Wenn Sie schon einmal ein Projekt geleitet haben, wissen Sie wahrscheinlich, wie stressig die Arbeit sein kann. Als Projektmanager haben Sie immer den Kopf voll mit anspruchsvollen Problemlösungs- und Entscheidungsaufgaben.
Stellen Sie sich vor, dass Sie dies für ein ganzes Programm tun, das nichts anderes als eine große Anzahl aktiver Projekte ist. Die Komplexität ist größer, die Zahl der Beteiligten hat sich vervielfacht, und der Entscheidungsprozess ist viel kritischer und kognitiv anspruchsvoller.
Das ist der Punkt, an dem ein Programm
kommt zur Rettung. 🥰
Es handelt sich um eine Reihe von Führungsmechanismen, an denen sich Führungskräfte und leitende Angestellte orientieren
**Das Ziel ist es, die Risiken des Programms zu minimieren und sicherzustellen, dass alle
ausgerichtet sind.
In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Konzepte rund um Programm-Governance-Strukturen erörtern, um die organisatorische Effizienz zu steigern, Konflikte zu minimieren und prozessbezogene Risiken zu verringern. Wir werden behandeln:
- Programm-Governance-Modelle
- Spezifische Programmrollen innerhalb der organisatorischen Governance
- Schritte zum Aufbau einer soliden Programm-Governance-Struktur
Was ist Programm-Governance?
Ein Programm bezieht sich auf eine Gruppe von Projekten, die gemeinsam versuchen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Das Programm an sich wird als individuelle Einheit innerhalb einer Organisation behandelt und benötigt daher eine Vision, um im Rahmen der übergreifenden Ziele des Unternehmens zu agieren.
An dieser Stelle kommt die Programm-Governance ins Spiel. **Sie bezieht sich auf die Formulierung, Umsetzung und Befolgung der besten Praktiken und Strukturen, die für alle Projekte innerhalb eines Programms gelten
Vom Umfang und den angestrebten Ergebnissen jedes Projekts bis hin zu den Programmrisiken und -beschränkungen bietet die Programm-Governance einen grundlegenden Rahmen für die Bewältigung alltäglicher Probleme und hilft den wichtigsten Beteiligten zu wissen, worauf sie sich einlassen. 🤝
Ein Programm-Governance-Modell umfasst in der Regel fünf Aspekte:
- Umfang: Art und Umfang der Projekte, die unter das Governance-Modell fallen
- Erfolgskriterien: Die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Projekt als erfolgreich gilt
- Durchführungsplan oder Roadmap: Die Prozesse und Richtlinien, die bei der Durchführung von Projekten befolgt werden sollten
- Rollen und Befehlskette: Rollen und Aufgaben der einzelnen Mitglieder des Leitungsgremiums und das Ernennungsverfahren für neue Mitglieder
- Mechanismus zur Eskalation: Wann und wie sind die Projektprobleme zur Lösung durch das Leitungsgremium zu eskalieren?
Programm-Governance-Modell: Zentrale Vorteile
Ein Programm-Governance-Modell sorgt für Konsistenz,
standardisierung von Prozessen
und Vorhersehbarkeit der Ergebnisse, der Kommunikation und der Entscheidungsfindung. Dadurch wird das Risiko des Scheiterns eines Programms minimiert und gleichzeitig die Effizienz der einzelnen Projekte und der einzelnen Projektteams erhöht.
Einige weitere zentrale Vorteile der Programm-Governance sind:
- Optimierte Ressourcenzuweisung: Es wird sichergestellt, dass jedes Projekt effektiv verwaltet wird und einen angemessenen Anteil der für seinen Abschluss erforderlichen Ressourcen erhält
- Verbessertes Stakeholder-Engagement: Bietet einen Rahmen für ein tieferes und strafferes Engagement aller Stakeholder
- Bessere Verfolgung der Projektverantwortung: In in Bezug auf das Projektmanagement schafft es einen Mechanismus, um jedes Teammitglied für seinen Anteil an den Aufgaben verantwortlich zu machen
Programmkomponenten und Rollen
So wie eine Regierung die Richtlinien für ein Land festlegt, wird ein Programm-Governance-Modell vom Programm-Governance-Board oder dem Lenkungsausschuss des Unternehmens eingeführt. Dieses Gremium kann unter anderem aus dem Programmsponsor, dem einzelnen Projektsponsor, leitenden Managern des Unternehmens und Kundenvertretern bestehen.
