Unverzichtbare Onboarding-Dokumente zur Gewährleistung einer reibungslosen Integration neuer Mitarbeiter

Der Onboarding-Prozess kann über den Erfolg eines neuen Mitarbeiters in seiner Rolle entscheiden.

In seinem 2023 Forschung das Beratungsunternehmen Korn Ferry befragte Mitarbeiter, die ihren Arbeitsplatz innerhalb von sechs bis zwölf Monaten kündigten. Als Gründe für ihre Entscheidung erwähnten die Befragten Faktoren wie das Gefühl, von der Unternehmenskultur abgekoppelt zu sein, und eine schlechte Einarbeitungszeit.

Onboarding-Dokumente können Ihnen helfen, vom ersten Tag an gründlich und transparent mit Ihren neuen Mitarbeitern umzugehen. Neben den obligatorischen steuerlichen Formularen und Arbeitsverträgen gibt es noch viele andere hilfreiche Dokumente, die Sie bei der Einstellung berücksichtigen sollten. Wenn sie sorgfältig vorbereitet und organisiert sind, können sie den Mitarbeitern helfen, sich mühelos in der neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden. 🧭

In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Arten von Dokumenten ein, die Sie in Ihren Onboarding-Prozess einbeziehen sollten, von rechtlichen und steuerlichen Formularen bis hin zu Organigrammen, Prozesshandbüchern und Vertraulichkeitsvereinbarungen. Außerdem stellen wir eine umfassende Plattform für Produktivität und Projektmanagement vor, mit der das Erstellen und Organisieren von Onboarding-Papieren ein Kinderspiel ist.

Bedeutung von Onboarding-Dokumenten für Mitarbeiter

Ähnlich wie client-Einführung onboarding ist der Prozess der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Er hilft dem Mitarbeiter bei der Vorbereitung auf die Arbeit und führt ihn in die Unternehmenskultur ein.

Ein reibungsloser onboarding-Prozess für Mitarbeiter kann die Motivation, Produktivität und Arbeitszufriedenheit steigern. Darüber hinaus haben Unternehmen mit gut durchdachten Onboarding-Prozessen in der Regel eine niedrigere Fluktuationsrate.

Die Dokumentation spielt eine entscheidende Rolle im Onboarding-Prozess. Sie wird in der Regel von einem personalabteilung (HR) spezialist, Manager oder der Eigentümer des Geschäfts.

Onboarding-Dokumente sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern können auch die Integration effizienter gestalten. Sie helfen dem Mitarbeiter, das Unternehmen und seine Rolle schnell und einfach kennenzulernen, und unterstützen ihn während und nach dem Onboarding. 📃

Rechtliche und steuerliche Onboarding-Dokumente

Die rechtlichen Formulare sollten auf Ihrer Liste der Einstellungsunterlagen für neue Mitarbeiter an erster Stelle stehen. Schließen Sie sie innerhalb weniger Tage nach dem Startdatum des Mitarbeiters ab, um rechtliche Probleme und Geldstrafen zu vermeiden.

W-4 Formular

Der Arbeitnehmer muss ein Formular für die Bundeseinkommenssteuer namens W-4 abschließen. Zu erledigen ist die Angabe des Status des Steuereinbehalts, der sich auf Beiträge wie Sozialversicherung und Medicare auswirkt.

Das Formular W-4 informiert die Bundessteuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) darüber, wie viel von der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters abgezogen werden soll. Es teilt Ihnen auch mit, wie Sie den versteuerten Betrag aufteilen sollen. 💵

Überprüfen Sie vor jedem Gehaltsscheck das aktuelle Formular W-4, um sicherzustellen, dass es mit den Angaben des Mitarbeiters übereinstimmt. Außerdem sollten Sie die Steuerunterlagen aller Mitarbeiter mindestens vier Jahre lang aufbewahren, nachdem der letzte Steuerbetrag fällig oder bezahlt wurde (je nachdem, was später eintritt).

Staatliches W-4 Steuerformular

Die meisten Staaten erheben eine Einkommensteuer. In den folgenden neun müssen Ihre neuen Mitarbeiter außerdem eine Bescheinigung über den Steuereinbehalt ausfüllen:

1. Alaska
2. Florida
3. Nevada
4. New Hampshire
5. South Dakota
6. Tennessee
7. Texas
8. Washington
9. Wyoming

I-9 Formular und Dokumentation über die Berechtigung zur Arbeit

Das Formular I-9 bestätigt die Berechtigung des neuen Mitarbeiters zur Arbeit in den USA, die von seiner Staatsangehörigkeit, seinem Wohnsitz, seinem Visum und seinem Status bei der Einwanderung abhängt.

