Wenn Sie schon einmal ein Projekt geleitet haben, wissen Sie wahrscheinlich, wie stressig diese Aufgabe sein kann. Als Projektmanager haben Sie immer alle Hände voll zu tun mit wichtigen Problemlösungen und Entscheidungsfindungen.
Stellen Sie sich nun vor, Sie würden dies für ein ganzes Programm erledigen – das nichts anderes als eine große Anzahl aktiver Projekte ist. Die Komplexität nimmt zu, die Anzahl der Beteiligten vervielfacht sich und der Entscheidungsprozess wird viel kritischer und kognitiv anspruchsvoller.
Hier kommt ein Programm -Governance-Framework zum Einsatz. 🥰
Es handelt sich um eine Reihe von Governance-Mechanismen, die Führungskräfte und leitende Manager bei der Bearbeitung mehrerer Projekte anleiten, um den Erfolg des Gesamtprogramms zu überwachen. Das Ziel besteht darin, Programmrisiken zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Projektleistungen aufeinander abgestimmt sind.
In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Konzepte rund um Programm-Governance-Strukturen diskutieren, um die Effizienz Ihrer Organisation zu steigern, Konflikte zu minimieren und prozessbezogene Risiken zu reduzieren. Wir behandeln folgende Themen:
- Modelle für die Programmsteuerung
- Spezifische Programmrollen innerhalb der organisatorischen Governance
- Schritte zum Aufbau einer soliden Programm-Governance-Struktur
Was ist Programm-Governance?
Ein Programm bezeichnet eine Gruppe von Projekten, die gemeinsam ein gemeinsames Ziel erreichen wollen. Das Programm selbst wird als eigenständige Einheit innerhalb einer Organisation behandelt und benötigt daher eine Vision, um im Rahmen der übergeordneten Ziele des Geschäfts zu funktionieren.
Hier kommt die Programmsteuerung ins Spiel. Sie bezieht sich auf die Formulierung, Umsetzung und Einhaltung der Best Practices und Strukturen, die für alle Projekte innerhalb eines Programms gelten.
Von dem Umfang und den angestrebten Ergebnissen jedes Projekts bis hin zu Programmrisiken und -beschränkungen bietet Ihnen die Programmsteuerung einen grundlegenden Rahmen, um alltägliche Probleme anzugehen und den Schlüssel-Stakeholdern zu vermitteln, wozu sie committen. 🤝
In der Regel umfasst ein Programm-Governance-Modell fünf Aspekte:
- Umfang: Art und Umfang der Projekte, die unter das Governance-Modell fallen
- Erfolgskriterien: Die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Projekt als erfolgreich gilt.
- Ausführungsplan oder Roadmap: Die Prozesse und Richtlinien, die bei der Durchführung von Projekten befolgt werden sollten.
- Rollen und Befehlskette: Rollen und Aufgaben jedes Mitglieds im Governance-Board und das Verfahren zur Ernennung neuer Mitglieder
- Eskalationsmechanismus: Wann und wie sollen Projekt-Probleme zur Lösung an das Governance-Board eskaliert werden?
Programm-Governance-Modell: Kernvorteile
Ein Programm-Governance-Modell sorgt für Konsistenz, Prozessstandardisierung und Vorhersehbarkeit der Ergebnisse, der Kommunikation und der Entscheidungsfindung. Dadurch wird das Risiko eines Programmversagens minimiert und gleichzeitig die Effizienz jedes Projekts und des einzelnen Teams gesteigert.
Weitere wichtige Vorteile der Programmsteuerung sind:
- Optimierte Ressourcenzuweisung: Trägt dazu bei, dass jedes Projekt effektiv verwaltet wird und einen fairen Anteil der für seine Fertigstellung erforderlichen Ressourcen erhält.
- Verbesserte Einbindung der Stakeholder: Bietet einen Rahmen für eine intensivere und optimierte Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholdern.
- Bessere Nachverfolgung der Projektverantwortlichkeiten: Im Hinblick auf das Projektmanagement wird ein Mechanismus geschaffen, der jedes Teammitglied für seinen Teil der Aufgaben verantwortlich macht.
Programmkomponenten und Rollen
So wie eine Regierung Richtlinien für eine Nation festlegt, wird ein Programm-Governance-Modell vom Programm-Governance-Board oder dem Lenkungsausschuss des Unternehmens eingeführt. Dieses Board kann unter anderem aus dem Programmsponsor, dem einzelnen Projektsponsor, Führungskräften der Organisation und Client-Vertretern bestehen.
