
Wenn Sie sich wie Megan von dem wachsenden Umfang Ihrer Aufgaben überfordert fühlen, können Sie sicher sein, dass Sie nicht allein sind. Dieser Leitfaden vermittelt Ihnen bewährte Strategien, mit denen Sie Projektmanagement nahtlos in Ihre Rolle als EA integrieren können.
Die Rolle von Führungsassistenten im Projektmanagement
Die Harvard Business Review bezeichnet EAs, die für Führungskräfte der obersten Ebene arbeiten, als "die rechten Hände der Führungskräfte, das Rückgrat der Unternehmen und das Gesicht der Unternehmenskultur. Sie sind die Augen, Ohren und der Klebstoff der Organisation. "
EAs sind dafür verantwortlich, dass der Unternehmensbetrieb wie am Schnürchen läuft. Von der Buchung regelmäßiger Team-Mittagessen bis hin zur Abwicklung komplexer einmaliger Projekte wie der Einführung einer neuen Produktlinie – sie erledigen alles, um allen das Leben zu erleichtern. Sie sind das notwendige Bindeglied zwischen strategischen Absichten und der praktischen Projektumsetzung.
Warum Executive Assistants als Experten für Projektmanagement gelten
Die unübertroffene Organisation, das Zeitmanagement, die Problemlösungsfähigkeiten, die Kommunikationsfähigkeiten und die Kenntnisse der Projektmanagement-Grundsätze machen EAs zu erstklassigen Projektmanagern. Hier sind die Gründe, warum Executive Assistants gut in die Rolle des Projektmanagements passen:
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten: Organisation ist das Rückgrat der Projektkoordination, und EAs sind darin hervorragend. Beispiele hierfür sind die Verwaltung komplexer Zeitpläne, die Priorisierung dringender und wichtiger Aufgaben und die Sicherstellung, dass alle Rädchen im Getriebe des Unternehmens wie vorgesehen laufen. Dies sind nur einige der organisatorischen Kernkompetenzen, über die jeder Executive Assistant verfügen sollte.
- Multitasking-Fähigkeiten: Die gleichzeitige Verwaltung einer Vielzahl von Vorgängen ist für einen Projektmanager unvermeidlich, und EAs sind versiert darin, zwischen verschiedenen Aufgaben zu jonglieren. Ein Beispiel: In einer Minute bereiten Sie eine bevorstehende Board-Präsentation vor, und in der nächsten koordinieren Sie die Verfügbarkeit Ihres geschäftsführenden Partners
- Ressourcenmanagement: Die Logistik ist eine weitere Aufgabe eines Executive Assistants, die sich mit der eines Projektmanagers überschneidet. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von Unternehmensressourcen wie Projektbudgets, Technologien, Tools, Personal, externen Lieferanten, Dokumentation oder Reisevorbereitungen
Wesentliche Fähigkeiten für Führungsassistenten im Projektmanagement
EAs benötigen vielfältige Fähigkeiten für ein effektives Projektmanagement. Hier sind einige der wichtigsten:
- Problemlösung: EAs müssen in der Lage sein, Probleme schnell zu erkennen und zu lösen. Sie müssen schnell denken und Lösungen finden können, sei es für kurzfristige Absagen von Referenten oder unvorhergesehene Verzögerungen, die die Projektkosten und Zeitleisten in die Höhe treiben
- Zeitmanagement: EAs müssen sicherstellen, dass wichtige Projekttermine eingehalten werden, auch wenn die tägliche Koordination, einschließlich der Planung von Meetings, der Festlegung von Terminen und der Sicherstellung, dass alle über die Termine informiert sind, den größten Teil ihres Tages in Anspruch nimmt
- Strategisches Denken: Die Organisation der Aufgaben des Teams in Synchronisierung mit den strategischen Gesamtzielen ist ebenfalls eine der Kernkompetenzen, die EAs benötigen. Ein Beispiel: Ein EA stimmt eine Unternehmenskonferenz auf die Ziele des Projektmanagements des Unternehmens ab, indem er Branchenführer einlädt, sich auf neue Trends konzentriert, wichtige Stakeholder als Einzelziele anspricht und die Ausrichtung auf strategische Themen sicherstellt, um die Marktpositionierung zu stärken
Tägliche Durchführung der Projektmanagement-Phasen durch Executive Assistants
Der Lebenszyklus eines Projektmanagements umfasst fünf verschiedene Phasen: Planung, Initiierung, Ausführung, Leistungsnachverfolgung und Überprüfung. Aufgrund der Natur ihrer Arbeit stehen Executive Assistants in jeder Phase eines wichtigen Projekts mit Rat und Tat zur Seite.