Weitere wichtige Programmkomponenten und Rollen sind:
- Programmmanagementteam: Umfasst wichtige Führungskräfte und Portfoliomanager, die den Vorstand rechtzeitig mit Informationen versorgen und bei Bedarf koordinieren
- Programm-Management-Büro: Dies kann eine spezielle Abteilung innerhalb der Organisation sein, die programmbezogene Verwaltungsarbeit erledigt und regelmäßige Gesundheitschecks in Bezug auf die Projektleistungen durchführt
- Schlüsseldokumentation: Bezieht sich auf die Projektcharta, die Programmregeln und andere dokumentierte Informationen, die die Programmaktivitäten erleichtern
Beziehung zwischen Programm-Governance und Programm-Management
Der Weg zu einer besseren
geht durch eine solide Programmverwaltung. Die Beziehung zwischen den beiden Konzepten ist eher wie eine Landkarte und eine Reise.
So wie eine Landkarte den Weg zu einem bestimmten Ziel mit der voraussichtlichen Zeit und alternativen Notfallrouten aufzeigt, skizziert die Programm-Governance den Weg zur Verwaltung eines Programms und zum Umgang mit Risiken, während die Ziele abgehakt werden. ✅
Bonustipp: Sie suchen nach einer einfachen Möglichkeit, alle Ihre Programme zu überwachen? Sie können die
ClickUp Programm-Management-Vorlage
zur Verfolgung und Verwaltung des Fortschritts Ihres Programms in den verschiedenen Phasen in der integrierten Gantt-Ansicht. Und es ist völlig kostenlos!
Nutzen Sie ClickUp's Program Management Template, um einen Überblick über alle Ihre Projekte und deren Fortschritt zu erhalten
Verschiedene Arten von Programm-Governance-Modellen
Es gibt drei Haupttypen von Programm-Governance-Modellen oder -Rahmenwerken, die jeweils versuchen, Ihre Ressourcen und Teams unterschiedlich zu organisieren.
1. Funktionaler Governance-Rahmen
Bei dieser Art von Governance-Modell sind die Ressourcen und Mitarbeiter nach den Funktionen ihrer Abteilungen organisiert. Es gibt einen bestimmten Funktionsleiter, der die Vorgänge innerhalb jeder Abteilung leitet, die eine definitive Rolle im Programm hat.
Ein Projektmanager hat bei dieser Art von Governance-Modell nur begrenzte Befugnisse über Ressourcen und Mitarbeiter, da die meisten Entscheidungspflichten bei den Funktionsleitern liegen. Benötigt der Projektmanager zusätzliche Ressourcen für eine bestimmte Funktion, muss er diese bei dem entsprechenden Leiter anfordern. 🏬
Der Hauptvorteil der funktionalen Governance besteht darin, dass sie eine Spezialisierung ermöglicht. Die Funktionsleiter haben die vollständige Kontrolle über die Prozesse und die abteilungsinternen Informationen, was ihnen hilft, eine direkte Verantwortlichkeit für die Aufgaben innerhalb des Governance-Rahmens aufzubauen.
Und weiter oben in der Hierarchie ist der Abteilungsleiter in der Lage, mit größerem Vertrauen auf Anfragen zu reagieren und Ressourcenpläne vorzuschlagen.
2. Projekt-Governance-Rahmen
Bei diesem Governance-Modell werden Ressourcen und Mitarbeiter projekt- und nicht funktionsbezogen organisiert. Die Befugnis, das Sagen zu haben, liegt beim Projektleiter, und er weist die Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zu, einschließlich den Funktionsleitern (falls diese Rollen existieren).
Wenn ein Projekt sich zu verzögern droht, kann der
kann dank einer kollaborativen Struktur zusätzliche Ressourcen aus jeder Abteilung zuweisen.
**Das Projekt-Governance-Modell ermöglicht eine größere Autonomie auf Projektebene und beschleunigt die Ausführung von Projektabläufen
Es kann jedoch die Spezialisierung erschweren, da die Funktionsleiter nicht immer wissen, wann ein Projekt zusätzliche Ressourcen benötigt. Ein schlecht organisierter Rahmen kann dazu führen, dass Abteilungsleiter, die kein klares Bild vom künftigen Ressourcenbedarf haben, untätig bleiben, was das Risiko von Engpässen erhöht.
3. Matrix-Governance-Rahmen
Das Matrix-Governance-Modell nutzt die Fähigkeiten sowohl der funktionalen als auch der projektbezogenen Governance und wird häufig von vorausschauenden Managern in großen, funktionsübergreifenden Teams bevorzugt.