Weitere wichtige Programmkomponenten und Rollen sind:
- Programmmanagement-Team: Umfasst wichtige Führungskräfte und Portfoliomanager, die das Board zeitnah mit Informationen versorgen und bei Bedarf koordinieren.
- Programmmanagementbüro: Dies kann eine bestimmte Abteilung innerhalb der Organisation sein, die sich um die programmbezogene Arbeit kümmert und einen regelmäßigen Zeitraum für Überprüfungen der Projektleistungen durchführt.
- Schlüssel-Dokumentation: Bezieht sich auf die Projektcharta, Programmregeln und andere dokumentierte Informationen, die die Programmaktivitäten erleichtern.
Beziehung zwischen Programm-Governance und Programmmanagement
Der Weg zu einem besseren Programmmanagement führt über eine robuste Programm-Governance. Die Beziehung zwischen den beiden Konzepten lässt sich am besten mit einer Karte und einer Reise vergleichen.
So wie eine Karte den Weg zu einem bestimmten Ziel zusammen mit der voraussichtlichen Fahrzeit und alternativen Notfallrouten anzeigt, skizziert die Programmsteuerung den Weg zur Verwaltung eines Programms und zum Umgang mit Risiken, während die Ziele abgehakt werden. ✅
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Verschiedene Arten von Programm-Governance-Modellen
Es gibt drei Haupttypen von Programm-Governance-Modellen oder -Frameworks, die jeweils versuchen, Ihre Ressourcen und Teams auf unterschiedliche Weise zu organisieren.
1. Funktionales Governance-Framework
In diesem Governance-Modell sind die Ressourcen und Mitarbeiter entsprechend den Funktionen ihrer Abteilungen organisiert. In jeder Abteilung gibt es einen festgelegten Funktionsleiter, der die Abläufe verwaltet und eine definitive Rolle im Programm einnimmt.
In einem solchen Governance-Modell hat ein Projektmanager nur begrenzte Befugnisse über Ressourcen und Mitarbeiter, da die meisten Entscheidungsbefugnisse bei den Funktionsleitern liegen. Wenn der Manager zusätzliche Ressourcen für eine bestimmte Funktion benötigt, muss er diese beim zuständigen Leiter beantragen. 🏬
Der größte Vorteil einer funktionalen Governance besteht darin, dass sie eine Spezialisierung ermöglicht. Funktionsleiter haben die vollständige Kontrolle über Prozesse und abteilungsinterne Informationen, wodurch sie eine direkte Verantwortung für Aufgaben innerhalb des Governance-Rahmens übernehmen können.
Und weiter oben in der Hierarchie kann der Abteilungsleiter mit größerer Sicherheit auf Abfragen reagieren und Ressourcenpläne vorschlagen.
2. Rahmenwerk für die Projektsteuerung
Dieses Governance-Modell organisiert Ressourcen und Mitarbeiter eher nach Projekten als nach Funktionen. Die Entscheidungsgewalt liegt beim Projektmanager, der die Aufgaben an verschiedene Teammitglieder, einschließlich der Funktionsleiter (sofern diese Rollen existieren), verteilt.
Wenn ein Projekt kurz vor einer Verzögerung steht, kann der Projektmanager dank eines abteilungsübergreifenden Setups sein Wissen einsetzen, um zusätzliche Ressourcen aus beliebigen Abteilungen zuzuweisen.
Das Projekt-Governance-Modell ermöglicht mehr Autonomie auf Projektebene und beschleunigt die Ausführung von Projekt-Workflows.
Allerdings kann dies die Spezialisierung erschweren, da die Funktionsleiter nicht immer wissen, wann ein Projekt zusätzliche Ressourcen erfordern wird. Ein schlecht organisiertes Rahmenwerk kann dazu führen, dass Abteilungsleiter, die sich kein klares Bild von den zukünftigen Ressourcenanforderungen machen können, sich nicht engagieren, was das Risiko von Engpässen erhöht.
3. Matrix-Governance-Framework
Das Matrix-Governance-Modell nutzt die Fähigkeiten sowohl der funktionalen als auch der projektbasierten Governance und wird oft von vorausschauenden Managern in großen, funktionsübergreifenden Teams bevorzugt.