Hier ein Einblick in den Tagesablauf einer Assistentin der Geschäftsleitung, die diese Phasen verwaltet:
- Vormittags: Überprüfung des Fortschritts der Aufgaben und Aktualisierung des Projektmanagement-Tools. Planung und Teilnahme an einem Meeting mit dem Projektteam, um Probleme zu besprechen und vorausschauend zu planen
- *mittag: Kontakt und Abstimmung mit externen Anbietern, um sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig verläuft
- Nachmittag: Probleme identifizieren und an das Team weiterleiten sowie ein Stakeholder-Meeting vorbereiten, um den Fortschritt des Projekts und die Meilensteine zu überprüfen
- Am Ende des Tages: Überprüfung und Aktualisierung der Projekt-Zeitleisten auf Grundlage der Fortschritte des Tages
Auch wenn es sich hierbei um alltägliche Aufgaben handelt, ist es ratsam, die Phasen des Projektmanagements genauer zu verstehen, um die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten, die auf Sie zukommen, besser zu begreifen.
Die Phasen des Projektmanagements für Führungsassistenten
Das können Sie als EA in jeder Phase eines erfolgreichen Projektmanagements erwarten:
1. Planung
Die Planungsphase umfasst die Entwicklung einer Zeitleiste für das Projekt. Ein narrensicherer Projektplan berücksichtigt den Ressourcenbedarf und legt fest, wie und wann die Kommunikation mit den Stakeholdern erfolgen soll.
Ein EA plant beispielsweise die Einführung einer neuen Software, indem er ein Budget zuweist, Schulungssitzungen koordiniert, Systemaktualisierungen plant, Lieferantenverträge verwaltet und die Kommunikation mit den Stakeholdern sicherstellt, um eine reibungslose und effektive Implementierung zu gewährleisten.
2. Initiierung
Wenn Sie sich ein vollständiges Bild von den Zielen des Projekts gemacht haben, besteht Ihre nächste Aufgabe darin, das gesamte Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Jetzt ist es an der Zeit, Fristen festzulegen und verschiedene Meilensteine für das Projekt zu definieren.
Durch diese Aufschlüsselung sind alle Mitglieder Ihres Teams über ihre Verantwortlichkeiten und Zeitpläne informiert, und Sie können Ihre Aufgabenliste besser verwalten.
Konzentrieren Sie sich beispielsweise auf die Festlegung wichtiger Meilensteine wie den Abschluss der Anforderungsanalyse, die Fertigstellung der Benutzerschulungen und die Durchführung erfolgreicher Testläufe, um sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig verläuft.
3. Umsetzung
Die Ausführungsphase beginnt, wenn das Team offiziell in den Arbeitsmodus wechselt und seine Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitleisten klar versteht.
In dieser Phase besteht die einzige Aufgabe eines EA darin, sicherzustellen, dass das Team über alle erforderlichen Ressourcen verfügt.
Am Tag der Einführung beispielsweise verwaltet der EA den Übergang und bietet Support und Fehlerbehebung in Echtzeit, um eine reibungslose Bereitstellung mit minimalen Unterbrechungen zu gewährleisten.
4. Überwachung und Nachverfolgung der Leistung
Die Nachverfolgung von Fortschritten, die Berichterstellung und das Änderungsmanagement sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
Beispielsweise stellt der EA während der Einführung anhand wöchentlicher Benutzer-Feedbacks und Leistungsberichte erhebliche Probleme bei der Funktionalität der neuen Software fest. Der EA erkennt die Dringlichkeit, organisiert ein Notfall-Meeting mit dem Entwicklungsteam, priorisiert die kritischen Fehlerbehebungen und plant zusätzliche Testsitzungen.
Durch dieses schnelle Handeln konnten die Probleme vor dem vollständigen Start behoben werden, sodass das Projekt planmäßig fortgesetzt werden konnte und die Erwartungen der Benutzer erfüllt wurden.