Der Mitarbeiter muss das Formular abschließen und innerhalb von drei Tagen nach seinem Startdatum an Sie zurücksenden.

Außerdem muss er Ihnen Arbeitsberechtigungsdokumente vorlegen, z. B:

• Geburtsurkunde
• Reisepass
• Karte des Wohnsitzes

Überprüfen Sie das Formular und die Dokumente, um zu sehen, ob sie alle Anforderungen erfüllen. Sie müssen sie nicht vorlegen, aber Sie müssen sie für den Fall, dass ein Einwanderungsbeamter sie anfordert, in den Akten aufbewahren.

Unternehmensspezifische Onboarding-Dokumente

Die folgenden Dokumente ermöglichen es den neuen Mitarbeitern, sich mit den Richtlinien, der Kultur, den Menschen, den Ereignissen und der Marke des Unternehmens vertraut zu machen.

Mitarbeiterhandbuch

Eine mitarbeiterhandbuch dient als Enzyklopädie der wichtigsten Unternehmensinformationen. Seien Sie bei der Erstellung gründlich und verwenden Sie eine klare Sprache, aber erdrücken Sie die Mitarbeiter nicht mit Informationen.

Einige der häufigsten Elemente des Mitarbeiterhandbuchs sind:

1. Auftragserklärung: Ein gutes Mitarbeiterhandbuch gibt dem Mitarbeiter einen Überblick über das Unternehmen, seine Ziele und Werte
2. Beschäftigungsinformationen: Enthältzeitpläne für die Arbeitfreizeit- und Überstundenregelungen, Kündigungs- und Entlassungsregelungen und andere technische Einzelheiten
3. Sicherheitsrichtlinien: Erläutert die Sicherheitspraktiken und Notfallverfahren des Unternehmens
4. Richtlinien zum Risikomanagement: Ein Mitarbeiterhandbuch erläutert, wie das Unternehmen mit Arbeitsunfällen, Umweltkatastrophen und anderen Incidents umgeht
5. Verhaltenskodex am Arbeitsplatz: Enthält Richtlinien für das Verhalten am Arbeitsplatz, z. B. die Kleiderordnung oder Richtlinien gegen Diskriminierung und Belästigung
6. Informationen zum Leistungsmanagement: Erläutert die Kriterien, die das Unternehmen zur Leistungsbeurteilung verwendet, dieleistungsbeurteilung zeitleiste und mögliche Ergebnisse, d.h. Beförderungen und Disziplinarmaßnahmen

Sobald der Mitarbeiter das Handbuch gelesen hat, sollte er das Formular unterschreiben. ✍️

Organigramm

Ein organisatorisches Diagramm stellt dem Mitarbeiter die Struktur des Unternehmens vor. Das Diagramm sollte die Namen der Mitarbeiter, ihre Aufgaben und ihre Berichterstellung enthalten. Es kann die interne und funktionsübergreifende Kommunikation erleichtern. Wenn der neue Mitarbeiter eine Frage hat, weiß er anhand des Diagramms, an wen er sich wenden muss. 👥

Markenrichtlinien

Jedes Unternehmen hat eine einzigartige, konsistente Art, sich selbst zu repräsentieren. 🖼️

Die markenrichtlinien-Dokument gibt dem neuen Mitarbeiter Anweisungen zur angemessenen Verwendung von Logos, akzeptierten Schriftarten und Farben sowie zum Schreibstil, den er für Marketingmaterialien oder externe Kommunikation verwenden sollte.

Kalender des Unternehmens

Von wichtigen Meetings und Terminen bis hin zu Feiertagen und team-bildende Ereignisse der Kalender des Unternehmens informiert den neuen Mitarbeiter über die täglichen Aktivitäten. Er ermöglicht es ihm, im Voraus zu planen und seinen persönlichen Zeitplan mit dem des Unternehmens zu synchronisieren. 🗓️

Job-spezifische Onboarding-Dokumente

Verwenden Sie die unten aufgeführten Einarbeitungsunterlagen, um den Mitarbeiter auf seine neue Rolle vorzubereiten.