In diesem Programm-Governance-Framework gehören Ressourcen und Mitarbeiter zu ihren jeweiligen Abteilungen, und es gibt einen Leiter der Funktion, der sie verwaltet. Der Unterschied besteht darin, dass es auch einen Projekt- oder Programmmanager gibt, der zwischen verschiedenen Leitern der Funktion und Stakeholdern koordiniert.
Der Umfang der Befugnisse, über die der Koordinator in einem Matrixmodell verfügt, ist subjektiv. In schwächeren Matrixmodellen liegt die Entscheidungsgewalt eher bei den Abteilungsleitern, während in stärkeren Modellen der Projektmanager mehr Mitspracherecht bei Entscheidungen hat.
Am besten streben Sie ein ausgewogenes Matrix-Governance-Modell an, bei dem die Projektmanager und Funktionsleiter die gleiche Autorität und Verantwortung für Entscheidungen haben. Und im Falle von Herausforderungen oder Konflikten im Projektmanagement greift ein Eskalationsmechanismus, bei dem entweder der Projektmanager oder der Funktionsleiter die Angelegenheit an das Projekt- und Programm-Governance-Board weiterleitet. Das Board hört beide Parteien an, bevor es die endgültige Entscheidung trifft.
So richten Sie eine Programm-Governance-Struktur ein: 7 Schritte
Die Einrichtung einer Programm-Governance-Struktur ist für die meisten Unternehmen ein siebenstufiger Prozess. Um ihn jedoch ordnungsgemäß umzusetzen, benötigen Sie die Unterstützung einer hochwertigen Tool-Lösung für Projektmanagement wie ClickUp .
Projektmanagement-Tools dienen als zentrale Drehscheibe für alle Projektinformationen und -prozesse und erleichtern es jedem Programmmanager, alles zu überwachen. Darüber hinaus spielt die Software auch eine entscheidende Rolle bei der vorherigen Überprüfung der Wirksamkeit jedes Projekt- oder Programm-Governance-Frameworks.
Lassen Sie uns alle Schritte zur Implementierung des Frameworks erkunden – wir haben auch einige praktische Funktionen innerhalb von ClickUp vorgestellt, um den Prozess zu vereinfachen. 🌝
Schritt 1: Identifizieren Sie die Schlüssel-Stakeholder
Der erste Schritt besteht darin, alle Stakeholder innerhalb eines Programms zu identifizieren. Jeder, der von dem Programm betroffen ist, ist ein Stakeholder, und es ist wichtig, diese Personen sowie den Grad ihres Einflusses oder Interesses zu identifizieren. Zu den wichtigsten Stakeholdern können der Programmsponsor und -manager sowie Endnutzer, Eigentümer, Projektmanager, Regulierungsbehörden und externe Partner gehören.
Die Gruppierung der Projektbeteiligten hilft Ihnen dabei, Ihre Prioritäten und Kommunikationsprozesse klarer zu planen . Die ClickUp-Vorlage zur Stakeholder-Analyse ist ein guter Ausgangspunkt, um die Programmbeteiligten und ihren Einfluss auf die Projekte innerhalb des Programms zu identifizieren, zu gruppieren und zu analysieren sowie die erwarteten Vorteile zu dokumentieren. 📒
Schritt 2: Richten Sie Ihr Governance-Board ein und definieren Sie die einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten.
Nachdem Sie alle Stakeholder definiert haben, müssen Sie Ihren Hauptprogrammvorstand zusammenstellen. Die Anzahl der Mitglieder und die individuellen Rollen und Verantwortlichkeiten hängen von der Komplexität Ihres Portfolios ab.
Möglicherweise möchten Sie verschiedene Ebenen von Governance-Gremien einrichten, wie z. B. einen Lenkungsausschuss, der sich mit der Programmstrategie befasst, ein Governance-Board, das die Umsetzung von Best Practices überwacht, und ein spezielles Programm-Team für Führungsaufgaben.
Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die Mitglieder nicht mit ihren Aufgaben überfordert sind, was sich auf ihre Arbeitsweise und ihre Fähigkeit, ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen, auswirken würde.
Tipp: Mit der ClickUp RACI-Planungsvorlage (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) können Sie die Rollen innerhalb Ihres Programm-Boards definieren.
Schritt 3: Definieren Sie Programmstandards
Programme unterliegen während ihres gesamten Lebenszyklus bestimmten Standards. Diese Standards werden häufig von den Programmsponsoren oder Clients definiert. In vielen Fällen können sie jedoch auch durch behördliche oder branchenbezogene Vorschriften vorgeschrieben sein. Bei der Erstellung eines Programm-Governance-Modells ist es notwendig, dass die Governance-Instanz diese Standards definiert und dokumentiert.