5. Bewertung
Die letzte Phase des Prozesses besteht darin, das Gelernte aus dem Projekt zu überprüfen, daraus zu lernen und es in Zukunft anzuwenden. Reflexion kann Ihnen helfen, einen besseren Kurs für Ihr nächstes Projekt zu wählen und die Stärken und Grenzen Ihres Teams zu verstehen.
Laut dem jüngsten Talent Gap Report des PMI werden bis 2030 jährlich rund 2,3 Millionen Menschen benötigt, um Positionen im Bereich Projektmanagement zu besetzen.
Das macht Projektmanagement zu einem vielversprechenden Berufsfeld. Sehen wir uns also an, welche Bildungsvoraussetzungen dafür erforderlich sind.
Der Wechsel von der Assistentin der Geschäftsleitung zur Projektmanagerin
Auch wenn sich die Fähigkeiten der beiden Rollen überschneiden, können Schulungen, Weiterbildungen und Zertifizierungen Ihnen helfen, Ihre Ziele schneller zu erreichen und den Übergang reibungsloser zu gestalten.
Beispiel: Michael war Assistent der Geschäftsleitung in einer Marketingfirma, wo er die Termine der Führungskräfte verwaltete, Marketingkampagnen koordinierte, die Beziehungen zu Lieferanten pflegte und die Planung von Ereignissen überwachte. Er wollte zum Projektmanager im Marketing wechseln.
Er schloss eine Zertifizierung zum Project Management Professional (PMP) ab, um formale Kenntnisse im Projektmanagement zu erwerben. Mit dieser neuen Zertifizierung und seiner Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung im Marketing wurde er als Marketingmanager im selben Unternehmen eingestellt.
Ein Benutzer von Fishbowl teilte seine Erfahrungen beim Wechsel von einer EA- zu einer Compliance-Manager-Rolle. Er hob die außergewöhnlichen Qualitäten hervor, die EAs besitzen und die im Projektmanagement von großem Wert sind, wie z. B. das Notieren der vielen bearbeiteten Projekte und die Bitte, an Projektmanagementkursen teilzunehmen, um sich besser auf den Markt vorzubereiten.
Ein anderer Benutzer erwähnte, dass er zwei Jahre Erfahrung als Programmkoordinator hatte, was ihm beim Wechsel vom EA half.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Ihren Übergang reibungslos gestalten können.
Notwendige Schulungen und Weiterbildungen
Formale Schulungen und Weiterbildungen können den Umgang mit realen Projektsituationen erleichtern. Hier sind Ihre Optionen:
Zertifizierungen im Projektmanagement
- Projektmanagement-Fachkraft (PMP)
- Zertifizierte Mitarbeiterin im Projektmanagement (CAPM)
- Agile-Zertifizierungen
Kurse und Abschlüsse im Bereich Projektmanagement
- Kurzfristige Online-Kurse zum Thema Projektmanagement an Universitäten oder Business Schools
- Fortgeschrittene Programme wie Master in Projektmanagement (MPM) oder MBA mit Spezialisierung auf Projektmanagement
On-the-Job-Training und Erfahrung
- Shadowing und Mentoring zum Erlernen von Projektmanagement-Fähigkeiten
- Kleine Projekte als Freiwillige, um praktische Erfahrungen zu sammeln (eine großartige Möglichkeit, Soft Skills aufzubauen)
Technische Tools
- Kenntnisse in Projektmanagement-Tools wie ClickUp
Empfohlene Zertifizierungen
Hier ist eine Liste mit einigen Kursen, Abschlüssen und Tools, die Ihnen den Einstieg erleichtern können:
- PMP und CAPM vom Project Management Institute (PMI)
- Kurzzeitkurse von Online-Plattformen wie LinkedIn Learning
- Weiterbildungsprogramme für Führungskräfte im Bereich Projektmanagement, angeboten von Institutionen wie Harvard und Stanford
- Erlernen der Feinheiten der Verwendung von ClickUp als Projektmanagement-Tool und Erkunden der Features über die ClickUp University
Lesen Sie auch: Ein Tag im Leben eines Projektmanagers: Schlussfolgerungen aus dem Chaos ziehen
Tools für Führungskräfte im Projektmanagement
Was erwarten Sie als Assistent/in der Geschäftsleitung von einem Tool für Assistenten, abgesehen von Features für Aufgaben-, Zeit-, Dokumenten-, Projekt- und Spesenmanagement? ClickUp bietet Ihnen alles!