Brief mit Stellenangebot und Arbeitsvertrag

Bei der letzten vorstellungsgespräch können Sie dem Bewerber die Position anbieten, müssen dies aber schriftlich nachholen.

Das Anstellungsangebot enthält Informationen über die Rolle des neuen Mitarbeiters, z. B. den Titel der Stelle, das Startdatum, die Erwartungen, die Vergütung und die Sozialleistungen. Der Mitarbeiter sollte es sorgfältig lesen und unterschreiben, um die Bedingungen offiziell zu akzeptieren. Mitarbeiterverträge sind in der Regel ausführlicher. Sie können Informationen über den Arbeitsplan, die Aufgaben, die Richtlinien, die Vertraulichkeit und die Kündigungsbedingungen enthalten. Sie ähneln den Mitarbeiterhandbüchern, sind aber prägnanter und auf die Rolle des Mitarbeiters zugeschnitten.

Prozesshandbücher

Ein weiteres wichtiges Element auf der Checkliste für die Einarbeitung von Mitarbeitern ist prozessdokumentation .

Je nach Art der Rolle können Prozesshandbücher als allgemeine Richtlinien oder detailliert aussehen standardarbeitsanweisungen (SOPs) . Dabei handelt es sich um Schritt-für-Schritt-Anweisungen für die Durchführung sich wiederholender Prozesse und die Lösung von Problemen.

Die Bedeutung solcher Mitarbeiterdokumente kann nicht unterschätzt werden. Mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation haben sowohl neue als auch bestehende Mitarbeiter eine Wissensbasis, auf die sie bei Problemen zurückgreifen können. Sie kann die Notwendigkeit von Anrufen und Meetings verringern und die Arbeit konzentrierter und effizienter machen.

Für neue Mitarbeiter sollten Sie die Erstellung separater schulungspläne . In diesen Dokumenten sollte erläutert werden, was der Mitarbeiter in den ersten Monaten in seiner neuen Rolle erwarten kann. Sie sollten auch festlegen, wie sich die Aufgaben mit zunehmender Erfahrung des Mitarbeiters verändern können und welche Kriterien für den Aufstieg in höhere Rollen gelten. Während die neue mitarbeiter in der Ausbildung ist und lassen Sie sich von einem Kollegen oder Mentor unterstützen. 👐

Dokumente zur Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen

Bereiten Sie diese Dokumente vor, um eine nahtlose Vergütung zu ermöglichen und die Transparenz der Leistungen zu fördern.

Formular für direkte Einzahlungen

Wenn Sie die Vergütung direkt auf das Konto des Mitarbeiters überweisen wollen, muss dieser ein Formular für die direkte Einzahlung ausfüllen. Damit erfassen Sie die Informationen, die Sie für die Abwicklung der Zahlungen benötigen, z. B. die Angaben zum Konto und die Präferenzen des Mitarbeiters. 🏦

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Daten rechtzeitig vor dem ersten Gehaltsscheck erfassen, damit er rechtzeitig bearbeitet werden kann.

Überblick über die Leistungen

Auch wenn Sie sich von Anfang an über die Leistungen des Unternehmens im Klaren sein sollten, empfiehlt es sich, ein Dokument zu erstellen, das als gemeinsamer Bezugspunkt dienen kann. Enthalten Sie in diesem Dokument Informationen wie:

• Freizeit: Geben Sie die Bedingungen fürder PTO-Politik Ihres Unternehmens. Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, welche Feiertage sie frei haben, wie viele bezahlte Urlaubstage ihnen zur Verfügung stehen und wie sie ihre Freistellung beantragen können
• Family and Medical Leave Act (FMLA): Wenn der FMLA auf Ihr Unternehmen zutrifft, können Ihre Mitarbeiter eine Beurlaubung beantragen, wenn es um medizinische oder familiäre Angelegenheiten geht. In den Einführungsunterlagen sollten sie über die Voraussetzungen und Bedingungen für den Urlaub informiert werden. Außerdem müssen Sie Aufzeichnungen über alle Anträge aufbewahren, falls das Arbeitsministerium diese anfordert
• Krankenversicherung: Wenn Ihr Unternehmen eine Krankenversicherung anbietet, müssen Sie dem neuen Mitarbeiter Unterlagen zur Verfügung stellen, in denen die Versicherungsbedingungen erläutert werden
• 401(k) und andere Altersversorgungspläne: 401(k) ist ein Altersversorgungsplan, der sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber besondere Steuervorteile bietet, weshalb er häufig gewählt wird. Welchen Plan Sie auch immer anbieten, Sie sollten ihn in den Einstellungsunterlagen beschreiben
• Sonstige Leistungen: Einige Unternehmen bieten zusätzliche Leistungen an, z. B. ein Budget für technische Ausrüstung oder einen Fonds für berufliche Entwicklung. Wenn dies auf Sie zutrifft, sollten Sie diese Leistungen in den Einstellungsunterlagen ausführlich erläutern und die genauen Beträge angeben