Die Standards sollten alle Aspekte eines Programms abdecken – von der Kommunikation und Berichterstellung bis hin zur Output-Kontrolle. Zu den Programmstandards, die Sie dokumentieren können, gehören unter anderem:
- Programmumfang
- Budgets für verschiedene Projekte innerhalb des Programms
- Strategien zur Risikominderung
- Programmmanagement-Tools
- Abnahmekriterien
- Metriken für die Programmleistung
Sobald Ihr Programm-Governance-Gremium diese Standards festgelegt hat, dokumentieren Sie sie an einem Ort mit ClickUp Docs. Dabei handelt es sich um ein leistungsstarkes DokumentationsFeature, das in die ClickUp-Suite für Produktivität integriert ist und Ihnen und Ihren Projektmitgliedern hilft, Dokumente gemeinsam zu erstellen. Alle Dokumente werden in speziellen Projekt-Spaces gespeichert, damit sie leicht abgerufen werden können.
Suchen Sie nach einem standardisierten Format zur Dokumentation der Programminitiierung? Die ClickUp-Vorlage für Programmvorschläge ist genau das Richtige für Sie. Sie enthält alle erforderlichen Felder und Visualisierungen, mit denen Sie die wichtigsten Ziele, Prioritäten der Aufgaben und Richtlinien zur Ressourcenzuweisung Ihres Programms in der branchenüblichen Sprache festhalten können.
Schritt 4: Legen Sie Governance-Prozesse und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) fest.
Sobald Ihr Governance-Gremium die Standards definiert hat, beginnen Sie mit der Ausarbeitung von Governance-Prozessen, um sicherzustellen, dass diese auf operativer Ebene umgesetzt werden. Die entworfenen Prozesse sollten die Bereiche Planen, Ausführung, Überwachung und Berichterstellung abdecken. Einige der Prozessbereiche, die Sie in dieser Phase möglicherweise angehen möchten, sind:
- Audit
- Überprüfen
- Genehmigungs-Workflows
- Entscheidungsfindung
Dies kann der schwierigste Schritt sein, da Sie die Prozessabläufe in Ihrem gesamten Unternehmen berücksichtigen müssen, um ausgewogene SOPs zu entwickeln. Aus diesem Grund verwenden große Teams häufig ClickUp Whiteboards, um Prozessabläufe mithilfe von Flussdiagrammen, Aktivitätskarten und anderen Visualisierungen darzustellen. Jedes Whiteboard kann freigegeben werden und ist kollaborationsfreundlich – Ihre Teamkollegen können ihre Beiträge freigeben und gemeinsam in Echtzeit an der Prozessdarstellung arbeiten.
Darüber hinaus finden Sie in der ClickUp-Bibliothek viele beeindruckende Whiteboard-Vorlagen für das Programmmanagement, die Ihnen bei der Modellierung der Programmsteuerung helfen. Mit der ClickUp-Entscheidungsprotokollvorlage können Sie beispielsweise ein Protokoll aller Entscheidungen führen, die von Mitgliedern des Teams und dem Board getroffen wurden. Sie kann alle Informationen wie Entscheidungskategorien, Probleme und andere nachverfolgbare Details speichern.
Sobald Sie Ihre Prozesse formuliert haben, kann Ihnen ClickUp Automations dabei helfen, die sich wiederholenden Teile Ihres Workflows zu automatisieren. Sie können Verwaltungsaufgaben wie das Einrichten oder Aktualisieren von Projekt-Statusen, Aufgabenübergaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen automatisieren. Ihr Führungsteam wird es Ihnen danken. 😀
Schritt 5: Passen Sie das Framework an die Unternehmensführung und -strategie an.
Ihre Programm-Governance-Prozesse sollten mit den Governance-Richtlinien und -Strategien Ihres Unternehmens übereinstimmen. Ohne diese Abstimmung kann Ihr Programm aufgrund interner Konflikte ständig mit Problemen konfrontiert sein.
Wenn beispielsweise die Governance-Struktur Ihres Unternehmens einen Großteil der Befugnisse in den Händen der Funktionsleiter konzentriert, ist die Einführung eines Matrix-Governance-Modells für das Unternehmen möglicherweise nicht geeignet. Die Teams, insbesondere der Projektmanager und die Funktionsleiter, würden sich ständig uneinig sein, was sich negativ auf die Produktivität, den Programmfortschritt und sogar Ihre Arbeitskultur auswirken würde.