ClickUp ist die "App für alles, was mit Arbeit zu tun hat". Sie bietet eine einfache und gut verwaltete Lösung für alle Probleme des Projektmanagements in Unternehmen an einem Ort, um Zeit zu sparen und mehr zu erledigen.
Mit der Software können Sie Ihre Aufgaben organisieren, planen, delegieren, ausführen und nachverfolgen. Die integrierten Kommunikationstools verbessern die Zusammenarbeit im Team. Darüber hinaus eignen sich die anpassbaren Berichte und Dashboards hervorragend zur Überprüfung und zum Verständnis der individuellen und kollektiven Leistung, um in Zukunft noch besser zu werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Führungsassistenten ClickUp nutzen können
So können die meisten Führungsassistenten ClickUp Schritt für Schritt nutzen, um ihre Rollen und Aufgaben zu erfüllen:
- Anmelden: Melden Sie sich bei ClickUp an und erstellen Sie einen Workspace für Ihr Team
- Ordner und Listen: Innerhalb Ihres Workspace können Sie Spaces für jede Abteilung erstellen, mit der Sie zu tun haben. Innerhalb der Spaces können Sie Ordner für jedes Projekt oder jede Initiative erstellen. Erstellen Sie nun innerhalb dieses Ordners eine Liste aller Aufgaben, die zur Erreichung des Ziels erforderlich sind
- Aufgaben und Unteraufgaben erstellen: Fügen Sie in jeder Liste Aufgaben hinzu und unterteilen Sie diese bei Bedarf in Unteraufgaben. Ein Beispiel: Eine Ihrer Aufgaben könnte die Buchung eines Veranstaltungsortes für ein Ereignis sein, wobei die Unteraufgaben die Recherche nach Veranstaltungsorten und die Kontaktaufnahme mit Anbietern umfassen
- Tags und benutzerdefinierte Felder hinzufügen: Erstellen Sie ClickUp-Tags wie "Dringend" oder "Client-Beteiligung", um Aufgaben zu kategorisieren und zu filtern. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, das weitere Details zur Aufgabe enthält, wie z. B. das Budget oder die Priorität
- Aufgaben zuweisen: Weisen Sie Ihrem Team Aufgaben und Unteraufgaben zu und legen Sie Fälligkeitsdaten direkt in ClickUp fest
- Nachverfolgung und Berichterstellung: Verwenden Sie die Projekt-Zeiterfassungsfunktion von ClickUp, um die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu erfassen und Berichte zur Analyse des Fortschritts des Teams zu erstellen
- Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie den Fortschritt des Projekts anhand von über 15 benutzerdefinierten Ansichten, wie z. B. der Gantt-Diagramm-Ansicht oder der Board-Ansicht von ClickUp
ClickUp ist nicht nur für die Rollen und Aufgaben von Assistenten der Geschäftsleitung nützlich, sondern kann auch bei fortgeschrittenem Projektmanagement helfen. Sehen wir uns die wichtigsten Vorteile als Projektmanagement-Software an .
Schlüssel-Features und Vorteile der Verwendung von ClickUp für das Projektmanagement
ClickUp bringt Ihr Team durch vernetzte Workflows näher zusammen und sorgt mit Ansichten und Benachrichtigungen dafür, dass Sie alle Termine im Blick behalten. Und das Beste daran? Es bietet eine vollständig anpassbare Projektmanagement-Lösung für jedes Team – vom Marketing über den Vertrieb bis hin zu Personalwesen und Betrieb.
Projekt-KPIs einfach überwachen
Zunächst benötigen Sie ein vollständiges Bild Ihres Projekts. ClickUp Dashboards bieten eine übersichtliche Ansicht der wichtigsten Projektmetriken und Fortschritte. Verwenden Sie sie für:
- Projektleistung nachverfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren
- Sorgen Sie dafür, dass Teams während der gesamten Zeitleiste des Projekts organisiert bleiben und ihre Aufgaben erfüllen
- Stakeholder schnell auf wichtige Projektdaten zugreifen lassen
- Visualisieren Sie den Fortschritt von Projekten mithilfe anpassbarer Diagramme und Grafiken
- Zentralisierung der Kommunikation und Problemlösung für das Projekt über Chat-Features
Vereinfachen Sie die Aufgabenverwaltung
Erstellen Sie ClickUp-Aufgaben und Unteraufgaben, um Ihr Projekt in überschaubare kleinere Einheiten zu unterteilen. Mit diesem Tool können Sie verschiedene Aufgabentypen erstellen, den Aufgabenstatus anpassen, Prioritäten festlegen, mit benutzerdefinierten Feldern mehr Kontext erhalten und sogar Aufgaben miteinander verknüpfen.