In diesem Programm-Governance-Rahmen gehören die Ressourcen und Mitarbeiter zu ihren jeweiligen Abteilungen, und es gibt einen Funktionsleiter, der sie verwaltet. **Der Unterschied besteht darin, dass es auch einen Projekt- oder Programmmanager gibt, der die Koordination zwischen den verschiedenen Funktionsleitern und Interessengruppen übernimmt
Das Ausmaß der Befugnisse, die der Koordinator in einem Matrixmodell hat, ist subjektiv. In schwächeren Matrixmodellen liegt die Entscheidungsbefugnis eher bei den Abteilungsleitern, während in stärkeren Modellen der Projektleiter ein größeres Mitspracherecht bei Entscheidungen hat.
Am besten ist es, ein ausgewogenes Matrix-Governance-Modell anzustreben, bei dem die Projektmanager und die Abteilungsleiter die gleichen Befugnisse und die gleiche Verantwortung für Entscheidungen haben. Und im Falle von
herausforderungen des Projektmanagements
oder Konflikten, tritt ein Eskalationsmechanismus in Kraft, bei dem entweder der Projektmanager oder der Funktionsleiter die Angelegenheit an das Projekt- und Programm-Governance-Board weiterleitet. Das Gremium hört beide Parteien an, bevor es die endgültige Entscheidung trifft.
Wie man eine Programm-Governance-Struktur einrichtet: 7 Schritte
Die Einrichtung einer Programm-Governance-Struktur erfolgt in den meisten Organisationen in sieben Schritten. Aber um ihn richtig umzusetzen, brauchen Sie die Unterstützung eines guten
tool like ClickUp .
Projektmanagement-Tools dienen als zentraler Knotenpunkt für alle Projektinformationen und -prozesse und machen es jedem Programmmanager leicht, alles zu überwachen. Darüber hinaus spielt die Software auch eine entscheidende Rolle bei der Prüfung der Wirksamkeit der Projekt- oder Programmsteuerung im Vorfeld.
Lassen Sie uns alle Schritte zur Implementierung des Rahmens erkunden - wir haben auch einige praktische Funktionen innerhalb von ClickUp demonstriert, um den Prozess zu vereinfachen. 🌝
Schritt 1: Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder
Der erste Schritt besteht darin, alle Stakeholder eines Programms zu identifizieren. Jeder, der von dem Programm betroffen ist, ist ein Stakeholder, und es ist wichtig, sie zu identifizieren sowie den Grad ihres Einflusses oder Interesses zu bestimmen. Zu den wichtigsten Stakeholdern gehören der Programmsponsor und -manager, aber auch Endbenutzer, Geschäftsinhaber, Projektmanager, Behörden und externe Partner.
Gruppierung von Projektbeteiligten
hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Prioritäten und der Kommunikation prozesse klarer zu planen. Die
ClickUp-Vorlage zur Stakeholder-Analyse
ist ein guter Ausgangspunkt, um Programm-Stakeholder und ihren Einfluss auf Projekte innerhalb des Programms zu identifizieren, zu gruppieren und zu analysieren sowie zu dokumentieren, welchen Nutzen sie erwarten. 📒
Nutzen Sie diese Stakeholder-Analyse-Vorlage von ClickUp, um den Einfluss verschiedener Gruppen und Einzelpersonen auf Ihr Programm oder Projekt zu analysieren
Schritt 2: Setzen Sie Ihr Leitungsgremium ein und definieren Sie die einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten
Sobald Sie alle Beteiligten definiert haben, müssen Sie Ihr Hauptprogrammgremium zusammenstellen. Die Anzahl der Mitglieder sowie die einzelnen Aufgaben und Zuständigkeiten hängen von der Komplexität Ihres Portfolios ab.
Möglicherweise möchten Sie verschiedene Ebenen von Leitungsgremien einrichten, z. B. einen Lenkungsausschuss für die Ausarbeitung der Programmstrategie, einen Lenkungsausschuss für die Überwachung der Umsetzung bewährter Verfahren und ein spezielles Programmteam für Führungsaufgaben.
Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die Mitglieder nicht überlastet werden mit
die sich auswirken würden
und ihre Fähigkeit, ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen.
Tipp: Sie können die
ClickUp RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) Planungsvorlage
um die Rollen innerhalb Ihres Programmausschusses zu definieren.
Schritt 3: Programmstandards definieren
Programme halten sich während ihres gesamten Lebenszyklus an bestimmte Standards. Diese Standards werden häufig von den Programmsponsoren oder Kunden festgelegt. In vielen Fällen können sie jedoch auch durch staatliche oder branchenspezifische Vorschriften vorgeschrieben sein. Beim Aufbau eines Programm-Governance-Modells muss das Governance-Gremium diese Standards definieren und dokumentieren.