In dieser Phase können Sie einen Prüfer benennen, der die Durchführbarkeit Ihrer Governance-Richtlinie überprüft. Wenn Sie ClickUp verwenden, kann der Prüfer mithilfe von Kommentaren oder der Prüfung auf Unstimmigkeiten in Ihrem Modell hinweisen.
Schritt 6: Richten Sie einen Eskalationsmechanismus ein
Bei einem Eskalationsmechanismus geht es darum, die notwendigen Hierarchiekanäle mit Managern zu besetzen, die über die entsprechenden Befugnisse verfügen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Die Idee dahinter ist, eine Befehlskette zu schaffen, um Probleme und Risiken anzugehen, die in der Hierarchie zu Schwierigkeiten führen.
Dieser Eskalationsmechanismus sollte systematisch sein, die Übermittlung der erforderlichen Informationen und Dateien ermöglichen und eine schnelle Kommunikation von Lösungen gewährleisten.
ClickUp kann Ihnen dabei helfen, einen robusten Eskalationsmechanismus in Ihr Programm-Governance-Modell zu integrieren. Mit ClickUp Forms können Sie ein Eskalationsformular erstellen, das Teammitglieder einreichen können, um ein Problem mit relevanten Details wie beteiligten Stakeholdern, Meinungsverschiedenheiten, den potenziellen Auswirkungen der einzelnen Ansätze usw. zu eskalieren. Jede Übermittlung wird zu einer Aufgabe, die dem Mitglied des Programm-Boards zugewiesen wird, das das Problem lösen kann.
Vorstandsmitglieder können auch die über 15 Ansichten von ClickUp nutzen, darunter Listen-, Board- und Zeitleistenansichten, um das eskalierte Problem zu analysieren. So können sie beispielsweise die Listenansicht verwenden, um Eskalationsaufgaben nach Priorität zu sortieren und schnell zu entscheiden, welche Angelegenheit zuerst gelöst werden muss.
ClickUp bietet auch ein Live-Chat-Feature für die sofortige Kommunikation zu Programmproblemen oder anderen dringenden Themen – Sie können mit einer einzelnen Person oder einem ganzen Team chatten, ohne formelle E-Mails schreiben zu müssen. Dank einer speziellen Zoom-Integration können Sie sogar direkt aus dem ClickUp-Workspace heraus ein Zoom-Meeting organisieren.
Ebenso kann die Zeitleiste dem Programmmanager helfen, Projekte zu erkennen, die hinter dem Zeitplan zurückliegen, und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, um sie wieder auf Kurs zu bringen. Projektmanager können diese Ansicht nutzen, um den gesamten Lebenszyklus des Projektmanagements für strategische Entscheidungen zu überwachen.
Schritt 7: Freigeben der Struktur an alle Beteiligten
Sobald Sie Ihre Programm-Governance-Struktur eingerichtet haben, geben Sie sie allen Beteiligten frei, damit diese die neuen Richtlinien und Best Practices verstehen können.
Dieser Schritt gehört zu den wichtigsten, da die Art und Weise, wie Sie kommunizieren und Informationen über Ihre Programm-Governance-Struktur freigeben, eine wichtige Rolle für die fehlerfreie Durchführung von Projekten spielt. Außerdem eröffnet er einen Kanal für Feedback von den von den Änderungen betroffenen Stakeholdern.
Programmsteuerung mit ClickUp: Die ultimative Lösung für Projektmanager im Projektmanagement
Effektive Programm-Governance-Prozesse sind für den Erfolg beim Abschließen Ihrer aktiven Projekte und einen stabilen ROI unerlässlich. Ohne einen geeigneten Rahmen kommt es zu Konflikten zwischen Ihren Projekt-Teams hinsichtlich Ressourcen und der Reihenfolge der Problemlösung, und die Dinge können schnell in eine ungewollte Richtung laufen.
Glücklicherweise können Sie mit unseren empfohlenen Schritten ganz einfach ein Programm-Governance-Board sowie die Governance-Grundsätze zusammenstellen, die Ihre Projekte zum Erfolg führen. Und ClickUp kann den gesamten Prozess mit Vorlagen und Funktionen, die speziell auf Programm-Teams zugeschnitten sind, erheblich vereinfachen. Melden Sie sich hier an, um loszulegen. 💖