Delegieren Sie viel Arbeit an KI und Automatisierung
Darüber hinaus sind Projektmanagement und KI eine außergewöhnliche Kombination.
ClickUp Brain ermöglicht Ihnen, alle Ihre Projektmanagement-Vorgänge zu beschleunigen, indem es automatisch Unteraufgaben auf der Grundlage von Aufgabenbeschreibungen generiert, tägliche und wöchentliche Standup-Updates asynchron freigibt und Kommentar-Threads zusammenfasst. Es ist, als hätten Sie einen unsichtbaren Copiloten, der Ihnen die Arbeit abnimmt, sozusagen einen Assistenten für Ihren Assistenten.
Sie können es mit ClickUp Docs verwenden, um einen Projektbericht zu erstellen, Zusammenfassungen zu entwerfen, wichtige Vorschläge auszuarbeiten und sogar Ideen zur Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Arbeit zu sammeln.
Um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren, können Sie mit ClickUp Automations wiederkehrende Aufgaben wie die Zuweisung von Aufgaben, das Versenden von Benachrichtigungen und die Aktualisierung von Status automatisieren. Die Möglichkeit, Automatisierungen einfach zu erstellen und anzupassen, ermöglicht es Projektmanagern, ihre Prozesse zu optimieren und sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.
Fortschritte mühelos nachverfolgen
Mit ClickUp können Sie ganz einfach Prioritäten setzen und planen und erhalten dank verschiedener Ansichten einen Überblick über alle Ihre Projekte und Aufgaben. Es bietet mehr als 15 vollständig anpassbare ClickUp-Ansichten, mit denen Sie alles nach Ihren Wünschen verwalten können. Es gibt grundlegende Ansichten wie Liste, Board und Kalender sowie erweiterte Ansichten wie Gantt-Diagramm, Tabelle, Zeitleiste, Arbeitslast, Box, Aktivität und Mindmap.
Neben der Nachverfolgung des Fortschritts über Ansichten können Sie mit ClickUp Goals alle Ihre Ziele an einem Ort verwalten. Sie können gleichzeitig Aufgaben-Ziele, Nummern-Ziele, Fortschritts-Rollups, Wahr/Falsch-Ziele und Budget-Ziele festlegen.
Das Beste daran? ClickUp arbeitet nicht isoliert, was bedeutet, dass Sie und Ihr Team ClickUp mit über 1000 Tools wie Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive und Dropbox integrieren können, um einen reibungsloseren Workflow zu gewährleisten
Workflows als Vorlagen
Sie haben keine Zeit, manuell ein Kontrollzentrum für Ihr gesamtes Projekt einzurichten?
Starten Sie sofort mit der ClickUp-Vorlage für Projektmanagement, die Ihre Projektabläufe von Anfang bis Ende unterstützt.
So kann Ihnen diese Vorlage helfen:
- Erstellen, zuweisen und verfolgen Sie verschiedene Aufgaben innerhalb eines Projekts, damit alle auf dem gleichen Stand sind
- Passen Sie die Vorlage an Ihre Workflows und Anforderungen an, je nach Art des jeweiligen Projekts
- Analysieren Sie den Fortschritt von Aufgaben auf einen Blick mit verschiedenen Ansichten und Zielverfolgung
- Verwenden Sie Tags und Filter, um Aufgaben zu organisieren und zu trennen basierend auf der Liste der Prioritäten
Unternehmen weltweit haben ClickUp als die effektivste Methode gefunden, um ihre Projekte zu organisieren und ihre ehrgeizigen Ziele zu erreichen.
Auf die Frage, wie ClickUp zur Erreichung der Ziele beiträgt, antwortet das Unternehmen People Piece:
Seit wir ClickUp verwenden, haben wir viel mehr Sichtbarkeit in unserem Unternehmen darüber, woran wir arbeiten und welchen Status die einzelnen Aufgaben haben. All dies hilft uns, auf Kurs zu bleiben und unsere Projekte termingerecht abzuschließen. Wir sind uns alle einig, dass dies bei weitem die beste Lösung für unsere Anforderungen im Projektmanagement ist, und wir haben schon viele Tools ausprobiert!