Verschiedene Formulare und Vereinbarungen

Je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens sollten Sie diese zusätzlichen Dokumente in den Einführungsprozess aufnehmen.

Formular für den Notfall

Das Formular für den Notfall ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Risikomanagementstrategie eines jeden Unternehmens. Es sagt Ihnen, an wen Sie sich im Falle eines Incidents wenden können. Das Formular ist besonders wichtig, wenn die Tätigkeit des Mitarbeiters mit potenziell gefährlichen Aktivitäten verbunden ist.

Bitten Sie den neuen Mitarbeiter, in dem Formular mindestens zwei Personen zu benennen und deren Telefonnummern und E-Mail-Adressen anzugeben.

Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Wenn Ihr Unternehmen mit vertraulichen Informationen umgeht, sollten Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) vorbereiten, unabhängig davon, ob Sie onboarding von Clients oder Mitarbeiter.

Mit der Unterzeichnung dieses Dokuments verpflichtet sich der Mitarbeiter, die sensiblen Daten, mit denen er arbeitet, zu schützen. Bei einem Verstoß gegen die NDA kann das Unternehmen rechtliche Schritte einleiten. 🔏

Vertrag über ein Wettbewerbsverbot

Ein unterzeichnetes Wettbewerbsverbot verhindert den Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an Tätigkeiten teilzunehmen, die den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens beeinträchtigen können. Zu solchen Aktivitäten kann es gehören, für einen Konkurrenten zu arbeiten oder ein konkurrierendes Geschäft zu gründen.

Ein Wettbewerbsverbot oder eine Wettbewerbsklausel ist von entscheidender Bedeutung, wenn das Unternehmen geschütztes Wissen, Beziehungen oder Technologien entwickelt hat. Es stellt sicher, dass der Mitarbeiter seine Erfahrungen mit dem Unternehmen nicht zu Gunsten eines Wettbewerbers nutzen kann.

Richtlinien für Drogentests und Hintergrundüberprüfungen

Wenn für die Stelle ein Drogentest oder eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds erforderlich ist, sollten Sie eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen in Ihre Einstellungsunterlagen aufnehmen. Sobald der Mitarbeiter seine Unterlagen oder Testergebnisse einreicht, bewahren Sie diese für künftige Überprüfungen auf. Stellen Sie sicher, dass der Zugang zu diesen sensiblen Daten eingeschränkt ist.

Einverständniserklärung des Mitarbeiters

Eine Einverständniserklärung des Mitarbeiters kann viele Anwendungen haben. Sie stellt sicher, dass der Mitarbeiter eine bestimmte Handlung versteht und ihr zustimmt, z. B.:

• Erhebung und Verwendung von personenbezogenen Daten
• Teilnahme an Schulungs- oder Entwicklungsprogrammen
• Hintergrundüberprüfungen und Drogentests
• Überwachung der Kommunikation
• Änderungen des Arbeitsvertrags

Erstellen und Organisieren von Onboarding-Dokumenten

Ihre Dokumentation sollte zwar umfassend sein, darf den neuen Mitarbeiter aber nicht überfordern. Deshalb ist es wichtig, einen Plan zu erstellen, um die Einführungsunterlagen schrittweise einzuführen und dabei die Vorschriften einzuhalten.

Beispiel: Abschnitt zwei des Formulars I-9 muss bis zum Ende des dritten Arbeitstages fertiggestellt sein und sollte daher zu Ihren obersten Prioritäten gehören. Der Kalender des Unternehmens hingegen ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch für die Integration des Mitarbeiters von entscheidender Bedeutung, so dass Sie sich erst Wochen nach dem ersten Arbeitstag damit befassen können.

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