Die Standards sollten sich auf alle Aspekte eines Programms beziehen - von der Kommunikation über die Berichterstattung bis hin zur Kontrolle der Ergebnisse. Einige Programmstandards, die Sie dokumentieren können, sind:
- Programmumfang
- Budgets für verschiedene Projekte innerhalb des Programms
- Strategien zur Risikominderung
- Werkzeuge zur Programmverwaltung
- Abzeichnungskriterien
- Metriken für die Programmleistung
Sobald Ihr Programmverwaltungsgremium diese Standards festgelegt hat, dokumentieren Sie sie an einem Ort mit
ClickUp-Dokumente
. Es ist eine robuste Dokumentationsfunktion, die in die ClickUp
um Sie und Ihre Projektmitarbeiter bei der gemeinsamen Erstellung von Dokumenten zu unterstützen. Alle Dokumente werden in speziellen Projektbereichen gespeichert und sind leicht abrufbar.
Speichern Sie Richtlinien, Verfahren und Risikobewertungen in der Docs-Ansicht von ClickUp
Sie suchen ein standardisiertes Format zur Dokumentation der Programmeinführung? Die
ClickUp-Vorlage für Programmvorschläge
ist Ihre erste Anlaufstelle. Sie enthält alle notwendigen Felder und Visualisierungen, die Ihnen helfen, die wichtigsten Ziele Ihres Programms, die Prioritäten der Aufgaben und die
richtlinien unter Verwendung von Industriestandardsprache.
Schritt 4: Einführung von Governance-Prozessen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Sobald Ihr Leitungsgremium die Standards festgelegt hat, beginnen Sie mit der Ausarbeitung von Governance-Prozessen, um sicherzustellen, dass sie auf operativer Ebene umgesetzt werden. Die erarbeiteten Prozesse sollten Planung, Ausführung, Überwachung und Berichterstattung abdecken. Einige der Prozessbereiche, die Sie in dieser Phase angehen sollten, sind:
- Prüfung
- Überprüfung
- Genehmigungs-Workflows
- Entscheidungsfindung
Dies kann der schwierigste Schritt sein, da Sie die Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen berücksichtigen müssen, um ausgewogene SOPs zu entwickeln. Aus diesem Grund verwenden große Teams oft
ClickUp-Whiteboards
zur Visualisierung
mithilfe von Flussdiagrammen, Aktivitätskarten und anderen Visualisierungen. Jedes Whiteboard kann gemeinsam genutzt werden und ist kollaborationsfreundlich - Ihre Teamkollegen können ihre Eingaben teilen und gemeinsam in Echtzeit an der Prozessabbildung arbeiten.
Nutzen Sie ClickUp Whiteboards zur Projektverwaltung Ihrer Design-Workflows
Darüber hinaus gibt es viele beeindruckende
programm-Management Whiteboard-Vorlagen
in der ClickUp-Bibliothek, die bei der Modellierung der Programmverwaltung helfen. Zum Beispiel die
ClickUp Entscheidungsprotokoll-Vorlage
kann verwendet werden, um ein Protokoll aller Entscheidungen zu führen, die von Teammitgliedern und dem Leitungsgremium getroffen wurden. Es kann alle Informationen wie Entscheidungskategorien, Probleme und andere nachvollziehbare Details speichern.
Verwenden Sie die ClickUp Decision Log-Vorlage, um alle Entscheidungen, die Ihre Teammitglieder in einem Programm getroffen haben, aufzuzeichnen und später zu analysieren
Sobald Sie Ihre Prozesse formuliert haben,
ClickUp-Automatisierungen
kann Ihnen helfen, die sich wiederholenden Teile Ihres Arbeitsablaufs zu automatisieren. Sie können Verwaltungsaufgaben wie das Einrichten oder Aktualisieren von Projektstatus, Aufgabenübergaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen automatisieren. Ihr Führungsteam wird es Ihnen danken 😀
Schritt 5: Anpassen des Rahmens an die Unternehmensführung und -strategie
Ihre Programm-Governance-Prozesse sollten mit den Governance-Richtlinien und -Strategien Ihrer Organisation übereinstimmen. Ohne diese Abstimmung kann Ihr Programm aufgrund von internen Konflikten ständig mit Problemen konfrontiert sein.
Wenn beispielsweise die Governance-Struktur Ihres Unternehmens einen Großteil der Befugnisse in die Hände von Funktionsleitern legt, kann die Implementierung eines Matrix-Governance-Modells für das Unternehmen nicht sinnvoll sein. Die Teams, insbesondere der Projektleiter und die Funktionsleiter, werden sich ständig streiten, was der Produktivität, dem Programmfortschritt und sogar Ihrer Arbeitskultur schadet.