Seit wir ClickUp verwenden, haben wir viel mehr Sichtbarkeit in unserem Unternehmen darüber, woran wir arbeiten und welchen Status die einzelnen Aufgaben haben. All dies hilft uns, den Überblick zu behalten und unsere Projekte termingerecht abzuschließen. Wir sind uns alle einig, dass dies bei weitem die beste Lösung für unsere Projektmanagement-Anforderungen ist, und wir haben schon viele Tools ausprobiert!
Herausforderungen und Tipps für Führungsassistenten im Projektmanagement
Obwohl sich die beiden Rollen überschneiden, stehen EAs vor bestimmten Herausforderungen im Projektmanagement, die es zu verstehen gilt.
Hier sind die häufigsten:
Mehrere Aufgaben unter einen Hut bringen
EAs, die im Projektmanagement arbeiten, müssen oft administrative Aufgaben und Aufgaben des Projektmanagements unter einen Hut bringen. Das Ergebnis ist, dass das Zeitmanagement und die Balance zwischen den verschiedenen Aufgaben eine Herausforderung darstellen können.
Tipp: Richten Sie regelmäßige Check-ins ein, aktualisieren Sie Systeme und verwenden Sie Frameworks wie die Eisenhower-Matrix , um Aufgaben zu priorisieren und sich nicht überfordert zu fühlen.
Umgang mit Stress und Konflikten
Der Umgang mit engen Terminen, hohen Erwartungen und unvorhersehbaren Situationen kann schwierig sein. Das kann zu Ängsten führen und manchmal sogar Konflikte auslösen.
Tipp: Machen Sie Pausen, üben Sie Achtsamkeit, wenden Sie Entspannungstechniken an und arbeiten Sie transparent, um Stress und Konflikte zu minimieren.
Veränderungsmanagement
Die Anpassung und Neuanpassung von Projektplänen kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn mehrere Stakeholder beteiligt sind. Diese kurzfristigen Anpassungen können den Arbeitsaufwand für EAs erheblich erhöhen.
Tipp: Halten Sie immer einen Notfallplan bereit, um einen strukturierten Plan umzusetzen und Veränderungen effektiv zu bewältigen.
Schauen wir uns zum Schluss noch einige Strategien an, wie Sie beide Rollen gleichzeitig ausfüllen und als Projektmanager Erfolg haben können.
Strategien zur Bewältigung von Herausforderungen als Assistentin der Geschäftsleitung
- Vorausdenken: Halten Sie immer einen Backup-Plan bereit, damit Sie das Projekt trotz aller Herausforderungen mühelos bewältigen können
- Arbeiten Sie mit anderen zusammen: Versuchen Sie nicht, alles alleine zu erledigen – nutzen Sie die Stärken Ihres Teams und delegieren Sie Aufgaben, um das Projekt zum Erfolg zu führen
- Nutzen Sie Technologie: Setzen Sie auf Technologie, um alltägliche Aufgaben zu automatisieren und zu beschleunigen und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten
Denken Sie auch immer daran, dass Fähigkeiten wie schnelle Problemlösung, Leseverständnis und klare Kommunikation Ihnen helfen können, sich als EA in der Rolle eines Projektmanagers zu profilieren.
Es ist auch wichtig, Projektdokumente und Pläne genau zu interpretieren, damit Sie bessere Entscheidungen treffen und Projekte erfolgreich durchführen können.
Projektmanagement für Führungskräfteassistenten mit ClickUp
Ein dreigliedriger Ansatz aus Ausbildung (zur Entwicklung sowohl harter als auch weicher Fähigkeiten), praktischer Erfahrung und Berufserfahrung als Assistentin der Geschäftsleitung erleichtert den Einstieg in die Rolle einer Projektmanagerin.
Die Vorlagen für das Projektmanagement und die professionellen Verwaltungslösungen von ClickUp vereinfachen Ihre Rolle in beiden Bereichen. Die Möglichkeit, vernetzte Workflows zu erstellen, die Transparenz bei der Zielerreichung zu erhöhen und die Zuweisungen zu vereinfachen, macht ClickUp zu einer unschätzbaren Lösung für das Projektmanagement.
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