Sie können in dieser Phase einen Prüfer benennen, der die Durchführbarkeit Ihrer Governance-Politik überprüft. Wenn Sie ClickUp verwenden, kann der Prüfer Kommentare oder Korrekturlesen um auf Ungereimtheiten in Ihrem Modell hinzuweisen.
Schritt 6: Einen Eskalationsmechanismus vorsehen
Bei einem Eskalationsmechanismus geht es darum, die notwendigen Hierarchiekanäle mit Managern zu besetzen, die über die entsprechenden Befugnisse verfügen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Die Idee ist, eine Befehlskette zu haben, um Probleme und Risiken anzusprechen, die in der Hierarchie Probleme verursachen.
Dieser Eskalationsmechanismus sollte systematisch sein, die Übermittlung der erforderlichen Informationen und Dateien ermöglichen und eine Möglichkeit bieten, Lösungen schnell zu kommunizieren.
ClickUp kann Ihnen helfen, einen robusten Eskalationsmechanismus in Ihr Programm-Governance-Modell zu integrieren. Sie können ein Eskalationsformular erstellen mit ClickUp-Formulare die Teammitglieder einreichen können, um ein Problem zu eskalieren, und die relevante Details enthalten, wie z. B. beteiligte Interessengruppen, Meinungsverschiedenheiten, die möglichen Auswirkungen der einzelnen Ansätze usw. Jede Einsendung wird zu einer Aufgabe, die demjenigen Mitglied des Programmausschusses zugewiesen wird, der das Problem lösen kann.
Die Vorstandsmitglieder können auch Folgendes verwenden ClickUp's 15+ Ansichten einschließlich Listen-, Board- und Zeitleistenansichten, um das eskalierte Problem zu analysieren. Sie können zum Beispiel die Listenansicht zum Sortieren der Eskalation aufgaben nach Priorität und entscheiden schnell, welche Aufgabe zuerst gelöst werden muss.
ClickUp bietet auch eine Live ClickUp-Chat funktion für die sofortige Kommunikation über Ihre Programmprobleme oder jede andere dringende Diskussion - Sie können mit einer Person oder einem ganzen Team sprechen, ohne formelle E-Mails schreiben zu müssen. Sie können sogar ein Zoom-Meeting aus dem ClickUp-Arbeitsbereich heraus organisieren, dank eines speziellen Zoom-Integration .
Bringen Sie die Teamkommunikation auf eine Plattform mit ClickUp Chat
In ähnlicher Weise kann die Zeitleistenansicht dem Programmmanager helfen, die Projekte zu erkennen, die hinter dem Zeitplan zurückliegen, und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, um sie wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Projektmanager können diese Ansicht nutzen, um das gesamte Projekt zu überwachen lebenszyklus des Projektmanagements für die strategische Entscheidungsfindung.
Analysieren Sie verzögerungsgefährdete Aufgaben und Projekte in der Zeitleistenansicht von ClickUp
Schritt 7: Teilen Sie die Struktur mit allen Beteiligten
Sobald Sie Ihre Programm-Governance-Struktur eingerichtet haben, sollten Sie sie mit allen Beteiligten teilen, damit sie die neuen Richtlinien und bewährten Verfahren verstehen können.
Dieser Schritt ist einer der wichtigsten, denn die Art und Weise, wie Sie Informationen über Ihre Programm-Governance-Struktur kommunizieren und weitergeben, spielt eine wichtige Rolle für die fehlerfreie Umsetzung
in der Linie. Sie eröffnet auch einen Kanal für das Feedback der von den Änderungen betroffenen Akteure.
Führen Sie Programmsteuerung mit ClickUp durch: Die ultimative Lösung für Projektmanager
Effektive Programm-Governance-Prozesse sind die Voraussetzung für den erfolgreichen Abschluss Ihrer aktiven Projekte und einen stabilen ROI. Ohne ein geeignetes Rahmenwerk geraten Ihre Projektteams in Konflikt mit Ressourcen und Problemlösungsaufträgen, und die Dinge können schnell in eine ungewollte Richtung laufen.
Glücklicherweise können Sie mit den von uns empfohlenen Schritten leicht ein Programm-Governance-Board sowie die Governance-Prinzipien zusammenstellen, die Ihre Projekte zum Erfolg führen. Und ClickUp kann den gesamten Prozess mit Vorlagen und Funktionen, die auf Programmteams zugeschnitten sind, erheblich vereinfachen.
Melden Sie sich hier an, um loszulegen
. 💖